Czy diety za zagraniczne podróże służbowe przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na koniec każdego miesiąca czy wyłącznie po powrocie do kraju?

Osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą polegającą na opiece nad osobami starszymi lub niepełnosprawnymi. Prowadzi PKPiR na zasadach ogólnych. Swoje usługi świadczy wyłącznie na terenie Niemiec, dla firmy z siedzibą w Polsce. Wyjazdy nie trwają dłużej niż trzy miesiące.

Pytanie:
Czy diety za zagraniczne podróże służbowe przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na koniec każdego miesiąca czy wyłącznie po powrocie do kraju?
Osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą polegającą na opiece nad osobami starszymi lub niepełnosprawnymi. Prowadzi PKPiR na zasadach ogólnych. Swoje usługi świadczy wyłącznie na terenie Niemiec, dla firmy z siedzibą w Polsce. Wyjazdy nie trwają dłużej niż trzy miesiące.
Czy przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu diety przysługujące za podróż służbową za granicę?
W jaki sposób rozliczyć diety, na koniec każdego miesiąca czy w ciągu 14 dni po powrocie do kraju?
Na koniec każdego miesiąca usługodawca wypłaca diety (jest to forma zaliczki) i wystawiany jest dowód wewnętrzny - rozliczenie diet.
Czy w takim wypadku należy to uznać za przychód?
Czy zaliczkę można rozliczyć po powrocie z Niemiec razem z rozliczeniem diet przysługujących podatnikowi?

Odpowiedź:
Przepisy nie mówią nic o momencie zaliczania do kosztów diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorców. Uwzględniając jednak, że podatek dochodowy rozliczany jest w systemie miesięcznym (lub kwartalnym), w przypadku podróży trwających na przełomie miesiąca (kwartału) zasadnym wydaje się rozliczenie diet na koniec tego okresu. Przyjęcie zasady rozliczanie diet na koniec wyjazdu również nie powinno być podważone.

Uzasadnienie:
Podróże służbowe przedsiębiorców nie zostały uregulowane prawnie. Praktycznie jedyna regulacja znajduje się w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Tymczasem pracownikom diety przysługują za każdy dzień podróży. Przepisy mówią co prawda o konieczności ich rozliczenia w ciągu 14 dni od dnia ich zakończenia, ale nie ma przeszkód, żeby w przypadku dłuższych wyjazdów rozliczać diety miesięcznie. Tym samym jest to dopuszczalne także w przypadku przedsiębiorców.
Innymi słowy, jeżeli na koniec każdego miesiąca kontrahent wypłaca diety, to przedsiębiorca powinien potraktować to co do zasady jako przychód. Jeżeli jednak jest to rozliczenie zaliczkowe, a zaliczka ta dotyczy usług wykonanych w późniejszych okresach, przychód nie powstanie - zob. art. 14 ust. 3 pkt 1 u.p.d.o.f. Kluczowe znaczenie mają w tym przypadku zapisy umowy.

Przykłady:

1. Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą udaje się w zagraniczną podróż służbową. Podróż potrwa około 6 miesięcy. Czy podatnik (przedsiębiorca) będzie miał prawo uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu kwoty diet obliczonej za okres jaki przebywa on za granicą?
czy istnieje limit ograniczający odliczenie diet za zagraniczną podróż służbową?
ODP: Polskie przepisy nie przewidują limitu trwania podróży służbowej przedsiębiorcy. W efekcie przedsiębiorca będzie mógł rozliczać diety z tytułu wyjazdu.
2. Prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych wykonuje swoje usługi w Belgi. Miejsce zamieszkania i firma ma siedzibę w Polsce. Usługi budowlane na nieruchomości Belga są robione przez dwa, trzy miesiące. Sporządza polecenie wyjazdu służbowego, rozpoczęcie wyjazdu z Polski, przekroczenie granicy w Belgi i przebywanie w Belgi. Czy rozliczać diety za każdy miesiąc pobytu w Belgi, czy w momencie powrotu do kraju.
ODP: Podatnik może rozliczać diety zarówno miesięcznie, jak i na koniec wyjazdu. Sporządzanie polecenia wyjazdu służbowego nie jest konieczne w przypadku przedsiębiorców - nie można bowiem samemu sobie wydać polecenia. Zamiast polecenia należy sporządzić dowód wewnętrzny.
3.Firma transportowa (transport towarów) prowadzi PKPiR metodą uproszczoną i jest czynnym podatnikiem VAT. Właściciel firmy podczas wyjazdów (transport towarów zagranicę) rozpisuje sobie delegacje. Następnie diety są księgowane w koszty. Kiedy zaksięgować w koszty delegację, która odbyła się na przełomie roku? Czy dzielić delegację proporcjonalnie do okresu czy można delegację zaksięgować przy rozliczeniu?
Odp.: Dzielenie delegacji i przypisanie diet do poszczególnych miesięcy jest najdokładniejszym i niewątpliwie poprawnym sposobem rozliczenia. Całościowe rozliczenie diet na koniec wyjazdu jest jednak uzasadnione logicznie – dopiero wtedy przedsiębiorca wraca do firmy i może dokonać księgowań, a poza tym oznacza późniejsze rozliczenie kosztów, więc nie powinno być podważone.