Przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych.

DECYZJA PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 1 lipca 2019 r.

ustanawiająca przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych

(2019/C 249/02)

PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 10 ust. 4;

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 224;

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 z dnia 22 października 2014 r. w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych ¹ , w szczególności jego art. 25 ust. 1,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 ²  ("rozporządzenie finansowe"),

uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE, Euratom) 2015/2401 z dnia 2 października 2015 r. w sprawie zawartości i funkcjonowania rejestru europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych ³ ,

uwzględniając Regulamin Parlamentu Europejskiego (zwany dalej "Regulaminem"), w szczególności jego art. 25 ust. 11 i art. 241, ⁴

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Istnieje potrzeba określenia zasad stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

(2) W trosce o właściwe zarządzanie finansami i przejrzystość każdy wniosek o przyznanie finansowania jest przedmiotem decyzji Prezydium, o której adresat zostanie powiadomiony i która zawiera uzasadnienie, jeżeli zastosowany środek jest niekorzystny dla adresata,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Przedmiot

Niniejsza decyzja ustala obowiązujące zasady stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

O ile nie postanowiono inaczej, niniejsza decyzja ma zastosowanie zarówno do europejskich partii politycznych, jak i do europejskich fundacji politycznych.

Załączniki do niniejszej decyzji stanowią jej integralną część.

Artykuł  2

Definicje

Do celów niniejszej decyzji:

1) "wnioskodawca" oznacza partię lub fundację, która składa wniosek o finansowanie zgodnie z art. 18 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 w odpowiedzi na zaproszenie odpowiednio do składania wniosków o przyznanie wkładu lub zaproszenie do składania wniosków o przyznanie dotacji;

2) "delegowany urzędnik zatwierdzający" oznacza pracownika, któremu przekazano uprawnienia urzędnika zatwierdzającego na mocy decyzji Prezydium z dnia 10 grudnia 2018 r. ⁵  i decyzji sekretarza generalnego w sprawie przekazywania obowiązków urzędnika zatwierdzającego;

3) "Urząd" oznacza Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych ustanowiony na mocy art. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

4) "beneficjent" oznacza partię, której przyznano wkład, lub fundację, której przyznano dotację, na mocy rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

5) "ostateczna kwota finansowania" oznacza ostateczną kwotę wkładu w przypadku partii lub ostateczną kwotę dotacji w przypadku fundacji, określoną przez Prezydium po przyjęciu jego decyzji w sprawie sprawozdania rocznego;

6) "fundacja" oznacza europejską fundację polityczną w rozumieniu art. 2 pkt 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

7) "finansowanie" oznacza wkład w rozumieniu tytułu XI rozporządzenia finansowego (w odniesieniu do partii) lub dotację na działalność w rozumieniu tytułu VIII rozporządzenia finansowego (w odniesieniu do fundacji);

8) "decyzja o finansowaniu" oznacza decyzję w sprawie przyznania wkładu (w przypadku partii) lub dotacji (w przypadku fundacji) zgodnie z warunkami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków;

9) "umowa o finansowanie" oznacza umowę między Parlamentem a beneficjentem w sprawie przyznania wkładu (w przypadku partii) lub dotacji (w przypadku fundacji) zgodnie z warunkami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków oraz w decyzji o finansowaniu;

10) "procedura finansowania" oznacza procedurę rozpoczynającą się od złożenia wniosku po zatwierdzenie sprawozdania rocznego i przyjęcie decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania;

11) "partia" oznacza europejską partię polityczną w rozumieniu art. 2 pkt 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Artykuł  3

Zaproszenia do składania wniosków

1. Po zatwierdzeniu przez Prezydium delegowany urzędnik zatwierdzający zapewnia publikację zaproszeniado składania wniosków o przyznanie wkładu w przypadku partii i zaproszenie do składania wniosków o przyznanie dotacji w przypadku fundacji ("zaproszenia do składania wniosków").

2. W zaproszeniach do składania wniosków ustala się termin na składanie przez partie i fundacje pisemnych wniosków o finansowanie do Parlamentu Europejskiego.

3. W zaproszeniach określa się:

a) zamierzone cele;

b) ramy prawne;

c) ramy czasowe procedury finansowania;

d) warunki dotyczące finansowania przez Unię;

e) kryteria kwalifikowalności i wykluczenia;

f) (dotyczy jedynie fundacji) kryteria wyboru;

g) kryteria przyznawania określone w art. 19 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

h) formę wniosku i strukturę szacowanego budżetu, którą wnioskodawca powinien przedstawić w swoim wniosku;

i) w stosownych przypadkach - wykaz wszelkich wymaganych dokumentów potwierdzających;

j) szczegółowe i ogólne warunki przyznawania wkładów i dotacji, zatwierdzane przez Prezydium;

k) w odniesieniu do partii charakter wydatków, które mogą zostać zwrócone z wkładu, a w odniesieniu do fundacji kategorie kosztów uważanych za kwalifikujące się do objęcia finansowaniem z dotacji.

4. W zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie wkładu i w zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie dotacji wskazuje się, że każdy wnioskodawca wyraźnie zobowiązuje się na piśmie do przestrzegania stosownych warunków, co jest warunkiem dopuszczalności wniosku.

Artykuł  4

Wniosek o finansowanie

1. Zgodnie z art. 18 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 wnioskodawca pragnący otrzymać finansowanie z budżetu ogólnego Unii składa pisemny wniosek skierowany do przewodniczącego Parlamentu Europejskiego.

2. Wnioskodawca może zostać wezwany przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego do dostarczenia w rozsądnym terminie dodatkowych dokumentów potwierdzających lub wyjaśnień dotyczących wniosku.

Artykuł  5

Decyzja w sprawie wniosku o finansowanie

1. Na podstawie wniosku sekretarza generalnego Prezydium w ciągu trzech miesięcy od dnia zaprzestania przyjmowania wniosków w odpowiedzi na dane zaproszenie podejmuje decyzje dotyczące wniosków o finansowanie po sprawdzeniu zgodności z kryteriami określonymi w art. 17 i 18 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, o których mowa w art. 3 ust. 3 niniejszej decyzji, oraz określa kwoty przyznane poszczególnym wnioskodawcom. Prezydium bierze pod uwagę wszelkie zmiany, jakie nastąpiły w sytuacji wnioskodawcy po złożeniu przezeń wniosku o finansowanie. Przewodniczący informuje każdego wnioskodawcę na piśmie o decyzji Prezydium i o przyznanej kwocie.

2. Jeżeli wniosek zostanie zatwierdzony przez Prezydium, beneficjent i Parlament Europejski reprezentowany przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego podpisują umowę o finansowanie zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku 1a (w przypadku partii) lub w załączniku 1b (w przypadku fundacji).

3. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony lub kwoty, o które wystąpił wnioskodawca, nie zostaną przyznane w części ani w całości, w decyzji podjętej przez Prezydium zgodnie z ust. 1 podaje się powody odrzucenia wniosku. Dostarczone wnioskodawcy zawiadomienie w sprawie odrzucenia wniosku zawiera informację o dostępnych administracyjnych lub sądowych środkach odwoławczych.

4. Kwotę finansowania ustala się na podstawie art. 19 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i na tym etapie ma ona charakter jedynie tymczasowy. Ostateczną kwotę finansowania ustala się zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 8 niniejszej decyzji.

5. Jeżeli kwoty dla poszczególnych wnioskodawców różnią się znacznie od kwot, jakich można się było spodziewać w chwili publikacji zaproszeń, o których mowa w art. 3 niniejszej decyzji, Prezydium może zwrócić się do przewodniczącego Parlamentu Europejskiego o złożenie wniosku do właściwej komisji w celu dostosowania kwoty dostępnych środków.

Artykuł  6

Płatności

1. Finansowanie przekazuje się beneficjentom w formie płatności zaliczkowych, o czym mowa w warunkach szczegółowych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w załączniku 1b (w przypadku fundacji). O ile w uzasadnionych przypadkach Prezydium nie postanowi inaczej, płatności zaliczkowe wypłaca się beneficjentom w postaci zaliczki w jednej racie stanowiącej 100 % maksymalnej kwoty finansowania.

2. W indywidualnych przypadkach oraz w zależności od analizy ryzyka Prezydium może podjąć decyzję o zażądaniu od beneficjenta wniesienia zabezpieczenia płatności zaliczkowych zgodnie z rozporządzeniem finansowym.

3. Ustalenia dotyczące płatności i ich terminów są wyszczególnione w umowie o finansowanie. Przed podpisaniem umowy o finansowanie beneficjentom nie wypłaca się środków finansowych.

Artykuł  7

Audyt zewnętrzny

1. Parlament Europejski otrzymuje bezpośrednio od niezależnych zewnętrznych organów lub ekspertów, upoważnionych na mocy art. 23 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, sprawozdanie z audytu zewnętrznego, określone w art. 23 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

2. Zakres audytu zewnętrznego określono w art. 23 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Cel audytu zewnętrznego przedstawiono szczegółowo w obowiązujących przepisach w części B warunków ogólnych, określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji).

Artykuł  8

Decyzja w sprawie sprawozdania rocznego i ostatecznej kwoty finansowania

1. Na podstawie wniosku sekretarza generalnego Prezydium zatwierdza albo odrzuca sprawozdanie roczne do dnia 30 września roku następującego po roku budżetowym, którego dotyczy sprawozdanie roczne.

2. Prezydium lub delegowany urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do beneficjenta o dostarczenie dodatkowych informacji w celu ustalenia zgodności z odnośnymi przepisami. Kontrolę zgodności prowadzi się zgodnie z art. 23 i 24 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

3. Jeżeli Prezydium lub delegowany urzędnik zatwierdzający zażądają dodatkowych informacji, termin na wydanie decyzji w sprawie sprawozdania rocznego zostaje przedłużony do czasu otrzymania owych dodatkowych informacji i poddania ich ocenie. Termin ten może zostać przedłużony również wówczas, jeżeli Urząd, powołując się na art. 24 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, zażądał dodatkowych informacji.

4. W przypadku partii Prezydium na podstawie sprawozdania rocznego określa każdego roku kwotę wydatków podlegających zwrotowi. W przypadku przeniesienia niewydanych środków finansowych na kolejny rok budżetowy ostateczną kwotę finansowania ustala się zgodnie z przepisami zawartymi w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1a.

5. W przypadku fundacji ostateczną kwotę dotacji określa się na podstawie sprawozdania rocznego.

6. Ostateczna kwota finansowania nie może przekroczyć:

a) maksymalnej kwoty finansowania określonej w decyzji o finansowaniu i w umowie o finansowanie;

b) 90 % rocznych wydatków podlegających zwrotowi, wskazanych w budżecie danej europejskiej partii politycznej, i 95 % kosztów kwalifikowalnych poniesionych przez daną europejską fundację polityczną.

7. W oparciu o ostateczną kwotę finansowania, określoną zgodnie z ust. 4 i 6, oraz o płatności zaliczkowe dokonane wcześniej na podstawie decyzji o finansowaniu i umowy o finansowanie delegowany urzędnik zatwierdzający określa kwoty należne beneficjentowi lub Parlamentowi Europejskiemu.

8. Ostateczną kwotę finansowania ustala się bez uszczerbku dla prawa Parlamentu Europejskiego do przeprowadzenia kontroli ex post zgodnie z przepisami zawartymi w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji), a także bez uszczerbku dla możliwości dostosowania ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną.

9. 6  Beneficjent jest informowany o decyzjach przyjętych na mocy niniejszego artykułu w formie jednolitej decyzji zgodnie z art. 241 ust. 1 Regulaminu.

10. Obowiązującą procedurę dotyczącą zatwierdzenia sprawozdania rocznego i przyjęcia decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania przedstawiono szczegółowo w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji).

Artykuł  9

Procedura zawieszenia finansowania

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia finansowego i obowiązującymi postanowieniami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) Prezydium, na wniosek sekretarza generalnego, może podjąć decyzję o zawieszeniu wypłaty finansowania dla partii lub fundacji politycznej oraz o wznowieniu płatności, jeżeli powody takiego zawieszenia nie mają już zastosowania. Delegowany urzędnik zatwierdzający jest uprawniony do wszczęcia procedury wstrzymania finansowania i podjęcia wszelkich niezbędnych kroków zgodnie z przepisami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) przed podjęciem stosownej decyzji przez Prezydium.

2. 7  Do decyzji podejmowanych przez Prezydium na mocy niniejszego artykułu zastosowanie ma art. 241 ust. 1 akapit trzeci Regulaminu.

Artykuł  10

Cofnięcie decyzji o finansowaniu

1. Zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności jego art. 30, oraz z obowiązującymi przepisami rozporządzenia finansowego i postanowieniami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) Prezydium, na wniosek sekretarza generalnego, może zdecydować o cofnięciu decyzji o finansowaniu. Delegowany urzędnik zatwierdzający jest uprawniony do wszczęcia takiej procedury i podjęcia wszelkich niezbędnych kroków zgodnie z przepisami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) przed podjęciem stosownej decyzji przez Prezydium.

2. 8  Do decyzji podejmowanych przez Prezydium na mocy niniejszego artykułu zastosowanie ma art. 241 ust. 1 akapit trzeci Regulaminu.

3. Decyzja o cofnięciu decyzji o finansowaniu ma moc wsteczną (ex tunc) od dnia przyjęcia decyzji o finansowaniu.

4. Po przyjęciu przez Prezydium decyzji o cofnięciu decyzji o finansowaniu delegowany urzędnik zatwierdzający bezzwłocznie powiadamia beneficjenta o rozwiązaniu umowy o finansowanie ze skutkiem natychmiastowym. Wszelkie kwoty wypłacone na podstawie umowy o finansowanie uważa się odtąd za nienależne płatności, które podlegają procedurze odzyskania środków.

5. Delegowany urzędnik zatwierdzający jest uprawniony do wydania niezbędnego nakazu odzyskania środków.

Artykuł  11

Uchylenie decyzji o finansowaniu

1. Zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności jego art. 27 i 30, oraz z obowiązującymi przepisami rozporządzenia finansowego i postanowieniami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) Prezydium, na wniosek sekretarza generalnego, może zdecydować o uchyleniu decyzji o finansowaniu. Delegowany urzędnik zatwierdzający jest uprawniony do wszczęcia takiej procedury i podjęcia wszelkich niezbędnych kroków zgodnie z przepisami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) przed podjęciem stosownej decyzji przez Prezydium.

2. 9  Do decyzji podejmowanych przez Prezydium na mocy niniejszego artykułu zastosowanie ma art. 241 ust. 1 akapit trzeci Regulaminu.

3. Decyzja o uchyleniu decyzji o finansowaniu staje się skuteczna ex nunc w dniu wskazanym w decyzji, a w przypadku braku takiej daty - w dniu powiadomienia beneficjenta o decyzji.

4. Po przyjęciu przez Prezydium decyzji o uchyleniu decyzji o finansowaniu delegowany urzędnik zatwierdzający bezzwłocznie powiadamia beneficjenta o rozwiązaniu umowy o finansowanie ze skutkiem od dnia wskazanego w ust. 3. Koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta od dnia wejścia w życie decyzji o uchyleniu decyzji o finansowaniu uznaje się za wydatki niepodlegające zwrotowi lub za koszty niekwalifikowalne, a odpowiednie płatności zaliczkowe podlegają procedurze odzyskania środków.

5. Delegowany urzędnik zatwierdzający jest uprawniony do wydania niezbędnego nakazu odzyskania środków.

Artykuł  12

Kontrola

W umowie o finansowanie wyraźnie określa się prawa Parlamentu Europejskiego i innych właściwych organów do skorzystania z uprawnień kontrolnych w stosunku do beneficjenta, zgodnie z art. 24 i 25 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Artykuł  13

Wsparcie techniczne

Zgodnie z art. 26 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 beneficjenci mogą występować do Parlamentu Europejskiego o wsparcie techniczne. Procedurę, warunki i koszty określa decyzja Prezydium z 14 marca 2000 r. regulująca korzystanie z pomieszczeń Parlamentu Europejskiego przez podmioty zewnętrzne.

Artykuł  14

Prawo do bycia wysłuchanym

W przypadkach, w których na mocy obowiązującej umowy o finansowanie, w tym określonych w niej warunków szczegółowych i ogólnych, beneficjent lub osoba fizyczna, o której mowa w art. 27a rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, ma prawo, przed przyjęciem decyzji przez Parlament, do przedstawienia uwag, może to uczynić na piśmie w ciągu 10 dni roboczych, o ile obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Na uzasadniony wniosek beneficjenta lub osoby fizycznej okres ten może zostać jednokrotnie przedłużony o kolejne 10 dni roboczych.

Artykuł  15

Uchylenie i wejście w życie

1. Decyzja Prezydium Parlamentu Europejskiego z dnia 28 maja 2018 r. ¹⁰  zostaje uchylona z dniem wejścia w życie niniejszej decyzji. Ma ona jednak nadal zastosowanie do aktów i zobowiązań dotyczących finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych w roku budżetowym 2019.

2. Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł  16

Publikacja

Niniejszą decyzję publikuje się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i na stronie internetowej Parlamentu Europejskiego.

Załączniki - wzory umów o finansowanie:

załącznik 1a - wzór umowy o przyznanie wkładu dla partii

załącznik 1b - wzór umowy o przyznanie dotacji dla fundacji

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  1a

UMOWA O PRZYZNANIE WKŁADU DLA PARTII [WZÓR]

NUMER: ... [WSTAWIĆ] ...

Parlament Europejski, którego Sekretariat ma siedzibę w:

Plateau du Kirchberg, L-2929 Luxembourg,

zwany dalej Parlamentem Europejskim,

reprezentowany w celu podpisania niniejszej umowy

przez [nazwisko/imię/funkcja],

z jednej strony,

oraz

[pełna oficjalna nazwa beneficjenta]

[oficjalny status prawny]

[oficjalny numer rejestracyjny]

[pełny adres siedziby]

[numer VAT],

zwany dalej beneficjentem,

reprezentowany w celu podpisania niniejszej umowy

przez: [przedstawiciel upoważniony do podejmowania zobowiązań prawnych],

z drugiej strony,

UZGADNIAJĄ

następujące warunki szczegółowe, warunki ogólne oraz szacunkowy budżet przedstawiony w załączniku, który stanowi integralną część niniejszej umowy.

Postanowienia warunków szczegółowych mają pierwszeństwo przed postanowieniami pozostałych części niniejszej umowy. Postanowienia warunków ogólnych mają pierwszeństwo przed postanowieniami załącznika.

Spis treści

I. WARUNKI SZCZEGÓŁOWE

ARTYKUŁ I.1 - PRZEDMIOT UMOWY

ARTYKUŁ I.2 - OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI

ARTYKUŁ I.3 - FORMA FINANSOWANIA

ARTYKUŁ I.4 - WSTĘPNA (MAKSYMALNA) KWOTA FINANSOWANIA

ARTYKUŁ I.5 - PŁATNOŚCI I USTALENIA DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI

1.5.1. Płatności zaliczkowe

1.5.2. Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależnie wypłaconych płatności zaliczkowych

1.5.3. Waluta

ARTYKUŁ I.6 - KONTO BANKOWE

ARTYKUŁ I.7 - OGÓLNE PRZEPISY ADMINISTRACYJNE

ARTYKUŁ I.8 - WEJŚCIE UMOWY W ŻYCIE

II. WARUNKI OGÓLNE

CZĘŚĆ A: PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE

ARTYKUŁ II.1 - DEFINICJE

ARTYKUŁ II.2 - OGÓLNE ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA

ARTYKUŁ II.3 - ZOBOWIĄZANIA WYNIKAJĄCE Z POSIADANIA RACHUNKU BANKOWEGO

ARTYKUŁ II.4 - ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY

ARTYKUŁ II.5 - POUFNOŚĆ

ARTYKUŁ II.6 - PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

ARTYKUŁ II.7 - PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

ARTYKUŁ II.8 - WIDOCZNOŚĆ FINANSOWANIA PRZEZ UNIĘ

II.8.1. Informacje dotyczące finansowania przez Unię

II.8.2. Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego ..

II.8.3. Publikacja informacji przez Parlament Europejski

ARTYKUŁ II.9 - UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PRZEZ BENEFICJENTA

II.9.1. Zasady

II.9.2. Przechowywanie dokumentacji

II.9.3. Kontrola

II.9.4. Odpowiedzialność

ARTYKUŁ II.10 - WSPARCIE FINANSOWE DLA PODMIOTÓW POWIĄZANYCH

ARTYKUŁ II.11 - SIŁA WYŻSZA

ARTYKUŁ II.12 - ZAWIESZENIE WYPŁATY FINANSOWANIA

II.12.1. Powody zawieszenia

II.12.2. Procedura zawieszenia

II.12.3. Skutki zawieszenia

II.12.4. Wznowienie płatności

ARTYKUŁ II.13 - COFNĘCIE DECYZJI O FINANSOWANIU PRZEZ PARLAMENT EUROPEJSKI

II.13.1. Podstawy cofnięcia

II.13.2. Procedura cofnięcia

II.13.3. Skutki cofnięcia

ARTYKUŁ II.14 - UCHYLENIE DECYZJI O FINANSOWANIU

II.14.1. Uchylenie na wniosek beneficjenta

II.14.2. Uchylenie przez Parlament Europejski

II.14.3. Skutki uchylenia

ARTYKUŁ II.15 - ZBYCIE

ARTYKUŁ II.16 - ODSETKI ZA ZWŁOKĘ

ARTYKUŁ II.17 - PRAWO WŁAŚCIWE

ARTYKUŁ II.18 - PRAWO DO BYCIA WYSŁUCHANYM

CZĘŚĆ B: POSTANOWIENIA FINANSOWE

ARTYKUŁ II.19 - WYDATKI PODLEGAJĄCE ZWROTOWI

II.19.1. Warunki

II.19.2. Przykłady wydatków podlegających zwrotowi

ARTYKUŁ II.20 - WYDATKI NIEPODLEGAJĄCE ZWROTOWI

ARTYKUŁ II.21 - WKŁADY RZECZOWE

ARTYKUŁ II.22 - PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE

ARTYKUŁ II.23 - OBOWIĄZKI W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI

II.23.1. Sprawozdanie roczne

II.23.2. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego

ARTYKUŁ II.24 - DECYZJA W SPRAWIE SPRAWOZDANIA ROCZNEGO

ARTYKUŁ II.25 - DECYZJA W SPRAWIE OSTATECZNEJ KWOTY FINANSOWANIA

II.25.1. Skutki sprawozdania rocznego

II.25.2. Pułap

II.25.3. Przeniesienie niewydanych środków

II.25.4. Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

II.25.5. Odzyskanie niewydanych środków finansowych

II.25.6. Saldo finansowania

II.25.7. Nadwyżka zasobów własnych

ARTYKUŁ II.26 - ODSETKI OD PŁATNOŚCI ZALICZKOWYCH

ARTYKUŁ II.27 - ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI

II.27.1. Odsetki za zwłokę

II.27.2. Kompensowanie

II.27.3. Opłaty bankowe

ARTYKUŁ II.28 - GWARANCJA FINANSOWA

ARTYKUŁ II.29 - KONTROLA

II.29.1. Przepisy ogólne

II.29.2. Obowiązek przechowywania dokumentów

II.29.3. Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji

II.29.4. Wizyty na miejscu

II.29.5. Kontradyktoryjne postępowanie audytowe

II.29.6. Skutki ustaleń z audytu

II.29.7. Prawa kontrolne OLAF-u

II.29.8. Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

II.29.9. Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.29.1-4

ZAŁĄCZNIK - BUDŻET SZACUNKOWY

I. 

WARUNKI SZCZEGÓŁOWE

ARTYKUŁ I.1 - PRZEDMIOT UMOWY

Parlament Europejski przyznaje finansowanie na prowadzenie statutowej działalności i realizację statutowych celów beneficjenta w roku budżetowym [wstawić rok] zgodnie z warunkami określonymi w "Warunkach szczegółowych" i "Warunkach ogólnych" (zwanymi dalej "warunkami") oraz zgodnie z załącznikiem do niniejszej umowy. Stanowi to wykonanie decyzji o finansowaniu przyjętej przez Parlament Europejski w dniu [wstawić datę].

Beneficjent wykorzysta finansowanie na prowadzenie działalności statutowej i na realizację celów statutowych, czyniąc to na własną odpowiedzialność oraz zgodnie z warunkami i załącznikiem do niniejszej umowy.

ARTYKUŁ I.2 - OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI

Okres kwalifikowalności na potrzeby przyznania finansowania ze środków Unii biegnie od dnia [wstawić datę] do dnia [wstawić datę].

ARTYKUŁ I.3 - FORMA FINANSOWANIA

Wkłady przyznane beneficjentowi zgodnie z tytułem XI rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 ¹¹  ("rozporządzenia finansowego") mają postać zwrotu części rzeczywiście poniesionych kosztów podlegających zwrotowi.

ARTYKUŁ I.4 - WSTĘPNA (MAKSYMALNA) KWOTA FINANSOWANIA

Parlament Europejski zobowiązuje się przekazać kwotę w maksymalnej wysokości [wstawić kwotę] EUR, jednak nie więcej niż 90 % szacunkowych całkowitych kosztów podlegających zwrotowi.

Szacunkowe podlegające zwrotowi koszty beneficjenta przedstawiono w załączniku ("budżet szacunkowy"). Budżet szacunkowy jest zrównoważony i zawiera rozbicie wszystkich kosztów i przychodów beneficjenta w okresie kwalifikowalności. Koszty podlegające zwrotowi należy oddzielić od kosztów niepodlegających zwrotowi, zgodnie z art. II.19.

ARTYKUŁ I.5 - PŁATNOŚCI I USTALENIA DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI

Środki finansowe przekazuje się zgodnie z poniższym harmonogramem i poniższymi ustaleniami.

1.5.1. Płatności zaliczkowe

Płatności zaliczkowej w wysokości [wstawić kwotę] EUR, stanowiącej [domyślnie 100 % lub wstawić wartość procentową określoną przez Parlament Europejski w decyzji o finansowaniu] maksymalnej kwoty określonej w art. I.4 niniejszej umowy, dokonuje się na korzyść beneficjenta w ciągu 30 dni od daty wejścia w życie umowy lub, w stosownych przypadkach, od daty otrzymania przez Parlament Europejski gwarancji finansowej w wysokości [wstawić kwotę w EUR, jeżeli ma zastosowanie], w zależności od tego, która z dat jest późniejsza.

1.5.2. Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależnie wypłaconych płatności zaliczkowych

Płatności salda końcowego na korzyść beneficjenta lub odzyskania wszelkich nienależnie przekazanych mu płatności zaliczkowych dokonuje się w ciągu 30 dni od decyzji Parlamentu Europejskiego w sprawie sprawozdania rocznego oraz po ustaleniu ostatecznej kwoty finansowania, zgodnie z art. II.25.

1.5.3. Waluta

Wypłaty dokonywane są przez Parlament Europejski w euro. Ewentualne przeliczenie kosztów rzeczywistych na euro następuje po kursie dziennym opublikowanym w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej lub, w przypadku jego braku, po miesięcznym kursie księgowym, ustalonym przez Parlament Europejski i opublikowanym na jego stronach internetowych, w dniu wystawienia zlecenia płatniczego przez Parlament Europejski, o ile warunki szczegółowe nie stanowią wyraźnie inaczej.

Wypłaty ze strony Parlamentu Europejskiego uznawane są za dokonane w dniu pobrania danej sumy z jego konta.

ARTYKUŁ I.6 - KONTO BANKOWE

Wypłaty na rzecz beneficjenta dokonywane są na jego konto lub subkonto bankowe w banku mającym siedzibę w państwie członkowskim Unii Europejskiej, prowadzone w walucie euro, którego dane znajdują się poniżej:

nazwa banku: [...]

adres oddziału prowadzącego konto: [...]

dokładna nazwa posiadacza konta: [...]

pełny numer konta (w tym kody bankowe): [...]

numer IBAN: [...]

kod BIC/SWIFT: [...].

ARTYKUŁ I.7 - OGÓLNE PRZEPISY ADMINISTRACYJNE

Wszelka korespondencja z Parlamentem Europejskim w związku z niniejszą umową wymaga zachowania formy pisemnej, musi zawierać numer umowy i być kierowana na następujący adres:

European Parliament

The President

c/o the Director-General of Finance

Office SCH 05B031

L-2929 Luxembourg

Korespondencję zwykłą uznaje się za przyjętą przez Parlament Europejski w dniu jej formalnego zarejestrowania w Biurze Obsługi Pocztowej Parlamentu Europejskiego.

Wszelka korespondencja z beneficjentem w związku z niniejszą umową wymaga zachowania formy pisemnej, musi zawierać numer umowy i być kierowana na następujący adres:

Pan/Pani [...]

[stanowisko]

[oficjalna nazwa organizacji beneficjenta]

[pełny adres siedziby]

O każdej zmianie adresu beneficjenta należy bezzwłocznie powiadomić pisemnie Parlament Europejski.

ARTYKUŁ I.8 - WEJŚCIE UMOWY W ŻYCIE

Umowa wchodzi w życie w dniu jej podpisania w imieniu Parlamentu Europejskiego.

II. 

WARUNKI OGÓLNE

CZĘŚĆ  A

PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE

ARTYKUŁ II.1 - DEFINICJE

Do celów niniejszej umowy:

1) "sprawozdanie z działalności" oznacza pisemne uzasadnienie kosztów poniesionych w okresie kwalifikowalności; na przykład wyjaśnienia dotyczące działań, koszty administracyjne itp.; sprawozdanie z działalności jest częścią sprawozdania rocznego;

2) "sprawozdanie roczne" oznacza sprawozdanie przedkładane w ciągu sześciu miesięcy od zamknięcia roku budżetowego zgodnie z art. 23 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 ¹²  oraz z art. 229 rozporządzenia finansowego;

3) "saldo finansowania" oznacza różnicę między kwotą płatności zaliczkowych zgodnie z art. I.5.1 a ostateczną kwotą finansowania określoną na mocy art. II.25.4;

4) "rozliczanie płatności zaliczkowych" oznacza sytuację, w której ostateczna kwota finansowania została ustalona przez urzędnika zatwierdzającego, a kwota wypłacona beneficjentowi nie jest już własnością Unii;

5) "konflikt interesów" oznacza sytuację, w której bezstronne i obiektywne wykonanie przez beneficjenta umowy jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy dzielone z dowolną osobą trzecią w odniesieniu do przedmiotu umowy; przekonania polityczne zasadniczo nie stanowią powodu do zaistnienia konfliktu interesów w przypadku umów zawieranych między partiami politycznymi a organizacjami podzielającymi takie same wartości polityczne; jednak w przypadku takich umów musi zostać zachowana zgodność z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

6) "wkłady rzeczowe" lub "darowizny rzeczowe" oznaczają zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie zgodnie z art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

7) "rok budżetowy N" lub "okres kwalifikowalności" oznaczają okres prowadzenia działalności, na który przyznano finansowanie na mocy umowy, zgodnie z art. I.2;

8) "siła wyższa" oznacza wszelkie sytuacje lub wydarzenia niedające się przewidzieć lub wyjątkowe, będące poza kontrolą beneficjenta lub Parlamentu Europejskiego i uniemożliwiające im wypełnienie zobowiązań wynikających z umowy, i których nie można przypisać ich błędowi lub zaniedbaniu ani błędowi lub zaniedbaniu podwykonawców, podmiotów powiązanych ani stron trzecich otrzymujących wsparcie finansowe oraz których nie można uniknąć pomimo wszelkich starań; w następujących przypadkach nie można powoływać się na siłę wyższą: spory pracownicze, strajki, trudności finansowe lub niewykonanie usługi, usterki sprzętu lub wady materiału czy też opóźnienia w ich dostawie, chyba że są one bezpośrednim następstwem działania siły wyższej;

9) "formalnie zawiadomić" oznacza poinformować pisemnie za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej, z potwierdzeniem odbioru;

10) "nadużycie finansowe" oznacza umyślne działanie lub zaniechanie mające wpływ na interesy finansowe Unii i wiążące się z wykorzystaniem lub przedstawieniem nieprawdziwych, nieprawidłowych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów, lub z nieujawnieniem informacji z naruszeniem określonego zobowiązania;

11) "finansowanie" oznacza bezpośrednie wkłady finansowe w rozumieniu tytułu XI rozporządzenia finansowego i przepisów rozdziału IV rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

12) "nieprawidłowość" oznacza każde naruszenie przepisu prawa Unii wynikające z działania lub zaniechania beneficjenta, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie Unii;

13) "zasoby własne" oznaczają zewnętrzne źródła finansowania inne niż finansowanie otrzymane od Unii, na przykład darowizny, wkłady wnoszone przez członków (określone w art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014) itp.;

14) "osoba powiązana" oznacza każdą osobę, która jest uprawniona do reprezentowania beneficjenta lub do podejmowania decyzji w jego imieniu;

15) "istotny błąd" oznacza każde naruszenie postanowień umowy wynikające z działania lub zaniechania, które powoduje lub mogłoby spowodować stratę dla budżetu Unii Europejskiej.

ARTYKUŁ II.2 - OGÓLNE ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA

Beneficjent:

a) sam ponosi całkowitą odpowiedzialność za przestrzeganie wszelkich ciążących na nim zobowiązań wynikających z przepisów prawa; spoczywa na nim również ciężar dowodu;

b) jest zobowiązany do zrekompensowania wszelkich szkód wyrządzonych Parlamentowi Europejskiemu w związku z wykonaniem, w tym niewłaściwym wykonaniem, umowy, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej;

c) ponosi całkowitą odpowiedzialność wobec osób trzecich, w tym także za wszelkie szkody wyrządzone im podczas wykonywania umowy;

d) bezzwłocznie informuje Parlament Europejski o wszelkich zmianach w swojej sytuacji prawnej, finansowej, technicznej lub organizacyjnej, o zmianie swojej struktury własności, a także o zmianie nazwy, adresu lub przedstawiciela prawnego;

e) podejmuje wszelkie niezbędne kroki mające na celu niedopuszczenie do zaistnienia konfliktu interesów.

ARTYKUŁ II.3 - ZOBOWIĄZANIA WYNIKAJĄCE Z POSIADANIA RACHUNKU BANKOWEGO

Konto lub subkonto, o którym mowa w art. I.6, musi pozwalać na identyfikację kwot przekazywanych przez Parlament Europejski oraz musi być zarezerwowane wyłącznie na przyjmowanie kwot określonych w art. I.5, przekazywanych przez Parlament Europejski.

Jeżeli kwoty przekazywane na to konto w formie płatności zaliczkowych wypracowują odsetki lub przynoszą równorzędne odsetkom korzyści zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terenie którego konto zostało założone, Parlament Europejski odzyskuje takie odsetki lub równorzędne korzyści na warunkach określonych w art. II.26 oraz zgodnie z art. 228 ust. 5 rozporządzenia finansowego.

W żadnym przypadku kwoty przekazywane przez Parlament Europejski nie mogą być wykorzystywane do celów spekulacyjnych.

Kwoty zaliczkowe pozostają własnością Unii do czasu ich rozliczenia w oparciu o ostateczną kwotę finansowania.

ARTYKUŁ II.4 - ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY

Parlament Europejski nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za żadne szkody spowodowane lub poniesione przez beneficjenta, w tym za szkody wyrządzone osobom trzecim podczas lub w wyniku wykonywania niniejszej umowy.

Beneficjent lub osoba powiązana rekompensuje Parlamentowi Europejskiemu wszelkie szkody wyrządzone mu w związku z wykonaniem umowy lub z powodu wykonania umowy niezgodnie z jej postanowieniami, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej.

ARTYKUŁ II.5 - POUFNOŚĆ

O ile umowa, art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i inne obowiązujące akty prawne Unii nie stanowią inaczej, Parlament Europejski oraz beneficjent zobowiązują się do zachowania poufnego charakteru wszystkich dokumentów, informacji lub innych materiałów bezpośrednio związanych z przedmiotem niniejszej umowy.

ARTYKUŁ II.6 - PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Wszelkie dane osobowe zgromadzone w związku z niniejszą umową przetwarza się zgodnie z art. 33 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Przetwarzanie danych osobowych przez Parlament Europejski jest zgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2018/1725 ¹³ .

Dane takie przetwarza się wyłącznie do celów wykonywania i monitorowania umowy, bez uszczerbku dla prawa do ich ewentualnego przekazania do wiadomości organom odpowiedzialnym za kontrolę i audyt, zgodnie z prawodawstwem unijnym.

Przetwarzanie danych osobowych przez beneficjenta w związku z niniejszą umową podlega rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 ¹⁴ . Bez uszczerbku dla innych przypadków przewidzianych w tym rozporządzeniu przetwarzanie danych osobowych w związku z niniejszą umową jest dozwolone wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne do wykonania niniejszego rozporządzenia.

ARTYKUŁ II.7 - PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

Zgodnie z art. 232 rozporządzenia finansowego beneficjent przechowuje całą dokumentację oraz wszystkie dokumenty potwierdzające dotyczące wykonania umowy przez pięć lat od ostatniej płatności związanej z przedmiotowym wkładem.

Dokumentacja dotycząca audytów, odwołań, sporów lub zaspokajania roszczeń wynikających z wykorzystania finansowania lub dotycząca dochodzeń prowadzonych przez Prokuraturę Europejską lub Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) jest przechowywana do momentu zakończenia takich audytów, odwołań, sporów, zaspokajania roszczeń lub dochodzeń, pod warunkiem powiadomienia odbiorcy.

ARTYKUŁ II.8 - WIDOCZNOŚĆ FINANSOWANIA PRZEZ UNIĘ

II.8.1. Informacje dotyczące finansowania przez Unię

Bez wyraźnej prośby ze strony Parlamentu Europejskiego o postępowanie w inny sposób lub bez jego zgody na takie postępowanie we wszelkich komunikatach lub publikacjach beneficjenta dotyczących finansowania ze środków Unii, w tym także podczas konferencji lub seminariów oraz w materiałach informacyjnych lub promocyjnych (takich jak broszury, ulotki, plakaty, prezentacje, informacje przekazywane elektronicznie itp.), należy informować, że program otrzymał wsparcie finansowe od Parlamentu Europejskiego.

II.8.2. Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego

Wszelkie komunikaty lub publikacje beneficjenta, bez względu na ich formę i sposób rozpowszechniania, muszą precyzować, iż odpowiedzialny za nie jest jedynie autor oraz że Parlament Europejski nie ponosi odpowiedzialności za ewentualny sposób wykorzystania zawartych w nich informacji.

II.8.3. Publikacja informacji przez Parlament Europejski

Parlament Europejski publikuje na stronie internetowej informacje określone w art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

ARTYKUŁ II.9 - UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PRZEZ BENEFICJENTA

II.9.1. Zasady

Zgodnie z art. 222 ust. 2 rozporządzenia finansowego finansowanie może być wykorzystywane do zwrotu wydatków związanych z umowami zawieranymi przez beneficjenta, o ile przy zawieraniu tych umów nie występował konflikt interesów.

W przypadku zamówień o wartości przekraczającej kwotę 60 000 EUR na dostawcę i na towar lub usługę beneficjent musi zebrać co najmniej trzy oferty otrzymane w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu określające szczegółowe wymogi udzielenia zamówienia. Okres obowiązywania umów nie może przekraczać pięciu lat.

Jeżeli w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu przedstawione zostaną mniej niż trzy oferty, beneficjent jest obowiązany wykazać, że w danym przetargu pozyskanie większej liczby ofert było niemożliwe.

II.9.2. Przechowywanie dokumentacji

Beneficjent przechowuje zapis oceny ofert i uzasadnia na piśmie ostateczny wybór dostawcy.

II.9.3. Kontrola

Beneficjent zapewnia, aby Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) były w stanie korzystać ze swoich uprawnień kontrolnych zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z art. 231 rozporządzenia finansowego. Beneficjent zapewnia, aby umowy zawierane ze stronami trzecimi przewidywały możliwość wykonywania tych uprawnień kontrolnych również wobec tych osób trzecich.

II.9.4. Odpowiedzialność

Cała odpowiedzialność za wykonanie niniejszej umowy oraz za poszanowanie jej postanowień spoczywa na beneficjencie. Beneficjent zobowiązuje się do podjęcia wszelkich niezbędnych kroków mających na celu zrzeczenie się przez zleceniobiorcę wszelkich roszczeń wobec Parlamentu Europejskiego z tytułu umowy.

ARTYKUŁ II.10 - WSPARCIE FINANSOWE DLA PODMIOTÓW POWIĄZANYCH

Wsparcie finansowe udzielane przez beneficjenta podmiotom powiązanym w rozumieniu art. 222 ust. 3 rozporządzenia finansowego można, pod następującymi warunkami, uznać za wydatki kwalifikowalne:

a) wsparcie finansowe udzielane przez beneficjenta następującym podmiotom powiązanym: ... [wstawić nazwy potencjalnych beneficjentów wskazanych w formularzu wniosku];

b) podmioty te są częścią organizacji administracyjnej beneficjenta, jak określono w jego statucie;

c) wsparcie finansowe dla każdego podmiotu nie przekracza kwoty 100 000 EUR;

d) podmiot powiązany przeznacza wsparcie finansowe na pokrycie kosztów kwalifikowalnych;

e) każda kwota ryczałtowa wypłacona na rzecz podmiotu powiązanego nie przekracza jednej czwartej całkowitego wsparcia finansowego udzielonego temu podmiotowi;

f) beneficjent gwarantuje ewentualne odzyskanie takiego wsparcia finansowego.

Beneficjent zapewnia, aby Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) były w stanie korzystać ze swoich uprawnień kontrolnych zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

ARTYKUŁ II.11 - SIŁA WYŻSZA

Jeśli Parlament Europejski lub beneficjent boryka się z sytuacją, w której zaistniała siła wyższa, zawiadamia bezzwłocznie o tym fakcie drugą stronę listem poleconym z potwierdzeniem odbioru lub podobnego typu potwierdzeniem, precyzując rodzaj, prawdopodobny czas trwania oraz przewidywane skutki tej sytuacji.

Parlament Europejski i beneficjent podejmują wszelkie kroki mające na celu zmniejszenie ewentualnych szkód, jakie mogłyby zostać wywołane przez sytuację, w której zaistniała siła wyższa.

Ani Parlament Europejski, ani beneficjent nie zostanie uznany za stronę niewywiązującą się z jakiegokolwiek ze swoich zobowiązań wynikających z umowy, jeżeli przeszkodziło mu w tym zdarzenie spowodowane siłą wyższą.

ARTYKUŁ II.12 - ZAWIESZENIE PŁATNOŚCI FINANSOWANIA

II.12.1. Powody zawieszenia

Parlament Europejski ma prawo do zawieszenia płatności finansowania, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami rozporządzenia finansowego, w następujących okolicznościach:

(i) podejrzewa, że beneficjent nie wywiązał się z obowiązków dotyczących wykorzystania wkładów, określonych w art. 228 rozporządzenia finansowego, aż do weryfikacji tego podejrzenia; lub

(ii) beneficjent podlega karom finansowym przewidzianym w art. 27 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 aż do zapłacenia kary finansowej.

II.12.2. Procedura zawieszenia

Etap 1 - Przed zawieszeniem płatności Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze zawieszenia płatności, podając przyczyny zawieszenia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 - Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi, że nie będzie kontynuować procedury zawieszenia, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę zwieszenia, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o zawieszeniu, w której informuje go:

(i) o wstępnym terminie zakończenia niezbędnej weryfikacji w przypadku, o którym mowa w art.e II.12.1 ppkt (i); oraz

(ii) o środkach odwoławczych.

II.12.3. Skutki zawieszenia

Zawieszenie płatności skutkuje odebraniem beneficjentowi uprawnienia do otrzymywania płatności ze strony Parlamentu Europejskiego aż do zakończenia weryfikacji, o której mowa w art. II.12.2 ppkt (i) (etap 2), lub do ustania podstawy zawieszenia. Procedura ta nie pozbawia Parlamentu Europejskiego prawa do cofnięcia lub uchylenia decyzji o finansowaniu w oparciu o art. II.13 i II.14.

II.12.4. Wznowienie płatności

Od momentu, gdy ustała podstawa zawieszenia płatności, wszystkie płatności zostają wznowione, a Parlament Europejski informuje o tym beneficjenta.

ARTYKUŁ II.13 - COFNĘCIE DECYZJI O FINANSOWANIU PRZEZ PARLAMENT EUROPEJSKI

II.13.1. Podstawy cofnięcia

Parlament Europejski jest uprawniony do cofnięcia decyzji o finansowaniu na podstawie decyzji Urzędu o usunięciu beneficjenta z rejestru, z wyjątkiem przypadków objętych art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

II.13.2. Procedura cofnięcia

Etap 1 - Przed cofnięciem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o swoim zamiarze cofnięcia, podając jego przyczyny oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 - Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie cofać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę cofnięcia decyzji o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o cofnięciu.

Etap 3 - Po przyjęciu decyzji o cofnięciu decyzji o finansowaniu Parlament Europejski bezzwłocznie powiadamia beneficjenta o rozwiązaniu umowy o przyznanie wkładu.

II.13.3. Skutki cofnięcia

Decyzja o cofnięciu decyzji o finansowaniu ma moc wsteczną od daty przyjęcia decyzji o finansowaniu.

Rozwiązanie umowy o przyznanie wkładu staje się skuteczne natychmiast po powiadomieniu o nim beneficjenta.

Wszelkie kwoty wypłacone na mocy umowy o przyznanie wkładu uznaje się za nienależne płatności i podlegają one odzyskaniu zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.14 - UCHYLENIE DECYZJI O FINANSOWANIU

II.14.1. Uchylenie decyzji o finansowaniu na wniosek beneficjenta Beneficjent może wystąpić z wnioskiem o uchylenie decyzji o finansowaniu.

Beneficjent formalnie zawiadamia Parlament Europejski o wniosku o uchylenie, podając:

a) powody wniosku; oraz

b) dzień, w którym uchylenie ma się stać skuteczne, przy czym nie może on być wcześniejszy od dnia wysłania formalnego zawiadomienia.

Uchylenie decyzji o finansowaniu staje się skuteczne w dniu wskazanym w decyzji o uchyleniu lub, jeżeli żadna data nie została w niej określona, w dniu powiadomienia beneficjenta o decyzji. Po uchyleniu decyzji o finansowaniu Parlament Europejski niezwłocznie rozwiązuje umowę o przyznanie wkładu z mocą od tego samego dnia.

II.14.2. Uchylenie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski II.14.2.A. Powody uchylenia

Parlament Europejski ma prawo uchylić decyzję o finansowaniu w następujących przypadkach:

a) na podstawie decyzji Urzędu ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych o usunięciu beneficjenta z rejestru, w przypadkach objętych art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

b) jeżeli beneficjent przestał przestrzegać postanowień art. 18 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

c) jeżeli Parlament Europejski stwierdzi, że beneficjent nie wywiązał się z obowiązków dotyczących wykorzystania wkładów, określonych w art. 228 rozporządzenia finansowego;

d) jeżeli beneficjent jest w stanie upadłości lub jest przedmiotem postępowania likwidacyjnego lub innego, analogicznego postępowania.

II.14.2.B. Procedura uchylenia

Etap 1 - Przed uchyleniem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze uchylenia decyzji o finansowaniu, podając powody oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania zawiadomienia.

Etap 2 - Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie uchylać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi uchylić decyzję o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o uchyleniu.

Etap 3 - Po przyjęciu decyzji o uchyleniu decyzji o finansowaniu Parlament Europejski bezzwłocznie powiadamia beneficjenta o rozwiązaniu umowy o przyznanie wkładu.

II.14.3. Skutki uchylenia

Decyzja o finansowaniu zostaje uchylona ex nunc w dniu wskazanym w decyzji o uchyleniu lub, jeżeli żadna data nie została w niej określona, w dniu powiadomienia beneficjenta o tej decyzji. Rozwiązanie umowy o przyznanie wkładu staje się skuteczne w tym samym dniu.

Koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta od dnia uchylenia decyzji o finansowaniu uznaje się za wydatki niepodlegające zwrotowi, a odpowiednie płatności zaliczkowe podlegają odzyskaniu zgodnie z odpowiednimi przepisami rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.15 - ZBYCIE

Beneficjent nie może zbyć żadnej stronie trzeciej wierzytelności Parlamentu Europejskiego, z wyjątkiem przypadku, gdy zostanie to zatwierdzone z wyprzedzeniem przez Parlament Europejski na podstawie uzasadnionego, pisemnego wniosku beneficjenta.

Jeśli Parlament Europejski nie zaakceptuje pisemnie zbycia lub jeśli nie zostaną spełnione warunki takiej akceptacji, zbycie nie jest dla Parlamentu wiążące.

W żadnym przypadku zbycie nie zwalnia beneficjenta z jego obowiązków względem Parlamentu Europejskiego.

ARTYKUŁ II.16 - ODSETKI ZA ZWŁOKĘ

Jeżeli Parlament Europejski nie dokona płatności w wyznaczonym w tym celu terminie, beneficjent ma prawo do odsetek za zwłokę według stopy procentowej stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansowania w euro (zwanej dalej "stopą referencyjną"), powiększonej o trzy i pół punktu procentowego. Stopa referencyjna to stopa obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym upływa termin dokonania płatności, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria C).

Jeżeli Parlament Europejski zawiesi płatności zgodnie z art. II.12, czynności takich nie można uznać za zwłokę.

Odsetki za zwłokę należne są za okres od dnia następującego po upływie terminu płatności do dnia dokonania płatności włącznie z tym dniem.

W drodze odstępstwa od akapitu pierwszego, jeżeli naliczone odsetki wynoszą nie więcej niż 200 EUR, Parlament ma obowiązek wypłacenia ich beneficjentowi jedynie na jego wniosek złożony w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania zaległej płatności.

ARTYKUŁ II.17 - PRAWO WŁAŚCIWE

Niniejszą umowę regulują odnośne przepisy prawa unijnego, a w szczególności rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1141/2014 i odnośne przepisy rozporządzenia finansowego, które obowiązują w całości. W razie konieczności ich uzupełnienie stanowi prawo krajowe państwa członkowskiego, w którym beneficjent ma siedzibę.

ARTYKUŁ II.18 - RAWO DO BYCIA WYSŁUCHANYM

W przypadkach, w których na mocy niniejszej umowy beneficjent lub osoba fizyczna, o której mowa w art. 27a rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, ma prawo do przedstawienia uwag, może to uczynić na piśmie w ciągu 10 dni roboczych, o ile nie przewidziano wyraźnie inaczej. Okres ten może zostać jednokrotnie przedłużony na uzasadniony wniosek beneficjenta lub takiej osoby fizycznej o kolejne 10 dni roboczych.

CZĘŚĆ  B

POSTANOWIENIA FINANSOWE

ARTYKUŁ II.19 - WYDATKI PODLEGAJĄCE ZWROTOWI

II.19.1. Warunki

Aby można było uznać koszty za kwalifikujące się do zwrotu z funduszy Unii i zgodnie z art. 228 rozporządzenia finansowego, muszą one spełniać następujące kryteria:

a) być bezpośrednio związane z przedmiotem umowy i zapisane w załączonym do niej budżecie szacunkowym;

b) być niezbędne do wykonania umowy;

c) być racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą rzetelnego zarządzania finansami, w szczególności w zakresie oszczędności i skuteczności;

d) być generowane w okresie kwalifikowalności, o którym mowa w art. I.2, z wyjątkiem kosztów dotyczących sprawozdań rocznych i certyfikatów odnoszących się do sprawozdań finansowych i rozliczeń stanowiących ich podstawę;

e) być rzeczywiście poniesione przez beneficjenta;

f) być możliwe do ustalenia i skontrolowania oraz zapisane w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie ze standardami rachunkowości, którym podlegają;

g) być zgodne z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i przepisów w dziedzinie zabezpieczenia społecznego;

h) być zgodne z art. II.9.1 akapit pierwszy oraz, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi.

Procedury księgowe i procedury kontroli wewnętrznej beneficjenta muszą pozwalać na bezpośrednie zestawienie kosztów i wpływów zadeklarowanych w sprawozdaniu rocznym ze sprawozdaniami finansowymi i odpowiadającymi im dokumentami potwierdzającymi.

II.19.2. Przykłady wydatków podlegających zwrotowi

Bez uszczerbku dla art. 228 rozporządzenia finansowego za podlegające zwrotowi uważa się w szczególności następujące koszty operacyjne, o ile odpowiadają one kryteriom określonym w art. II.19.1:

a) koszty administracyjne i koszty związane ze wsparciem technicznym, organizacją posiedzeń, badaniami, wydarzeniami transgranicznymi, przeprowadzaniem analiz, rozpowszechnianiem informacji i publikacjami;

b) koszty zatrudnienia pracowników odpowiadające płacom realnym wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne i innymi kosztami wchodzącymi w skład wynagrodzenia na mocy obowiązującego prawa, o ile nie przekraczają one stawek średnich odpowiadających standardowej polityce beneficjenta w zakresie wynagrodzeń;

c) koszty podróży i pobytu personelu, o ile odpowiadają one standardowym praktykom beneficjenta w zakresie kosztów delegacji;

d) koszty amortyzacji wyposażenia lub innych aktywów (nowych lub używanych) zarejestrowanych w sprawozdaniach księgowych beneficjanta, pod warunkiem że aktywa:

(i) zostały odpisane zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości i zwyczajowymi praktykami beneficjenta w zakresie rachunkowości; oraz

(ii) zostały zakupione zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi, jeśli do zakupu doszło w okresie kwalifikowalności;

e) koszty materiałów biurowych i jednorazowego użytku oraz innych umów, pod warunkiem że:

(i) zostały nabyte zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi oraz

(ii) są bezpośrednio związane z przedmiotem umowy;

f) koszty wynikające bezpośrednio z wymogów nałożonych umową, w tym - w razie potrzeby - koszty usług finansowych (w szczególności koszty gwarancji finansowych), pod warunkiem że odpowiednie usługi zakupiono zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi.

ARTYKUŁ II.20 - WYDATKI NIEPODLEGAJĄCE ZWROTOWI

Niezależnie od art. II.19.1 niniejszej umowy oraz od art. 228 rozporządzenia finansowego następujących kosztów nie uznaje się za podlegające zwrotowi:

a) zwrot z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta;

b) dług i opłaty związane z jego obsługą;

c) rezerwy na straty i długi;

d) odsetki debetowe;

e) należności wątpliwe;

f) straty kursowe;

g) koszty przekazu z Parlamentu Europejskiego, nałożone przez bank beneficjenta;

h) koszty deklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania otrzymującego dotację z budżetu Unii;

i) wkłady rzeczowe;

j) nadmierne i nieprzemyślane wydatki;

k) podlegający odliczeniu podatek VAT;

l) zabronione finansowanie niektórych stron trzecich zgodnie z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i art. 222 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.21 - WKŁADY RZECZOWE

Parlament Europejski zgadza się, aby w trakcie wykonywania umowy beneficjent otrzymywał wkłady rzeczowe, pod warunkiem że ich wartość nie przekracza:

a) kosztów rzeczywiście poniesionych i właściwie udokumentowanych dokumentami księgowymi wystawionymi przez strony trzecie, które przekazały te wkłady beneficjentowi bezpłatnie, lecz pokrywając odpowiadające im koszty;

b) w razie braku takich dokumentów, kosztów odpowiadających kosztom ogólnie obowiązującym na danym rynku.

c) ich wartości przyjętej w budżecie szacunkowym;

d) 50 % zasobów własnych przyjętych w budżecie szacunkowym.

Wkłady rzeczowe:

a) są odrębnie wyszczególniane w budżecie szacunkowym w celu odzwierciedlenia łącznych środków;

b) są zgodne z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z krajowymi przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi zabezpieczenia społecznego;

c) mogą zostać przyjęte jedynie tymczasowo pod warunkiem potwierdzenia przez audytora zewnętrznego i przyjęcia w decyzji dotyczącej ostatecznej kwoty finansowania;

d) nie mogą mieć postaci nieruchomości.

ARTYKUŁ II.22 - PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE

Beneficjent może dostosować szacunkowy budżet określony w załączniku poprzez przesunięcia między poszczególnymi kategoriami budżetu. Dostosowanie to nie wymaga zmiany umowy. Przesunięcia takie uzasadnia się w sprawozdaniu rocznym.

ARTYKUŁ II.23 - OBOWIĄZKI W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI

II.23.1. Sprawozdanie roczne

Najlepiej do dnia 15 maja, a najpóźniej do dnia 30 czerwca, roku następującego po roku budżetowym N beneficjent przedkłada sprawozdanie roczne, na które składają się:

a) roczne sprawozdania finansowe i towarzyszące im informacje dodatkowe obejmujące dochody, koszty, aktywa i zobowiązania beneficjenta na początek i na koniec roku budżetowego, zgodnie z prawem właściwym w państwie członkowskim, w którym beneficjent ma siedzibę;

b) roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1606/2002 ¹⁵ ;

c) wykaz darczyńców i ofiarodawców wraz z odnośnymi darowiznami lub wkładami zgłoszonymi zgodnie z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

d) sprawozdanie z działalności;

e) sprawozdanie finansowe przygotowane na podstawie struktury budżetu szacunkowego;

f) szczegółowe informacje o rachunkach dotyczące dochodów, kosztów, aktywów i zobowiązań;

g) zestawienie sprawozdania finansowego, o którym mowa w lit. e), ze szczegółami dotyczącymi rachunków, o których mowa w lit. f);

h) wykaz dostawców, którzy w danym roku budżetowym pobrali od beneficjenta ponad 10 000 EUR, z wyszczególnieniem nazwy i adresu dostawcy oraz zakresu dostarczonych dóbr i usług.

Sprawozdanie roczne musi zawierać informacje wystarczające do ustalenia ostatecznej kwoty finansowania.

II.23.2. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego

Parlament Europejski otrzymuje bezpośrednio od niezależnych zewnętrznych organów lub ekspertów, upoważnionych na mocy art. 23 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, sprawozdanie z audytu zewnętrznego określone w art. 23 ust. 1 rozporządzenia nr 1141/2014.

Audyt zewnętrzny ma na celu poświadczenie wiarygodności sprawozdania finansowego oraz zgodności z prawem i prawidłowości przedstawionych w nim wydatków, a w szczególności poświadczenie, że:

a) przygotowane rozliczenia finansowe są zgodne z mającym zastosowanie w przypadku beneficjenta prawem krajowym, nie zawierają poważnych nieprawidłowości oraz przedstawiają w sposób prawdziwy i obiektywny sytuację finansową i wyniki działań;

b) sprawozdanie finansowe zostało sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 1606/2002;

c) zadeklarowane koszty zostały rzeczywiście poniesione;

d) zadeklarowane przychody są kompletne;

e) dokumenty finansowe przedstawione Parlamentowi przez beneficjenta są zgodne z postanowieniami finansowymi umowy;

f) obowiązki wynikające z rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności z art. 20, zostały wypełnione;

g) obowiązki wynikające z umowy, w szczególności z jej art. II.9 i art. II.19, zostały wypełnione;

h) wkłady w naturze zostały faktycznie przekazane beneficjentowi i poddane waloryzacji zgodnie z obowiązującymi zasadami;

i) niewykorzystana część finansowania unijnego została przeniesiona na następny rok budżetowy;

j) niewykorzystana część finansowania unijnego została wykorzystana zgodnie z art. 228 ust. 2 rozporządzenia finansowego;

k) nadwyżka zasobów własnych została przeniesiona do rezerwy.

ARTYKUŁ II.24 - DECYZJA W SPRAWIE SPRAWOZDANIA ROCZNEGO

Do dnia 30 września roku następującego po roku budżetowym N Parlament Europejski zatwierdza lub odrzuca sprawozdanie roczne zgodnie z postanowieniami art. II.23.1.

Jeżeli Parlament Europejski nie udzieli odpowiedzi na piśmie w terminie sześciu miesięcy od otrzymania sprawozdania rocznego, sprawozdanie to uznaje się za zatwierdzone.

Zatwierdzenie sprawozdania rocznego pozostaje bez uszczerbku dla ustalenia ostatecznej kwoty finansowania zgodnie z art. II.25, na podstawie którego Parlament Europejski podejmuje ostateczną decyzję w sprawie kwalifikowalności kosztów.

Parlament Europejski może zażądać od beneficjenta dodatkowych informacji w celu podjęcia decyzji w sprawie sprawozdania rocznego. W takim przypadku termin na wydanie decyzji w sprawie sprawozdania rocznego zostaje przedłużony do czasu otrzymania informacji i poddania ich ocenie przez Parlament Europejski. Termin ten może zostać przedłużony również wówczas, gdy Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych zażądał dodatkowych informacji na podstawie art. 24 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Jeżeli w sprawozdaniu rocznym występują istotne braki, Parlament Europejski może je odrzucić bez żądania od beneficjenta podania dodatkowych informacji oraz zażądać przedłożenia przez beneficjenta nowego sprawozdania w terminie 15 dni roboczych.

Wnioski o przekazanie dodatkowych informacji lub o sporządzenie nowego sprawozdania przedstawiane są beneficjentowi na piśmie.

W przypadku odrzucenia pierwotnego sprawozdania rocznego i zażądania nowego sprawozdania do nowego sprawozdania ma zastosowanie procedura zatwierdzenia określona w niniejszym artykule.

ARTYKUŁ II.25 - DECYZJA W SPRAWIE OSTATECZNEJ KWOTY FINANSOWANIA

II.25.1. Skutki sprawozdania rocznego

Decyzja Parlamentu Europejskiego, w której ustala się ostateczną kwotę finansowania, opiera się na sprawozdaniu rocznym zatwierdzonym zgodnie z art. II.24. W przypadku definitywnego odrzucenia sprawozdania rocznego przez Parlament Europejski lub nieprzedłożenia sprawozdania rocznego przez beneficjenta w obowiązującym terminie w decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania nie można wskazać żadnych kosztów podlegających zwrotowi.

II.25.2. Pułap

Ostateczna kwota finansowania ogranicza się do kwoty ustalonej w art. I.4. Nie może ona przekraczać 90 % podlegających zwrotowi wydatków wskazanych w budżecie szacunkowym ani 90 % podlegających zwrotowi wydatków, które zostały rzeczywiście poniesione.

II.25.3. Przeniesienie niewydanych środków

Wszelka część wkładu niewykorzystana w roku budżetowym N, na który została przyznana, zostaje przeniesiona na rok budżetowy N+1 i wydana na pokrycie wszelkich podlegających zwrotowi kosztów poniesionych do dnia 31 grudnia roku N+1. Kwoty wkładów pozostałe z poprzedniego roku nie mogą być wykorzystywane do finansowania części, którą europejskie partie polityczne muszą zapewnić z zasobów własnych.

Beneficjent wykorzystuje najpierw część wkładu niewykorzystaną w roku budżetowym, na który wkład został przyznany, a dopiero po tym wkłady przyznane po tym roku.

II.25.4. Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

Parlament Europejski co roku kontroluje zgodność wydatków z postanowieniami rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, rozporządzenia finansowego i umowy. Każdego roku wydaje on decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, o której powiadamia się beneficjenta w należyty sposób.

Jeśli kwota finansowania określona w art. I.4 została w całości wykorzystana w roku budżetowym N, ostateczna kwota finansowania zostaje ustalona po zamknięciu tego roku budżetowego w roku budżetowym N+1.

W przypadku przeniesienia niewydanych środków na rok budżetowy N+1 zgodnie z art. II.25.3 ostateczną kwotę finansowania na rok N ustala się w następujący sposób:

Etap 1: W roku N+1 Parlament Europejski podejmuje decyzję w sprawie kosztów podlegających zwrotowi w roku budżetowym N oraz w sprawie pierwszej części ostatecznej kwoty finansowania za rok N odpowiadającej tym kosztom. Poza tym Parlament Europejski określa kwotę niewydanych środków przeznaczonych na rok budżetowy N, która ma zostać przeniesiona na rok budżetowy N+1.

Etap 2: W roku N+2 Parlament Europejski podejmuje decyzję w sprawie kosztów podlegających zwrotowi w roku budżetowym N+1 oraz w sprawie tego, które z nich zostaną objęte niewykorzystanymi środkami przeniesionymi na rok budżetowy N+1 (druga część ostatecznej kwoty finansowania).

Ostateczna kwota finansowania w roku N jest sumą kwot określonych na etapach 1 i 2.

W momencie ustalania ostatecznej kwoty finansowania następuje rozliczenie płatności zaliczkowych. W przypadku przeniesienia na każdym z powyższych etapów następuje częściowe rozliczenie płatności zaliczkowych.

II.25.5. Odzyskanie niewydanych środków finansowych

Wszelka pozostała część wkładu przyznanego na rok N, która nie została wydana do końca roku N+1, odzyskiwana jest zgodnie z rozdziałem 6 tytułu IV rozporządzenia finansowego.

II.25.6. Saldo finansowania

Jeżeli wypłacone płatności zaliczkowe przekraczają ostateczną kwotę finansowania, Parlament Europejski odzyskuje nienależnie przekazane płatności zaliczkowe.

Jeżeli ostateczna kwota finansowania przekracza przekazane płatności zaliczkowe, Parlament Europejski wypłaca różnicę.

II.25.7. Nadwyżka zasobów własnych

a) Tworzenie rezerwy specjalnej

Beneficjent może stworzyć rezerwę specjalną z nadwyżki zasobów własnych.

Nadwyżka zasobów własnych, która ma zostać przekazana na rachunek rezerwy specjalnej, stanowi kwotę zasobów własnych przekraczających sumę zasobów własnych koniecznych do pokrycia 10 % podlegających zwrotowi kosztów rzeczywiście poniesionych w roku budżetowym N: Beneficjent musi uprzednio pokryć koszty niekwalifikowalne za rok budżetowy N wyłącznie z zasobów własnych.

Rezerwa może zostać wykorzystana jedynie w celu współfinansowania kosztów podlegających zwrotowi i kosztów niepodlegających zwrotowi, które muszą zostać pokryte z zasobów własnych w trakcie realizacji przyszłych umów.

b) Zysk

Zysk określa się jako nadwyżkę dochodów nad wydatkami.

Dochód obejmuje finansowanie z budżetu Unii oraz zasoby własne beneficjenta.

Wkładów wnoszonych przez strony trzecie na poczet organizowanych wspólnie wydarzeń nie uznaje się za część zasobów własnych beneficjenta. Ponadto beneficjent nie może otrzymywać innego finansowania z budżetu Unii ani bezpośrednio, ani pośrednio. W szczególności zabronione są darowizny pochodzące z budżetów grup politycznych w Parlamencie Europejskim.

Nadwyżka przydzielona do rezerwy nie jest uwzględniana przy obliczaniu zysku.

c) Odzyskiwanie należności

Finansowanie nie może przynosić beneficjentowi zysku. Parlament Europejski jest uprawniony do odzyskania odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty podlegające zwrotowi.

ARTYKUŁ II.26 - ODSETKI OD PŁATNOŚCI ZALICZKOWYCH

Beneficjent zobowiązany jest poinformować Parlament Europejski o wysokości odsetek lub równoważnych im zysków uzyskanych dzięki płatnościom zaliczkowym otrzymanym od Parlamentu.

Parlament Europejski odlicza odsetki od płatności zaliczkowych przy obliczaniu ostatecznej kwoty finansowania. Odsetki nie są ujmowane w zasobach własnych.

ARTYKUŁ II.27 - ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI

Jeżeli beneficjentowi zostały wypłacone kwoty nienależne lub jeżeli uzasadniona jest procedura odzyskiwania należności zgodnie z warunkami określonymi w umowie, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 lub rozporządzeniu finansowym, beneficjent lub osoba fizyczna, o której mowa w art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, zwraca Parlamentowi Europejskiemu kwoty, o których mowa, na warunkach określonych przez Parlament i w podanym przez niego terminie.

II.27.1. Odsetki za zwłokę

Jeżeli w terminie ustalonym przez Parlament Europejski beneficjent nie dokona zwrotu, Parlament Europejski powiększa należne mu sumy o odsetki za zwłokę w wysokości określonej w art. II.16. Odsetki za zwłokę naliczane są za okres od upływu wyznaczonego terminu zwrotu do dnia otrzymania przez Parlament Europejski całej nienależnej beneficjentowi sumy włącznie.

Wszelka spłata częściowa pokrywa w pierwszej kolejności koszty i odsetki za zwłokę, a dopiero później kwotę główną.

II.27.2. Kompensowanie

W przypadku niedokonania zwrotu w wyznaczonym terminie zwrot sum należnych Parlamentowi Europejskiemu może być dokonany poprzez kompensację z sumami należnymi beneficjentowi z dowolnego innego tytułu, zgodnie z art. 101 rozporządzenia finansowego. W wyjątkowych sytuacjach, uzasadnionych koniecznością ochrony finansowych interesów Unii, Parlament Europejski może ściągać należne sumy drogą kompensaty przed upływem terminu płatności. Uprzednia zgoda beneficjenta nie jest wymagana.

II.27.3. Opłaty bankowe

Kosztami bankowymi spowodowanymi zwrotem sum należnych Parlamentowi Europejskiemu obciążony jest wyłącznie beneficjent.

ARTYKUŁ II.28 - GWARANCJA FINANSOWA

Jeżeli Parlament Europejski zażąda gwarancji finansowej zgodnie z art. 227 rozporządzenia finansowego, muszą zostać spełnione następujące warunki:

a) gwarancji finansowej musi udzielić bank lub zatwierdzona instytucja finansowa albo - jeśli wniesie o to beneficjent, a Parlament Europejski wyrazi zgodę - strona trzecia;

b) gwarant musi występować w charakterze gwaranta na pierwsze wezwanie i nie może wymagać, aby Parlament Europejski w pierwszej kolejności ściągał należność od głównego dłużnika (to znaczy. danego beneficjenta); oraz

c) gwarancja finansowa musi wyraźnie pozostawać w mocy do rozliczenia zaliczki w odniesieniu do płatności okresowych lub wypłaty salda przez Parlament Europejski; jeśli wypłata salda przybiera formę odzyskania należności, gwarancja finansowa musi pozostawać w mocy do czasu uznania spłaty całości długu; Parlament Europejski musi zwolnić gwarancję w ciągu następnego miesiąca.

ARTYKUŁ II.29 - KONTROLA

II.29.1. Przepisy ogólne

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych - w ramach swoich kompetencji oraz zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i art. 231 ust. 1 rozporządzenia finansowego - mogą w dowolnej chwili skorzystać z przysługujących im uprawnień kontrolnych w celu ustalenia, czy beneficjent wywiązuje się z wszystkich obowiązków określonych w umowie, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 i rozporządzeniu finansowym.

Beneficjent należycie współpracuje z właściwymi organami i udziela im wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych mogą powierzać zadanie przeprowadzenia kontroli organom zewnętrznym (zwanym dalej "upoważnionymi organami"), przekazując im stosowne upoważnienie do działania w ich imieniu.

II.29.2. Obowiązek przechowywania dokumentów

Zgodnie z art. II.7 beneficjent przechowuje na odpowiednim nośniku wszystkie oryginały dokumentów, w szczególności księgowych i podatkowych, w tym oryginały w formie elektronicznej, jeśli zezwala na to jego prawo krajowe i na określonych w nim warunkach.

II.29.3. Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji

Beneficjent przekazuje wszelkie dokumenty lub informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym, o jakie zwróci się Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych lub upoważniony do tego organ (zwany dalej "właściwym organem").

Wszelkie dokumenty i informacje przekazywane przez beneficjenta są przetwarzane zgodnie z art. II.6.

II.29.4. Wizyty na miejscu

Właściwy organ może przeprowadzać wizyty na miejscu w siedzibach beneficjenta. W tym celu właściwy organ może wystąpić z pisemnym wnioskiem do beneficjenta o podjęcie stosownych działań w celu umożliwienia przeprowadzenia takiej wizyty w odpowiednim terminie, który ustala właściwy organ.

Podczas wizyty na miejscu beneficjent musi udostępnić właściwemu organowi obiekty i pomieszczenia, w których prowadzi lub prowadził działalność, a także wszystkie niezbędne informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym.

Beneficjent zapewnia, aby informacje były łatwo dostępne w momencie wizyty na miejscu oraz aby żądane informacje były przekazywane w odpowiedniej formie.

II.29.5. Kontradyktoryjne postępowanie audytowe

Na podstawie ustaleń z procedury kontroli Parlament Europejski sporządza wstępne sprawozdanie z audytu, które przesyła się beneficjentowi. Beneficjent może przedstawić uwagi w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wstępnego sprawozdania z audytu.

Na podstawie ustaleń zawartych we wstępnym sprawozdaniu z audytu oraz o ewentualne uwagi beneficjenta Parlament przedstawia ostateczne ustalenia w końcowym sprawozdaniu z audytu. Końcowe sprawozdanie z audytu jest przekazywane beneficjentowi w ciągu 60 dni kalendarzowych od upłynięcia terminu na przedstawienie uwag do wstępnego sprawozdania z audytu.

II.29.6. Skutki ustaleń z audytu

Niezależnie od prawa do podjęcia środków na mocy art. II.12-II.14 Parlament Europejski należycie uwzględnia końcowe ustalenia z audytu przy określaniu ostatecznej kwoty finansowania.

O przypadkach ewentualnego oszustwa lub poważnego naruszenia obowiązujących przepisów, ujawnionych w końcowych ustaleniach z audytu, informuje się właściwe organy krajowe lub unijne w celu podjęcia dalszych działań.

Parlament Europejski może dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną na podstawie końcowych ustaleń z audytu.

II.29.7. Prawa kontrolne OLAF-u

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) korzysta z praw kontroli wobec beneficjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności z rozporządzeniem Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 ¹⁶ , rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 ¹⁷  i z art. 231 ust. 1 rozporządzenia finansowego oraz art. 24 ust. 4 i art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Beneficjent należycie współpracuje z OLAF-em i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament może w każdej chwili dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną w oparciu o ustalenia przekazane przez OLAF zgodnie z art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Przed podjęciem przez Parlament Europejski decyzji o dostosowaniu z mocą wsteczną decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania beneficjent jest należycie powiadamiany o stosownych ustaleniach i zamiarze dostosowania przez Parlament decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, a także ma możliwość przedstawienia uwag.

II.29.8. Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

Europejski Trybunał Obrachunkowy korzysta z prawa do kontroli zgodnie z obowiązującymi przepisami, a mianowicie z art. 231 ust. 1 rozporządzenia finansowego i art. 25 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Zastosowanie mają art. II.29.3 i II.29.4.

Beneficjent należycie współpracuje z Trybunałem Obrachunkowym i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

II.29.9. Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.29.1-4

Jeśli beneficjent nie wywiąże się z obowiązków określonych w art. II.29.1-4, Parlament Europejski może uznać wszelkie koszty niedostatecznie uzasadnione przez beneficjenta za niepodlegające zwrotowi.

PODPISY

W imieniu beneficjenta	W imieniu Parlamentu Europejskiego
[nazwisko/imię/stanowisko]	[nazwisko/imię]
[podpis]	[podpis]
Sporządzono w [miejsce], [data]	Sporządzono w [miejsce], [data]

W dwóch egzemplarzach w języku angielskim

Załącznik

BUDŻET SZACUNKOWY

Wydatki
Wydatki podlegające zwrotowi	Budżet	Faktycznie
A.1: Koszty zatrudnienia pracowników 1. Wynagrodzenia 2. Składki 3. Szkolenie zawodowe 4. Koszty delegacji 5. Inne koszty zatrudnienia pracowników
A.2: Koszty infrastruktury i koszty operacyjne 1. Czynsz, media i koszty utrzymania 2. Koszty instalacji, eksploatacji i utrzymania urządzeń 3. Koszty amortyzacji ruchomości i nieruchomości 4. Materiały papiernicze i artykuły biurowe 5. Opłaty pocztowe i telekomunikacyjne 6. Koszty druku, tłumaczeń, reprodukcji 7. Inne koszty związane z infrastrukturą
A.3: Koszty administracyjne 1. Koszty dokumentacji (prasa, agencje prasowe, bazy danych) 2. Koszty analiz i badań 3. Koszty sądowe 4. Koszty księgowe i koszty audytu 5. Inne koszty administracyjne 6. Wsparcie na rzecz podmiotów powiązanych
A.4: Koszty posiedzeń i koszty reprezentacyjne 1. Koszty posiedzeń 2. Uczestnictwo w seminariach i konferencjach 3. Koszty reprezentacyjne 4. Koszty zaproszeń 5. Inne koszty związane z organizacją posiedzeń
A.5: Koszty rozpowszechniania i publikacji 1. Koszty publikacji 2. Tworzenie i obsługiwanie stron internetowych 3. Koszty reklamy 4. Drobne materiały promocyjne 5. Seminaria i wystawy 6. Kampanie wyborcze 7. Inne koszty związane z polityką informacyjną
A. KWOTA CAŁKOWITA WYDATKÓW PODLEGAJĄCYCH ZWROTOWI
Wydatki niepodlegające zwrotowi 1. Przydział na inne rezerwy 2. Opłaty finansowe 3. Straty kursowe 4. Wierzytelności wątpliwe na rzecz stron trzecich 5. Inne (określić jakie) 6. Wkłady rzeczowe
B. KWOTA CAŁKOWITA WYDATKÓW NIEPODLE-GAJĄCYCH ZWROTOWI
C. WYDATKI OGÓŁEM
D.1-1. Finansowanie od Parlamentu Europejskiego przeniesione z roku N-1	nie dotyczy
D.1-2. Finansowanie od Parlamentu Europejskiego przyznane na rok N
D.1. Finansowanie od Parlamentu Europejskiego wykorzystane na pokrycie 90 % wydatków podlegających zwrotowi w roku N
D.2. Wkłady pochodzące od członków
2.1. ze strony partii członkowskich 2.2. ze strony członków indywidualnych
D.3. Darowizny
D.4. Inne zasoby własne
(określić jakie)
D.5. Wkłady rzeczowe
D. DOCHODY OGÓŁEM
E. Zyski/straty (D-C)

F. Zasoby własne przeniesione na rachunek rezerwy
G. Zyski/straty związane z kontrolą zgodności z zasadą non-profit (E-F)
H. Odsetki z tytułu płatności zaliczkowych
I. Finansowanie od Parlamentu Europejskiego przeniesione na rok N+1	nie dotyczy

Uwaga: struktura jedynie orientacyjna. Wiążąca struktura budżetu szacunkowego publikowana jest co roku wraz z zaproszeniem do składana wniosków o przyznanie wkładu.

ZAŁĄCZNIK  1b

UMOWA O UDZIELENIE DOTACJI - FUNDACJA [WZÓR]

NUMER:...[WSTAWIĆ]...

Parlament Europejski, którego Sekretariat ma siedzibę w:

Plateau du Kirchberg, L-2929 Luxembourg,

zwany dalej Parlamentem Europejskim,

reprezentowany w celu podpisania niniejszej umowy

przez [nazwisko/imię/funkcja],

z jednej strony,

oraz

[pełna oficjalna nazwa beneficjenta]

[oficjalny status prawny]

[oficjalny numer rejestracyjny]

[pełny adres siedziby]

[numer VAT],

zwany dalej beneficjentem,

reprezentowany w celu podpisania niniejszej umowy

przez: ...[przedstawiciel upoważniony do podejmowania zobowiązań prawnych]...,

z drugiej strony,

UZGADNIAJĄ

następujące warunki szczegółowe, warunki ogólne i załączniki:

Załącznik 1 - Budżet szacunkowy

Załącznik 2 - Program prac

które stanowią integralną część niniejszej umowy.

Postanowienia "Warunków szczegółowych" mają pierwszeństwo przed postanowieniami pozostałych części niniejszej umowy. Postanowienia warunków ogólnych mają pierwszeństwo przed postanowieniami pozostałych załączników.

Spis treści

I. WARUNKI SZCZEGÓŁOWE

ARTYKUŁ I.1 - PRZEDMIOT UMOWY

ARTYKUŁ I.2 - OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI

ARTYKUŁ I.3 - FORMA FINANSOWANIA

ARTYKUŁ I.4 - WSTĘPNA (MAKSYMALNA) KWOTA FINANSOWANIA

ARTYKUŁ I.5 - PŁATNOŚCI I USTALENIA DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI

1.5.1. Płatności zaliczkowe

1.5.2. Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależnie wypłaconych płatności zaliczkowych

1.5.3. Waluta

ARTYKUŁ I.6 - KONTO BANKOWE

ARTYKUŁ I.7 - OGÓLNE PRZEPISY ADMINISTRACYJNE

II. WARUNKI OGÓLNE

CZĘŚĆ A: PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE

ARTYKUŁ II.1 - DEFINICJE

ARTYKUŁ II.2 - OGÓLNE ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA

ARTYKUŁ II.3 - ZOBOWIĄZANIA WYNIKAJĄCE Z POSIADANIA RACHUNKU BANKOWEGO

ARTYKUŁ II.4 - ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY

ARTYKUŁ II.5 - POUFNOŚĆ

ARTYKUŁ II.6 - PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

ARTYKUŁ II.7 - PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

ARTYKUŁ II.8 - WIDOCZNOŚĆ FINANSOWANIA PRZEZ UNIĘ

II.8.1. Informacje dotyczące finansowania przez Unię

II.8.2. Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego

II.8.3. Publikacja informacji przez Parlament Europejski

ARTYKUŁ II.9 - UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PRZEZ BENEFICJENTA

II.9.1. Zasady

II.9.2. Przechowywanie dokumentacji

II.9.3. Kontrola

II.9.4. Odpowiedzialność

ARTYKUŁ II.10 - WSPARCIE FINANSOWE DLA OSÓB TRZECICH

ARTYKUŁ II.11 - SIŁA WYŻSZA

ARTYKUŁ II.12 - ZAWIESZENIE PŁATNOŚCI FINANSOWANIA

II.12.1. Powody zawieszenia

II.12.2. Procedura zawieszenia

II.12.3. Skutki zawieszenia

II.12.4. Wznowienie płatności

ARTYKUŁ II.13 - COFNIĘCIE DECYZJI O FINANSOWANIU PRZEZ PARLAMENT EUROPEJSKI

II.13.1. Podstawy cofnięcia

II.13.2. Procedura cofnięcia

II.13.3. Skutki cofnięcia

ARTYKUŁ II.14 - UCHYLENIE DECYZJI O FINANSOWANIU

II.14.1. Uchylenie na wniosek beneficjenta

II.14.2. Uchylenie przez Parlament Europejski

II.14.3. Skutki uchylenia

ARTYKUŁ II.15 - ZBYCIE

ARTYKUŁ II.16 - ODSETKI ZA ZWŁOKĘ

ARTYKUŁ II.17 - PRAWO WŁAŚCIWE

ARTYKUŁ II.18 - PRAWO DO BYCIA WYSŁUCHANYM

CZĘŚĆ B: POSTANOWIENIA FINANSOWE

ARTYKUŁ II.19 - KOSZTY KWALIFIKOWALNE

II.19.1. Warunki

II.19.2. Przykłady kosztów kwalifikowalnych

ARTYKUŁ II.20 - KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE

ARTYKUŁ II.21 - WKŁADY RZECZOWE

ARTYKUŁ II.22 - PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE

ARTYKUŁ II.23 - OBOWIĄZKI W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI

II.23.1. Sprawozdanie roczne

II.23.2. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego

ARTYKUŁ II.24 - DECYZJA W SPRAWIE SPRAWOZDANIA ROCZNEGO

ARTYKUŁ II.25 - DECYZJA W SPRAWIE OSTATECZNEJ KWOTY FINANSOWANIA

II.25.1. Skutki sprawozdania rocznego

II.25.2. Pułap

II.25.3. Przeniesienie nadwyżki

II.25.4. Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

II.25.5. Saldo finansowania

II.25.6. Zysk

ARTYKUŁ II.26 - ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI

II.26.1. Odsetki za zwłokę

II.26.2. Kompensowanie

II.26.3. Opłaty bankowe

ARTYKUŁ II.27 - GWARANCJA FINANSOWA

ARTYKUŁ II.28 - KONTROLA

II.28.1. Przepisy ogólne

II.28.2. Obowiązek przechowywania dokumentów

II.28.3. Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji

II.28.4. Wizyty na miejscu

II.28.5. Kontradyktoryjne postępowanie audytowe

II.28.6. Skutki ustaleń z audytu

II.28.7. Prawa kontrolne OLAF-u

II.28.8. Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

II.28.9. Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.28.1-4

ZAŁĄCZNIK 1 - BUDŻET SZACUNKOWY

ZAŁĄCZNIK 2 - PROGRAM PRAC

I. 

WARUNKI SZCZEGÓŁOWE

ARTYKUŁ I.1 - PRZEDMIOT UMOWY

Parlament Europejski przyznaje finansowanie na prowadzenie statutowej działalności i realizację statutowych celów beneficjenta w roku budżetowym [wstawić rok] zgodnie z warunkami określonymi w "Warunkach szczegółowych" i "Warunkach ogólnych" (zwanymi dalej: "warunkami") oraz zgodnie z załącznikami do niniejszej umowy.

Beneficjent wykorzysta finansowanie na prowadzenie działalności statutowej i na realizację celów statutowych, czyniąc to na własną odpowiedzialność oraz zgodnie z warunkami i załącznikiem do niniejszej umowy. Stanowi to wykonanie decyzji o finansowaniu przyjętej przez Parlament Europejski w dniu [wstawić datę].

ARTYKUŁ I.2 - OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI

Okres kwalifikowalności na potrzeby przyznania finansowania ze środków Unii biegnie od [wstawić datę] do [wstawić datę].

ARTYKUŁ I.3 - FORMA FINANSOWANIA

Dotacja przyznana beneficjentowi zgodnie z tytułem VIII rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2018/1046 ¹⁸  ("rozporządzenia finansowego") ma postać zwrotu części rzeczywiście poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

ARTYKUŁ I.4 - WSTĘPNA (MAKSYMALNA) KWOTA FINANSOWANIA

Parlament Europejski zobowiązuje się przekazać kwotę w maksymalnej wysokości [wstawić kwotę] EUR, jednak nie więcej niż 95 % szacunkowych całkowitych kosztów kwalifikowalnych.

Szacunkowe koszty kwalifikowalne beneficjenta przedstawiono w załączniku 1 (budżet szacunkowy). Budżet szacunkowy jest zrównoważony i zawiera rozbicie wszystkich kosztów i przychodów beneficjenta w okresie kwalifikowalności. Koszty kwalifikowalne należy oddzielić od kosztów niekwalifikowalnych zgodnie z art. II.19.

ARTYKUŁ I.5 - PŁATNOŚCI I USTALENIA DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI

Środki finansowe przekazuje się zgodnie z poniższym harmonogramem i ustaleniami.

1.5.1. Płatności zaliczkowe

Płatności zaliczkowej w wysokości [wstawić kwotę] EUR, stanowiącej [domyślnie 100 % lub wstawić wartość procentową określoną przez Parlament Europejski w decyzji o finansowaniu] maksymalnej kwoty określonej w art. I.4 niniejszej umowy, dokonuje się na korzyść beneficjenta w ciągu 30 dni od daty wejścia w życie umowy lub, w stosownych przypadkach, od daty otrzymania przez Parlament Europejski gwarancji finansowej w wysokości [wstawić kwotę w EUR, jeżeli ma zastosowanie], w zależności od tego, która z dat jest późniejsza.

1.5.2. Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależnie wypłaconych płatności zaliczkowych

Płatności salda końcowego na korzyść beneficjenta lub odzyskania wszelkich nienależnie przekazanych mu płatności zaliczkowych dokonuje się w ciągu 30 dni od decyzji Parlamentu Europejskiego w sprawie sprawozdania rocznego oraz po ustaleniu ostatecznej kwoty finansowania, zgodnie z art. II.23 i II.25.

1.5.3. Waluta

Wypłaty dokonywane są przez Parlament Europejski w walucie euro. Ewentualne przeliczenie kosztów rzeczywistych na euro następuje po kursie dziennym opublikowanym w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej lub, w przypadku jego braku, po miesięcznym kursie księgowym, ustalonym przez Parlament Europejski i opublikowanym na jego stronach internetowych, w dniu wystawienia zlecenia płatniczego przez Parlament Europejski, o ile warunki szczegółowe nie stanowią wyraźnie inaczej.

Wypłaty ze strony Parlamentu Europejskiego uznawane są za dokonane w dniu pobrania danej sumy z konta Parlamentu Europejskiego.

ARTYKUŁ I.6 - KONTO BANKOWE

Wypłaty na rzecz beneficjenta dokonywane są na jego konto lub subkonto bankowe w banku mającym siedzibę w państwie członkowskim Unii Europejskiej, prowadzone w walucie euro, którego dane znajdują się poniżej:

nazwa banku: [...]

adres oddziału prowadzącego konto: [...]

dokładna nazwa posiadacza konta: [...]

pełny numer konta (w tym kody bankowe): [...]

IBAN: [...]

kod BIC/SWIFT: [...]

ARTYKUŁ I.7 - OGÓLNE PRZEPISY ADMINISTRACYJNE

Wszelka korespondencja z Parlamentem Europejskim w związku z niniejszą umową wymaga zachowania formy pisemnej, musi zawierać numer umowy i być kierowana na następujący adres:

Parlament Europejski

Przewodniczący

do rąk Dyrektora Generalnego ds. Finansów

Biuro SCH 05B031

L-2929 Luxembourg

Korespondencję zwykłą uznaje się za przyjętą przez Parlament Europejski w dniu, w którym zostaje ona formalnie zarejestrowana w Biurze Obsługi Pocztowej Parlamentu Europejskiego.

Wszelka korespondencja z beneficjentem w związku z niniejszą umową wymaga zachowania formy pisemnej, musi zawierać numer umowy i być kierowana na następujący adres:

Pan/Pani [...]

[stanowisko]

[oficjalna nazwa organizacji beneficjenta]

[pełen adres siedziby]

O każdej zmianie adresu beneficjenta należy bezzwłocznie powiadomić pisemnie Parlament Europejski.

ARTYKUŁ I.8 - WEJŚCIE UMOWY W ŻYCIE

Umowa wchodzi w życie w dniu jej podpisania w imieniu Parlamentu Europejskiego.

II. 

WARUNKI OGÓLNE

CZĘŚĆ  A

PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE

ARTYKUŁ II.1 - DEFINICJE

Do celów niniejszej umowy:

1) "sprawozdanie z działalności" oznacza pisemne uzasadnienie kosztów poniesionych w okresie kwalifikowalności; na przykład wyjaśnienia dotyczące działań, koszty administracyjne itp.; sprawozdanie z działalności jest częścią sprawozdania rocznego;

2) "sprawozdanie roczne" oznacza sprawozdanie przedkładane w ciągu sześciu miesięcy od zamknięcia roku budżetowego zgodnie z art. 23 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 ¹⁹ ;

3) "saldo finansowania" oznacza różnicę między kwotą płatności zaliczkowych zgodnie z art. I.5.1. a ostateczną kwotą finansowania określoną na mocy art. II.25.4;

4) "rozliczanie płatności zaliczkowych" oznacza sytuację, w której ostateczna kwota finansowania została ustalona przez urzędnika zatwierdzającego, a kwota wypłacona beneficjentowi nie jest już własnością Unii;

5) "konflikt interesów" oznacza sytuację, w której bezstronne i obiektywne wykonanie przez beneficjenta umowy jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy dzielone z dowolną osobą trzecią w odniesieniu do przedmiotu umowy; przekonania polityczne zasadniczo nie stanowią powodu do zaistnienia konfliktu interesów w przypadku umów zawieranych między partiami politycznymi a organizacjami podzielającymi takie same wartości polityczne; jednak w przypadku takich umów musi zostać zachowana zgodność z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

6) "wkłady rzeczowe" lub "darowizny rzeczowe" oznaczają zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie zgodnie z art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

7) "rok budżetowy N" lub "okres kwalifikowalności" oznaczają okres prowadzenia działalności, na który przyznano finansowanie na mocy umowy, zgodnie z art. I.2;

8) "siła wyższa" oznacza wszelkie sytuacje lub wydarzenia niedające się przewidzieć lub wyjątkowe, będące poza kontrolą beneficjenta lub Parlamentu Europejskiego i uniemożliwiające im wypełnienie zobowiązań wynikających z umowy, i których nie można przypisać ich błędowi lub zaniedbaniu ani błędowi lub zaniedbaniu podwykonawców, podmiotów powiązanych ani stron trzecich otrzymujących wsparcie finansowe oraz których nie można uniknąć pomimo wszelkich starań; w następujących przypadkach nie można powoływać się na siłę wyższą: spory pracownicze, strajki, trudności finansowe lub niewykonanie usługi, usterki sprzętu lub wady materiału czy też opóźnienia w ich dostawie, chyba że są one bezpośrednim następstwem działania siły wyższej;

9) "formalnie zawiadomić" oznacza poinformować pisemnie za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej, z potwierdzeniem odbioru;

10) "nadużycie finansowe" oznacza umyślne działanie lub zaniechanie mające wpływ na interesy finansowe Unii i wiążące się z wykorzystaniem lub przedstawieniem nieprawdziwych, nieprawidłowych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów, lub z nieujawnieniem informacji z naruszeniem określonego zobowiązania;

11) "finansowanie" oznacza "dotacje" w rozumieniu tytułu VIII rozporządzenia finansowego i przepisów rozdziału IV rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

12) "nieprawidłowość" oznacza każde naruszenie przepisu prawa Unii wynikające z działania lub zaniechania beneficjenta, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie Unii;

13) "zasoby własne" oznaczają zewnętrzne źródła finansowania inne niż finansowanie otrzymane od Unii, np. darowizny, wkłady wnoszone przez członków (określone w art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014) itp.;

14) "osoba powiązana" oznacza każdą osobę, która jest uprawniona do reprezentowania beneficjenta lub do podejmowania decyzji w jego imieniu;

15) "istotny błąd" oznacza każde naruszenie postanowień umowy wynikające z działania lub zaniechania, które powoduje lub mogłoby spowodować stratę dla budżetu Unii Europejskiej.

ARTYKUŁ II.2 - OGÓLNE ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA

Beneficjent:

a) sam ponosi całkowitą odpowiedzialność za przestrzeganie wszelkich ciążących na nim zobowiązań wynikających z przepisów prawa; spoczywa na nim również ciężar dowodu;

b) jest zobowiązany do zrekompensowania wszelkich szkód wyrządzonych Parlamentowi Europejskiemu w związku z wykonaniem, w tym niewłaściwym wykonaniem, umowy, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej;

c) ponosi całkowitą odpowiedzialność wobec osób trzecich, w tym także za wszelkie szkody wyrządzone im podczas wykonywania umowy;

d) bezzwłocznie informuje Parlament Europejski o wszelkich zmianach w swojej sytuacji prawnej, finansowej, technicznej lub organizacyjnej, o zmianie swojej struktury własności, a także o zmianie swojej nazwy, adresu lub przedstawiciela prawnego;

e) podejmuje wszelkie niezbędne kroki mające na celu niedopuszczenie do zaistnienia konfliktu interesów.

ARTYKUŁ II.3 - ZOBOWIĄZANIA WYNIKAJĄCE Z POSIADANIA RACHUNKU BANKOWEGO

Konto lub subkonto, o którym mowa w art. I.6, musi pozwalać na identyfikację kwot przekazywanych przez Parlament Europejski oraz narosłych odsetek lub równorzędnych korzyści.

W przypadku, gdy kwoty przekazywane na to konto wypracowują odsetki lub przynoszą równorzędne odsetkom korzyści zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terenie którego konto zostało założone, odsetki lub równorzędne korzyści mogą zostać zatrzymane przez beneficjenta zgodnie z art. 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

W żadnym przypadku kwoty przekazywane przez Parlament Europejski nie mogą być wykorzystywane do celów spekulacyjnych.

Kwoty zaliczkowe pozostają własnością Unii do czasu ich rozliczenia w oparciu o ostateczną kwotę finansowania.

ARTYKUŁ II.4 - ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY

Parlament Europejski nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za żadne szkody spowodowane lub poniesione przez beneficjenta, w tym za szkody wyrządzone osobom trzecim podczas lub w wyniku wykonywania niniejszej umowy.

Beneficjent lub osoba powiązana rekompensuje Parlamentowi Europejskiemu wszelkie szkody wyrządzone mu w związku z wykonaniem umowy lub z powodu wykonania umowy niezgodnie z jej postanowieniami, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej.

ARTYKUŁ II.5 - POUFNOŚĆ

O ile umowa, art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i inne obowiązujące akty prawne Unii nie stanowią inaczej, Parlament Europejski oraz beneficjent zobowiązują się do zachowania poufnego charakteru wszystkich dokumentów, informacji lub innych materiałów bezpośrednio związanych z przedmiotem niniejszej umowy.

ARTYKUŁ II.6 - PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Wszelkie dane osobowe zgromadzone w związku z umową przetwarza się zgodnie z art. 33 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Przetwarzanie danych osobowych przez Parlament Europejski jest zgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2018/1725 ²⁰ .

Dane takie przetwarza się wyłącznie do celów wykonywania i monitorowania umowy, bez uszczerbku dla prawa do ich ewentualnego przekazania do wiadomości organom odpowiedzialnym za kontrolę i audyt, zgodnie z prawodawstwem unijnym.

Przetwarzanie danych osobowych przez beneficjenta w związku z niniejszą umową podlega rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 ²¹ . Bez uszczerbku dla innych przypadków przewidzianych w tym rozporządzeniu przetwarzanie danych osobowych w związku z niniejszą umową jest dozwolone wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne do wykonania niniejszego rozporządzenia.

ARTYKUŁ II.7 - PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

Zgodnie z art. 132 rozporządzenia finansowego beneficjent przechowuje wszelką dokumentację, dokumenty potwierdzające, dane statystyczne i inne dokumenty dotyczące wykonania umowy przez okres pięciu lat od daty dokonania płatności salda końcowego lub odzyskania nienależnie przekazanych płatności zaliczkowych.

Dokumentacja dotycząca audytów, odwołań, sporów lub zaspokajania roszczeń wynikających z wykorzystania finansowania lub dotycząca dochodzeń prowadzonych przez Prokuraturę Europejską lub Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) jest przechowywana do momentu zakończenia takich audytów, odwołań, sporów, zaspokajania roszczeń lub dochodzeń, pod warunkiem powiadomienia odbiorcy.

ARTYKUŁ II.8 - WIDOCZNOŚĆ FINANSOWANIA PRZEZ UNIĘ

II.8.1. Informacje dotyczące finansowania przez Unię

Bez wyraźnej prośby ze strony Parlamentu Europejskiego o postępowanie w inny sposób lub bez jego zgody na takie postępowanie we wszelkich komunikatach lub publikacjach beneficjenta dotyczących finansowania ze środków Unii, w tym także podczas konferencji lub seminariów oraz w materiałach informacyjnych lub promocyjnych (takich jak broszury, ulotki, plakaty, prezentacje, informacje przekazywane elektronicznie itp.), należy informować, że program otrzymał wsparcie finansowe od Parlamentu Europejskiego.

II.8.2. Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego

Wszelkie komunikaty lub publikacje beneficjenta, bez względu na ich formę i sposób rozpowszechniania, muszą precyzować, iż odpowiedzialny za nie jest jedynie autor oraz że Parlament Europejski nie ponosi odpowiedzialności za ewentualny sposób wykorzystania zawartych w nich informacji.

II.8.3. Publikacja informacji przez Parlament Europejski

Parlament Europejski publikuje na stronie internetowej informacje, określone w art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

ARTYKUŁ II.9 - UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PRZEZ BENEFICJENTA

II.9.1. Zasady

Jeżeli beneficjent zawiera umowy w sprawie zamówienia w celu wykonania niniejszej umowy, jest zobowiązany do ogłoszenia przetargu dla potencjalnych oferentów oraz do udzielenia zamówienia oferentowi, którego oferta jest, odpowiednio, najkorzystniejsza z punktu widzenia ekonomicznego lub która jest najtańsza. Beneficjent unika konfliktu interesów.

W przypadku zamówień o wartości przekraczającej kwotę 60 000 EUR na dostawcę i na towar lub usługę beneficjent musi zebrać co najmniej trzy oferty otrzymane w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu określające szczegółowe wymogi udzielenia zamówienia. Okres obowiązywania umów nie może przekraczać pięciu lat.

Jeżeli w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu przedstawione zostaną mniej niż trzy oferty, beneficjent jest zobowiązany wykazać, że w danym przetargu pozyskanie większej liczby ofert było niemożliwe.

II.9.2. Przechowywanie dokumentacji

Beneficjent przechowuje zapis oceny ofert i uzasadnia na piśmie ostateczny wybór dostawcy.

II.9.3. Kontrola

Beneficjent zapewnia, aby Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) były w stanie korzystać ze swoich uprawnień kontrolnych zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Beneficjent zapewnia, aby umowy zawierane ze stronami trzecimi przewidywały możliwość wykonywania tych uprawnień kontrolnych również wobec tych osób trzecich.

II.9.4. Odpowiedzialność

Cała odpowiedzialność za wykonanie umowy oraz za poszanowanie jej postanowień spoczywa na beneficjencie. Beneficjent zobowiązuje się do podjęcia wszelkich niezbędnych kroków mających na celu zrzeczenie się przez zleceniobiorcę wszelkich roszczeń wobec Parlamentu Europejskiego z tytułu umowy.

ARTYKUŁ II.10 - WSPARCIE FINANSOWE DLA OSÓB TRZECICH

Wsparcie finansowe udzielane przez beneficjenta osobom trzecim w rozumieniu art. 204 rozporządzenia finansowego można, pod następującymi warunkami, uznać za wydatki kwalifikowalne:

a) wsparcie finansowe udzielane przez beneficjenta następującym osobom trzecim: ... [wstawić nazwy potencjalnych beneficjentów wskazanych w formularzu wniosku];

b) wsparcie finansowe udzielone jednej osobie trzeciej nie przekracza kwoty 60 000 EUR;

c) osoba trzecia przeznacza wsparcie finansowe na pokrycie kosztów kwalifikowalnych;

d) beneficjent gwarantuje ewentualne odzyskanie takiego wsparcia finansowego.

Krajowych lub europejskich partii politycznych ani krajowych lub europejskich fundacji politycznych nie uważa się za stronę trzecią do celów niniejszego artykułu.

Beneficjent zapewnia, aby Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) były w stanie korzystać ze swoich uprawnień kontrolnych zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z art. 129 rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.11 - SIŁA WYŻSZA

Jeśli Parlament Europejski lub beneficjent boryka się z sytuacją, w której zaistniała siła wyższa, zawiadamia bezzwłocznie o tym fakcie drugą stronę listem poleconym z potwierdzeniem odbioru lub podobnego typu potwierdzeniem, precyzując rodzaj, prawdopodobny czas trwania oraz przewidywane skutki tej sytuacji.

Parlament Europejski i beneficjent podejmują wszelkie kroki mające na celu zmniejszenie ewentualnych szkód, jakie mogłyby zostać wywołane przez sytuację, w której zaistniała siła wyższa.

Ani Parlament Europejski, ani beneficjent nie zostanie uznany za stronę niewywiązującą się z jakiegokolwiek ze swoich zobowiązań wynikających z umowy, jeżeli przeszkodziło mu w tym zdarzenie spowodowane siłą wyższą.

ARTYKUŁ II.12 - ZAWIESZENIE PŁATNOŚCI FINANSOWANIA

II.12.1. Powody zawieszenia

Bez uszczerbku dla art. 202 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Parlament Europejski jest uprawniony do zawieszenia płatności finansowania:

(i) jeżeli podejrzewa istotne błędy, nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub nieprzestrzeganie zobowiązań ze strony beneficjenta w ramach procedury przyznania lub podczas wykonywania umowy i musi zweryfikować, czy jego podejrzenia mają uzasadnienie w stanie faktycznym;

(ii) jeżeli beneficjent podlega karom finansowym przewidzianym w art. 27 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 aż do zapłacenia kary finansowej.

II.12.2. Procedura zawieszenia

Etap 1 - Przed zawieszeniem płatności Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze zawieszenia płatności, podając przyczyny zawieszenia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 - Jeżeli po upływie terminu na przedstawienie uwag Parlament Europejski postanowi, że nie będzie kontynuować procedury zawieszenia, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę zwieszenia, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o zawieszeniu, w której informuje go:

(i) o wstępnym terminie zakończenia niezbędnej weryfikacji w przypadku, o którym mowa w art. II.12.1 ppkt i); oraz

(ii) o środkach odwoławczych.

II.12.3. Skutki zawieszenia

Zawieszenie płatności skutkuje odebraniem beneficjentowi uprawnienia do otrzymywania płatności ze strony Parlamentu Europejskiego aż do zakończenia weryfikacji, o której mowa w art. II.12.2 ppkt (i) (etap 2), lub do ustania podstawy zawieszenia. Procedura ta nie pozbawia Parlamentu Europejskiego prawa do cofnięcia lub uchylenia decyzji o finansowaniu w oparciu o art. II.13 i II.14.

II.12.4. Wznowienie płatności

Od momentu, gdy ustała podstawa zawieszenia płatności, wszystkie płatności zostają wznowione, a Parlament Europejski informuje o tym beneficjenta.

ARTYKUŁ II.13 - COFNIĘCIE DECYZJI O FINANSOWANIU PRZEZ PARLAMENT EUROPEJSKI

II.13.1. Podstawy cofnięcia

Parlament Europejski jest uprawniony do cofnięcia decyzji o finansowaniu na podstawie decyzji Urzędu o usunięciu beneficjenta z rejestru, z wyjątkiem przypadków objętych art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

II.13.2. Procedura cofnięcia

Etap 1 - Przed cofnięciem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze cofnięcia, podając przyczyny cofnięcia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 - Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie cofać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę cofnięcia decyzji o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o cofnięciu.

Etap 3 - Po przyjęciu decyzji o cofnięciu decyzji o finansowaniu Parlament Europejski bezzwłocznie powiadamia beneficjenta o rozwiązaniu umowy o udzielenie dotacji.

II.13.3. Skutki cofnięcia

Decyzja o cofnięciu decyzji o finansowaniu ma moc wsteczną od daty przyjęcia decyzji o finansowaniu.

Rozwiązanie umowy o udzielenie dotacji staje się skuteczne natychmiast po powiadomieniu o nim beneficjenta.

Wszelkie kwoty wypłacone na mocy umowy o udzielenie dotacji uznaje się za nienależne płatności i są one odzyskiwane zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.14 - UCHYLENIE DECYZJI O FINANSOWANIU

II.14.1. Uchylenie decyzji o finansowaniu na wniosek beneficjenta Beneficjent może wystąpić z wnioskiem o uchylenie decyzji o finansowaniu.

Beneficjent formalnie zawiadamia Parlament Europejski o wniosku o uchylenie, podając:

a) powody wniosku; oraz

b) dzień, w którym uchylenie ma się stać skuteczne, przy czym nie może on być wcześniejszy od dnia wysłania formalnego zawiadomienia.

Uchylenie decyzji o finansowaniu staje się skuteczne w dniu wskazanym w decyzji o uchyleniu lub, jeżeli żadna data nie została w niej określona, w dniu powiadomienia beneficjenta o decyzji. Po uchyleniu decyzji o finansowaniu Parlament Europejski niezwłocznie rozwiązuje umowę o udzielenie dotacji z mocą od tego samego dnia.

II.14.2. Uchylenie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski

II.14.2.A. Powody uchylenia

Parlament Europejski ma prawo uchylić decyzję o finansowaniu w następujących przypadkach:

a) na podstawie decyzji Urzędu ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych o usunięciu beneficjenta z rejestru, w przypadkach objętych art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

b) jeżeli beneficjent przestał przestrzegać postanowień art. 18 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

c) w sytuacjach przewidzianych w art. 131 i 202 rozporządzenia finansowego;

d) beneficjent, osoba powiązana lub osoba ponosząca nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania beneficjenta znajdzie się w jednej z sytuacji przewidzianych w art. 136 ust. 1 lit. a) lub b) rozporządzenia finansowego;

e) beneficjent lub osoba powiązana znajdzie się w jednej z sytuacji przewidzianych w art. 136 ust. 1 lit. c)-h) bądź w zakresie art. 136 ust. 2 rozporządzenia finansowego;

f) jeżeli beneficjent zrzeka się statusu beneficjenta zgodnie z art. 10 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

II.14.2.B. Procedura uchylenia

Etap 1 - Przed uchyleniem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze uchylenia decyzji o finansowaniu, podając powody oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania zawiadomienia.

Etap 2 - Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie uchylać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi uchylić decyzję o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o uchyleniu.

Etap 3 - Po przyjęciu decyzji o uchyleniu decyzji o finansowaniu Parlament Europejski bezzwłocznie powiadamia beneficjenta o rozwiązaniu umowy o udzielenie dotacji.

II.14.3. Skutki uchylenia

Decyzja o finansowaniu zostaje uchylona ex nunc w dniu wskazanym w decyzji o uchyleniu lub, jeżeli żadna data nie została w niej określona, w dniu powiadomienia beneficjenta o tej decyzji. Rozwiązanie umowy o udzielenie dotacji staje się skuteczne w tym samym dniu.

Koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta od dnia uchylenia decyzji o finansowaniu uznaje się za koszty niekwalifikowalne, a odpowiednie płatności zaliczkowe podlegają procedurze odzyskania środków zgodnie z odpowiednimi przepisami rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.15 - ZBYCIE

Beneficjent nie może zbyć żadnej stronie trzeciej wierzytelności Parlamentu Europejskiego, z wyjątkiem przypadku, gdy zostanie to zatwierdzone z wyprzedzeniem przez Parlament Europejski na podstawie uzasadnionego, pisemnego wniosku beneficjenta.

Jeśli Parlament Europejski nie zaakceptuje pisemnie zbycia lub jeśli nie zostaną spełnione warunki takiej akceptacji, zbycie nie jest dla Parlamentu wiążące.

W żadnym przypadku zbycie nie zwalnia beneficjenta z jego obowiązków względem Parlamentu Europejskiego.

ARTYKUŁ II.16 - ODSETKI ZA ZWŁOKĘ

Jeżeli Parlament Europejski nie dokona płatności w wyznaczonym w tym celu terminie, beneficjent ma prawo do odsetek za zwłokę według stopy procentowej stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansowania w euro (zwanej dalej "stopą referencyjną"), powiększonej o trzy i pół punktu procentowego. Stopa referencyjna to stopa obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym upływa termin dokonania płatności, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria C).

Jeżeli Parlament Europejski zawiesi płatności zgodnie z art. II.12, czynności takich nie można uznać za zwłokę.

Odsetki za zwłokę należne są za okres od dnia następującego po upływie terminu płatności do dnia dokonania płatności włącznie z tym dniem.

W drodze odstępstwa od akapitu pierwszego, jeżeli naliczone odsetki wynoszą nie więcej niż 200 EUR, Parlament ma obowiązek wypłacenia ich beneficjentowi jedynie na jego wniosek złożony w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania zaległej płatności.

ARTYKUŁ II.17 - PRAWO WŁAŚCIWE

Niniejszą umowę regulują odnośne przepisy prawa unijnego, a w szczególności rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1141/2014 i odnośne przepisy rozporządzenia finansowego, które obowiązują w całości. W razie konieczności ich uzupełnienie stanowi prawo krajowe państwa członkowskiego, w którym beneficjent ma siedzibę.

ARTYKUŁ II.18 - PRAWO DO BYCIA WYSŁUCHANYM

W przypadkach, w których na mocy niniejszej umowy beneficjent lub osoba fizyczna, o której mowa w art. 27a rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, ma prawo do przedstawienia uwag, może to uczynić na piśmie w ciągu 10 dni roboczych, o ile nie przewidziano wyraźnie inaczej. Okres ten może zostać jednokrotnie przedłużony na uzasadniony wniosek beneficjenta lub osoby fizycznej o kolejne 10 dni roboczych.

CZĘŚĆ B: POSTANOWIENIA FINANSOWE

ARTYKUŁ II.19 - KOSZTY KWALIFIKOWALNE

II.19.1. Warunki

Aby koszty mogły być uznane za kwalifikujące się do objęcia finansowaniem Unii i zgodnie z art. 186 rozporządzenia finansowego, muszą one być zgodne z następującymi kryteriami:

a) być bezpośrednio związane z przedmiotem umowy i zapisane w załączonym do niej szacunkowym budżecie;

b) być niezbędne do wykonania umowy;

c) być racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą rzetelnego zarządzania finansami, w szczególności w zakresie oszczędności i skuteczności;

d) być generowane w okresie kwalifikowalności, o którym mowa w art. I.2, z wyjątkiem kosztów dotyczących sprawozdań rocznych i certyfikatów odnoszących się do sprawozdań finansowych i rozliczeń stanowiących ich podstawę;

e) być rzeczywiście poniesione przez beneficjenta;

f) być możliwe do ustalenia i skontrolowania oraz zapisane w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie ze standardami rachunkowości, którym podlegają;

g) być zgodne z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i przepisów w dziedzinie zabezpieczenia społecznego;

h) być zgodne z art. II.9.1 akapit pierwszy oraz, co do zasady, z art. II.9.1. akapit drugi.

Procedury księgowe i procedury kontroli wewnętrznej beneficjenta muszą pozwalać na bezpośrednie zestawienie kosztów i wpływów zadeklarowanych w sprawozdaniu rocznym ze sprawozdaniami finansowymi i odpowiadającymi im dokumentami potwierdzającymi.

II.19.2. Przykłady kosztów kwalifikowalnych

Bez uszczerbku dla art. 186 rozporządzenia finansowego za kwalifikowalne uważa się w szczególności następujące koszty operacyjne, o ile odpowiadają one kryteriom określonym w ust. 1 niniejszego artykułu:

a) koszty administracyjne i koszty związane ze wsparciem technicznym, organizacją posiedzeń, badaniami, wydarzeniami transgranicznymi, przeprowadzaniem analiz, rozpowszechnianiem informacji i publikacjami;

b) koszty zatrudnienia pracowników odpowiadające płacom realnym wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne i innymi kosztami wchodzącymi w skład wynagrodzenia na mocy obowiązującego prawa, o ile nie przekraczają one stawek średnich odpowiadających standardowej polityce beneficjenta w zakresie wynagrodzeń;

c) koszty podróży i pobytu personelu, o ile odpowiadają one standardowym praktykom beneficjenta w zakresie kosztów delegacji;

d) koszty amortyzacji wyposażenia lub innych aktywów (nowych lub używanych) zarejestrowanych w sprawozdaniach księgowych beneficjanta, pod warunkiem że aktywa:

(i) zostały odpisane zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości i zwyczajowymi praktykami beneficjenta w zakresie rachunkowości; oraz

(ii) zostały zakupione zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi, jeśli do zakupu doszło w okresie kwalifikowalności;

e) koszty materiałów biurowych i jednorazowego użytku oraz innych umów, pod warunkiem że:

(i) zostały nabyte zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi oraz

(ii) są bezpośrednio związane z przedmiotem umowy;

f) koszty wynikające bezpośrednio z wymogów nałożonych umową, w tym - w razie potrzeby - koszty usług finansowych (w szczególności koszty gwarancji finansowych), pod warunkiem że odpowiednie usługi zakupiono zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi.

ARTYKUŁ II.20 - KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE

Niezależnie od art. II.19.1 niniejszej umowy oraz od art. 186 rozporządzenia finansowego następujących kosztów nie uznaje się za kwalifikowalne:

a) zwrot z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta;

b) dług i opłaty związane z jego obsługą;

c) rezerwy na straty i długi;

d) odsetki debetowe;

e) należności wątpliwe;

f) straty kursowe;

g) koszty przekazu z Parlamentu Europejskiego, nałożone przez bank beneficjenta;

h) koszty deklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania otrzymującego dotację z budżetu Unii;

i) wkłady rzeczowe;

j) nadmierne i nieprzemyślane wydatki;

k) podlegający odliczeniu podatek VAT;

l) zabronione finansowanie niektórych stron trzecich zgodnie z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

ARTYKUŁ II.21 - WKŁADY RZECZOWE

Parlament Europejski zgadza się, aby w trakcie wykonania umowy beneficjent otrzymywał wkłady rzeczowe, pod warunkiem że wartość takich wkładów nie przekracza:

a) kosztów rzeczywiście poniesionych i właściwie udokumentowanych dokumentami księgowymi wystawionymi przez strony trzecie, które przekazały te wkłady beneficjentowi bezpłatnie, lecz pokrywając odpowiadające im koszty;

b) w razie braku takich dokumentów, kosztów odpowiadających kosztom ogólnie obowiązującym na danym rynku.

c) ich wartości przyjętej w budżecie szacunkowym;

d) 50 % zasobów własnych przyjętych w budżecie szacunkowym.

Wkłady rzeczowe:

a) są odrębnie wyszczególniane w budżecie szacunkowym w celu odzwierciedlenia łącznych środków;

b) są zgodne z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z krajowymi przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi zabezpieczenia społecznego;

c) mogą zostać przyjęte jedynie tymczasowo pod warunkiem potwierdzenia przez audytora zewnętrznego i przyjęcia w decyzji dotyczącej ostatecznej kwoty finansowania;

d) nie mogą mieć postaci nieruchomości.

ARTYKUŁ II.22 - PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE

Beneficjent może dostosować szacunkowy budżet określony w załączniku 1 poprzez przesunięcia między poszczególnymi kategoriami budżetu. Dostosowanie to nie wymaga zmiany umowy. Przesunięcia takie uzasadnia się w sprawozdaniu rocznym.

ARTYKUŁ II.23 - OBOWIĄZKI W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI

II.23.1. Sprawozdanie roczne

Najlepiej do dnia 15 maja, a najpóźniej do dnia 30 czerwca, roku następującego po roku budżetowym N beneficjent przedkłada sprawozdanie roczne, które obejmuje:

a) roczne sprawozdania finansowe i towarzyszące im informacje dodatkowe obejmujące dochody, koszty, aktywa i zobowiązania beneficjenta na początek i na koniec roku budżetowego, zgodnie z prawem właściwym w państwie członkowskim, w którym beneficjent ma siedzibę;

b) roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1606/2002 ²² ;

c) wykaz darczyńców i ofiarodawców wraz z odnośnymi darowiznami lub wkładami zgłoszonymi zgodnie z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

d) sprawozdanie z działalności;

e) sprawozdanie finansowe przygotowane na podstawie struktury budżetu szacunkowego;

f) szczegółowe informacje o rachunkach dotyczące dochodów, kosztów, aktywów i zobowiązań;

g) zestawienie sprawozdania finansowego, o którym mowa w lit. e), ze szczegółami dotyczącymi rachunków, o których mowa w lit. f);

h) wykaz dostawców, którzy w danym roku budżetowym pobrali od beneficjenta ponad 10 000 EUR, z wyszczególnieniem nazwy i adresu dostawcy oraz zakresu dostarczonych dóbr i usług.

W przypadku przeniesienia, o którym mowa w art. II.25.3, sprawozdanie roczne musi obejmować dokumenty wymienione w lit. d), e), f) i g) odnoszące się do pierwszego kwartału roku następującego po odnośnym roku budżetowym.

Sprawozdanie roczne musi zawierać informacje wystarczające do ustalenia ostatecznej kwoty finansowania.

II.23.2. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego

Parlament Europejski otrzymuje bezpośrednio od niezależnych zewnętrznych organów lub ekspertów, upoważnionych na mocy art. 23 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, sprawozdanie z audytu zewnętrznego określone w art. 23 ust. 1 rozporządzenia nr 1141/2014.

Audyt zewnętrzny ma na celu poświadczenie wiarygodności sprawozdania finansowego oraz zgodności z prawem i prawidłowości przedstawionych w nim wydatków, a w szczególności poświadczenie, że:

a) przygotowane rozliczenia finansowe są zgodne z mającym zastosowanie w przypadku beneficjenta prawem krajowym, nie zawierają poważnych nieprawidłowości oraz przedstawiają w sposób prawdziwy i obiektywny sytuację finansową i wyniki działań;

b) sprawozdanie finansowe zostało sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 1606/2002;

c) zadeklarowane koszty zostały rzeczywiście poniesione;

d) zadeklarowane przychody są kompletne;

e) dokumenty finansowe przedstawione Parlamentowi przez beneficjenta są zgodne z zapisami finansowymi umowy;

f) obowiązki wynikające z rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności z art. 20, zostały wypełnione;

g) obowiązki wynikające z niniejszej umowy, w szczególności z jej art. II.9 i art. II.19, zostały wypełnione;

h) wkłady w naturze zostały faktycznie przekazane beneficjentowi i poddane waloryzacji zgodnie z obowiązującymi zasadami;

i) wszelka nadwyżka finansowania unijnego została przeniesiona na następny rok budżetowy i wykorzystana w pierwszym kwartale roku budżetowego, zgodnie z art. 222 ust. 7 rozporządzenia finansowego;

j) nadwyżka zasobów własnych została przeniesiona do rezerwy.

ARTYKUŁ II.24 - DECYZJA W SPRAWIE SPRAWOZDANIA ROCZNEGO

Do dnia 30 września roku następującego po roku budżetowym N Parlament Europejski zatwierdza lub odrzuca sprawozdanie finansowe zgodnie z postanowieniami art. II.23.1.

Jeżeli Parlament Europejski nie udzieli odpowiedzi na piśmie w terminie sześciu miesięcy od otrzymania sprawozdania rocznego, sprawozdanie to uznaje się za zatwierdzone.

Zatwierdzenie sprawozdania rocznego pozostaje bez uszczerbku dla ustalenia ostatecznej kwoty finansowania zgodnie z art. II.25, na podstawie którego Parlament Europejski podejmuje ostateczną decyzję w sprawie kwalifikowalności kosztów.

Parlament Europejski może zażądać od beneficjenta dodatkowych informacji w celu podjęcia decyzji w sprawie sprawozdania rocznego. W takim przypadku termin na wydanie decyzji w sprawie sprawozdania rocznego zostaje przedłużony do czasu otrzymania informacji i poddania ich ocenie przez Parlament Europejski. Termin ten może zostać przedłużony również jeżeli Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, zażądał dodatkowych informacji na podstawie art. 24 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Jeżeli w sprawozdaniu rocznym występują istotne braki, Parlament Europejski może je odrzucić bez żądania od beneficjenta podania dodatkowych informacji oraz zażądać przedłożenia przez beneficjenta nowego sprawozdania w terminie 15 dni roboczych.

Wnioski o przekazanie dodatkowych informacji lub o sporządzenie nowego sprawozdania przedstawiane są beneficjentowi na piśmie.

W przypadku odrzucenia pierwotnego sprawozdania rocznego i zażądania nowego sprawozdania do nowego sprawozdania ma zastosowanie procedura zatwierdzenia określona w niniejszym artykule.

ARTYKUŁ II.25 - DECYZJA W SPRAWIE OSTATECZNEJ KWOTY FINANSOWANIA

II.25.1. Skutki sprawozdania rocznego

Decyzja Parlamentu Europejskiego, w której ustala się ostateczną kwotę finansowania, opiera się na sprawozdaniu rocznym zatwierdzonym zgodnie z art. II.24. W przypadku definitywnego odrzucenia sprawozdania rocznego przez Parlament Europejski lub nieprzedłożenia sprawozdania rocznego przez beneficjenta w obowiązującym terminie w decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania nie można wskazać żadnych kosztów podlegających zwrotowi.

II.25.2. Pułap

Ostateczna kwota finansowania ograniczona jest do kwoty ustalonej w art. I.4 i nie może przekraczć 95 % rzeczywiście poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

II.25.3. Przeniesienie nadwyżki

Jeśli na zakończenie roku budżetowego N beneficjent osiągnie nadwyżkę dochodów nad wydatkami, część tej nadwyżki można przenieść na rok budżetowy N+1 zgodnie z art. 222 ust. 7 rozporządzenia finansowego.

a) Definicja nadwyżki

Nadwyżka w roku budżetowym N jest różnicą między łącznymi kosztami kwalifikowalnymi a sumą:

(i) wstępnej (maksymalnej) kwoty finansowania zgodnie z art. I.4,

(ii) zasobów własnych beneficjenta przeznaczonych na pokrycie kosztów kwalifikowalnych - w sytuacji, gdy beneficjent uprzednio pokrył wydatki niekwalifikowalne wyłącznie z własnych środków, oraz

(iii) wszelkiej nadwyżki przeniesionej z roku budżetowego N-1.

Nadwyżka, którą można przenieść na rok budżetowy N+1, nie przekracza 25 % całkowitego dochodu, o którym mowa w powyższych ppkt (i) i (ii).

b) Rozliczenie rezerwy na koszty kwalifikowalne

Faktycznie przeniesiona kwota figuruje w bilansie roku budżetowego N jako "rezerwa na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku N+1". Środki te stanowią koszty kwalifikowalne w roku budżetowym N.

Ponadto na podstawie tymczasowego rozliczenia sporządzonego najpóźniej w dniu 31 marca roku N+1 określa się koszty kwalifikowalne rzeczywiście poniesione do tej daty. Rezerwa nie przekracza tych kosztów.

W roku N+1 rezerwa jest uwalniana i generuje dochód, który wykorzystywany jest na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku budżetowego N+1.

II.25.4. Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

Parlament Europejski co roku kontroluje zgodność wydatków z postanowieniami rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, rozporządzenia finansowego i umowy. Każdego roku wydaje on decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, o której powiadamia się beneficjenta w należyty sposób.

Ostateczna kwota finansowania na rok budżetowy N jest ustalana w roku N+1.

Po ustaleniu ostatecznej kwoty finansowania następuje rozliczenie płatności zaliczkowych.

II.25.5. Saldo finansowania

Jeżeli wypłacone płatności zaliczkowe przekraczają ostateczną kwotę finansowania, Parlament Europejski odzyskuje nienależycie przekazane płatności zaliczkowe.

Jeżeli ostateczna kwota finansowania przekracza przekazane płatności zaliczkowe, Parlament Europejski wypłaca różnicę.

II.25.6. Zysk

a) Definicja

Pojęcie zysku zdefiniowane zostało w art. 192 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

b) Tworzenie rezerwy

Zgodnie z art. 192 ust. 2 rozporządzenia finansowego beneficjent może tworzyć rezerwy z nadwyżki zasobów własnych określonych w art. II.1.

Nadwyżka, która ma zostać przekazana na rachunek rezerwy, stanowi w stosownym przypadku kwotę zasobów własnych przekraczających sumę zasobów własnych koniecznych do pokrycia 5 % kosztów kwalifikowalnych rzeczywiście poniesionych w roku budżetowym N oraz 5 % kosztów ujętych w rezerwie do przeniesienia na rok budżetowy N+1. Beneficjent musi uprzednio pokryć koszty niekwalifikowalne wyłącznie z zasobów własnych.

Nadwyżka przydzielona do rezerwy nie jest uwzględniana przy obliczaniu zysku.

Rezerwę wykorzystuje się wyłącznie na pokrycie kosztów operacyjnych beneficjenta.

c) Odzyskiwanie należności

Finansowanie nie może przynosić beneficjentowi zysku. Parlament Europejski jest uprawniony do odzyskania odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne, zgodnie z art. 192 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.26 - ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI

Jeżeli beneficjentowi zostały wypłacone kwoty nienależne lub jeżeli uzasadniona jest procedura odzyskiwania należności zgodnie z warunkami określonymi w umowie, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 lub rozporządzeniu finansowym, beneficjent lub osoba fizyczna, o której mowa w art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, zwraca Parlamentowi Europejskiemu kwoty, o których mowa, na warunkach określonych przez Parlament i w podanym przez niego terminie.

II.26.1. Odsetki za zwłokę

Jeżeli w terminie ustalonym przez Parlament Europejski beneficjent nie dokona zwrotu, Parlament Europejski powiększa należne mu sumy o odsetki za zwłokę w wysokości określonej w art. II.16. Odsetki za zwłokę naliczane są za okres od upływu wyznaczonego terminu zwrotu do dnia otrzymania przez Parlament Europejski całej nienależnej beneficjentowi sumy włącznie.

Wszelka spłata częściowa pokrywa w pierwszej kolejności koszty i odsetki za zwłokę, a dopiero później kwotę główną.

II.26.2. Kompensowanie

W przypadku niedokonania zwrotu w wyznaczonym terminie zwrot sum należnych Parlamentowi Europejskiemu może być dokonany poprzez kompensację z sumami należnymi beneficjentowi z dowolnego innego tytułu, zgodnie z art. 101 rozporządzenia finansowego. W wyjątkowych sytuacjach, uzasadnionych koniecznością ochrony finansowych interesów Unii, Parlament Europejski może ściągać należne sumy drogą kompensaty przed upływem terminu płatności. Uprzednia zgoda beneficjenta nie jest wymagana.

II.26.3. Opłaty bankowe

Kosztami bankowymi spowodowanymi zwrotem sum należnych Parlamentowi Europejskiemu obciążony jest wyłącznie beneficjent.

ARTYKUŁ II.27 - GWARANCJA FINANSOWA

Jeżeli Parlament Europejski zażąda gwarancji finansowej zgodnie z art. 153 rozporządzenia finansowego, muszą zostać spełnione spełniać następujące warunki:

a) gwarancji finansowej musi udzielić bank lub zatwierdzona instytucja finansowa albo - jeśli wniesie o to beneficjent, a Parlament Europejski wyrazi zgodę - strona trzecia;

b) gwarant musi występować w charakterze gwaranta na pierwsze wezwanie i nie może wymagać, aby Parlament Europejski w pierwszej kolejności ściągał należność od głównego dłużnika (to znaczy. danego beneficjenta); oraz

c) gwarancja finansowa musi wyraźnie pozostawać w mocy do rozliczenia zaliczki w odniesieniu do płatności okresowych lub wypłaty salda przez Parlament Europejski. Jeśli wypłata salda przybiera formę odzyskania należności, gwarancja finansowa musi pozostawać w mocy do czasu uznania spłaty całości długu. Parlament Europejski musi zwolnić gwarancję w ciągu następnego miesiąca.

ARTYKUŁ II.28 - KONTROLA

II.28.1. Przepisy ogólne

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych - w ramach swoich kompetencji i zgodnie z załącznikiem V do rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 - mogą w dowolnej chwili skorzystać z przysługujących im uprawnień kontrolnych w celu ustalenia, czy beneficjent wywiązuje się z wszystkich obowiązków określonych w umowie, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 i rozporządzeniu finansowym.

Beneficjent należycie współpracuje z właściwymi organami i udziela im wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych mogą powierzać zadanie przeprowadzenia kontroli organom zewnętrznym (zwanym dalej "upoważnionymi organami"), przekazując im stosowne upoważnienie do działania w ich imieniu.

II.28.2. Obowiązek przechowywania dokumentów

Beneficjent przechowuje, zgodnie z art. II.7, na odpowiednim nośniku, wszystkie oryginały dokumentów, w szczególności księgowych i podatkowych, w tym oryginały w formie elektronicznej, jeśli zezwala na to ich prawo krajowe i na określonych w nim warunkach.

II.28.3. Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji

Beneficjent przekazuje wszelkie dokumenty lub informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym, o jakie zwróci się Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych lub upoważniony do tego organ (zwany dalej "właściwym organem").

Wszelkie dokumenty i informacje przekazywane przez beneficjenta są przetwarzane zgodnie z art. II.6.

II.28.4. Wizyty na miejscu

Właściwy organ może przeprowadzać wizyty na miejscu w siedzibach beneficjenta. W tym celu właściwy organ może wystąpić z pisemnym wnioskiem do beneficjenta o podjęcie stosownych działań w celu umożliwienia przeprowadzenia takiej wizyty w odpowiednim terminie, który ustala właściwy organ.

Podczas wizyty na miejscu beneficjent musi udostępnić właściwemu organowi obiekty i pomieszczenia, w których prowadzi lub prowadził działalność, a także wszystkie niezbędne informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym.

Beneficjent zapewnia, aby informacje były łatwo dostępne w momencie wizyty na miejscu oraz by żądane informacje były przekazywane w odpowiedniej formie.

II.28.5. Kontradyktoryjne postępowanie audytowe

Na podstawie ustaleń z procedury kontroli Parlament Europejski sporządza wstępne sprawozdanie z audytu, które przesyła się beneficjentowi. Beneficjent może przedstawić uwagi w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wstępnego sprawozdania z audytu.

Na podstawie ustaleń zawartych we wstępnym sprawozdaniu z audytu oraz o ewentualne uwagi beneficjenta Parlament przedstawia ostateczne ustalenia w końcowym sprawozdaniu z audytu. Końcowe sprawozdanie z audytu jest przekazywane beneficjentowi w ciągu 60 dni kalendarzowych od upłynięcia terminu na przedstawienie uwag do wstępnego sprawozdania z audytu.

II.28.6. Skutki ustaleń z audytu

Niezależnie od prawa Parlamentu do podjęcia środków na mocy art. II.12-II.14 Parlament Europejski należycie uwzględnia końcowe ustalenia z audytu przy określaniu ostatecznej kwoty finansowania.

O przypadkach ewentualnego oszustwa lub poważnego naruszenia obowiązujących przepisów, ujawnionych w końcowych ustaleniach z audytu, informuje się właściwe organy krajowe lub unijne w celu podjęcia dalszych działań.

Parlament Europejski może dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną na podstawie końcowych ustaleń z audytu.

II.28.7. Prawa kontrolne OLAF-u

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) korzysta z praw kontroli wobec beneficjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności z rozporządzeniem Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 ²³ , rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 ²⁴  oraz art. 24 ust. 4 i art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Beneficjent należycie współpracuje z OLAF-em i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament może w każdej chwili dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną w oparciu o ustalenia przekazane przez OLAF zgodnie z art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Przed podjęciem przez Parlament Europejski decyzji o dostosowaniu z mocą wsteczną decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania beneficjent jest należycie powiadamiany o stosownych ustaleniach i zamiarze dostosowania przez Parlament decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, a także ma możliwość przedstawienia uwag.

II.28.8. Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

Europejski Trybunał Obrachunkowy korzysta z prawa do kontroli zgodnie z obowiązującymi przepisami, a mianowicie z art. 129 rozporządzenia finansowego i art. 25 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Zastosowanie mają art. II.28.3 i II.28.4.

Beneficjent należycie współpracuje z Trybunałem Obrachunkowym i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

II.28.9. Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.28.1-4

Jeśli beneficjent nie wywiąże się z obowiązków określonych w art. II.28.1-4, Parlament Europejski może uznać za niekwalifikowalne wszelkie koszty niedostatecznie uzasadnione przez beneficjenta.

PODPISY

W imieniu beneficjenta	W imieniu Parlamentu Europejskiego
[nazwisko/imię/stanowisko]	[nazwisko/imię]
[podpis]	[podpis]
Sporządzono w [miejsce], [data]
Sporządzono w [miejsce], [data]

W dwóch egzemplarzach w języku angielskim.

Załącznik  1

BUDŻET SZACUNKOWY

Koszty
Koszty kwalifikowalne	Budżet	Faktycznie
A.1: Koszty zatrudnienia pracowników 1. Wynagrodzenia 2. Składki 3. Szkolenie zawodowe 4. Koszty delegacji 5. Inne koszty zatrudnienia pracowników
A.2: Koszty infrastruktury i koszty operacyjne 1. Czynsz, media i koszty utrzymania 2. Koszty instalacji, eksploatacji i utrzymania urządzeń 3. Koszty amortyzacji ruchomości i nieruchomości 4. Materiały papiernicze i narzędzia biurowe 5. Opłaty pocztowe i telekomunikacyjne 6. Koszty druku, tłumaczeń, reprodukcji 7. Inne koszty związane z infrastrukturą
A.3: Koszty administracyjne 1. Koszty dokumentacji (prasa, agencje prasowe, bazy danych) 2. Koszty analiz i badań 3. Koszty sądowe 4. Koszty księgowe i audytu 5. Inne koszty administracyjne 6. Wsparcie dla stron trzecich
A.4: Posiedzenia i koszty reprezentacyjne 1. Koszty posiedzeń 2. Uczestnictwo w seminariach i konferencjach 3. Koszty reprezentacyjne 4. Koszty zaproszeń 5. Inne koszty związane z organizacją posiedzeń
A.5: Koszty rozpowszechniania i publikacji 1. Koszty publikacji 2. Tworzenie i użytkowanie stron internetowych 3. Koszty reklamy 4. Drobne materiały promocyjne 5. Seminaria i wystawy 6. Inne koszty związane z polityką informacyjną
A.6: Przydział na "rezerwę na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku N+1"
A. KWOTA CAŁKOWITA KOSZTÓW KWALIFIKOWALNYCH
Koszty niekwalifikowalne 1. Przydział na inne rezerwy 2. Opłaty finansowe 3. Straty kursowe 4. Wierzytelności wątpliwe na rzecz stron trzecich 5. Inne (określić jakie) 6. Wkłady rzeczowe
B. KWOTA CAŁKOWITA KOSZTÓW NIEKWALIFIKOWALNYCH
C. KOSZTY OGÓŁEM
D.1. Uwolnienie "rezerwy na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku N"	nie dotyczy
D.2. Finansowanie Parlamentu Europejskiego przyznane na rok N
D.3. Wkłady pochodzące od członków
3.1. ze strony organizacji członkowskich 3.2. ze strony członków indywidualnych
D.4. Darowizny
D.5. Inne zasoby własne
(określić jakie)
D.6. Odsetki z tytułu płatności zaliczkowych
D.7. Wkłady rzeczowe
D. DOCHODY OGÓŁEM
E. Zyski/straty (D-C)

F. Zasoby własne przeniesione na rachunek rezerwy
G. Zyski/straty związane z kontrolą zgodności z zasadą non-profit (E-F)

Uwaga: struktura jedynie orientacyjna. Wiążąca struktura budżetu szacunkowego publikowana jest co roku wraz z zaproszeniem do składana wniosków.

Załącznik  2

PROGRAM PRAC

[dołączyć do każdego wniosku o finansowanie]

1 Dz.U. L 317 z 4.II.2014, s. 1.

2 Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1.

3 Dz.U. L 333 z 19.12.2015, s. 50.

4 Szóste umocowanie zmienione przez art. 6 pkt 1 decyzji z dnia 16 lipca 2024 r. (Dz.U.UE.C.2024.4522) zmieniającej nin. decyzję z dniem 16 lipca 2024 r.

5 Decyzja Prezydium z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących wykonania budżetu Parlamentu Europejskiego.

6 Art. 8 ust. 9 zmieniony przez art. 6 pkt 2 decyzji z dnia 16 lipca 2024 r. (Dz.U.UE.C.2024.4522) zmieniającej nin. decyzję z dniem 16 lipca 2024 r.

7 Art. 9 ust. 2 zmieniony przez art. 6 pkt 3 decyzji z dnia 16 lipca 2024 r. (Dz.U.UE.C.2024.4522) zmieniającej nin. decyzję z dniem 16 lipca 2024 r.

8 Art. 10 ust. 2 zmieniony przez art. 6 pkt 4 decyzji z dnia 16 lipca 2024 r. (Dz.U.UE.C.2024.4522) zmieniającej nin. decyzję z dniem 16 lipca 2024 r.

9 Art. 11 ust. 2 zmieniony przez art. 6 pkt 5 decyzji z dnia 16 lipca 2024 r. (Dz.U.UE.C.2024.4522) zmieniającej nin. decyzję z dniem 16 lipca 2024 r.

10 Dz.U. C 225 z 28.6.2018, s. 4.

11 Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1.

12 Dz.U. L 317 z 4.II.2014, s. 1.

13 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.II.2018, s. 39).

14 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 1).

15 Rozporządzenie (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 lipca 2002 r. w sprawie stosowania międzynarodowych standardów rachunkowości (Dz.U. L 243 z II.9.2002, s. 1).

16 Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami (Dz.U. L 292 z 15.II.1996, s. 2).

17 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1).

18 Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1.

19 Dz.U. L 317 z 4.II.2014, s. 1.

20 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.II.2018, s. 39).

21 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 1).

22 Rozporządzenie (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 lipca 2002 r. w sprawie stosowania międzynarodowych standardów rachunkowości (Dz.U. L 243 z II.9.2002, s. 1).

23 Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami (Dz.U. L 292 z 15.II.1996, s. 2).

24 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2019.249.2
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych.
• Data aktu: 01/07/2019
• Data ogłoszenia: 25/07/2019
• Data wejścia w życie: 26/07/2019