Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego:

Jesteśmy spółką z o.o. która prowadzenie kadr powierzyła firmie zewnętrznej. Całą dokumentację BHP dotyczącą pracowników mamy prowadzoną przez inną firmę zewnętrzną.

Czy szkolenia pracowników BHP muszą być w teczkach kadrowych pracowników?

Firma prowadząca BHP twierdzi, że muszą a firma prowadząca kadry twierdzi, że nie muszą - wystarczy, że są gotowe w każdej chwili do okazania.

Odpowiedź: dokumentacja kadrowa, w tym dokumentacja potwierdzająca odbycie przez pracownika szkolenie z dziedziny bhp powinna być przechowywana w aktach osobowych prowadzonych indywidualnie dla każdego pracownika.

Uzasadnienie: stosownie do postanowień art. 2373 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn. zm.) – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenia te, zgodnie z art. 2373 § 3 k.p., powinny odbywać się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Szczegółowe zasady organizowania i przeprowadzania powyższych szkoleń określone zostały w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.) – dalej r.s.b.h.p.

W myśl § 6 r.s.b.h.p., szkolenia z dziedziny bhp prowadzone są jako szkolenia wstępne i szkolenie okresowe.

Czytaj: Nie zawsze trzeba przeprowadzać szkolenie BHP

Szkolenie wstępne, na które składa się instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, powinno odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy, natomiast częstotliwość przeprowadzania szkoleń okresowych pracodawca ustala, po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, zachowując wytyczne wynikające z § 15 r.s.b.h.p.

Przepisy rozporządzenia wskazują, że pracownik, który odbył szkolenie wstępne z zakresu bhp (instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy), jest obowiązany potwierdzić ten fakt na piśmie w karcie szkolenia wstępnego (§ 12 ust. 1r.s.b.h.p.). Wzór karty został określony w załączniku nr 2 do r.s.b.h.p.

Potwierdzeniem ukończenia szkolenia okresowego z zakresu bhp, zgodnie z § 16 ust. 3 r.s.b.h.p., jest natomiast zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia. Wzór zaświadczenia zawiera załącznik nr 3 do r.s.b.h.p.

Zarówno karta szkolenia wstępnego, jak i odpis zaświadczenia potwierdzającego ukończenie szkolenia okresowego z zakresu bhp, powinny być przechowywane w aktach osobowych uczestnika szkolenia. Wynika to nie tylko z przepisów z§ 12 ust. 1 oraz § 16 ust. 3 r.s.b.h.p., ale również z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Mając na uwadze powyższe, dokumentacja potwierdzająca odbycie przez pracownika szkolenie z dziedziny bhp, powinna być przechowywana w aktach osobowych danego pracownika.