Pytanie:
Budowa budynku jest zaprojektowana przy granicy z sąsiednią działką budowlaną.
Jak powinien postąpić organ administracji architektoniczno-budowlanej w celu ustalenia stron postępowania, jeśli w ewidencji brak jest adresów, czyli właściciele sąsiedniej działki nie żyją?
W jaki sposób w terminie 65 dni ustalić poprawnie strony, gdy korespondencja wraca z adnotacją "adresat nie żyje"?

Odpowiedź:
W pierwszej kolejności należy upewnić się, czy rzeczywiście właściciel omawianej działki nie żyje. W tym celu należy zwrócić się do właściwej gminy, a konkretnie – do kierownika urzędu stanu cywilnego, który realizuje na mocy ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności - dalej u.e.l., rządowe zadania ewidencji ludności – ponieważ zgodnie z art. 3 ust. 1 tej u.e.l. ewidencję ludności prowadzi się w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, który stanowi rejestr PESEL, w rejestrach mieszkańców oraz rejestrach zamieszkania cudzoziemców, prowadzonych w systemie teleinformatycznym.

Po uzyskaniu potwierdzenia o śmierci tej osoby (czyli po otrzymaniu aktu zgonu), do udziału w postępowaniu należy wezwać jej spadkobierców (ustawowych lub testamentowych), jako aktualne strony postępowania, bowiem zgodnie z art. 922 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny - dalej k.c. prawa i obowiązki zmarłego przechodzą na spadkobierców już w chwili jego śmierci, jednakże dopiero po stwierdzeniu przez sąd nabycia spadku lub sporządzeniu przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia, obowiązuje domniemanie, że osoby te są spadkobiercami (art. 1025 § 1 i § 2 k.c.).

Następnie, jeżeli jest to możliwe, organ powinien zwrócić się do znanych sobie domowników lub członków rodziny zmarłego o udzielenie informacji odnośnie jego spadkobierców i udokumentowanie tej informacji poprzez przedłożenie postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub – sporządzonego przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia.

Jeżeli jednak nie jest to możliwe, organ jest zobowiązany wystąpić do sądu rejonowego właściwego dla ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego czy toczy się lub toczyło w przeszłości postępowanie spadkowe po zmarłej lub też – czy wedle danych, którymi dysponuje sąd, sporządzono akt poświadczenia dziedziczenia po niej.

Jeżeli okaże się, że postępowanie spadkowe właśnie się toczy, organ powinien zawiesić prowadzone postępowanie w sprawie o pozwolenie na budowę w trybie określonym w art. 97 § 1 pkt 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - dalej k.p.a., aż do wydania przez sąd postanowienia o nabyciu spadku.

Natomiast w sytuacji, gdy spadkobiercy zmarłej nie podjęli dotychczas wzmiankowanych wyżej czynności mających na celu uregulowanie kwestii spadkowych, organ powinien ustalić, czy istnieje osoba zarządzająca masą spadkową (np. wśród osób bliskich zmarłej). W razie negatywnego wyniku tych ustaleń, na organie ciąży obowiązek wystąpienia do sądu powszechnego o wyznaczenie kuratora.

Należy bowiem mieć na uwadze, że zgodnie z art. 30 § 5 k.p.a., w sprawach dotyczących spadków nie objętych, jako strony działają osoby sprawujące zarząd majątkiem masy spadkowej, a w ich braku - kurator wyznaczony przez sąd na wniosek organu administracji publicznej.