W tym roku po raz pierwszy ponad 500 tys. spółek, 22 tysiące fundacji i 112 tysięcy stowarzyszeń przesłało do Krajowego Rejestru Sądowego w pełni elektroniczne sprawozdania finansowe. Z sondy przeprowadzonej przez Prawo.pl wynika, że praktycznie odbyło się bez problemów. Sprawozdania mogli bowiem też przesyłać pełnomocnicy: adwokaci lub radcowie prawni, dzięki czemu brak numeru PESEL członka zarządu nie utrudniał dopełnienia obowiązku. Trudności miały tylko spółki przekształcone w trakcie roku, czy posługujące się numerem NIP. Teraz okazuje się, że ci, którzy nie zdążyli zatwierdzić sprawozdania, za jego przesłanie muszą zapłacić. Ministerstwo Sprawiedliwości potwierdziło, że przesłanie ponownie bezpłatnego wniosku jest traktowane jako korekta. Z kolei ci, którzy wyrejestrowali spółkę w ubiegłym roku i nie złożyli sprawozdania nie mają już możliwości dopełnienia formalności.
Czytaj również: Jak złożyć sprawozdanie finansowe za 2018 rok >>
Nie każda spółka wyrabia się w terminie
Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Następnie w ciągu 15 dni trzeba złożyć je elektronicznie wraz z uchwałą o jego zatwierdzeniu do Krajowego Rejestru Sądowego. – W przypadku klientów zagranicznych zatwierdzanie sprawozdania po 30 czerwca jest niemalże regułą – mówi Łukasz Drożdżowski, radca prawny.- W mojej praktyce mam bardzo wielu klientów, którzy nie są w stanie zrobić tego w terminie, np. z uwagi na brak narzędzi do jego podpisania. Znam też przypadek, gdzie sprawozdanie zatwierdzono, ale później dopiero uświadomiono sobie, że nie było ono sporządzone w formie elektronicznej, tylko w papierowej – opowiada. Co wtedy?
Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami. Tak wynika z art. 69 ustawy o rachunkowości. – W praktyce to oznacza, że najpierw trzeba przesłać sprawozdanie niezatwierdzone, a następnie zatwierdzone – tłumaczy Łukasz Drożdżowski.
- Przy czym za drugim razem, mimo że jest to obowiązek ustawowy, trzeba już przesłać je odpłatnie. System bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych nie daje możliwości jego wypełnienia - podkreśla.
Dwa systemy: Repozytorium Dokumentów finansowych i s24
By móc złożyć sprawozdanie przede wszystkim trzeba mieć założone konto w portalu eKRS. Następnie można wybrać dwa tryby składania: bezpłatny do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) oraz odpłatnie przez system S24 - ten, który pozwala zarejestrować spółkę on-line. System s24 umożliwia przesłanie wniosku Z30, za który trzeba jednak zapłacić 140 zł + 0,19 zł obowiązkowej opłaty za płatność on-line.
Problem polega na tym, że w bezpłatny system nie daje gwarancji, że dwukrotne złożenie sprawozdania: niezatwierdzonego i zatwierdzonego będzie zgodne z przepisami . Bezpłatnie można dokonać tylko aktualizacji - co, jak wskazują prawnicy, działa. - Najpierw klient sam złożył w marcu sprawozdanie, a następnie w lipcu chciałem przesłać już zatwierdzone. Wymagało to "aktualizacji" pierwotnego zgłoszenia. Cała procedura odbyła się intuicyjnie, bez problemów. Tu jednak w obydwu przypadkach składane było dokładnie to samo sprawozdanie – mówi Maciej Szewczyk, radca prawny w kancelarii Wardyński i Wspólnicy.
Ministerstwo Sprawiedliwości zapewnia, że zatwierdzone sprawozdanie finansowe można złożyć w trybie bezpłatnego zgłoszenia za ten sam okres, za który złożone było uprzednio sprawozdanie niezatwierdzone. Tyle, że system wykryje, że składane są dokumenty ponownie za ten sam okres i potraktuje ten drugi komplet jako korektę. Komunikat o tym pojawia się na monitorze osoby dokonującej zgłoszenie. - W RDF nie dojdzie jednak do zastąpienia pierwotnie złożonego kompletu sprawozdania niezatwierdzonego już zatwierdzonym. W RDF będą widoczne wszystkie dokumenty, a przy złożonych jako drugie będzie wskazanie, że jest to korekta - napisał resort w odpowiedzi na nasze pytania.
Łukasz Drożdżowski zauważa jednak, że ta opcja w przypadku niezatwierdzonego sprawozdania nie wchodzi w grę. - Skorzystanie z opcji korekty mogłoby rodzić jedynie niepotrzebne wątpliwości, co do rzetelności wcześniej złożonego niezatwierdzonego sprawozdania. Art. 69 ust. 2 mówi zaś o dwukrotnym złożeniu, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w rejestrze poprzez wpisanie dwóch wzmianek – tłumaczy Drożdżowski. Resort nie widzi jednak problemu i konieczności modyfikacji systemu, bo od strony technicznej nie ma przeszkód, aby do złożonego już niezatwierdzonego jeszcze sprawozdania finansowego, złożyć uzupełniająco jedynie samą uchwałę o jego zatwierdzeniu. - Skorzystanie z opcji korekty lub dosłania samej uchwały jest bezprzedmiotowe i może narazić na odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania – uważa Drożdżowski. Zgodnie bowiem z art. 79 ust. 4 ustawy o rachunkowości za niezłożenie sprawozdania, grozi kara grzywny, a nawet pozbawienia wolności. Grzywna może wynieść od 10 do 720 stawek dziennych. To oznacza, że w 2019 r. za takie przestępstwo może to być od 750 zł do 21 600 000 zł. W skrajnych przypadkach sąd może orzec karę pozbawienia wolności do lat dwóch.
Można złożyć dokumenty dwa razy
Co można więc zrobić? Najpierw przesłać w trybie bezpłatnym sprawozdanie niezatwierdzone, a następnie w trybie odpłatnym - zatwierdzone. - Trzeba złożyć wniosek Z-30 o wpis wzmianki i powołać się na art. 69 ust. 2 wskazując, że jest to ponowne złożenie. Inaczej referendarz uzna, że wniosek jest bezprzedmiotowy ponieważ wpis wzmianki już nastąpił - radzi Łukasz Drożdżowski. Choć jego zdaniem skoro ustawa wymaga, aby złożyć dokumenty dwa razy, to wszystko powinno odbywać się bezpłatnie. W tej kwestii resort sprawiedliwości odsyła do Ministerstwa Finansów, bo to ono jest gospodarzem ustawy o rachunkowości. Prostsze niż zmiana art. 69 wydaje się dostosowanie systemu do obowiązujących wymogów.
W znacznie gorszej sytuacji są osoby, które były członkami zarządu spółki, nie złożyły sprawozdania, a spółkę wyrejestrowały w 2018 r. Ani płatny, anie bezpłatny system nie pozwolą im dopełnić formalności, i to zgodnie z prawem.
Przed wyrejestrowaniem trzeba przesłać sprawozdanie
Prawnicy nie mają wątpliwości, że odkąd sprawozdania składa się elektronicznie, to członkowie zarządu muszą pamiętać, aby sprawozdanie przygotować przed wyrejestrowaniem spółki. Gdy wszystko odbywało się droga papierową, pewne rzeczy mogły umknąć, można było próbować przesłać sprawozdanie, licząc, że nikt nie zauważy, że spółka jest już wykreślona. Co prawda teraz można przesłać przez s24 wniosek dla podmiotu, którego nie ma w rejestrze, ale referendarz umorzy postępowanie o wpis. - W momencie wyrejestrowania spółki zarząd nie będzie w stanie złożyć sprawozdania, ale nie będzie mógł też uchylić podstaw faktycznych dla odpowiedzialności, o której mowa w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości – tłumaczy Łukasz Drożdżowski. - Zarząd wykreślonej spółki jest wciąż osiągalny. Wydaje się jednak, że wciąż pokutuje przekonanie, że w momencie wykreślenia podmiotu z rejestru uchylane są obowiązki sprawozdawcze. A tak nie jest - podsumowuje.
Więcej na ten temat znajdziesz w LEX:
Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
