Celem weryfikacji jest stwierdzenie istnienia danego składnika oraz ocena jego przydatności. Umożliwia to rzetelną prezentację obrazu jednostki w sprawozdaniach finansowych.


Metodą za pomocą weryfikacji inwentaryzuje się aktywa i pasywa, które:

  1. nie mogą być inwentaryzowane poprzez spis z natury,
  2. nie mogą być inwentaryzowane przez wzajemne potwierdzenie sald,
  3. nie muszą być, zgodnie z przepisami prawa bilansowego, inwentaryzowane co roku, np. środki trwałe na terenie strzeżonym, zapasy na strzeżonych składowiskach.

Zgodnie z powyższym metodą weryfikacji inwentaryzuje się:

  • wartości niematerialne i prawne,
  • grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
  • prawa zakwalifikowane do nieruchomości,
  • środki trwałe w budowie,
  • udziały i akcje w spółkach kapitałowych,
  • grunty i wartości niematerialne i prawne traktowane jako inwestycje,
  • należności sporne i wątpliwe,
  • zobowiązania z tytułu dostaw i usług,
  • rozrachunki z pracownikami oraz z budżetami,
  • materiały i towary w drodze oraz dostawy niefakturowane,
  • środki pieniężne w drodze,
  • rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne,
  • kapitały (fundusze) własne i specjalne,
  • rezerwy,
  • rozliczenia międzyokresowe przychodów.

W rachunkowości obowiązuje zasada, że na koniec roku obrotowego nie może być w jednostce żadnych składników niezinwentaryzowanych, dlatego metodą weryfikacji inwentaryzuje się również wszystkie inne, niewymienione powyżej aktywa i pasywa, które spełniają jeden z trzech opisanych wcześniej warunków.
Należy przypomnieć, że istnieje obowiązek inwentaryzowania metodą weryfikacji należności i zobowiązań z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych.


1. Termin przeprowadzenia inwentaryzacji

Inwentaryzację, zgodnie z prawem bilansowym, przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Inwentaryzacja jest często czynnością czasochłonną, dlatego też termin inwentaryzacji uważa się za dotrzymany, jeśli rozpoczęto ją nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. W praktyce inwentaryzację za pomocą weryfikacji przeprowadza się w dni kończące rok obrotowy.

2. Dokumentacja inwentaryzacji

Wyniki inwentaryzacji przeprowadzonej za pomocą weryfikacji muszą być potwierdzone na piśmie w formie protokołów podpisanych przez osoby dokonujące weryfikacji oraz zaakceptowane przez kierownika jednostki.

3. Metody weryfikacji aktywów i pasywów

Weryfikacja jest przeprowadzana w różny sposób, w zależności od tego, jakiego składnika dotyczy, dlatego też w dalszej części zostaną omówione przypadki inwentaryzacji tą metodą poszczególnych aktywów i pasywów.

3.1. Wartości niematerialne i prawne

Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych polega na porównaniu ich stanu księgowego z posiadaną dokumentacją. Weryfikacji podlega oddzielnie każdy rodzaj wartości niematerialnych i prawnych. W odniesieniu do posiadanych przez jednostkę praw i przywilejów należy sprawdzić, czy w dokumentacji znajdują się odpowiednie umowy licencyjne, umowy na zakup praw autorskich, praw do wynalazków, znaków towarowych itp. Inwentaryzacja kosztów prac rozwojowych polega na sprawdzeniu dokumentacji poszczególnych tytułów tych kosztów, a szczególnie dokumentacji ich wdrożenia, ponieważ tylko koszty prac rozwojowych zakończone powodzeniem mogą być wykazane w bilansie jako składnik wartości niematerialnych i prawnych. W przypadku niepowodzenia we wdrożeniu prac rozwojowych należy dokonać odpowiednich korekt w księgach rachunkowych. Wartość firmy sprawdza się pod kątem prawidłowości ujęcia w księgach rachunkowych. Ponadto należy zweryfikować poprawność odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do prawa bilansowego i prawa podatkowego.

3.2. Grunty i środki trwałe

Inwentaryzacja gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony polega na porównaniu stanów wynikających z zapisów księgowych z odpowiednimi dokumentami oraz zweryfikowaniu ich wartości. W trakcie inwentaryzacji jednostka może korzystać z pomocy rzeczoznawców majątkowych, którzy są w stanie wycenić realną wartość tych aktywów.

3.3. Środki trwałe w budowie

Inwentaryzacja środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie (inwentaryzowanych za pomocą spisu z natury), polega na:

  • wyszczególnieniu poniesionych kosztów według dowodów księgowych,
  • weryfikacji poszczególnych pozycji kosztowych pod kątem kompletności ujęcia, prawidłowości wyceny, wydzielenia przedsięwzięć niepełnowartościowych a także kosztów, które nie powinny być zaliczone do tej grupy aktywów (np. koszty remontów).

3.4. Udziały i akcje

Inwentaryzacja udziałów i akcji w spółkach kapitałowych polega na:

  • specyfikacji dowodów ich nabycia,
  • rozważeniu konieczności dokonania odpisu aktualizującego ich wartość.

3.5. Grunty i wartości niematerialne i prawne zaliczane do inwestycji

Inwentaryzacja gruntów oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczanych przez jednostkę do inwestycji długoterminowych polega na tych samych czynnościach, które należy wykonać w odniesieniu do gruntów i wartości niematerialnych i prawnych będących aktywami operacyjnymi jednostki.

3.6. Zapasy w drodze oraz dostawy niefakturowane

Inwentaryzacja zapasów w drodze oraz dostaw niefakturowanych polega na analizie zapisów na koncie 300 Rozliczenie zakupu. Saldo Wn tego konta oznacza zapasy w drodze i wskazuje, że jednostka już otrzymała fakturę dokumentującą zakup danego składnika zapasów, ale nie otrzymała jeszcze fizycznie materiałów lub towarów. W trakcie inwentaryzacji sprawdza się zatem, czy rzeczywiście faktury, które jednostka otrzymała, nie znajdują odzwierciedlenia w dowodach przyjęcia zapasów do magazynu. Z kolei saldo Ma konta 300 oznacza dostawy niefakturowane i informuje, że jednostka już przyjęła dostawę materiałów lub towarów, ale nie otrzymała jeszcze faktur potwierdzających ich zakup. Weryfikacja tego salda polega więc na sprawdzeniu, czy faktycznie przyjęte zapasy nie znajdują odzwierciedlenia w fakturach zakupu.
Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy