Procedury organizacyjne mogą dotyczyć różnych obszarów, np. rozliczania wydatków służbowych, korzystania z samochodów służbowych (prawo pracy, prawo podatkowe), dawania prezentów kontrahentom (compliance, antykorupcyjne), weryfikacji kontrahentów (prawo podatkowe – przede wszystkim VAT), zarządzania bazami danych (RODO, cyberbezpieczeństwo), dostępu do informacji poufnych (w spółkach giełdowych – rozporządzenie MAR), prowadzenia przetargów (zamówienia publiczne) i wielu innych. Każda zmiana w przepisach powszechnie obowiązujących wywołuje konieczność weryfikacji aktualności danej procedury.
Braun Tomasz: Unormowania compliance w korporacjach - SPRAWDŹ >>
Polscy przedsiębiorcy często mierzą się z następującymi wyzwaniami:
- Jak weryfikować aktualność dokumentów wewnętrznych rozumianą jako zgodność z obowiązującym prawem? Jak często? Jakimi narzędziami? Kto powinien być za to odpowiedzialny w organizacji?
- Jak monitorować proces zmian w prawie i jak on wpływa na zmiany w dokumentacji wewnętrznej spółki? Ile czasu upływa od podjęcia informacji o zmianie w prawie powszechnym do uwzględnienia jej w dokumencie wewnętrznym? Jak sobie poradzić z powiązaniem skutków zmiany konkretnego przepisu prawa powszechnego z zapisami konkretnych dokumentów wewnętrznych?
- Jak uchronić się przed ryzykiem posiadania nieaktualnej (tzn. niezgodnej z aktualnym stanem prawnym) procedury, co może zostać wykazane podczas kontroli (np. Państwowej Inspekcji Pracy czy skarbowej)?
Potrzebny system wewnętrznej dokumentacji prawnej
Rozwiązania tych problemów można szukać przynajmniej na dwóch poziomach. Pierwszy – systemowy - to organizacja repozytorium dokumentów prawnych nowoczesnego przedsiębiorstwa. System wewnętrznej dokumentacji prawnej z wyszukiwarką, relacjami między dokumentami, alertami, drzewem zagadnień i hasłami w indeksie powinien obejmować wewnętrzne prawodawstwo firmy, dokładnie wspomniane wcześniej procedury, polityki, uchwały czy regulaminy. Większość z tych dokumentów wchodzi w różnego rodzaju relacje zarówno z prawem powszechnym jak i między sobą. Jeden regulamin uchyla drugi, procedura X zmienia procedurę Y a określona uchwała zarządu jest wydana w oparciu o konkretny przepis prawa powszechnego i od jego brzmienia zależy aktualność tej uchwały.
Czytaj: System zarządzania środowiskowego - audyty wewnętrzne >
Dobrze przygotowany i prawidłowo wdrożony system wewnętrznej dokumentacji prawnej sprawdza się w najbardziej efektywny sposób bowiem „rozumie” charakter dokumentów prawnych i „wychwytuje” ich cechy i właściwości, których nie jest w stanie zidentyfikować żaden inny system zarządzania dokumentami, począwszy od sharepointa a skończywszy na elektronicznych obiegach dokumentów. Powinien być elastyczny i pozwalać na odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy i komórek odpowiedzialnych za tworzenie dokumentacji prawnej oraz zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanej w nim dokumentacji, mierzony czytelnymi uprawnieniami do określonych zasobów.
Czytaj: Zarządzanie informacją i dokumentacją prawną >
Przechowywanie i zarządzanie dokumentami
Duże przedsiębiorstwa nie mogą funkcjonować bez sprawnego systemu przechowywania i zarządzania dokumentami. Ogólnie dostępne technologie takie jak MS Sharepoint czy Office 365 - podobnie jak rozwiązania software z zakresu zarządzania dokumentami (np. elektroniczne obiegi dokumentów) - na stałe wpisały się w funkcjonowanie dużych firm. I zwykle wywiązują się ze swoich zadań dobrze i bardzo dobrze tak długo jak nie dotyczy to dokumentów o charakterze prawnym.
W tym miejscu odsłania się drugi poziom korzyści z połączenia systemów do przechowywania dokumentów firmowych, z bazą prawa. Komunikacja z systemem informacji prawnej realizowana przez technologię API z poziomu sharepointa czy innego DMSa (document management system) pozwala na stały monitoring aktualności dokumentów prawa wewnętrznego z przepisami prawa powszechnego. Alerty jako narzędzie informowania o zmianach w podstawach prawnych są sygnalizatorem wywołującym potrzebę ingerencji w dokument wewnętrzny w celu ustalenia stopnia jego zgodności z aktualnym prawem. W niezwykle dynamicznym otoczeniu prawnym i regulacyjnym polskich przedsiębiorstw i banków zaspokojenie tego obszaru stanowi istotny element bezpieczeństwa prawnego i wspiera realizację jednego z wielu zadań compliance oficera takich jednostek.
Dobrze wdrożony system wewnętrznej dokumentacji prawnej może więc pełnić rolę zarówno bezpiecznego miejsca przechowywania i zarządzania dokumentacją prawną firmy jak i funkcjonalnego komponentu zintegrowanego z wewnętrznymi systemami zarządzania dokumentami korporacyjnymi, umożliwiającego bieżący monitoring zgodności z przepisami prawa całej dokumentacji wewnętrznej w danym przedsiębiorstwie.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.