Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Urzędu

(2010/C 338/29)

(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)

WPROWADZENIE

1. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (zwany dalej Urzędem), z siedzibą w Angers, został ustanowiony na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2100/94 z dnia 27 lipca 1994 r.⁽¹⁾. Głównym zadaniem Urzędu jest rejestrowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie unijnej ochrony prawa własności przemysłowej do odmian roślin, a także powierzanie właściwym organom państw członkowskich wykonania niezbędnych badań technicznych⁽²⁾.

2. Po przyjęciu dodatkowego budżetu korygującego ostateczny budżet Agencji na 2009 r. wyniósł 13,2 mln euro w porównaniu z 12,5 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Urząd pracowników wyniosła na koniec roku 46 w porównaniu z 44 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Urzędu obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

4. Niniejsze poświadczenie skierowane jest do Rady Administracyjnej Urzędu na mocy art. 111 rozporządzenia Rady (WE) nr 2100/94.

Zadania kierownictwa

5. Jako urzędnik zatwierdzający, prezes realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Prezes odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego⁽⁸⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽⁹⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Urzędu na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Objaśnienie

12. Nie podważając opinii wyrażonej w pkt 11, Trybunał pragnie zwrócić uwagę na następującą kwestię. W odniesieniu do udzielania zamówień skontrolowano próbę 15 z 16 procedur. W 13 przypadkach były to procedury negocjacyjne lub zamówienia udzielone z wolnej ręki, a w 11 z nich wystąpiły błędy w zakresie prawidłowości, z których część była poważna. W jednym przypadku⁽¹¹⁾ usługi zamówiono bez określenia maksymalnego okresu obowiązywania i pułapu umowy. W dwóch innych przypadkach⁽¹²⁾ dotyczących kontynuacji wcześniejszych ustaleń usługi wykonano przed podpisaniem odpowiednich umów.

13. W dwóch przypadkach udzielania zamówień⁽¹³⁾ Urząd nie zastosował odpowiedniej procedury i ograniczył konkurencję do niewystarczającej liczby oferentów. W czterech przypadkach⁽¹⁴⁾ zamówiono usługi prawne bez zapewnienia stosownej publikacji wymaganej w rozporządzeniu finansowym.

14. Przypadki te świadczą o tym, że istnieją możliwości poprawy przez Urząd planowania procedur udzielania zamówień i monitorowania ich jakości.

15. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

INNE KWESTIE

16. W odniesieniu do procedur naboru pracowników nie zostały określone z wyprzedzeniem progi punktowe wymagane do zaproszenia kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną lub do wpisania ich na listę rezerwową. Zostały one określone przez komisje konkursowe po ocenie i sporządzeniu rankingu kandydatów. Podobnie pytania wykorzystywane podczas testów pisemnych i rozmów kwalifikacyjnych zostały sformułowane po zbadaniu kandydatur. Ponadto kandydatów oceniano na podstawie kryteriów, które nie zostały wskazane w ogłoszeniach o wolnych stanowiskach. Praktyki te stanowiły zagrożenie dla przejrzystości procedur naboru pracowników.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 października 2010 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 227 z 1.9.1994, s. 27.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.

⁽⁹⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 24 czerwca 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 24 czerwca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.cpvo.europa.eu/main/en/home/about-the-cpvo/financing.

⁽¹¹⁾ Procedura CW MID V8-0208 (52.000 euro).

⁽¹²⁾ Procedura ADMIN/D1/PR/2003/131/9 (43.000 euro) i umowa na usługi konsultacyjne w zakresie programu dla wielu beneficjentów (24.000 euro).

⁽¹³⁾ Umowa 2009-056 (34.932 euro) oraz umowa AO 2009-05 (31.739 euro rocznie, czyli 126.956 euro przez cztery lata).

⁽¹⁴⁾ CPV.EPM. 7401002, CPV.EPM. 7303132, CPV.EPM. 7401037 i CPV.EPM. 7401729 (łącznie 54.569 euro).

Tabela

Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (Angers)

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Rady (WE) nr 2100/94)		Zarządzanie	Środki udostępnione Urzędowi w 2009 r. (w 2008 r.)	Produkty i usługi w 2009 r. (w 2008 r.)
Swobodny przepływ towarów Zakazy te i ograniczenia [uzasadnione względami ochrony własności przemysłowej i handlowej] nie powinny jednak stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi. (fragment art. 36 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Cele - Stosowanie unijnego systemu ochrony odmian roślin jako jedynej i wyłącznej formy unijnego prawa własności przemysłowej do odmian roślin.	Zadania - Decyzje w sprawie odmowy lub przyznania unijnego prawa do ochrony, - decyzje dotyczące sprzeciwów, - decyzje dotyczące odwołań, - decyzje w sprawie unieważnienia lub uchylenia unijnego prawa do ochrony.	1. Prezes Kieruje Urzędem. Jest mianowany przez Radę spośród kandydatów przedstawionych przez Komisję, po uzyskaniu opinii Rady Administracyjnej. 2. Rada Administracyjna Nadzoruje program prac Urzędu i ustanawia zasady dotyczące metod pracy Urzędu. W skład Rady Administracyjnej wchodzi po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. 3. Decyzje dotyczące przyznania wspólnotowego prawa do ochrony są podejmowane przez komitety składające się z trzech pracowników Urzędu oraz przez Izbę Odwoławczą w przypadku odwołania. 4. Kontrola legalności działań Urzędu Komisja kontroluje legalność tych działań Prezesa, w stosunku do których prawo Unii nie przewiduje nadzoru przez inny organ w zakresie legalności, a także legalność działań Rady Administracyjnej odnoszących się do budżetu Urzędu. 5. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Rada Administracyjna.	Budżet 13,2 (12,5) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r. Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 46 (43) Stanowiska obsadzone: 46 (43) Pracownicy ogółem: 46 (44) Przydział stanowisk operacyjne: 17,5 (17) administracyjne: 22,5 (21) mieszane: 6 (6)	Otrzymane wnioski: 2 755 (3 012) Przyznane prawa: 2 596 (2 162) Unijne prawa pozostające w mocy na dzień 31 grudnia 2009 r.: 16 783 (15 599)
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

12. Urząd przyjmuje uwagę do wiadomości.

13. Co się tyczy umowy 2009-056, ograniczenia czasowe nie pozwoliły na przeprowadzenie konsultacji z innymi kandydatami. Po upływie roku umowa AO 2009-05 nie została przedłużona oraz opublikowano nowy przetarg otwarty. Usługi prawne nabyto zgodnie z art. 126 ust. 1 lit. c) (wyjątkowo nagłe okoliczności) rozporządzenia wykonawczego do rozporządzenia finansowego; dotyczy to umów CPV.EPM 7303132, CPV.EPM 7401037 i CPV.EPM 7401729 oraz umowy CPV.EPM 7401002, zgodnej z art. 126 ust.1 lit. e) (usługi dodatkowe). Wymóg odpowiedniego ogłaszania, o którym mowa w art. 126 ust. 1 lit. i), nie miał zastosowania.

Urząd rozpatrzy, czy w przyszłości należy odpowiednio ogłaszać zaproszenia do wyrażania zainteresowania w przypadku nabywania usług prawnych.

14. W celu uniknięcia powtórki sytuacji opisanej przez Trybunał Urząd opracuje roczny program zamówień, tak aby procedury dotyczące zamówień ogłaszano w przepisowym terminie i wdrażano w prawidłowych okolicznościach.

16. Ryzyko, o którym wspomina Trybunał, nie urzeczywistniło się, co potwierdza fakt, że do CPVO nie wpłynęła ze strony kandydatów ani jedna skarga dotycząca domniemanej dyskryminacji itp. Mimo to CPVO zadbało o większą przejrzystość procedur naboru, poprzez wyraźne wskazanie w "nowych" ogłoszeniach o naborze kryteriów stosowanych podczas oceny kandydatów.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2010.338.168
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 12/10/2010
• Data ogłoszenia: 14/12/2010