Zakładając bezpłatne konto, uzyskasz:(Dz.U.UE C z dnia 20 grudnia 2024 r.)
| ZASTRZEŻENIE PRAWNE: |
| "Niniejszy dokument jest dokumentem roboczym przygotowanym przez służby Komisji. Na podstawie obowiązującego prawa UE formułuje się w nim wskazówki techniczne dla współpracowników i jednostek biorących udział w monitorowaniu, kontroli lub wdrażaniu funduszy objętych rozporządzeniem w sprawie wspólnych przepisów. Niniejsze wytyczne pozostają bez uszczerbku dla wykładni dokonanej przez Trybunał Sprawiedliwości i Sąd." |
Spis treści
Wykaz skrótów
Preambuła
ROZDZIAŁ 1: Wprowadzenie do uproszczonych metod rozliczania kosztów
1.1. Czym są uproszczone metody rozliczania kosztów i dlaczego warto z nich korzystać? ..
1.2. W jakich przypadkach najlepiej stosować uproszczone metody rozliczania kosztów
1.3. Stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów na dwóch poziomach refundacji
1.4. Nieobowiązkowe i obowiązkowe stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów Rozdział 2: Rodzaje uproszczonych metod rozliczania kosztów
2.1. Przegląd różnych rodzajów uproszczonych metod rozliczania kosztów
2.2. Finansowanie według stawek ryczałtowych
2.2.1. Zasady ogólne
2.2.2. Stawki ryczałtowe do celów określania kosztów pośrednich (art. 54 RWP)
2.2.3. Stawka ryczałtowa stosowana do ustalenia bezpośrednich kosztów personelu (art. 55 ust. 1 RWP) ...
2.2.4. Stawka ryczałtowa stosowana do ustalenia wszystkich innych kosztów operacji, niestanowiących bezpośrednich kosztów personelu (art. 56 RWP)
2.2.5. Stawka ryczałtowa stosowana do kosztów podróży i zakwaterowania (art. 41 ust. 5 rozporządzenia w sprawie Interreg)
2.2.6. Szczególny przypadek stawek ryczałtowych dotyczących pomocy technicznej (art. 36 ust. 5 RWP)
2.2.7. Specyfika wsparcia na rzecz rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność
2.3. Stawki jednostkowe
2.3.1. Zasady ogólne
2.3.2. Koszty personelu obliczane według stawki godzinowej (art. 55 ust. 2-4 RWP)
2.4. Kwoty ryczałtowe
2.4.1. Zasady ogólne
2.5. Połączenie uproszczonych metod rozliczania kosztów
ROZDZIAŁ 3: Ustalanie uproszczonych metod rozliczania kosztów
3.1. Uproszczone metody rozliczania kosztów należy ustalać ex ante
3.2. Metodyka
3.2.1. Rzetelna, sprawiedliwa i weryfikowalna metoda obliczania
3.2.2. Projekt budżetu
3.2.3. Stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów mających zastosowanie w ramach obszarów polityki Unii
3.2.4. Stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów mających zastosowanie w ramach systemów dotacji finansowanych w całości przez państwa członkowskie
3.2.5. Stosowanie stawek ryczałtowych i konkretnych metod ustalonych przepisami RWP lub przepisami dotyczącymi poszczególnych funduszy lub na ich podstawie
3.2.6. Stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów w ramach poprzednich okresów programowania
3.2.7. Ponowne wykorzystanie/recykling uproszczonych metod rozliczania kosztów ustanowionych w tym samym państwie członkowskim lub w innych państwach członkowskich
3.3. Kroki proceduralne mające na celu zatwierdzenie uproszczonych metod rozliczania kosztów w programie ("wyższy poziom")
3.4. Dostosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów w czasie (metoda dostosowania)
Rozdział 4: Wdrażanie uproszczonych metod rozliczania kosztów
4.1. Waluta stosowana w przypadku SCO ustalonych na "wyższym poziomie"
4.2. Stosowanie w czasie uproszczonych metod rozliczania kosztów przyjętych w programie
4.3. Jak deklarować uproszczone metody rozliczania kosztów we wnioskach o płatność?
4.4. Stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów określonych w aktach delegowanych Komisji.
Rozdział 5: Zasady horyzontalne
5.1. Zamówienia publiczne & stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów
5.2. Zgodność uproszczonych metod rozliczania kosztów z zasadami pomocy państwa
5.3. Przepisy dotyczące EFRR i EFS+: finansowanie krzyżowe
5.4. Wymogi dotyczące gromadzenia, przechowywania i publikowania danych
5.5. Uproszczone metody rozliczania kosztów i okres kwalifikowalności
Rozdział 6: Weryfikacje zarządcze i audyt
6.1. Ogólne podejście do weryfikacji zarządczych i audytu
6.2. Weryfikacja prawidłowego ustalenia metodyki uproszczonej metody rozliczania kosztów
6.3. Weryfikacja przeprowadzona przez instytucję zarządzającą i audyt właściwego stosowania metodyki podczas wdrażania
6.3.1. Weryfikacja właściwego stosowania stawek ryczałtowych
6.3.2. Weryfikacja właściwego stosowania stawek jednostkowych
6.3.3. Weryfikacja właściwego stosowania kwot ryczałtowych
6.4. Weryfikacja braku podwójnego finansowania w przypadku stosowania SCO
6.5. Weryfikacja zgodności z zasadami pomocy państwa w przypadku stosowania uproszczonych metod rozliczania kosztów jako formy refundacji
6.6. Przypadki nadużyć finansowych i poważne uchybienia
6.7. Możliwe błędy lub nieprawidłowości związane ze stosowaniem uproszczonych metod rozliczania kosztów ..
Załącznik 1: Przykłady uproszczonych metod rozliczania kosztów
Załącznik 2: Jak wypełnić aneks 1 do załączników V i VI do RWP
Załącznik 3: Przykład zgodności uproszczonych metod rozliczania kosztów z zasadami pomocy państwa
Wykaz skrótów
| EFMRA | Europejski Fundusz Morski, Rybacki i Akwakultury |
| EFRR | Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego |
| EFS+ | Europejski Fundusz Społeczny Plus |
| ETO | Europejski Trybunał Obrachunkowy |
| FAMI | Fundusz Azylu, Migracji i Integracji |
| FBW | Fundusz Bezpieczeństwa Wewnętrznego |
| FST | Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji |
| IA | Instytucja audytowa |
| IZ | Instytucja zarządzająca |
| IZGW | Instrument na rzecz Zarządzania Granicami i Wiz |
| KE | Komisja Europejska |
| LGD | Lokalna grupa działania |
| MŚP | Małe i średnie przedsiębiorstwa |
| RLKS | Rozwój lokalny kierowany przez społeczność |
| RWP | Rozporządzenie w sprawie wspólnych przepisów |
| SCO | Uproszczone metody rozliczania kosztów |
Preambuła
Niniejszy dokument zawiera wytyczne techniczne dotyczące kosztów zadeklarowanych na podstawie stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych i finansowania według stawek ryczałtowych (zwanych dalej "uproszczonymi metodami rozliczania kosztów" lub SCO) mającymi zastosowanie do funduszy objętych rozporządzeniem (UE) 2021/1060 1 (rozporządzenie w sprawie wspólnych przepisów - zwane dalej "RWP") i ma na celu wymianę dobrych praktyk w celu zachęcenia państw członkowskich do ich stosowania. Wymieniono w nim możliwości oferowane przez ramy prawne RWP na okres programowania 2021-2027 i uwzględniono zmiany legislacyjne wprowadzone rozporządzeniem (UE) 2021/1060 w porównaniu z okresem programowania 2014-2020, w szczególności możliwość refundacji wkładu Unii na rzecz programu w formie uproszczonych metod rozliczania kosztów.
Po wejściu w życie rozporządzenia (UE) 2021/1060 wytyczne obejmują refundację dotacji przyznanych beneficjentom przez państwa członkowskie w formie uproszczonych metod rozliczania kosztów lub kombinacji różnych sposobów refundacji zgodnie z art. 53 ust. 1 lit. b), c), d) i e) RWP, a także refundację wkładu Unii na rzecz programu w formie uproszczonych metod rozliczania kosztów lub kombinacji różnych form zgodnie z art. 51 lit. c), d), e) i f) RWP.
Niniejsze wytyczne zawierają również dalsze wyjaśnienia oparte na pytaniach zadanych przez państwa członkowskie i zainteresowane strony, które dotyczą okresu programowania 2021-2027 lub mają znaczenie dla tego okresu.
WPROWADZENIE DO UPROSZCZONYCH METOD ROZLICZANIA KOSZTÓW
Uproszczone metody rozliczania kosztów to kwoty lub wartości procentowe, określone ex ante, które stanowią najlepsze możliwe przybliżenie faktycznych (rzeczywistych) kosztów kwalifikowalnych poniesionych w praktyce podczas realizacji operacji. W związku z tym stanowią one alternatywną metodę refundacji kosztów kwalifikowalnych operacji, w przeciwieństwie do metody tradycyjnej, w ramach której refundowane są koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta i zapłacone oraz potwierdzone fakturami lub dowodami płatności (art. 53 ust. 1 lit. a) RWP, zwane dalej "kosztami rzeczywistymi").
Dzięki stosowaniu uproszczonych metod rozliczania kosztów śledzenie każdego euro współfinansowanych wydatków w poszczególnych dokumentach potwierdzających nie jest już konieczne; stosowanie SCO znacznie zmniejsza koszty i obciążenia administracyjne dla instytucji zarządzających i beneficjentów.
Stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów oznacza, że zasoby ludzkie i wysiłki administracyjne związane z zarządzaniem funduszami objętymi rozporządzeniem w sprawie wspólnych przepisów można ukierunkować na osiąganie celów polityki, gdyż potrzeba mniejzasobów na gromadzenie i weryfikowanie dokumentów (finansowych).
Uproszczone metody rozliczania kosztów ułatwiają dostęp do funduszy również drobnym beneficjentom dzięki uproszczeniu procesu zarządzania. Ponadto beneficjenci przestrzegają uproszczonych i mniej czasochłonnych procesów w całym okresie realizacji projektów, począwszy od złożenia wniosku o dofinansowanie po refundację wydatków (np. mniejsze koszty i krótszy czas potrzebny na przygotowanie wniosku o dofinansowanie, mniejsza liczba potrzebnych dokumentów potwierdzających, mniejsze ryzyko dostarczenia nieprawidłowych dokumentów, mniejsze ryzyko brakujących dokumentów, szybsza refundacja wydatków).
Uproszczone metody rozliczania kosztów przyczyniają się do skuteczniejszego i bardziej prawidłowego wykorzystania funduszy objętych RWP (niższy poziom błędu). Przez wiele lat Trybunał Obrachunkowy wielokrotnie zalecał Komisji, aby zachęcała do stosowania uproszczonych metod rozliczania kosztów, mniej podatnych na błędy, i rozszerzała zakres ich stosowania 2 . W dokumencie analitycznym Europejskiego Trybunału Obrachunkowego pt. "Uproszczenie w realizacji polityki spójności po 2020 r." powtórzono takie poglądy, zalecając zwiększenie możliwości stosowania SCO również w celu zmniejszenia kosztów i obciążeń administracyjnych 3 .
Zgodnie z ramami prawnymi na okres programowania 2021-2027 uproszczone metody rozliczania kosztów można stosować na dwóch poziomach refundacji:
– refundacja wkładu Unii przez Komisję na rzecz programów państw członkowskich ("wyższy poziom") oraz
– refundacja dotacji przyznanych przez państwa członkowskie beneficjentom ("niższy poziom").
Stosowanie SCO na "wyższym poziomie"
Wkład Unii na rzecz programu może zostać zrefundowany w formie uproszczonych metod rozliczania kosztów zgodnie z art. 51 lit. c), d) i e) RWP.
Uproszczone metody rozliczania kosztów muszą zostać ustalone:
1. decyzją Komisji zatwierdzającą program lub jego zmianę (art. 94 ust. 3 RWP), lub
2. aktem delegowanym przyjętym przez Komisję (art. 94 ust. 4 RWP).
W pierwszym przypadku państwa członkowskie powinny przedłożyć Komisji propozycję zgodnie z aneksem 1 do załączników V i VI do RWP jako część przedłożonego programu lub wniosku o jego zmianę. Instytucja audytowa tego programu jest zobowiązana do przedstawienia pozytywnej oceny ex ante 4 metody obliczania i kwot oraz ustaleń zapewniających weryfikację, jakość, gromadzenie i przechowywanie danych.
Stosowanie SCO na "wyższym poziomie" nie jest automatycznie powiązane ze stosowaniem SCO na "niższym poziomie". Jeżeli refundacja wkładu Unii opiera się na SCO zatwierdzonych w programie lub w akcie delegowanym, refundacja na rzecz beneficjenta może przyjąć dowolną formę wsparcia (art. 94 ust. 3 RWP).
Aby osiągnąć pełne uproszczenie, zaleca się jednak, aby SCO stosowane na "wyższym poziomie" były również PT y stosowane na "niższym poziomie", tj. przy refundacji dotacji na rzecz beneficjentów.
Państwa członkowskie nie są zobowiązane do stosowania SCO na "wyższym poziomie". Wkład Unii na rzecz programu może opierać się na dowolnej formie refundacji wsparcia udzielonego beneficjentom (art. 51 lit. b) RWP).
Stosowanie SCO na "Niższym poziomie"
Uproszczone metody rozliczania kosztów można stosować wyłącznie w przypadku operacji finansowanych w formie dotacji (art. 53 ust. 1 RWP). SCO nie można stosować w odniesieniu do instrumentów finansowych i nagród. SCO stosowane w odniesieniu do refundacji dotacji przyznawanych beneficjentom przez państwa członkowskie nie są uwzględnione w programie za pośrednictwem aneksu 1 do załączników V i VI do RWP i nie podlegają zatwierdzeniu przez Komisję.
Ocena ex ante przeprowadzana przez instytucję audytową nie jest wymagana w przypadku SCO rr y stosowanych na "niższym poziomie", ale jest ona zdecydowanie zalecana.
Uproszczone metody rozliczania kosztów to formy dotacji zgodnie z art. 53 RWP. Przepisy dotyczące dotacji, | * I w tym przepisy dotyczące uproszczonych metod rozliczania kosztów, nie mają zastosowania do wsparcia
udzielanego w formie dotacji połączonego w ramach pojedynczej operacji instrumentu finansowego zgodnie z art. 58 ust. 5 RWP; połączone wsparcie jest zgodne z zasadami IF. Jeżeli jednak dotacja jest połączona z instrumentem finansowym w ramach dwóch odrębnych operacji, w odniesieniu do części wsparcia udzielanego w formie dotacji można stosować uproszczone metody rozliczania kosztów. Uproszczonych metod rozliczania kosztów nie można stosować, w przypadku, gdy wsparcie dla operacji udzielane jest w formie instrumentu finansowego lub nagrody.
Najważniejsze podobieństwa i różnice między SCO stosowanymi na "wyższym" lub wyłącznie na "niższym" poziomie
| SCO stosowane na "wyższym poziomie" | SCO stosowane wyłącznie na "niższym poziomie" | |
| Rodzaj stosowanych SCO | Stawki jednostkowe, finansowanie według stawek ryczałtowych i kwoty ryczałtowe | |
|
Rola Komisji w ustanawianiu SCO |
SCO są przyjmowane przez Komisję; 1) w drodze decyzji zatwierdzającej program lub jego zmianę na podstawie propozycji przedłożonej przez państwa członkowskie zgodnie ze wzorem przedstawionym w aneksie 1 do załączników V i VI do RWP (art. 94 ust. 3 RWP) lub 2) w drodze aktu delegowanego (art. 94 ust. 4 RWP). |
Państwa członkowskie określają SCO i metodykę bez obowiązkowego udziału Komisji. |
| Rola instytucji audytowej w ustalaniu SCO | Ocena ex ante metodyki przez instytucję audytową jest obowiązkowa w przypadku SCO ustalonych decyzją Komisji zatwierdzającą program lub jego zmianę (art. 94 ust. 3 RWP i załącznik V (lub załącznik VI) aneks 1 sekcja C pkt 5 RWP). | Ocena ex ante metodyki przez instytucję audytową nie jest obowiązkowa, lecz zdecydowanie zalecana. |
| Dozwolona metodyka |
Obliczenia oparte na rzetelnej, sprawiedliwej i weryfikowalnej metodzie (np. dane statystyczne i historyczne). Projekt budżetu. Wykorzystanie istniejących programów unijnych lub krajowych w odniesieniu do podobnych rodzajów operacji. |
Obliczenia oparte na rzetelnej, sprawiedliwej i weryfikowalnej metodzie (np. dane statystyczne i historyczne). Projekt budżetu (jeżeli łączny koszt operacji nie przekracza 200 000 EUR). Wykorzystanie istniejących programów unijnych lub krajowych w odniesieniu do podobnych rodzajów operacji. Stosowanie stawek i metodyk ustalonych w RWP lub rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy lub na ich podstawie. |
| Poziom refundacji kosztów | Koszty ponoszone przez państwo członkowskie są refundowane przez Komisję ("wyższy poziom") na podstawie SCO zatwierdzonych decyzją Komisji zatwierdzającą program lub jego zmianę lub określonych w akcie delegowanym. | Państwo członkowskie dokonuje refundacji na rzecz beneficjenta ("niższy poziom") w formie SCO i te same wydatki są deklarowane Komisji. |
| Zakres weryfikacji zarządczych i audytów | Spełnienie warunków refundacji określonych w aneksie 1 do załączników V i VI do RWP. | Metodyka zastosowana do ustalenia SCO (1) i zastosowanie metodyki SCO. |
| Weryfikacje zarządcze i audyty NIE obejmują |
rzeczywistych kosztów bazowych (z wyjątkiem rzeczywistych kosztów wykorzystywanych jako podstawa do obliczenia finansowania według stawek ryczałtowych) Metodyka zastosowana do ustalenia SCO, przyjęta decyzją Komisji zatwierdzającą program lub jego zmianę, albo w drodze aktu delegowanego. Zob. również rozdział 6. |
Rzeczywiste koszty bazowe (z wyjątkiem rzeczywistych kosztów wykorzystywanych jako podstawa do obliczenia finansowania według stawek ryczałtowych). Metoda obliczania zastosowana do ustalenia "gotowych" stawek ryczałtowych (z wyjątkiem art. 54 akapit pierwszy lit. c) RWP). Zob. również rozdział 6. |
| (1) Więcej szczegółowych informacji znajduje się w rozdziale 6 niniejszego dokumentu dotyczącym weryfikacji zarządczych i audytów. | ||
RODZAJE UPROSZCZONYCH METOD ROZLICZANIA KOSZTÓW
Stawki ryczałtowe można stosować na obu poziomach refundacji, tj. na wyższym poziomie refundacji wkładu Unii (art. 51 lit. e) RWP), jak i na niższym poziomie w przypadku dotacji przyznawanych beneficjentowi przez państwa członkowskie (art. 53 ust. 1 lit. d) RWP).
Istnieją różne rodzaje stawek ryczałtowych, w szczególności:
– "gotowe" stawki ryczałtowe, tj. stawki określone w RWP i rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy lub, w zależności od przypadku, w akcie delegowanym przyjętym na podstawie art. 94 ust. 4 RWP, w przypadku których instytucje zarządzające nie są zobowiązane do ustanowienia metody obliczania w celu określenia stawki mającej zastosowanie;
– stawki ryczałtowe, w odniesieniu do których instytucje zarządzające opracowały metodykę (w tym metodę obliczania).
2.2.1. Zasady ogólne
Określanie kategorii kosztów
W systemie finansowania według stawek ryczałtowych istnieją maksymalnie trzy rodzaje kategorii kosztów:
– RODZAJ 1: kategorie kosztów kwalifikowalnych, na podstawie których stawka ryczałtowa ma być stosowana w celu obliczenia kwot kwalifikowalnych (tzw. "koszt bazowy");
– RODZAJ 2: kategorie kosztów kwalifikowalnych, które zostaną pokryte w oparciu o stawkę ryczałtową;
– RODZAJ 3: w stosownych przypadkach, inne kategorie kosztów kwalifikowalnych (stawka nie ma do nich zastosowania i nie są one pokrywane w oparciu o stawkę ryczałtową).
Stosując system finansowania według stawek ryczałtowych, instytucja zarządzająca (lub komitet monitorujący w przypadku programów Interreg) musi określić kategorie kosztów należących do każdego z wymienionych rodzajów: każda kategoria wydatków musi wyraźnie zaliczać się do jednego - i tylko jednego - z tych trzech rodzajów. W niektórych przypadkach jeden rodzaj może być określony poprzez przeciwstawienie innemu rodzajowi lub innym rodzajom (na przykład w systemie, w którym istnieją tylko koszty bezpośrednie (rodzaj 1) oraz koszty pośrednie (rodzaj 2), koszty pośrednie można zdefiniować jako wszelkie inne koszty kwalifikowalne, które nie są kosztami bezpośrednimi. Podczas wyboru operacji instytucja zarządzająca (lub komitet monitorujący w przypadku programów Interreg) powinna zweryfikować, czy kategorie kosztów objęte stawką ryczałtową są niezbędne dla danej operacji, w oparciu o działania niezbędne do realizacji operacji, wyszczególnione we wniosku o dofinansowanie.
W RWP nie wprowadzono ograniczeń co do kategorii kosztów kwalifikowalnych, które można stosować w odniesieniu do finansowania według stawek ryczałtowych. Biorąc jednak pod uwagę, że głównym celem stosowania stawek ryczałtowych jest uproszczenie, stawki ryczałtowe najlepiej odpowiadają kosztom, które są stosunkowo niskie i których weryfikacja jest kosztowna (np. stawka ryczałtowa na pokrycie kosztów personelu lub kosztów pośrednich).
Możliwe jest stosowanie różnych stawek ryczałtowych dla różnych kategorii kosztów stosowanych I do tej samej podstawy 9 . Na przykład do obliczenia kosztów pośrednich można zastosować stawkę ryczałtową w wysokości 13 % bezpośrednich kosztów personelu. Tę samą podstawę (tj. bezpośrednie koszty personelu) można również wykorzystać do obliczenia kosztów podróży i zakwaterowania w ramach operacji według stawki ryczałtowej wynoszącej 15 %.
Możliwe jest obliczenie stawki ryczałtowej na podstawie rzeczywistych kosztów lub kosztów zrefundowanych przy zastosowaniu uproszczonych metod rozliczania kosztów. (zob. rozdział 2.5) Aby uniknąć podwójnego finansowania, przy opracowywaniu metodyki uproszczonych metod rozliczania kosztów szczególną uwagę należy zwrócić na zapewnienie, aby kategorie kosztów, które będą objęte stawką ryczałtową, nie były uwzględniane w kosztach bazowych.
Specjalne stawki ryczałtowe służące obliczaniu kategorii kosztów wyszczególnionych w rwp i w rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy
Niektóre specjalne stawki ryczałtowe zdefiniowano w ramach prawnych. Te stawki ryczałtowe można stosować do refundacji dotacji przyznanych beneficjentom przez państwa członkowskie (art. 53 ust. 3 lit. e) RWP).
Stawki ryczałtowe można stosować tylko wtedy, gdy jest to wyraźnie określone w RWP, bez wymogu ustanowienia przez instytucję zarządzającą metody obliczania w celu ustalenia stawki mającej zastosowanie ("gotowe" uproszczone metody rozliczania kosztów). Te stawki ryczałtowe stosuje się do określonej kategorii kosztów (tj. kosztów bazowych) w celu obliczenia innych kategorii kosztów (objętych stawką ryczałtową). Instytucja zarządzająca może zastosować dowolną stawkę do wysokości stawki wymienionej w odpowiednim artykule i nie będzie musiała uzasadniać, dlaczego wybrano stawkę niższą od stawki określonej w rozporządzeniu, o ile koszty objęte stawką są istotne dla danej operacji. W przypadku wyboru niższej stawki nie ma wymogu dokonania jakiegokolwiek obliczenia.
Instytucja zarządzająca może jednak ustalić stawkę wyższą niż stawki określone w art. 54-56 RWP (z wyjątkiem art. 54 akapit pierwszy lit. c) RWP) na podstawie jednej z metod określonych w art. 53 ust. 3 RWP.
Przy podejmowaniu decyzji, jaka stawka ryczałtowa ma być stosowana, należy przestrzegać zasady równego traktowania beneficjentów. W związku z tym beneficjenci otrzymujący wsparcie w ramach określonego zaproszenia do składania wniosków i znajdujący się w podobnej sytuacji nie mogą być traktowani odmiennie bez uzasadnienia.
"Gotowymi" stawkami ryczałtowymi są:
| Artykuł | "Gotowe" stawki ryczałtowe |
| Art. 54 akapit pierwszy lit. a) RWP | Do 7 % kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich w celu refundacji kosztów pośrednich |
| Art. 54 akapit pierwszy lit. b) RWP | Do 15 % kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu w celu refundacji kosztów pośrednich |
| Art. 55 ust. 1 RWP | Do 20 % [kwalifikowalnych] kosztów bezpośrednich (1)w celu refundacji bezpośrednich kosztów personelu |
| Art. 56 ust. 1 RWP | Do 40 % kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu w celu refundacji pozostałych kosztów operacji (2) |
| Art. 39 ust. 3 lit. c) rozporządzenia w sprawie Interreg | Do 20 % [kwalifikowalnych] kosztów bezpośrednich w celu refundacji bezpośrednich kosztów personelu |
| Art. 41 ust. 5 rozporządzenia w sprawie Interreg | Do 15 % [kwalifikowalnych] bezpośrednich kosztów personelu w celu refundacji kosztów podróży i zakwaterowania |
| Art. 22 ust. 1 lit. b) rozporządzenia w sprawie EFS+ | 1 % kosztów, o których mowa w lit. a) (3), w celu pokrycia kosztów ponoszonych przez podmiot kupujący związanych z transportem żywności lub podstawowej pomocy materialnejdo magazynów lub do beneficjentów oraz koszty magazynowania |
| Art. 22 ust. 1 lit. c) rozporządzenia w sprawie EFS+ | 7 % kosztów, o których mowa w lit. a), lub 7 % kosztów wartości żywności zbywanej zgodnie z art. 16 rozporządzenia (UE) nr 1308/2013 w celu pokrycia kosztów administracyjnych, kosztów transportu, magazynowania i przygotowania ponoszonych przez beneficjentów biorących udział w dystrybucji żywności lub podstawowej pomocy materialnej wśród osób najbardziej potrzebujących |
| Artykuł | "Gotowe" stawki ryczałtowe |
| Art. 22 ust. 1 lit. e) rozporządzenia w sprawie EFS+ | 7 % kosztów, o których mowa w lit. a), w celu pokrycia kosztów środków towarzyszących podejmowanych przez beneficjentów lub w ich imieniu, zadeklarowanych przez beneficjentów, którzy dostarczają żywność lub podstawową pomoc materialną osobom najbardziej potrzebującym |
|
(1) Pod warunkiem, że koszty bezpośrednie operacji nie obejmują zamówień publicznych na roboty budowlane ani zamówień publicznych na dostawy lub usługi, których wartość przekracza progi określone w art. 4 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE lub w art. 15 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE. W przypadku FAMI, FBW i IZGW ta stawka ryczałtowa również ma zastosowanie wyłącznie do kosztów bezpośrednich danej operacji niepodlegających zamówieniu publicznemu. (2) Wynagrodzenia i dodatki wypłacane uczestnikom uznaje się za dodatkowe koszty kwalifikowalne nieuwzględnione w stawce ryczałtowej. (3) Art. 22 ust. 1 lit. a) rozporządzenia w sprawie EFS+: koszt zakupu żywności lub podstawowej pomocy materialnej, w tym koszty związane z transportem żywności lub podstawowej pomocy materialnej do beneficjentów, którzy dostarczają żywność lub podstawową pomoc materialną odbiorcy końcowemu. | |
Ponadto w art. 54 akapit pierwszy lit. c) RWP określono pułap stawki ryczałtowej dla kosztów pośrednich na poziomie 25 % kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich, pod warunkiem zastosowania rzetelnej, sprawiedliwej i weryfikowalnej metody obliczania określonej przez IZ zgodnie z art. 53 ust. 3 lit. a) RWP.
Korzystanie z którejkolwiek z tych metod wymaga od instytucji zarządzającej (lub komitetu monitorującego dla programu Interreg) zdefiniowania kategorii kosztów objętych stawką ryczałtową oraz tych, do których stawka ryczałtowa ma zastosowanie, tj. kosztów bezpośrednich i pośrednich oraz bezpośrednich kosztów personelu. Za zdefiniowanie w sposób spójny, jednoznaczny i niedyskryminacyjny różnych kategorii kosztów oraz zapewnienie braku podwójnego finansowania odpowiada dane państwo członkowskie.
Definicja kategorii kosztów powinna być jasno określona w zasadach programu lub zaproszeniach do składania wniosków.
Ogólnie rzecz biorąc, kategorie kosztów można zdefiniować w następujący sposób:
– Koszty bezpośrednie to koszty, które są bezpośrednio powiązane z realizacją operacji lub projektu, przy czym bezpośrednie powiązanie z taką pojedynczą operacją lub projektem można udokumentować.
– Koszty pośrednie to koszty, które są niezbędne do realizacji operacji i które nie są lub nie mogą być bezpośrednio związane z realizacją danej operacji lub są związane z realizacją operacji, lecz stanowią wydatki pomocnicze, które nie przyczyniają się bezpośrednio do osiągnięcia jej wskaźników/ rezultatów/celów. Koszty takie obejmują m.in. koszty administracyjne/koszty ogólne, w przypadku których trudno jest dokładnie określić kwotę, którą można przypisać konkretnej operacji lub projektowi (typowe wydatki administracyjne/wydatki na personel, takie jak: koszty zarządzania, wydatki związane z rekrutacją, koszty obsługi księgowej lub sprzątania itp.; wydatki na telefon, wodę, energię elektryczną itd.).
– Koszty personelu są określone przepisami krajowymi i wynikają zazwyczaj z umowy zawartej między pracodawcą a pracownikiem lub umów o świadczenie usług w przypadku personelu zewnętrznego (pod warunkiem, że koszty te są łatwe do zidentyfikowania). Koszty personelu zazwyczaj obejmują wynagrodzenie ogółem, w tym świadczenia rzeczowe zgodnie z układami zbiorowymi, wypłacane personelowi w zamian za prace związane z operacją. Obejmują one także podatki i składki na ubezpieczenie społeczne pracowników (np. w przypadku rent i emerytur pierwszy i drugi filar, trzeci filar tylko wtedy, gdy jest to określone w układzie zbiorowym lub w umowie o pracę) i jakiekolwiek kwalifikowalne dobrowolne składki płacone przez pracowników, jak również obowiązkowe i dobrowolne składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne. Koszty personelu mogą być kosztami bezpośrednimi lub pośrednimi, w zależności od analizy poszczególnych przypadków i roli personelu w danej operacji.
Cechy szczególne definicji kosztów personelu
Do celów stosowania stawek ryczałtowych określonych w art. 54 akapit pierwszy lit. b) RWP, art. 56 ust. 1 RWP i art. 41 ust. 5 rozporządzenia w sprawie Interreg (lub jakiejkolwiek innej stawki ryczałtowej ustanowionej przez instytucję zarządzającą na podstawie art. 53 ust. 3 RWP, która ma być stosowana do bezpośrednich kosztów personelu), całkowitą wartość wynagrodzenia określoną w przepisach krajowych można uznać za koszty personelu, ponieważ stanowią one rzeczywiste wynagrodzenie za pracę tej osoby w ramach operacji, a zatem należy je uwzględnić przy określaniu innych rodzajów kosztów operacji (które oblicza się przez zastosowanie stawki ryczałtowej do bezpośrednich kosztów personelu).
Dotyczy to również przypadków, w których wynagrodzenie jest (częściowo) zwracane lub finansowane przez p^j} strony trzecie (np. bezpośredni personel został zatrudniony w ramach dotacji na rekrutację; stawka ryczałtowa jest stosowana do całkowitej wartości wynagrodzenia, nawet jeśli jego część jest wypłacana przez osobę
trzecią). Jeżeli koszty personelu zewnętrznego wynikają z umowy o świadczenie usług, koszty personelu muszą być łatwe do zidentyfikowania. Na przykład, jeżeli beneficjent zawiera z zewnętrzną osobą prowadzącą szkolenie umowę o świadczenie usług polegających na prowadzeniu szkoleń wewnątrzzakładowych u beneficjenta, na fakturze trzeba wskazać różne rodzaje kosztów. Wynagrodzenie osoby prowadzącej szkolenie będzie traktowane jako bezpośredni koszt personelu zewnętrznego. Jeżeli kosztów personelu osoby prowadzącej szkolenie nie da się zidentyfikować jako kategorii osobnej od innych kategorii kosztów, na przykład materiałów dydaktycznych, nie można ich wykorzystać jako podstawy stawek ryczałtowych, na przykład stawki ryczałtowej w wysokości 40 % określonej w art. 56 ust. 1 RWP.
Definicja bezpośrednich kosztów personelu nie jest związana z tym, czy koszty personelu przyjmują formę wydatków na wkład rzeczowy. W związku z tym wartość wolontariatu w formie wkładu rzeczowego może zostać uwzględniona w kwocie bazowej do obliczania stawek ryczałtowych, pod warunkiem przestrzegania art. 67 ust. 1 RWP.
Kosztów podróży nie uznaje się jednak za koszty personelu, z wyjątkiem wydatków na dojazd do miejsca pracy, jeżeli w przepisach krajowych określono, że koszty te stanowiły część kosztów zatrudnienia brutto.
Dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych na rzecz uczestników operacji wspieranych z EFRR, EFS+, FST, FAMI, FBW i IZGW również nie uznaje się za koszty personelu (zob. art. 56 ust. 1 i 2 RWP). Na przykład w przypadku operacji mającej na celu rekrutację nowych osób wynagrodzeń nowo zatrudnionych pracowników nie uznaje się za "koszty personelu" do celów art. 56 RWP, ponieważ osoby te nie wykonują żadnych zadań związanych z realizacją operacji - wynagrodzenia te uznaje się za wynagrodzenia wypłacane na rzecz uczestników. W związku z tym nie można ich obliczyć na podstawie stawki ryczałtowej określonej w art. 56 ust. 1 RWP.
W kontekście art. 56 RWP dodatek należy rozumieć jako wsparcie finansowe udzielane uczestnikom na \ ewentualne wydatki związane z celem danej operacji.
Na przykład dodatki szkoleniowe w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS +) odnoszą się do wsparcia finansowego udzielanego osobom uczestniczącym w programach szkoleniowych. Dodatki te przeznaczone są na pokrycie różnych kosztów związanych ze szkoleniem, takich jak koszty podróży i utrzymania. Ma to na celu zwiększenie dostępności szkoleń.
2.2.2. Stawki ryczałtowe do celów określania kosztów pośrednich (art. 54 RWP)
W art. 54 RWP akapit pierwszy określono, że w przypadku gdy wdrażanie operacji prowadzi do powstania kosztów pośrednich, mogą one być obliczone według jednej ze stawek ryczałtowych podanych w lit. a) i b) akapitu pierwszego. W art. 54 akapit pierwszy lit. a) RWP wprowadzono stawkę ryczałtową w wysokości do 7 % kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich na potrzeby obliczenia kosztów pośrednich. W art. 54 akapit pierwszy lit. b) RWP wprowadzono stawkę ryczałtową w wysokości do 15 % bezpośrednich kosztów personelu na potrzeby obliczenia kosztów pośrednich. Obie stawki ryczałtowe mogą być stosowane bezpośrednio przez instytucję zarządzającą, bez żadnego uzasadnienia obliczania stawki, jeżeli mieści się ona w pułapie określonym w rozporządzeniu.
Art. 54. RWP nie zawiera wyczerpującego wykazu metod ustalania stawek ryczałtowych dla kosztów pośrednich operacji i umożliwia państwom członkowskim stosowanie stawki ryczałtowej w odniesieniu do kosztów pośrednich ustalonej na podstawie innych metod, tj. metod określonych w art. 53 ust. 3 lit. b)-e) RWP.
Stawka ryczałtowa obejmująca koszty pośrednie ustalona na podstawie rzetelnej, sprawiedliwej i weryfikowalnejmetody, o którejmowa w art. 53 ust. 3 lit. a) RWP, podlega jednak pułapowi w wysokości 25 % bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych określonych w art. 54 akapit pierwszy lit. c) RWP. Stawki ryczałtowe, które nie zostały ustalone na tej podstawie, ale raczej na podstawie innej metody spośród tych, o których mowa w art. 53 ust. 3 lit. b)-e) RWP, nie podlegają pułapowi.
2.2.3. Stawka ryczałtowa stosowana do ustalenia bezpośrednich kosztów personelu (art. 55 ust. 1 RWP)
Art. 55. ust. 1 RWP stanowi, że bezpośrednie koszty personelu w ramach danej operacji można obliczać jako stawkę ryczałtową w wysokości do 20 % kosztów bezpośrednich innych niż koszty personelu w ramach tej operacji bez wymogu dokonywania przez państwa członkowskie obliczeń w celu ustalenia stawki mającej zastosowanie.
Jeżeli jednak koszty bezpośrednie w ramach tej operacji obejmują zamówienia publiczne na roboty budowlane lub zamówienia publiczne na dostawy lub usługi, które przekraczają próg określony w unijnej dyrektywie w sprawie zamówień publicznych, w szczególności w art. 4 dyrektywy 2014/24/UE 10 i art. 15 dyrektywy 2014/25/UE, 11 nie można zastosować gotowej stawki ryczałtowej określonej w art. 55 ust. 1 RWP, a stawkę ryczałtową dla bezpośrednich kosztów personelu należałoby określić na podstawie metody przewidzianej w art. 53 ust. 3 lit. a)-e) RWP.. W takiej sytuacji do danej operacji nie można zastosować stawki ryczałtowej w wysokości do 20 % bez przeprowadzenia obliczeń. Ma to zastosowanie do wszystkich zamówień na roboty budowlane/dostawy/usługi powyżej progów objętych zakresem tych dyrektyw, w tym zamówień udzielanych przez podmioty zamawiające inne niż instytucje zamawiające w przypadku dyrektywy 2014/25/UE. To cała wartość zamówień publicznych będzie brana pod uwagę przy ustalaniu, czy progi określone w dyrektywach zostały przekroczone, niezależnie od części zamówienia, na które można dane zamówienie podzielić 12 .
Jeżeli chodzi o FAMI, IZGW i FBW, wszelkie koszty będące przedmiotem zamówień publicznych (tj. koszty podwykonawstwa/eksternalizowane) należy wyłączyć z podstawy obliczania stawki ryczałtowej, zob. art. 55 ust. 1 akapit drugi RWP.
W przypadku programów Interreg koszty personelu można refundować na podstawie stawki ryczałtowej w wysokości do 20 % kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich, bez żadnych ograniczeń co do tego, czy koszty bezpośrednie obejmują zamówienia publiczne, czy też nie, zgodnie z art. 39 ust. 3 lit. c) rozporządzenia w sprawie Interreg.
Bezpośrednie koszty personelu określone na podstawie stawki ryczałtowej mogą stanowić podstawę do zastosowania stawki ryczałtowej określonej w art. 54 akapit pierwszy lit. b) RWP (stawka ryczałtowa w wysokości do 15 % kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu w celu obliczenia kosztów pośrednich). Natomiast bezpośrednie koszty personelu obliczone na podstawie tej stawki ryczałtowej nie mogą służyć za podstawę stawki ryczałtowej na mocy art. 56 ust. 1 RWP (stawka ryczałtowa w wysokości do 40 % kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu w celu obliczenia pozostałych kosztów kwalifikowalnych operacji), zob. art. 56 ust. 3 RWP.
2.2.4. Stawka ryczałtowa stosowana do ustalenia wszystkich innych kosztów operacji, niestanowiących bezpośrednich kosztów personelu (art. 56 RWP)
W art. 56 ust. 1 RWP dopuszcza się sytuację, w której bezpośrednie koszty personelu można wykorzystać do obliczenia wszystkich innych pozostałych kosztów kwalifikowalnych operacji na podstawie stawki ryczałtowej w wysokości do 40 % kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu. Operacje, w których stosuje się tę stawkę ryczałtową, mogą obejmować wyłącznie:
– bezpośrednie koszty personelu - koszty bazowe według stawki ryczałtowej
– oraz stawkę zryczałtowaną w wysokości do 40 % pokrywającą pozostałe koszty operacji
– a także wynagrodzenia i dodatki wypłacane uczestnikom.
W przypadku EFRR, EFS+, FST, FAMI, FBW i IZGW wynagrodzenia i dodatki wypłacane uczestnikom są wyłączone z kosztów objętych tą stawką ryczałtową. [Mogą one zatem podlegać refundacji przy użyciu jednej z form, o których mowa w art. 53 ust. 1 RWP]. W odniesieniu do definicji dodatków i wynagrodzeń zob. rozdział 2.2.1.
Zastosowanie tej stawki ryczałtowej jest odpowiednie w przypadku operacji, w których bezpośrednie koszty personelu stanowią znaczną część budżetu. W związku z tym do stosowania stawki ryczałtowej określonej Lk_/ w art. 56 ust. 1 RWP najlepiejnadają się projekty pracochłonne, projekty badawczo-rozwojowe, małe projekty z wieloma niskimi i dużymi kosztami innymi niż koszty personelu, małe projekty innowacyjne, projekty edukacyjne i zawodowe oraz projekty dotyczące działań miękkich.
Instytucja zarządzająca może stosować tę stawkę ryczałtową do rodzajów operacji, w których wyraźnie rozróżnia się następujące kategorie kosztów: bezpośrednie koszty personelu, inne koszty bezpośrednie i koszty pośrednie. Stawka ryczałtowa określona w art. 56 ust. 1 RWP powinna obejmować zarówno inne koszty bezpośrednie, jak i koszty pośrednie, a nie tylko koszty pośrednie.
Jeżeli operacja obejmuje wyłącznie koszty pośrednie i bezpośrednie koszty personelu, instytucja zarządzająca nie powinna stosować stawki ryczałtowej określonej w art. 56 ust. 1 RWP, ale może stosować stawkę ryczałtową określoną w art. 54 lit. b) RWP.
Stawki ryczałtowej określonej w art. 56 ust. 1 RWP nie można łączyć ze stawką ryczałtową dla kosztów pośrednich (np. warianty określone w art. 54 RWP), ponieważ ta sama kategoria kosztów (tj. koszty pośrednie) zostałaby pokryta dwukrotnie.
Ta stawka ryczałtowa w wysokości do 40 % nie może być stosowana do operacji, w której przypadku całkowite bezpośrednie koszty personelu obliczane są na podstawie stawki ryczałtowej (np. stawki ryczałtowej określonej w art. 55 ust. 1 RWP zgodnie z art. 56 ust. 3 RWP). Tę stawkę ryczałtową można jednak stosować do bezpośrednich kosztów personelu, które same w sobie są zaprojektowane jako SCO, o ile te SCO nie są stawką ryczałtową (zob. rozdział 2.5)).
| Przykład 1 |
| Instytucja zarządzająca chce pokryć wszystkie pozostałe koszty kwalifikowalne operacji stosując stawkę ryczałtową do kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu w ramach operacji opiewającej na kwotę 150 000 EUR. Zgodnie z art. 56 ust. 1 RWP instytucja zarządzająca postanawia zastosować stawkę 35 %. Oznacza to, że całkowite koszty kwalifikowalne operacji będą wynosiły 150 000 EUR + (150 000 EUR x 0,35) = 202 500 EUR. |
|
Przykład 2 Szacowane koszty szkolenia przedstawiają się następująco: | ||||
| Koszty bezpośrednie ogółem | 52 000 EUR | Koszty pośrednie ogółem | 5 000 EUR | |
| Bezpośrednie koszty personelu | 30 000 EUR | Pośrednie koszty personelu | 4 000 EUR | |
| Koszty pomieszczeń | 3 000 EUR | Energia elektryczna, telefon | 1 000 EUR | |
| Koszty podróży | 4 000 EUR | |||
| Wyżywienie | 1 000 EUR | Koszty kwalifikowalne ogółem | 57 000 EUR | |
| Rozpowszechnianie informacji / promocja | 4 000 EUR | |||
| Dodatki wypłacane uczestnikom szkolenia przez publiczne służby zatrudnienia | 10 000 EUR | |||
|
Instytucja zarządzająca może podjąć decyzję o zastosowaniu art. 56 ust. 1 RWP do tego projektu i ustalić stawkę ryczałtową w celu refundacji pozostałych kosztów operacji na poziomie 40 %. W takim przypadku dokument określający warunki wsparcia operacji określałby maksymalną alokację w następujący sposób: Bezpośrednie koszty personelu: 30 000 EUR Pozostałe koszty: 30 000 x 40 % = 12 000 EUR Dodatki wypłacane uczestnikowi szkolenia przez publiczne służby zatrudnienia można zgłaszać oprócz bezpośrednich kosztów personelu oraz stawki ryczałtowej, a zatem koszty kwalifikowalne ogółem wynosiłyby: Koszty kwalifikowalne ogółem: 30 000 (bezpośrednie koszty personelu) + 12 000 (inne koszty) + 10 000 (dodatki wypłacane uczestnikom szkolenia przez publiczne służby zatrudnienia) = 52 000 EUR | ||||
Podczas realizacji operacji z zastosowaniem stawki ryczałtowej określonej w art. 56 ust. 1 RWP ważne jest, aby od samego początku starannie planować bezpośrednie koszty personelu oraz ściśle i stale monitorować wydatki w tej kategorii kosztów. Ze względu na charakter stawki ryczałtowej w wysokości 40 % wszelkie niepełne wykorzystanie bezpośrednich kosztów personelu będzie automatycznie oznaczać mniejszą refundację innych kosztów.
| Przykład |
| W pierwotnym budżecie operacji przeznaczono 350 000 EUR na kategorię bezpośrednich kosztów personelu oraz 140 000 EUR (40 %x 350 000 EUR) na kategorię pozostałych kosztów. W trakcie realizacji programu zgłoszono jedynie 230 000 EUR bezpośrednich kosztów personelu. Oznacza to, że refundacji podlega jedynie 92 000 EUR (40 %x 230 000 EUR) w odniesieniu do pozostałych kosztów. |
2.2.5. Stawka ryczałtowa stosowana do kosztów podróży i zakwaterowania (art. 41 ust. 5 rozporządzenia w sprawie Interreg)
W art. 41 ust. 5 rozporządzenia w sprawie Interreg przewidziano stawkę ryczałtową stosowaną do kosztów podróży i zakwaterowania w ramach danej operacji w wysokości do 15 % bezpośrednich kosztów personelu, przy czym państwa członkowskie nie są zobowiązane do dokonania obliczeń w celu ustalenia stawki mającej zastosowanie. Ta stawka ryczałtowa ma być stosowana bezpośrednio w operacjach Interreg.
2.2.6. Szczególny przypadek stawek ryczałtowych dotyczących pomocy technicznej (art. 36 ust. 5 RWP)
Zgodnie z art. 36 ust. 3 RWP kwota wkładu Unii na pomoc techniczną ma być wypłacana w ramach refundacji wsparcia udzielonego beneficjentom zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami RWP (art. 51 lit. b) RWP) lub w formie stawki ryczałtowej (art. 51 lit. e) RWP) (w niektórych sytuacjach stosowanie stawki ryczałtowej jest obowiązkowe - zob. poniżej w niniejszym rozdziale).
Zakres
Wybór stosowania finansowania według stawek ryczałtowych należy do państwa członkowskiego. Zgodnie z art. 36 ust. 3 akapit drugi RWP wybór ma zastosowanie do wszystkich programów w danym państwie członkowskim w całym okresie programowania i nie może być później zmieniany. Państwa członkowskie powinny powiadomić Komisję o wyborze formy wkładu Unii na pomoc techniczną w ramach umowy partnerstwa zgodnie z załącznikiem II do RWP.
Zgodnie z art. 36 ust. 3 akapit trzeci RWP w przypadku programów wspieranych z FAMI, FBW i IZGW oraz programów Interreg wkład Unii na pomoc techniczną jest wnoszony wyłącznie w formie stawki ryczałtowej.
Stawki ryczałtowe wkładu Unii na pomoc techniczną określono w art. 36 ust. 5 RWP dla każdego funduszu oraz w art. 27 rozporządzenia Interreg dla programów Interreg.
Sposób, w jaki państwo członkowskie wykorzystuje płatności ryczałtowe na pomoc techniczną, leży w gestii państwa członkowskiego; nie będą przeprowadzane kontrole kosztów leżących u podstaw kwot refundowanych na podstawie stawki ryczałtowej na szczeblu UE.
Wnioski o płatność
W przypadku korzystania przez państwo członkowskie lub w ramach programu Interreg z finansowania według stawek ryczałtowych na pomoc techniczną odpowiednia ryczałtowa wartość procentowa w odniesieniu do danego funduszu przewidziana w art. 36 ust. 5 lit. b) RWP i w art. 27 ust. 3 rozporządzenia w sprawie Interreg będzie automatycznie stosowana do łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych lub, w stosownych przypadkach, łącznej kwoty wydatków publicznych ujętych w każdym wniosku o płatność przedłożonym Komisji. Kwotę pomocy technicznej według stawek ryczałtowych w kolumnie D (kolumna C w przypadku FAMI, IZGW i FBW) w tabeli "Wydatki w podziale na priorytety" w załączniku XXIII do RWP oblicza się automatycznie w SFC2021 na podstawie danych zawartych we wniosku o płatność.
Kwoty pomocy technicznej według stawek ryczałtowych nie zgłasza się w aneksie 2 do załącznika XXIII do RWP, a w przypadku programów FAMI, IZGW i FBW - w aneksie 3 do załącznika XXIII do RWP, tj. w przypadku celów szczegółowych, w odniesieniu do których warunki podstawowe nie są spełnione.
2.2.7. Specyfika wsparcia na rzecz rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność
Zgodnie z art. 34 ust. 1 lit. c) RWP wsparcie z funduszy na rzecz rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność (RLKS) pokrywa koszty zarządzania strategią, jej monitorowania i ewaluacji oraz jej animowania, w tym ułatwiania wymiany między zainteresowanymi stronami. Zgodnie z art. 34 ust. 2 akapit drugi RWP koszty te podlegają pułapowi wynoszącemu 25 % całkowitego wkładu publicznego na rzecz strategii.
Poniższy przykład ilustruje, w jaki sposób można zrefundować te koszty na podstawie stawki ryczałtowej stosowanej do innych kosztów realizacji:
| Przykład |
|
Instytucja zarządzająca oceniła na podstawie dotychczasowych doświadczeń typowy udział kosztów bieżących i kosztów animowania danej lokalnej grupy działania w porównaniu z wydatkami poniesionymi na realizację operacji lokalnych w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność oraz przygotowanie i realizację przedsięwzięć lokalnej grupy działania w zakresie współpracy. Mimo że wsparcie z funduszy objętych RWP na koszty bieżące i koszty animowania nie może przekraczać pułapu 25 % całkowitych wydatków publicznych poniesionych w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność zgodnie z art. 34 ust. 2 RWP, doświadczenie pokazuje, że w większości przypadków odsetek ten jest w rzeczywistości niższy. Instytucja zarządzająca ustala stawkę ryczałtową w wysokości 17 % kosztów realizacji (w oparciu o rzetelną, sprawiedliwą i weryfikowalną metodę zgodnie z art. 53 ust. 1 lit. d) i art. 53 ust. 3 lit. a) RWP) wydatków poniesionych na realizację operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność oraz na przygotowanie i realizację przedsięwzięć lokalnejgrupy działania w zakresie współpracy, w celu pokrycia następujących kosztów: - kosztów bieżących (koszty związane z zarządzaniem, monitorowaniem i oceną strategii, zob. art. 34 ust. 1 lit. c) RWP); - kosztów związanych z animowaniem realizacji strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność, aby ułatwić wymianę między zainteresowanymi stronami w celu dostarczania informacji i aby promować strategię oraz wspierać potencjalnych beneficjentów, mając na celu opracowywanie operacji i przygotowywanie wniosków, zob. art. 34 ust. 1 lit. c) RWP. Dlatego jeżeli budżet przydzielony lokalnejgrupie działania na realizację operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność oraz na przygotowanie i realizację przedsięwzięć tej grupy w zakresie współpracy wynosi 1,5 mln EUR (rodzaj 1), maksymalny budżet odpowiadający kosztom bieżącym i kosztom animowania będzie wynosił 1,5 mln EUR x 17 % = 255 000 eur (rodzaj 2). W związku z tym łączny przydział środków budżetowych dla lokalnej grupy działania wynosi 1,755 mln EUR. Na etapie realizacji oznacza to, że ilekroć beneficjent wnioskuje o refundację wydatków poniesionych na projekt, lokalna grupa działania będzie również mogła ubiegać się o 17 % tej kwoty na pokrycie swoich kosztów bieżących i kosztów animowania. Na przykład, jeżeli wydatki poniesione w ramach projektu wynoszą 1 000 EUR (rodzaj 1), lokalna grupa działania może zadeklarować instytucji zarządzającej 1 000 EUR x 17 % = eur 170 (rodzaj 2) na pokrycie swoich kosztów bieżących i kosztów animowania. Lokalna grupa działania nie będzie musiała dostarczać dokumentów potwierdzających w odniesieniu do swoich kosztów bieżących i kosztów animowania zadeklarowanych na podstawie stawki ryczałtowej, ale metodyka, w oparciu o którą ustalono stawkę 17 %, musi być weryfikowalna. Uwaga: metodyka ustalania stawki ryczałtowej niekoniecznie musi skutkować zastosowaniem stawki w wysokości 25 %. Bez względu na metodykę zastosowaną w celu ustalenia stawki ryczałtowejprzepisy dotyczące maksymalnego pułapu kosztów bieżących i kosztów animowania określonego w art. 34 ust. 2 akapit drugi RWP muszą być przestrzegane. |
Stawki jednostkowe można stosować na obu poziomach refundacji, tj. na "wyższym poziomie" refundacji wkładu Unii (art. 51 lit. c) RWP), jak i na "niższym poziomie" w przypadku dotacji przyznawanych beneficjentowi przez państwa członkowskie (art. 53 ust. 1 lit. b) RWP).
2.3.1. Zasady ogólne
W przypadku stawek jednostkowych całość lub część kosztów kwalifikowalnych operacji będzie obliczana na podstawie ujętych ilościowo czynności, nakładów, produktów lub rezultatów przemnożonych przez wcześniej ustalone stawki jednostkowe. Opcja ta może zostać zastosowana w odniesieniu do każdego rodzaju operacji bądź projektu lub części operacji bądź projektu, gdy możliwe jest określenie ilości odnoszących się do czynności i powiązanych stawek jednostkowych. Stawki jednostkowe mają zazwyczaj zastosowanie do wielkości, które łatwo określić.
Stawki jednostkowe mogą być:
– oparte na procesie, tj. powiązane z nakładami (np. godzinowa stawka jednostkowa dla osoby prowadzącej szkolenia) lub produktami (np. godzinowa stawka jednostkowa na uczestnika szkolenia);
– oparte na rezultacie lub wyniku (np. stawka jednostkowa na osobę uzyskującą świadectwo odbycia szkolenia).
Celem stosowania SCO w ramach danej operacji jest uproszczenie procesów dla wszystkich zainteresowanych stron. W związku z tym instytucje zarządzające powinny ustalać nakłady, produkty, rezultaty lub wyniki, które przyczyniają się do uproszczenia i są łatwe do rejestrowania, monitorowania itp. Dokonując wyboru między stawkami jednostkowymi opartymi na procesie, a tymi opartymi na wyniku, instytucje zarządzające powinny również zwracać szczególną uwagę na ścieżkę audytu.
| Przykład 1 (EFS+) |
|
a) Stawki jednostkowe oparte na procesie: w przypadku zaawansowanego szkolenia informatycznego w wymiarze 1 000 godzin zorganizowanego dla 20 osób koszty kwalifikowalne można obliczyć na podstawie iloczynu kosztu godziny szkolenia i liczby uczestników szkolenia. Koszt godziny szkolenia został ustalony z góry przez instytucję zarządzającą w oparciu o rzetelną, sprawiedliwą i weryfikowalną metodykę i jest podany w dokumencie określającym warunki wsparcia operacji. Zakładając na przykład, że instytucja zarządzająca ustaliła koszty szkolenia na 7 EUR za godzinę szkolenia na osobę, maksymalna dotacja przeznaczona na ten projekt wyniesie: 1 000 godzin x 20 uczestników szkolenia x 7 EUR/godz. na osobę = 140 000 EUR. Po zakończeniu operacji ostateczne koszty kwalifikowalne zostaną określone na podstawie rzeczywistej liczby godzin przeznaczonych na każdego uczestnika szkolenia (która może uwzględniać usprawiedliwione nieobecności) według faktycznego udziału uczestników szkolenia i przeprowadzonych kursów. W dalszym ciągu będzie istniała potrzeba stosowania dokładnych list obecności uczestników. Jeżeli ostatecznie w szkoleniu uczestniczyło tylko 18 osób, przy czym 6 z nich przez 900 godzin, 5 przez 950 godzin, 5 przez 980 godzin, a pozostałe 2 osoby przez 1 000 godzin, całkowita liczba osobogodzin wyniesie: 900 x 6 + 950 x 5 + 980 x 5 + 1 000 x 2 = 17 050 godzin szkolenia ogółem. Wydatki kwalifikowalne będą wynosiły: 17 050 godzin szkolenia x 7 EUR = 119 350 EUR. b) Stawki jednostkowe oparte na rezultacie: zaawansowane szkolenie informatyczne trwa 1 000 godzin i składa się z 5 modułów po 200 godzin. Do ustalenia całkowitych kosztów przeprowadzenia tego szkolenia informatycznego dla 25 uczestników zastosowano rzetelną, sprawiedliwą i weryfikowalną metodę obliczeń, zgodnie z art. 53 ust. 3 lit. a) rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów. Całkowite koszty w wysokości 140 000 EUR przypisuje się następnie do uczestników, którzy z powodzeniem ukończyli moduł szkolenia. Biorąc pod uwagę historyczną stopę niepowodzenia wynoszącą 20 % (tzn. 5 uczestników) stawka jednostkowa na jednego uczestnika i pomyślnie ukończony moduł wynosiłaby 140 000 EUR/20 uczestników/5 modułów = 1 400 EUR (stawka jednostkowa na jednego uczestnika na jeden pomyślnie ukończony moduł). Ścieżka audytu musiałaby obejmować dokument wykazujący kwalifikowalność uczestnika oraz, dla każdego kwalifikowalnego uczestnika, certyfikat potwierdzający pomyślne ukończenie każdego modułu lub całego kursu. Karty ewidencji czasu szkolenia nie byłyby wymagane. |
| Przykład 2 (stawki jednostkowe oparte na produkcie, EFRR) |
| Beneficjent, którym jest izba regionalna, organizuje usługę doradczą dla MŚP z regionu. Usługa będzie świadczona przez doradców izby regionalnej. W oparciu o dane księgowe działu "doradczego" izby z przeszłości wartość doradztwa jest szacowana na 350 EUR za dzień. Kwota wsparcia zostanie wyliczona na podstawie następującego wzoru: liczba dni x 350 EUR. W dalszym ciągu będzie istniała potrzeba stosowania dokładnych kart ewidencji czasu pracy zawierających szczegóły czynności doradczych oraz dokumentujących obecność doradców. |
| Przykład 3 (stawki jednostkowe oparte na rezultacie, EFS+) |
|
6-miesięczny program pomocy w szukaniu pracy ("operacja") może być finansowany na podstawie stawek jednostkowych (na przykład 2 000 EUR na osobę) w odniesieniu do każdego z 20 uczestników operacji, który znajdzie pracę i utrzyma ją przez z góry ustalony okres, na przykład przez sześć miesięcy. Stawkę jednostkową w wysokości 2 000 EUR na każdego uczestnika, który ukończy program z powodzeniem, ustalono uwzględniając koszty związane ze wszystkimi uczestnikami. Kwota ta obejmuje zatem również koszty związane z uczestnikami, którzy nie ukończyli programu z powodzeniem. Wyliczenie maksymalnej kwoty dotacji przyznanej na tę operację: 20 osób x 2 000 EUR/staż = 40 000 EUR. Ostateczne koszty kwalifikowalne oblicza się na podstawie rzeczywistego produktu operacji: jeżeli jedynie 17 osób znajdzie pracę na rynku pracy i utrzyma ją przez wymagany okres, ostateczne koszty kwalifikowalne, na podstawie których dotacja zostanie wypłacona beneficjentowi, wyniosą 17 x 2 000 EUR = 34 000 EUR. Ścieżka audytu musiałaby obejmować dokumenty potwierdzające, że uczestnik znalazł pracę na rynku pracy i utrzymał ją przez wymagany okres. |
| Przykład 4 (stawki jednostkowe oparte na procesie, EFMRA) |
|
Stawki dzienne za używanie statku obliczane są na podstawie danych historycznych (średnie wartości z zeszłych lat). Liczba dni przyznanych na projekt jest następnie ewidencjonowana w rejestrach. |
| Przykład 5 (FAMI): Finansowanie różnych projektów stanowiących część tej samej operacji - stosowanie dwóch różnych stawek jednostkowych |
|
Instytucja zarządzająca przyznaje agencji publicznej zajmującej się sprawami osób ubiegających się o azyl dotację w wysokości 1 600 000 EUR na operację obejmującą dwa rodzaje działań: 1) wsparcie w zakresie pierwszego przyjęcia obywateli państw trzecich po ich przybyciu do państwa członkowskiego (maks. 1 000 000 EUR), 2) szkolenia językowe dla osób ubiegających się o azyl (maks. 600 000 EUR). W przypadku wsparcia w zakresie pierwszego przyjęcia instytucja zarządzająca opracowała (na podstawie danych historycznych) stawkę jednostkową w wysokości 50 EUR na dzień i osobę, aby pokryć koszt jednego dnia pomocy udzielonej obywatelowi państwa trzeciego w okresie przyjmowania w państwie przyjmującym. Kategorie kosztów uwzględnione w kwocie stawki jednostkowej obejmują wszystkie elementy przyjęcia (takie jak zakwaterowanie, dostarczanie artykułów spożywczych i niespożywczych artykułów pierwszej potrzeby, badanie lekarskie, tłumaczenie ustne, opieka nad małoletnimi bez opieki, informacje i doradztwo). Maksymalna kwota dotacji jest ograniczona do następujących wartości: 1 dzień x 50 EUR x 20 000 obywateli państw trzecich = 1 000 000 EUR. Obowiązkowe elementy ścieżki audytu w odniesieniu do tej stawki jednostkowej obejmują podpisany i opatrzony datą wykaz obywateli państw trzecich objętych wsparciem oraz czas ich pobytu (w dniach) wraz z ich oficjalnym (jeśli jest dostępny) lub niepowtarzalnym dokumentem identyfikacyjnym (dowolny dokument potwierdzający tożsamość danej osoby), a także dowód udzielonego wsparcia (np. podpisane i opatrzone datą: wykaz dostarczonych artykułów spożywczych i niespożywczych artykułów pierwszej potrzeby, lista obecności w sesjach doradztwa, notatka wydana przez upoważnionego pracownika służby zdrowia). Wydatki kwalifikowalne oblicza się na podstawie faktycznych dni wsparcia w zakresie pierwszego przyjęcia oraz liczby obywateli państw trzecich objętych wsparciem. Oznacza to, że jeżeli wsparcie otrzymałoby na przykład 1 000 obywateli państw trzecich, z czego 500 przez 20 dni i 500 przez 10 dni, łączna liczba dni/osób będzie równa: 500 x 20 + 500 x 10 = 15 000 dni/osobę objętą wsparciem. Wydatki kwalifikowalne = 15 000 x 50 EUR = 750 000 EUR. W przypadku szkolenia językowego instytucja zarządzająca opracowała (na podstawie danych historycznych) stawkę jednostkową w wysokości 10 EUR za godzinę i osobę, aby pokryć koszty jednej godziny lekcyjnej (długość lekcji wynosi 60 minut) dla jednego uczestnika szkolenia/jednej osoby ubiegającej się o azyl, umożliwiając takim osobom udział w kursie językowym trwającym do 60 godzin w grupach o odpowiedniej liczebności (do 15 uczestników szkolenia na grupę). Kategorie kosztów uwzględnione w kwocie stawki jednostkowej obejmują wszystkie koszty szkolenia językowego (takie jak koszty personelu, koszty wynajmu pomieszczeń szkoleniowych, materiały szkoleniowe). Maksymalna kwota dotacji na projekt jest ograniczona do następujących wartości: 60 godzin x 1 000 uczestników szkolenia x 10 EUR na godzinę/uczestnika szkolenia = 600 000 EUR. Ścieżka audytu mająca na celu potwierdzenie wydatków musi obejmować dowód/dokument(-y) monitorujący(-e) faktyczną obecność (liczbę godzin) uczestników szkolenia i czas trwania kursu, dokumenty potwierdzające tożsamość uczestników szkolenia/osób ubiegających się o azyl oraz dokumenty regulujące harmonogram i treść kursu językowego, wielkość grupy (maks. 15 osób) oraz standardową długość lekcji (60 minut) Wydatki kwalifikowalne oblicza się na podstawie faktycznej liczby godzin szkolenia odbytych przez każdą osobę ubiegającą się o azyl/każdego uczestnika szkolenia. Oznacza to, że jeśli na przykład w szkoleniu wzięło udział jedynie 900 osób ubiegających się o azyl/uczestników szkolenia, z czego 750 odbyło 60 godzin, 50 - 55 godzin, 100 - 50 godzin, liczba osobogodzin ogółem będzie równa: 750 x 60 + 50 x 55 + 100 x 50 = 52 750 osobogodzin ogółem. Wydatki kwalifikowalne = 52 750 x 10 EUR = 527 500 EUR. Mając na uwadze, że są to dwa różne projekty/działania stanowiące odrębną część tej samej operacji i pokrywające różne koszty operacji, nie ma ryzyka podwójnego finansowania, ponieważ koszty każdego projektu/działania są wyraźnie oddzielone |
2.3.2. Koszty personelu obliczane według stawki godzinowej (art. 55 ust. 2-4 RWP)
W art. 55 ust. 2 RWP określono dwie szczegółowe metody obliczania bezpośrednich kosztów personelu 13 . Obie metody można wykorzystać do obliczenia stawki godzinowej w celu ustalenia bezpośrednich kosztów personelu.
Te dwie metody są następujące:
– obliczenie stawki godzinowej poprzez podzielenie rocznych kosztów zatrudnienia brutto przez 1 720, art. 55 ust. 2 lit. a) RWP;
– obliczenie stawki godzinowej poprzez podzielenie miesięcznych kosztów zatrudnienia brutto przez średni miesięczny czas pracy, art. 55 ust. 2 lit. b) RWP.
Decyzja o wyborze metody, którą należy zastosować, należy do instytucji zarządzającej. Metodę, o której mowa w art. 55 ust. 2 lit. b) RWP, można zastosować nawet w przypadku, gdy dostępne są dane dotyczące rocznych kosztów zatrudnienia brutto. Obliczone bezpośrednie koszty personelu związane są z realizacją operacji. "Realizację operacji" należy rozumieć jako obejmującą wszystkie etapy operacji.
| Przykład |
|
W przypadku niektórych rodzajów projektów skierowanych do MŚP w dziedzinie badań, rozwoju i innowacji kluczowym elementem są koszty personelu. Opcjonalne zastosowanie stawek jednostkowych jest mile widzianym uproszczeniem dla MŚP. Jednostkowy koszt czynności jest wyrażony w tym przypadku jako stawka godzinowa zastosowana do godzin faktycznie przepracowanych przez pracowników. Ustala się ją z wyprzedzeniem w dokumencie określającym warunki wsparcia operacji, w którym określa się maksymalną kwotę pomocy finansowej wyrażoną jako maksymalna liczba przepracowanych godzin, na które przyzwolono, przemnożona przez stawkę jednostkową (wyliczone koszty zaangażowanych pracowników). Mając na celu ujęcie, poprzez jak najlepsze przybliżenie, rzeczywistych kosztów oraz biorąc pod uwagę rozróżnienie między regionami i sektorami, koszt standardowej jednostki definiuje się jako stawkę godzinową kosztów personelu według następującego wzoru (na podstawie art. 55 ust. 2 lit. a) RWP): Godzinowe koszty personelu = najbardziej aktualne udokumentowane roczne koszty brutto (szczegółowe informacje na temat tego, jakie koszty można uwzględnić, znajdują się w rozdziale 2.2.1) podzielone przez 1 720 godzin. Na przykład: stawka godzinowa = 60 000 EUR / 1 720 godzin = 34,88 EUR/godz. Pomoc finansowa przeznaczona na operację jest wyliczana jako iloczyn stawki godzinowej i rzeczywistej i zweryfikowanej liczby przepracowanych godzin. W tym celu MŚP mają obowiązek zachowywać wszystkie dokumenty potwierdzające liczbę godzin przepracowanych przez personel w ramach projektu (np. arkusze czasu pracy wydrukowane z systemu informatycznego), a instytucja zarządzająca musi zachowywać wszystkie dokumenty uzasadniające stawki godzinowe kosztów personelu. Zmniejszenie zweryfikowanej liczby przepracowanych godzin powoduje z zasady zmniejszenie ostatecznej kwoty do zapłaty Inny przykład: Sytuacja jak wyżej, ale stawka godzinowa kosztów personelu obliczana jest następująco: Godzinowe koszty personelu = najbardziej aktualne udokumentowane roczne koszty brutto (szczegółowe informacje na temat tego, jakie koszty można uwzględnić, znajdują się w rozdziale 2.2.1) podzielone przez średnie ustawowe godziny pracy (z uwzględnieniem urlopu corocznego). Na przykład: stawka godzinowa = 60 000 EUR / (1 980 godzin - 190 godzin urlopu corocznego) = 60 000/1 790 = 33,52 EUR/godz |
Obliczenie stawki godzinowej poprzez podzielenie najbardziej aktualnych udokumentowanych rocznych kosztów zatrudnienia brutto przez 1 720 godzin, Art. 55 ust. 2 Lit. A) rwp
Pierwsza metoda określona w art. 55 ust. 2 lit. a) RWP polega na ustaleniu bezpośrednich kosztów personelu poprzez obliczenie stawki godzinowej w następujący sposób:
Mianownik, tj. 1 720 godzin, to standardowy czas pracy w ciągu roku, który można stosować bezpośrednio, bez wymogu dokonywania przez państwa członkowskie jakichkolwiek obliczeń. Liczba ta opiera się na średniej tygodniowej liczbie godzin pracy w państwach członkowskich pomnożonej przez 52 tygodnie, pomniejszonej o coroczny płatny urlop oraz o średnią liczbę dni w roku ustawowo wolnych od pracy. Odpowiada ona jednemu ekwiwalentowi pełnego czasu pracy (EPC) i może być stosowana we wszystkich sytuacjach, w których pracownik pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy. Ma to również zastosowanie, jeżeli zgodnie z prawem krajowym lub mającym zastosowanie układem zbiorowym EPC odpowiada mniej niż 40 godzinom tygodniowo.
W przypadku osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy należy zastosować odpowiedni proporcjonalny odsetek 1 720 godzin. Na przykład w celu obliczenia stawki godzinowej dla osoby pracującej tylko w 50 % wymiarze czasu pracy (tj. 0,5 ekwiwalentu pełnego czasu pracy (EPC) dla beneficjenta) mianownik wynosiłby 860 godzin (1 720 x (50/100) = 860). Punktem odniesienia powinien być czas pracy określony w umowie o pracę lub decyzji o powołaniu.
Wartość w liczniku należy jednak uzasadnić. W rozporządzeniu w sprawie wspólnych przepisów mowa jest o "najbardziej aktualnych udokumentowanych rocznych kosztach zatrudnienia brutto". Koszty zatrudnienia brutto nie są jednak zdefiniowane w rozporządzeniu w sprawie wspólnych przepisów. Zgodnie z art. 63 ust. 1 RWP w ramach zasad kwalifikowalności konieczne będzie określenie, co obejmują roczne koszty zatrudnienia brutto, z uwzględnieniem zwykłych praktyk księgowych (zob. rozdział 3.2.1). Na przykład mające zastosowanie przepisy mogą określać, że wydatki na dojazdy do miejsca pracy stanowią część kosztów zatrudnienia brutto.
W rozporządzeniu mowa jest o obliczaniu stawki godzinowej przy użyciu "najbardziej aktualnych" udokumentowanych rocznych kosztów zatrudnienia brutto. Oznacza to, że wykorzystywane dane muszą być najnowszymi dostępnymi danymi. Metoda obliczeniowa oparta na danych historycznych beneficjenta jest zatem zazwyczaj nieadekwatna. Zgodnie z określeniem "najbardziej aktualne" w art. 55 ust. 2 RWP państwa członkowskie powinny zapewnić, aby użyte dane były dostatecznie aktualne, a zatem wskazywały rzeczywiste bezpośrednie koszty personelu.
Roczne koszty zatrudnienia brutto nie muszą odnosić się do roku kalendarzowego ani budżetowego (na przykład mogłyby to być dane dotyczące okresu od października 2022 r. do września 2023 r.). Ważne jest natomiast, aby koszty zatrudnienia brutto obejmowały pełen 12-miesięczny okres. Może to być 12-miesięczny okres poprzedzający koniec okresu sprawozdawczego (dotyczącego operacji lub programu), okres 12 miesięcy przed dokumentem określającym warunki udzielenia dotacji na operację albo 12 miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego. Zgodnie z art. 55 ust. 4 RWP w przypadku gdy dane za pełen okres 12 miesięcy nie są dostępne,
– można je wyliczyć na podstawie dostępnych udokumentowanych kosztów zatrudnienia brutto (np. instytucja zarządzająca mogłaby wykorzystać dane dotyczące pracownika, w którego przypadku istnieją dane za okres 4 miesięcy, i ekstrapolować je w celu uzyskania rocznego kosztu zatrudnienia brutto, uwzględniając w stosownych przypadkach kwestie takie jak ustawowe wynagrodzenie za czas urlopu lub tak zwane trzynaste wynagrodzenie),
– można je wyliczyć na podstawie dokumentu zatrudnienia (tj. umowy o pracę lub decyzji o powołaniu).
Roczne koszty zatrudnienia brutto mogą być oparte na rzeczywistych kosztach zatrudnienia tej osoby. Jeżeli dana osoba nie przepracowała całego miesiąca (np. rozpoczęcie umowy nie następuje na początku miesiąca, a zatem dostępne dane nie obejmują całego miesiąca), można przyjąć wartości ekstrapolowane w celu uzyskania odpowiedniego wskaźnika zastępczego rzeczywistych kosztów w okresie 12 miesięcy.
Roczne koszty zatrudnienia brutto mogą też być oparte na średniej kosztów zatrudnienia większej zbiorczej grupy pracowników, na przykład należących do tej samej grupy zaszeregowania lub których łączą inne podobne wskaźniki w przybliżeniu korelujące z poziomem kosztów zatrudnienia.
Najbardziej aktualne roczne koszty zatrudnienia brutto należy udokumentować: można to zrobić za pomocą sprawozdań finansowych, sprawozdań płacowych, odniesień do ogólnodostępnych umów lub dokumentów itp. Dokumenty potwierdzające muszą być możliwe do skontrolowania.
W szczególnych sytuacjach kwotę stawki godzinowej można również ustalić po rozpoczęciu projektu. Można ją ustalić na przykład w chwili, gdy pracownik najemny zaangażuje się w projekt (podpisanie umowy o pracę lub zmiana zakresu obowiązków pracownika) lub w momencie, gdy beneficjent przedkłada instytucji zarządzającej sprawozdanie z poniesionych kosztów. W tym ostatnim przypadku w dokumencie określającym warunki wsparcia operacji należy jednak również określić mającą zastosowanie metodykę.
Obliczenie stawki godzinowej poprzez podzielenie miesięcznych kosztów zatrudnienia brutto przez średni miesięczny czas pracy, Art. 5 5 ust. 2 Lit. B) rwp.
Przy obliczaniu stawki godzinowej w celu ustalenia bezpośrednich kosztów personelu na podstawie art. 55 ust. 2 lit. b) RWP to do państwa członkowskiego (państw członkowskich) należy ustalenie średniego miesięcznego czasu pracy zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami krajowymi, o których mowa w dokumencie zatrudnienia.
Ustalanie kwalifikowalnych kosztów personelu na podstawie obliczonej stawki godzinowej
Liczbę przepracowanych godzin należy ustalić zgodnie z zasadami kwalifikowalności danego programu. Zgodnie z art. 55 ust. 3 RWP łączna liczba zadeklarowanych godzin na osobę w danym roku lub miesiącu nie może przekraczać liczby godzin zastosowanej do obliczenia tej stawki godzinowej.
Oznacza to, że w przypadku, gdy jako mianownik przyjęto 1 720 godzin, zadeklarowane godziny nie mogą przekroczyć liczby 1 720, przy czym ta ostatnia wartość stanowi maksymalną liczbę godzin, którą można zadeklarować w przypadku pracy w ramach danej operacji w okresie 12 miesięcy. W przypadku użycia w mianowniku proporcjonalnego odsetka 1 720 godzin obowiązuje ta sama zasada (np. dla personelu z umową o pracę w niepełnym wymiarze wynoszącym 50 % w mianowniku wskazano by 860 godzin; dlatego też maksymalna liczba godzin, jaką można zadeklarować w przypadku odnośnego personelu w ciągu roku, wynosi 860). W przypadku personelu przydzielonego do kilku operacji górny limit stosuje się odpowiednio proporcjonalnie do każdej operacji i nie może on przekroczyć maksymalnej liczby godzin, którą można zadeklarować na dany personel w okresie 12 miesięcy.
W przypadku art. 55 ust. 2 lit. b) RWP godziny zadeklarowane jako średni miesięczny czas pracy danej osoby niekoniecznie muszą stanowić liczbę faktycznie przepracowanych godzin; należy uwzględnić średni miesięczny czas pracy określony w dokumencie zatrudnienia, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami krajowymi. Godziny zadeklarowane w celu obliczenia kwalifikowalnych kosztów personelu nie mogą jednak przekraczać liczby godzin miesięcznie wykorzystanych do obliczenia tej stawki godzinowej, zgodnie z art. 55 ust. 3 RWP.
W przypadku gdy stawkę godzinową oblicza się na podstawie art. 55 ust. 2 lit. a) RWP do obliczenia i zadeklarowania kwalifikowalnych kosztów personelu należy wykorzystywać wyłącznie godziny faktycznie przepracowane, ponieważ w standardowym mianowniku wynoszącym 1 720 odliczono już urlop coroczny i dni ustawowo wolne od pracy. Zwolnienie chorobowe można zadeklarować jako koszty personelu, jeżeli związane z nim koszty obciążają beneficjenta (tzn. zostały poniesione przez beneficjenta). W przypadku pokrycia kosztów przez stronę trzecią (np. długoterminowe zwolnienie chorobowe, którego koszty pokrywa system zabezpieczenia społecznego) lub w przypadku urlopu bezpłatnego lub bezpłatnej nieobecności (np. nieusprawiedliwionych nieobecności), w związku z którymi beneficjent nie ponosi żadnych kosztów, odpowiednie nieprzepracowane godziny/dni nie powinny być uwzględniane przy ustalaniu kwalifikowalnych kosztów personelu, które można zadeklarować. Wynika to z faktu, że w tych przypadkach beneficjent nie ponosi żadnych kosztów. Jeżeli jednak występują koszty personelu związane z dodatkowym personelem zastępującym osobę na zwolnieniu chorobowym (lub nieobecną w innym trybie), są one kwalifikowalne (tzn. odpowiednie przepracowane godziny uwzględnia się przy obliczaniu kwalifikowalnych kosztów personelu w tym czasie).
W przypadku zastosowania art. 55 ust. 2 lit. a) lub b) RWP uzyskany wynik stawki godzinowej należy uznać za stawkę jednostkową. Tę stawkę jednostkową można stosować w przypadku refundacji wydatków na koszty L-k-f personelu i można ją również stosować do obliczania bezpośrednich kosztów personelu jako kosztów
bazowych do celów stosowania stawek ryczałtowych (np. stosując stawkę ryczałtową w wysokości 15 % zgodnie z art. 54 akapit pierwszy lit. b) RWP lub do obliczania wszystkich pozostałych kosztów kwalifikowalnych, stosując stawkę ryczałtową w wysokości 40 % zgodnie z art. 56 ust. 1 RWP). W przypadku projektu realizowanego w ciągu kilku lat instytucja zarządzająca może zdecydować się na uaktualnienie stawki godzinowej bezpośrednich kosztów personelu, gdy pojawią się nowe dane, lub stosować tę samą stawkę przez cały okres realizacji. Jeżeli okres realizacji jest wyjątkowo długi, dobrą praktyką byłoby określenie w metodyce etapów pośrednich, na których można byłoby zmieniać stawkę godzinową kosztów personelu i sposób jej ustalenia (metoda dostosowania).
Personel pracujący w niepełnym wymiarze czasu pracy na rzecz operacji przez określoną ilość czasu miesięcznie, Art. 55 Ust. 5 rwp.
W przypadku gdy pracownicy pracują w niepełnym wymiarze czasu pracy, lecz przez stały odsetek godzin miesięcznie, art. 55 ust. 5 RWP stanowi, że nie ma obowiązku ustanawiania odrębnego systemu rejestracji czasu pracy. Od pracodawcy wymaga się jednak wydania dokumentu określającego stały odsetek godzin przepracowanych miesięcznie przy danej operacji i ten odsetek może być wykorzystany do obliczenia kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu. Odsetek ten może również być ustalony w umowie o pracę. Na przykład, jeżeli dana osoba spędza 60 % czasu przy pracy nad projektem, kwalifikowalne bezpośrednie koszty personelu w przypadku takiej osoby można obliczyć mnożąc koszty zatrudnienia brutto (oparte albo na rzeczywistych kosztach, albo na obliczonej stawce jednostkowej) przez 60 %.
| Przykład |
|
Można ustalić różne stawki jednostkowe dla różnych grup pracowników w projektach, np. dla kierownika projektu, pracowników pełniących kluczowe funkcje oraz personelu administracyjnego. Różnice te powinny być powiązane z obiektywnymi względami, aby zagwarantować, że stawki jednostkowe stanowią wiarygodny wskaźnik zastępczy rzeczywistych kosztów. Dla każdej grupy pracowników można określić warunki dotyczące poziomu wykształcenia lub doświadczenia zawodowego. Na przykład dyplom magistra dla jednej grupy (grupa 1), dyplom licencjata dla drugiej grupy (grupa 2) oraz odpowiednie kwalifikacje szkoleniowe dla trzeciej grupy (grupa 3). W takim przypadku refundacja stawki jednostkowej dla określonej grupy będzie musiała być uzależniona od spełnienia warunku związanego z tą grupą (np. w celu refundacji stawki jednostkowej dla grupy 1 ścieżka audytu musi obejmować dyplom magistra). |
Kwoty ryczałtowe można stosować na obu poziomach refundacji, tj. na "wyższym poziomie" zwrotu wkładu Unii (art. 51 lit. d) RWP), jak i na "niższym poziomie" w przypadku dotacji przyznawanych beneficjentowi przez państwa członkowskie (art. 53 ust. 1 lit. c) RWP).
2.4.1. Zasady ogólne
W przypadku kwot ryczałtowych wszelkie wydatki kwalifikowalne lub część wydatków kwalifikowalnych na daną operację lub projekt oblicza się na podstawie wcześniej ustalonej i należycie uzasadnionej kwoty i są one refundowane, jeżeli zakończono realizację ustalonych wcześniej czynności lub produktów.
Kwoty ryczałtowe mogą być odpowiednie w przypadku, gdy stawki jednostkowe nie są odpowiednim rozwiązaniem, ponieważ brakuje łatwych do zidentyfikowania ilości, np. w przypadku opracowania zestawu narzędzi, organizacji otwartego wydarzenia społecznego, seminarium itp.
W niektórych przypadkach instytucje zarządzające mogą być zniechęcone do stosowania kwot ryczałtowych ze względu na fakt, że wynik zazwyczaj uznaje się za osiągnięty bądź nieosiągnięty, co prowadzi do zerojedynkowej sytuacji - wypłaty bądź braku wypłaty - w zależności od pełnego osiągnięcia wyniku. Tę sytuację można jednak łagodzić, wprowadzając płatności etapowe związane z osiągnięciem pewnych ustalonych wcześniej celów pośrednich.
| Przykład 1: EFRR |
|
W celu promowania produktów lokalnych grupa małych przedsiębiorstw chce wspólnie uczestniczyć w targach handlowych. Instytucja zarządzająca podejmuje decyzję o zastosowaniu kwoty ryczałtowej do wyliczenia pomocy publicznej. W tym celu wzywa się tę grupę przedsiębiorstw do przedłożenia propozycji budżetu obejmującego koszty wynajmu, zbudowania i prowadzenia stoiska. Na podstawie tej propozycji ustala się kwotę ryczałtową w wysokości 20 000 EUR. Wypłata na rzecz beneficjenta zostanie dokonana na podstawie dowodu uczestnictwa w targach. Ocena projektu budżetu i powiązane dokumenty potwierdzające do celów obliczenia lub uzasadnienia kosztów wszystkich kategorii projektu budżetu powinny być przechowywane na potrzeby audytów. |
| Przykład 2: EFS+ |
|
Organizacja pozarządowa oferująca usługi opieki nad dziećmi potrzebuje wsparcia, aby uruchomić nowe działanie. W swoim wniosku proponuje ona kwotę ryczałtową, przedkładając projekt szczegółowego budżetu, aby rozpocząć działanie i prowadzić je przez okres jednego roku. Po pierwszym roku działanie będzie utrzymywane samodzielnie. Przykładowo, kwota ryczałtowa pokryłaby wydatki związane z pensją jednej osoby odpowiedzialnej za opiekę nad dziećmi w ciągu jednego roku, amortyzacją nowego sprzętu, kosztami promocji nowego działania i kosztami pośrednimi związanymi z zarządzaniem, kosztami obsługi księgowej, wody, energii elektrycznej, ogrzewania, kosztami najmu itp.). Na podstawie projektu szczegółowego budżetu instytucja zarządzająca przyznaje kwotę ryczałtową w wysokości 47 500 EUR na pokrycie wszystkich tych kosztów Po zakończeniu operacji kwota zostanie wypłacona organizacji pozarządowej na podstawie produktu, jeżeli opieką została objęta uzgodniona dodatkowa liczba (10) dzieci. Nie jest więc konieczne udokumentowanie rzeczywistych kosztów poniesionych w związku z tym działaniem. Oznacza to jednak, że jeżeli opieką objętych będzie tylko 9 dzieci, koszty kwalifikowalne wyniosą zero, a kwota ryczałtowa nie zostanie wypłacona. Aby złagodzić tę sytuację można w dokumencie określającym warunki wsparcia operacji wskazać cel pośredni stwierdzający, że w przypadku objęcia opieką 5 dzieci wypłacona będzie połowa całkowitej kwoty (23 750 EUR). |
| Przykład 3: EFS+ |
|
Organizacja pozarządowa wnioskuje o organizację lokalnego seminarium i opracowanie zestawu narzędzi dotyczących społeczno-gospodarczej sytuacji społeczności romskiej w danym regionie państwa członkowskiego. Dokument określający warunki wsparcia operacji będzie zawierać projekt szczegółowego budżetu i cele dotacji: 1) organizacja seminarium i 2) opracowanie zestawu narzędzi w celu wyczulenia pracodawców w regionie na specyficzne problemy Romów. Ze względu na charakter operacji (operacja, której koszt trudno jest określić ilościowo za pomocą stawek jednostkowych), instytucja zarządzająca decyduje się na zastosowanie opcji kwoty ryczałtowej. W celu wyliczenia kwoty ryczałtowej instytucja zarządzająca zażąda projektu szczegółowego budżetu dla każdej z operacji: po negocjacjach dotyczących projektu szczegółowego budżetu kwotę ryczałtową ustala się na: 45 000 EUR w rozbiciu na dwa projekty - 25 000 EUR na seminarium i 20 000 EUR na zestaw narzędzi. Jeśli warunki zawarte w dokumencie określającym warunki wsparcia operacji są spełnione (zorganizowanie seminarium, opracowanie zestawu narzędzi), po zamknięciu projektu kwota 45 000 EUR zostanie uznana za koszty kwalifikowalne. Dokumenty potwierdzające będą wymagane jako dowód zorganizowania seminarium i opracowania ostatecznego kompletnego zestawu narzędzi. Jeśli zrealizowany zostanie tylko jeden z projektów (na przykład seminarium), dotacja zostanie ograniczona do danej części (25 000 EUR), w zależności od warunków uzgodnionych w dokumencie określającym warunki wsparcia operacji. |
| Przykład 4: EFMRA | |
|
Wsparcie na rzecz przygotowywania i realizacji przez organizacje producentów planów produkcji i obrotu Kwota ryczałtowa (wypłacana po zatwierdzeniu sprawozdania rocznego z realizacji planu) oparta jest na danych historycznych (godziny i inne koszty zgłaszane w ostatnim czasie przez organizacje producentów). Przygotowanie i realizacja planów produkcji i obrotu może być podzielone na różne działania, na których podstawie określa się średni koszt, który następnie mnoży się przez mającą zastosowanie intensywność pomocy. |
USTALANIE UPROSZCZONYCH METOD ROZLICZANIA KOSZTÓW
Do celów refundacji wkładu Unii SCO można stosować wyłącznie po ich zatwierdzeniu decyzją Komisji zatwierdzającą program lub jego zmianę lub po ich przyjęciu w akcie delegowanym Komisji zgodnie z art. 94 ust. 1 RWP.
SCO stosowane do refundacji dotacji przyznanych beneficjentowi przez państwa członkowskie również muszą zostać określone ex ante (tj. z wyprzedzeniem). Zgodnie z art. 73 ust. 3 RWP i art. 22 ust. 6 rozporządzenia w sprawie Interreg w odniesieniu do programów Interreg instytucja zarządzająca musi zapewnić, aby beneficjent lub partner wiodący operacji Interreg otrzymał dokument określający warunki wsparcia każdej operacji. W dokumencie tym zasadnicze znaczenie ma informowanie beneficjentów o szczegółowych wymogach dotyczących uzasadnienia zadeklarowanych wydatków i konkretnych produktów lub wyników, które mają zostać osiągnięte.
Zgodnie z art. 73 ust. 3 RWP i art. 22 ust. 6 rozporządzenia w sprawie Interreg w odniesieniu do programów Interreg metodę, którą należy zastosować do określania kosztów operacji, i warunki płatności należy uwzględnić najpóźniej w dokumencie określającym warunki wsparcia operacji. Odpowiednie metody i warunki mogłyby zostać włączone do zasad programu lub zaproszeń do składania wniosków.
Aby zapewnić poszanowanie zasady przejrzystości i równego traktowania, w zaproszeniach do składania wniosków skierowanych do potencjalnych beneficjentów należy wspomnieć o stosowaniu uproszczonych metod rozliczania kosztów w celu refundacji kosztów. W przypadkach, w których nie ogłasza się zaproszenia do składania wniosków, w zasadach programu lub przepisach krajowych dotyczących danych operacji należy wspomnieć o stosowaniu uproszczonych metod rozliczania kosztów.
Należy ponadto unikać stosowania ich z mocą wsteczną w przypadku operacji, które już zostały wybrane lub są już realizowane na podstawie rzeczywistych kosztów, gdyż w takim przypadku równe traktowanie beneficjentów może nie być zapewnione. Uproszczone metody rozliczania kosztów można stosować w odniesieniu do operacji wybranych po rozpoczęciu ich realizacji. Wsparcie powinno być jednak zgodne z art. 63 ust. 6 RWP, który stanowi, że operacje nie powinny zostać wybrane do wsparcia z funduszy, w przypadku, gdy zostały fizycznie ukończone lub w pełni wdrożone przed przedłożeniem wniosku o dofinansowanie w ramach programu. Uproszczone metody rozliczania kosztów, obejmujące również wydatki kwalifikowalne poniesione przez beneficjentów przed wyborem operacji, mogą być stosowane w takich operacjach, a w niektórych przypadkach ich stosowanie jest obowiązkowe (zob. rozdział 1.4). To, czy wydatki zostały już poniesione przez beneficjentów przed ogłoszeniem zaproszenia do składania wniosków, nie ma znaczenia dla stosowania uproszczonych metod rozliczania kosztów, o ile działania stanowiące podstawę refundacji kosztów mają zostać przeprowadzone w okresie kwalifikowalności (art. 63 ust. 2 RWP) i wydatki te nie stanowiły części wydatków wcześniej zadeklarowanych Komisji.
Raz ustalonej stawki jednostkowej, stawki ryczałtowej lub kwoty (w przypadku kwot ryczałtowych) nie można zmienić w trakcie lub po realizacji operacji w celu zrekompensowania wzrostu kosztów lub niedostatecznego wykorzystania dostępnego budżetu. Jeżeli okres realizacji jest szczególnie długi, dobrą praktyką byłoby określenie z wyprzedzeniem metody dostosowania określającej, kiedy i w jaki sposób można zmienić stawkę jednostkową, stawkę ryczałtową lub kwotę (w odniesieniu do metod dostosowania zob. rozdział 3.4 niniejszych wytycznych) 15 . Każdą zmianę stawki jednostkowej, stawki ryczałtowej lub kwoty w przypadku braku metody dostosowania uznaje się za nową uproszczoną metodę rozliczania kosztów. W wyjątkowych przypadkach, w przypadku operacji wieloletnich, możliwe jest rozliczenie rachunków i dokonanie płatności na podstawie rzeczywistych kosztów odpowiednich działań w ramach operacji po wykonaniu pierwszej części operacji, a następnie wprowadzenie opcji finansowania według stawek ryczałtowych, stawek jednostkowych lub kwot ryczałtowych na pozostałą część/pozostały czas trwania operacji. W takich przypadkach okres, za który deklarowane są rzeczywiste koszty, powinien być wyraźnie oddzielony od okresu, za który koszty są deklarowane na podstawie uproszczonych metod rozliczania kosztów, tak aby unikać podwójnego deklarowania kosztów projektu.
Metodykę ustalania SCO określono w art. 53 ust. 3 RWP i w art. 94 ust. 2 RWP. Ogólnie rzecz biorąc, metodyka ta jest taka sama w przypadku ustalania SCO na niższym i wyższym poziomie (z pewnymi wyjątkami wyraźnie wskazanymi w niniejszym rozdziale).
3.2.1. Rzetelna, sprawiedliwa i weryfikowalna metoda obliczania
Kwoty, stawki i stawki jednostkowe można ustalić na podstawie rzetelnej, sprawiedliwej i weryfikowalnej metody obliczania, jak określono w art. 53 ust. 3 lit. a) RWP i art. 94 ust. 2 akapit drugi lit. a) RWP.
Zasady ogólne
Wyliczenie musi być rzetelne:
wyliczenie musi być zasadne, tj. oparte na rzeczywistości, a nie przesadne ani skrajne. Jeśli dana stawka jednostkowa funkcjonowała w przeszłości na poziomie między 1 EUR a 2 EUR, Komisja nie spodziewa się stawki na poziomie 7 EUR. Z tego punktu widzenia zasadnicze znaczenie będzie miała metoda wykorzystana do ustalenia stawki jednostkowej, stawki ryczałtowej lub kwoty ryczałtowej. Instytucja zarządzająca (lub komitet monitorujący w przypadku programów Interreg) musi być w stanie wyjaśnić i uzasadnić swoje wybory. Rzetelna metoda obliczania może uzasadniać różnice w stawkach/ kwotach, biorąc pod uwagę szczególne warunki lub potrzeby. Na przykład realizacja projektu może kosztować więcej w odległym regionie niż w regionie centralnym ze względu na wyższe koszty transportu;
Wyliczenie musi być sprawiedliwe:
przez pojęcie "sprawiedliwego" wyliczenia rozumie się, że nie faworyzuje ono niektórych beneficjentów lub operacji kosztem innych. Wyliczenie stawek jednostkowych, kwoty ryczałtowej lub stawki ryczałtowej musi gwarantować równe traktowanie podobnych beneficjentów lub operacji. Wszelkie różnice w kwotach lub stawkach powinny opierać się na obiektywnym uzasadnieniu tj. obiektywnych cechach beneficjentów lub operacji.
Wyliczenie musi być weryfikowalne:
ustalenie stawek ryczałtowych, stawek jednostkowych lub kwot ryczałtowych powinno opierać się na dokumentacji, którą można zweryfikować 16 . Instytucja zarządzająca musi być w stanie wykazać, na jakiej podstawie ustalono uproszczoną metodę rozliczania kosztów. Zasadniczą kwestią jest zapewnienie zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami.
Organ ustalający metodykę uproszczonej metody rozliczania kosztów powinien udokumentować przynajmniej:
– opis metody obliczania, z uwzględnieniem kluczowych etapów obliczeń,
– źródła danych wykorzystywanych do analizy i obliczeń, w tym ocenę znaczenia danych dla przewidywanych operacji i ocenę jakości danych,
– samo wyliczenie służące określeniu wartości uproszczonych metod rozliczania kosztów.
Źródła danych
Przy ustalaniu uproszczonych metod rozliczania kosztów wykorzystane dane muszą być istotne dla rozważanych SCO. Należy podać i udokumentować źródła danych wykorzystywanych do obliczeń - w tym ocenę znaczenia danych dla przewidywanych operacji i ocenę jakości danych.
Nie istnieje wcześniej określony minimalny zestaw danych wymaganych do obliczenia uproszczonych metod rozliczania kosztów. Zależy to od cech charakterystycznych populacji. Jeżeli dane są bardzo rozproszone, ich ilość musi być duża. Z drugiej strony, jeżeli dane są jednorodne i reprezentatywne dla populacji, zbiór danych może obejmować mniejszą ilość danych.
Dane mogą pochodzić z różnych źródeł. Wiarygodność wykorzystywanych danych będzie zależała od ich źródła. Na przykład dane pochodzące z krajowych urzędów statystycznych lub Eurostatu uznaje się za wiarygodne. W przypadku niektórych źródeł danych mogą być potrzebne bardziej szczegółowe kontrole w celu potwierdzenia wiarygodności danych. W niektórych przypadkach profesjonalny osąd instytucji audytowej można wykorzystać do podjęcia decyzji, czy należy przeprowadzić dodatkowe kontrole na podstawie próby (z uwzględnieniem wszelkich dostępnych instytucji audytowej informacji na temat rodzaju danych, sposobu ich zestawiania, wewnętrznych procedur organów zatwierdzających przekazane informacje itp.). Ocena ex ante metodyki przez instytucję audytową nie jest jednak obowiązkowa (ale zalecana) przy ustalaniu SCO na niższym poziomie.
Jeżeli dane pochodzące z wiarygodnych źródeł (tj. opublikowane sprawozdania i oficjalne internetowe bazy danych) nie są wykorzystywane bezpośrednio jako takie (tj. automatycznie generowane z bazy danych źródła), lecz są zestawiane w ujednoliconej formie, dobrą praktyką jest porównanie (na podstawie próby), czy zestawione dane liczbowe są zgodne z oficjalnymi sprawozdaniami. Ponieważ jednak nie zawsze będzie to łatwe do wykonania w praktyce, instytucja audytowa, w przypadku, gdy ocenia metodykę ex ante, może wykorzystać swój profesjonalny osąd, aby zdecydować, czy należy przeprowadzić dodatkową kontrolę na podstawie próby, biorąc pod uwagę wszelkie dostępne instytucji audytowej informacje na temat rodzaju danych, sposobu zestawiania danych, wewnętrznych procedur organu zestawiającego przekazane informacje itp.).
Stosowanie "statystycznych", zweryfikowanych danych historycznych lub zwykłych praktyk księgowania kosztów
Przy ustalaniu SCO instytucje zarządzające mogą korzystać z danych statystycznych (z różnych źródeł), zweryfikowanych danych historycznych (dotyczących projektów lub operacji finansowanych z funduszu objętego RWP) 17 lub zwykłych praktyk księgowania kosztów.
W przypadku gdy instytucja zarządzająca podejmuje decyzję o wykorzystaniu danych statystycznych lub zweryfikowanych danych historycznych, powinna opisać:
– uwzględnione kategorie kosztów,
– zastosowaną metodę obliczania,
– długość szeregów danych, które należy uzyskać: należy uzyskać dane za okres reprezentatywny, aby zidentyfikować wszelkie potencjalne szczególne przypadki, które wpłynęłyby na rzeczywiste koszty w określonym roku, jak też tendencje w zakresie kwot kosztów. Ten reprezentatywny okres odniesienia stosuje się w celu uwzględnienia wahań rocznych. Na przykład okres trzech lat można uznać za reprezentatywny. Jeżeli jednak instytucja zarządzająca jest w stanie wykazać, że wykorzystanie danych w okresie krótszym niż trzy lata jest uzasadnione, może to być dopuszczalne (np. w przypadku opracowania nowego programu i dostępności danych tylko za okres dwóch lat, może to wystarczyć; w przypadku gdy nie istnieją dane za okres trzech lat, w zależności od specyfiki sprawy, dane za okres dwóch lat mogą zostać zaakceptowane). Należy jednak oceniać to indywidualnie w każdym przypadku,
Planowany budżet konkretnej operacji może zostać wykorzystany do ustalenia SCO na podstawie projektu budżetu zgodnie z art. 53 lit. b) RWP w przypadku operacji, których koszt nie przekracza 200 000 EUR, oraz zgodnie z art. 94 ust. 2 lit. b) RWP.
– stosowaną kwotę referencyjną, na przykład średnie koszty w okresie odniesienia lub koszty zarejestrowane w minionych latach,
– ewentualne dostosowania, które są konieczne w celu zaktualizowania kwoty referencyjnej. W celu aktualizacji kosztów z poprzednich lat do cen bieżących można zastosować korektę.
Zgodnie z art. 53 ust. 3 lit. a) ppkt (ii) i (iii) instytucja zarządzająca może również wykorzystać dane dotyczące poszczególnych beneficjentów do ustalenia SCO mających zastosowanie do poszczególnych beneficjentów. Biorąc pod uwagę wymogi związane ze stosowaniem danych specyficznych dla beneficjenta, metodyka ta stanowi jednak uproszczenie, na przykład w przypadku beneficjentów, którzy będą realizować wiele projektów w trakcie okresu programowania.
Zweryfikowane dane historyczne poszczególnych beneficjentów
Metoda ta polega na gromadzeniu historycznych danych księgowych beneficjenta dotyczących faktycznych kosztów poniesionych w odniesieniu do kategorii kosztów kwalifikowalnych objętych uproszczonymi metodami rozliczania kosztów. W stosownych przypadkach dane te powinny obejmować jedynie centrum kosztów lub dział beneficjenta, które są związane z daną operacją. W praktyce oznacza to istnienie analitycznego systemu rachunkowości na poziomie beneficjenta. Ponadto oznacza to, że wszelkie wydatki niekwalifikowalne zostaną wyeliminowane z obliczeń dotyczących uproszczonych metod rozliczania kosztów.
Zastosowanie zwykłych praktyk księgowania kosztów poszczególnych beneficjentów
Zwykłe praktyki księgowe są praktykami, które beneficjent stosuje do rozliczania całej swojej bieżącej działalności i finansów (również tych, które nie są powiązane ze wsparciem UE). Metody te muszą być zgodne z krajowymi regułami i standardami rachunkowości. Okres stosowania nie ma decydującego znaczenia. Praktyki księgowej nie uznaje się za "zwykłą", jeżeli została dostosowana na potrzeby określonej operacji lub zbioru operacji, na przykład operacji objętych wsparciem UE, i różni się od praktyki księgowej (praktyk księgowych) stosowanej/stosowanych w innych przypadkach.
Ważne jest dokonanie rozróżnienia pomiędzy kosztami rzeczywistymi a kosztami ustalonymi zgodnie ze zwykłą praktyką księgowania kosztów stosowaną przez poszczególnych beneficjentów.
Koszty rzeczywiste oznaczają zatem koszty obliczone możliwie jak najdokładniej ("Koszty rzeczywiście poniesione i zapłacone przez beneficjenta") w okresie operacji. Na przykład w przypadku stawek godzinowych kosztów personelu dopuszcza się stosowanie standardowej liczby godzin jako mianownika (zob. np. 1 720 godzin w rozdziale 2.3.2), ale licznikiem do celów obliczenia "kosztów rzeczywistych" są całkowite kwalifikowalne koszty personelu dla każdej określonej osoby przypisanej do działania.
Godzinowy koszt w oparciu o praktyki księgowania kosztów beneficjenta można obliczyć na podstawie średniej kosztów wynagrodzenia większej zbiorczej grupy pracowników. Średnią tą jest zwykle grupa zaszeregowania lub podobny wskaźnik, który zasadniczo odpowiada poziomowi kosztów zatrudnienia brutto, ale komparatorem może być również centrum kosztów lub dział (związany z operacją), w przypadku, gdy poziom kosztów zatrudnienia brutto może się znacznie różnić w zbiorczej grupie pracowników.
Dlatego w celu zapewnienia równego traktowania beneficjentów oraz aby dotacja nie obejmowała kosztów niekwalifi- kowalnych, w dokumencie określającym warunki wsparcia operacji, w którym zezwala się beneficjentom na stosowanie własnych praktyk księgowania kosztów, trzeba przewidzieć warunki minimalne. Te warunki minimalne gwarantują, że wynikiem zastosowania praktyk księgowania kosztów będzie rzetelny i sprawiedliwy system zarówno w teorii, jak i w praktyce. Oznacza to istnienie analitycznego systemu rachunkowości na poziomie beneficjenta. Ponadto oznacza to, że wszelkie wydatki niekwalifikowalne zostaną wyeliminowane z obliczeń.
Wspólne wymogi dotyczące stosowania danych specyficznych dla poszczególnych beneficjentów
Instytucja zarządzająca będzie musiała zweryfikować dane specyficzne dla poszczególnych beneficjentów, stosując indywidualne podejście. Należy to zrobić najpóźniej przy zapewnieniu beneficjentowi dokumentu określającego warunki wsparcia operacji. W zależności od pewności uzyskanej przez instytucję zarządzającą na podstawie wewnętrznego systemu zarządzania i kontroli beneficjenta konieczne może być poświadczenie danych specyficznych dla poszczególnych beneficjentów przez audytora zewnętrznego lub, w przypadku organów publicznych, przez kompetentnego i niezależnego księgowego, tak aby zapewnić wiarygodność danych referencyjnych stosowanych przez instytucję zarządzającą. Poświadczenie danych historycznych może nastąpić w ramach badań ustawowych lub umownych. Wszelkie poświadczenia przeprowadzane w ten sposób wymagają posiadania przez audytora zewnętrznego lub niezależnego księgowego dogłębnej wiedzy o RWP i rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy w odniesieniu do np. ścieżki audytu, kwalifikowalności kosztów leżących u podstaw wydatków oraz prawa właściwego. Instytucja audytowa może zatem zostać poproszona o wsparcie tego procesu.
W przypadku gdy ryzyko błędu lub nieprawidłowości w wykorzystanych historycznych danych księgowych uznano za niskie, metoda obliczania może przykładowo opierać się na danych niepoświadczonych przez audytora ex ante. Może okazać się konieczne, aby instytucja zarządzająca była w stanie wykazać w sposób obiektywny, że ryzyko jest rzeczywiście niskie i dlaczego uważa, że system księgowy beneficjenta jest rzetelny, kompletny i dokładny.
Stosowanie innych obiektywnych informacji lub oceny eksperckiej
Inne obiektywne informacje mogą przybierać na przykład formę:
– ankiet, badania rynku itp. (konieczność zapewnienia odpowiedniej dokumentacji);
– danych dotyczących wynagrodzenia za pracę równorzędną.
Ocena ekspercka powinna opierać się na określonym zbiorze kryteriów lub wiedzy specjalistycznej uzyskanej w specyficznym obszarze wiedzy, zastosowania lub produktu, konkretnej dyscypliny, gałęzi przemysłu itp. Musi być udokumentowana i odnosić się konkretnie do szczególnych okoliczności każdej sprawy. RWP nie zawiera definicji oceny eksperckiej. Do instytucji zarządzających będzie należało szczegółowe określenie wymogów pozwalających klasyfikować ocenę jako ocenę ekspercką oraz zapewnienie braku konfliktu interesów. W przypadku każdego wybranego eksperta instytucja zarządzająca musiałaby wykazać się wiedzą specjalistyczną w danej dziedzinie, a także niezależnością.
Progi, pułapy lub inne wartości maksymalne określone w przepisach krajowych można uznać za inne obiektywne informacje. Mogą one być jednak stosowane wyłącznie przez instytucję zarządzającą, pod warunkiem, że instytucja zarządzająca może wykazać, że stanowią one wartość godziwą i wiarygodny wskaźnik zastępczy.
Wykorzystanie danych historycznych z poprzednich okresów programowania
Wykorzystanie zweryfikowanych danych historycznych z poprzednich okresów programowania (np. 2007-2013 i 2014-2020) może zostać zaakceptowane, jeżeli zostanie wykazane, że kwoty te są nadal odpowiednie. Oznacza to, że instytucje programu powinny zapewnić, aby dane te nadal stanowiły wiarygodny wskaźnik zastępczy rzeczywistych kosztów i dostosować je w razie potrzeby.
3.2.2. Projekt budżetu
Jak określono w art. 53 ust. 3 lit. b) i art. 94 ust. 2 lit. b) RWP, inną metodą ustalania uproszczonych metod rozliczania kosztów jest projekt budżetu.
Zgodnie z art. 53 ust. 3 lit. b) RWP, w przypadku SCO stosowanych na "niższym poziomie" (państwo członkowskie - beneficjent), ma to zastosowanie wyłącznie do operacji, których łączny koszt nie przekracza 200 000 EUR i musi zostać ustalone indywidualnie dla każdego przypadku i uzgodnione z wyprzedzeniem przez organ wybierający operację. Łączne koszty operacji to wszystkie koszty niezbędne do realizacji operacji, jak określono w dokumencie określającym warunki wsparcia operacji. Zgodnie z art. 94 ust. 2 lit. b) nie ma takiego ograniczenia w odniesieniu do ustalania uproszczonych metod rozliczania kosztów stosowanych na "wyższym poziomie" (Komisja - państwo członkowskie).
W przypadku małych projektów finansowanych z programów Interreg, zgodnie z art. 25 ust. 6 rozporządzenia w sprawie Interreg, beneficjent zarządzający funduszem małych projektów może - w indywidualnych przypadkach - wykorzystać projekt budżetu do ustalenia uproszczonych metod rozliczania kosztów w celu dokonania refundacji na rzecz ostatecznych odbiorców, jeśli wkład publiczny na rzecz małych projektów nie przekracza 100 000 EUR.
Możliwość wykorzystania projektu budżetu może ułatwić wdrażanie obowiązkowego stosowania uproszczonych metod rozliczania kosztów w przypadku małych operacji (zob. również art. 53 ust. 2 RWP).
W praktyce metoda ta pozwala na obliczanie niektórych kosztów uproszczonych, jeżeli operacja jest bardzo specyficzna.
W przypadku projektu budżetu wykorzystywanego na "niższym poziomie" w pierwszej kolejności instytucja zarządzająca (lub komitet monitorujący w przypadku programów Interreg) musi określić zasady metody obliczania w zaproszeniu do składania wniosków lub wraz z nim.
W związku z tym zdecydowanie zaleca się, aby instytucje zarządzające (lub komitety monitorujące w przypadku programów Interreg) określiły parametry lub maksymalne poziomy kosztów stosowane do ' porównania z tymi parametrami przynajmniej najważniejszych kosztów zawartych w budżecie. Instytucja
zarządzająca może również ustalać minimalne poziomy referencyjne dotyczące jakości oczekiwanych wyników bądź rezultatów. Brak takich parametrów lub minimalnych poziomów referencyjnych lub maksymalnych poziomów kosztów mogłoby spowodować, że instytucjom zarządzającym (lub komitetowi monitorującemu w przypadku programów Interreg) trudno byłoby zapewnić równe traktowanie i należyte zarządzanie finansami.
Na podstawie zasad programu do wnioskodawców ubiegających się o finansowanie należy przygotowanie i przedłożenie szczegółowego i merytorycznego budżetu oraz przedstawienie dokumentów uzasadniających wszystkie koszty w budżecie. SCO (w tym cele pośrednie dotyczące kwot ryczałtowych) należy określić w ścisłej współpracy z wnioskodawcami (lub beneficjentami po wyborze operacji), tak aby byli świadomi tego, co należy dostarczyć, oraz informacji/dowodów potwierdzających, które należy przedstawić w celu wygenerowania płatności.
Następnie projekty budżetów są oceniane przez instytucję zarządzającą. Nawet jeżeli jest to zalecane, przy ocenie budżetu instytucja zarządzająca nie będzie musiała porównywać projektu szczegółowego budżetu zaproponowanego przez potencjalnego beneficjenta z porównywalnymi operacjami. W przypadku wielokrotnego udzielania wsparcia temu samemu beneficjentowi zaleca się porównanie projektu szczegółowego budżetu z operacjami wcześniej objętymi wsparciem.
Instytucja zarządzająca (lub komitet monitorujący w przypadku programów Interreg) przekształca również projekt budżetu w SCO (tj. stawki ryczałtowe, kwoty ryczałtowe i stawki jednostkowe) przed wyborem operacji lub po ich wyborze (lecz przed wydaniem dokumentu określającego warunki wsparcia, które muszą obejmować SCO). Zdefiniowane SCO (i ewentualne cele pośrednie dotyczące kwot ryczałtowych) powinny być odzwierciedlone w dokumencie określającym warunek wsparcia operacji. Instytucja zarządzająca/komitet monitorujący nie może przekazać beneficjentom oceny i przekształcania projektów budżetów w SCO. W odniesieniu do małych projektów wybranych w ramach funduszy małych projektów w przypadku programów Interreg to beneficjent zarządzający funduszem małych projektów ocenia projekt budżetu.
Instytucja zarządzająca (lub komitet monitorujący w przypadku programów Interreg) powinna wykazać i zarchiwizować swoją ocenę projektu budżetu i powiązanych dokumentów potwierdzających na potrzeby obliczenia lub uzasadnienia kosztów wszystkich kategorii projektu budżetu. Projekt budżetu nie jest częścią dokumentu określającego warunki wsparcia operacji, sporządzonego między instytucją zarządzającą a beneficjentem. Weryfikacje zarządcze dotyczące operacji lub projektu będą opierać się wyłącznie na uproszczonych metodach rozliczania kosztów, a nie na samym budżecie.
Uproszczone metody rozliczania kosztów mogą opierać się na projekcie budżetu w odniesieniu do całości lub części budżetu operacji lub projektu. Na przykład w przypadku operacji składającej się z 5 różnych działań:
– działania 1 i 2 realizowane w ramach operacji są refundowane na podstawie rzeczywistych kosztów lub na podstawie innej uproszczonej metody rozliczania kosztów;
– działania 3, 4 i 5 realizowane w ramach operacji są refundowane jako stawki jednostkowe ustalone na podstawie projektu budżetu.
Do ustalenia odpowiednich kategorii kosztów w ramach projektu budżetu można również stosować stawki ryczałtowe określone w art. 54-56 RWP.
Zasady wyjaśnione powyżej mają również zastosowanie do projektu budżetu wykorzystywanego na "wyższym poziomie".
| Przykład 1 | |||||||
|
Operacje obejmują kwotę ryczałtową wynoszącą mniejniż 100 000 EUR w przypadku małego projektu przygotowawczego (np. zmniejszenie wpływu na środowisko spowodowanego przez kwaśne gleby siarczanowe). W zaproszeniu do składania wniosków instytucja pośrednicząca określa 1) wykorzystanie kwot ryczałtowych i jasno definiuje główne zadania w celu osiągnięcia określonego wyniku, cele pośrednie, harmonogram działań oraz 2) określa szczegółowe kryteria, z którymi porównywane są najważniejsze koszty ujęte w budżecie. We wniosku beneficjent przedstawia projekt budżetu i przedstawia dokumenty uzasadniające wszystkie koszty ujęte w budżecie. Beneficjent przedstawia szczegółowe informacje na temat każdej linii budżetowej w odniesieniu do każdego zadania realizowanego w ramach projektu. Są one następnie oceniane przez instytucję pośredniczącą na podstawie 1) kwalifikowalności kosztów oraz 2) uzasadnienia kosztów. W razie potrzeby instytucja pośrednicząca zwraca się o dodatkowe informacje i dane (np. dalsze porównanie z podobnymi projektami). Projekt budżetu przedstawia się następująco: | |||||||
| Zestawienie kosztów | Ogółem (w EUR) | ||||||
| 1. Koszty wynagrodzeń ogółem | 58 440 | ||||||
| 2. | Usługi zlecone | 1 000 | |||||
| 3. | Inwestycje w maszyny i urządzenia | 0 | |||||
| 4. | Inne koszty bezpośrednie | 0 | |||||
| 5. | Koszty pośrednie | 14 026 | |||||
| Ogółem | 73 466 | ||||||
|
Po przeanalizowaniu projektu budżetu instytucja pośrednicząca zatwierdza szacunkowe koszty i ustala kwotę ryczałtową w wysokości 73 466 EUR, która zostanie wypłacona beneficjentowi po zakończeniu realizacji projektu. Na etapie realizacji projektu nie jest wymagane uzasadnienie rzeczywistych kosztów. Dotacje będą refundowane na podstawie kwoty ryczałtowej ustalonej ex ante i po osiągnięciu wyniku. | |||||||
|
Przykład 2 Beneficjent zamierza zorganizować seminarium dla 50 uczestników w celu przedstawienia nowych narzędzi wdrażania. Personel poświęca czas na zaplanowanie i zorganizowanie tego wydarzenia, zostaje wynajęte pomieszczenie, niektórzy prelegenci przyjeżdżają z zagranicy, trzeba będzie także opublikować protokół wydarzenia. Istnieją również koszty pośrednie związane z personelem (koszty obsługi księgowej, wynagrodzenie dyrektora itp.) oraz z energią elektryczną, rachunkami telefonicznymi, wsparciem informatycznym itd. Projekt budżetu przedstawia się następująco 18 : | |||||||
| Koszty bezpośrednie ogółem | 45 000 | Koszty pośrednie ogółem | 7 000 | ||||
| Bezpośrednie koszty personelu | 30 000 | Pośrednie koszty personelu | 4 000 | ||||
| Koszty pomieszczeń | 4 000 | Energia elektryczna, telefon | 3 000 | ||||
| Koszty podróży | 5 000 | ||||||
| Wyżywienie | 1 000 | ||||||
| Rozpowszechnianie informacji / promocja | 5 000 | ||||||
|
Instytucja zarządzająca i beneficjent omawiają i uzgadniają ten projekt budżetu. Obliczenie uproszczonej metody rozliczania kosztów będzie opierać się na informacjach przekazanych instytucji zarządzającej i przez nią zweryfikowanych. Instytucja zarządzająca może podjąć decyzję o obliczeniu dotacji w oparciu o stawkę jednostkową na podstawie liczby uczestników seminarium: stawka jednostkowa = 52 000 EUR/50 = 1 040 EUR na uczestnika. Dokument opracowany przez instytucję zarządzającą i beneficjenta, w którym określa się warunki wsparcia operacji, musi zawierać definicję stawek jednostkowych (kim jest uczestnik), maksymalną (minimalną) liczbę uczestników, ścieżkę audytu i stawkę jednostkową (1 040 EUR). W dokumencie określającym warunki wsparcia operacji niezbędne jest odniesienie do art. 53 ust. 3 lit. b) RWP. | |||||||
Dalsze przykłady dotyczące sposobu ustalania uproszczonych metod rozliczania kosztów w oparciu o projekt budżetu przedstawiono w załączniku 1.
3.2.3. Stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów mających zastosowanie w ramach obszarów polityki Unii
Zgodnie z art. 53 ust. 3 lit. c) i art. 94 ust. 2 lit. c) RWP instytucja zarządzająca może stosować odpowiednie stawki jednostkowe, kwoty ryczałtowe i stawki ryczałtowe mające zastosowanie w różnych obszarach polityki Unii do podobnego rodzaju operacji. Głównym celem tej metody jest harmonizacja zasad obowiązujących w różnych obszarach polityki Unii. Ma ona na celu wyjaśnienie, że w przypadku, gdy opracowano już uproszczone metody rozliczania kosztów dla określonego rodzaju operacji w ramach danej polityki UE, państwo członkowskie nie musi powielać tego wysiłku w ramach funduszy objętych RWP i może ponownie wykorzystać daną metodę i jej rezultaty.
Wszystkie metody mające zastosowanie w ramach obszarów polityki Unii mogłyby być stosowane w odniesieniu do podobnych operacji, jeżeli te różne obszary polityki Unii obowiązywałyby w momencie ustalania danej metody. Metody mające zastosowanie w ramach obszarów polityki Unii można stosować bez dodatkowych obliczeń.
Daną metodę należy stosować w całości: na przykład definicję kosztów bezpośrednich/pośrednich, wydatków kwalifikowalnych, zakresu, aktualizacji), a nie tylko jej rezultaty (stawka wynosząca X %). Zgodnie z ogólną zasadą należy uwzględnić wszystkie elementy metody, które mogą mieć wpływ na stawkę jednostkową / kwotę ryczałtową / stawkę ryczałtową. Konieczne jest rozpatrywanie każdego przypadku indywidualnie.
nie wskazano, co rozumie się przez podobieństwo operacji. Dokonanie indywidualnej oceny, czy
warunek podobieństwa jest spełniony w danym przypadku, należy do instytucji zarządzającej.
Jeżeli metoda mająca zastosowanie w ramach obszarów polityki Unii zostanie zmodyfikowana w trakcie okresu programowania, tę samą modyfikację należy zastosować do operacji wybranych w ramach zaproszeń do składania wniosków ogłoszonych po wprowadzeniu modyfikacji.
Wszelkie zmiany dotyczące metody mającej zastosowanie w ramach obszarów polityki Unii, która została zastosowana do ustalenia metodyki na podstawie art. 94 ust. 2 lit. c) RWP, należy odzwierciedlić w aneksie 1 do załączników V i VI do RWP w drodze wniosku o zmianę programu, która musi zostać zatwierdzona decyzją Komisji.
Przykładami SCO mającymi zastosowanie w ramach obszarów polityki Unii są:
– Erasmus+: w programie stosowane są kwoty ryczałtowe i stawki jednostkowe (np. stawki za odległość, wsparcie językowe, wizyty przygotowawcze, opłaty za kursy, organizację programów intensywnych);
– program "Obywatele, równość, prawa i wartości" (CERV): kwoty ryczałtowe przypadające na uczestnika wydarzeń na miejscu i wydarzeń wymagających fizycznej obecności uczestników określono w decyzji KE zatwierdzającej wykorzystanie kwot ryczałtowych na działania w ramach programu CERV (2021-2027);
– "Horyzont Europa": w ramach programu "Horyzont Europa" można znaleźć 3 rodzaje SCO (stawka ryczałtowa, stawki jednostkowe, kwoty ryczałtowe) określone w decyzjach Komisji; - np. stawki jednostkowe dla właścicieli MŚP, stawki jednostkowe dotyczące mobilności pracowników, kwoty ryczałtowe i stawki jednostkowe dotyczące działań "Maria Skłodowska-Curie";
– Europejski Korpus Solidarności: decyzja zezwalająca na stosowanie kwot ryczałtowych, stawek jednostkowych (np. kosztów podróży, wsparcia organizacyjnego, wsparcia w zarządzaniu projektem, kosztów personelu, wsparcia językowego, kosztów coachingu) oraz finansowania wolontariatu, staży, miejsc pracy i projektów solidarnościowych według stawek ryczałtowych.
3.2.4. Stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów mających zastosowanie w ramach systemów dotacji finansowanych w całości przez państwa członkowskie
Zgodnie z art. 53 ust. 3 lit. d) i art. 94 ust. 2 lit. d) RWP instytucja zarządzająca może stosować odpowiednie stawki jednostkowe, koszty ryczałtowe i stawki ryczałtowe mające zastosowanie w ramach systemów dotacji finansowanych w całości przez państwo członkowskie w odniesieniu do podobnego rodzaju operacji. Uproszczone metody rozliczania kosztów stosowane w ramach krajowych systemów wsparcia (takie jak stypendia, diety dzienne) mogą być stosowane bez dodatkowych obliczeń, jeżeli systemy krajowe obowiązują w momencie opracowywania metodyki.
Zgodnie z art. 54 akapit drugi RWP stawki ryczałtowe na pokrycie kosztów pośrednich obliczone zgodnie z art. 67 ust. 5 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, tj. w oparciu o rzetelną, sprawiedliwą i weryfikowalną metodę, mogą być stosowane do podobnych operacji finansowanych w okresie programowania 2021-2027. Te stawki ryczałtowe mogą być stosowane do celów art. 54 akapit pierwszy lit. c) RWP, tj. w celu uzasadnienia stawki w wysokości do 25 % kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich w celu refundacji kosztów pośrednich. W związku z tym pułap w wysokości do 25 % ustanowiony w art. 54 akapit pierwszy lit. c) RWP ma zastosowanie do tych stawek ryczałtowych.
Wszystkie mające zastosowanie metody krajowe mogą być stosowane w odniesieniu do podobnych operacji wspieranych z funduszy objętych RWP (zob. rozdział 3.2.3 dotyczący pojęcia "podobieństwa"). Na przykład operacja wspierająca przygotowanie zawodowe, finansowana w całości z zasobów krajowych/regionalnych, może zostać uznana za system krajowy. Metodę tę należy ponownie wykorzystać w całości, a nie tylko jej wynik. Można również stosować regionalne lub inne lokalne metody obliczania, lecz zazwyczaj należy je stosować w odniesieniu do obszaru geograficznego, na którym są one stosowane, lub mniejszego obszaru (np. jeżeli metodyka jest stosowana tylko w jednym regionie, może ona zostać ponownie wykorzystana przez dany region, ale nie przez inny region tego państwa członkowskiego, w którym metodyka ta nie ma zastosowania). Jeżeli jednak warunki są wystarczająco porównywalne, inne zastosowane metody mogą służyć jako przykład lub model (zob. rozdział 3.2.7).
Jeżeli metoda zostanie zmodyfikowana w trakcie okresu programowania, należy zastosować tę samą modyfikację do operacji wybranych na podstawie zaproszeń do składania wniosków ogłoszonych po wprowadzeniu modyfikacji.
Wszelkie modyfikacje dotyczące metody krajowej, którą zastosowano do ustalenia metodyki na podstawie art. 94 ust. 2 lit. d) RWP, należy odzwierciedlić w aneksie 1 do załączników V i VI do RWP w drodze wniosku o zmianę programu, która musi zostać zatwierdzona decyzją Komisji.
3.2.5. Stosowanie stawek ryczałtowych i konkretnych metod ustalonych przepisami RWP lub przepisami dotyczącymi poszczególnych funduszy lub na ich podstawie
W RWP i w rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy określono kilka konkretnych stawek ryczałtowych, tj. "gotowe" stawki ryczałtowe. Stawki ryczałtowe określone w RWP i rozporządzeniu w sprawie Interreg omówiono powyżej w rozdziale 2.2. Ma to na celu zapewnienie pewności prawa i zmniejszenie początkowego obciążenia pracą lub zapotrzebowania na dostępne dane do utworzenia systemu stawek ryczałtowych, ponieważ nie ma wymogu przeprowadzania obliczeń, aby ustalić stawki mające zastosowanie. Metody te nie są jednak dopasowane do wszystkich rodzajów operacji.
Uproszczone metody rozliczania kosztów ustalone na "wyższym poziomie" decyzją Komisji zatwierdzającą program lub zmianę programu, o których mowa w art. 94 ust. 3 akapit pierwszy RWP i w aneksie 1 do załączników V i VI RWP, mogą być stosowane na "niższym poziomie" na podstawie art. 53 ust. 3 lit. e) RWP w odniesieniu do konkretnego programu. SCO można jednak stosować jedynie w takim zakresie, w jakim mają one na celu pokrycie kosztów ponoszonych przez beneficjentów w ramach odpowiedniego (lub tego samego) rodzaju operacji, w przeciwnym razie nie stanowiłyby wiarygodnego wskaźnika zastępczego rzeczywistych kosztów. Ponadto uproszczone metody rozliczania kosztów ustalone na podstawie art. 94 ust. 3 RWP są specyficzne dla danego programu i nie mogą być automatycznie stosowane przy wdrażaniu innych programów ani w innych państwach członkowskich. Instytucje programu mogą je jednak wykorzystać jako przykład w celu opracowania programów dotyczących poszczególnych programów, które muszą zostać przedłożone Komisji do zatwierdzenia.
Dodatkowe metody mogą zostać ustanowione w rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy (zob. tabela w rozdziale 2.2.1).
Art. 53-56 RWP nie dotyczą osób trzecich, na rzecz których beneficjenci operacji dokonali refundacji. Oznacza to, że nie stosuje się bezpośrednio przepisów RWP ani rozporządzeń dotyczących poszczególnych funduszy (z wyjątkiem przypadków, w których jest to wyraźnie wskazane) do późniejszego wsparcia udzielanego osobom trzecim przez beneficjentów. W przypadku funduszu małych projektów Interreg beneficjent redystrybuujący wsparcie na rzecz ostatecznych odbiorców może określić metodykę stosowania SCO, czerpiąc inspirację z RWP lub przepisów rozporządzenia w sprawie Interreg dotyczących SCO.
3.2.6. Stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów w ramach poprzednich okresów programowania
Możliwe jest stosowanie metodyk ustanowionych w poprzednich okresach programowania, jeżeli warunki obowiązujące w poprzednim okresie programowania pozostają właściwe i ważne w okresie programowania 2021-2027 (rodzaj działań, kategorie pokrytych kosztów itp.), a pierwotne dane są możliwe do skontrolowania. W takim przypadku instytucja zarządzająca (lub komitet monitorujący w przypadku programów Interreg) powinna zapewnić dostosowanie metodyki do nowych przepisów mających zastosowanie do okresu programowania 2021-2027. Jeśli taka metodyka zostałaby zaproponowana na "wyższym poziomie", instytucja audytowa musiałaby ją ocenić w tym momencie (jeżeli metodyka została poddana audytowi w poprzednich okresach programowania, można oprzeć się na wcześniejszych pracach audytowych, pod warunkiem, że dostępna jest odpowiednia ścieżka audytu).
3.2.7. Ponowne wykorzystanie/recykling uproszczonych metod rozliczania kosztów ustanowionych w tym samym państwie członkowskim lub w innych państwach członkowskich
W danym państwie członkowskim mogą współistnieć różne metodyki uproszczonych metod rozliczania kosztów, tj. SCO ustalone w niektórych lub wszystkich programach krajowych/regionalnych na wyższym lub niższym poziomie. Metodyki te mogą być interesujące dla instytucji zarządzających z innych programów lub innych państw członkowskich, które chcą ustanowić podobne programy. Te uproszczone metody rozliczania kosztów i odpowiadające im kwoty/stawki nie mogą być jednak automatycznie stosowane w ramach innych programów lub przez inne państwa członkowskie, ponieważ są specyficzne dla danego programu (lub nawet zaproszenia do składania wniosków). Instytucje zarządzające muszą dokonać przeglądu metodyki i w razie potrzeby dostosować ją do specyfiki swojego programu (rodzaj działań, kategorie pokrytych kosztów itp.). Ponadto źródła danych, obliczenia i kwoty również muszą zostać dostosowane do programu, w ramach którego SCO będą wdrażane.
Względy te przemawiają za opracowaniem uproszczonych metod rozliczania kosztów zarówno na wyższym, FT J jak i niższym poziomie. Na "wyższym poziomie" instytucja audytowa musi ocenić nowe SCO przed przedłożeniem ich Komisji. W przypadku stosowania nowych SCO na niższym poziomie zdecydowanie
zaleca się zwrócenie się do instytucji audytowej o ocenę ex ante.
Zgodnie z art. 94 ust. 1 RWP uproszczone metody rozliczania kosztów w odniesieniu do refundacji wkładu Unii na rzecz programu mogą opierać się na kwotach i stawkach określonych w decyzji Komisji zatwierdzającej program lub zmianę programu. Państwa członkowskie mogą również stosować SCO określone w akcie delegowanym przyjętym przez Komisję (zob. rozdział 4.4).
Zgodnie z art. 94 ust. 2 RWP państwa członkowskie muszą przedłożyć Komisji propozycję zgodnie ze wzorami określonymi w aneksie 1 do załączników V lub VI do RWP jako część przedłożonego programu lub wniosku o jego zmianę. W związku z tym zastosowanie ma procedura zatwierdzania lub zmiany programu.
Przedłożenie aneksu 1 jest konieczne, jeżeli uproszczone metody rozliczania kosztów stosuje się na "wyższym poziomie", niezależnie od formy refundacji między instytucją zarządzającą a beneficjentem. Przedłożenie aneksu 1 nie jest konieczne, jeżeli uproszczone metody rozliczania kosztów stosuje się wyłącznie na "niższym poziomie" lub w przypadku uproszczonych metod rozliczania kosztów określonych w akcie delegowanym. Kwoty i metody dostosowania stosowane w odniesieniu do tych ostatnich określono w akcie delegowanym zgodnie z art. 94 ust. 4 RWP (zob. rozdział 4.4).
Zaleca się nieformalną wymianę informacji z Komisją przed przedłożeniem programu lub wniosku o zmianę, ponieważ ułatwiają one i przyspieszają przebieg formalnej procedury zatwierdzania.
Przedkładając aneks 1 do załączników V i VI do RWP, państwo(-a) członkowskie lub instytucje programu Interreg będą musiały podać źródło danych wykorzystanych do obliczenia uproszczonych metod rozliczania kosztów, podając szczegółowe informacje na temat tego, skąd pochodzą opracowywane, gromadzone i rejestrowane dane, gdzie są przechowywane, oraz na temat wszelkich dat granicznych, a także sposobu ich zatwierdzania. Instytucja audytowa ocenia, czy wykorzystane dane są wiarygodne i istotne, w ramach oceny audytowej przed przedłożeniem Komisji aneksu 1 do załączników V lub VI do RWP.
Pozytywna ocena ex ante propozycji przedstawionych przez państwa członkowskie dokonana przez instytucję audytową jest warunkiem wstępnym przedłożenia aneksu 1 do zatwierdzenia przez Komisję.
W decyzji zatwierdzającej lub zmieniającej program określone zostaną rodzaje operacji objętych refundacją w oparciu o uproszczone metody rozliczania kosztów zawarte w aneksie 1, definicję i kwoty objęte tymi uproszczonymi metodami rozliczania kosztów oraz metody dostosowania kwot.
Uproszczone metody rozliczania kosztów zatwierdzone w programie stają się obowiązkowe i nie ma już możliwości refundacji wkładu Unii na dane rodzaje operacji w innej formie (tj. faktycznie poniesione koszty).
Dalsze instrukcje i przykłady dotyczące sposobu wypełniania aneksu 1 znajdują się w załączniku 2.
Metodyka określająca uproszczone metody rozliczania kosztów może obejmować opis metody dostosowania kwot objętych uproszczonymi metodami rozliczania kosztów. Dostosowanie kwot nie jest obowiązkowe, ale zdecydowanie zalecane, zwłaszcza w przypadku uproszczonych metod rozliczania kosztów stosowanych w dłuższym okresie, w celu uwzględnienia inflacji lub zmian gospodarczych (np. w odniesieniu do kosztów energii, poziomu wynagrodzeń itp.) oraz zapewnienia, aby uproszczone metody rozliczania kosztów pozostały wiarygodnym wskaźnikiem zastępczym rzeczywistych kosztów. Ponadto, jeżeli - w przypadku uproszczonych metod rozliczania kosztów stosowanych na "wyższym poziomie" - metoda dostosowania jest uwzględniona w aneksie 1 do załączników V i VI do RWP, zastosowania dostosowania nie uznaje się za modyfikację metodyki uproszczonych metod rozliczania kosztów i nie wymaga ono zmiany programu.
Metodyka określająca uproszczone metody rozliczania kosztów powinna zawierać wystarczające szczegółowe informacje na temat przewidywanej metody dostosowania (np. stosowany wskaźnik, harmonogram i częstotliwość dostosowania, wzór na dostosowanie itp.).
Dobrą praktyką jest powiązanie dostosowania ze wskaźnikiem specyficznym dla głównych kategorii kosztów objętych uproszczonymi metodami rozliczania kosztów, ale państwa członkowskie mają swobodę ustanawiania innych metod dostosowania, jeżeli są one udokumentowane i należycie uzasadnione.
Instytucja zarządzająca (lub komitet monitorujący w przypadku programów Interreg) może podjąć decyzję o nieuwzględnianiu w metodyce metody dostosowania, jeżeli uzna, że uproszczone metody rozliczania kosztów nie będą wymagały dostosowania w okresie jej stosowania.
WDRAŻANIE UPROSZCZONYCH METOD ROZLICZANIA KOSZTÓW
Zgodnie z art. 87 RWP wszystkie kwoty określone w programach, zgłoszone lub zadeklarowane Komisji przez państwa członkowskie, muszą być denominowane w euro. Przepis ten ma również zastosowanie do aneksu 1 do załącznika V lub VI do RWP, ponieważ aneks ten jest częścią programu. W praktyce oznacza to, że:
– kwoty objęte uproszczonymi metodami rozliczania kosztów w aneksie 1 do załączników V i VI do RWP muszą być określone w euro;
– decyzja zatwierdzająca program lub zmianę programu musi zawierać kwoty określone w euro;
– kwoty objęte uproszczonymi metodami rozliczania kosztów, które należy uwzględnić we wnioskach o płatność, również mają być denominowane w euro.
Niezależnie od wyniku przeliczenia na poziomie krajowym kwota, która ma zostać uwzględniona we wniosku o płatność skierowanym do Komisji, nie może różnić się od kwoty objętej uproszczonymi metodami rozliczania kosztów zatwierdzonej w decyzji Komisji.
W przypadku państw członkowskich, które nie przyjęły euro jako swojej waluty, wymogi te mogą zwiększyć ryzyko wystąpienia różnic między kwotami, które mają zostać uwzględnione we wnioskach o płatność, a kwotami refundowanymi beneficjentom przez instytucje zarządzające w walucie krajowej z powodu wahań kursów wymiany walut.
Państwa członkowskie mogą złagodzić tę sytuację na przykład poprzez uwzględnienie w aneksie 1 do załączników V i VI do RWP:
– sztywnego kursu walutowego (np. na podstawie prognozy kursu wymiany);
– metody dostosowania, która zapobiega sytuacji, w której kwoty refundowane przez Komisję w euro różnią się od kwot refundowanych beneficjentom przez instytucje zarządzające (np. dostosowanie kursu wymiany stosowanego w aneksie 1 w przypadku wcześniej określonego odchylenia - w górę lub w dół - między kursem opublikowanym na stronie InforEuro w określonym okresie a pierwotnym kursem wymiany obowiązującym w momencie przedłożenia Komisji aneksu 1).
Komisja rozpocznie refundację na rzecz państwa członkowskiego w oparciu o uproszczone metody rozliczania kosztów po ich zatwierdzeniu w ramach programu w drodze decyzji Komisji zatwierdzającej program lub jego zmianę. Dopiero od tego momentu instytucja zarządzająca może uwzględnić uzgodnione kwoty we wnioskach o płatność kierowanych do Komisji.
Możliwe jest jednak, że uproszczone metody rozliczania kosztów są już wdrażane na poziomie beneficjentów przed zatwierdzeniem przez Komisję metodyki przedstawionej w aneksie I do załączników V i VI do RWP. Do czasu przyjęcia decyzji zgodnie z art. 94 ust. 3 RWP instytucja zarządzająca może zadeklarować Komisji kwoty odpowiadające kosztom refundowanym beneficjentom przez instytucję zarządzającą ("niższy poziom"). Oznacza to, że instytucje zarządzające mogą uwzględnić wydatki w ramach uproszczonych metod rozliczania kosztów w kolumnie B wniosku o płatność (załącznik XXIII do RWP) zgodnie z art. 91 ust. 4 lit. c) RWP (więcej informacji na temat wniosków o płatność znajduje się w rozdziale 4.3). Wydatków zadeklarowanych w kolumnie B nie należy jednak ponownie uwzględniać w kolumnie C wniosku o płatność.
W miarę możliwości, aby uniknąć ewentualnych niespójności między metodykami zatwierdzonymi na obu FT "3 poziomach w odniesieniu do tych samych uproszczonych metod rozliczania kosztów, państwom członkowskim zaleca się przedłożenie uproszczonych metod rozliczania kosztów na podstawie art. 94 RWP i uzyskanie zgody Komisji na wyższy poziom przed zastosowaniem odpowiednich SCO na "niższym poziomie".
Po przyjęciu decyzji w sprawie programu lub jego zmiany Komisja rozpocznie refundację wkładu Unii na rzecz programu na podstawie uproszczonych metod rozliczania kosztów określonych w niniejszym dokumencie. Instytucja zarządzająca uwzględni te kwoty w kolumnie C wniosku o płatność (załącznik XXIII do RWP) zgodnie z art. 91 ust. 4 lit. b) RWP (zob. również rozdział 4.3).
Decyzja Komisji zatwierdzająca uproszczone metody rozliczania kosztów na podstawie art. 94 RWP nie ma wpływu na kwalifikowalność wydatków, tj. w wyniku tej decyzji żadne nowe wydatki nie staną się kwalifikowalne. Zasady kwalifiko- walności wydatków określono w przepisach krajowych i w art. 63 RWP. Decyzja Komisji ma wpływ wyłącznie na sposób refundacji dokonywanej między Komisją a państwami członkowskimi.
Zgodnie z art. 94 ust. 4 RWP Komisja może przyjąć akt delegowany określający na poziomie unijnym stawki jednostkowe, kwoty ryczałtowe, stawki ryczałtowe, ich kwoty i metody dostosowania zgodnie z metodami obliczania określonymi w art. 94 ust. 2 RWP.
Po przyjęciu aktu delegowanego państwa członkowskie mogą zwrócić się o refundację wkładu Unii na rzecz programu, stosując kwoty i stawki określone w akcie (oraz, w stosownych przypadkach, dostosowane zgodnie z metodami dostosowania zatwierdzonymi w akcie delegowanym); kwoty te należy zadeklarować w kolumnie C załącznika XXIII do RWP. Ważne jest, aby podczas realizacji operacji przestrzegano przepisów aktu delegowanego, m.in. w odniesieniu do działań kwalifikowalnych i ścieżki audytu. Państwa członkowskie mogą składać wnioski o płatność zawierające odpowiednią kwotą określoną w akcie delegowanym bez uprzedniej zgody Komisji.
ZASADY HORYZONTALNE
Od okresu programowania 2021-2027 uproszczone metody rozliczania kosztów można również stosować w ramach operacji lub projektu, które stanowią część operacji realizowanej przez beneficjenta wyłącznie w drodze zamówień publicznych.
Mianem operacji podlegających zamówieniom publicznym Komisja określa operacje realizowane poprzez udzielanie zamówień publicznych zgodnie z dyrektywą 2009/81/WE, dyrektywą 2014/24/UE i dyrektywą 2014/25/UE, lub poprzez udzielanie zamówień publicznych poniżej progów określonych w tych dyrektywach na podstawie przepisów krajowych.
Nie ma wyjątku od obowiązkowego stosowania uproszczonych metod rozliczania kosztów w przypadku operacji o wartości poniżej 200 000 EUR, które są realizowane wyłącznie w drodze zamówień publicznych. Instytucje zarządzające (lub komitety monitorujące w przypadku programów Interreg) będą musiały zapewnić zgodność między przepisami dotyczącymi uproszczonych metod rozliczania kosztów a unijnymi i krajowymi przepisami dotyczącymi udzielania zamówień publicznych.
To, czy operacja w całości podlega zamówieniom publicznym, nie powinno mieć wpływu na metody obliczania określone w art. 53 ust. 3 i art. 94 ust. 2 RWP, które są takie same w odniesieniu do wszystkich rodzajów operacji, niezależnie od tego, czy w całości podlegają one zamówieniom publicznym. Instytucje zarządzające powinny opracować metodykę opartą na wystarczająco wiarygodnych danych i przewidzieć metody dostosowania, które zapewniłyby, że kwoty objęte uproszczonymi metodami rozliczania kosztów pozostaną wskaźnikiem zastępczym rzeczywistych kosztów podczas realizacji operacji. Nie zezwala się na dostosowanie kwoty objętej uproszczonymi metodami rozliczania kosztów do cen wynikających z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach danej operacji. Ponadto uproszczone metody rozliczania kosztów, w tym wszelkie metody dostosowania, muszą zostać ustalone ex ante przez instytucje zarządzające i powinny zostać uwzględnione w dokumencie określającym warunki wsparcia.
Należy podkreślić, że zasady pomocy państwa ustanowione w Traktacie mają powszechne zastosowanie. W każdym przypadku, gdy finansowanie w formie uproszczonych metod rozliczania kosztów na "niższym poziomie" stanowi pomoc państwa w rozumieniu art. 107 TFUE, należy przestrzegać tych zasad.
Instytucje zarządzające (lub komitety monitorujące w przypadku operacji Interreg) muszą zatem dopilnować, aby kategorie kosztów, dla których ustala się uproszczone metody rozliczania kosztów, były kwalifikowalne zarówno na mocy przepisów dotyczących funduszy objętych RWP, jak i zasad pomocy państwa. Muszą one również zapewnić przestrzeganie maksymalnej intensywności pomocy określonej w zasadach pomocy państwa oraz efektu zachęty. W przypadku rekompensaty z tytułu usług świadczonych w ogólnym interesie gospodarczym, która stanowi pomoc państwa, należy przestrzegać kwoty rekompensaty.
Unijne zasady pomocy państwa wymagają uprzedniego zgłoszenia Komisji wszystkich nowych środków pomocy. Państwa członkowskie muszą zaczekać na decyzję Komisji, zanim będą mogły wprowadzić dany środek w życie. W rozporządzeniach w sprawie wyłączeń grupowych, tj. ogólnym rozporządzeniu w sprawie wyłączeń grupowych (UE) nr 651/2014 (GBER 19 ) i, m.in., rozporządzeniu w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rybołówstwa (UE) 2022/2473 (FIBER) 20 przewidziano zwolnienia z obowiązku zgłaszania przez państwa członkowskie Komisji programów pomocy oraz pomocy ad hoc spełniającej określone w tych rozporządzeniach warunki. Podobnie w decyzji w sprawie pomocy państwa w formie rekompensaty z tytułu świadczenia usług w ogólnym interesie gospodarczym 21 ("decyzja w sprawie UOIG") określono warunki, na jakich pomoc państwa w formie rekompensaty z tytułu świadczenia usług publicznych przyznawana przedsiębiorstwom, którym powierzono świadczenie usług w ogólnym interesie gospodarczym, jest zwolniona z wymogu uprzedniego zgłoszenia. Przy opracowywaniu pomocy państwa należy również uwzględnić inne dokumenty, takie jak wytyczne Komisji dla poszczególnych sektorów 22 , ponieważ określają one warunki uznania zgłoszonej pomocy państwa za zgodną z rynkiem wewnętrznym.
Nie każda forma wsparcia udzielanego przez organy publiczne podlega jednak zasadom pomocy państwa. Po pierwsze, należy ocenić, czy wsparcie przyznane na rzecz danej operacji jest uznawane za pomoc państwa w rozumieniu art. 107 ust. 1 TFUE. Więcej informacji na temat pojęcia pomocy państwa można znaleźć w zawiadomieniu Komisji w sprawie pojęcia pomocy państwa 23 , w którym wyjaśniono sposób interpretowania przez Komisję art. 107 ust. 1 TFUE, zgodnie z wykładnią Trybunału Sprawiedliwości. Podobnie należy uwzględnić przepisy rozporządzeń 24 w sprawie pomocy de minimis. Pomoc, która stanowi pomoc de minimis, nie stanowi pomocy państwa w rozumieniu art. 107 ust. 1 TFUE. Dlatego też w przypadku, gdy operacja finansowana z funduszy objętych RWP wchodzi w zakres odpowiedniego rozporządzenia w sprawie pomocy de minimis, oznacza to, że wkład z funduszy objętych RWP nie stanowi pomocy państwa. Dlatego też w przypadku pomocy de minimis nie ma potrzeby dokonywania oceny zgodności z zasadami pomocy państwa, a jedynie z zasadami dotyczącymi funduszy objętych RWP i warunkami uznania wsparcia za pomoc de minimis.
Rekompensata z tytułu usług świadczonych w ogólnym interesie gospodarczym (UOIG) również może nie stanowić pomocy państwa, a zatem może wykraczać poza zakres stosowania zasad pomocy państwa. W komunikacie Komisji w sprawie stosowania reguł w odniesieniu do rekompensaty z tytułu usług świadczonych w ogólnym interesie gospodarczym 25 wyjaśniono, w jakich okolicznościach ma to miejsce.
Ogólne zasady dotyczące zgodności uproszczonych metod rozliczania kosztów z zasadami pomocy państwa w odniesieniu do refundacji dotacji przyznanych beneficjentom przez państwa członkowskie
W przypadku stosowania uproszczonych metod rozliczania kosztów należy rozważyć pomoc państwa i zasady de minimis na etapie przygotowywania metodyki, jak również na etapie wyboru operacji/wdrażania, w zależności od indywidualnych przypadków.
Aby zapewnić zgodność operacji realizowanych w ramach funduszy objętych RWP z GBER, innymi rozporządzeniami w sprawie wyłączeń grupowych, decyzją w sprawie UOIG i odpowiednimi wytycznymi Komisji, należy uwzględnić następujące elementy:
– Kwalifikowalność kosztów objętych SCO na podstawie GBER i zasad dotyczących funduszy objętych RWP
Po pierwsze, jeżeli instytucja zarządzająca chce udzielić wsparcia, które uznaje się za pomoc państwa, należy zweryfikować warunki przyznania pomocy zgodnie z odpowiednią kategorią pomocy/przepisem o wyłączeniu na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych.
Następnie instytucja zarządzająca powinna zweryfikować, czy w ramach tej kategorii pomocy koszty przewidziane w odniesieniu do operacji są kwalifikowalne, zarówno na podstawie odpowiednich przepisów dotyczących wyłączeń na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych, jak i zasad dotyczących funduszy objętych RWP.
W tym względzie art. 7 ust. 1 ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych umożliwia obliczanie kosztów kwalifikowalnych na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych zgodnie z uproszczonymi metodami rozliczania kosztów określonymi w RWP, pod warunkiem że operacja jest przynajmniej częściowo finansowana z funduszu unijnego, który umożliwia stosowanie tych uproszczonych metod rozliczania kosztów, oraz że dana kategoria kosztów jest kwalifikowalna zgodnie z odpowiednim wyłączeniem w ogólnym rozporządzeniu w sprawie wyłączeń grupowych.
Oznacza to, że jeżeli uproszczona metoda rozliczania kosztów została ustanowiona zgodnie z RWP lub rozporządzeniami dotyczącymi poszczególnych funduszy, kwota zwracana na podstawie uproszczonych metod rozliczania kosztów będzie wykorzystywana do celów kontroli zgodności z zasadami pomocy państwa, pod warunkiem że dana kategoria kosztów jako taka jest kwalifikowalna na mocy zasad pomocy państwa oraz że pomoc spełnia wszystkie warunki określone w ogólnym rozporządzeniu w sprawie wyłączeń grupowych.
W przypadku stosowania uproszczonych metod rozliczania kosztów kategorie kosztów obliczonych na podstawie uproszczonych metod rozliczania kosztów powinny być określone w metodyce stosowanej do uzyskania kwoty uproszczonych metod rozliczania kosztów. W przypadku stosowania uproszczonych metod rozliczania kosztów określonych w RWP lub w innych przepisach szczegółowych dotyczących poszczególnych funduszy, instytucja zarządzająca powinna to zapewnić przy ogłaszaniu zaproszeń do składania wniosków dotyczących operacji, które mogą podlegać zasadom pomocy państwa, poprzez określenie kategorii kosztów, które będą finansowane z funduszy objętych RWP dla tej operacji i które są również zgodne z ogólnym rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych. W dokumencie określającym warunki wsparcia operacji należy dodatkowo określić, które kategorie kosztów uznaje się za kwalifikowalne dla tej operacji.
Ogłaszając zaproszenia do składania wniosków dotyczących operacji, które mogą podlegać zasadom pomocy państwa, instytucje zarządzające muszą określić, w odniesieniu do wnioskodawców ubiegających się o przyznanie pomocy, kategorie kosztów, które będą finansowane z funduszy objętych RWP w odniesieniu do tej operacji, umożliwiając tym samym sprawdzenie ich zgodności z jednym z przepisów GBER, tj. czy kategorie kosztów zostały prawidłowo zdefiniowane i są zgodne z odpowiednimi przepisami GBER. Istnieją kategorie kosztów, które kwalifikują się do refundacji z funduszy objętych RWP, lecz nie są kwalifikowalne na podstawie przepisów GBER.
W załączniku 3 przedstawiono przykład zgodności SCO z zasadami pomocy państwa.
– Kwalifikowalność kosztów objętych SCO na podstawie decyzji w sprawie UOIG i zasad dotyczących funduszy objętych RWP
Operacja powinna wchodzić w łączny zakres decyzji Komisji 2021/21 w sprawie UOIG oraz odpowiednich przepisów dotyczących zakresu wsparcia zawartych w RWP i rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy.
– Zapewnienie zgodności z wymogami dotyczącymi maksymalnej intensywności pomocy lub maksymalnej kwoty pomocy zgodnie z GBER lub rekompensaty na podstawie decyzji w sprawie UOIG
Jeżeli uproszczone metody rozliczania kosztów zostały ustanowione zgodnie z przepisami art. 53-56 RWP lub odpowiednimi przepisami rozporządzeń dotyczących poszczególnych funduszy, kwota ta zostanie wykorzystana do celów kontroli zgodności z zasadami pomocy państwa.
Instytucje zarządzające muszą zastosować rozsądną i ostrożną hipotezę w celu zapewnienia, aby kwoty objęte uproszczonymi metodami rozliczania kosztów stanowiły wiarygodny wskaźnik zastępczy rzeczywistych kosztów. Pozwala to na zastosowanie kwot objętych uproszczonymi metodami rozliczania kosztów w celu ułatwienia wykazania zgodności z wymogami dotyczącymi maksymalnej intensywności pomocy, maksymalnych kwot pomocy lub progów powodujących obowiązek zgłoszenia na podstawie GBER lub z wymogami dotyczącymi poziomu rekompensaty na podstawie decyzji w sprawie UOIG. Metodyka będzie poddawana audytowi w celu zapewnienia jej zgodności z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi funduszy objętych RWP oraz z zasadami pomocy państwa.
Przykład znajduje się w załączniku 3.
– Zapewnienie przestrzegania wymogów dotyczących efektu zachęty
Zgodnie z art. 6 GBER w przypadku większości kategorii pomocy rozporządzenie to ma zastosowanie wyłącznie do pomocy, która wywołuje efekt zachęty. Uznaje się, że pomoc wywołuje efekt zachęty, jeżeli beneficjent przedłożył danemu państwu członkowskiemu pisemny wniosek o przyznanie pomocy o treści wymaganej w art. 6 ust. 2 GBER przed rozpoczęciem prac nad projektem lub rozpoczęciem działalności (w przypadku pomocy ad hoc dla dużych przedsiębiorstw zastosowanie mają również dodatkowe warunki określone w art. 6 ust. 3 GBER).
Jeżeli wsparcie stanowi pomoc państwa, instytucje zarządzające są zobowiązane do zapewnienia ex ante przestrzegania wymogów dotyczących efektu zachęty, niezależnie od tego, czy stosowane są uproszczone metody rozliczania kosztów. Instytucje zarządzające muszą dopilnować, aby beneficjenci nie zawarli żadnego rodzaju ustaleń umownych wykazujących gotowość do kontynuowania operacji nawet w przypadku braku pomocy. Taką kontrolę ex ante można przeprowadzić, wymagając od wnioskodawcy ubiegającego się o przyznanie pomocy oświadczenia własnego, że nie podjął on wiążącego zobowiązania prawnego (rozpoczęcie prac zdefiniowane w GBER) przed złożeniem wniosku. Oświadczenia własne można uznać za dopuszczalne w celu wykazania efektu zachęty, pod warunkiem, że istnieje skuteczny system kontroli umożliwiający wyrywkowe kontrole tych oświadczeń własnych.
Przepisy szczegółowe w gber i stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów
W art. 25 ust. 3 lit. e) GBER wprowadzono stawkę ryczałtową w wysokości do 20 %, która może być stosowana w projektach badawczo-rozwojowych do obliczania dodatkowych kosztów ogólnych i innych kosztów operacyjnych, w tym kosztów materiałów, dostaw i podobnych produktów, ponoszonych bezpośrednio w wyniku realizacji projektu. Stosowanie stawki ryczałtowej na podstawie art. 25 ust. 3 lit. e) GBER stanowi alternatywę dla stosowania SCO ustanowionych w ramach programów objętych RWP lub innego funduszu unijnego, który umożliwia stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów i bez uszczerbku dla nich. Stawkę ryczałtową należy stosować do całkowitych kwalifikowalnych kosztów projektów badawczo-rozwojowych, o których mowa w art. 25 ust. 3 lit. a)-d) GBER. Państwo członkowskie może stosować stawkę ryczałtową wprowadzoną na mocy GBER w odniesieniu do operacji współfinansowanych z funduszy polityki spójności zgodnie z art. 53 ust. 3 lit. c) RWP jako odpowiednią stawkę ryczałtową mającą zastosowanie w różnych obszarach polityki Unii do podobnego rodzaju operacji 26 . Stosując metody stosowane w innych obszarach polityki Unii, państwo członkowskie musi zapewnić, aby metoda ta była stosowana w całości oraz aby była stosowana do podobnych rodzajów operacji.
W przypadku programu pomocy szkoleniowej wchodzącego w zakres art. 31 GBER możliwe jest zastosowanie stawki ryczałtowej dla kosztów pośrednich obliczonych na podstawie kosztów bezpośrednich wymienionych w art. 54 akapit pierwszy lit. a) RWP w odniesieniu do programu pomocy szkoleniowej wchodzącego w zakres art. 31 GBER. W celu zapewnienia zgodności koszty pośrednie zgodnie z art. 54 akapit pierwszy lit. a) RWP obliczane jako odsetek kosztów bezpośrednich należy obliczać wyłącznie na podstawie kategorii kosztów bezpośrednich zdefiniowanych jako kwalifikowalne w art. 31 ust. 3 GBER, z uwzględnieniem szczególnych ograniczeń dla każdego z nich przewidzianych w tym samym przepisie GBER.
Na podstawie art. 25 ust. 2 RWP, jeżeli EFRR lub EFS+ zapewniają wsparcie całości lub części operacji, której koszty są kwalifikowalne w ramach drugiego funduszu ("finansowanie krzyżowe"), finansowanie krzyżowe może zostać wykorzystane do wysokości 15 % wsparcia z tych funduszy dla każdego priorytetu programu. Zasady kwalifikowalności drugiego funduszu, tj. funduszu, z którego pochodzi finansowanie krzyżowe, mają zastosowanie do tej (części) operacji.
Z wyjątkiem stawek ryczałtowych, w ramach jednego lub drugiego funduszu w odniesieniu do wydatków kwalifikowalnych może być stosowana pojedyncza uproszczona metoda rozliczania kosztów. Stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów nadal wymaga od państw członkowskich przestrzegania wyżej wymienionego pułapu 15 %.
Szczególnie w odniesieniu do finansowania według stawek ryczałtowych w przypadku finansowania krzyżowego stosować należy oddzielne stawki ryczałtowe dla każdej części operacji, tej związanej z EFS+ i z EFRR. Stawki ryczałtowe EFS+ i EFRR dotyczące podobnych operacji będą miały zastosowanie, odpowiednio, do części EFS+ i części EFRR. Zastosowanie średniej z tych dwóch stawek nie jest możliwe, ponieważ wydatki muszą być identyfikowalne, aby zapewnić przestrzeganie ogólnego 15 % pułapu dla finansowania krzyżowego. W przypadku gdy nie istnieje żadna stawka dla drugiego z funduszy w odniesieniu do podobnego rodzaju operacji (na przykład ponieważ dana zasada nie ma zastosowania do tego funduszu lub ponieważ nie istnieją podobne operacje finansowane z tego funduszu) instytucja zarządzająca musi podjąć określić stosowaną stawkę zgodnie z ogólnymi zasadami prawnymi ustanowionymi w art. 53 ust. 3 i art. 54 RWP.
| Przykład 1: finansowanie krzyżowe z EFS+ i EFRR przy stawkach jednostkowych lub kwotach ryczałtowych |
|
Jeżeli, w przypadku operacji w ramach EFS+, stawka jednostkowa wynosząca 6 EUR/ osobogodzinę obejmuje zakup infrastruktury za kwotę 0,50 EUR/godz. kwalifikowalnej w ramach EFRR, kwota finansowana krzyżowo będzie stanowiła iloczyn 0,50 EUR i liczby zrealizowanych osobogodzin. Ta sama zasada ma zastosowanie do kwot ryczałtowych: jeżeli projekt szczegółowego budżetu obejmuje niektóre "wydatki finansowane krzyżowo", będą one rozliczane i monitorowane oddzielnie. Na przykład w ramach kwoty ryczałtowej 20 000 EUR finansowanej z programu EFS+ wydatki odnoszące się do EFRR stanowią 5 000 EUR. Po zakończeniu operacji kwota finansowana krzyżowo będzie kwotą określoną ex ante (5 000 EUR z 20 000 EUR) lub wyniesie zero, jeżeli dotacja nie zostanie wypłacona, gdyż określony wstępnie produkt nie został zrealizowany. Binarność kwot ryczałtowych, jeśli nie zostanie ograniczona ustaleniem celów pośrednich, będzie mieć również zastosowanie do wydatków finansowanych krzyżowo. |
| Przykład 2: finansowanie krzyżowe z EFS+ i EFRR przy finansowaniu według stawek ryczałtowych |
|
W przypadku zastosowania stawki ryczałtowej dla kosztów pośrednich opartej na kosztach bezpośrednich kwota finansowana krzyżowo będzie równa kwocie "kosztów bezpośrednich finansowanych krzyżowo", powiększonej o koszty pośrednie obliczone na podstawie stawki ryczałtowej mającej zastosowanie do tych "kosztów bezpośrednich finansowanych krzyżowo". Na przykład w ramach operacji o wartości 15 000 EUR finansowanejz programu EFRR koszty bezpośrednie odnoszące się do EFS+ stanowią 3 000 EUR, a koszty pośrednie są obliczane jako 15 % kosztów bezpośrednich (450 EUR). Kwota finansowana krzyżowo wyniesie zatem 3 450 EUR. Jeżeli po zakończeniu operacji koszty bezpośrednie zostaną zmniejszone, kwota finansowana krzyżowo (obejmująca koszty pośrednie) zostanie zmniejszona według tego samego wzoru. |
Od 17 kwietnia policja, straż miejska, żandarmeria wojskowa otrzymają podstawą prawną do karania tych, którzy bez zezwolenia m.in. fotografują i filmują szczególnie ważne dla bezpieczeństwa lub obronności państwa obiekty resortu obrony narodowej, obiekty infrastruktury krytycznej oraz ruchomości. Obiekty te zostaną specjalnie oznaczone.
12.04.2025
Kompleksową modernizację instytucji polskiego rynku pracy poprzez udoskonalenie funkcjonowania publicznych służb zatrudnienia oraz form aktywizacji zawodowej i podnoszenia umiejętności kadr gospodarki przewiduje podpisana w czwartek przez prezydenta Andrzeja Dudę ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Ustawa, co do zasady, wejdzie w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
11.04.2025
Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jej celem jest ograniczenie występujących nadużyć, usprawnienie procedur dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom, zmniejszenie zaległości załatwiania spraw przez urzędy oraz pełna elektronizacja postępowań. Nowe przepisy wejdą w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
11.04.2025
500 zł zarobi członek obwodowej komisji wyborczej w wyborach Prezydenta RP, 600 zł - zastępca przewodniczącego, a 700 zł przewodniczący komisji wyborczej – wynika z uchwały Państwowej Komisji Wyborczej. Jeżeli odbędzie się ponownie głosowanie, zryczałtowana dieta wyniesie 75 proc. wysokości diety w pierwszej turze. Termin zgłaszania kandydatów na członków obwodowych komisji wyborczych mija 18 kwietnia
10.04.2025
Kobiety i mężczyźni z innych roczników są w nieco innej sytuacji niż emerytki z rocznika 1953. Dowiedzieli się bowiem o zastosowaniu do nich art. 25 ust. 1b ustawy emerytalnej znacznie wcześniej, bo od 2 do ponad 6 lat przed osiągnięciem powszechnego wieku emerytalnego - przekonywał w Sejmie Sebastian Gajewski, wiceszef resortu pracy. Zdaniem prawników, ministerstwo celowo różnicuje sytuację wcześniejszych emerytów, by dla pozostałych roczników wprowadzić mniej korzystne rozwiązania niż dla rocznika 1953.
08.04.2025
Sejm uchwalił w piątek ustawę, która obniża składkę zdrowotną dla przedsiębiorców. Zmiana, która wejdzie w życie 1 stycznia 2026 roku, ma kosztować budżet państwa 4,6 mld zł. Według szacunków Ministerstwo Finansów na reformie ma skorzystać około 2,5 mln przedsiębiorców. Teraz ustawa trafi do Senatu.
04.04.2025| Identyfikator: | Dz.U.UE.C.2024.7467 |
| Rodzaj: | Informacja |
| Tytuł: | Zawiadomienie Komisji - Wytyczne dotyczące stosowania uproszczonych metod rozliczania kosztów w ramach funduszy objętych rozporządzeniem (UE) 2021/1060 (rozporządzenie w sprawie wspólnych przepisów) |
| Data aktu: | 20/12/2024 |
| Data ogłoszenia: | 20/12/2024 |
| Data wejścia w życie: | 20/12/2024 |
