Protokół ustaleń.

PROTOKÓŁ USTALEŃ

między Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich i Europejskim Inspektorem Ochrony Danych

(2007/C 27/07)

(Dz.U.UE C z dnia 7 lutego 2007 r.)

Ustalenia robocze na rzecz konstruktywnej współpracy

1. Kontekst ogólny i cele niniejszego protokołu ustaleń

Od 1995 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich (ERPO) posiada uprawnienia w zakresie prowadzenia dochodzeń w sprawach przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji i organów Wspólnoty, z wyłączeniem Trybunału Sprawiedliwości i Sądu Pierwszej Instancji wykonujących swoje funkcje sądowe. ERPO może prowadzić dochodzenia z własnej inicjatywy lub na podstawie skargi złożonej przez osobę fizyczną lub prawną.

Od 2004 r. Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD) wykonuje zadania polegające na kontrolowaniu i zapewnianiu, że w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych instytucje i organy Wspólnoty przestrzegają podstawowych praw i wolności osób fizycznych, w szczególności zaś ich prawa do prywatności. W zakres uprawnień EIOD wchodzi prowadzenie dochodzeń z własnej inicjatywy lub na podstawie skargi złożonej przez podmiot danych.

Na podstawie swojego doświadczenia i dotychczasowej współpracy ERPO i EIOD uznają za pożyteczne, aby ustalić zasady odnoszące się do przypadków, które powodują lub mogą powodować złożenie skarg do obydwu organów. Celem niniejszego protokołu ustaleń jest elastyczna organizacja pracy, tak, aby uniknąć niepotrzebnego powielania procedur oraz, w miarę możliwości, rozbieżnych interpretacji w takich przypadkach.

Wspólnym celem ERPO i EIOD jest osiągnięcie jak najlepszego wykorzystania zasobów wspólnotowych oraz preferowanie konsekwentnego podejścia do prawnych i administracyjnych aspektów ochrony danych, a także wspieranie w ten sposób praw i interesów obywateli i skarżących. Niniejszy protokół zapewnia podstawę konstruktywnej współpracy w dążeniu do osiągnięcia tego celu. Nie ma on na celu tworzenia ustawowych praw lub obowiązków.

Niniejszy protokół nie dotyczy uprawnień ERPO i EIOD w zakresie prowadzenia dochodzeń w sprawie działań odpowiednio EIOD i ERPO.

2. W kierunku konstruktywnej współpracy: ustalenia robocze

Niniejszy protokół ustaleń opiera się na następujących punktach porozumienia między ERPO a EIOD:

I. Pojęcie niewłaściwego administrowania obejmuje nieprzestrzeganie prawa wspólnotowego dotyczącego ochrony danych.

II. EIOD posiada specjalistyczną wiedzę w dziedzinie ochrony danych i jest organem wyspecjalizowanym w zakresie nadzoru nad przestrzeganiem prawa wspólnotowego dotyczącego ochrony danych przez instytucje i organy Wspólnoty.

III. W przypadku, gdy skarga może zostać rozpatrzona albo przez ERPO, albo przez EIOD, skarżący może wybrać organ, do którego skieruje skargę, powinien też uzyskać odpowiednie informacje, w oparciu o które dokona wyboru.

IV. O ile jest to możliwe, należy unikać niepotrzebnego powielania procedur.

V. O ile jest to możliwe, należy unikać rozbieżności w podejściu do prawnych i administracyjnych aspektów ochrony danych.

VI. Wymiana informacji między ERPO a EIOD podlega wymogom poufności mającym zastosowanie do ich działań.

Na podstawie powyższych punktów oraz doświadczenia uzyskanego w drodze dotychczasowej współpracy ERPO oraz EIOD przyjmują poniższe ustalenia robocze.

A. Informacje dla wnioskodawcy podczas składania skargi

– W stosownych przypadkach ERPO zamierza informować skarżących o specjalistycznej wiedzy EIOD, o której mowa w punkcie II powyżej, oraz warunkach składania do EIOD skarg dotyczących przetwarzania danych osobowych przez instytucje i organy Wspólnoty.

– W szczególności wyżej wspomniane informacje będą udzielane w przypadku, gdy skarga, w sprawie której ERPO mógłby wszcząć dochodzenie, odnosi się wyłącznie lub w przeważającej części do ochrony danych, aby przed wszczęciem dochodzenia przez ERPO umożliwić skarżącemu podjęcie decyzji o ewentualnym zwróceniu się do EIOD zamiast do ERPO.

– W tych przypadkach ERPO zamierza doradzić skarżącemu informując go o możliwości złożenia skargi do EIOD. Ponadto na wniosek skarżącego złożony przed wszczęciem dochodzenia ERPO ułatwi przekazanie takiej skargi do EIOD.

– W stosownych przypadkach EIOD zamierza informować skarżących o możliwości złożenia do ERPO skargi dotyczącej niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji i organów Wspólnoty.

– Ponadto, jeżeli EIOD uzna to za stosowne, podejmie na wniosek skarżącego starania w celu ułatwienia przekazania skargi do ERPO.

– Obydwa organy przewidują poinformowanie skarżących w stosownych przypadkach o możliwości przesłania informacji zawartych w dokumentacji sprawy drugiemu organowi.

B. Unikanie powielania procedur

– Żaden z organów nie przewiduje wszczęcia dochodzenia, jeżeli drugi organ rozpatruje lub rozpatrywał zarzuty zasadniczo stanowiące tę samą skargę, chyba że skarżący przedstawi istotne nowe dowody w sprawie, w której drugi organ zamknął dochodzenie. Obydwa organy zamierzają informować drugi organ o odmowie wszczęcia dochodzenia z tego powodu i deklarują wolę udzielania informacji w celu ułatwienia drugiemu organowi podejmowania decyzji w tym zakresie.

– ERPO zamierza każdorazowo informować EIOD o wszczęciu dochodzenia dotyczącego ochrony danych. Jeżeli EIOD bada już tę sprawę, obydwa organy deklarują zamiar omówienia najlepszych sposobów uniknięcia niepotrzebnego powielania procedur oraz rozbieżnych interpretacji.

– Jeżeli ERPO i EIOD powezmą wiadomość o tym, że rozpatrują skargi dotyczące tego samego stanu faktycznego, podejmą starania w celu wzajemnego informowania się.

C. Unikanie rozbieżnych interpretacji

– W przypadku, gdy rozporządzenie nr 45/2001⁽¹⁾ oraz istniejące orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości umożliwiają rozbieżność poglądów w kwestii prawidłowej interpretacji i stosowania przepisów o ochronie danych, Rzecznik przewiduje skonsultowanie się z EIOD, o ile poglądy EIOD na tę kwestię nie są znane. EIOD wyraża zamiar udzielenia odpowiedzi w wymaganym terminie. Podejmując decyzję w sprawie, ERPO przewiduje uwzględnienie odpowiedzi EIOD.

– Rzecznik deklaruje zamiar informowania EIOD o wynikach prowadzonych przez niego dochodzeń, o ile dotyczą one istotnych kwestii związanych z ochroną danych.

– EIOD deklaruje zamiar informowania ERPO o wynikach prowadzonych przez niego dochodzeń, o ile według jego uznania mogą one być istotne dla ERPO.

D. Dostęp do dokumentów i informacji

– W zakresie ewentualnych, związanych z ochroną danych, aspektów skarg dotyczących dostępu do dokumentów i informacji, ERPO i EIOD przyjmują do wiadomości, co następuje:

– Rozporządzenie nr 45/2001 przewiduje, że każdy podmiot danych posiada pewne prawa dostępu do dotyczących go danych⁽²⁾. EIOD posiada kompetencje w zakresie rozpatrywania złożonych przez podmioty danych skarg dotyczących nieprzestrzegania tego obowiązku.

– Sprawy związane z odmową dostępu do informacji o innej osobie lub sprawy związane z dostępem skarżącego do dotyczących go informacji lub dokumentów, które nie są oparte na rozporządzeniu nr 45/2001 (na przykład sprawy wynikające z odrzucenia wniosku na mocy rozporządzenia nr 1049/2001⁽³⁾), wchodzą w zakres kompetencji ERPO. W drugim przypadku ERPO zamierza poinformować skarżącego o prawach wynikających z rozporządzenia nr 45/2001, o ile może to być przydatne.

– ERPO i EIOD oświadczają, że części A, B i C powyżej mają również zastosowanie do skarg dotyczących dostępu do dokumentów i informacji.

E. Wykonanie

– Obydwa organy deklarują zamiar odbywania regularnych spotkań, co najmniej raz w roku, w celu wymiany poglądów na temat wprowadzenia w życie ustaleń roboczych określonych w niniejszym protokole oraz w celu omówienia ewentualnych usprawnień.

Sporządzono w Brukseli, 30 listopada 2006 roku

P. Nikiforos DIAMANDOUROS	Peter HUSTINX
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich	Europejski Inspektor Ochrony Danych

______

⁽¹⁾Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych, Dz.U. L 8 z 12.1.2001, str. 1.

⁽²⁾Art. 13.

⁽³⁾Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, Dz.U. L 145 z 31.5.2001, str. 43.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2007.27.21
• Rodzaj: Porozumienie
• Tytuł: Protokół ustaleń.
• Data aktu: 30/11/2006
• Data ogłoszenia: 07/02/2007
• Data wejścia w życie: 30/11/2006