Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2015/C 409/08)

(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)

WPROWADZENIE

1. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (zwany dalej "Urzędem", inaczej "CPVO") z siedzibą w Angers został ustanowiony rozporządzeniem Rady (WE) nr 2100/94 ¹ . Głównym zadaniem Urzędu jest rejestrowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie unijnych praw własności przemysłowej do odmian roślin, a także powierzanie właściwym organom państw członkowskich wykonania niezbędnych badań technicznych ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ³ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2014 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ⁵ :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Prezes zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

11. Urząd dokonuje większości płatności za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Księgowa Urzędu i jej dwaj zastępcy mogą dokonywać płatności, korzystając z podpisu elektronicznego. Nie jest wymagany podpis drugiej osoby, co stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa finansowego Urzędu.

INNE UWAGI

12. Urząd rozpoczął wprawdzie działalność w 1995, do tej pory nie podpisano jednak umowy w sprawie siedziby z państwem przyjmującym, w której sprecyzowano by warunki prowadzenia działalności przez Urząd, jakie może on zaoferować swoim pracownikom.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 września 2015 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2011	Urząd nie przyjął przepisów wykonawczych do regulaminu pracowniczego w zakresie zatrudniania personelu kontraktowego ani w zakresie czasowego zajmowania stanowisk kierowniczych.	zrealizowane
2012	W procedurach naboru pracowników stwierdzono poważne niedociągnięcia w zakresie przejrzystości i równego traktowania kandydatów: nie zawsze stosowano ustalone wagi i progi, nie posługiwano się konsekwentną metodyką oceny w różnych procedurach naboru, a w ogłoszeniu o naborze nie wspomniano o możliwości odwołania się.	zrealizowane
2013	Wskaźnik wykonania budżetu za 2013 r. jest niski i wynosi 86 % (12 755 144 euro), czemu towarzyszy odpowiednio wysoki poziom anulowanych środków. Częściowo tłumaczyć to może fakt, że dochody i związane z nimi wydatki operacyjne (tytuł III) są w znacznym stopniu uzależnione od liczby wniosków o rejestrację praw do odmian roślin, którą trudno jest dokładnie przewidzieć. Istnieją jednak możliwości dalszej poprawy w zakresie planowania i monitorowania budżetu, zwłaszcza w odniesieniu do wydatków administracyjnych (tytuł II).	nie dotyczy

ZAŁĄCZNIK  II

Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (Angers)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (fragment art. 36 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Swobodny przepływ towarów Zakazy te i ograniczenia [uzasadnione względami ochrony własności przemysłowej i handlowej] nie powinny jednak stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi.
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Rady (WE) nr 2100/94 oraz plan strategiczny na lata 2010-2015)	Cele Stosowanie unijnego systemu ochrony odmian roślin jako jedynej i wyłącznej formy unijnego prawa własności przemysłowej do odmian roślin. Wspieranie innowacji w dziedzinie odmian roślin poprzez sprawne rozpatrywanie wniosków o przyznanie unijnych praw do odmian roślin po przystępnych kosztach, z jednoczesnym zapewnieniem wytycznych dotyczących kierunków polityki oraz pomocy w zakresie egzekwowania tych praw na rzecz zainteresowanych podmiotów. Zadania - decyzje w sprawie odmowy lub przyznania unijnego prawa do ochrony, - decyzje dotyczące sprzeciwów, - decyzje dotyczące odwołań, - decyzje w sprawie unieważnienia lub uchylenia unijnego prawa do ochrony.
Zarządzanie	Prezes Kieruje Urzędem. Jest mianowany przez Radę spośród kandydatów przedstawionych przez Komisję, po uzyskaniu opinii Rady Administracyjnej. Rada Administracyjna Nadzoruje program prac Urzędu i ustanawia zasady dotyczące metod pracy Urzędu. W skład Rady Administracyjnej wchodzi po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. Decyzje dotyczące przyznania wspólnotowego prawa do ochrony są podejmowane przez komitety składające się z trzech pracowników Urzędu oraz przez Izbę Odwoławczą w przypadku odwołania. Kontrola legalności działań Urzędu Komisja kontroluje legalność tych działań prezesa, w stosunku do których prawo Unii Europejskiej nie przewiduje nadzoru przez inny organ w zakresie legalności, a także legalność działań Rady Administracyjnej odnoszących się do budżetu Urzędu. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Rada Administracyjna.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2014 (2013)	Budżet ostateczny 14,7 (14,8) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2014 r. Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 47 (48) Stanowiska obsadzone: 45 (45) Łączna liczba pracowników: 45 (45), w tym wykonujący zadania: - operacyjne: 28,5 (28,5) - administracyjne: 16,5 (16,5).
Produkty i usługi w roku 2014 (2013)	Otrzymane wnioski: 3 626 (3 297) Przyznane prawa: 2 684 (2 706) Prawa UE pozostające w mocy na dzień 31 grudnia 2014 r. 22 554 (21 576) Międzynarodowa współpraca w zakresie ochrony odmian roślin - wkład w egzekwowanie praw do odmian roślin; - kontakty i współpraca z następującymi organizacjami: Komisja Europejska (DG SANTE, komisje stałe), UPOV (1), CIOPORA (2), ESA (3), OAPI (4), OECD (5), MAFF (6).
(1) Międzynarodowy Związek Ochrony Nowych Odmian Roślin. (2) Międzynarodowa Wspólnota Hodowców Roślin Ozdobnych i Owocowych Rozmnażanych Bezpłciowo. (3) Europejskie Stowarzyszenie ds. Nasion. (4) Afrykańska Organizacja Własności Intelektualnej. (5) Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju. (6) Ministerstwo rolnictwa, leśnictwa i rybołówstwa (Japonia). Źródło: Załącznik przekazany przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

11. Urząd przyjmuje do wiadomości ustalenia Trybunału. Wszystkie płatności dokonywane przez Urząd odbywają się na podstawie zatwierdzonych obiegów elektronicznych. Przepisy nie wymagają takiego drugiego podpisu do wysyłania plików płatności elektronicznych, a wszystkie działania dotyczące bankowości podlegają znaczącej kontroli mającej na celu ograniczenie ryzyka. Ponadto każdy pracownik wysyłający pliki do płatności elektronicznych wykorzystuje do podpisu osobisty certyfikat.

12. CPVO odnotowuje uwagi Trybunału i potwierdza, że podjęto wszelkie niezbędne działania mające na celu podpisanie umowy w sprawie siedziby z państwem przyjmującym.

1 Dz.U. L 227 z 1.9.1994, s. 1.

2 Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Art. 38-42 regulaminu finansowego Urzędu.

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 87-92 regulaminu finansowego Urzędu.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2015.409.67
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 08/09/2015
• Data ogłoszenia: 09/12/2015