Sprawozdanie specjalne nr 5/2005: Koszty tłumaczeń ustnych ponoszonych przez Parlament, Komisję i Radę, wraz z odpowiedziami instytucji.

SPRAWOZDANIE SPECJALNE NR 5/2005

Koszty tłumaczeń ustnych ponoszonych przez Parlament, Komisję i Radę, wraz z odpowiedziami instytucji

(na mocy art. 248 ust. 4 akapit drugi Traktatu WE)

(2005/C 291/01)

(Dz.U.UE C z dnia 23 listopada 2005 r.)

STRESZCZENIE

I. Dwadzieścia jeden języków posiada status języków urzędowych i roboczych w instytucjach europejskich. Do instytucji, które z racji charakteru swojej działalności wymagają najwięcej tłumaczeń ustnych, należą Parlament, Komisja i Rada. Parlament posiada swój własny departament tłumaczeń ustnych. Potrzeby Rady i Komisji w zakresie tłumaczeń ustnych są pokrywane przez Dyrekcję Generalną ds. Tłumaczeń Ustnych (DG ds. Tłumaczeń Ustnych).

II. Z powodu nierównomiernego rozłożenia zapotrzebowania w ciągu roku instytucje europejskie, poza stałymi tłumaczami (na stanowiskach urzędniczych), zatrudniają także zewnętrznych tłumaczy w ramach personelu pomocniczego (zwanych PTK - Pomocniczy Tłumacze Konferencyjni).

III. Celem kontroli Trybunału była ocena należytego zarządzania finansami w zakresie tłumaczeń ustnych w Parlamencie, Komisji i Radzie. W szczególności kontrola miała na celu ustalenie, czy instytucje te posiadają odpowiednie narzędzia i procedury zapewniające, by:

– świadczone usługi w zakresie tłumaczeń ustnych nie przekraczały rzeczywistych potrzeb,

– wszelkie konieczne usługi w zakresie tłumaczeń ustnych mogły być wyświadczone,

– usługi w zakresie tłumaczeń ustnych były świadczone najniższym możliwym kosztem,

– tłumaczenie ustne było wysokiej jakości.

IV. Kontrola wykazała, że jakość tłumaczeń w większości przypadków spełnia potrzeby i oczekiwania, należy jednak podjąć liczne działania w celu redukcji kosztów i unikania świadczenia usług, które zostały zamówione, ale nie wykorzystane.

V. Instytucje przyjęły różne podejścia w zakresie realizacji zamówień na tłumaczenia. DG ds. Tłumaczeń Ustnych wraz DG Komisji zamawiającą tłumaczenie ocenia, jakie usługi w zakresie tłumaczeń ustnych są naprawdę potrzebne, i decyduje, które zamówienia zostaną zrealizowane. W przypadku Parlamentu brak takiej oceny i jeżeli tylko dostępne są zasoby, przyjmowane są wszystkie zamówienia, które formalnie są zgodne z zasadami. W 2004 r. Rada przyjęła nową procedurę wyraźnie ukierunkowaną na ograniczenie zamówień na tłumaczenia.

VI. Obliczenia dokonane przez Trybunał pokazują, że w 2003 r. całkowity koszt tłumaczeń ustnych wyniósł około 57 mln euro w przypadku Parlamentu i około 106 mln euro w przypadku Komisji, Rady, Komitetów i niektórych agencji. Średni koszt na tłumacza za jeden dzień tłumaczenia wyniósł 1 476 euro w Parlamencie i 1.046 euro w Komisji i Radzie.

VII. Chociaż instytucjom udało się ograniczyć ilość tłumaczeń ustnych, mogłyby one dokonać dalszych oszczędności poprzez unikanie późnego odwoływania spotkań, składania zamówień w ostatniej chwili, nierównomiernego rozkładania spotkań w ciągu tygodnia i roku oraz wysokich kosztów podróży PTK. Ponieważ elementy te pozostają w dużej mierze poza kontrolą departamentów tłumaczeń ustnych, oszczędności można dokonać jedynie poprzez większą przezorność ze strony organizatorów spotkań.

VIII. Sprawozdania z sesji wskazujące, które języki były używane na spotkaniu, są bardzo użytecznym narzędziem oceny, czy zapewnione kombinacje językowe odpowiadają potrzebom uczestników spotkania; w znacznej liczbie przypadków nie są one jednak opracowywane. Przedstawianie rozliczenia kosztów odwołanych spotkań ich organizatorom, jak ma to miejsce w przypadku Rady, stanowi dobrą praktykę i powinno zostać rozszerzone na pozostałe instytucje.

WSTĘP

1. Zgodnie z art. 290 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Rada, stanowiąc jednomyślnie, określa system językowy instytucji Wspólnoty.

2. Na mocy rozporządzenia nr 1, uaktualnianego po każdym przystąpieniu nowych krajów do Unii Europejskiej, Rada nadała dwudziestu jeden językom (hiszpański, czeski, duński, niemiecki, estoński, irlandzki, grecki, angielski, francuski, włoski, litewski, łotewski, węgierski, maltański, niderlandzki, polski, portugalski, słowacki, słoweński, fiński i szwedzki) status języków urzędowych i roboczych instytucji⁽¹⁾.

3. Zgodnie z rozporządzeniem nr 1 usługi w zakresie tłumaczeń ustnych są niezbędne, jeżeli na spotkaniu używa się różnych języków roboczych.

4. Do instytucji, które z racji charakteru swojej działalności muszą zapewnić najwięcej usług w zakresie tłumaczeń ustnych, należą Parlament, Komisja i Rada. W 2003 r. całkowity koszt tłumaczeń ustnych wyniósł około 57 mln euro w przypadku Parlamentu i około 106 mln euro w przypadku Komisji, Rady, Komitetów i niektórych agencji.

5. Dyrekcja ds. Tłumaczeń Ustnych Parlamentu zaspokaja wszelkie potrzeby w zakresie tłumaczeń ustnych Parlamentu (spotkania w Brukseli, Strasburgu lub w innym miejscu), Rzecznika Praw Obywatelskich, Komisji w Luksemburgu i Trybunału Obrachunkowego. Od momentu ukończenia kontroli Parlament zapewnia również, w określonych dniach, usługi w zakresie tłumaczeń ustnych dla Komitetu Regionów.

6. Dyrekcja Generalna ds. Tłumaczeń Ustnych pokrywa zapotrzebowanie na tłumaczenia ustne Komisji (około 40 % dni tłumaczenia) - z wyjątkiem spotkań odbywających się w Luksemburgu, Rady (ponad 50 % dni tłumaczenia), Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, Komitetu Regionów, Europejskiego Banku Inwestycyjnego oraz niektórych agencji europejskich.

7. Rada posiada jedynie niewielką Sekcję Konferencji, która organizuje spotkania i zamawia w DG ds. Tłumaczeń Ustnych usługi w zakresie tłumaczeń ustnych.

8. Z powodu nierównomiernego rozłożenia zapotrzebowania w ciągu roku, w zależności od częstotliwości spotkań oraz zamawianych kombinacji językowych, instytucje europejskie, poza stałymi tłumaczami (na stanowiskach urzędniczych)⁽²⁾, zatrudniają także zewnętrznych tłumaczy w ramach personelu pomocniczego (zwanych PTK⁽³⁾ - Pomocniczy Tłumacze Konferencyjni). W przypadku pomocniczych tłumaczy konferencyjnych warunki pracy, wynagrodzenie oraz zwrot kosztów są określone w "Warunkach zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich" oraz w Porozumieniu podpisanym przez największą organizacją zawodową zrzeszającą tłumaczy ustnych - Międzynarodową Organizacją Tłumaczy Konferencyjnych (IACI) z trzema instytucjami UE zatrudniającymi tłumaczy ustnych (tj. Komisja, Parlament i Trybunał Sprawiedliwości); stali tłumacze podlegają Regulaminowi pracowniczemu⁽⁴⁾.

9. W 2003 r. na potrzeby instytucji europejskich zapewniono 150.000 dni tłumaczenia, z czego około 39 % stanowiły tłumaczenia wykonane dla Rady, 26 % dla Komisji w Brukseli, 4 % dla Komisji w Luksemburgu i 21 % dla Parlamentu. Pozostałe 10 % stanowią tłumaczenia na potrzeby pozostałych instytucji i organów europejskich (Trybunał Sprawiedliwości, Trybunał Obrachunkowy, Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów, Europejski Bank Inwestycyjny, agencje itp.) DG ds. Tłumaczeń Ustnych dostarcza około 70 %, Parlament 27 %⁽⁵⁾, a Trybunał Sprawiedliwości 3 % usług w zakresie tłumaczeń ustnych.

Tabela 1

Liczba dni tłumaczenia zapewnionych na potrzeby instytucji UE (wskaźnik 1998 = 100)⁽¹⁾wraz z językami nowych Państw Członkowskich

	1998	1999	2000	2001	2002	2003	2004
Rada	100	96,8	96,3	105,6	109,1	103,9	89,9
Komisja	100	101,5	100,4	94,7	85,8	85,1	85,1
Inne w ramach DG ds. Tłumaczeń Ustnych	100	95,2	102,7	112,3	91,0	88,8	95,8
Ogółem DG ds. Tłumaczeń Ustnych	100	98,5	98,5	101,8	98,2	95,0	88,9
Parlament	100	85,0	92,7	97,8	97,7	97,2	103,1
Ogółem	100	93,8	96,5	100,4	98,0	95,8	93,9
(1) Aby ułatwić porównanie, jako podstawa został wybrany rok 1998, gdyż lata 1998 i 2003 poprzedzały wybory parlamentarne i odnowienie składu Komisji. Ponadto w obu tych latach obowiązywała ta sama liczba języków urzędowych (11), jako że przedostatnie rozszerzenie UE miało miejsce w 1995 r.

10. Tabela 1 pokazuje, że w ostatnich latach instytucjom UE udało się ograniczyć korzystanie ze świadczonych im usług w zakresie tłumaczeń ustnych. Rada była jedyną z trzech największych instytucji, w której liczba dni tłumaczenia wzrosła pomiędzy 1998 a 2003 r., jednak wydaje się, że nowy system, tzw. na żądanie, wprowadzony od dnia 1 maja 2004 r., odwrócił tę tendencję (patrz: pkt 27). Jednakże rok 2004 był rokiem przejściowym i dlatego też może nie być reprezentatywny.

11. Zmiana w korzystaniu z usług w zakresie tłumaczeń ustnych w Radzie pomiędzy 1998 a 2003 r. jest uzasadniona nie tylko zwiększoną liczbą spotkań, ale także rosnącą liczbą języków aktywnych i pasywnych⁽⁶⁾ używanych na spotkaniach w tej instytucji.

12. Artykuł 6 rozporządzenia nr 1 stanowi, że "instytucje mogą określić szczegółowe zasady stosowania systemu językowego w swych regulaminach". Przepis ten umożliwia dostosowanie systemu językowego do szczególnych potrzeb każdej instytucji. Instytucje korzystają z tej możliwości w różnym stopniu, jak przedstawiono w załączniku I.

CEL I ZAKRES KONTROLI

13. Celem kontroli Trybunału była ocena należytego zarządzania finansami w zakresie tłumaczeń ustnych w Parlamencie, Komisji i Radzie. Kontrola objęła 97 % usług w zakresie tłumaczeń ustnych (tj. wszystkie tłumaczenia z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości, który posiada własny departament ds. tłumaczeń ustnych). W szczególności kontrola miała na celu ustalenie, czy kontrolowane instytucje posiadają odpowiednie narzędzia i procedury zapewniające, by:

– świadczone im usługi w zakresie tłumaczeń ustnych nie przekraczały rzeczywistych potrzeb,

– wszelkie potrzebne usługi w zakresie tłumaczeń ustnych mogły być wyświadczone,

– usługi w zakresie tłumaczeń ustnych były świadczone najniższym możliwym kosztem,

– tłumaczenie ustne było wysokiej jakości.

14. Kontrola objęła wydatki poniesione w roku obrachunkowym 2003, uwzględniono jednak także zmiany, które nastąpiły w 2004 r., spowodowane ostatnim rozszerzeniem Unii Europejskiej.

UWAGI

Procedury stosowane w celu unikania świadczenia usług w zakresie tłumaczeń ustnych przekraczających rzeczywiste potrzeby

15. Faktyczne użycie języków podczas spotkań pokazuje, że czasami świadczone usługi w zakresie tłumaczeń ustnych przekraczają rzeczywiste potrzeby w tym zakresie (niektórzy uczestnicy wolą używać szerzej znanego języka urzędowego zamiast swojego języka ojczystego; niektórzy uczestnicy są nieobecni, co sprawia, że poszczególne kombinacje językowe stają się zbędne). Trybunał zbadał, w jakim stopniu instytucje objęte kontrolą posiadają właściwe procedury w celu jak najbardziej precyzyjnego prognozowania spodziewanego użycia języków oraz monitorowania ich rzeczywistego użycia, aby zniechęcać organizatorów spotkań do zamawiania usług w zakresie tłumaczeń ustnych przekraczających takie prognozy.

Parlament

16. Regulamin (patrz: załącznik I) stanowiący, że każdy z posłów ma prawo do wypowiadania się w wybranym przez siebie języku urzędowym oraz że zapewnia się tłumaczenie ustne na inny język urzędowy, zobowiązuje Parlament do udostępnienia znacznych zasobów w zakresie tłumaczeń ustnych.

17. W celu organizacji i kontroli usług w zakresie tłumaczeń ustnych Prezydium Parlamentu Europejskiego przyjęło w 1999 r. "Kodeks postępowania w dziedzinie wielojęzyczności", uaktualniony w 2004 r. Główne zasady tego kodeksu stanowią, że, z zachowaniem zasady równości posłów, koszty wielojęzyczności powinny być utrzymywane w możliwych do przyjęcia dla budżetu granicach, zasoby wykorzystywane efektywniej, a użytkownicy usług językowych powinni być świadomi konieczności odpowiedzialnego ich wykorzystania, w oparciu o rzeczywiste potrzeby.

18. Tłumaczenie ustne można zamówić w Dyrekcji ds. Tłumaczeń Ustnych Parlamentu jedynie na rodzaje spotkań wymienione w Kodeksie postępowania (posiedzenia plenarne Parlamentu, spotkania organów zarządzających Parlamentu, komisji, delegacji itp.). Tłumaczenia ustnego nie zapewnia się posłom na potrzeby własne lub organom zewnętrznym. Prezydium może jednak zezwolić na wyjątki. Dyrekcja ds. Tłumaczeń Ustnych świadczy zamówioną usługę w zakresie tłumaczeń ustnych zgodnie z priorytetami oraz w granicach ustanowionych w Kodeksie postępowania.

19. Kodeks postępowania, uaktualniony w 2004 r., stanowi, że każdy organ parlamentarny mający zapotrzebowanie na usługi w zakresie tłumaczenia ustnego ("użytkownik" w Kodeksie) powinien sporządzić i regularnie uaktualniać "językowy profil tłumaczeń ustnych" oparty na językach zamówionych i rzeczywiście używanych przez posłów. Jest to bardzo użyteczne narzędzie, gwarantujące, że zamówienia odpowiadają rzeczywistym potrzebom. Jednakże, ponieważ posłowie Parlamentu Europejskiego nie mają obowiązku potwierdzania z wyprzedzeniem swojego udziału w spotkaniu, "językowy profil tłumaczeń ustnych" nie wystarczy, aby zapobiec zapewnieniu zbędnego tłumaczenia, jeżeli poseł, dla którego takie szczególne usługi zostały zamówione, nie będzie w spotkaniu uczestniczył.

20. Zgodnie z Kodeksem postępowania pod koniec każdego spotkania kierownik grupy tłumaczy ustnych, w porozumieniu z sekretariatem organu organizującego spotkanie, sporządza listę zamówionych, ale nie wykorzystanych usług językowych. Kopia tej listy jest przekazywana sekretariatowi organu organizującego dane spotkanie. W praktyce procedurę tę stosuje się od września 2004 r. w przypadku spotkań komisji i delegacji.

21. Zasoby dostarczone zgodnie z Regulaminem przekraczają rzeczywiste potrzeby, jeżeli na danym spotkaniu nie wszystkie zakładane języki urzędowe zostały wykorzystane. Parlament nigdy nie przeprowadził sondażu oceniającego częstotliwość występowania oraz konsekwencje takich przypadków.

Komisja

22. W każdej Dyrekcji Generalnej (DG) jednostka administracyjna zbiera zamówienia na tłumaczenia na poszczególne spotkania i przekazuje je w formie elektronicznej do DG ds. Tłumaczeń Ustnych za pomocą systemu DOR ("Wniosek o organizację spotkania"). Każda DG zgłasza pożądaną kombinację językową oraz porządkuje listę spotkań na ten sam dzień według ich ważności. Na cotygodniowych wewnętrznych spotkaniach "arbitrażowych" DG ds. Tłumaczeń Ustnych decyduje, które zamówienia mogą zostać zrealizowane, uwzględniając dostępność tłumaczy i sal konferencyjnych. Na kolejnych spotkaniach koordynacyjnych poszczególne kombinacje językowe są przydzielane do każdego spotkania planowanego na sześć tygodni później. Liczba języków aktywnych i/lub pasywnych przydzielonych przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych jest często niższa niż liczba początkowo zamawiana, co jest wynikiem negocjacji pomiędzy DG ds. Tłumaczeń Ustnych a DG organizującą spotkanie.

23. Kierownik zespołu tłumaczy w DG ds. Tłumaczeń Ustnych sporządza sprawozdanie z sesji (rapport de séance), w którym wskazuje, jakie języki były używane podczas spotkania. W 2004 r. takie sprawozdania zostały sporządzone w 82,5 % z 8.107 spotkań z obsługą tłumaczy ustnych. W przypadku 17,7 % sprawozdań kierownicy zespołów stwierdzili, że tłumaczenie pasywne, które zostało zamówione i zapewnione, przekraczało rzeczywiste potrzeby, z jednego lub więcej następujących powodów: niektóre delegacje krajowe nie wypowiadały się w swoich językach urzędowych, nie wypowiadały się w ogóle lub były nieobecne. Brak użycia zamówionego i dostarczonego tłumaczenia aktywnego został wymieniony w 7,2 % sprawozdań. Oznacza to w rezultacie przynajmniej⁽⁷⁾ 1.750 zapłaconych, lecz nie wykorzystanych dni tłumaczenia, czego koszt wyniósł między 1,5 a 2 mln euro.

24. Chociaż obecne procedury, które dają DG ds. Tłumaczeń Ustnych możliwość podjęcia ostatecznej decyzji w przypadku kolidujących ze sobą zamówień z różnych DG, ograniczają zapotrzebowanie na tłumaczenia, departamentowi ds. tłumaczeń ustnych trudno jest stwierdzić, które spotkania są pilniejsze lub ważniejsze. Inne instytucje międzynarodowe wdrożyły systemy, które są bardziej zorientowane na zarządzanie zasobami:

– Rada Europy wprowadziła system wewnętrznego rozliczania,

– UNESCO stosuje system limitów, gdzie kosztami dni tłumaczenia przekraczających limity obciąża się wnioskodawcę spotkania.

W przypadku instytucji Unii Europejskiej Rada przyjęła system opisany w pkt 27, który zwiększa świadomość delegacji krajowych w zakresie kosztów. Zgodnie z nowym systemem zarządzania kosztami działań DG ds. Tłumaczeń Ustnych mogłaby rozważyć przyjęcie podobnych ustaleń.

Rada

Procedury stosowane przed rozszerzeniem Unii Europejskiej w 2004 r.

25. Nomenklatura używana przed rozszerzeniem do określenia kombinacji językowych zapewnianych na każde spotkanie była oparta na tradycji i nie była regularnie uaktualniana. Brakowało procedury sprawdzającej, czy osoby obecne na spotkaniu rzeczywiście potrzebowały tłumaczenia na swój język ojczysty lub czy rzeczywiście wypowiadały się w swoim własnym języku.

26. Nadmiar dostępnych języków został wykazany w sondażu przeprowadzonym w 2001 r. wśród 799 delegatów Rady i Komisji⁽⁸⁾. Chociaż 73 % delegatów stwierdziło, że mieli możliwość wypowiadania się w ich języku ojczystym, jedynie 59 % z nich przyznało, że rzeczywiście używali swojego języka ojczystego. Często miało to miejsce w przypadku delegatów, których język ojczysty nie był językiem rozpowszechnionym, a którzy posiadali biegłą znajomość szerzej znanego języka urzędowego. Jest mało prawdopodobne, aby delegaci, którzy znali język urzędowy, potrzebowali tłumaczenia na swój język ojczysty z języka urzędowego, którego używali. Dlatego należy rozważyć, czy języki, dla których potrzebne jest tłumaczenie, są językami rzeczywiście używanymi na spotkaniu.

Procedury stosowane w okresie po rozszerzeniu

27. Decyzja nr 56/04 Sekretarza Generalnego Rady⁽⁹⁾ regulująca systemy językowe w okresie po rozszerzeniu znacznie zmieniła wykorzystanie usług w zakresie tłumaczeń ustnych. Nowy system przystosowuje systemy językowe do rzeczywistych potrzeb delegacji, zwiększa świadomość kosztów i zachęca Państwa Członkowskie do zmniejszania liczby niepotrzebnych zamówień na tłumaczenia ustne, a przez to ogranicza koszt tłumaczenia.

28. Począwszy od dnia 1 lipca 2004 r., nie są zapewniane tłumaczenia na spotkania organów przygotowawczych (komisji, grup i grup roboczych). W rezultacie średnia liczba spotkań z zapewnioną obsługą tłumaczy ustnych w Radzie zmniejszyła się z 13 do 11 dziennie. Pełna konfiguracja 20/20 języków jest finansowana z budżetu Rady na spotkania Rady, Rady Europejskiej i maksymalnie 20 organów przygotowawczych.

29. W przypadku pozostałych organów przygotowawczych tłumaczenie aktywne i pasywne jest zapewniane jedynie na wniosek delegacji krajowych. W celu pokrycia tych kosztów delegacje mogą otrzymać środki finansowe w wysokości 2 mln euro na język. 66 % każdej niewykorzystanej kwoty jest dodawane do kwoty środków budżetowych na pokrycie przyznanych danym Państwom Członkowskim kosztów podróży delegatów. Delegacje krajowe mają możliwość dostosowania swoich zamówień co 6 miesięcy, z dwumiesięcznym wyprzedzeniem. W rezultacie w 2004 r. jeden lub więcej języków zostało usuniętych z systemów językowych wielu organów przygotowawczych.

Możliwość świadczenia wszystkich potrzebnych usług w zakresie tłumaczeń ustnych

30. Zamówienia na tłumaczenia dotyczące języków urzędowych sprzed rozszerzenia z reguły są zrealizowane. Sytuacja jest inna w przypadku nowych języków urzędowych, z powodu niewystarczającej liczby tłumaczy spełniających szczególne wymagania językowe⁽¹⁰⁾ Unii Europejskiej.

31. Konkursy organizowane przez Europejskie Biuro Doboru Kadr (EPSO) w celu rekrutacji tłumaczy nowych języków urzędowych zostały zakończone dopiero na krótko przed rozszerzeniem. W przypadku Malty konkurs nie wyłonił żadnych laureatów, a liczba laureatów w przypadku pozostałych języków urzędowych była niewystarczająca, aby pokryć potrzeby departamentów tłumaczeń ustnych UE.

32. Trudności napotkała w 2004 r. Rada, gdzie zapotrzebowanie na tłumaczenia ustne na niektóre nowe języki urzędowe było nawet wyższe niż na pozostałe języki urzędowe. DG ds. Tłumaczeń Ustnych nie zdołała zrealizować 37 % zamówień na spotkania między majem a grudniem 2004 r.

Koszt tłumaczeń ustnych

Obliczanie kosztów

Obliczenia kosztów wykonane przez instytucje objęte kontrolą

33. W celu zarządzania wydatkami zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansowego - oszczędności, skuteczności i wydajności - należy znać pełny koszt świadczonych usług jako podstawę racjonalnego przyznawania środków.

34. Parlament nie posiada szacunków w zakresie średniego pełnego codziennego kosztu PTK oraz stałych tłumaczy. Oblicza on koszt bezpośredni (głównie wynagrodzenie oraz zwrot kosztów podróży) jedynie usług w zakresie tłumaczeń ustnych świadczonych przez PTK i nie uaktualnia regularnie swoich obliczeń.

35. DG ds. Tłumaczeń Ustnych co roku oblicza średni koszt udostępnienia jednego tłumacza (BMA)⁽¹¹⁾ za pełny dzień lub pół dnia pracy. Obliczenie to stanowi podstawę przy obciążeniu instytucji i organów kosztami usług w zakresie tłumaczeń ustnych ("rozliczenia międzyinstytucjonalne"), którym DG ds. Tłumaczeń Ustnych zapewnia takie usługi. Ponieważ anulowanie zamówienia na tłumaczenia jest również uważane za BMA, koncepcja ta uwzględnia koszty usług w zakresie udostępnionych tłumaczeń ustnych, jednak nie koszt usług w zakresie tłumaczeń ustnych faktycznie wykorzystanych. Ponadto koszt BMA obliczony przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych nie uwzględnia wszystkich kosztów ogólnych lub składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe dla urzędników. Ponieważ wszystkie świadczenia emerytalne i rentowe stałych pracowników są wypłacane z budżetu Komisji, metoda ta wydaje się odpowiednia w przypadku międzyinstytucjonalnego ustalania cen, jednak zbyt nisko szacuje pełny koszt BMA. To samo dotyczy podatku wspólnotowego od wynagrodzenia stałych lub zewnętrznych tłumaczy, który musi być odliczony od tego kosztu, gdyż jest to dochód do budżetu UE.

Obliczenia kosztów wykonane przez Trybunał Obrachunkowy

36. W załączniku II przedstawiono opracowaną przez Trybunał metodę szacowania całkowitego kosztu tłumaczenia ustnego oraz pełnego kosztu za dzień tłumaczenia realizowanego przez PTK oraz stałych tłumaczy. Ta sama metoda została użyta do obliczenia kosztów w Parlamencie i DG ds. Tłumaczeń Ustnych.

37. Wyniki obliczeń kontrolerów za 2003 r. są następujące:

Tabela 2

Koszt dnia tłumaczenia zapewnianego przez stałego tłumacza

(w euro)
	Parlament		DG ds. Tłumaczeń Ustnych (Komisja + Rada)
	przed opodatkowaniem i składką na ubezpieczenie emerytalne i rentowe	po opodatkowaniu i składce na ubezpieczenie emerytalne i rentowe	przed opodatkowaniem i składką na ubezpieczenie emerytalne i rentowe	po opodatkowaniu i składce na ubezpieczenie emerytalne i rentowe
Koszt bezpośredni(1)	1.205	1.232	942	970
Koszt pośredni(2)	220	227	227	232
Pełny koszt	1.425	1.459	1.169	1.202
(1) Koszty bezpośrednie obejmują wynagrodzenie stałych tłumaczy oraz PTK wraz z dodatkiem z tytułu kosztów podróży oraz dietami dziennymi na utrzymanie.
(2) Koszty pośrednie są określone tutaj jako inne koszty odnoszące się do działalności tłumaczeniowej wynagrodzenia kierownictwa oraz pracowników odpowiedzialnych za planowanie, finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz inne zadania administracyjne, szkolenie, informatykę i koszty biurowe itp.

Tabela 3

Koszt dnia tłumaczenia zapewnianego przez PTK

(w euro)
	Parlament		DG ds. Tłumaczeń Ustnych (Komisja + Rada)
	przed opodatkowaniem	po opodatkowaniu	przed opodatkowaniem	po opodatkowaniu
Koszt bezpośredni	1.390	1.250	839	744
Koszt pośredni	245	245	168	171
Pełny koszt	1.635	1.495	1.007	915

Tabela 4

Wyważony średni i ogólny koszt tłumaczeń zapewnianych przez stałych tłumaczy i PTK

(w euro)
	Parlament		DG ds. Tłumaczeń Ustnych (Komisja + Rada)
Koszt 1 dnia tłumaczenia na jednego tłumacza	przed opodatkowaniem i składką na ubezpieczenie emerytalne i rentowe	po opodatkowaniu i składce na ubezpieczenie emerytalne i rentowe	przed opodatkowaniem i składką na ubezpieczenie emerytalne i rentowe	po opodatkowaniu i składce na ubezpieczenie emerytalne i rentowe
Koszt bezpośredni	1.292	1.240	886	847
Koszt pośredni	232	236	195	199
Pełny koszt 1 dnia tłumaczenia(1)	1.523	1.476	1.081	1.046
Suma dni tłumaczenia (metoda zharmonizowana)	38.803	38.803	101.331	101.331
Całkowity koszt tłumaczeń ustnych	59,1 mln	57,2 mln	109,5 mln	106,0 mln
Całkowita liczba BMA obliczona przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych	N/S	N/S	147.751	147.751
Pełny koszt BMA	N/S	N/S	742	718
(1) Dane dla średniego pełnego kosztu 1 dnia tłumaczenia w 2003 r. (1.081 euro przed opodatkowaniem i składką na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub 1 046 euro po opodatkowaniu i składce na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) są dużo wyższe niż koszt BMA, gdyż zawierają więcej kosztów ogólnych niż koszty ujęte przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych oraz uwzględniają jedynie pełne dni tłumaczenia (lub dwa dni po pół dnia) na spotkaniach, które faktycznie się odbyły, podczas gdy, jak przedstawiono w pkt 35, spotkania odwołane lub spotkania półdniowe również liczą się przy obliczaniu kosztów BMA, gdyż kosztami takich spotkań obciążani są ich organizatorzy.

38. Przy średnim koszcie jednego dnia tłumaczenia po opodatkowaniu i składce na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w wysokości 1.476 euro w Parlamencie i 1.046 euro w DG ds. Tłumaczeń Ustnych, całodniowe spotkanie z pełną konfiguracją tłumaczeń kosztowało odpowiednio około 40.000 i 34.500 euro przed rozszerzeniem (kombinacja 11/11 języków, 3 tłumaczy na jedną kabinę językową lub 33 tłumaczy ogółem) i odpowiednio około 88.500 i 63.000 euro po rozszerzeniu (kombinacja 20/20 języków, 3 tłumaczy na jedną kabinę językową lub 60 tłumaczy ogółem). W przypadku 4 tłumaczy w jednej kabinie, co nie jest rzadkością w przypadku spotkań w Parlamencie, koszt tłumaczeń jednodniowego spotkania może wynieść 118.000 euro (lub 84.000 euro, jeżeli tłumaczenie zapewnia DG ds. Tłumaczeń Ustnych). Spotkanie w systemie 3/3 (angielski, francuski i niemiecki jako języki pasywne i aktywne, 6 tłumaczy ogółem) kosztuje 8.900 euro w Parlamencie i 6.300 euro w DG ds. Tłumaczeń Ustnych. Obrazuje to znaczenie opierania zamówień na tłumaczenia na rzeczywistych potrzebach.

Analiza kosztów tłumaczeń ustnych

Parlament

39. Chociaż system wynagrodzeń tłumaczy stałych i zewnętrznych jest taki sam dla obu instytucji, koszt dnia tłumaczenia w Parlamencie jest dużo wyższy niż w DG ds. Tłumaczeń Ustnych. Trybunał uważa, że ta różnica spowodowana jest głównie licznymi ograniczeniami, na które kierownictwo ma niewielki wpływ, tj.:

a) w Strasburgu, w przeciwieństwie do Brukseli, jest niewielu miejscowych⁽¹²⁾ tłumaczy zewnętrznych. Zwiększa to koszty podróży i zakwaterowania tłumaczy zewnętrznych. W 2003 r. koszty te stanowiły 22 % wszystkich płatności na rzecz PTK. Dwie trzecie PTK wynajętych przez Parlament Europejski w 2003 r. było zamiejscowych, w stosunku do niecałych 40 % tłumaczy wynajętych przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych;

b) ponieważ wszyscy stali tłumacze mieszkają w Brukseli, a 12 tygodniowych sesji plenarnych odbywa się w Strasburgu, suma kosztów podróży stałych urzędników Parlamentu jest dużo wyższa niż w przypadku Komisji;

c) krótsze tygodnie pracy oraz relatywnie niewielka działalność parlamentarna w poniedziałki, czwartki po południu, a w szczególności piątki oraz znacznie wyższe zapotrzebowanie na usługi w zakresie tłumaczeń ustnych podczas tygodniowych sesji plenarnych w Strasburgu niż podczas tygodni w Brukseli, gdzie odbywają się jedynie spotkania komisji lub grup politycznych, oznacza, że wielu stałych tłumaczy spędza do 32 dni rocznie, nie mając żadnego przydzielonego zadania;

d) spotkania odbywające się późnym wieczorem lub w nocy nie są rzadkością w Parlamencie. W konsekwencji tłumacze mają prawo do płatnego odpoczynku następnego dnia rano lub cały dzień, a na ich miejsce trzeba zatrudnić innych tłumaczy. W Komisji oraz, w mniejszym stopniu, w Radzie takie spotkania stanowią wyjątki.

DG ds. Tłumaczeń Ustnych

40. PTK wynajęci przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych ogólnie kosztują znacznie mniej niż stali tłumacze (patrz także: pkt 59-62). Ponieważ liczba dni tłumaczenia zapewnianych przez stałych tłumaczy spadła o 4 % od 2002 do 2003 r., różnica kosztów pomiędzy obydwoma kategoriami tłumaczy musiała wzrosnąć w 2003 r.

41. Większość PTK wynajętych przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych to osoby miejscowe lub zamieszkujące w bliskiej okolicy (55 % zakontraktowanych dni PTK w 2003 r. i 59 % w 2004 r.), które nie wymagają, lub w niewielkim stopniu, zwrotu kosztów zakwaterowania i podróży oraz diet dziennych na utrzymanie. Ponieważ miejscowi tłumacze zewnętrzni otrzymują wynagrodzenie jedynie za zakontraktowane dni, kosztują oni znacznie mniej niż stali tłumacze. Z drugiej strony, badania przeprowadzone w imieniu Komisji⁽¹³⁾ pokazują, że PTK "zamiejscowi" są drożsi.

Inne kwestie mające wpływ na koszt tłumaczeń ustnych

Parlament

Zamówienia składane późno i odwoływanie spotkań

42. Świadczenie usług w zakresie tłumaczeń ustnych z krótkim wyprzedzeniem jest szczególnie kosztowne, gdyż koszty podróży muszą zostać zwrócone PTK nawet za krótki przydział (np. pojedyncze spotkanie), podczas gdy zamówienia złożone z odpowiednim wyprzedzeniem umożliwiają zaplanowanie zatrudnienia tłumaczy zewnętrznych na dłuższy okres (np. pełny tydzień, podczas którego odbywają się różne spotkania).

43. Kontrola wykazała, że w 2003 r. w wielu przypadkach terminy ustanowione w Kodeksie postępowania nie były przestrzegane. Po terminie zostały złożone 853 zamówienia (średnio 17 tygodniowo) i 650 odwołań (średnio 13 tygodniowo).

44. Późne odwoływanie spotkań, choć jest czasem nieuniknione, powoduje straty zasobów finansowych, jeżeli przydzieleni tłumacze nie mogą zostać przydzieleni do innych spotkań. Jeżeli tłumaczami tymi są PTK, ich wynagrodzenie jest czystą stratą dla instytucji; jeżeli są urzędnikami, mogliby zostać zatrudnieni przy innych spotkaniach, na które zatrudniono PTK, z założeniem, że stali tłumacze nie byli dostępni. System komputerowy GERI (skrót od "Gestion des Réunions et des Interprètes") używany w Parlamencie w 2003 r. umożliwia ustalenie liczby zamówionych i udostępnionych półdniówek tłumaczenia, ale niepotrzebnych ze względu na odwołanie spotkań⁽¹⁴⁾. W 2003 r. suma ta wyniosła 6 298 półdniówek (2.864 półdniówek dla stałych tłumaczy i 3.434 półdniówek dla PTK). Odpowiada to około 8 % dni tłumaczenia zrealizowanych i 7,5 % zamówionych. W rezultacie około 4 mln euro zostało wydanych na usługi udostępnione, lecz nie wykorzystane. Lepsze planowanie pozwoliłoby stałym tłumaczom przypisanym do odwołanego spotkania zastąpić PTK zatrudnianych przy innych spotkaniach (w tej kwestii patrz także: pkt 47).

Komisja

Spotkania odwołane lub trwające krótko

45. Spotkania odwołane późno i spotkania trwające krótko, a także potrzeba DG ds. Tłumaczeń Ustnych trzymania w rezerwie kilku tłumaczy z danego języka w celu pokrycia zapotrzebowania na tłumaczenia w przypadku spotkań organizowanych w ostatniej chwili lub nieprzewidzianych nieobecności tłumaczy stanowią główne przyczyny dużej liczby przypadków tzw. ukrytego lub jawnego dyżuru⁽¹⁵⁾, tj. tłumaczy, którzy są obecni, ale nie pracują, gdyż ich usługi nie są potrzebne. W 2003 r. stali tłumacze spędzili średnio 33 dni na ukrytym dyżurze. Duża liczba przypadków ukrytego dyżuru (około 130 tłumaczy dziennie, co odpowiadało w 2003 r. ponad jednej czwartej liczby stałych tłumaczy) ma miejsce w sierpniu, gdy odbywa się niewiele spotkań. W rezultacie niewykorzystanych zostało 15 000 dni tłumaczenia, co odpowiada 15 % dni roboczych stałych tłumaczy. W przypadku PTK suma dni ukrytego dyżuru wyniosła ponad 6.000 dni. Całkowity koszt ukrytego dyżuru w 2003 r., przy średnim koszcie 865 euro dziennie dostępnym na tłumaczenia⁽¹⁶⁾, można ocenić na około 18 mln euro. Chociaż ze względu na obecną organizację pracy nie da się uniknąć znacznej części kosztów ukrytego dyżuru, należy czynić starania, aby te koszty zmniejszyć.

46. W 2003 r. 15 % dni tłumaczenia zamówionych przez departamenty Komisji zostało odwołanych, brak jednak danych w zakresie liczby przypadków, w których nie utracono zasobów, gdyż tłumacze zarezerwowani na odwołane spotkanie mogli zostać przydzieleni do innych spotkań.

47. W 2003 r. w ciągu 9 dni roboczych co najmniej 100 stałych tłumaczy (lub ponad 20 % wszystkich stałych tłumaczy) przydzielonych do odwołanych spotkań pozostawało na ukrytym dyżurze, podczas gdy w tym samym czasie zatrudniono ponad 100 PTK.

48. Spotkania trwające bardzo krótko powodują pewnego rodzaju ukryty dyżur, gdyż tłumaczenie jest potrzebne jedynie na niewielką część zamówionego dnia lub półdniówki tłumaczenia. Jednym z powodów krótkiego czasu spotkań jest fakt, że niektóre grupy robocze, których spotkania są zaplanowane w regularnych odstępach, spotykają się, nawet jeżeli mają zaplanowanych do omówienia kilka mało pilnych spraw.

Rada

Odwoływanie spotkań

49. W 2003 r., według własnych szacunków Rady, ponad 5 % wydatków Rady na tłumaczenia ustne (2,4 z 45,7 mln euro) stanowiły płatności za odwołane spotkania, gdzie tłumacze nie mogli zostać przydzieleni przez Radę na inne spotkania odbywające się tego samego dnia. Odpowiada to rocznej stracie netto w wysokości prawie 4.000 dni tłumaczenia.

Spotkania rozliczane według wyższej stawki

50. Późno złożone zamówienia na nowe spotkania lub na dodatkowy język lub języki, przedstawione na mniej niż sześć dni roboczych przed spotkaniem, w 2003 r. były rozliczane według stawki 835 euro, co stanowi około jedną trzecią więcej niż zwykła stawka 632 euro. W 2003 r. takie późne zamówienia wyniosły około 3 % całej kwoty naliczonej do zapłaty Radzie.

51. Istotne jest, aby uzmysłowić organizatorom spotkań wysoki koszt odwołania spotkania oraz późno składanych zamówień. Rozliczenie kosztów odwołanych spotkań przesyłane na koniec każdego miesiąca do kierownika centralnej jednostki koordynującej Państwa Członkowskiego sprawującego Prezydencję Rady może być uważane za przykład dobrych praktyk, jeżeli jest wykorzystywane do celów zarządzania. Międzyinstytucjonalny system rozliczania DG ds. Tłumaczeń Ustnych

52. Aby DG ds. Tłumaczeń Ustnych mogła odzyskać koszty usług w zakresie tłumaczeń ustnych wyświadczonych innym instytucjom (koszty, którymi obciążany jest budżet na wydatki administracyjne tych instytucji), ustanowiono międzyinstytucjonalny system rozliczeń, oparty na "umowach o gwarantowanym poziomie usług" między DG ds. Tłumaczeń Ustnych a danymi instytucjami.

53. W 2003 r. DG ds. Tłumaczeń Ustnych rozliczała się z Radą według podstawowej stawki 632 euro za dzień lub 369 euro za półdniówki tłumaczenia dla tłumaczy zarezerwowanych z co najmniej sześciotygodniowym wyprzedzeniem na spotkania odbywające się w Brukseli. Wyższe stawki stosowano w przypadku wyjazdów służbowych i zamówień złożonych późno.

54. W zakresie obecnego rozliczania odnotowano następujące kwestie:

a) struktura cen nie jest oparta na realnych kosztach każdego rodzaju zamówień (zamówienia terminowe, zamówienia złożone późno, wycofane zamówienia, zamówienia na języki, które wiążą się z wyższymi kosztami podróży PTK, itp.);

b) w zakresie dochodu DG ds. Tłumaczeń Ustnych używane są standardowe stawki podstawowe oparte na szacowanej ilości pracy. Większość kosztów ponoszonych przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych to koszty stałe (jedynie koszt PTK jest całkowicie zmienny). W rezultacie, jeżeli zakres lub struktura faktycznego zapotrzebowania na usługi w zakresie tłumaczeń ustnych różni się od prognoz, DG ds. Tłumaczeń Ustnych odnotowuje deficyt albo nadwyżkę;

c) cena nie obejmuje pełnego kosztu usług w zakresie tłumaczeń ustnych, gdyż, jak wspomniano w pkt 35, nie zawiera wszystkich kosztów ogólnych;

d) ograniczenie liczby tłumaczy i spotkań na dzień wyszczególnione w umowie o gwarantowanym poziomie usług zapobiega znacznemu wzrostowi zapotrzebowania, ale nie zapobiega okresom niskiego zapotrzebowania (początek stycznia, sierpień itp.);

e) brak powiązania pomiędzy systemem komputerowym Rady i DG ds. Tłumaczeń Ustnych sprawia, że rozliczanie jest pracochłonne i narażone na błędy. Korekty w dół dokonane w zakresie rozliczeń DG ds. Tłumaczeń Ustnych w latach 2002-2003 przesłanych Radzie wyniosły prawie 6 % kwoty naliczonej początkowo.

Współpraca międzyinstytucjonalna

55. Na podstawie prac Międzyinstytucjonalnego Komitetu ds. Tłumaczeń Pisemnych i Ustnych (ICTI) oraz Raportu Chêne⁽¹⁷⁾ z 2002 r. poczyniono znaczny postęp w kierunku lepszej współpracy pomiędzy instytucjami UE w dziedzinie tłumaczeń ustnych. Główne osiągnięcia obejmują:

– wspólne konkursy na stałych tłumaczy organizowane przez EPSO,

– wspólną procedurę rekrutacyjną oraz wspólną listę akredytowanych PTK,

– wspólny system oraz jednostkę płatności na rzecz PTK (od października 2004 r.),

– wymianę tłumaczy nowych języków, w zakresie których odnotowano braki.

56. Dalsze oszczędności oraz większą wydajność można osiągnąć w kilku innych obszarach, jednak wzmocniona współpraca jest utrudniona z powodu obecnej organizacji obejmującej trzech niezależnych dostawców usług w zakresie tłumaczeń ustnych (DG ds. Tłumaczeń Ustnych, Parlament, Trybunał Sprawiedliwości).

57. Podział pracy pomiędzy Parlamentem i Komisją (DG ds. Tłumaczeń Ustnych) nie jest wydajny z następujących powodów:

a) obie instytucje konkurują w zatrudnianiu PTK na spotkania w Brukseli;

b) instytucje nie informują się systematycznie o dostępności zasobów lub zapotrzebowaniu na nie. DG ds. Tłumaczeń Ustnych rekrutuje PTK na dni, na które Parlament wciąż dysponuje stałymi tłumaczami, którym nie zostało przydzielone żadne zadanie. W sytuacji gdy spotkanie zostało odwołane lub tłumacze są potrzebni jedynie na pół dnia lub mniej, odrębne struktury organizacyjne w połączeniu z brakiem przepływu informacji pomiędzy obydwiema instytucjami niemal uniemożliwiają drugiej instytucji wykorzystanie tych zasobów. W okresie wyborów do Parlamentu Europejskiego (od dnia 10 maja do dnia 2 lipca 2004 r.), wielu stałych tłumaczy z Parlamentu, zwłaszcza tłumaczy mniej używanych języków, nie miało przydzielonego żadnego zadania. W tym samym okresie DG ds. Tłumaczeń Ustnych wynajmowała średnio 253 tłumaczy dziennie, co spowodowało znaczne koszty, pokryte ze środków budżetowych (ponad 900 euro na dzień na tłumacza);

c) obecna organizacja utrudnia redukcję kosztów podróży poprzez wykorzystanie obecności pozamiejscowych PTK, zakontraktowanych już przez inną instytucję na sąsiadujące dni;

d) poprzez wspólną organizację można by osiągnąć dalsze korzyści skali w zakresie zasobów ludzkich, finansowych, operacyjnych i zarządzania IT oraz integracji systemów informatycznych.

58. Dlatego też należy przeanalizować, czy wyżej wymienione problemy można rozwiązać poprzez stworzenie jednego międzyinstytucjonalnego organu lub agencji świadczącej usługi w zakresie tłumaczeń ustnych dla wszystkich instytucji UE lub poprzez usprawnienie współpracy międzyinstytucjonalnej. Centralizacja świadczenia usług w zakresie tłumaczeń ustnych pozostawałaby w zgodzie z niezależnością każdej instytucji, za czym przemawia fakt, że Rada od wielu lat bez żadnych znaczących zakłóceń polega na Komisji w zakresie świadczenia tłumaczeń. Umowa o gwarantowanym poziomie usług podpisana pomiędzy Radą a DG ds. Tłumaczeń Ustnych pokazuje, że zapewnienie instytucji będącej klientem ustalonej liczby tłumaczy na dzień jest najzupełniej możliwe.

Szczegółowe uwagi dotyczące wydatków na tłumaczenia zewnętrzne

Optymalna proporcja tłumaczy stałych i zewnętrznych

DG ds. Tłumaczeń Ustnych

59. Właściwość zatrudniania PTK zamiast stałych tłumaczy zależy od wielu czynników takich jak sposób, w jaki spotkania są rozłożone w ciągu roku i tygodnia, dostępności miejscowych tłumaczy zewnętrznych lub odległości pomiędzy miejscem zamieszkania tłumacza a miejscem spotkania. Trybunał uważa, że wyniki wymienionego już badania przeprowadzonego dla SCIC⁽¹⁸⁾ są ogólnie słuszne. Wskazują one, jako ogólną optymalną proporcję, 51 % dni tłumaczenia realizowanych przez stałych tłumaczy. Udział dni tłumaczenia realizowanych przez stałych tłumaczy spadł z 53 % w 2000 r. do 46 % w 2002 i 2003 r., ale wzrósł do 50 % w 2004 r.

60. Jednakże ogólna docelowa proporcja 51:49 nie jest właściwa dla wszystkich języków. DG ds. Tłumaczeń Ustnych nie obliczyła optymalnej proporcji dla każdego języka. Na przykład proporcja tłumaczy zewnętrznych mówiących po niderlandzku (54 % w 2003 r.) powinna być wyższa, gdyż dostępnych jest wielu miejscowych tłumaczy zewnętrznych (PTK mieszkający w Brukseli lub okolicach), oraz wcale nie tak drogich tłumaczy "pozamiejscowych" (PTK mieszkający niedaleko Brukseli).

61. Z drugiej strony, można zatrudnić więcej stałych tłumaczy np. w przypadku języków portugalskiego i greckiego, gdyż koszty podróży dla greckich i portugalskich PTK są powyżej średniej w stosunku do wszystkich PTK. W przypadku tych języków zależność od PTK jest relatywnie duża (odpowiednio 59 % i 67 % dni tłumaczenia w 2003 r.), stali tłumacze są jednymi z najbardziej obciążonych pracą ze wszystkich języków (116 i 108 dni odpowiednio w stosunku do średnio 104 w 2003 r.), a procent miejscowych PTK jest najniższy (jedynie 30 % na język portugalski i 42 % na grecki w stosunku do średniej 56 % w 2003 r.).

Parlament

62. Parlament nie sporządził żadnych odrębnych obliczeń, aby ustalić optymalną proporcję tłumaczy zewnętrznych i stałych. W 2003 r. 57 % dni tłumaczenia zostało zapewnionych przez PTK. Pomimo wyższych kosztów, wyższy procent tłumaczeń zewnętrznych niż w DG ds. Tłumaczeń Ustnych wydaje się uzasadniony z powodu nierównego zapotrzebowania. Jednakże pięć języków z najwyższym procentem tłumaczeń zewnętrznych (w porządku malejącym: hiszpański, włoski, angielski, fiński i szwedzki) są językami, w przypadku których koszty podróży PTK są powyżej średniej.

Świadczenia dla PTK

Zwrot kosztów podróży i diety dzienne na utrzymanie

63. Koszty podróży PTK są znacznie wyższe niż koszty podróży stałych tłumaczy. Zgodnie z porozumieniem, która przyznaje PTK dodatek z tytułu wyjazdów służbowych, dietę dzienną na utrzymanie oraz zwrot kosztów podróży i zakwaterowania, PTK korzystają z lepszych warunków podróżowania niż stali tłumacze. W przypadku spotkań odbywanych poza Brukselą powoduje to nierówne warunki podróżowania dla tłumaczy na tym samym poziomie, wykonujących tę samą pracę. Zgodnie z Porozumieniami IACI z innymi organizacjami międzynarodowymi PTK korzystają z tych samych warunków zwrotu kosztów podróży co stały personel na podobnym poziomie⁽¹⁹⁾.

64. Zgodnie z art. 10 przepisów wykonawczych Komisji do Porozumienia między IACI a instytucjami UE⁽²⁰⁾ PTK jest uprawniony, na podstawie przedstawionych dokumentów, do zwrotu kosztów biletu IATA podlegającego wymianie i zwrotowi kosztów, według najniższej stawki, która nie podlega limitom. Przepisy wykonawcze mające zastosowanie do PTK pracujących dla instytucji UE znajdujących się w Luksemburgu⁽²¹⁾ zawierają podobną klauzulę.

65. Porozumienie powinno zostać zmienione, tak aby zapewnić, by PTK otrzymywał kwotę nie wyższą niż kwota odpowiadająca kosztowi biletu z ograniczeniami (tj. biletu według najniższej stawki). Kwota ta powinna jednak być także wypłacona w przypadku nieobecności z powodu choroby, odwołania spotkania lub jakiegokolwiek innego powodu pozostającego poza kontrolą PTK.

Parlament

66. Badanie próby wybranych płatności na rzecz PTK wykazało, że większość PTK podróżujących samolotem otrzymało zwrot kosztów biletu klasy business, pomimo iż w dokumentacji nie znaleziono żadnego dowodu konieczności zakupu takiego biletu.

67. W przeciwieństwie do zasad stanowiących, że PTK nie jest uprawiony do otrzymania pełnej diety dziennej na utrzymanie, jeżeli stały urzędnik otrzymuje jedynie część takiej diety, pełna dieta dzienna jest przyznawana nawet za okres krótszy niż 12 godzin⁽²²⁾.

DG ds. Tłumaczeń Ustnych

68. Badanie próby 17 wybranych płatności na rzecz PTK podróżujących samolotem wykazało, że czterech z nich otrzymało zwrot kosztów biletu klasy business, pomimo iż w dokumentacji nie znaleziono żadnego dowodu konieczności zakupu takiego biletu.

Porównanie z innymi organizacjami międzynarodowymi

69. Dzienne wynagrodzenie wypłacane przez instytucje europejskie w 2004 r. według stałej stawki 483,98 euro za dzień dla doświadczonego tłumacza jest zgodne z aktualnymi warunkami rynkowymi w sektorze prywatnym. Jednakże jest ono niższe niż średnia stawka brutto płacona przez organizacje międzynarodowe, które również podpisały Konwencje z IACI. Różnicę tę wyjaśnia znacznie wyższe zatrudnienie oraz dłuższe umowy, które są w stanie zaoferować instytucje UE, jak również korzystna sytuacja podatkowa (PTK płacą podatek wspólnotowy, są więc w konsekwencji zwolnieni z płacenia krajowego podatku dochodowego).

70. Efektem korzystnej sytuacji podatkowej jest fakt, że pomimo niższej stawki brutto kwota netto otrzymywana przez tłumaczy zewnętrznych z DG ds. Tłumaczeń Ustnych oraz Parlamentu jest wyższa niż kwota netto otrzymywana w przypadku zleceń dla sektora prywatnego lub dla innych organizacji międzynarodowych. Oznacza to, że instytucje UE mogą pozwolić sobie na stosowanie wysokich standardów w rekrutacji PTK, muszą jednak również uważnie obserwować warunki rynkowe, aby uniknąć przepłacania PTK.

71. W przeciwieństwie do instytucji europejskich, OECD zredukowała stawkę w przypadku odwołanych spotkań, spotkań kończących się wcześniej oraz spotkań ogólnych lub o tematyce nietechnicznej⁽²³⁾.

Jakość tłumaczeń ustnych

Parlament

72. Sondaż przeprowadzony przez Trybunał wśród grup politycznych nie ujawnił żadnych skarg na jakość, rzetelność lub przydatność usług w zakresie tłumaczeń ustnych, jednak ograniczenie sesji tłumaczeniowych do trzech i pół godziny zostało uznane za zbyt restrykcyjne.

Komisja i Rada

73. W około 1,2 % sprawozdań z sesji⁽²⁴⁾ w 2003 r. oraz 0,5 % w 2004 r. zawarto nieformalne skargi dotyczące głównie konfiguracji językowych. Przeprowadzona w 2001 r. przez zewnętrznych konsultantów ocena jakości usług w zakresie tłumaczeń ustnych świadczonych przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych wraz z sondażem wśród delegatów obecnych na spotkaniach Komisji i Rady z obsługą tłumaczy wykazała, że 91 % z nich było ogólnie zadowolonych lub bardzo zadowolonych z jakości tłumaczeń DG ds. Tłumaczeń Ustnych. Za najsłabszy punkt uważano znajomość kwestii omawianych na spotkaniach. Problem ten wydaje się być związany z późnym przekazywaniem lub niedostępnością dokumentów omawianych na spotkaniach, co sondaż przeprowadzony wśród tłumaczy wskazał jako największy problem. Ponad połowa tłumaczy była niezadowolona z dokumentacji. W szczególności problemem była niedostępność dokumentacji w ich języku aktywnym.

74. Od czwartego kwartału 2003 r. DG ds. Tłumaczeń Ustnych po każdym spotkaniu prosi organizatorów spotkań o wypełnienie krótkiego kwestionariusza. 94 % z nich zadeklarowało, że byli bardzo zadowoleni lub zadowoleni z usług DG ds. Tłumaczeń Ustnych i jakości tłumaczenia.

75. Stan ten został w dużym stopniu potwierdzony kontrolerom przez różnych kierowników centralnej jednostki koordynującej utworzonej przez każde Państwo Członkowskie sprawujące Prezydencję w Radzie (zwaną dalej "Koordynatorem Prezydencji Rady") oraz przez wnioskodawców spotkań w Komisji. Jakość tłumaczenia była niemal jednogłośnie wskazana jako największy atut DG ds. Tłumaczeń Ustnych.

76. Jako pomoc w zapewnieniu jakości i spójności tłumaczenia, tłumacze DG ds. Tłumaczeń Ustnych mają do swojej dyspozycji wielojęzyczne glosariusze on-line na wiele tematów. Dokumentacja ze spotkań, z drugiej strony, jest często dostępna jedynie w języku angielskim i dlatego musi być uzupełniana przez samych tłumaczy poprzez poszukiwania w bazie danych. Jakość mogłaby nadal się poprawiać poprzez bardziej stały skład zespołów tłumaczy obsługujących kolejne spotkania. Wydaje się to szczególnie istotne w przypadku spotkań o najbardziej technicznej tematyce.

77. Przydatność urzędników DG ds. Tłumaczeń Ustnych jest również uważana za jeden z głównych atutów DG ds. Tłumaczeń Ustnych. W przypadku zamówienia na tłumaczenia częściowo lub całkowicie odrzuconego przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych na cotygodniowym spotkaniu arbitrażowym lub koordynacyjnym, zamówione spotkanie zostaje zwykle przeniesione na kolejny tydzień lub odbywa się z ograniczeniem kombinacji językowych. Stwierdzono, że znaczne opóźnienia w postępach prac komisji lub grup roboczych są wyjątkowe.

78. Negatywnym punktem najczęściej wymienianym podczas rozmów Trybunału z Komisją i Radą jako klientami było, tak jak w Parlamencie, ograniczenie sesji tłumaczeniowych do trzech i pół godziny.

79. Rada nie posiada systemu oceny jakości tłumaczenia i pomiaru zadowolenia delegatów.

80. Koordynatorzy Prezydencji Rady w latach 2002-2003, pytani przez kontrolerów Trybunału, niemal jednogłośnie wskazywali jakość tłumaczenia jako główny atut DG ds. Tłumaczeń Ustnych. Oficjalne skargi ze strony organizatorów spotkań lub delegacji stanowią wyjątki. Zarówno w 2002 r., jak i w 2003 r., DG ds. Tłumaczeń Ustnych otrzymała jedynie cztery lub pięć takich skarg, z których w każdym roku tylko dwie były związane z jakością tłumaczenia.

81. Koordynatorzy Prezydencji Rady uważają także, że wymagane sześciotygodniowe wyprzedzenie narzucone przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych jest zbyt długie i nieuchronnie prowadzi do dużej liczby zmian. Sugerowano także, że jaśniejsze i bardziej szczegółowe instrukcje pisemne adresowane przez Sekretariat Generalny do Koordynatora Prezydencji Rady i do organizatorów spotkań umożliwiłyby poprawę planowania spotkań i uniknięcie ich odwoływania, zwłaszcza w ciągu pierwszych tygodni prac nowej Prezydencji.

WNIOSKI I ZALECENIA

Procedury stosowane w celu unikania świadczenia usług w zakresie tłumaczeń ustnych przekraczających rzeczywiste potrzeby

82. Kontrola wykazała, że pomimo wzrostu liczby języków urzędowych z 11 do 20 w maju 2004 r. instytucjom udało się ograniczyć wydatki na tłumaczenia ustne w ciągu pięciu ostatnich lat. Komisja i Rada wprowadziły systemy gwarantujące, że tłumaczenie było dostarczane jedynie tam, gdzie zachodzi rzeczywista potrzeba. Najlepsze praktyki zaobserwowane w tych instytucjach powinny zostać rozszerzone na Parlament (pkt 15-29).

Możliwość świadczenia potrzebnych usług w zakresie tłumaczeń ustnych

83. Potrzeby w zakresie tłumaczenia dotyczące języków urzędowych sprzed rozszerzenia są generalnie zaspokajane, jednak w zakresie tłumaczenia z nowych języków urzędowych lub na nowe języki urzędowe dostępna jest niewystarczająca liczba tłumaczy (pkt 30-32).

84. Wzrost liczby języków roboczych stwarza problemy praktyczne i finansowe, którym można zaradzić jedynie poprzez kontrolowanie zapotrzebowania na usługi w zakresie tłumaczeń ustnych i związanych z tym kosztów. Przystąpienie małych krajów powoduje ogromny wzrost popytu na małym rynku usług w zakresie tłumaczeń ustnych, gdzie podaż jest raczej ograniczona, co powoduje zwiększone trudności w realizacji wszystkich zamówień na tłumaczenia. Konkursy EPSO zorganizowane w celu wyłonienia stałych tłumaczy z nowych języków zakończyły się już po rozszerzeniu i nie zapewniły wystarczającej liczby laureatów, aby pokryć potrzeby departamentów tłumaczeń ustnych UE (pkt 30-31).

Koszt tłumaczeń ustnych

85. Około 80 % kosztów tłumaczeń stanowią wynagrodzenia tłumaczy. Pozostałe koszty są związane z zarządzaniem, administracją, szkoleniami, technologiami informatycznymi itp. Trybunał ocenia, że w 2003 r. pełny koszt usług w zakresie tłumaczeń ustnych świadczonych przez Parlament i DG ds. Tłumaczeń Ustnych wyniósł odpowiednio około 57 i 106 mln euro. Z uwzględnieniem Trybunału Sprawiedliwości, całkowity koszt tłumaczeń ustnych w instytucjach UE przed rozszerzeniem UE jest oceniany na około 170 mln euro. Koszt dnia tłumaczenia w Parlamencie jest dużo wyższy niż w DG ds. Tłumaczeń Ustnych, głównie z powodu sposobu, w jaki organizowane są spotkania Parlamentu (pkt 33-41 i załącznik II).

86. Pomimo podjętych działań w celu ograniczenia i zredukowania kosztów tłumaczeń, wciąż jest możliwość osiągnięcia dalszych oszczędności poprzez lepsze zarządzanie spotkaniami, w szczególności poprzez zapewnienie, by zmiany dokonywane w ostatniej chwili i odwołania były ograniczone do minimum (pkt 42-51).

87. Ponadto instytucje powinny ponownie przeanalizować swoją politykę w zakresie liczby rezerwowych tłumaczy pozostających na dyżurach w celu zminimalizowania związanych z tym kosztów (pkt 45).

88. Jak wykazano w pkt 44 i 49, w 2003 r. w Parlamencie i Radzie wydano ponad 6 mln euro na usługi w zakresie tłumaczeń ustnych zamówione, lecz nie wykorzystane z powodu odwołania spotkania. Spotkania były odwoływane także w Komisji, jednak z przyczyn wyszczególnionych w pkt 46 koszt odwołań nie może zostać oceniony.

89. Komisja świadczy usługi w zakresie tłumaczeń ustnych na potrzeby własne oraz Rady i pozostałych instytucji w ramach DG ds. Tłumaczeń Ustnych. Kosztami tłumaczeń obciążane są pozostałe instytucje, co stanowi skuteczne narzędzie zarządzania zasobami, jednak Trybunał uważa, że stawka rozliczeniowa nie uwzględnia pełnych kosztów. Chociaż nie ma to wpływu netto na budżet UE, może prowadzić do niewłaściwych decyzji w zakresie zarządzania dotyczących wykorzystania dostępnych zasobów.

90. Oszczędność kosztów można także osiągnąć poprzez ściślejsze stosowanie Porozumienia z IACI, dalszą integrację systemów komputerowych i bliższą współpracę międzyinstytucjonalną.

91. W zakresie Porozumienia z IACI, należy zwrócić uwagę na możliwość negocjowania porozumienia, aby uzgodnić takie same warunki, jakie istnieją dla stałego personelu. Przykład Organizacji Narodów Zjednoczonych pokazuje, że centralizacja w zakresie organizacji podróży dla tłumaczy zewnętrznych jest możliwa⁽²⁵⁾. Konsultacje z IACI mogą rozpocząć się na podstawie art. 19 Porozumienia, w celu zmiany Porozumienia w tej kwestii (pkt 63-71). Należy również rozważyć możliwość negocjacji specjalnych stawek dla PTK z agencjami podróży, liniami lotniczymi, hotelami itp.

92. Ogólna polityka zapewniania tłumaczenia realizowanego przez stałych tłumaczy lub PTK nie jest jednoznaczna, ale zależy od wielu czynników: sposobu, w jaki spotkania są rozłożone w ciągu roku i tygodnia, dostępności miejscowych tłumaczy zewnętrznych, wymaganych kombinacji językowych, odległości pomiędzy miejscem zamieszkania tłumacza a miejscem spotkania itp. Miejscowi PTK z reguły kosztują mniej niż stali tłumacze, podczas gdy usługi pozamiejscowych PTK są z reguły droższe (pkt 39-41).

Jakość tłumaczeń ustnych

93. Użytkownicy są ogólnie zadowoleni z jakości świadczonych usług w zakresie tłumaczeń ustnych (pkt 72-75), chociaż wielu użytkowników wzywa do większej elastyczności w limitach czasowych ustalonych dla spotkań.

Perspektywy

94. Powinna zostać dokonana niezależna ocena możliwych korzyści ze stworzenia jednego organu międzyinstytucjonalnego świadczącego usługi w zakresie tłumaczeń ustnych dla wszystkich instytucji UE, w porównaniu z korzyściami wynikającymi ze wzmocnionej współpracy międzyinstytucjonalnej (pkt 58).

95. Każde rozszerzenie Unii Europejskiej powodowało wzrost liczby języków roboczych i złożoność zapotrzebowania na usługi w zakresie tłumaczeń ustnych. Niniejsze sprawozdanie wskazuje, że nie podważając zasady wielojęzyczności, instytucje były w stanie podjąć pragmatyczne działania w celu ograniczenia i kontroli kosztów tłumaczeń. Trybunał zaleca, aby instytucje kontynuowały swoje starania.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 22 września 2005 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Hubert WEBER
	Prezes

______

⁽¹⁾ Rozporządzenie Rady nr 1 z dnia 15 kwietnia 1958 r. w sprawie określenia systemu językowego Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej (Dz.U. 17 z 6.10.1958, str. 385/58), z późniejszymi zmianami.

⁽²⁾ Przed rozszerzeniem UE w maju 2004 r. DG ds. Tłumaczeń Ustnych zatrudniała prawie 500 tłumaczy ustnych, Parlament ponad 200, a Trybunał Sprawiedliwości 33 tłumaczy.

⁽³⁾ Tłumacze zewnętrzni są także znani pod francuskim skrótem AIC (Auxiliaire Interprète de Conférence).

⁽⁴⁾ Regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i Warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich są ustanowione w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (Dz.U. L 56 z 4.3.1968, str. 1), ostatnio zmienionym rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 723/2004 (Dz.U. L 124 z 27.4.2004, str. 1).

⁽⁵⁾ Dla celów statystycznych DG ds. Tłumaczeń Ustnych określa dzień tłumaczenia jako dwie połówki dnia, podczas których tłumacz rzeczywiście wykonał jakieś tłumaczenie (tj. poza podróżowaniem oraz innymi działaniami). Ponieważ DG ds. Tłumaczeń Ustnych, Parlament i Trybunał Sprawiedliwości używają różnych metod do obliczania liczby zapewnionych dni tłumaczenia, kontrolerzy dostosowali dane dla pozostałych instytucji, aby były one porównywalne z danymi DG ds. Tłumaczeń Ustnych w celu obliczenia udziału każdej instytucji w całkowitym wykorzystaniu oraz w celu obliczenia kosztu na dzień tłumaczenia.

⁽⁶⁾ Języki aktywne to języki, na które zapewnione jest tłumaczenie ustne. Języki pasywne to języki, w których można wypowiadać się na spotkaniu. Jeżeli liczba języków aktywnych i pasywnych nie jest równa, spotkanie ma asymetryczną konfigurację językową. Na przykład: konfiguracja 7/6 to konfiguracja z 7 pasywnymi i 6 aktywnymi językami.

⁽⁷⁾ Na podstawie ostrożnych przypuszczeń, że problem ten dotyczył tylko jednej delegacji. Średni koszt dnia tłumaczenia przedstawia tabela 4.

⁽⁸⁾ Algoé Consultants, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation, Lyon-Ecully, 26 czerwca 2001 r.

⁽⁹⁾ Decyzja Sekretarza Generalnego Rady/Wysokiego Przedstawiciela ds. Wspólnej Polityki Zagranicznej i Bezpieczeństwa nr 56/04 z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie tłumaczeń dla Rady Europejskiej, Rady i organów przygotowawczych, SN 1327/04 REV 1.

⁽¹⁰⁾ Aby zapewnić tłumaczenie ustne wysokiej jakości, tłumacze UE z zasady zapewniają tłumaczenie jedynie na swój język ojczysty. Duża liczba języków roboczych sprawia, że znalezienie tłumaczy dla wszystkich kombinacji językowych jest bardzo trudne.

⁽¹¹⁾ Jest to tłumaczenie francuskiego zwrotu mise à disposition (MAD), używanego w DG ds. Tłumaczeń Ustnych. Każdy tłumacz zamówiony i nieodwołany na co najmniej 6 dni roboczych przed spotkaniem jest rozliczany jako BMA.

⁽¹²⁾ Miejsce zamieszkania miejscowych PTK znajduje się mniej niż 60 km od miejsca pracy.

⁽¹³⁾ PriceWaterhouseCoopers, Etude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I. C, 5 października 2001 r.

⁽¹⁴⁾ W systemie GERI jednostką miary zatrudnienia tłumaczy jest "półdniówka". Jeżeli spotkanie zostaje odwołane w systemie GERI, półdniówka tłumaczenia przydzielona do tego spotkania pokazuje się automatycznie jako "półdniówka w zawieszeniu" (demi-journée suspendue) dla każdego tłumacza zarezerwowanego na to spotkanie. Jeżeli dostępny tłumacz jest przydzielony ponownie do innego spotkania, kod "w zawieszeniu" zostaje zastąpiony kodem nowego spotkania. Stąd suma wszystkich "półdniówek w zawieszeniu" w systemie GERI jest "stratą netto w zasobach tłumaczeniowych" wyrażoną w półdniówkach.

⁽¹⁵⁾ "Ukryty dyżur" różni się od "jawnego dyżuru" tym, że jawny dyżur odpowiada rezerwowym zespołom ujętym w planowaniu w celu zastąpienia nieobecnych tłumaczy. Zgodnie z ustalonymi warunkami pracy ("Przepisy mające zastosowanie do stałych tłumaczy", SCIC (87)25), tłumacze mogą zostać przydzieleni do spotkań na maksymalnie 18 sesji (3,5 godzinne półdniówki) w okresie dwóch tygodni.

⁽¹⁶⁾ Średni koszt na dzień dostępny na tłumaczenie jest obliczany jako całkowity koszt SCIC po opodatkowaniu i składce na ubezpieczenie emerytalne i rentowe obliczony powyżej (106 mln euro), podzielony przez sumę dni tłumaczenia (101.000) i ukrytego dyżuru (21.000).

⁽¹⁷⁾ Sprawozdanie z prac grupy roboczej CITI ad hoc, Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires, Bruksela, 22 kwietnia 2002 r.

⁽¹⁸⁾ PriceWaterhouseCoopers, Etude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I. C, 5 października 2001 r.

⁽¹⁹⁾ Artykuł 15 Porozumienia w sprawie warunków zatrudnienia tłumaczy konferencyjnych wynagradzanych za dzień pracy pomiędzy IACI i organizacjami zrzeszonymi (Accord régissant les conditions d'emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l'AIIC et les Organisations coordonnées) stanowi, że, z zastrzeżeniem odmiennych postanowień zatwierdzonych przez obie strony, zasadami regulującymi wydatki związane z podróżami są zasady obowiązujące w każdej organizacji; zostało to potwierdzone w art. 2 Porozumień uzupełniających pomiędzy IACI i Radą Europy, który stanowi, że warunki podróżowania i zwrotu kosztów mające zastosowanie do personelu Rady Europy odbywającego podróże służbowe, mają zastosowanie do tłumaczy.

Artykuł 13 Porozumienia IACI-Organizacja Narodów Zjednoczonych (2000-2005): "Z zastrzeżeniem odmiennych postanowień zawartych w niniejszym Porozumieniu, zasady podróżowania mające zastosowanie do stałego personelu organizacji zatrudniającej w trakcie wyjazdów służbowych o podobnym czasie trwania mają zastosowanie do podróżowania tłumaczy zewnętrznych zatrudnianych na takich samych zasadach. (...)".

⁽²⁰⁾ Komisja Europejska, Przepisy wykonawcze do niektórych przepisów Porozumienia (Modalités d'application de certaines dispositions de la Convention).

⁽²¹⁾ Przepisy wykonawcze do Zasad dotyczących zewnętrznych tłumaczy konferencyjnych pracujących dla instytucji UE znajdujących się w Luksemburgu (Dispositions d'application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg), § III. Koszty podróży.

⁽²²⁾ Artykuł 9 § 2 Porozumienia wymienionego w pkt 8 stanowi, że "dieta dzienna na utrzymanie oraz dodatkowa dieta dzienna dla tłumaczy, którzy nie są pracownikami instytucji, jest równa świadczeniu z tytułu kosztów podróży służbowych wypłacanemu urzędnikom kategorii LA4 i LA8 w instytucji, która stosuje najbardziej korzystną stawkę. W przypadku tłumaczy, których umowy podlegają art. 78 Warunków zatrudnienia innych pracowników, stawką jest stawka obowiązująca w instytucji, na potrzeby której zostali oni zatrudnieni".

⁽²³⁾ Patrz: "Zasady i warunki zatrudnienia tłumaczy zewnętrznych w OECD w 2003 r.".

⁽²⁴⁾ Patrz: pkt 23.

⁽²⁵⁾ Patrz także: art. 14 Porozumienia IACI - Organizacja Narodów Zjednoczonych (2000-2005): "Jeżeli organizacja oferuje tłumaczowi zlecenie, powinna poinformować go o planowanych ustaleniach w zakresie podróży. Jeżeli tłumacz przyjmuje zlecenie, akceptuje on wszelkie poczynione ustalenia w zakresie podróży, chyba że jego zobowiązania zawodowe przed i po tym zleceniu sprawiają, że zdaniem organizacji uczestnictwo w tych ustaleniach jest niepraktyczne (...)".

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Szczególne zasady mające zastosowanie do Parlamentu, Komisji i Rady

Parlament

1. Zgodnie z zasadą 138 Regulaminu Parlamentu wszyscy posłowie mają prawo do wypowiadania się w Parlamencie w wybranych przez siebie językach urzędowych. Przemówienia wygłaszane w jednym z języków urzędowych są tłumaczone symultanicznie na inne języki urzędowe. Ta sama zasada stanowi również, że na spotkaniach komisji i delegacji tłumaczenie zapewniane jest z języków i na języki urzędowe używane i zamówione przez członków każdej komisji lub delegacji. W praktyce, w przypadku wszystkich sesji plenarnych i wielu spotkań dużych grup politycznych, tłumaczenie jest zapewniane ze wszystkich języków i na wszystkie języki urzędowe UE (11 aktywnych i pasywnych języków przed rozszerzeniem, 19 po rozszerzeniu, z uwagi na niewystarczającą dostępność tłumaczy maltańskich). W przypadku spotkań komisji parlamentarnych tłumaczenie zapewnia się dla języków używanych przez wszystkich członków komisji.

Komisja

2. W zakresie systemu językowego regulamin Komisji⁽¹⁾ i przepisy wykonawcze do tego regulaminu⁽²⁾ pozwalają na większą elastyczność. W przypadku spotkań samej Komisji Europejskiej tłumaczenie odbywa się w ramach trzech języków (angielskiego, francuskiego i niemieckiego). W przypadku spotkań w ramach procedury komitologii⁽³⁾ języki różnią się w zależności od komitetu, w zależności od wniosków delegatów krajowych. W większości przypadków spotkania komitetów odbywają się z tłumaczeniem na trzy do siedmiu języków.

Rada

3. Na mocy rozporządzenia nr 1 i art. 14 Regulaminu Rady pełne tłumaczenie (11 aktywnych i pasywnych języków przed rozszerzeniem, 20 języków po rozszerzeniu) jest zapewniane na spotkaniach ministrów. Posiedzenia Coreper (Komitetu Stałych Przedstawicieli) odbywają się przy użyciu jedynie trzech aktywnych i pasywnych języków (angielski, francuski i niemiecki). W przypadku wielu innych organów przygotowawczych (komisje, grupy, grupy robocze) poszczególne kombinacje językowe są określane w momencie tworzenia takiego organu. Kombinacje językowe dla każdego organu są wymienione przez Sekretariat Generalny Rady w specjalnej nomenklaturze.

4. W momencie otrzymania wniosku o organizację spotkania z Prezydencji Rady jednostka konferencyjna Sekretariatu Generalnego Rady automatycznie przypisuje kombinacje językowe do każdego wniosku o organizację spotkania zgodnie z nomenklaturą. Wszystkie wnioski o organizację spotkania z obsługą tłumaczy są realizowane przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych, jeżeli liczba spotkań z obsługą tłumaczy i liczba tłumaczy na dzień nie przekracza pułapu określonego w "Umowie o gwarantowanym poziomie usług" zawartej między Komisją (DG ds. Tłumaczeń Ustnych) a Radą w grudniu 2002 r. w celu sformalizowania głównych zobowiązań obu stron.

______

⁽¹⁾ Regulamin Komisji, C(2000) 3614 (Dz.U. L 308 z 8.12.2000, str. 26).

⁽²⁾ Przepisy wykonawcze do Regulaminu Komisji, C(2001) 1.

⁽³⁾ Komitety Doradcze, Komitety Zarządzające i Komitety Regulacyjne określone decyzją Rady 1999/468/WE z dnia 28 czerwca 1999 r. ustanawiającą warunki wykonywania uprawnień wykonawczych przyznanych Komisji (Dz.U. L 184 z 17.7.1999, str. 23) zastępujcą decyzję 87/373/EWG (Dz.U. L 197 z 18.7.1987, str. 33).

ZAŁĄCZNIK  II

Metoda obliczania kosztów opracowana przez Trybunał

1. Pełny koszt budżetowy ("koszt przed opodatkowaniem i składką na ubezpieczenie emerytalne i rentowe") dla DG ds. Tłumaczeń Ustnych obliczony przez kontrolerów Trybunału jest równy pełnemu kosztowi wykorzystywanemu przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych do ustalania międzyinstytucjonalnych stawek rozliczeniowych wraz z kosztami ogólnymi nieuwzględnionymi w obliczeniach DG ds. Tłumaczeń Ustnych (koszt kadry zarządzającej wyższego szczebla oraz personelu pomocniczego zaangażowanego w działalność dotyczącą kwestii budżetowych i finansowych, zarządzania zasobami ludzkimi i ogólnej administracji).

2. Poprzez odliczenie podatku wspólnotowego płaconego przez stałych tłumaczy i PTK od "kosztu przez opodatkowaniem i składką na ubezpieczenie emerytalne i rentowe" oraz przez dodanie fikcyjnej składki pracodawcy na ubezpieczenie emerytalne i rentowe dla stałych tłumaczy (co odpowiada podwójnej wysokości składki płaconej przez urzędnika)⁽¹⁾ otrzymywany jest koszt dla budżetu Wspólnoty ("koszt po opodatkowaniu i składce na ubezpieczenie emerytalne i rentowe"). W przypadku PTK pełny koszt budżetowy już zawiera składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe płacone zarówno przez PTK, jak i instytucje UE organowi zewnętrznemu.

______

⁽¹⁾ Zgodnie z art. 83 ust. 2 Regulaminu pracowniczego urzędnik ponosi jedną trzecią kosztów finansowania systemu emerytalno-rentowego. Składki są potrącane co miesiąc z wynagrodzenia urzędnika. W konsekwencji "składka pracodawcy" równa się podwójnej składce urzędnika.

ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

V. W Dyrekcji ds. Tłumaczeń Ustnych sekcja posiedzeń i konferencji bada zgodność wniosków o zwołanie posiedzeń z obowiązującymi przepisami przed zatwierdzeniem obsługi w zakresie tłumaczeń ustnych.

VII. Parlament Europejski podkreśla, że jako instytucja polityczna musi mieć możliwość szybkiego reagowania na sytuacje polityczne, które z założenia są w niektórych przypadkach niemożliwe do zaplanowania. W 1999 r. przyjęto Kodeks postępowania, który został uaktualniony w 2004 r., aby uwzględniać przepisy pozwalające w lepszy sposób nadzorować udostępnianie obsługi w zakresie tłumaczeń ustnych.

Podczas gdy liczne posiedzenia, na których obecni są wysocy urzędnicy i ambasadorowie, organizowane w dwóch pozostałych instytucjach wymienionych w niniejszym sprawozdaniu, nie zawsze wymagają tłumaczenia ustnego, obecność na posiedzeniu posłów wymaga zazwyczaj zapewnienia obsługi w zakresie tłumaczeń ustnych⁽¹⁾.

VIII. Sprawozdania z sesji są sporządzane w przypadku posiedzeń komisji i delegacji, obowiązek ich sporządzania zostanie rozszerzony na pozostałe rodzaje posiedzeń, w tym na posiedzenia grup politycznych.

Regularne sporządzanie sprawozdań okresowych mających na celu zapoznanie użytkowników z problemem zostało zakłócone na poziomie technicznym. Służby Parlamentu zobowiązują się do poprawy sytuacji od września 2005 r.

19. Nawet jeżeli posłowie byliby zobowiązani do wcześniejszego potwierdzania obecności na posiedzeniach, przestrzeganie profili językowych na danym posiedzeniu napotkałoby liczne trudności, w tym obowiązek pokrycia potrzeb językowych wynikających z obecności na posiedzeniach ministrów, komisarzy, a nawet zaproszonych ekspertów.

20-21. Służby tłumaczeń ustnych wraz z użytkownikami regularnie sprawdzają właściwy poziom zamówionych zasobów; od września 2004 r. w celu zapewnienia optymalnego wykorzystania zasobów wykorzystują one również sprawozdania sporządzane po zakończeniu posiedzeń komisji i delegacji, a wkrótce również po zakończeniu posiedzeń grup politycznych.

Użytkownicy (komisje i delegacje) uaktualniają profile językowe swoich posiedzeń, aby umożliwić Dyrekcji ds. Tłumaczeń Ustnych optymalizację wykorzystania zasobów. Informacje te są okresowo przekazywane Prezydium Parlamentu, aby w razie potrzeby mogło ono podjąć decyzję o niezbędnych dostosowaniach.

30. PE przyznaje (art. 139 Regulaminu), że świadczenie usług w zakresie nowych języków urzędowych, które pojawiły się w wyniku rozszerzenia, jest jeszcze niepełne z powodu braku wykwalifikowanych tłumaczy, których wykształcenie należy do Państw Członkowskich.

31. Mimo że konkurs zorganizowany przez EPSO w celu zatrudnienia tłumaczy języka maltańskiego okazał się bezowocny, język maltański jest obsługiwany podczas sesji plenarnych w Strasburgu w ramach zatrudnienia tłumaczy zewnętrznych; w podobny sposób problem zostanie rozwiązany w 2006 r. podczas posiedzeń plenarnych organizowanych w Brukseli dzięki szkoleniu tłumaczy maltańskich w ramach programu szkoleniowego finansowanego przez instytucje.

33-34. Służby PE określają bezpośredni koszt obsługi zapewnionej przez tłumaczy zewnętrznych zgodnie z obowiązującymi zasadami oraz regularnie uaktualniają średnie koszty jednego dnia obsługi w zakresie tłumaczeń ustnych zapewnionej przez tłumacza zewnętrznego.

Zobowiązują się one do przeprowadzenia analizy i ewentualnego stosowania metody obliczania proponowanej przez Trybunał, aby zapewnić lepsze poznanie ogólnego kosztu świadczonych usług, w tym usług świadczonych przez tłumaczy zatrudnionych na stałe, oraz wygospodarować środki niezbędne do zarządzania takimi danymi.

38. Stwierdzona różnica w kosztach jednego dnia tłumaczeń ustnych w PE i w DG ds. Tłumaczeń Ustnych została wyjaśniona w pkt 39, w którym Trybunał stwierdza występowanie specjalnych ograniczeń charakteryzujących działalność PE.

39. Zbyt dużą liczbę posiedzeń w jednej części tygodnia lub dnia [pkt 39 lit. c)] można między innymi wytłumaczyć koniecznością przestrzegania przez grupy polityczne terminów wnoszenia poprawek przed przekazaniem tekstów do tłumaczenia. Konsekwencją wprowadzenia dziewięciu nowych języków było skrócenie wspomnianego terminu z czwartku rano na środę wieczór poprzedzającą sesję plenarną, co prowadzi do nagromadzenia posiedzeń w środy.

Świadome konieczności lepszego wykorzystania zasobów, służby tłumaczeń ustnych rozszerzyły współpracę międzyinstytucjonalną w zakresie wzajemnego udostępniania tłumaczy zatrudnionych na stałe i mają zamiar rozszerzyć tę praktykę, traktując w sposób uprzywilejowany okresy o mniejszym natężeniu działalności parlamentarnej.

Służbom odpowiedzialnym za organizowanie posiedzeń komisji i delegacji parlamentarnych udało się zwiększyć w 2004 r. liczbę posiedzeń zaplanowanych na czwartek po południu.

Posiedzenia w godzinach wieczornych są organizowane w PE [pkt 39 lit. d)] w zależności od decyzji podjętych przez organy polityczne w kwestii organizacji prac; dotyczy to przede wszystkim sesji plenarnych w Strasburgu i Brukseli, niektórych posiedzeń Komisji Budżetowej w okresie przyjmowania budżetu oraz niektórych posiedzeń komitetu pojednawczego. Niemniej stanowią one zdecydowanie mniejszą część ogólnej liczby działań i wpisują się w tempo prac właściwe dla instytucji parlamentarnej 25 Państw Członkowskich.

42. Wysokie koszty obsługi w zakresie tłumaczeń ustnych, organizowanej w ujęciu krótkoterminowym, odzwierciedlają niezbędną elastyczność organizacyjną PE.

Zgodnie z odpowiedzią w pkt VII powyżej posiedzenia mogą być zamawiane z niewielkim wyprzedzeniem w zależności od aktualnej sytuacji politycznej, na którą Parlament musi reagować.

43. Zbyt późne odwoływanie posiedzeń z obsługą w zakresie tłumaczeń ustnych i udoskonalenie planowania prac stanowią czynniki generujące koszty, na które służby administracyjne zwracają regularnie uwagę użytkowników. Dane przytoczone przez Trybunał należy jednak zrelatywizować, aby uniknąć jakiejkolwiek niewłaściwej interpretacji. W rzeczywistości często zdarza się, że w ciągu tego samego dnia posiedzenie składa się z szeregu posiedzeń cząstkowych (koordynatorów, prezydium, grup roboczych itp.): odwołanie jednego lub kilku posiedzeń cząstkowych nie ma wpływu na budżet, ponieważ tłumacze ustni zostają oddelegowani na inne posiedzenia. Ponadto koszty odwołania posiedzeń obejmują również odwołania z przyczyn "technicznych", które nie mają żadnego wpływu na budżet tłumaczeń ustnych, gdyż dotyczą jedynie zorganizowania tego samego posiedzenia w innych godzinach, sali, miejscu pracy lub konfiguracji języków.

44. Zarządzanie tłumaczeniami ustnymi musi godzić podejście budżetowe do wynagradzania tłumaczy ustnych (tłumacze zewnętrzni są wynagradzani w oparciu o niepodzielne stawki dzienne, nawet w przypadku jednego krótkiego posiedzenia) i logikę organizacji pracy parlamentarnej w podziale na okresy obejmujące pół dnia lub jeszcze krótsze obrady. W konsekwencji oddziaływanie na budżet w ujęciu kosztów tłumaczeń ustnych jest ograniczone, a nawet nie występuje, w przypadku gdy "posiedzenie cząstkowe" lub zebranie grupy roboczej zostanie rzeczywiście odwołane, o ile zaangażowani tłumacze obsługują inne posiedzenia w ciągu tego samego dnia (średnio 70 % zaangażowanych tłumaczy ustnych może zostać oddelegowanych na inne posiedzenia). Wobec powyższego Parlament szacuje, że koszt zaplanowanej obsługi w zakresie tłumaczeń ustnych, która nie została wykorzystana, wyniósł w 2003 r. mniej niż 5 % wszystkich środków przeznaczonych na tłumaczenia ustne (56 298 dni tłumaczeń ustnych), tj. niewiele więcej niż połowa proporcji i kosztów, które podaje Trybunał.

55. PE wyraża zadowolenie z postępów osiągniętych w zakresie współpracy międzyinstytucjonalnej w dziedzinie tłumaczeń ustnych. Przekraczają one zalecenia zawarte w "raporcie Chêne", między innymi w zakresie pojedynczych przypadków wymiany stałych tłumaczy starych języków urzędowych.

Niektóre różnice między instytucjami w zakresie warunków pracy tłumaczy ustnych stanowią wciąż przeszkodę dla wymiany urzędników. Kwestia ta jest obecnie badana.

56. Niezależnie od ewentualnych oszczędności i wzrostu wydajności, należy zauważyć, że funkcjonowanie trzech służb tłumaczeniowych odpowiada szczególnym cechom i konkretnym potrzebom tych instytucji.

Kalendarze działań instytucji mogłyby zostać poddane większej harmonizacji w celu poprawy wydajności i dostępności obsługi w zakresie tłumaczeń ustnych, zwłaszcza w przypadku języków, które pojawiły się po rozszerzeniu.

57. Pojęcie konkurencyjności w żadnym wypadku nie dotyczy wynagrodzeń wyznaczonych w drodze umów zawodowych na tym samym poziomie dla wszystkich instytucji UE.

Sekretarze Generalni instytucji, świadomi konieczności lepszego wykorzystania dostępnych zasobów ludzkich [pkt 57 lit. b)], w znacznym stopniu zwiększyli współpracę międzyinstytucjonalną i przygotowali program wzajemnego udostępniania stałych tłumaczy; wyrażają oni determinację zwiększenia współpracy w tej dziedzinie.

Wspólne zarządzanie listą zewnętrznych tłumaczy ustnych oraz zwiększona liczba konsultacji między służbami planowania już teraz umożliwia podział kosztów podróży [pkt 57 lit. c)] w proporcjach, które powinny jednak ulec poprawie.

58. Politycznej i funkcjonalnej autonomii Parlamentu Europejskiego nie sposób pogodzić z praktyką organizacyjną, która polegałaby na obowiązku poddawania wniosków o obsługę oficjalnych posiedzeń nieuniknionemu arbitrażowi administracyjnemu w momencie zarządzania dostępnymi zasobami oraz, w ostateczności, uzależnieniu odbycia posiedzeń od arbitrażu technicznego. Zatem utworzenie wspólnej agencji, której zadaniem byłoby świadczenie usług w zakresie tłumaczeń ustnych dla wszystkich instytucji, nie może zostać poparte przez Parlament.

Ponadto wnioski "raportu Chêne" z 2002 r., skierowane do Sekretarzy Generalnych instytucji, zalecały, po szczegółowej analizie, zwiększenie synergii zamiast łączenia służb.

Wreszcie, w ujęciu ekonomicznym, utworzenie jednej agencji świadczącej obsługę w zakresie tłumaczeń ustnych na potrzeby wszystkich instytucji nie zmniejszyłoby kosztów dodatkowych związanych z organizacją posiedzeń PE (koszty misji w Strasburgu, większa liczba misji, czynniki obiektywne uznane przez Trybunał za uzasadnione). Nie pozwoliłoby ono również na ograniczenie niewystarczającej liczby wykwalifikowanych tłumaczy ustnych niektórych języków.

62. PE zawsze zakładał proporcję 50/50 między tłumaczami zewnętrznymi (PTK) a tłumaczami stałymi; proporcja ta jest oczywiście korzystna dla PTK w okresach natężenia pracy, niemniej w 2004 r. ustabilizowała się na poziomie 52 % tłumaczy stałych i 48 % PTK.

63. Służby PE podejmują działania na rzecz ściślejszej kontroli kosztów podróży przedstawianych przez PTK, w szczególności od momentu utworzenia jednej jednostki odpowiedzialnej za wszystkie płatności na rzecz PTK.

Celem jest stosowanie jak najniższych stawek przy przestrzeganiu obowiązujących zasad i stosowaniu jak największej liczby przepisów mających zastosowanie do tłumaczy zatrudnionych na stałe.

Parlament Europejski jest gotowy do rozpoczęcia renegocjacji Porozumienia z IACI z pozostałymi instytucjami.

64-65. Rodzaj biletu lotniczego, o którym mowa w art. 10 przepisów wykonawczych do obowiązującego Porozumienia ("bilet IACI podlegający wymianie lub zwrotowi kosztów, według najniższej stawki, która nie podlega limitom"), nie stanowi biletu objętego ograniczeniami.

W razie potrzeby służby Parlamentu zgadzają się zwrócić koszty podróży na podstawie zmniejszonych stawek objętych ograniczeniami, zapewniając tłumaczowi zwrot kar, które zostałyby na niego nałożone od kwoty usługi.

Jednostka zarządzająca zachęca tłumaczy PTK do korzystania z tej możliwości, a nawet do systematycznego korzystania z usług biur podróży, które mają podpisaną umowę z PE i są zobowiązane do stosowania wynegocjowanych taryf lub najniższych z dostępnych taryf.

Ponadto w niektórych przypadkach i na niektórych trasach (np. Bruksela-Strasburg w czasie sesji plenarnych PE) nie są dostępne żadne bilety podlegające wymianie w klasie biznes.

66. We współpracy z nową wspólną jednostką odpowiedzialną za płatności na rzecz PTK, utworzoną w październiku 2004 r., służby PE powołały komórkę do nadzoru sektora kosztów związanych z zatrudnianiem PTK.

67. Prawdą jest, że Parlament zawsze stosował art. 9 ust. 2 Porozumienia w odniesieniu do równej kwoty stosowanych stawek, nie zaś zasady podziału dziennych diet.

Przepisy przyjęte w nowym Regulaminie pracowniczym przewidują obecnie rozróżnienie między dietą dzienną a dodatkiem do zakwaterowania. Renegocjacja Porozumienia z IACI pozwoli na sprecyzowanie tych przepisów.

72. Czas trwania sesji tłumaczeniowych został wyznaczony na trzy i pół godziny w odniesieniu do posiedzeń zwyczajnych. Jeżeli użytkownik przedstawi stosowny wniosek, sesja może zostać bez problemu przedłużona do czterech lub większej liczby godzin przy zwiększonym składzie zespołów tłumaczy.

82. Najlepsze praktyki zaobserwowane w innych instytucjach zostaną przeanalizowane przez służby PE, będące użytkownikami usług tłumaczeniowych, aby poprawić planowanie prac przy jednoczesnym przestrzeganiu imperatywów politycznych, o których mowa w odpowiedzi w pkt VII powyżej.

83-84. Zaspokojenie zapotrzebowania na tłumaczenia ustne z nowych języków urzędowych wzrasta w miarę zwiększania wysiłków podejmowanych w instytucjach na rzecz informowania i dodatkowego szkolenia. Należy jednakże podkreślić, że nowe Państwa Członkowskie odgrywają zasadniczą rolę w dziedzinie kształcenia lingwistów.

85-86. Pełna wielojęzyczność, jakiej oczekuje Parlament, wiąże się ze znacznymi kosztami, które można zmniejszyć w zależności od rodzaju organizacji prac parlamentarnych i optymalnego planowania posiedzeń. Wspomniane koszty są związane również z decyzjami politycznymi dotyczącymi organizacji pracy (kalendarz i miejsca pracy).

87. Dyrekcja ds. Tłumaczeń Ustnych w PE stosuje politykę minimalistyczną w odniesieniu do zespołów tłumaczy rezerwowych. Planuje się jeden zespół dziennie, wyłącznie w dniach znacznego natężenia prac; wówczas tłumacze rezerwowi są wykorzystywani w całości lub w znacznym stopniu.

88. Patrz: odpowiedź udzielona przez Parlament w pkt 44.

90-91. Służby PE są obecnie zaangażowane w proces bardziej rygorystycznego stosowania Porozumienia z IACI, większe wykorzystanie systemów informatycznych i pogłębienie współpracy międzyinstytucjonalnej; zobowiązują się one do kontynuowania działań w tym kierunku.

Parlament jest otwarty na propozycje renegocjacji porozumienia.

92. PE szacuje, że musi dysponować zespołem tłumaczy ustnych posiadających status urzędników, gdyż gwarantuje to Parlamentowi niezależność i autonomię.

Ponadto sporadyczne korzystanie z usług tłumaczy zewnętrznych, w zależności od potrzeb, pozwala rozładować natężenie pracy i modulować wydatki budżetowe.

Proporcja 50/50 wydaje się być racjonalnym kompromisem między autonomią a elastycznością obsługi.

93. Czas trwania posiedzeń jest wyznaczany przez organy polityczne i parlamentarne; może on przekraczać umowny okres trzech i pół godziny, o którym mowa w pkt 72.

Wydział tłumaczeń pisemnych jest zobowiązany do zrealizowania wszystkich zamówień, które są zgodne z przepisami; w tym celu przydziela on tłumaczy do posiedzeń w poszanowaniu zasad obowiązujących w kwestii warunków pracy.

94. Organ polityczny PE określi, czy chce posiadać własny niezależny wydział tłumaczeń ustnych, przyczyniający się do osiągnięcia znacznych synergii międzyinstytucjonalnych, czy też będzie popierał utworzenie wspólnej agencji zobowiązanej do zapewnienia obsługi w zakresie tłumaczeń ustnych dla wszystkich instytucji.

______

⁽¹⁾ Artykuł 138 Regulaminu Parlamentu Europejskiego przewiduje, że:

"1. Wszystkie dokumenty Parlamentu są sporządzane w językach urzędowych.

2. Wszyscy posłowie mają prawo do wypowiadania się w Parlamencie w wybranym języku urzędowym. Wystąpienia w jednym z języków urzędowych są tłumaczone symultanicznie na wszystkie inne języki urzędowe oraz na każdy inny język, który Prezydium uzna za niezbędny.

3. Podczas posiedzeń komisji i delegacji zapewniane jest tłumaczenie na języki urzędowe używane i wnioskowane przez członków komisji lub delegacji i ich zastępców.

4. W trakcie posiedzeń komisji lub delegacji odbywających się poza ich zwykłymi miejscami pracy zapewniane jest tłumaczenie na języki tych członków, którzy potwierdzili swój udział w posiedzeniu. Zasada ta może zostać złagodzona za zgodą członków komisji lub delegacji. Ewentualne spory rozstrzyga Prezydium.".

ODPOWIEDZI RADY

Sekretariat Generalny Rady przyjmuje sprawozdanie Europejskiego Trybunału Obrachunkowego dotyczące wydatków związanych z tłumaczeniem ustnym poniesionych przez instytucje UE, które może służyć za podstawę do dalszej racjonalizacji korzystania z usług tłumaczeniowych w przyszłości.

Uwagi na temat wybranych punktów sprawozdania

10./11. Tabela 1 i wynikające z niej analizy zawarte w punktach 10 i 11 nie wyjaśniają w pełni wzrostu liczby dni tłumaczeniowych w Radzie między 1998 r. a 2002 r. (+ 9 %). Głównym powodem tego wzrostu jest znacznie wyższa liczba działań Rady i spotkań (+ 39 %) przeprowadzonych w ramach Rady podczas tego okresu (patrz: tabela 1).

Tabela 1

wolumen dni tłumaczeniowych wykorzystanych przez Radę, łącznie z językami nowych Państw Członkowskich, w porównaniu z liczbą posiedzeń (wskaźnik roku 1998 = 100)

	1998	1999	2000	2001	2002	2003	2004
Posiedzenia Rady	100	105,8	112,2	132,7	139	135,8	124,8
Dni tłumaczeniowe wykorzystane przez Radę	100	96,8	96,3	105,6	109,1	103,9	89,9

W odniesieniu do niższej o 13 % liczby dni tłumaczeniowych w Radzie w 2004 r. należy zauważyć, że liczba posiedzeń zmniejszyła się w tym roku o 8 %. Ponadto należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

– od dnia 1 maja 2004 r. odbyło się mniej posiedzeń tłumaczonych ustnie w oparciu o decyzję nr 56/04 SG/WP;

– stare Państwa Członkowskie (była UE15) skierowały mniej wniosków o tłumaczenie ustne w roku 2004 niż w latach poprzednich;

– DG ds. Tłumaczeń Ustnych nie była w stanie zapewnić we wszystkich przypadkach wnioskowanego tłumaczenia ustnego dla nowych języków.

28. Należy dodać, że z budżetu Rady pokrywanych jest również 50 % wydatków związanych z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń Coreperu.

35. Fakt, że definicja pojęcia "MAD" nie jest jasna i ulegała na przestrzeni lat częstym zmianom, podważa wiarygodność każdej opartej na nim analizy.

49. Należy wspomnieć, że nawet jeśli Rada odwołuje posiedzenie, na potrzeby którego tłumaczenie ustne zostało zamówione i musi zostać opłacone, nie oznacza to, że tłumacze pozostają bezczynni. Z doświadczenia Rady wynika, że DG ds. Tłumaczeń Ustnych może skierować część tych tłumaczy na inne posiedzenia odbywające się w Komisji lub w innych instytucjach obsługiwanych przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych i robi to.

94. Sekretariat Generalny Rady popiera pomysł przeprowadzenia niezależnej analizy dotyczącej możliwych korzyści płynących z utworzenia jednego międzyinstytucjonalnego biura świadczącego usługi tłumaczenia ustnego wszystkim instytucjom UE.

ODPOWIEDZI KOMISJI

STRESZCZENIE

I. DG ds. Tłumaczeń Ustnych umożliwia wielojęzyczną komunikację, która stanowi rdzeń wspólnotowego procesu decyzyjnego. Pozwala ona na równe traktowanie pod względem językowym wszystkich Państw Członkowskich, umożliwiając każdemu z nich zwracanie się do instytucji we własnym języku oficjalnym. Dyrekcja podtrzymuje również wielojęzyczność Unii, która to kwestia stała się drażliwym zagadnieniem politycznym. Przewodnimi zasadami, którymi Komisja kieruje się, zapewniając tłumaczenia ustne, jest odpowiadanie rzeczywistym potrzebom, wysoka jakość, dostępność i efektywność pod względem kosztów.

II. Uwzględniając zasadę zaspokajania rzeczywistych potrzeb w oszczędny sposób, Komisja ma zapewniać dostępność tłumaczy ustnych najwyższej jakości, których usług wymaga polityczny charakter działań Unii Europejskiej. DG ds. Tłumaczeń Ustnych zatrudnia stałych tłumaczy, aby zagwarantować dostępność i ciągłość usług tłumaczeniowych wysokiej jakości, której wymagają instytucje. W przypadkach, w których zapotrzebowanie na tłumaczenia ustne przekracza zasoby DG ds. Tłumaczeń Ustnych, zatrudniani są tłumacze zewnętrzni (PTK - pomocniczy tłumacze konferencyjni) zapewniający tę samą jakość.

V. Z zasady DG ds. Tłumaczeń Ustnych Komisji rozpatruje zamówienia na tłumaczenia ustne z uwagą i udostępnia innym służbom informacje o językach nieużywanych podczas poszczególnych spotkań. Dzięki współpracy ze służbami Komisji dyrekcja zapewnia jedynie potrzebne kombinacje językowe, w zakresie, w jakim da się je przewidzieć.

VI. Średnia kwota 1 046 euro na tłumacza dziennie jest całkowitą sumą obejmującą wydatki na szkolenie stałych tłumaczy, wsparcie dla krajowych instytucji szkoleniowych, wewnętrzne i zewnętrzne kampanie popularyzacyjne oraz doradztwo w zakresie określania polityk i technicznych aspektów komunikacji wielojęzycznej.

VIII. Sprawozdania z sesji tłumaczeniowych obejmują szczegóły dotyczące języków używanych podczas poszczególnych spotkań i są one sporządzane w przypadku 82,5 % spotkań obsługiwanych przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych. DG ds. Tłumaczeń Ustnych koncentruje się na zwracaniu uwagi Dyrekcjom Generalnym na marnowanie środków związane z wielokrotnymi zamówieniami dyrekcji dotyczącymi obsługi języków, które nie są ostatecznie używane.

WSTĘP

6. Należy sprecyzować, że w państwach, które kolejno sprawują prezydencję Rady Unii, na zamówienie i na koszt tych państw, Komisja od kilku lat zapewnia zespoły tłumaczy ustnych, obsługujące spotkania organizowane przez prezydencję, poza spotkaniami ustalonymi przez państwa i Radę. Spotkania te z czasem stały się istotną częścią działalności DG ds. Tłumaczeń Ustnych.

8. DG ds. Tłumaczeń Ustnych zatrudnia stałych tłumaczy (urzędników), aby zagwarantować dostępność i ciągłość usług tłumaczeniowych wysokiej jakości, której wymagają obsługiwane przez nią instytucje. Stali tłumacze odgrywają istotną rolę w dziedzinach takich, jak szkolenie i dobór tłumaczy, nie wspominając już o kontroli jakości. Dostępność stałych tłumaczy pozwala również na przypisanie ich do stałych zespołów, obsługujących spotkania wysokiego szczebla o delikatnej tematyce politycznej lub bardzo szczegółowe spotkania techniczne, co stanowi bardzo istotny czynnik pozwalający na zapewnienie tłumaczenia wysokiej jakości podczas tych spotkań.

10. W maju 2004 r. Rada wprowadziła system tłumaczenia ustnego "na żądanie", którego skutkiem było obniżenie ilości zamawianych tłumaczeń. Tendencja ta potwierdziła się w ciągu pierwszych czterech miesięcy 2005 r., ponieważ całkowita wydajność była równa aktywności tłumaczeniowej za ten sam okres 2004 r., podczas gdy liczba języków, z których i na które zamawiano tłumaczenia, wzrosła z 11 do 20. Jednak system ten charakteryzuje się wyższym ryzykiem wzmożonej aktywności i przestojów, co sprawia, że trudno jest zapewnić optymalne wykorzystanie zasobów. Ponadto monitorować należy wpływ bieżącego systemu na dostępność usług tłumaczenia ustnego, ponieważ konieczny jest stabilny minimalny poziom aktywności zapewniający utrzymanie odpowiedniej dyspozycyjności oraz poziomu obsługi pozwalających na zaspokojenie zapotrzebowania w okresach wzmożonej aktywności.

CEL I ZAKRES KONTROLI

13. Aby utrzymać koszty podróży PTK na jak najniższym poziomie, konieczne jest planowanie spotkań z sześciotygodniowym wyprzedzeniem, może to jednak wiązać się z szeregiem odwoływanych zamówień, ponieważ wiele delegacji uznaje ten okres za zbyt długi.

W przypadku odwołania spotkania tłumacze w miarę możliwości przydzielani są do obsługi innych spotkań. Nowy system oparty na liczeniu sesji tłumaczeń ustnych, który zamierza wprowadzić DG ds. Tłumaczeń Ustnych, w należyty sposób uwzględniłby odwoływane spotkania i pozwalałby na wyraźniejszy obraz kosztów zarówno zamówień, jak i odwołań.

UWAGI

15. Komisja przyjęła procedury oparte na zasadzie zaspokajania "rzeczywistych potrzeb" w 1984 r. i potwierdziła je w 2002 r., wprowadzając rozróżnienie pomiędzy spotkaniami politycznymi a technicznymi. DG ds. Tłumaczeń Ustnych prowadzi aktywne monitorowanie języków używanych podczas spotkań, zobowiązując kierownika zespołu tłumaczy do wypełnienia sprawozdania z sesji i systematycznego informowania organizatorów spotkań o językach zamawianych, ale nieużywanych, co stanowić ma zachętę do stosowania polityki odpowiadającej rzeczywistym potrzebom. To, że język nie będzie używany, zależy od rozwoju spotkania oraz innych parametrów, nie zależy zaś ani od służb tłumaczeń ustnych, ani od organizatorów spotkania. W przypadku zamówień z innych instytucji DG ds. Tłumaczeń Ustnych nie jest w stanie zadecydować, czy dany język jest konieczny, nie może również przewidzieć, w których językach będą mówić delegaci, ani których będą słuchać.

23. DG ds. Tłumaczeń Ustnych dokłada wszelkich wysiłków, aby zapewnić zamawiane kombinacje językowe, ale nie może w żaden sposób wpłynąć na ustalenia językowe podjęte z powodów politycznych. Nie da się przewidzieć, że dany język nie będzie używany. Delegaci mogą używać języka innego niż ich język ojczysty z powodu nieprzewidzianych sytuacji podczas spotkania lub po prostu nie zabierać głosu, nadal słuchając tłumaczenia. Jednak w przypadku gdy zdarzy się, że obsługa jakiejś kabiny jest niepotrzebna, odpowiedzialny tłumacz kontaktuje się z działem planowania spotkań, który usuwa dany język aktywny i w miarę możliwości przenosi tłumaczy na inne spotkania. Cytat mówiący o "1.750 zapłaconych, lecz nie wykorzystanych dni tłumaczenia" nie uwzględnia przenoszenia tłumaczy na inne spotkania ani tego, że dana delegacja może słuchać tłumaczenia, ale nie zabierać głosu.

24. Komisja dokładnie przeanalizowała możliwość wprowadzenia wewnętrznego systemu rozliczania Dyrekcji Generalnych Komisji, uznała jednak, że związany z nim nakład pracy administracyjnej znacznie przekroczyłby wszelkie ewentualne korzyści. Instytucje, takie jak Rada Europy czy UNESCO, mają inną skalę niż Komisja, a nakład tłumaczenia ustnego oraz liczba języków roboczych, których tłumaczy nie brakuje, stanowi jedynie ułamek działalności tłumaczeniowej Komisji.

W ramach cotygodniowego procesu negocjacji DG ds. Tłumaczeń Ustnych uwzględnia ranking priorytetów sporządzony przez każdą z Dyrekcji Generalnych oraz całkowite dostępne zasoby w szerszych ramach czasowych niż dzień, na który zamówiono spotkanie, oraz proponuje rozwiązania alternatywne, aby osiągnąć równowagę pomiędzy potrzebami politycznymi i optymalnym wykorzystaniem zasobów.

Przyjęty przez Radę system "na żądanie" nie gwarantuje w pełni stabilności zapotrzebowania i zmniejsza jego przewidywalność. DG ds. Tłumaczeń Ustnych zapewnia w Radzie z zasady stałą liczbę dni tłumaczenia.

DG ds. Tłumaczeń Ustnych obecnie testuje wraz z udziałem klientów nowy, oparty na sesjach tłumaczeniowych system obliczania zapewnianej obsługi tłumaczeniowej, który bardziej odpowiada rzeczywistości, ponieważ jest powiązany z rzeczywiście wykorzystanymi zasobami i tym samym powinien przyczynić się do ograniczenia poziomu ryzyka związanego z zarządzaniem. Stosowanie nowego systemu zapewni klientom dokładniejsze prognozy i dane dotyczące korzystania z tłumaczenia i jego kosztów.

26. Państwa Członkowskie mają prawo do zamawiania i otrzymywania tłumaczenia potrzebnego im i ich delegacjom, które często składają się z więcej niż jednej osoby. Każdy z delegatów może mieć różne umiejętności w zakresie wypowiadania się w językach obcych lub ich rozumienia i w związku z tym będzie w różny sposób korzystał z tłumaczenia (np. niektórzy delegaci słuchają bezpośrednio angielskiego, ale wolą mówić we własnym języku, inni mówią po angielsku, ale słuchają tłumaczenia na ich język ojczysty). Z tej przyczyny trudno jest ocenić, czy język można uznać za niekonieczny, ponieważ nikt w nim nie mówił.

31. Ogłoszenia o konkursach na tłumaczy ustnych w ramach rozszerzenia opublikowano na początku kwietnia 2003 r., to znaczy 13 miesięcy przed rozszerzeniem, a nabór zakończono między marcem i listopadem 2004 r., w zależności od języka (konkurs z języka maltańskiego został zakończony w grudniu 2003 r., jednak nie wyłoniono żadnych laureatów).

W przypadku niektórych nowych języków niewystarczająca liczba laureatów jest spowodowana w szczególności brakiem tłumaczy wykształconych zgodnie z międzynarodowymi normami.

35. Komisja ma również świadomość pewnych niedociągnięć systemu udostępniania tłumaczy (BMA) stosowanego do rozliczania instytucji, organów i agencji będących klientami. Z tego powodu Komisja przygotowała nowy system pomiaru ilości zapewnionych tłumaczeń oparty na pojęciu "sesji tłumaczeniowych". Ten nowy system jest bliższy rzeczywistości i Komisja gotowa jest wprowadzić rozliczanie na nim oparte. System obejmuje opcje pozwalające instytucjom przewidzieć z większą dokładnością koszt spotkania, zaraz po złożeniu zamówienia. Pomysł ten został już w 2004 r. przedstawiony Radzie, Komitetowi Ekonomiczno-Społecznemu i Komitetowi Regionów; równolegle z istniejącym systemem BMA prowadzone są również symulacje, których celem jest formalne wprowadzenie w 2006 r. nowego systemu opartego na sesjach tłumaczeniowych.

37-38. Średnia kwota 1.046 euro na dzień tłumaczenia obliczona w odniesieniu do DG ds. Tłumaczeń Ustnych jest całkowitą sumą obejmującą wydatki na szkolenie i wsparcie dla programów szkoleniowych, wewnętrzne i zewnętrzne kampanie popularyzacyjne oraz doradztwo w zakresie określania technicznych aspektów komunikacji wielojęzycznej. DG ds. Tłumaczeń Ustnych zapewnia zamawiane tłumaczenia, aby ułatwić proces decyzyjny przebiegający w instytucjach europejskich.

40. W 2003 r. wielu stałych tłumaczy zaangażowało się w przygotowania do rozszerzenia, uczestniczyli oni w szkoleniach w zakresie nowych języków, udzielali pomocy w ramach różnych programów szkoleniowych na uniwersytetach w krajach przystępujących oraz zasiadali w komisjach na egzaminach dla tłumaczy zewnętrznych. Ponadto dwa nadzwyczajne szczyty przygotowujące rozszerzenie sprawiły, że odwołano wszystkie inne spotkania w Radzie przewidziane na te okresy. Dwa dni strajku w 2003 r. sprawiły, że aktywność tłumaczy wewnętrznych spadła o około 1 %.

45. Ze względu na polityczny charakter działań instytucji oraz konieczność zagwarantowania dostępności i ciągłości usług tłumaczenia ustnego DG ds. Tłumaczeń Ustnych musi utrzymywać ograniczoną liczbę tłumaczy rezerwowych. Iluzoryczną oszczędnością byłoby zlikwidowanie rezerwy, ponieważ uniemożliwiłoby to zastępowanie nieobecnych tłumaczy, pozwalające na zapewnienie potrzebnych kombinacji językowych z uwzględnieniem wszystkich języków pośrednich wykorzystywanych do tłumaczenia, konieczne, aby umożliwić tłumaczenie, co oznaczałoby sparaliżowanie pracy całego zespołu tłumaczy ustnych. Ponieważ nieobecność jednego tłumacza mogłaby wiązać się z koniecznością odwołania całego spotkania, istnienie rezerwy należy uznać za rozsądny środek zarządzania ryzykiem. Ponadto ze względu na charakter tłumaczenia ustnego oraz aby zapewnić wysoką jakość, DG ds. Tłumaczeń Ustnych jest stroną Umowy w sprawie warunków pracy, ograniczającej liczbę sesji tłumaczeniowych, które tłumacz może przepracować, i ustanawiającej ustalenia dotyczące dyżurowania. Analizując obowiązek dyżurowania, należy uwzględnić ponadto dwa dodatkowe aspekty:

– w przypadku wewnętrznych tłumaczy, którzy zgodnie z Regulaminem pracowniczym mają prawo do pracy przez pół dnia w określone dni, często trudno jest oddelegować ich do pracy w drugiej połowie dnia;

– Regulamin pracowniczy nie pozwala instytucjom na nakłanianie pracowników do wykorzystania urlopu w określonych porach, takich jak okresy obniżonej aktywności.

DG ds. Tłumaczeń Ustnych prowadzi już aktywną politykę zachęcania do wykorzystywania urlopu w okresach obniżonej aktywności i w tym czasie koncentruje się na zapewnianiu szkoleń. Komisja będzie prowadzić dalsze wysiłki w celu obniżenia domyślnych kosztów dyżurowania. Jednak z powyższych powodów, jak i z przyczyn odwoływania spotkań w ostatniej chwili przez inne instytucje, zakres rzeczywistych oszczędności na tym polu jest ograniczony.

46. Komisja może wyszukiwać informacje na temat odwołanych spotkań i przedstawić sposób, w jaki tłumacze zostali przypisani do innych spotkań; jednak jako że chodzi o ciągły proces, śledzenie go byłoby czasochłonne, a jego koszty najprawdopodobniej byłyby większe niż korzyści z niego płynące.

47. Fakt, że było dziewięć dni roboczych, w czasie których domyślnie dyżurowało 100 wewnętrznych tłumaczy ustnych, jest jedynie ilustracją zmian planowanego porządku spotkań w ostatniej chwili, związanych z wyjątkowymi okolicznościami: nadzwyczajnymi szczytami Rady Europejskiej, które spowodowały odwołanie wszystkich innych spotkań w Radzie, oraz dwóch dni strajku. Umowy z PTK nie mogą być unieważniane w ciągu 60 dni przed rozpoczęciem zlecenia, ale dla ograniczenia kosztów umowy te są przekształcane na umowy lokalne. Tłumacze stali, których spotkania są odwoływane, są przenoszeni do dyżurowania.

48. Służba tłumaczeń ustnych nie ma wpływu na tempo spotkań ani na treść porządku obrad. Delegaci spotykają się w odpowiednim dla siebie czasie, a służby tłumaczeniowe zapewniają zamawiane usług tłumaczeniowe.

54.

a) Podstawę systemu cen DG ds. Tłumaczeń Ustnych stanowi stawka zryczałtowana korygowana w zależności od rodzaju zamówienia; i tak spotkania zarezerwowane z krótkim wyprzedzeniem, spotkania o późnej porze, spotkania odbywające się w weekendy bądź w święta państwowe kosztują więcej. Rachunki wystawiane są również za spotkania odwołane. Stosowanie różnych cen dla różnych języków jest politycznie nie do przyjęcia, gdyż podważa umocnioną przez Traktat zasadę równości.

b) Komisja odnotowuje deficyt, ponieważ instytucje będące klientami od zawsze płaciły mniej, niż wynosi pełna cena wymagana przez DG ds. Tłumaczeń Ustnych. Komisja ma również świadomość pewnych niedociągnięć systemu udostępniania tłumaczy (BMA). Z tego powodu Komisja przygotowała nowy system pomiaru ilości zapewnionych tłumaczeń ustnych i niedługo będzie gotowa na wprowadzenie nowego systemu rozliczania w oparciu o sesje tłumaczeniowe. System ten lepiej odzwierciedla rzeczywistość i zawiera elementy, które pozwalają przewidzieć z większą dokładnością koszt spotkania, gdy tylko zostanie złożone zamówienie. Po przeprowadzeniu symulacji, w 2004 r. system został przedstawiony Radzie, Komitetowi Ekonomiczno- Społecznemu i Komitetowi Regionów. W 2005 r. oba systemy rozliczania funkcjonują równolegle; celem jest zastosowanie w 2006 r. w instytucjach systemu rozliczania w oparciu o sesje tłumaczeniowe.

c) Cena stosowana w DG ds. Tłumaczeń Ustnych jest dostosowana do potrzeb rozliczania między instytucjami, ale w założeniu nie obejmuje całości poniesionych kosztów.

d) Umowa o poziomie świadczonych usług, uzgodniona z instytucjami będącymi klientami, uwzględnia zaplecze logistyczne i zasoby udostępnione do celów organizowania spotkań, ale nie zapobiega przestojom, gdyż każda instytucja określa swoje zapotrzebowanie w świetle swoich planów i harmonogramu politycznego, na które służby tłumaczeniowe Komisji nie mają obecnie żadnego wpływu.

e) Chociaż wprowadzenie nowego systemu rozliczania sprawi, że rozliczanie będzie wymagało mniejszego nakładu pracy, DG ds. Tłumaczeń Ustnych ma świadomość tego, że w zarządzaniu zasobami służb tłumaczeniowych maksymalną skuteczność można osiągnąć jedynie, łącząc ze sobą systemy informatyczne poszczególnych instytucji, dlatego też będzie kontynuowała starania w tym kierunku. Z przyczyn związanych z zabezpieczeniami i różnicami w strukturze systemów stworzenie połączeń informatycznych między instytucjami wymaga dłuższego czasu.

55. Komisja z zadowoleniem odnotowuje postępy, jakie służby tłumaczeniowe poczyniły w dziedzinie współpracy międzyinstytucjonalnej. Osiągnięcia wykraczają poza zalecenia przedstawione w "Raporcie Chêne'a", obejmując takie dziedziny, jak szkolenia oraz, od niedawna i w ograniczonym stopniu, wymianę stałych zasobów.

– (tiret czwarte) Różne warunki pracy stosowane w odniesieniu do tłumaczy ustnych w różnych instytucjach nadal są przeszkodą do osiągnięcia optymalnego stopnia wymian. Niemniej jednak w ciągu ostatnich lat służby tłumaczeniowe poczyniły wysiłki w celu uzyskania postępów w każdej dziedzinie współpracy międzyinstytucjonalnej.

56. W zakresie współpracy międzyinstytucjonalnej dokonano rzeczywistych postępów. Poszczególne służby nadal dostosowują w miarę możliwości swój sposób funkcjonowania w celu usprawnienia dziedzin takich, jak obustronne korzystanie ze stałych zasobów; dzielą się też pracą w okresach intensywnej działalności. Jednakże, jak wynika z raportu z roku 2002, sporządzonego przez międzyinstytucjonalną grupę roboczą pod przewodnictwem Claude'a Chêne'a, istnieją jeszcze inne dziedziny, w których można nawiązać i zacieśnić współpracę, nie kwestionując przy tym autonomii politycznej żadnej z instytucji.

57.

a) Konkurencję pomiędzy służbami tłumaczeniowymi w zakresie zatrudniania PTK ograniczono, podpisując z AIIC (Międzynarodową Organizacją Tłumaczy Konferencyjnych) umowę, do której stosują się wszystkie instytucje. Niemniej jednak polepszenie koordynacji służb rekrutacyjnych stanowi wyraźny cel na tym etapie rozwoju współpracy międzyinstytucjonalnej.

b) Służby tłumaczeniowe pracują nad usprawnieniem systemów łączności pomiędzy instytucjami pomimo napotykanych trudności związanych z zabezpieczeniami i różnicami w strukturze systemów informatycznych. Przewiduje się, że w roku 2005 nastąpi istotny postęp w tej dziedzinie. Z powodu różniących się warunków pracy i innych przepisów odnoszących się do pracowników nie ustanowiono jeszcze międzyinstytucjonalnej polityki w zakresie wymiany stałych tłumaczy; mimo to odpowiednie służby nadal pracują nad rozwiązaniem tych problemów. Stały poziom usług można jednak zagwarantować tylko w drodze wiążących decyzji, nie zaś decyzji ad hoc.

c) Obecna organizacja pozwala już na ograniczenie kosztów podróży w oparciu o rozpatrywanie osobno poszczególnych przypadków, przy wykorzystaniu obecności pozamiejscowych PTK zakontraktowanych już przez inną instytucję na sąsiadujące dni. Oczekuje się, że łączność między systemami informatycznymi poszczególnych instytucji w zakresie dostępności zasobów i całościowego zarządzania tłumaczami zewnętrznymi zostanie w pełni osiągnięta we wrześniu 2005 r.

d) Wspólne zarządzanie tłumaczami zewnętrznymi, obejmujące rekrutację, kontrolę jakości i dokonywanie płatności, będzie funkcjonować w pełni, gdy zostanie zapewniona łączność za pośrednictwem Internetu pomiędzy systemami informatycznymi poszczególnych instytucji, tj. we wrześniu 2005 r., po zakończeniu trwającego teraz etapu próbnego.

58. Utworzenie wspólnych służb zapewniających tłumaczenia ustne dla wszystkich instytucji UE wymagałoby podjęcia przez wszystkie instytucje decyzji na szczeblu politycznym. Komisja jest przekonana, że zacieśnienie współpracy międzyinstytucjonalnej mogłoby przynieść korzyści skali i oszczędności, nie kwestionując przy tym autonomii instytucji w kwestii budżetu, pracowników i umiejętności dostosowania priorytetów do programu politycznego. Aby zapoczątkować proces oceny korzyści z utworzenia wspólnych służb tłumaczeniowych w porównaniu z usprawnieniem współpracy międzyinstytucjonalnej, konieczne byłoby uzyskanie wyraźnego sygnału ze strony pozostałych instytucji w kwestii tego, że wolą one dążyć do utworzenia takich służb, niż kontynuować usprawnianie współpracy międzyinstytucjonalnej. W rzeczy samej ogromny wysiłek i znaczne środki doprowadziły już do połączenia biur płac, stworzenia wspólnej listy akredytowanych tłumaczy zewnętrznych i zorganizowania wspólnych konkursów i testów akredytacyjnych. Wysiłki te powinny zostać ujednolicone i wzmocnione, a wyniki przeanalizowane: przed podjęciem decyzji w sprawie kroków, jakie należy podjąć, konieczne jest dokonanie szczegółowej analizy potencjalnych korzyści i oszczędności.

59. Wahania w liczbie zamówień na tłumaczenia ustne sprawiają, że średni stosunek liczbowy między tłumaczami stałymi a tłumaczami zewnętrznymi wynajętymi na potrzeby służb tłumaczeniowych zmienia się z roku na rok. Na przykład w okresie poprzedzającym rozszerzenie zredukowano liczbę stałych tłumaczy zapewniających tłumaczenia ustne, gdyż pewna liczba tłumaczy znajdowała się już w państwach przystępujących, pomagając przy przygotowaniu rozszerzenia, zaś inni tłumacze zasiadali w komisji egzaminacyjnej podczas testów akredytacyjnych dla nowych języków. W odniesieniu do tych ostatnich języków należy przypomnieć, że służby tłumaczeniowe funkcjonują obecnie głównie w oparciu o tłumaczy zewnętrznych, w wyniku czego od dnia 1 maja 2004 r. wzrósł odsetek tłumaczeń przez nich wykonywanych.

60. Zmiana tych proporcji nie nastąpi z dnia na dzień. Niemniej jednak możliwe jest planowanie długoterminowe. Kwestia kombinacji językowych uniemożliwia służbom tłumaczeniowym zastosowanie ścisłych proporcji, gdyż tłumacze różnią się liczbą języków, jakie znają, zaś stali tłumacze bardzo często mają szerszą kombinację językową niż tłumacze zewnętrzni. Stali tłumacze są potrzebni również do utrzymywania kontroli jakości, zapewnienia ciągłości spotkań oraz poufności podczas politycznie delikatnych spotkań.

61. W 2003 r. zorganizowano konkurs dla tłumaczy języka greckiego, a na 2006 r. przewidziano konkurs dla tłumaczy języka portugalskiego. Podział pomiędzy miejscowymi i pozamiejscowymi tłumaczami zewnętrznymi uległ zmianie wraz z wprowadzeniem przez Radę systemu "na żądanie". Obecnie zatrudnia się więcej miejscowych tłumaczy zewnętrznych, gdyż pozamiejscowi przenieśli swoją siedzibę zawodową do Brukseli, co pozwoliło na znaczną redukcję kosztów.

63. Wyższe koszty podróży dla PTK wynikają z obowiązku ścisłego zastosowania warunków umowy przez Komisję oraz przestrzegania warunków wiążących Komisję w kwestii zwracania kosztów podróży. Poprzez informacje o cenach podróży PTK są zachęcani do zakupu możliwie najtańszych biletów, podczas gdy stali tłumacze mogą korzystać ze stawek za rezerwacje biznesowe i ze stawek podlegających ograniczeniom.

68. DG ds. Tłumaczeń Ustnych ma obowiązek przestrzegania warunków umowy i zasad jej wykonania, według których PTK nie jest zobowiązany do udowodnienia tego, że zakupiony przez niego bilet był najtańszy z dostępnych. Jeśli przestrzegano warunków umowy, DG ds. Tłumaczeń Ustnych musi zwrócić pieniądze za zakupiony bilet. Polityka handlowa linii lotniczych również nie pozostaje bez wpływu na koszt biletów.

70. DG ds. Tłumaczeń Ustnych nie ma swobody śledzenia zmian warunków rynkowych, gdyż wiążą ją warunki umowy. Podczas rekrutacji PTK stosuje się zaostrzone kryteria, a jakość gwarantuje przestrzeganie umowy w sprawie warunków pracy zapewnianych tłumaczom ustnym. Jakość tłumaczeń zapewnianych przez PTK jest często przedmiotem sprawozdań, a wszyscy oni, aby znaleźć się na międzyinstytucjonalnej liście tłumaczy zewnętrznych, zdali test akredytacyjny. Podczas okresów niskiej aktywności mają oni również możliwość uczestniczenia w szkoleniach językowych.

71. Istniejąca umowa nie przewiduje możliwości dokonywania mniejszych płatności w przypadku spotkań odwołanych. Niemniej jednak Komisja płaci swoim PTK mniej niż inne międzynarodowe instytucje.

73. DG ds. Tłumaczeń Ustnych zdaje sobie sprawę z bardzo wysokiego stopnia usatysfakcjonowania w odniesieniu do jakości tłumaczeń, jakie zapewniają jej służby tłumaczeniowe. DG ds. Tłumaczeń Ustnych podejmuje wszelkie starania zmierzające do utrzymania tej wysokiej opinii, proponując na przykład szkolenia tematyczne. Ponadto firmie zewnętrznej powierzono przeprowadzenie badania na temat polepszenia dokumentacji, aby usprawnić dostarczanie tłumaczom odpowiedniej dokumentacji przed spotkaniami. Końcowe sprawozdanie na ten temat ma zostać przedstawione w 2005 r.

76. Istnieje wyraźna polityka utrzymywania zespołów przypisanych do trudnych spotkań w niezmienionym składzie, choć nieprzewidziane wydarzenia lub kwestie dostępności zasobów czasami to uniemożliwiają.

Funkcjonuje system oparty na "wolontariacie" (tłumacze mogą wyrazić zainteresowanie poszczególnymi spotkaniami); zwraca się przy tym uwagę na utrzymywanie stałych składów zespołów.

78. Tłumacz ustny to zawód wymagający wysokiego wyspecjalizowania i maksymalnego skoncentrowania uwagi. Aby zagwarantować jakość, niezbędne są zatem szczególne warunki pracy. Istniejące ograniczenia, na przykład maksymalnie 4 godziny pracy rano, obowiązkowe 90 minut przerwy obiadowej i kończenie zwykłego dnia pracy o godzinie 18.30, to środki wprowadzone w celu zapewnienia odpowiedniej jakości tłumaczeń bez względu na upływający czas. Niemniej jednak organizatorzy spotkania mogą uzyskać zgodę na przedłużenie jego czasu trwania poza godzinę 18.30, jeżeli z wyprzedzeniem złożą o to zwykły wniosek.

81. Aby zagwarantować jak najlepszy stosunek jakości do ceny, sześciotygodniowe wyprzedzenie zostało uznane przez Komisję za rozsądny okres, umożliwiający właściwe przewidywanie, planowanie i zarządzanie zasobami. Wyprzedzenie to może stwarzać problemy innym instytucjom, ale DG ds. Tłumaczeń Ustnych próbuje rozpatrywać każdy problem osobno. Późno złożone zamówienia generują wyższe koszty.

WNIOSKI I ZALECENIA

82. Komisja przyjmuje do wiadomości, że jej wysiłki w celu ograniczenia wydatków na tłumaczenia ustne w ciągu ostatnich pięciu lat zostały dostrzeżone.

83. Rozszerzenie to proces wymagający planowania z wyprzedzeniem. Chociaż DG ds. Tłumaczeń Ustnych dużo wcześniej przedsięwzięła liczne działania mające na celu uświadomienie tego faktu wszystkim nowym Państwom Członkowskim i służyła pomocą w utworzeniu i zarządzaniu kursami szkoleniowymi w zakresie tłumaczeń konferencyjnych, nadal brakuje tłumaczy, w szczególności w przypadku niektórych nowych języków. Niemniej jednak Komisja nie może przejąć odpowiedzialności Państw Członkowskich w zakresie zapewnienia kwalifikacji w dziedzinie tłumaczeń ustnych i zagwarantowania konkretnej liczby odpowiednio wykwalifikowanych tłumaczy.

84. Ogłoszenia o konkursach na tłumaczy ustnych w ramach rozszerzenia opublikowano na początku kwietnia 2003 r., to znaczy 13 miesięcy przed rozszerzeniem, a nabór zakończono między marcem i listopadem 2004 r., w zależności od języka (konkurs z języka maltańskiego został zakończony w grudniu 2003 r., jednak nie wyłoniono żadnych laureatów).

W przypadku niektórych nowych języków niewystarczająca liczba laureatów jest spowodowana w szczególności brakiem tłumaczy wykształconych zgodnie z międzynarodowymi normami.

86. Służby tłumaczeniowe zapewniają tłumaczenia dobrej jakości, w sposób i w terminie zgodnymi z zamówieniem. Podejmują odpowiednie działania w przypadku odwołania spotkań przez organizatorów, przypisując tłumaczy w zamian do innych spotkań. Komisja uznała sześciotygodniowe wyprzedzenie za rozsądny okres, umożliwiający właściwe przewidywanie, planowanie i zarządzanie zasobami. Wyprzedzenie to może czasami stwarzać problemy innym instytucjom, ale DG ds. Tłumaczeń Ustnych rozpatruje każdy problem osobno.

87. Ograniczona liczba tłumaczy rezerwowych pozostaje na dyżurach w ramach polityki zarządzania ryzykiem w celu uniknięcia kosztów odwołania i aby umożliwić DG ds. Tłumaczeń Ustnych spełnienie obowiązujących ją wymogów jakości, dostępności i ciągłości. Ze względu na polityczną naturę instytucji, jakim DG służy, niemożność przestrzegania tych wymogów uczyniłaby jej cele zbędnymi.

88. DG ds. Tłumaczeń Ustnych byłaby w stanie wyszukać informacje na temat odwołanych spotkań i przedstawić sposób, w jaki tłumacze zostali przypisani do innych spotkań; jednak jako że chodzi o stale mający miejsce proces, prześledzenie go byłoby czasochłonne. Koszt w zakresie dodatkowych pracowników zniweczyłby wszelkie pochodzące z tego korzyści.

89. Uznaje się, że stawki rozliczeniowe, mimo że odpowiednie do celów międzyinstytucjonalnego rozliczania, są niższe od tych, jakie byłyby wymagane w celu uwzględnienia pełnych kosztów, gdyż uzgodnione stawki ustalono na drodze negocjacji między DG ds. Tłumaczeń Ustnych a instytucjami będącymi jej klientami. Ponadto DG ds. Tłumaczeń Ustnych nie mogłaby wycofać się z zapewnienia tłumaczeń z powodu zakończonego niepowodzeniem uzgadniania stawek rozliczeniowych.

90. W odniesieniu do Komisji umowa z AIIC jest ściśle wykonywana i w obecnych warunkach nie można osiągnąć żadnych dalszych oszczędności. Komisja jest zdania, że dalsze oszczędności można osiągnąć jedynie poprzez ponowne negocjowanie umowy. Ściślejsza integracja systemów informatycznych i bliższa współpraca międzyinstytucjonalna mają miejsce od 2002 r. i będą nadal uznawane przez Komisję za najwyższe priorytety w dziedzinie tłumaczeń konferencyjnych.

91. Komisja zgadza się co do tego, że należy rozważyć ponowne negocjowanie umowy z AIIC celem zastosowania podobnych uzgodnień w kwestii zwracania kosztów z podróży, co w przypadku stałych tłumaczy. Jednakże w kwestii umów specjalnych z biurami podróży, liniami lotniczymi czy hotelami DG ds. Tłumaczeń Ustnych uważa, że powielenie postawy, jaką przyjęła DG ds. Personelu i Administracji, byłoby nieskuteczne. Możliwość ponownego wynegocjowania umowy zapewniłaby również szersze korzyści, gdyby rozważono dostosowanie struktury wynagrodzeń PTK do zasad dotyczących stałych tłumaczy, wprowadzonych przez reformę administracji, jak również do nowej rzeczywistości rozszerzonej Unii. Ponowne negocjowanie umowy z AIIC wymaga zgody ze strony wszystkich instytucji UE, których to dotyczy.

93. Tłumacz ustny to zawód wymagający wysokiego wyspecjalizowania, dogłębnego przygotowania i maksymalnego skoncentrowania uwagi. Aby zagwarantować poziom jakości, jaki zadowoliłby klientów, niezbędne są szczególne warunki pracy. Wprowadzone w umowie w sprawie warunków pracy ograniczenia mają na celu zapewnienie odpowiedniej jakości tłumaczeń bez względu na upływający czas. Należy przypomnieć, że organizatorzy spotkania mogą uzyskać zgodę na przedłużenie jego czasu trwania, jeżeli złożą o to zwykły wniosek; dokonuje się wówczas zmiany składu zespołów lub innych ustaleń.

94. Utworzenie wspólnych służb zapewniających tłumaczenia ustne dla wszystkich instytucji UE wymagałoby podjęcia decyzji na szczeblu politycznym. Komisja jest przekonana, że zacieśnienie współpracy międzyinstytucjonalnej mogłoby przynieść korzyści skali i oszczędności, nie kwestionując przy tym autonomii instytucji w kwestii budżetu, pracowników i umiejętności dostosowania priorytetów do politycznego programu. Aby zapoczątkować proces oceny korzyści z utworzenia wspólnych służb tłumaczeniowych w porównaniu z usprawnieniem współpracy międzyinstytucjonalnej, konieczne byłoby uzyskanie wyraźnego sygnału ze strony pozostałych instytucji w kwestii tego, że wolą one dążyć do utworzenia takich służb, niż kontynuować usprawnianie współpracy międzyinstytucjonalnej. W rzeczy samej ogromny wysiłek i znaczne środki doprowadziły już do połączenia biur płac, stworzenia wspólnej listy akredytowanych tłumaczy zewnętrznych i zorganizowania wspólnych konkursów i testów akredytacyjnych. Wysiłki te powinny zostać ujednolicone i wzmocnione, a wyniki przeanalizowane: przed podjęciem decyzji w sprawie kroków, jakie należy podjąć, konieczne jest dokonanie szczegółowej analizy korzyści i oszczędności.

95. Komisja zgadza się na kontynuowanie wysiłków w kierunku konstruktywnego zareagowania na wyzwanie, jakim jest wielojęzyczność, przy jednoczesnym utrzymywaniu kosztów tłumaczeń pod kontrolą. Cel ten mógłby zostać osiągnięty poprzez zacieśnienie współpracy międzyinstytucjonalnej, zwłaszcza w odniesieniu do korzystania z usług stałych tłumaczy, oraz poprzez zbadanie możliwości uproszczenia i skonsolidowania w odniesieniu do warunków zwracania kosztów podróży i wynagrodzenia tłumaczy zewnętrznych w drodze ponownego wynegocjowania umowy z AIIC. Dopiero po utrwaleniu postępów w tych dziedzinach i po tym, jak instytucje jasno zdefiniują podejście polityczne w stosunku do ich autonomii w kwestiach związanych z tłumaczeniami, warto będzie rozważyć rozpoczęcie niezależnego badania na temat korzyści z utworzenia wspólnych, międzyinstytucjonalnych służb tłumaczeniowych.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2005.291.1
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie specjalne nr 5/2005: Koszty tłumaczeń ustnych ponoszonych przez Parlament, Komisję i Radę, wraz z odpowiedziami instytucji.
• Data aktu: 22/09/2005
• Data ogłoszenia: 23/11/2005