1. Data wystawienia
 Data wystawienia może być podana w sposób dowolny (format jest nieistotny) – np. 13.06.2012 r., 13 czerwca 2012 r., 2012-06-01 itp. - ważne, aby podany był dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury (data składa się bowiem z tych elementów).
Faktury wystawia się:
– zwykłe: nie później niż 7 dnia od dnia wydania towarów lub wykonania usług,
– ciągłe: nie później niż 7 dnia miesiąca następującego po danym miesiącu,
– miesięczne (zbiorcze): nie później niż ostatniego dnia miesiąca (nowość),
– dokumentujące wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) oraz świadczenie usług: nie później niż 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu wydania lub przemieszczenia towaru bądź wykonania usługi,
– dokumentujące świadczenie usług B2B (transakcje między firmami) z miejscem opodatkowania poza terytorium kraju, a także stanowiących import usług: nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu po miesiącu, w którym wykonano usługę.
Zastanawiające jest wprowadzenie różnego terminu dla faktur dokumentujących sprzedaż ciągłą i faktur zbiorczych. Wzajemne relacje miedzy sprzedażą ciągłą i sprzedażą zbiorczą są bowiem dość enigmatyczne - nigdzie bowiem nie jest powiedziane, że sprzedaż ciągła może dotyczyć wyłącznie jednego rodzaju towarów lub usług. W efekcie kluczowe znaczenie może mieć umowa o stałej współpracy miedzy firmami - w takim przypadku będziemy mieli do czynienia ze sprzedażą ciągłą, nawet jeśli transakcje dotyczą różnych towarów i usług. Jeżeli natomiast podatnik dokonuje pojedynczych zakupów i nie łączy go ze sprzedawcą stała umowa możemy mieć do czynienia z transakcjami rozliczanymi miesięczni. Wielu podatników woli wystawiać faktury ciągłe także na koniec miesiąca, dzięki czemu obowiązek podatkowy powstaje w tym samym miesiącu zarówno w VAT, jak i w podatku dochodowym, co ułatwia księgowania i rozliczenia.
2. Kolejny numer faktury
Faktury muszą być ponumerowane w sposób pozwalający na identyfikację faktury. Podatnik musi zatem numerować je według określonego ciągu liczb, a ciąg ten musi być skonstruowany tak, by można było uszeregować faktury według kolejności.
Pamiętaj!
Możesz mieć dowolną ilość ciągów numerycznych (serii) np. stosować odrębne ciągi numeryczne dla każdego klienta lub dla każdego punktu sprzedaży.
Oprócz ciągów prostych (typu 1, 2, 3) można przyjąć ciągi ukryte, na podstawie których nie można odkryć liczby wystawionych faktur – np. poprzez przyjęcie za numer faktury daty jej wystawienia (pod warunkiem, że nie ma dwóch faktur wystawianych tego samego dnia) lub numerowania faktur np. co 3 (1, 4, 7, 10). Dodatkowo można rozpocząć numerację od dowolnej liczby – np. od 100 (ciąg faktur może więc wyglądać następująco: 100, 103, 106 itd.).
Ważne!
Bez względu na to, ile ciągów numerycznych stosujesz, powinieneś postępować konsekwentnie, przestrzegając stale narzuconej przez siebie kolejności – numer każdej faktury powinien wynikać logicznie z przyjętych zasad numerowania danego ciągu. Konsekwencja jest w szczególności wymagana w przypadku zmiany sposobu numerowania faktur.
Ustawodawca posługuje się pojęciem numeru faktury. Powoduje to, że podatnik powinien posługiwać się oznaczeniem składającym się z cyfr – litery mogą pełnić co najwyżej rolę pomocniczą, np. umożliwiać odróżnienie ciągów faktur od siebie. Nie jest natomiast dopuszczalne stosowanie samych oznaczeń literowych (np.: A, B, C), gdyż w tym wypadku faktura nie będzie posiadała numeru.
Zasadniczo faktury później wystawione powinny mieć wyższy numer. W niektórych przypadkach możliwe jest naruszenie tej zasady (np. jeżeli numerem faktury jest numer zamówienia), ale lepiej tego unikać.
3. Dane stron transakcji
Na fakturach konieczne jest podawanie danych pozwalających na identyfikację stron. Tym samym powinny się na nich znaleźć się imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy (nie dotyczy faktur uproszczonych).
Pamiętaj!
W przypadku osób fizycznych ich firmą jest imię i nazwisko. Tym samym nie ma potrzeby dopisywania na fakturach dodatkowych oznaczeń (np. doradca podatkowy, czy zakład produkcyjny). Jeżeli jednak osoba fizyczna posługuje się - oprócz imienia i nazwiska, jakąś nazwą dodatkową, powinna być ona wymieniana na fakturze obok imienia i nazwiska - nie powinna natomiast zastępować tych danych.
W przypadku pozostałych podmiotów należy posługiwać się nazwą (firmą) danego podmiotu.
Przepisy nakazują także podawanie na fakturach adresów stron. W przypadku osób fizycznych powinien to być adres zamieszkania, w przypadku innych podmiotów – adres siedziby. W praktyce tolerowane jest podawanie na fakturach np. adresu sklepu, pod warunkiem, że podatnik działa konsekwentnie i stale posługuje się tym adresem. Istotne jest także to, jaki adres został zgłoszony na VAT-R.
W przypadku rozbudowanych podmiotów można podać adres dodatkowy (np. sklepu lub innego miejsca sprzedaży).
Przepisy nie precyzują dodatkowo, co należy rozumieć przez nazwę podmiotu. Należy dopuścić zarówno stosowanie nazw pełnych, jak i nazw skróconych, o ile zostały one zgłoszone w US na VAT-R – nazwa skrócona, to wciąż nazwa.
4. Numery identyfikacyjne....

Czytaj więcej >>> Kompas Księgowo-Kadrowy