W dużych przedsiębiorstwach funkcjonują setki procesów organizacyjnych, które znajdują swoje formalne umocowanie w prawie i regulacjach. Zastosowanie checklisty może mieć miejsce na trzech etapach ich funkcjonowania:

  • Na etapie projektowania procesu – by autor procedury miał pewność, że wszystkie jej kroki pozostają w zgodzie lub spełniają wymagania stanowiącej dla nich podstawę prawną normy prawnej. Checklista będzie zatem narzędziem w ręku autorów procedury i w zależności od tego jakich procesów dotyczy, może być wykorzystywana w każdym dziale organizacyjnym przedsiębiorstwa
  • Na etapie realizacji procedury przez jej adresatów – jeżeli dana procedura angażuje  określone zasoby w przedsiębiorstwie, te korzystają z checklist w celu poprawnego i wyczerpującego przejścia przez jej zaprojektowane etapy. Podobnie zasoby te mogą być ulokowane w dowolnym dziale lub działach organizacyjnych przedsiębiorstwa
  • Na etapie weryfikacji poprawności funkcjonowania procedury – gdy interesariusz w przedsiębiorstwie odpowiedzialny za zgodność obowiązujących procedur organizacyjnych z prawem sprawdza czy dana procedura została zaprojektowana z uwzględnieniem wszystkich związanych z nią przepisów prawa oraz czy wykonawcy procedury stosują się do jej zapisów. Użytkownikiem checklist będą zatem audytorzy wewnętrzni, compliance oficerowie lub inne osoby odpowiedzialne za weryfikację zgodności działań przedsiębiorstwa z prawem.

 

 

Jak stworzyć dobrą check-listę prawną?

Nie jest regułą, że uzasadnienie prawne danej procedury sprowadza się do jednego aktu prawnego czy wręcz do jednego przepisu. Często jest tak, że dla poprawnego z punktu widzenia zgodności z prawem skonstruowania kształtu danego procesu organizacyjnego  niezbędna jest analiza wielu różnych aktów prawnych i podporządkowanie się ich zapisom. Na określone procesy organizacyjne w przedsiębiorstwie należy patrzeć wielowymiarowo i projektować ich przebieg z uwzględnieniem norm prawnych pochodzących z aktów z różnych dziedzin prawa. Zastosowanie checklist do procesów organizacyjnych opartych o różne przepisy prawa jest niezwykle pomocne zarówno dla wykonawców tych procesów, prawników opiniujących ich zgodność z prawem jak i audytorów kontrolujących ich realizację. Eliminują one ryzyko realizacji procedury z pominięciem lub naruszeniem określonej normy prawnej  jak również nieuwzględnienia z różnych przyczyn danego przepisu prawnego, istotnego dla kształtu procedury przez jej autorów co szczególnie, w sytuacji konieczności spojrzenia na dany proces z różnych perspektyw prawnych, bywa zadaniem trudnym nawet dla prawników.

Czytaj w LEX: Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa – aspekty zarządcze i formalno-prawne >>>

Checklisty także dla procesów opartych o regulacje wewnętrzne przedsiębiorstwa

Obok procesów organizacyjnych (biznesowych) opartych na normach prawa powszechnego czy odwołujących się do różnego rodzaju wytycznych, zaleceń, rekomendacji pochodzących np. od organów regulujących rynek, należy wyróżnić takie procesy, których kształt, kolejność podejmowanych działań, role procesowe i zasoby determinowane są prawem wewnętrznym przedsiębiorstwa bądź mixem regulacji wewnętrznych z nadrzędnymi wobec nich normami prawa powszechnego.

Akty statutowe przedsiębiorstwa, uchwały organów zarządczych, wewnętrzne regulaminy, polityki czy procedury mogą i często wyznaczają zasady postępowania w celu realizacji określonych procesów biznesowych. O ile w przypadku procesów biznesowych opartych na normach powszechnie obowiązujących, interesariusze przedsiębiorstw mogą opierać się na systemach informatycznych zaopatrzonych w checklisty z zakresu prawa powszechnego, to mając na uwadze regulacje wewnętrzne stoi przed nimi konieczność samodzielnej konstrukcji list pytań kontrolnych odwołujących się i uwzględniających zapisy prawa wewnętrznego przedsiębiorstwa. Przygotowanie i stosowanie takich checklist to domena przedstawicieli poszczególnych działów zaangażowanych w procesy biznesowe  oraz oczywiście czuwających nad poprawnością względem prawa powszechnego prawników.

Język checklisty

Listy pytań kontrolnych powinny być przygotowywane przez przedstawicieli przedsiębiorstw, którzy nie tylko znają przepisy prawa ale też doskonale znają i rozumieją swoją organizację. Istotny jest bowiem kontekst stosowania takich norm prawnych  oraz ich swoista indywidualizacja i dopasowanie do konkretnej sytuacji danego przedsiębiorstwa.

Ogromne znaczenie ma też użyty w nich język bowiem trzeba pamiętać, że checklisty odwzorowujące dany proces w organizacji z odwołaniem się do przepisów prawa są kierowane zwykle do osób, które na co dzień z przepisami prawa nie pracują, nie są prawnikami, co więcej, częstokroć są przedstawicielami działów i linii produkcyjnych przedsiębiorstwa, osobami o profilu technicznym, pracującymi przy określonych urządzeniach i w określonym środowisku. Oczekiwanie od nich swobodnego rozumienia i interpretacji postanowień aktów prawnych opisanych w checklistach jest oczekiwaniem tyleż nadmiarowym co w praktyce nierealistycznym. Stąd ogromna rola np. przedstawicieli poszczególnych działów przedsiębiorstw  (np. BHP, ochrony środowiska, ale też audytorów wewnętrznych) czy innych pracowników w przedsiębiorstwie, kompetentnych do transponowania języka normy prawnej do postaci checklisty ale przede wszystkim do kontekstu i sytuacji konkretnego przedsiębiorstwa, z dokładnością do konkretnego miejsca, hali, maszyny czy linii produkcyjnej, do której należy stosować dane normy prawne.

Checklista do procesu czy odwrotnie?

Należy pamiętać o pewnej hierarchii wpływającej na kolejność angażowania informacji prawnej związanej z realizacją procesów biznesowych opartych na aktach prawa wewnętrznego oraz wewnętrznego i powszechnego.

Otóż na etapie ich tworzenia punktem wyjścia jest opis i pożądany kształt procesu biznesowego wynikający z oczekiwań interesariuszy przedsiębiorstwa i uwzględniający wewnętrzne regulacje przedsiębiorstwa  opisujące dany proces. Tak skonstruowany opis procesu musi być zgodny również z regułami prawa powszechnego – jeśli na którymś etapie następuje niezgodność , musi to oznaczać, że albo autorzy procesu przyjęli rozwiązanie naruszające przepisy prawa powszechnego albo oparli się na prawie wewnętrznym, które pozostawało niezgodne z odpowiednią normą prawa powszechnego.

Natomiast na etapie aktualizacji kolejność działań jest odwrotna – bada się wpływ zmiany w prawie powszechnym na funkcjonujący proces i dokonuje jego odpowiedniej zmiany (aktualizując przy tym odpowiednie przepisy prawa wewnętrznego). Oczywiście możliwa jest zmiana oczekiwań organów zarządczych przedsiębiorstwa wyrażona modyfikacją regulacji wewnętrznych, do których należy dopasować dany proces, każdorazowo wymaga to analizy czy ta zmiana nie narusza odpowiednich  przepisów prawa powszechnego.

Czytaj w LEX: Zarządzanie ryzykiem psychospołecznym jako strategia zarządzania kadrami >>>

Zarządzanie ryzykiem prawnym, raportowanie

W przypadku list pytań kontrolnych wykorzystywanych w projektowaniu i realizacji procesów biznesowych istotna jest jeszcze jedna ich cecha a mianowicie możliwość analizy stopnia poprawności realizacji procesów opisanych w checklistach i odpowiedniego raportowania. Bez względu na to czy checklisty są elementem  profesjonalnego systemu informatycznego czy wytworem pracy interesariuszy przedsiębiorstwa zrealizowanym w edytorze tekstów czy arkuszu kalkulacyjnym, dają one możliwość analizy stopnia zgodności realizowanych procesów z prawem z jednej strony ale z oczekiwaniami organów zarządczych wyrażonych w założonych poziomach ryzyka z drugiej. W przedsiębiorstwach regulowanych takie raportowanie stopnia zgodności ma istotną wartość dowodową przed organami kontrolnymi i regulującymi rynek. Mając na uwadze konieczność dochowania należytej staranności przez przedsiębiorstwo w zakresie zgodności realizowanych procesów biznesowych z normami prawnymi czy regulacyjnymi, raport stopnia zgodności z wykazaniem ewentualnych odchyleń i podjętych środków zaradczych może być potraktowany przez taki organ jako dowód jej dochowania. Same listy pytań kontrolnych konstrukcyjnie umożliwiają zróżnicowane podejście do zagadnienia oceny zgodności od prostego, ilościowego zestawienia pytań odpowiadających etapom procesu, z którymi dany interesariusz procesu był zgodny, po ujęcie czynnika jakościowego w ramach procesu przez zaprojektowanie wag dla konkretnych pytań i w ten sposób jakościowe uwzględnienie znaczenia zgodności danego elementu procesu dla wyniku całej procedury. 

Autor: Maciej Krajewski jest dyrektorem ds. rozwoju biznesu w Wolters Kluwer Polska.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.