Instrukcja kancelaryjna, jednolite rzeczowe wykazy akt oraz instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

ROZPORZĄDZENIE

PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 18 stycznia 2011 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

Na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. Rozporządzenie określa:

1) instrukcję kancelaryjną,

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej "instrukcją archiwalną",

dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy, zwanych dalej "podmiotami".

2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kierowniku podmiotu, należy przez to rozumieć, odpowiednio, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), przewodniczącego zarządu związku międzygminnego, starostę, marszałka województwa, wojewodę oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki.

3. W stosunku do organów stanowiących gminy, powiatu i województwa zadania w zakresie postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych realizują odpowiednie podmioty i kierownicy tych podmiotów.

§ 2. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:

1) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

2) archiwista - realizującego zadania archiwum zakładowego pracownika podmiotu;

3) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

4) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy;

5) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

6) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

7) pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

8) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;

9) przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.);

10) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;

11) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej;

12) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

13) system EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

14) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

15) teczka aktowa - materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

§ 3. Instrukcja kancelaryjna, określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiotach, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§  4. 

1. Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

2. Wykaz akt dla:

1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia;

2) organów powiatu i starostw powiatowych stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;

3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia;

4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.

3. Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań.

4. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

5. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

6. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

7. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą".

8. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".

9. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez podmioty do dodania nowych klas.

10. Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 8;

2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;

3) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w ust. 7.

11. Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

§ 5. Instrukcja archiwalna, określająca organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym, stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia.

§  6. 

1. Z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia postępuje się następująco:

1) sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy albo

2) zakłada się nową sprawę, stosując odpowiednio § 28 ust. 3 lub § 55 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej.

2. Wyboru, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację do archiwum zakładowego.

3. W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.

4. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie rozporządzenia nie została w podmiotach zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie wykazów akt stanowiących odpowiednio załączniki nr 2-5 do rozporządzenia.

5. Do dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia w systemie EZD spełniającym wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy, oraz do dokumentacji nieelektronicznej powiązanej z tą dokumentacją elektroniczną, w sposób uwzględniający wymagania § 1 ust. 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej, stosuje się przepisy rozporządzenia.

6. System EZD, o którym mowa w ust. 5, niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

7. Jeżeli dotychczas stosowany w podmiocie system teleinformatyczny wymusza stosowanie określonej konstrukcji znaku sprawy lub separatora, można stosować tę konstrukcję, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

8. Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwum zakładowym przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zachowują ważność.

9. Lokal archiwum zakładowego niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

§ 7. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r.

§ 8. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia. ¹

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPIS TREŚCI:

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Czynności kancelaryjne w systemie EZD

Rozdział 3 Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

Rozdział 4 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

Załączniki do instrukcji

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:

1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz

2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.

3. Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.

4. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.

5. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

6. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;

2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:

a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot,

b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi - w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;

3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

7. Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco:

1) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo

2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

8. Wyboru, o którym mowa w ust. 7, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację archiwiście.

9. Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.

10. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.

§  2. 

1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.

2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście.

§ 3. W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.

§ 4. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1) tworzącą akta spraw;

2) nietworzącą akt spraw.

§  5. 

1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

7. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;

5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

8. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.JK2, gdzie "JK2" jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

9. Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego minus w następujący sposób: AB-C-V.123.78.2011.JK2, gdzie "AB-C-V" jest oznaczeniem komórki organizacyjnej.

§  6. 

1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

5) listy obecności;

6) karty urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.

§ 7. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:

1) akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;

2) dekretacja - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

3) dekretacja zastępcza - adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;

4) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;

5) naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;

6) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników;

7) punkt kancelaryjny - komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;

8) rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport;

9) rejestr przesyłek wpływających - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla całego podmiotu;

10) rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego podmiotu;

11) rejestr pism wewnętrznych - raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu;

12) spis spraw - narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.

§  8. 

1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

§  9. 

1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.

5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Rozdział  2

Czynności kancelaryjne w systemie EZD

§ 10. W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) wykonywania dekretacji;

3) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;

4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;

5) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

§  11. 

1. Użytkownikami systemu EZD mogą być wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

2. Użytkownicy systemu EZD mają dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do wykonywanych obowiązków służbowych.

§ 12. Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności, z zastrzeżeniem § 33 ust. 1 i § 34 ust. 3.

§  13. 

1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

7. Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa część A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

§  14. 

1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

§ 15. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

§  16. 

1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

2. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

3. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. W innym przypadku sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

§  17. 

1. Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, o którym mowa w § 13 ust. 6, w przypadku, gdy:

1) istnieje możliwość otwarcia koperty - na pierwszej stronie pisma;

2) nie ma możliwości otwarcia koperty - na kopercie.

2. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.

3. Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, o którym mowa w ust. 2, nanoszenie na przesyłkę identyfikatora przeznaczonego do odczytywania maszynowego.

4. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.

6. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4.

7. Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

8. System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

9. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

10. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.

§  18. 

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

6. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

§  19. 

1. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwaną dalej "ESP", dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwane dalej "UPO".

§  20. 

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.

3. Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.

5. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.

6. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

§  21. 

1. Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.

2. Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.

3. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.

4. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego.

5. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.

6. Przekazanie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.

7. Po zakończeniu sprawy:

1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;

2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych.

8. Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 7, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.

§  22. 

1. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

2. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez:

1) włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano, oraz termin zwrotu albo

2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.

3. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 2.

§  23. 

1. Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.

2. Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, o których mowa w § 20 ust. 4, przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.

§  24. 

1. Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.

2. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji.

3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

4. W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.

§  25. 

1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

§  26. 

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 przesyłkę dołącza do akt sprawy, w przypadku określonym w ust. 1 pkt 2 na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.

3. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

§  27. 

1. System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

1) dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

d) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

g) datę wszczęcia sprawy,

h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

2. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:

1) dowolnie wybranych okresów chronologicznych;

2) dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest to klasa.

§  28. 

1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej w sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.

§ 29. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz

2) odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.

§  30. 

1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

2. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

§  31. 

1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w systemie EZD:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) wiadomości poczty elektronicznej, o których mowa w § 18 ust. 2 pkt 2;

4) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 32 ust. 5, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

2. Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek lub pism włączonych do akt sprawy, w tym:

1) nadaje sprawie tytuł;

2) wpisuje do systemu EZD metadane dla przesyłek lub pism, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części C załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

3) uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

4) wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części B załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

3. Zestaw metadanych opisujących sprawę określa część D załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

§  32. 

1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

2) ustnie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

§  33. 

1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.

§  34. 

1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;

2) podpisanie odręczne wydruku.

2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.

5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.

6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

§ 35. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

2) przez punkt kancelaryjny;

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

§ 36. Punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki:

1) odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;

2) przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

§ 37. Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

§  38. 

1. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

2. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

3. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

Rozdział  3

Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

§  39. 

1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:

1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;

2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;

4) przesyłania przesyłek;

5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.

3. Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

4. W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania, o których mowa w § 1 ust. 5, do realizowania czynności, o których mowa w ust. 2, za wystarczający uznaje się system EZD.

§  40. 

1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

1) liczby porządkowej;

2) daty wpływu przesyłki do podmiotu;

3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna;

5) daty widniejącej na przesyłce;

6) znaku występującego na przesyłce;

7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;

8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

4. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3;

2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 3, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 3.

§  41. 

1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

§  42. 

1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

3. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

4. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

§ 43. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

§  44. 

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c) pozostałe.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

§  45. 

1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

§  46. 

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z § 42, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

§  47. 

1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających.

3. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

4. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

5. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

§ 48. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób oraz przekazania w sposób przyjęty w danym podmiocie. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.

§ 49. Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.

§  50. 

1. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.

2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

§  51. 

1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

§  52. 

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.

4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

§  53. 

1. Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym zawiera następujące dane:

1) odnoszące się do całego spisu:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,

b) oznaczenie komórki organizacyjnej,

c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie:

a) liczbę porządkową,

b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę wszczęcia sprawy,

g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.

2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.

3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.

4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).

7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

§  54. 

1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

3. Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

§  55. 

1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ........", i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

§ 56. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;

2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;

3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

§ 57. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) pisma przesłane za pomocą telefaksu;

4) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 44 ust. 3 i 4, § 45 ust. 3 i § 46 ust. 2;

5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 58 ust. 7, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

§  58. 

1. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

2. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania.

3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:

1) w postaci papierowej albo

2) w postaci elektronicznej.

4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.

6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;

2) ustnie.

8. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 6.

§  59. 

1. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.

2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:

1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;

2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).

§  60. 

1. Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punkt kancelaryjny.

2. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.

3. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.

4. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

§  61. 

1. Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje:

1) liczbę porządkową;

2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu;

3) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (na przykład urzędy gmin, szkoły podstawowe);

4) znak sprawy wysyłanego pisma;

5) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP).

2. Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;

2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.

§  62. 

1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1) pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej - na środku u góry;

2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;

5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem;

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 53:

1) ust. 5 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;

2) ust. 6 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3) ust. 7 - zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

§  63. 

1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.

3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie.

4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

Rozdział  4

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

§  64. 

1. W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności podmiotu lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, kierownik podmiotu zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe.

3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio § 28 ust. 3 i § 55 ust. 3.

4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

Załącznik Nr  1

A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym:			tak
1a	nazwa podmiotu niebędącego osobą fizyczną	tekst	wymagane, jeżeli nie określono 1b	nie
1b	nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion	wymagane, jeżeli nie określono 1a	nie
2	Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym:			nie
2a	kod pocztowy	tekst	opcjonalne	nie
2b	miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	wymagane	nie
2c	ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
2d	budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
2e	lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
2f	skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)	tekst	opcjonalne	nie
2g	kraj	tekst	wymagane	nie
2h	e-mail (adres poczty elektronicznej)	tekst	opcjonalne	tak
3	Data widniejąca na piśmie	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	wymagane	nie
4	Data nadania przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	opcjonalne	nie
5	Data wpływu przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia	wymagane	nie
6	Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	Data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
7	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)	tekst	opcjonalne	tak
8	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: ( \ ) - ukośnik lewy ( / ) - ukośnik prawy ( * ) - gwiazdka ( ? ) - znak zapytania ( : ) - dwukropek ( = ) - znak równości ( , ) - przecinek ( ; ) - średnik	wymagane	nie
9	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
10	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane	nie
11	Liczba załączników	liczba naturalna	opcjonalne	nie
12	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
13	Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD)	tekst	opcjonalne	tak
14	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie
15	Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)	tekst	opcjonalne	nie
16	Znak nadany przesyłce przez podmiot odpowiedzialny za jej treść	tekst	wymagane, jeżeli jest	nie

B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym			tak
1a	imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 30 ust. 1, akceptacja pisma, o której mowa w § 12)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
1b	stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a	tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
2	Oznaczenie adresata, w tym:			tak
2a	nazwa podmiotu niebędącego osobą fizyczną	tekst	wymagane, jeżeli nie określono 2b	nie
2b	nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion	wymagane, jeżeli nie określono 2a	nie
3	Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym:			nie
3a	kod pocztowy	tekst	opcjonalne	nie
3b	miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	wymagane	nie
3c	ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
3d	budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
3e	lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
3f	skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)	tekst	opcjonalne	nie
3g	kraj	tekst	wymagane	nie
3h	e-mail (adres poczty elektronicznej)	tekst	opcjonalne	tak
4	Data widniejąca na piśmie	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	wymagane	nie
5	Data nadania przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	opcjonalne	nie
6	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)	tekst	opcjonalne	tak
7	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: ( \ ) - ukośnik lewy ( / ) - ukośnik prawy ( * ) - gwiazdka ( ? ) - znak zapytania ( : ) - dwukropek ( = ) - znak równości ( , ) - przecinek ( ; ) - średnik	wymagane	nie
8	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
9	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane	nie
10	Liczba załączników	liczba naturalna	opcjonalne	nie
11	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
12	Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki	tekst	opcjonalne	tak
13	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie
14	Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)	tekst	wymagane	nie

C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami (zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść			tak
1a	imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 30 ust. 1, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, o których mowa w § 8 ust. 2, akceptacją pisma, o której mowa w § 12)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
1b	stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a	tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
2	Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
3	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.)	tekst	opcjonalne	tak
4	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: ( \ ) - ukośnik lewy ( / ) - ukośnik prawy ( * ) - gwiazdka ( ? ) - znak zapytania ( : ) - dwukropek ( = ) - znak równości ( , ) - przecinek ( ; ) - średnik	wymagane	nie
5	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
6	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane	nie
7	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
8	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie

D - Struktura metadanych opisujących sprawę

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść			tak
1a	imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane, jeżeli nie określono 1b	nie
1b	imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane, jeżeli nie określono 1a	tak
2	Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
3	Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika)	data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy	nie
4	Znak sprawy (zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt)	zgodnie z zasadami określonymi w § 5	wymagane	nie
5	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (na przykład przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na ..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
6	Dostęp - określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy)	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy	nie
7	Format	ustalona wartość "Multipart/Header-Set"	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy	nie
8	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy	ustalona wartość: Collection (nieuporządkowany zbiór danych)	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy	nie

* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.

Załącznik Nr  2

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu	Minimalna rozdzielczość	Minimalna ilość bitów na piksel	Zalecany format	Kompresja
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*), format A4 do A3	150 dpi	1 bit (czarno-białe)	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy A4 do A3	200 dpi	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno)	2500 pikseli na dłuższym boku	8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit	JPG	≥ 50%
teksty drukowane -czarno-białe, mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	1 bit	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy)	200 dpi	Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości	JPG DJVU	≥ 50%
teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**)	200 dpi	8 bit - kolor	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografia kolorowa	2500 pikseli na dłuższym boku	24 bit - kolor	JPG	≥ 50%

^*) To znaczy, że kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, na przykład gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a jedynie nagłówki, stopki, pieczątki, podpisy itp. są w innym kolorze.

**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW GMINY1) I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH ORAZ URZĘDÓW OBSŁUGUJĄCYCH TE ORGANY I ZWIĄZKI

SPIS

KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0	ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA
00	Organy kolegialne i jednoosobowe
01	Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
02	Udział gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski gminy
03	Współdziałanie gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
04	Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
05	Reprezentacja i promowanie gminy
06	Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych
07	Legislacja, obsługa prawna gminy i jej jednostek organizacyjnych
1	ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE
10	Udział w posiedzeniach organów kolegialnych gminy
11	Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach
12	Zbiory aktów normatywnych
13	Informatyzacja
14	Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
15	Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli
16	Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
17	Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
2	SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE
20	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
21	Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów gminy i kierowników podmiotów
22	Ewidencja osobowa
23		Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
24		Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
25		Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych gminy
26		Gospodarka materiałowa
27		Zamówienia publiczne
3		FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY
30		Planowanie i realizacja budżetu
31		Dochody, podatki i opłaty
32		Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
4		KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
40		Kultura
41		Zabytki
42		Kultura fizyczna
43		Turystyka i wypoczynek
44		System oświaty
5		WYBORY, REFERENDA, SPISY POWSZECHNE, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, STAN CYWILNY, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
50		Wybory i referenda, spisy powszechne
51		Stowarzyszenia i fundacje
52		Działalność organizacji pożytku publicznego
53		Sprawy społeczne i obywatelskie
54		Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami
55		Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
6		KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
60		Kształtowanie i ochrona środowiska
61		Gospodarowanie zasobami przyrody
62		Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
63		Ochrona wód i gospodarowanie wodami
64		Ochrona powierzchni ziemi
65		Gospodarowanie złożami i kopalinami
66		Geodezja i kartografia
67		Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
68		Gospodarowanie nieruchomościami
7		GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ OCHRONA PRAW KONSUMENCKICH
70		Gospodarka komunalna
71		Gospodarowanie budynkami, mieszkaniami i lokalami
72		Drogownictwo i system komunikacyjny
73		Wspieranie gospodarki i rynku pracy
74		Ochrona praw konsumenckich
8		OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
80		Ochrona zdrowia
81		Pomoc społeczna
82		Obsługa świadczeń w zakresie pomocy społecznej
83		Obsługa pozostałych świadczeń
84		Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

______

¹⁾ Wszędzie tam, gdzie mowa jest o "gminie", rozumie się odpowiednio "związek międzygminny" oraz miasto na prawach powiatu.

Symbole klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Oznaczenie kategorii

Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego

I

II

III

IV

archiwalnej

1

2

3

4

5

6

7

0

ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA

00

Organy kolegialne i jednoosobowe gminy

000

Rada gminy

0000

Organizacja pracy rady gminy

A

między innymi regulaminy

0001

Planowanie i sprawozdawczość z prac rady gminy

A

w tym korespondencja

0002

Sesje rady gminy

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

0003

Wnioski i interpelacje radnych

A

w tym rejestr i odpowiedzi

0004

Przewodniczący rady gminy

A

między innymi korespondencja kierowana do i od przewodniczącego

0005

Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do rady gminy oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami

A

w tym rejestr i odpowiedzi

0006

Projekty uchwał rady gminy

A

proces ich przygotowania i uzgadniania

0007

Uchwały rady gminy

A

w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasach 0711

0008

Realizacja uchwał rady gminy i jej monitorowanie

A

001

Komisje, zespoły i inne organy kolegialne rady gminy

0010

Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

0011

Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

0012

Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

0013

Projekty uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

0014

Uchwały komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

w tym ich rejestr

0015

Realizacja uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

002

Organy uchwałodawcze jednostek pomocniczych gminy

0020

Organizacja pracy organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych gminy

A

0021

Posiedzenia (zebrania) organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych gminy

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

003

Młodzieżowa rada gminy i inne rady utworzone przez radę gminy

0030

Wybory do młodzieżowej rady gminy

BE5

0031

Prace młodzieżowej rady gminy

A

0032

Wybory do innych rad utworzonych przez radę gminy

BE5

0033

Prace innych rad utworzonych przez radę gminy

A

004

Obsługa radnych gminy

0040

Wygaśnięcie mandatu radnego

A

0041

Kluby radnych gminy

A

0042

Sprawy osobowe radnych gminy

BE5

0043

Oświadczenia majątkowe radnych gminy lub o członkach ich rodzin

B6

0044

Inne oświadczenia radnych gminy lub o członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

0045

Podnoszenie kompetencji radnych gminy

BE5

między innymi szkolenia, seminaria

005

Wójt (burmistrz, prezydent) jako organ gminy

0050

Zbiór zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy

A

W tym ich rejestry; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasach 0711

0051

Realizacja zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy

A

0052

Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy

A

pozostałe upoważnienia przy klasie 077

0053

Kolegium wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały; słowo "kolegium" można zastąpić odpowiednią dla danej gminy nazwą

0054

Patronat wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

0055

Narady wójta (burmistrza, prezydenta miasta) z sołtysami

A

0056

Spotkania wójta (burmistrza, prezydenta miasta) z mieszkańcami

A

0057

Sprawozdawczość z działalności wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

0058

Wygaśnięcie mandatu wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

006

Zawieszenie organów gminy (zarząd komisaryczny)

A

007

Działania interwencyjne organów administracji rządowej w ramach nadzoru nad organami gminy

A

01

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

010

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli

A

011

Podział terytorialny

0110

Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic

A

między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie

0111

Tworzenie, łączenie i znoszenie sołectw, dzielnic itp. oraz zmiany ich granic

A

0112

Nadawanie statusu miasta

A

0113

Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych

A

012

Organizacja gminy

0120

Statut gminy i jego zmiany, statuty jednostek pomocniczych oraz inne sprawy z zakresu ich organizacji

A

0121

Organizacja (w tym tworzenie, likwidacja) urzędów obsługujących organy gminy

A

dotyczy między innymi statutów, regulaminów organizacyjnych, ich zmian, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowych regulacji wewnętrznych w sferze organizacyjnej, nadawania numeru NIP, REGON

0122

Organizacja jednostek organizacyjnych, stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży

A

zadanie tylko powiatu rodzaje dokumentacji i spraw jak przy klasie 0121

0123

Tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja samorządowych jednostek organizacyjnych oraz ich organizacja

A

innych niż wymienione przy klasach 0121 i 0122

0124

Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od gminy

BE5

dotyczy między innymi informacji czy materiałów przekazywanych do wiadomości czy zaopiniowania gminie

013

Herby, flagi, emblematy, insygnia, odznaczenia, medale lub inne symbole gminy i jej jednostek

A

ustalanie, zmiany, korespondencja uzgodnieniowa itp.

014

Systemy zarządzania jakością

0140

Wdrażanie systemu zarządzania jakością

A

0141

Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany

A

0142

Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

0143

Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

0144

Audyty jakości zewnętrzne

A

0145

Audyty jakości wewnętrzne

A

0146

Doskonalenie systemu zarządzania jakością

BE5

0147

Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością

B5

między innymi korespondencja porządkowa

015

Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania

A

02

Udział gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski gminy

020

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące udziału gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek oraz nadzoru właścicielskiego gminy

A

021

Udział gminy w tworzeniu związków międzygminnych, stowarzyszeń lub porozumień oraz ich organizacja i zmiany

A

022

Monitorowanie przez gminę działalności związków międzygminnych i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień

A

023

Nadzór właścicielski gminy

0230

Tworzenie przez gminę spółek i fundacji oraz ich likwidowanie

A

0231

Przystępowanie do spółek i fundacji

A

0232

Realizacja nadzoru właścicielskiego

A

03

Współdziałanie gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą

030

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi

A

031

Zawieranie i realizacja porozumień gminy z organami administracji państwowej lub samorządowej

A

032

Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań gminy i monitorowanie ich wykonania

A

033

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym

A

034

Działalność gminy w sprawach zagranicznych

0340

Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi

A

0341

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy gminy oraz jej jednostek organizacyjnych w sprawach zagranicznych

A

0342

Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli gminy

A

w tym programy, sprawozdania

0343

Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy

A

035

Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

0350

Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

A

0351

Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach

BE5

04

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

040

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

041

Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych

A

042

Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

w tym ich audyt i kontrola

05

Reprezentacja i promowanie gminy

050

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania gminy

A

051

Honorowe obywatelstwo gminy

A

052

Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez gminę

A

053

Kontakty ze środkami publicznego przekazu

0530

Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne

A

0531

Konferencje prasowe i wywiady

A

0532

Monitoring środków publicznego przekazu

A

w tym wycinki prasowe

054

Promocja gminy w kraju i za granicą

0540

Strategie, programy i plany promocji gminy

A

0541

Własne akcje promocyjne i reklamowe gminy

A

0542

Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych

A

na przykład targi, festiwale

0543

Materiały promocyjne gminy i jej jednostek

A

między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie

0544

Materiały do serwisu internetowego

A

055

Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach

A

na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)

056

Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie

B5

057

Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez

A

układ według tematów i wydarzeń

06

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych

z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu

060

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych

A

061

Strategie

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

062

Programy

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

063

Planowanie

0630

Planowanie na poziomie całej gminy

A

w tym korespondencja

0631

Planowanie na poziomie każdego urzędu lub jednostki organizacyjnej

A

w tym korespondencja

0632

Planowanie w komórkach organizacyjnych

BE5

064

Sprawozdawczość

0640

Sprawozdawczość na poziomie całej gminy

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0641

Sprawozdawczość na poziomie każdego urzędu i jednostki organizacyjnej

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0642

Sprawozdawczość statystyczna

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0643

Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0644

Meldunki i raporty sytuacyjne

BE5

065

Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja

A

066

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych

A

inne niż w klasie 065; na przykład dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp.

07

Legislacja, obsługa prawna gminy i jej jednostek organizacyjnych

070

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej

A

071

Akty prawa miejscowego

0710

Zbiór aktów prawa miejscowego

A

0711

Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego

A

w tym korespondencja

072

Legislacja

0720

Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących samorządu terytorialnego

A

0721

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego

A

0722

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów aktów prawa miejscowego

A

0723

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne innych projektów aktów prawa

BE10

0724

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego

BE10

073

Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej

BE10

074

Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych

BE10

075

Prowadzenie spraw sądowych

0750

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi

BE10

w tym repertoria

0751

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi

BE10

w tym repertoria

076

Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności

BE10

077

Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne

BE10

w tym ich rejestry; inne upoważnienia przy klasie 0052

1

ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE

10

Udział w posiedzeniach organów kolegialnych gminy

A

11

Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach

110

Posiedzenia kierownictwa urzędu

A

111

Komisje, zespoły, grupy robocze w urzędzie

A

powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.

112

Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych

BE10

113

Narady (zebrania) pracowników

A

12

Zbiory aktów normatywnych

120

Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów

A

akty normatywne organów gminy przy klasach 0007, 0014, 0050 komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu

121

Zbiory aktów normatywnych obcych

BE10

13

Informatyzacja

130

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji

A

131

Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych

BE10

132

Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne

B10

133

Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania

1330

Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania

BE5

1331

Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych

A

1332

Ewidencja stosowanych systemów i programów

A

1333

Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów

BE5

1334

Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów

B10

134

Projektowanie i eksploatacja gminnych stron i portali internetowych

BE10

135

Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych

BE10

dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)

14

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

140

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

A

141

Informacje niejawne

1410

Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul

A

obsługa kancelaryjna przy klasach 1620-1623, akta postępowań sprawdzających przy klasie 218

1411

Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych

BE10

1412

Udostępnianie informacji niejawnych

BE10

142

Ochrona danych osobowych

BE10

143

Informacja publiczna

1430

Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej

A

1431

Udostępnianie informacji publicznej

BE5

144

Obsługa merytoryczna systemów powiadamiania mieszkańców gminy

A

15

Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli

150

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg, wniosków, petycji oraz postulatów i inicjatyw obywateli

A

151

Skargi i wnioski

1510

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)

A

w tym ich rejestr

1511

Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości

BE5

152

Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli

A

16

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

160

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej

A

w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej

161

Obsługa kancelaryjna

1610

Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism

B5

1611

Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy

A

1612

Ewidencja druków ścisłego zarachowania

B10

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

1613

Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków

A

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

1614

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

162

Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne

1620

Rejestr teczek (rejestr klas końcowych)

A

1621

Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności

BE50

1622

Dziennik wykonanej dokumentacji

B10

1623

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

163

Archiwum zakładowe

1630

Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

A

przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego

1631

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

A

1632

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

A

1633

Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym

B5

1634

Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym

BE5

w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii

1635

Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym

A

1636

Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym

BE10

1637

Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacji

BE5

164

Zbiory biblioteczne w podmiotach

1640

Ewidencja zbiorów bibliotecznych

A

1641

Gromadzenie zbiorów bibliotecznych

BE5

między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana

1642

Udostępnianie zbiorów bibliotecznych

B5

17

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

170

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań

A

171

Kontrole

1710

Kontrole zewnętrzne w podmiotach

A

1711

Kontrole przeprowadzane przez podmioty w jednostkach im podległych

A

1712

Kontrole wewnętrzne w podmiocie

A

1713

Udział podmiotów w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne

BE10

1714

Książka kontroli

BE5

172

Audyt

1720

Bieżące akta audytu

A

1721

Stałe akta audytu

A

173

Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

A

2

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

200

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

2000

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych

A

między innymi regulaminy pracy

2001

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

BE10

2002

Wykazy etatów

A

2003

Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań

A

2004

Umowy zbiorowe i ich negocjowanie

A

201

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

2010

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych

A

2011

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

BE10

21

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów gminy i kierowników podmiotów

210

Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy

B5

przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów

211

Konkursy na stanowiska

2110

Konkursy na stanowiska w urzędach

B5

akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111

2111

Konkursy na stanowiska w jednostkach podległych

B5

akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111

212

Obsługa zatrudnienia

2120

Obsługa zatrudnienia kierownictw urzędów oraz kierownictw jednostek podległych

BE5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2121

Obsługa zatrudnienia pracowników urzędów

B5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2122

Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników urzędów

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2123

Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictw jednostek podległych

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2124

Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

213

Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych

2130

Opiniowanie i ocenianie pracowników urzędów

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

2131

Opiniowanie i ocenianie kierownictw jednostek podległych

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

214

Staże, wolontariat, praktyki

2140

Staże zawodowe

BE10

2141

Wolontariat

BE10

2142

Praktyki

BE10

215

Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)

2150

Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne

B50

2151

Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne

B10

216

Nagradzanie, odznaczanie i karanie

2160

Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2161

Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2162

Karanie

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

2163

Postępowanie dyscyplinarne

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111

217

Sprawy wojskowe osób zatrudnionych

BE10

218

Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa

BE20

między innymi akta postępowań sprawdzających

22

Ewidencja osobowa

220

Akta osobowe osób zatrudnionych

BE50

221

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

BE50

w tym programy i systemy teleinformatyczne

222

Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych

B5

223

Legitymacje służbowe

B5

224

Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

B5

23

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

230

Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy

A

231

Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy

A

232

Wypadki

2320

Wypadki przy pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

2321

Wypadki w drodze do pracy i z pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

233

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

2330

Warunki szkodliwe

BE10

2331

Rejestr warunków szkodliwych

B40

2332

Choroby zawodowe

BE10

234

Czas pracy

2340

Dowody obecności w pracy

B3

2341

Absencje w pracy

B3

2342

Rozliczenia czasu pracy

B5

2343

Delegacje służbowe

B3

w tym ich ewidencja

2344

Ustalanie i zmiany czasu pracy

B3

235

Urlopy osób zatrudnionych

2350

Urlopy wypoczynkowe

B5

2351

Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp.

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

2352

Urlopy bezpłatne

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

236

Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji

B5

24

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

240

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych

2400

Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych

BE10

2401

Służba przygotowawcza

BE10

2402

Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach

BE10

w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych

2403

Dokształcanie pracowników

B5

studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych

241

Sprawy socjalno-bytowe

2410

Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

B5

2411

Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych

B5

2412

Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi

BE5

2413

Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

BE5

2414

Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy

B5

242

Ubezpieczenia społeczne

2420

Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego

B10

2421

Obsługa ubezpieczenia społecznego

B10

w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS

2422

Legitymacje ubezpieczeniowe

B5

2423

Dowody uprawnień do zasiłków

B5

2424

Emerytury i renty

B10

2425

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.

B10

243

Opieka zdrowotna

2430

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej

BE10

2431

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

25

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych gminy

250

Administracja obiektami

2500

Przejmowanie obiektów na potrzeby urzędów i jednostek organizacyjnych gminy

A

2501

Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom

B5

2502

Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne

B5

251

Eksploatacja budynków i lokali przez urzędy i jednostki organizacyjne gminy

2510

Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń

B5

2511

Dokumentacja techniczna prac remontowych

B5

2512

Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń

B5

korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.

252

Podatki i opłaty publiczne

B10

253

Ubezpieczenia majątkowe

B10

między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

254

Ochrona mienia własnej jednostki

BE10

plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia

255

Ochrona przeciwpożarowa

BE10

instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.

26

Gospodarka materiałowa

260

Zaopatrzenie

2600

Źródła zaopatrzenia

B5

zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa

2601

Zaopatrzenie materiałowe

B5

261

Obsługa materiałowa środków rzeczowych

2610

Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych

B10

dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe

2611

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

2612

Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników

B10

2613

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

2614

Konserwacja i remonty środków trwałych

B5

2615

Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych

B5

262

Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)

B5

263

Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

2630

Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich

B5

2631

Ewidencja środków transportu

B10

2632

Eksploatacja własnych środków transportowych

B5

karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni

2633

Użytkowanie obcych środków transportowych

B5

zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów

2634

Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych)

B10

w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności

2635

Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej

BE10

27

Zamówienia publiczne

270

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych

A

271

Dokumentacja zamówień publicznych

B5

272

Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych

B10

3

FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY

30

Planowanie i realizacja budżetu

300

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu

A

301

Wieloletnia prognoza finansowa

A

302

Planowanie budżetu gminy

3020

Przygotowanie projektu budżetu gminy

BE5

między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia

3021

Budżet gminy i jego zmiany

A

3022

Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową

A

3023

Informacja o stanie mienia komunalnego

A

3024

Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu

BE5

3025

Propozycje organów jednostek pomocniczych gminy dotyczące rozdysponowania środków budżetowych

A

3026

Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany

BE10

303

Realizacja budżetu

3030

Układ wykonawczy budżetu gminy

A

3031

Przekazywanie środków finansowych dla urzędów, ich komórek i jednostek organizacyjnych gminy

B5

3032

Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji

B5

w tym z urzędami skarbowymi

3033

Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji

B5

3034

Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

3035

Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

A

3036

Rewizja budżetu i jego bilansu

A

3037

Realizacja budżetów komórek organizacyjnych

BE10

304

Finansowanie

3040

Finansowanie działalności urzędów i jednostek organizacyjnych gminy

B5

3041

Finansowanie inwestycji

BE5

3042

Finansowanie remontów

B5

305

Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych

3050

Obsługa finansowa funduszy i środków dodatkowych

B5

3051

Obsługa finansowa pożyczek i kredytów

B5

3052

Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi

B5

3053

Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat

3054

Gospodarka pozabudżetowa

B5

306

Emitowanie obligacji

3060

Emitowanie obligacji na terenie kraju

BE5

3061

Emitowanie obligacji za granicą

BE5

31

Dochody, podatki i opłaty

310

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji

A

311

Zobowiązania podatkowe

3110

Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

3111

Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy w tym zakresie

B10

312

Podatki i ich wymiary

3120

Podatek od nieruchomości

B10

3121

Podatek rolny

B10

3122

Podatek leśny

B10

3123

Łączne zobowiązanie podatkowe rolników

B10

3124

Podatek od środków transportowych

B10

3125

Podatek od osób fizycznych

B10

3126

Podatek od spadków i darowizn

B10

3127

Łączne zobowiązanie podatkowe dla osób niebędących rolnikami

B10

313

Opłaty

3130

Opłata skarbowa

B10

3131

Opłata eksploatacyjna

B10

3132

Opłata targowa

B10

3133

Opłata ewidencyjna CEPiK

B10

3134

Opłata adiacencka

B10

3135

Opłata miejscowa

B10

3136

Opłaty za zarząd gruntami i za ich użytkowanie

B10

3137

Opłata administracyjna

B10

3138

Opłata od posiadania psów

B10

314

Zaświadczenia

3140

Zaświadczenia w sprawach podatkowych

B5

3141

Zaświadczenia w sprawach opłat

B5

315

Inne dochody gminy

3150

Dochody z majątku gminy

B5

3151

Odsetki

B5

3152

Dochody z majątku Skarbu Państwa

B5

3153

Dotacje

B5

3154

Subwencje

B5

316

Egzekucja i windykacja

3160

Egzekucja administracyjna prowadzona przez podmiot

B5

3161

Egzekucja administracyjna prowadzona przez inne organy egzekucyjne

B5

3162

Windykacja należności

B5

3163

Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli gminy u podatników

BE10

317

Opłaty i inkaso sołtysów

B5

32

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

320

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

3200

Polityka rachunkowości i plany kont

A

w tym jej projekty, uzgodnienia

3201

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

A

321

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

3210

Obrót gotówkowy

B5

plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych

3211

Obrót bezgotówkowy

B5

wyciągi bankowe, przelewy

3212

Depozyty kasowe, obsługa wadium

B5

322

Księgowość

3220

Dowody księgowe

B5

3221

Dokumentacja księgowa

B5

3222

Rozliczenia

B5

rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty

3223

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

3224

Uzgadnianie sald

B5

3225

Kontrole i rewizje kasy

B5

3226

Zobowiązania, poręczenia

B5

3227

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

3228

Obsługa księgowa w zakresie VAT

B10

323

Rozliczenia płac i wynagrodzeń

3230

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

3231

Listy płac

B50

3232

Kartoteki wynagrodzeń

B50

3233

Wypłaty diet radnym

B10

3234

Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego

B5

3235

Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne

B50

3236

Deklaracje na PFRON

B5

3237

Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac

B50

324

Inwentaryzacja

3240

Wycena i przecena

B10

3241

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

325

Dyscyplina finansowa

3250

Interwencje Głównego Księgowego

A

3251

Inne sprawy nadzoru finansowego

BE5

4

KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

40

Kultura

400

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury

A

401

Programy rozwoju kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego

A

402

Rejestracja instytucji kultury i monitorowanie ich działalności

A

403

Mecenat nad działalnością kulturalną

A

404

Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów

w tym obchodów rocznic narodowych

4040

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych

A

4041

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych

A

41

Zabytki

410

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków

A

411

Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie

A

412

Ochrona zabytków

4120

Zabytki nieruchome

A

w tym gminna ewidencja zabytków nieruchomych

4121

Zabytki ruchome

A

4122

Zgłaszanie o odkryciach lub ujawnieniach przedmiotów zabytkowych

A

4123

Współdziałanie z wojewódzkim konserwatorem zabytków i otrzymywanie informacji z rejestrów zabytków

BE10

4124

Przejmowanie w zarząd obiektu zabytkowego

A

4125

Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku

A

4126

Znakowanie obiektów zabytkowych

A

zadanie tylko powiatu

413

Społeczni opiekunowie zabytków

BE10

zadanie tylko powiatu

414

Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci

A

415

Parki kulturowe

A

między innymi sprawy utworzenia parku, planu jego ochrony

416

Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach

A

42

Kultura fizyczna

420

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej

A

421

Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

422

Prowadzenie ewidencji i rejestrów oraz dokumentacji jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną

4220

Kluby sportowe, związki sportowe, stowarzyszenia kultury fizycznej

A

zadanie tylko powiatu

4221

Uczniowskie kluby sportowe

A

4222

Stowarzyszenia kultury fizycznej nieprowadzące działalności gospodarczej

A

zadanie tylko powiatu

4223

Obiekty sportowe i rekreacyjne

A

zadanie tylko powiatu

423

Opieka nad sportowcami oraz działalnością sportową

BE10

w tym stypendia

424

Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej

BE10

425

Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych

BE10

426

Wspieranie jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną

BE10

43

Turystyka i wypoczynek

430

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu turystyki i wypoczynku

A

431

Programy rozwoju turystyki i wypoczynku oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

432

Organizacja informacji turystycznej

BE10

433

Wyznaczanie szlaków turystycznych i tras rowerowych

A

434

Wspieranie działalności w zakresie turystyki i wypoczynku

BE10

44

System oświaty

440

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty

A

441

Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

442

System oświaty publicznej

4420

Ustalanie sieci przedszkoli publicznych

A

4421

Ustalanie sieci szkół publicznych oraz granic ich obwodów

A

4422

Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej

A

4423

Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych

A

4424

Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych

A

w tym arkusze organizacyjne szkół

443

Szkoły niepubliczne

4430

Prowadzenie ewidencji szkół niepublicznych

A

w tym procedura dokonywania wpisu, wykreślenia

4431

Wspieranie szkół niepublicznych

BE10

między innymi przekazywanie dotacji

444

System informacji oświatowej

A

445

Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania

4450

Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkół

BE10

4451

Kierowanie dzieci do szkół specjalnych lub ośrodków poza granicami powiatu

B10

zadanie tylko powiatu

4452

Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna

B10

4453

Dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych

B10

4454

Pomoc psychologiczno-pedagogiczna i klasy integracyjne

BE10

4455

Olimpiady i konkursy edukacyjne

BE10

446

Wspieranie uczniów

4460

Programy pomocy materialnej dla uczniów

A

4461

Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom

B5

4462

Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom

B5

4463

Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym

BE5

4464

Dowóz uczniów do szkół

BE5

447

Rozwój zawodowy nauczycieli

4470

Awans zawodowy nauczycieli

BE50

4471

Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli

BE5

4472

Nagradzanie i wyróżnianie nauczycieli

BE10

448

Sprawy nauczycieli

4480

Realizacja i wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych nauczycieli

BE5

4481

Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli

A

5

WYBORY, REFERENDA, SPISY POWSZECHNE, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, STAN CYWILNY, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

50

Wybory i referenda, spisy powszechne

500

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów, spisów powszechnych

A

501

Rejestry i spisy wyborców

5010

Prowadzenie i obsługa rejestru wyborców

BE5

5011

Spisy wyborców

B5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

5012

Udostępnianie danych z rejestru i spisów wyborców

B5

502

Obsługa organizacyjna wyborów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

503

Obsługa organizacyjna referendów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

504

Obsługa spisów powszechnych

5040

Gminne biura spisowe

BE5

5041

Rachmistrze spisowi

B5

5042

Nadzorowanie prac spisowych

BE5

5043

Popularyzacja spisów powszechnych

BE5

51

Stowarzyszenia i fundacje

zadanie tylko powiatu

510

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru nad stowarzyszeniami i fundacjami

A

zadanie tylko powiatu

511

Monitorowanie działalności stowarzyszeń

A

zadanie tylko powiatu

512

Monitorowanie działalności stowarzyszeń zwykłych

A

zadanie tylko powiatu

513

Monitorowanie działalności fundacji

A

zadanie tylko powiatu w tym dokumentacja przekazywana z sądu, czy fundacji

514

Udostępnianie jednostkom zewnętrznym i osobom fizycznym informacji dotyczących działalności stowarzyszeń i fundacji

BE5

zadanie tylko powiatu

52

Działalność organizacji pożytku publicznego

520

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego

A

521

Gminna Rada Działalności Pożytku Publicznego

A

522

Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze gminy i organizacji pożytku publicznego

A

523

Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy gminą i tymi organizacjami

A

524

Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego

BE5

525

Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności

BE5

526

Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego

BE10

53

Sprawy społeczne i obywatelskie

530

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich

A

531

Sprawy społeczne

5310

Zgromadzenia i imprezy masowe

BE5

5311

Zbiórki publiczne

BE5

5312

Mniejszości narodowe

A

5313

Repatrianci

A

5314

Obsługa rzeczy znalezionych

BE5

5315

Przekazywanie do publicznej wiadomości informacji, zawiadomień itp. od innych organów

B5

w tym od organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości

532

Przyjmowanie oświadczeń i poświadczenia

5320

Oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy

A

5321

Poświadczanie własnoręczności podpisu

B10

5322

Poświadczanie pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu

BE10

533

Wybory ławników sądowych

BE5

534

Sprawy obywatelskie

5340

Obywatelstwo

BE10

5341

Ewidencja ludności

BE50

5342

Aktualizowanie danych w ewidencji ludności

B5

5343

Sprawy meldunkowe

B10

5344

Obsługa dowodów osobistych

B10*)

*) przy czym dokumentacja dotycząca dowodów osobistych wydanych w okresie do 1979 r. (włącznie) kwalifikowana jest do kategorii A, w okresie od 1980 do 2010 do kategorii BE50

5345

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych

B5

535

Stan cywilny

5350

Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów

A

5351

Rejestracja aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu i ich zmiany

A

5352

Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5353

Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg

B10*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5354

Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5355

Zmiany imion i nazwisk

B10*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5356

Nadawanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie

A

536

Udostępnianie i wymiana danych i informacji z akt stanu cywilnego oraz ich zabezpieczanie

5360

Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5361

Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5362

Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego

B5

5363

Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego

B5

5364

Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego

B5

w tym zaświadczenia o dokonanych wpisach ich braku, zaginięciu lub zniszczeniu księgi

5365

Profilaktyka i konserwacja akt stanu cywilnego

BE10

w tym uzyskiwanie zgody od wojewody na wyniesienie akt poza urząd stanu cywilnego

537

Sprawy konsularne

BE5

54

Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

zadanie tylko powiatu

540

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące rejestracji pojazdów i wydawania uprawnień do kierowania pojazdami

A

zadanie tylko powiatu

541

Rejestracja pojazdów

zadanie tylko powiatu

5410

Dokumentacja rejestracji pojazdów

BE10

zadanie tylko powiatu

5411

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie rejestracji pojazdów

B5

zadanie tylko powiatu

542

Stacje kontroli pojazdów, diagności

zadanie tylko powiatu

5420

Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów

BE10

zadanie tylko powiatu

5421

Nadzór nad działalnością stacji kontroli pojazdów

BE10

zadanie tylko powiatu

5422

Wydawanie i cofanie uprawnień dla diagnostów

BE10

zadanie tylko powiatu

543

Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

zadanie tylko powiatu

5430

Ewidencjonowanie kierowców

BE10

zadanie tylko powiatu

5431

Ewidencjonowanie osób bez uprawnień do kierowania pojazdami

BE10

zadanie tylko powiatu

5432

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie uprawnień do kierowania pojazdami

B5

zadanie tylko powiatu

544

Ośrodki szkolenia kierowców, instruktorzy nauki jazdy

zadanie tylko powiatu

5440

Rejestrowanie działalności przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców

BE10

zadanie tylko powiatu

5441

Wpisywanie i skreślanie z ewidencji instruktorów

BE10

zadanie tylko powiatu

55

Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne

550

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa ludności, spraw wojskowych i obronnych

A

551

Komisja bezpieczeństwa i porządku

zadanie tylko powiatu

5510

Organizacja Komisji bezpieczeństwa i porządku

A

zadanie tylko powiatu w tym powoływanie, odwoływanie, kierowanie do prac, regulaminy

5511

Posiedzenia Komisji bezpieczeństwa i porządku

A

zadanie tylko powiatu

552

Bezpieczeństwo ludności

5520

Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom gminy i osobom przebywającym czasowo na terenie gminy

BE5

5521

Organizacja i działalność straży gminnych (miejskich)

A

5522

Współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku

BE5

między innymi WOPR, GOPR

553

Zarządzanie kryzysowe

5530

Prace Zespołu Zarządzania Kryzysowego

A

5531

Monitorowanie działalności centrów zarządzania kryzysowego

A

5532

Planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie

A

5533

Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności

A

5534

Organizacja łączności alarmowej

BE10

5535

Zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych

A

554

Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa

5540

Programowanie i analizowanie działalności straży pożarnej

A

5541

Popularyzacja ochrony przeciwpożarowej

A

5542

Szkolenie strażaków

BE10

5543

Wyposażenie w sprzęt służb przeciwpożarowych

B10

5544

Planowanie zabezpieczenia gminy przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia

A

5545

Akcje przeciwpowodziowe

BE10

555

Obrona cywilna

5550

Plany obrony cywilnej

A

5551

Opracowywanie i uzgadnianie planów działania w zakresie obrony cywilnej

A

5552

Organizacja formacji obronnych

A

5553

Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej

A

5554

Organizacja ewakuacji ludności

B10

5555

Zaopatrzenie ludności i zakładów pracy w sprzęt obronny

B10

5556

Baza służąca obronie cywilnej

B10

5557

Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie

A

556

Sprawy obronne

5560

Planowanie w zakresie spraw obronnych

A

5561

Organizowanie systemu kierowania obronnością

B10

5562

Przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa

B10

5563

Przygotowanie obiektów i dróg o znaczeniu obronnym na potrzeby obronne państwa

B10

5564

Organizacja jednostek zmilitaryzowanych

B10

5565

Nakładanie obowiązku świadczeń osobistych na rzecz obronności i ich wykonywanie

B10

5566

Przeznaczanie nieruchomości i rzeczy ruchomych na cele świadczeń na rzecz obronności oraz wykonywanie tych świadczeń

B10

5567

Odszkodowania za utratę lub uszkodzenie oraz za szkody wynikłe z utrzymania przedmiotów świadczeń rzeczowych

B10

5568

Realizacja zadań na rzecz wojsk sojuszniczych wynikających z obowiązków państwa-gospodarza (HNS)

B10

557

Sprawy wojskowe oraz z zakresu kwalifikacji wojskowej

5570

Organizacja kwalifikacji wojskowej

B10

5571

Działalność komisji kwalifikacyjnej

B10

5572

Orzekanie w sprawach wojskowych

B10

5573

Reklamowanie osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i czasie wojny

B10

6

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

60

Kształtowanie i ochrona środowiska

600

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska

A

601

Ustalanie i opiniowanie polityki ekologicznej

A

602

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska

A

603

Monitoring w zakresie ochrony środowiska

A

604

Informacje o środowisku i jego ochronie

BE10

605

Kształtowanie postaw proekologicznych

BE10

606

Wnioskowanie o ściganie za wykroczenia określone w przepisach prawa dotyczących ochrony przyrody i środowiska

BE10

61

Gospodarowanie zasobami przyrody

610

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody

A

611

Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania zasobami przyrody

A

612

Ochrona przyrody, gruntów rolnych i leśnych

6120

Ustanawianie form ochrony przyrody

A

6121

Utrzymywanie form ochrony przyrody

B5

6122

Ochrona gatunkowa roślin i zwierząt

BE5

6123

Zwierzęta i rośliny podlegające ograniczeniom przewozowym

BE10

w tym rejestr i wydawanie zaświadczeń

6124

Rekultywacja gruntów rolnych

BE10

6125

Przeznaczanie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne

BE10

613

Ochrona roślin, zieleni i zadrzewień

6130

Ustanawianie i ochrona zieleni, zadrzewień, parków gminnych

A

6131

Zezwalanie na usuwanie drzew i krzewów

B5

6132

Nakładanie kar za zniszczenie, usuwanie, niewłaściwą pielęgnację terenów zieleni, drzew, krzewów

B5

614

Ochrona zwierząt i ochrona weterynaryjna

6140

Ochrona zwierząt gospodarskich i domowych

BE5

między innymi informacje o zasadach hodowli zwierząt; zapobieganie bezdomności, rejestr psów agresywnych, odbieranie zwierząt właścicielom

6141

Informacje o posiadaczach i hodowcach zwierząt podlegających ochronie

BE5

między innymi rejestr posiadaczy, wnioski o wpis do rejestru, zaświadczenia o wpisie

6142

Zwalczanie zakaźnych chorób zwierzęcych

BE5

6143

Profilaktyka weterynaryjna i upowszechnianie higieny pozyskiwania produktów zwierzęcych

BE5

615

Gospodarka łowiecka

6150

Administrowanie łowiectwem

BE10

między innymi ustalanie obwodów łowieckich, dzierżawa obwodów łowieckich, odstrzał redukcyjny zwierząt, nadzór nad pogotowiami dla zwierząt dziko żyjących

6151

Plany łowieckie

BE5

między innymi opiniowanie planów łowieckich

6152

Zezwalanie na hodowlę chartów rasowych i ich mieszańców

BE5

zadanie tylko powiatu

616

Ochrona lasów i gospodarka leśna w lasach niestanowiących własności Skarbu Państwa

6160

Powierzanie realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej

A

zadanie tylko powiatu

6161

Roczne limity zalesienia

A

uzgodnienia z powiatem

6162

Uproszczone plany urządzenia lasów oraz inwentaryzacja stanu lasów

A

zadanie tylko powiatu

6163

Kontrola realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej

BE10

zadanie tylko powiatu

6164

Realizacja zadań z zakresu gospodarki leśnej

BE10

zadanie tylko powiatu między innymi przyznawanie dotacji

617

Rybactwo śródlądowe

6170

Śródlądowe obwody rybackie

A

zadanie tylko powiatu

6171

Nadzór nad śródlądową gospodarką rybacką

BE5

zadanie tylko powiatu

6172

Wydawanie kart wędkarskich i kart łowiectwa podwodnego

B5

zadanie tylko powiatu

6173

Rejestracja sprzętu pływackiego służącego do połowu ryb

B5

zadanie tylko powiatu

6174

Zezwalanie na przegradzanie sieciowymi rybackimi narzędziami połowowymi wód płynących

B5

zadanie tylko powiatu

6175

Zezwalanie na ustawianie sieciowych rybackich narzędzi połowowych na wodach śródlądowych

B5

zadanie tylko powiatu

618

Produkcja roślinna

6180

Zezwalanie na uprawę maku i konopi

BE5

6181

Ochrona roślin uprawnych przed chorobami i szkodnikami

BE5

6182

Nakazy wykonania określonych czynności i zabiegów w zakresie ochron roślin

BE5

62

Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem

620

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem

A

621

Programy, projekty, analizy z zakresu wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem

A

622

Wprowadzanie substancji lub energii do środowiska

6220

Ustalanie wpływu realizacji inwestycji na środowisko

BE10

między innymi decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji, opiniowanie przedsięwzięć w zakresie wpływu na środowisko

6221

Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii

BE10

między innymi wydanie, cofanie, ograniczanie, wygasanie pozwoleń

6222

Zgłaszanie eksploatacji instalacji, których użytkowanie nie wymaga pozwolenia

BE5

6223

Pozwolenia zintegrowane w zakresie wprowadzania substancji lub energii do środowiska

BE10

6224

Pomiary wielkości emisji zanieczyszczeń powietrza

BE5

między innymi informacje o pomiarach w skali województwa, informacje o pomiarach prowadzonych przez zobowiązane podmioty, monitorowanie pomiarów

6225

Pozwolenia na wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza

BE10

6226

Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed substancjami lub polami elektromagnetycznymi

BE5

6227

Uczestnictwo w systemie handlu uprawnieniami do emisji i monitorowanie wielkości emisji

BE10

między innymi zezwolenia, monitorowanie

6228

Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza

A

623

Gospodarka odpadami

6230

Zatwierdzanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi

BE10

w tym także wstrzymywanie działalności w zakresie gospodarowania odpadami niebezpiecznymi

6231

Informacje o poważnych awariach

BE10

6232

Informacje o wytwarzaniu odpadów oraz sposobach gospodarowania odpadami

BE5

między innymi zatwierdzanie informacji

6233

Zezwalanie na prowadzenie odzyskiwania, unieszkodliwiania, zbierania lub transportu odpadów

B5

6234

Opiniowanie wniosków o wydanie zezwoleń na prowadzenie odzyskiwania lub unieszkodliwiania odpadów

B5

opinie dla innych organów

6235

Zgłaszanie posiadania oraz prowadzenia transportu odpadów

B5

wraz z rejestrem

6236

Nakazy usunięcia odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania lub magazynowania

BE5

6237

Zezwolenia na międzynarodowe przemieszczanie odpadów oraz zezwolenia wstępne na prowadzenie instalacji, w której prowadzone są procesy odzysku

BE5

tj. zezwolenia otrzymywane do wiadomości

624

Opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska

B10

625

Ochrona przed hałasem

6250

Mapy akustyczne

A

6251

Decydowanie o dopuszczalnym poziomie hałasu, w tym pozwolenia na emitowanie hałasu do środowiska

BE10

między innymi wydawane w odpowiedzi na interwencje mieszkańców

6252

Zgłaszanie instalacji emitujących hałas, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia

BE5

6253

Pomiary emisji hałasu

BE5

6254

Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed hałasem

BE5

63

Ochrona wód i gospodarowanie wodami

630

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony wód i gospodarowania wodami

A

631

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony wód i gospodarowania wodami

A

632

Ochrona wód oraz ochrona przed powodzią i suszą

6320

Ustalanie stref ochronnych ujęć wody

BE10

6321

Studium ochrony przeciwpowodziowej

A

w tym opinie

6322

Odszkodowania w związku z zalaniem gruntów podczas powodzi

BE10

6323

Nakazy usunięcia drzew i krzewów

BE10

zadanie tylko powiatu Między innymi z terenów wałów przeciwpowodziowych

6324

Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom wód

B5

633

Prawo własności wód

6330

Ustalanie linii brzegu

BE10

zadanie tylko powiatu

6331

Naruszenie stanu wody na gruncie

B5

6332

Użytkowanie gruntów pokrytych wodami

BE10

634

Zarządzanie zasobami wodnymi

6340

Ustalanie stref ochronnych urządzeń pomiarowych państwowej sieci hydrologiczno-meteorologicznej

BE10

zadanie tylko powiatu

6341

Pozwolenia wodnoprawne

BE10

zadanie tylko powiatu

6342

Zgłaszanie instalacji wodnych, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia

BE5

6343

Spółki wodne

BE10

zadanie tylko powiatu

6344

Ewidencjonowanie kąpielisk

A

64

Ochrona powierzchni ziemi

zadanie tylko powiatu

640

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony powierzchni ziemi

A

zadanie tylko powiatu

641

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony powierzchni ziemi

A

zadanie tylko powiatu

642

Badanie jakości gleby i ziemi

BE10

zadanie tylko powiatu

643

Obserwacje terenów zagrożonych ruchami masowymi ziemi oraz terenów, na których występują te ruchy

A

zadanie tylko powiatu

644

Uzgodnienia w odniesieniu do terenów zagrożonych osuwaniem się mas ziemnych

BE10

zadanie tylko powiatu

645

Wydawanie opinii w zakresie ochrony powierzchni ziemi

BE5

zadanie tylko powiatu

65

Gospodarowanie złożami i kopalinami

650

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania złożami i kopalinami

A

651

Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania złożami i kopalinami

A

652

Geologia surowcowa

6520

Ewidencja złóż kopalin

A

6521

Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin

A

6522

Przyznawanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych

BE10

zadanie tylko powiatu

6523

Opiniowanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych

BE5

6524

Opiniowanie planów ruchu zakładu górniczego

A

6525

Analizy wykonawstwa prac w zakresie geologii surowcowej

BE5

6526

Zatwierdzanie kryteriów bilansowości złóż

BE5

6527

Zatwierdzanie projektu zagospodarowania złoża

BE5

6528

Przyjmowanie dokumentacji ustalającej zasoby złóż kopalin pospolitych

BE5

653

Hydrogeologia

6530

Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych

BE5

6531

Przyjmowanie dokumentacji hydrogeologicznych

BE5

654

Geologia inżynierska

6540

Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich

BE5

6541

Przyjmowanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej

BE5

655

Inne prace geologiczne

BE10

656

Szkody górnicze

6560

Analizy i informacje dotyczące występowania szkód górniczych

A

6561

Programy, plany, sprawozdania w zakresie usuwania szkód górniczych

A

6562

Koordynacja zamierzeń i współpraca z innymi instytucjami w zakresie zapobiegania i likwidacji szkód

BE10

zadanie tylko powiatu

6563

Orzekanie w sprawie szkód górniczych

BE10

6564

Ewidencja budynków mieszkalnych zakwalifikowanych do rozbiórki na skutek szkód górniczych

A

6565

Przeglądy okresowe budynków przeznaczonych do rozbiórki na skutek szkód

BE5

657

Nadzór nad robotami geologicznymi

6570

Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań i sporządzaniem dokumentacji geologicznej

BE10

6571

Orzecznictwo w sprawach szkód powstałych w związku z robotami geologicznymi

BE10

6572

Zezwolenia na prowadzenie prac geologicznych

BE5

6573

Kontrola realizacji planów prac geologicznych

BE10

658

Informacja geologiczna i zawiadomienia

6580

Informacja geologiczna

BE5

6581

Zawiadomienia o odkryciu kopalnych roślin lub zwierząt

A

66

Geodezja i kartografia

zadanie tylko powiatu Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika z odrębnych przepisów

660

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii

A

zadanie tylko powiatu

661

Programy, projekty, analizy z zakresu geodezji i kartografii

A

zadanie tylko powiatu

662

Ewidencjonowanie gruntów i budynków

zadanie tylko powiatu

6620

Obsługa ewidencji gruntów i budynków

BE10

zadanie tylko powiatu

6621

Informacje, wypisy oraz wyrysy z operatu ewidencyjnego

B5

zadanie tylko powiatu

6622

Zmiana formy użytkowania gruntów

BE10

zadanie tylko powiatu

6623

Aktualizacja użytków gruntowych

BE10

zadanie tylko powiatu

6624

Numeracja porządkowa nieruchomości

A

6625

Nazewnictwo placów i ulic

A

663

Sieć uzbrojenia terenu

zadanie tylko powiatu

6630

Koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu

BE10

zadanie tylko powiatu

6631

Nadzór nad prowadzeniem prac związanych z siecią uzbrojenia terenu

BE5

zadanie tylko powiatu

664

Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

6640

Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego

BE10

zadanie tylko powiatu

6641

Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych

B5

zadanie tylko powiatu

6642

Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego

B5

zadanie tylko powiatu

6643

Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych

B5

zadanie tylko powiatu

67

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa

670

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa

A

671

Programy, projekty, analizy z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa

A

672

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne

6720

Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego

A

6721

Ustalanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego

A

6722

Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego

A

wraz ze skargami na ustalenia planu, rozstrzygnięciami

6723

Nadzór nad realizacją ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego

BE10

6724

Przeznaczenie terenów w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego

B5

w tym informacje, zawiadomienia, opinie, w tym opiniowanie projektów prac na przykład geologicznych, wstępnych projektów podziałów nieruchomości, zaświadczenia o zgodności projektu albo sposobu użytkowania (budynku) z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, wnioski o zmianę przeznaczenie terenu

6725

Roszczenia w związku ze zmianą wartości nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego

BE10

w tym opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, roszczenia odszkodowawcze w związku z uchwaleniem albo zmianą planu zagospodarowania przestrzennego

6726

Okresowe oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym wynikających z realizacji planu miejscowego

A

6727

Wydawanie wypisów, wyrysów, zaświadczeń itp. w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego

B5

673

Lokalizacja inwestycji

6730

Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu

A

w tym decyzje, opiniowanie decyzji, a także przenoszenie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu na rzecz innego podmiotu

6731

Wstrzymywanie użytkowania terenu oraz przywracanie poprzedniego sposobu zagospodarowania

A

6732

Stwierdzanie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu

B5

6733

Ustalanie lokalizacji inwestycji celu publicznego

A

w tym decyzje, opiniowanie decyzji

674

Budownictwo

6740

Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części

BE10

przy czym okres przechowywania liczony jest zgodnie z ustawą - Prawo budowlane; w tym zatwierdzanie projektu budowlanego, pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych, zmianę sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części, remonty obiektów budowlanych, przenoszenie pozwolenia na innego inwestora

6741

Rozbiórka obiektów budowlanych

B10

w tym pozwolenia, decyzje

6742

Zezwolenia na wejście w teren sąsiedniej nieruchomości w celu wykonania niezbędnych robót budowlanych

B5

6743

Zgłaszanie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części

B5

68

Gospodarowanie nieruchomościami

680

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania nieruchomościami

A

681

Wiedza o nieruchomościach i jej aktualizacja

6810

Ewidencja nieruchomości

A

6811

Inwentaryzowanie nieruchomości

A

6812

Oszacowanie wartości i wycena nieruchomości

A

682

Stan prawny nieruchomości

6820

Przejmowanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa

A

6821

Wykonywanie, ograniczanie, pozbawianie praw do nieruchomości oraz zwrot nieruchomości

A

zadanie tylko powiatu

6822

Przejmowanie nieruchomości na rzecz gminy

A

6823

Zakup nieruchomości

A

6824

Zniesienie współwłasności nieruchomości

A

6825

Komunalizacja mienia Skarbu Państwa

A

6826

Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności

A

683

Rozgraniczanie, scalanie i podział nieruchomości

przy czym opłata adiacencka przy klasie 3134

6830

Rozgraniczanie nieruchomości

A

6831

Podział nieruchomości

A

6832

Scalanie nieruchomości

A

6833

Odszkodowania za nieruchomości przejęte pod drogi publiczne

BE10

684

Zarządzanie nieruchomościami

6840

Sprzedaż nieruchomości

A

6841

Oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste

A

6842

Rozwiązywanie i wygaszanie umów użytkowania wieczystego

BE5

6843

Opłaty za użytkowanie wieczyste

B5

6844

Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd

BE10

6845

Przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym w dzierżawę lub najem

BE10

6846

Przekazywanie nieruchomości na cele szczególne

BE10

6847

Służebności gruntowe

BE5

685

Użyczenia nieruchomości

6850

Użyczanie nieruchomości

BE5

6851

Udostępnianie nieruchomości pod lokalizację nośników reklamowych

B5

6852

Zezwolenia na czasowe zajęcie nieruchomości

B5

6853

Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych

B10

686

Tereny pod budownictwo mieszkaniowe

6860

Tworzenie zasobu gruntów na cele rozbudowy pod budownictwo mieszkaniowe

A

6861

Stan prawny terenów pod budownictwo mieszkaniowe

A

6862

Planowanie szczegółowe dla terenów pod budownictwo mieszkaniowe

A

6863

Zarządzanie zasobem terenów na cele budownictwa mieszkaniowego

BE10

687

Nadzór nad zarządzaniem gruntami

6870

Organizacja zarządzania gruntami

BE10

6871

Nadzór i kontrola zarządzania gruntami

BE10

6872

Opiniowanie sposobu zarządzania gruntami

BE5

6873

Wspólnoty gruntowe

BE10

7

GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ PRAW KONSUMENCKICH

70

Gospodarka komunalna

700

Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarki komunalnej

7000

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki komunalnej

A

7001

Analizowanie, prognozowanie i planowanie z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

7002

Przekazywanie zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

7003

Nadzorowanie i monitorowanie realizacji przekazanych zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

w tym opiniowanie planów działalności jednostek, którym przekazano zadania

701

Inwestycje komunalne

7010

Planowanie inwestycji komunalnych

A

7011

Przygotowanie inwestycji komunalnej

BE10

7012

Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji komunalnych

BE5

7013

Realizacja i odbiór inwestycji komunalnych

BE5

7014

Ewidencja inwestycji komunalnych

A

702

Utrzymanie, eksploatacja i zarządzanie obiektami i urządzeniami komunalnymi

7020

Ewidencja obiektów i urządzeń komunalnych

A

7021

Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych

BE5

w tym utrzymanie, bieżące remonty i eksploatacja terenów zieleni miejskiej, komunikacyjnej, infrastruktury sportowej i rekreacyjnej, lokali, budynków, składowisk odpadów, ujęć wody etc.; zgłoszenia awarii wraz z rejestrem

703

Usługi komunalne

7030

Ustalanie wysokości opłat za usługi komunalne oraz zatwierdzanie cenników opłat za usługi komunalne

A

7031

Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych

B5

w tym także samorządowym jednostkom organizacyjnym; między innymi umowy na realizację usług komunalnych

7032

Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych

A

7033

Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych

A

704

Zarządzanie cmentarzami

7040

Zakładanie, rozszerzanie i likwidacja cmentarzy komunalnych

A

7041

Ewidencja cmentarzy na terenie jednostki samorządu

A

7042

Ewidencja cmentarna

A

w tym księgi, bazy danych

7043

Projekty kwater (miejsc grzebalnych)

A

7044

Przydział miejsc grzebalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7045

Utrzymanie miejsc grzebalnych

B5

7046

Ekshumacje

A

7047

Udostępnianie danych i informacji z ewidencji cmentarnej

B5

7048

Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania

B5*)

zadanie tylko powiatu *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7049

Przekazywanie zwłok do celów naukowych

A

zadanie tylko powiatu

71

Gospodarowanie budynkami, mieszkaniami i lokalami

710

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarowania budynkami, mieszkaniami i lokalami

A

711

Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarowania budynkami, mieszkaniami i lokalami

7110

Wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym i lokalowym zasobem gminy

A

7111

Pozyskiwanie budynków i lokali na cele komunalne

A

7112

Pozyskiwanie wsparcia finansowego na tworzenie lokali socjalnych, mieszkań chronionych, noclegowni, domów dla bezdomnych, lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy niebędących lokalami socjalnymi

A

7113

Analizowanie cen najmu lokali mieszkalnych nienależących do publicznego zasobu mieszkaniowego

A

7114

Ustalanie zasad najmu lokali oraz wysokości opłat za najem lokali

A

712

Stan prawny budynków, mieszkań i lokali

7120

Samodzielność lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7121

Ustanawianie odrębnej własności lokali

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7122

Znoszenie współwłasności nieruchomości

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7123

Ustalanie tytułów prawnych do lokali

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7124

Ustalanie i poświadczanie stanu prawnego nieruchomości i lokali

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7125

Wykup mieszkań i lokali przez najemców

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7126

Teczki zbiorcze na dokumentację budynków, lokali i mieszkań

A

w tym ich ewidencja

713

Zarząd nieruchomością wspólną

7130

Wspólnoty mieszkaniowe

A

w tym protokoły z posiedzeń, uchwały, reprezentowanie gminy lub Skarbu Państwa na posiedzeniach, ewidencja wspólnot

7131

Powierzanie podmiotom zewnętrznym zarządu nieruchomościami

A

7132

Kontrolowanie prawidłowości sprawowania zarządu nieruchomościami

A

7133

Kontrolowanie prawidłowości wykorzystania lokali

BE5

w tym informacje o zakłócaniu porządku domowego

7134

Przejmowanie ruchomości w depozyt

BE5

w tym protokoły przejęcia, wydawania depozytu, korespondencja

7135

Przebudowa lokali

B5

714

Zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych wspólnoty gminnej

7140

Ustalanie uprawnień do najmu lokali z mieszkaniowego zasobu gminy

BE10

między innymi wnioski, protokoły z wizji, wywiady środowiskowe, projekty list oczekujących, protesty oczekujących, listy oczekujących, skierowania do zawarcia umowy najmu, przyznawanie lokali; także wynajem lokali o czynszu wolnym

7141

Przyznawanie lokali mieszkalnych zamiennych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego, na przykład w związku ze złym stanem technicznym budynku, klęską żywiołową

7142

Zapewnianie lokali mieszkalnych socjalnych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego, między innymi wyroki sądowe o przyznaniu prawa do lokalu socjalnego, odszkodowania za zajmowanie lokalu bez tytułu prawnego, odszkodowania za niedostarczenie lokalu

7143

Postępowanie o opróżnienie lokalu mieszkalnego

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego, między innymi udział przedstawicieli gminy w tzw. interwencjach ubocznych, postępowania sądowe

7144

Zamiana lokali mieszkalnych

B5

7145

Zawieranie umów o odpłatne używanie lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego; dotyczy lokali mieszkalnych, socjalnych, zamiennych; między innymi protokoły o wydanie lokali, wnioski o obniżenie czynszu, wypowiadanie umów

7146

Zadłużenie czynszowe lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego; między innymi ulgi, umorzenia

7147

Podnajem lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

715

Lokale użytkowe

7150

Przetargi na wynajem lokali użytkowych

B5

7151

Umowy na wynajem lokali użytkowych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

7152

Przyznawanie pomocy publicznej w zakresie wynajmu lokali użytkowych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

7153

Zadłużenie czynszowe lokali użytkowych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

716

Teczki zbiorcze na dokumentację lokali mieszkalnych i użytkowych

BE10

w tym ich ewidencja, która kwalifikowana jest do kategorii A

72

Drogownictwo i system komunikacyjny

720

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu drogownictwa i systemu komunikacyjnego

A

721

Zarządzanie drogami

7210

Zaliczanie dróg do określonej kategorii

BE10

7211

Opinie w sprawie przebiegu dróg

BE10

722

Organizacja i bezpieczeństwo ruchu drogowego

7220

Ewidencja zatwierdzonych projektów zmian organizacji ruchu drogowego

A

zadanie tylko powiatu

7221

Projekty zmian organizacji ruchu drogowego

BE5

7222

Pomiary ruchu drogowego

BE5

7223

Znaki drogowe i sygnalizacja drogowa

BE5

7224

Wypadki drogowe

BE5

7225

Okresowe kontrole stanu dróg i obiektów mostowych

BE5

7226

Współdziałanie w zakresie organizacji i bezpieczeństwa ruchu drogowego

BE5

723

Nadzór nad wykorzystaniem dróg

7230

Zezwolenia na korzystanie z dróg w sposób szczególny

B5

7231

Ustalanie miejsc postoju i opłat za parkowanie

BE5

7232

Ustalanie stref taryfowych taxi

BE5

7233

Wydawanie kart parkingowych

B5

zadanie tylko powiatu

7234

Przeciwdziałanie niszczeniu dróg

BE5

7235

Usuwanie pojazdów

B5

724

System komunikacyjny

7240

Planowanie i organizowanie publicznego transportu zbiorowego

A

7241

Studia, analizy, badania dotyczące komunikacji

A

7242

Opiniowanie rozwiązań i projektów dotyczących komunikacji zbiorowej i przewozów taksówką

BE5

7243

Nadzór nad realizacją usług gminnego transportu publicznego

BE5

7244

Działalność marketingowa, reklamowa i promocyjna w zakresie transportu

BE5

73

Wspieranie gospodarki i rynku pracy

730

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu wspierania gospodarki i rynku pracy

731

Polityka gospodarcza

7310

Strategia rozwoju gospodarczego

A

7311

Realizacja strategii rozwoju gospodarczego i planów operacyjnych

A

7312

Analizy i oceny stanu oraz perspektyw rozwoju gospodarczego

A

7313

Pozyskiwanie środków pozabudżetowych i pomocowych na rozwój gminy

BE5

732

Promocja gospodarcza

7320

Konkursy i nagrody gospodarcze

A

7321

Wspieranie aktywności gospodarczej mieszkańców

BE5

7322

Pozyskiwanie inwestorów

BE5

7323

Informacja gospodarcza

A

7324

Specjalne strefy ekonomiczne

BE5

733

Działalność gospodarcza

7330

Wykonywanie zadań z zakresu obsługi ewidencji działalności gospodarczej

B10*)

*) przy czym całość dokumentacji w zakresie ewidencji działalności gospodarczej , jeżeli nie wiąże się z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, należy zakwalifikować do kategorii A

7331

Poświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z innych urzędów

B5

7332

Poświadczanie danych ze zbioru ewidencji działalności gospodarczej

B5

7333

Ewidencja pól biwakowych i ich kategoryzacja

A

7334

Ewidencja miejsc noclegowych

A

7335

Ustalanie godzin pracy placówek

BE5

734

Zezwolenia, licencje i zgłoszenia

7340

Zezwolenia na sprzedaż alkoholu

B3

7341

Udzielanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób i rzeczy

BE5

zadanie tylko powiatu

7342

Zezwolenia na wykonywanie przewozów w transporcie drogowym

BE5

7343

Zgłoszenia przewozów drogowych na potrzeby własne

B5

zadanie tylko powiatu

7344

Udzielanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką

BE5

7345

Egzaminowanie osób, które ukończyły szkolenie w zakresie transportu drogowego taksówką

BE5

zadanie tylko powiatu

7346

Nadzór nad prowadzeniem działalności zgodnie z zezwoleniem (licencją)

BE10

zadanie tylko powiatu

735

Pomoc publiczna dla przedsiębiorców

7350

Programy pomocy publicznej przedsiębiorcom

A

7351

Udzielanie pomocy publicznej przedsiębiorcom

A

7352

Sprawozdawczość w zakresie udzielonej przedsiębiorcom pomocy publicznej

A

736

Rynek pracy

zadanie tylko powiatu

7360

Powoływanie składu Powiatowej Rady Zatrudnienia

A

zadanie tylko powiatu

7361

Powiatowa Rada Zatrudnienia

A

zadanie tylko powiatu współdziałanie z Radą

7362

Analizy, obserwacje i badanie rynku pracy

A

zadanie tylko powiatu w tym materiały otrzymywane z powiatowego urzędu pracy

7363

Monitorowanie działalności organów i urzędów odpowiedzialnych za działanie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy

A

zadanie tylko powiatu

7364

Wyznaczanie podmiotów, w których odbywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna

BE10

zadanie tylko powiatu

74

Ochrona praw konsumenckich

740

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony praw konsumenckich

A

741

Poradnictwo w zakresie ochrony praw konsumenckich

A

742

Postępowania w zakresie praw konsumenckich

BE10

743

Edukacja konsumencka

BE10

8

OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA

80

Ochrona zdrowia

800

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zdrowia

A

801

Programowanie działań oraz monitorowanie sytuacji w ochronie zdrowia

8010

Programy w zakresie ochrony zdrowia

A

8011

Udział w programach i projektach zewnętrznych w zakresie ochrony zdrowia

A

8012

Analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców

A

8013

Analizy i oceny efektów realizowanych programów zdrowotnych

A

8014

Przygotowywanie danych do Wojewódzkiego Planu Zdrowotnego

BE5

8015

Plan zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych

A

802

Organizacja opieki zdrowotnej

8020

Stan prawny i własnościowy zakładów opieki zdrowotnej

A

8021

Rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej

A

w tym powoływanie, materiały z prac rad

8022

Rozpatrywanie odwołań od uchwał rad społecznych

A

8023

Nadzór nad zakładami opieki zdrowotnej

BE10

8024

Analizowanie i ocenianie działalności zakładów opieki zdrowotnej

A

803

Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna

8030

Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej

BE10

8031

Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną

BE5

804

Ubezpieczanie zdrowotne osób nieubezpieczonych

B5

w tym ich zgłaszanie do ubezpieczenia

805

Sprawy sanitarne i przeciwepidemiczne

8050

Ochrona zdrowia publicznego przed zakażeniami i chorobami zakaźnymi

BE10

8051

Plany działań na wypadek wystąpienia epidemii

A

81

Pomoc społeczna

810

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pomocy społecznej

A

811

Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej

8110

Programy w zakresie pomocy społecznej

A

8111

Udział w programach i projektach zewnętrznych

A

8112

Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej

A

812

Realizacja zadań w zakresie pomocy społecznej

8120

Współdziałanie z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej

BE10

8121

Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej

A

8122

Otwarte konkursy ofert na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej

B5

8123

Oferty z własnej inicjatywy podmiotów zewnętrznych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej

B5

8124

Realizacja przez podmioty zewnętrzne zadań z zakresu pomocy społecznej

BE10

8125

Opiniowanie sytuacji osób przebywających na terenie gminy dla instytucji zewnętrznych

B5

8126

Zastępstwo prawne w sprawach z zakresu pomocy społecznej

BE10

między innymi w sprawach o roszczenia alimentacyjne

8127

Wnioskowanie w sprawach niezdolności do pracy i niepełnosprawności

BE10

813

Praca socjalna

8130

Poradnictwo specjalistyczne

BE10

8131

Interwencja kryzysowa

BE10

8132

Pomoc kombatantom i osobom represjonowanym

BE5

8133

Pomoc cudzoziemcom, uchodźcom i repatriantom

BE5

8134

Pomoc osobom bezdomnym

BE5

8135

Zapobieganie patologiom społecznym

BE5

8136

Szkolenia i poradnictwo rodzinne

BE10

814

Profilaktyka alkoholowa

8140

Prowadzenie świetlic środowiskowych finansowanych w ramach profilaktyki alkoholowej

BE10

8141

Dodatkowe zadania podejmowane w ramach profilaktyki alkoholowej

BE10

815

Kierowanie dziecka do placówki opiekuńczo-wychowawczej oraz monitorowanie jego pobytu

BE10

816

Udzielanie pomocy wychowankom i podopiecznym placówek opiekuńczo-wychowawczych

BE10

817

Rodziny zastępcze

8170

Dobór rodzin zastępczych

BE10

8171

Opiniowanie rodzin zastępczych

BE10

8172

Monitorowanie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej

BE10

8173

Rozliczenia finansowe w zakresie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej

B10

82

Obsługa świadczeń w zakresie pomocy społecznej

820

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu udzielania świadczeń pomocy społecznej

A

821

Świadczenia pieniężne

8210

Zasiłki stałe

B5

8211

Zasiłki okresowe (w tym specjalne)

B5

8212

Zasiłki celowe (w tym specjalne)

B5

8213

Zasiłki i pożyczki w celu ekonomicznego usamodzielnienia

B5

8214

Zasiłki celowe w związku z klęską żywiołową lub ekologiczną

B5

8215

Zasiłki celowe w związku ze zdarzeniem losowym

B5

8216

Zasiłki celowe na pokrycie wydatków na świadczenia zdrowotne

B5

8217

Opłacanie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

B5

822

Świadczenia niepieniężne

8220

Udzielanie pomocy rzeczowej

B5

8221

Sprawienie pogrzebu

B5

8222

Udzielanie schronienia

B5

8223

Dożywianie

B5

8224

Udzielanie posiłku potrzebującym

B5

8225

Zapewnianie usług opiekuńczych, w tym specjalistycznych

B5

8226

Kierowanie do domów pomocy społecznej

B5

8227

Kierowanie do ośrodków wsparcia

B5

8228

Przyznawanie pobytu w mieszkaniu chronionym

B5

823

Sprawy osób niepełnosprawnych rozpatrywane na poziomie gminy

BE5

824

Obsługa dodatków mieszkaniowych

B5

825

Realizacja świadczeń rodzinnych

8250

Zasiłki rodzinne i dodatki do zasiłków rodzinnych

B10

8251

Zasiłki pielęgnacyjne

B10

8252

Świadczenia pielęgnacyjne

B10

8253

Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka

B10

8254

Zapomoga finansowana ze środków własnych gminy z tytułu urodzenia się dziecka

B10

826

Teczki zbiorcze na dokumentację wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych

BE5

klasa może być wybrana jedynie w systemie tradycyjnym

827

Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej

B10

828

Obsługa osób korzystających ze świadczeń i dodatków

8280

Informowanie jednostek zewnętrznych o osobach korzystających ze świadczeń lub dodatków

B5

na przykład ZUS, Policja, urząd pracy

8281

Zaświadczenia dla świadczeniobiorców

B5

8282

Listy wypłat świadczeń ze składką na ZUS

B50

8283

Listy wypłat bez składki na ZUS

B5

8284

Rozliczenia składek na ZUS

B10

8285

Zgłoszenia świadczeniobiorców do ZUS

B10

8286

Obsługa finansowa świadczeń

B5

83

Obsługa pozostałych świadczeń

830

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pozostałych świadczeń

A

831

Zaliczka alimentacyjna

8310

Planowanie i sprawozdawczość w zakresie zaliczki alimentacyjnej

A

8311

Zaliczka alimentacyjna

B10

8312

Windykacja i egzekucja nienależnie pobranej zaliczki alimentacyjnej

B5

8313

Egzekucja zaliczki alimentacyjnej od dłużników alimentacyjnych

B10

8314

Zaświadczenia w sprawach zaliczki alimentacyjnej

B5

832

Świadczenia z funduszu alimentacyjnego

8320

Świadczenia z funduszu alimentacyjnego

B10

8321

Postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych

B10

8322

Wpływanie na aktywizację zawodową dłużników alimentacyjnych

B10

8323

Postępowanie w zakresie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego

B10

8324

Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego

B5

8325

Egzekucja świadczeń z funduszu alimentacyjnego

B10

8326

Planowanie i sprawozdawczość w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego

A

84

Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

840

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej

A

841

Zagadnienia ogólne w zakresie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych

8410

Programy działania na rzecz osób niepełnosprawnych

A

8411

Realizacja i monitorowanie programów na rzecz osób niepełnosprawnych

A

8412

Zadania finansowane ze środków PFRON

BE10

842

Zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności

zadanie tylko powiatu

8420

Powoływanie i odwoływanie członków zespołu do spraw orzekania niepełnosprawności

A

zadanie tylko powiatu

8421

Orzekanie o stopniu niepełnosprawności

B10

zadanie tylko powiatu

843

Społeczna rada do spraw osób niepełnosprawnych

A

844

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla instytucji

8440

Zwrot kosztów wynagrodzeń osób niepełnosprawnych i składek na ubezpieczenie społeczne

B10

8441

Zwrot kosztów przystosowania stanowisk pracy, adaptacji pomieszczeń i urządzeń do potrzeb osób niepełnosprawnych oraz kosztów zatrudnienia pracownika pomagającego pracownikowi niepełnosprawnemu

BE10

845

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla osób fizycznych

BE10

846

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla instytucji

zadanie tylko powiatu

8460

Dofinansowanie kosztów tworzenia i działania warsztatów terapii zajęciowej

BE10

zadanie tylko powiatu

8461

Dofinansowanie sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych

BE10

zadanie tylko powiatu

8462

Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego

B10

zadanie tylko powiatu

847

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla osób fizycznych

zadanie tylko powiatu

8470

Dofinansowanie uczestnictwa dorosłych osób niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych

B10

zadanie tylko powiatu

8471

Dofinansowanie uczestnictwa dzieci niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych

B10

zadanie tylko powiatu

8472

Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego

B10

zadanie tylko powiatu

8473

Dofinansowanie przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych

B10

zadanie tylko powiatu

8474

Dofinansowanie likwidacji barier architektonicznych

BE10

zadanie tylko powiatu

8475

Dofinansowanie likwidacji barier w komunikowaniu się

BE10

zadanie tylko powiatu

8476

Dofinansowanie likwidacji barier technicznych

BE10

zadanie tylko powiatu

ZAŁĄCZNIK Nr  3

  ²

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW POWIATU I STAROSTW POWIATOWYCH

SPIS

KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0	ZARZĄDZANIE POWIATEM I JEGO REPREZENTACJA
00	Organy kolegialne i jednoosobowe powiatu
01	Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
02	Udział powiatu w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski powiatu
03	Współdziałanie powiatu z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
04	Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
05	Reprezentacja i promowanie powiatu
06	Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych
07	Legislacja, obsługa prawna powiatu i jego jednostek organizacyjnych
1	ZARZĄDZANIE STAROSTWEM POWIATOWYM I JEDNOSTKAMI PODLEGŁYMI POWIATOWI
10	Udział w posiedzeniach organów kolegialnych powiatu
11	Gremia kolegialne starostwa i udział przedstawicieli starostwa w obcych gremiach
12	Zbiory aktów normatywnych
13	Informatyzacja
14	Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
15	Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli
16	Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
17	Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
2	SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ POWIAT I STAROSTWO POWIATOWE
20	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
21	Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów powiatu i starostwa powiatowego
22	Ewidencja osobowa
23	Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
24	Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
25	Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji starostwa lub jednostek podległych powiatowi
26	Gospodarka materiałowa
27	Zamówienia publiczne
3	FINANSE POWIATU ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA STAROSTWA I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH POWIATOWI
30	Planowanie i realizacja budżetu
31	Dochody, podatki i opłaty
32	Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
4	KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
40	Kultura
41	Zabytki
42	Kultura fizyczna
43	System oświaty
5	WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
50	Wybory i referenda
51	Stowarzyszenia i fundacje
52	Działalność organizacji pożytku publicznego
53	Sprawy społeczne i obywatelskie
54	Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami
55	Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
6	KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
60	Kształtowanie i ochrona środowiska
61	Gospodarowanie zasobami przyrody
62	Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
63	Ochrona wód i gospodarowanie wodami
64	Ochrona powierzchni ziemi
65	Gospodarowanie złożami i kopalinami
66	Geodezja i kartografia
67	Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
68	Gospodarowanie nieruchomościami
7	GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ PRAW KONSUMENCKICH
70	Gospodarka komunalna
71	Drogownictwo i system komunikacyjny
72	Wspieranie gospodarki i rynku pracy
73	Ochrona praw konsumenckich
8	OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
80	Ochrona zdrowia
81	Pomoc społeczna
82	Nadzór nad powiatowym centrum pomocy rodzinie
83	Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

Symbole klasyfikacyjne				Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii	Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
I	II	III	IV		archiwalnej
1	2	3	4	5	6	7
0				ZARZĄDZANIE POWIATEM I JEGO REPREZENTACJA
	00			Organy kolegialne i jednoosobowe powiatu
		000		Rada powiatu
			0000	Organizacja pracy rady powiatu	A	między innymi statut, regulaminy
			0001	Planowanie i sprawozdawczość z prac rady powiatu	A	w tym korespondencja
			0002	Sesje rady powiatu	A	między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
			0003	Wnioski i interpelacje radnych	A	w tym rejestr i odpowiedzi
			0004	Przewodniczący rady powiatu	A	między innymi korespondencja kierowana do i od przewodniczącego
			0005	Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do rady powiatu oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami	A	w tym rejestr i odpowiedzi
			0006	Projekty uchwał rady powiatu	A	proces ich przygotowania i uzgadniania
			0007	Uchwały rady powiatu	A	w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0711
			0008	Realizacja uchwał rady powiatu i jej monitorowanie	A
		001		Komisje, zespoły i inne organy kolegialne rady powiatu
			0010	Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu	A
			0011	Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu	A
			0012	Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu	A	między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
			0013	Projekty uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu	A
			0014	Uchwały komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu	A	w tym ich rejestr
			0015	Realizacja uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu	A
		002		Zarząd Powiatu
			0020	Powoływanie i organizacja pracy Zarządu Powiatu	A	między innymi regulaminy
			0021	Planowanie i sprawozdawczość z prac Zarządu Powiatu	A	w tym korespondencja
			0022	Posiedzenia Zarządu Powiatu	A	między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
			0023	Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do Zarządu Powiatu oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami	A	w tym rejestr i odpowiedzi
			0024	Projekty aktów normatywnych Zarządu Powiatu	A	proces ich przygotowania i uzgadniania
			0025	Akty normatywne Zarządu Powiatu	A	w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0711
			0026	Realizacja aktów normatywnych Zarządu Powiatu i jej monitorowanie	A
			0027	Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu Zarządu Powiatu	A	pozostałe upoważnienia przy klasie 077
		003		Obsługa radnych powiatu
			0030	Wygaśnięcie mandatu radnego	A
			0031	Kluby radnych powiatu	A
			0032	Sprawy osobowe radnych powiatu	BE5
			0033	Oświadczenia majątkowe radnych powiatu lub o członkach ich rodzin	B6
			0034	Inne oświadczenia radnych powiatu lub o członkach ich rodzin	B*)	*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
			0035	Podnoszenie kompetencji radnych powiatu	BE5	między innymi szkolenia, seminaria
		004		Patronat organów powiatu lub starosty powiatowego	A
		005		Zawieszenie organów powiatu (zarząd komisaryczny) lub wyznaczanie osób do pełnienia funkcji organów powiatu	A
		006		Działania interwencyjne organów administracji rządowej w ramach nadzoru nad organami powiatu	A
	01			Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
		010		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli	A
		011		Podział terytorialny
			0110	Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic	A	między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie
			0111	Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych	A
		012		Organizacja powiatu
			0120	Statut powiatu i jego zmiany	A
			0121	Organizacja starostw powiatowych	A	w tym tworzenie, likwidacja itp. dotyczy między innymi statutu, regulaminu organizacyjnego, ich zmian, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowych regulacji wewnętrznych w sferze organizacyjnej, nadawania numeru NIP, REGON
			0122	Organizacja jednostek organizacyjnych, stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży	A	rodzaje dokumentacji i spraw jak przy klasie 0121
			0123	Tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja samorządowych jednostek organizacyjnych oraz ich organizacja	A	dotyczy jednostek innych niż wymienione przy klasach 0121 i 0122
			0124	Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od powiatu	BE5	dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania powiatowi
		013		Herby, flagi, emblematy, insygnia, odznaczenia, medale lub inne symbole powiatu i jego jednostek	A	ustalanie, zmiany, korespondencja uzgodnieniowa itp.
		014		Systemy zarządzania jakością
			0140	Wdrażanie systemu zarządzania jakością	A
			0141	Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany	A
			0142	Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany	A
			0143	Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany	A
			0144	Audyty jakości zewnętrzne	A
			0145	Audyty jakości wewnętrzne	A
			0146	Doskonalenie systemu zarządzania jakością	BE5
			0147	Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością	B5	między innymi korespondencja porządkowa
		015		Usprawnianie organizacji starostwa oraz wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania	A
	02			Udział powiatu w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski powiatu
		020		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące udziału powiatu w tworzeniu i działalności innych jednostek oraz nadzoru właścicielskiego powiatu	A
		021		Udział powiatu w tworzeniu związków, stowarzyszeń lub porozumień oraz ich organizacja i zmiany	A
		022		Monitorowanie przez powiat działalności związków i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień	A
		023		Nadzór właścicielski powiatu
			0230	Tworzenie przez powiat spółek i fundacji oraz ich likwidowanie	A
			0231	Przystępowanie do spółek i fundacji	A
			0232	Realizacja nadzoru właścicielskiego	A
	03			Współdziałanie powiatu z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
		030		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania powiatu z innymi jednostkami organizacyjnymi	A
		031		Zawieranie i realizacja porozumień powiatu z organami administracji państwowej lub samorządowej	A
		032		Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań powiatu i monitorowanie ich wykonania	A
		033		Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania powiatu i jego jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym	A
		034		Działalność powiatu w sprawach zagranicznych
			0340	Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi	A
			0341	Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych w sprawach zagranicznych	A
			0342	Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli powiatu	A	w tym programy, sprawozdania
			0343	Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy	A
		035		Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora
			0350	Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora	A
			0351	Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach	BE5
	04			Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
		040		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych	A
		041		Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych	A
		042		Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych	A	w tym ich audyt i kontrola
	05			Reprezentacja i promowanie powiatu
		050		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania powiatu	A
		051		Nadawanie odznaczeń, medali lub tytułów przez powiat	A
		052		Kontakty ze środkami publicznego przekazu
			0520	Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne	A
			0521	Konferencje prasowe i wywiady	A
			0522	Monitoring środków publicznego przekazu	A	w tym wycinki prasowe
		053		Promocja powiatu w kraju i za granicą
			0530	Strategie, programy i plany promocji powiatu	A
			0531	Własne akcje promocyjne i reklamowe powiatu	A
			0532	Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych	A	np. targi, festiwale
			0533	Materiały promocyjne powiatu i jego jednostek	A	między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie
			0534	Materiały do serwisu internetowego	A
		054		Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach	A	na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)
		055		Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie	B5
		056		Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez	A	układ według tematów i wydarzeń
	06			Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych		z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu
		060		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych	A
		061		Strategie	A	projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień
		062		Programy	A	projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień
		063		Planowanie
			0630	Planowanie na poziomie całego powiatu	A	w tym korespondencja
			0631	Planowanie na poziomie całego starostwa	A	w tym korespondencja
			0632	Planowanie na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych w powiecie	A
			0633	Planowanie w komórkach organizacyjnych starostwa	BE5
		064		Sprawozdawczość
			0640	Sprawozdawczość na poziomie całego powiatu	A	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			0641	Sprawozdawczość na poziomie każdej jednostki organizacyjnej w powiecie	A	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			0642	Sprawozdawczość statystyczna	A	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			0643	Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych	BE5	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			0644	Meldunki i raporty sytuacyjne	BE5
		065		Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja	A
		066		Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych	A	inne niż w klasie 064; np. dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp.
	07			Legislacja, obsługa prawna powiatu i jego jednostek organizacyjnych
		070		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej	A
		071		Akty prawa miejscowego
			0710	Zbiór aktów prawa miejscowego	A
			0711	Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego	A	w tym korespondencja
		072		Legislacja
			0720	Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących samorządu terytorialnego	A
			0721	Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego	A
			0722	Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne projektów aktów prawa miejscowego	A
			0723	Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne innych projektów aktów prawa	BE10
			0724	Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego	BE10
		073		Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej	BE10
		074		Opinie prawne na potrzeby powiatu i jego jednostek organizacyjnych	BE10
		075		Prowadzenie spraw sądowych
			0750	Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi	BE10	w tym repertoria
			0751	Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi	BE10	w tym repertoria
		076		Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności	BE10
		077		Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne	BE10	w tym ich rejestry; upoważnienia Zarządu Powiatu przy klasie 0027
1				ZARZĄDZANIE STAROSTWEM POWIATOWYM I JEDNOSTKAMI PODLEGŁYMI POWIATOWI
	10			Udział w posiedzeniach organów kolegialnych powiatu	A
	11			Gremia kolegialne starostwa i udział przedstawicieli starostwa w obcych gremiach
		110		Posiedzenia kierownictwa starostwa	A
		111		Komisje, zespoły, grupy robocze w starostwie	A	powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.
		112		Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych	BE10
		113		Narady (zebrania) pracowników	A
	12			Zbiory aktów normatywnych
		120		Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictwa starostwa	A	komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu
		121		Zbiory aktów normatywnych obcych	BE10
	13			Informatyzacja
		130		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji	A
		131		Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych	BE10
		132		Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne	B10
		133		Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania
			1330	Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania	BE5
			1331	Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych	A
			1332	Ewidencja stosowanych systemów i programów	A
			1333	Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów	BE5
			1334	Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów	B10
		134		Projektowanie i eksploatacja powiatowych stron i portali internetowych	BE10
		135		Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych	BE10	dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)
	14			Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
		140		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej	A
		141		Informacje niejawne
			1410	Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul	A	obsługa kancelaryjna przy klasach 1620-1623, akta postępowań sprawdzających przy klasie 218
			1411	Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych	BE10
			1412	Udostępnianie informacji niejawnych	BE10
		142		Ochrona danych osobowych	BE10
		143		Informacja publiczna
			1430	Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej	A
			1431	Udostępnianie informacji publicznej	BE5
		144		Obsługa merytoryczna systemów powiadamiania mieszkańców powiatu	A
	15			Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli
		150		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg i wniosków oraz postulatów i inicjatyw obywateli	A
		151		Skargi i wnioski
			1510	Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)	A	w tym ich rejestr
			1511	Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości	BE5
		152		Postulaty i inicjatywy obywateli	A
	16			Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
		160		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej	A	w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej
		161		Obsługa kancelaryjna
			1610	Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism	B5
			1611	Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy	A
			1612	Ewidencja druków ścisłego zarachowania	B10	przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601
			1613	Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków	A	przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601
			1614	Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi	A
		162		Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne
			1620	Rejestr teczek (rejestr klas końcowych)	A
			1621	Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności	BE50
			1622	Dziennik wykonanej dokumentacji	B10
			1623	Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi	A
		163		Archiwum zakładowe
			1630	Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym	A	przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego
			1631	Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych	A
			1632	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	A
			1633	Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym	B5
			1634	Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym	BE5	w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii
			1635	Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym	A
			1636	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym	BE10
		164		Zbiory biblioteczne w starostwie
			1640	Ewidencja zbiorów bibliotecznych	A
			1641	Gromadzenie zbiorów bibliotecznych	BE5	między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana
			1642	Udostępnianie zbiorów bibliotecznych	B5
	17			Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
		170		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań	A
		171		Kontrole
			1710	Kontrole zewnętrzne w starostwie	A
			1711	Kontrole przeprowadzane przez przedstawicieli organów powiatu i starostwa w jednostkach im podległych	A
			1712	Kontrole wewnętrzne w starostwie	A
			1713	Udział przedstawicieli organów powiatu i starostwa w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne	BE10
			1714	Książka kontroli	BE5
		172		Audyt
			1720	Bieżące akta audytu	A
			1721	Stałe akta audytu	A
		173		Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań	A
2				SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ POWIAT I STAROSTWO POWIATOWE
	20			Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
		200		Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
			2000	Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych	A	między innymi regulaminy pracy
			2001	Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych	BE10
			2002	Wykazy etatów	A
			2003	Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań	A
			2004	Umowy zbiorowe i ich negocjowanie	A
		201		Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
			2010	Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych	A
			2011	Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych	BE10
	21			Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów powiatu i starostwa powiatowego
		210		Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy	B5	przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
		211		Konkursy na stanowiska
			2110	Konkursy na stanowiska w starostwie powiatowym	B5	akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111
			2111	Konkursy na stanowiska w jednostkach podległych powiatowi	B5	akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111
		212		Obsługa zatrudnienia
			2120	Obsługa zatrudnienia kierownictwa starostwa oraz kierownictw jednostek podległych	BE5	w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2121	Obsługa zatrudnienia pracowników starostwa powiatowego	B5	w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2122	Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników starostwa powiatowego	B5	między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2123	Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictw jednostek podległych	B5	między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2124	Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin	B*)	*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
		213		Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych
			2130	Opiniowanie i ocenianie pracowników starostwa powiatowego	BE5	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
			2131	Opiniowanie i ocenianie kierownictw jednostek podległych	BE5	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
		214		Staże, wolontariat, praktyki
			2140	Staże zawodowe	BE10
			2141	Wolontariat	BE10
			2142	Praktyki	BE10
		215		Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)
			2150	Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne	B50
			2151	Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne	B10
		216		Nagradzanie, odznaczanie i karanie
			2160	Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne	BE10	akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2161	Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne	BE10	akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2162	Karanie	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
			2163	Postępowanie dyscyplinarne	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111
		217		Sprawy wojskowe osób zatrudnionych	BE10
		218		Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa	BE20	między innymi akta postępowań sprawdzających
	22			Ewidencja osobowa
		220		Akta osobowe osób zatrudnionych	BE50
		221		Pomoce ewidencyjne do akt osobowych	BE50	w tym programy i systemy teleinformatyczne
		222		Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych	B5
		223		Legitymacje służbowe	B5
		224		Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu	B5
	23			Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
		230		Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy	A
		231		Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy	A
		232		Wypadki
			2320	Wypadki przy pracy	BE10	przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
			2321	Wypadki w drodze do pracy i z pracy	BE10	przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
		233		Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
			2330	Warunki szkodliwe	BE10
			2331	Rejestr warunków szkodliwych	B40
			2332	Choroby zawodowe	BE10
		234		Czas pracy
			2340	Dowody obecności w pracy	B3
			2341	Absencje w pracy	B3
			2342	Rozliczenia czasu pracy	B5
			2343	Delegacje służbowe	B3	w tym ich ewidencja
			2344	Ustalanie i zmiany czasu pracy	B3
		235		Urlopy osób zatrudnionych
			2350	Urlopy wypoczynkowe	B5
			2351	Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp.	B5	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
			2352	Urlopy bezpłatne	B5	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
		236		Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji	B5
	24			Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
		240		Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
			2400	Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych	BE10
			2401	Służba przygotowawcza	BE10
			2402	Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach	BE10	w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych
			2403	Dokształcanie pracowników	B5	studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych
		241		Sprawy socjalno-bytowe
			2410	Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych	B5
			2411	Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych	B5
			2412	Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi	BE5
			2413	Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych	BE5
			2414	Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy	B5
		242		Ubezpieczenia społeczne
			2420	Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego	B10
			2421	Obsługa ubezpieczenia społecznego	B10	w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS
			2422	Legitymacje ubezpieczeniowe	B5
			2423	Dowody uprawnień do zasiłków	B5
			2424	Emerytury i renty	B10
			2425	Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.	B10
		243		Opieka zdrowotna
			2430	Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej	BE10
			2431	Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy	B10
	25			Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji starostwa lub jednostek podległych powiatowi
		250		Administracja obiektami
			2500	Przejmowanie obiektów na potrzeby starostwa lub jednostek podległych powiatowi	A
			2501	Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom	B5
			2502	Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne	B5
		251		Eksploatacja budynków i lokali przez starostwa lub jednostki podległe powiatowi
			2510	Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń	B5
			2511	Dokumentacja techniczna prac remontowych	B5
			2512	Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń	B5	korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.
		252		Podatki i opłaty publiczne	B10
		253		Ubezpieczenia majątkowe	B10	między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
		254		Ochrona mienia własnej jednostki	BE10	plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia
		255		Ochrona przeciwpożarowa	BE10	instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.
	26			Gospodarka materiałowa
		260		Zaopatrzenie
			2600	Źródła zaopatrzenia	B5	zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa
			2601	Zaopatrzenie materiałowe	B5
		261		Obsługa materiałowa środków rzeczowych
			2610	Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych	B10	dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe
			2611	Ewidencja środków trwałych i nietrwałych	B10
			2612	Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników	B10
			2613	Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych	B10
			2614	Konserwacja i remonty środków trwałych	B5
			2615	Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych	B5
		262		Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)	B5
		263		Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
			2630	Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich	B5
			2631	Ewidencja środków transportu	B10
			2632	Eksploatacja własnych środków transportowych	B5	karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni
			2633	Użytkowanie obcych środków transportowych	B5	zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów
			2634	Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych)	B10	w tym dokumentacja dot. konserwacji i remontów środków łączności
			2635	Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej	BE10
	27			Zamówienia publiczne
		270		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych	A
		271		Sprawy zezwoleń na odstąpienie od stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych	BE5
		272		Dokumentacja zamówień publicznych	B5
		273		Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych	B10
3				FINANSE POWIATU ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA STAROSTWA I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH POWIATOWI
	30			Planowanie i realizacja budżetu
		300		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu	A
		301		Wieloletnia prognoza finansowa	A
		302		Planowanie budżetu powiatu
			3020	Przygotowanie projektu budżetu powiatu	BE5	między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia
			3021	Budżet powiatu i jego zmiany	A
			3022	Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową	A
			3023	Informacja o stanie mienia powiatu	A
			3024	Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu	BE5
			3025	Propozycje jednostek podległych powiatowi dotyczące rozdysponowania środków budżetowych	A
			3026	Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany	BE10
		303		Realizacja budżetu
			3030	Układ wykonawczy budżetu powiatu	A
			3031	Przekazywanie środków finansowych dla starostwa, jego komórek i jednostek organizacyjnych podległych powiatowi	B5
			3032	Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji	B5	w tym z urzędami skarbowymi
			3033	Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji	B5
			3034	Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu	BE5	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			3035	Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu	A
			3036	Rewizja budżetu i jego bilansu	A
			3037	Realizacja budżetów komórek organizacyjnych	BE10
		304		Finansowanie
			3040	Finansowanie działalności starostwa i jednostek organizacyjnych podległych powiatowi	B5
			3041	Finansowanie inwestycji	BE5
			3042	Finansowanie remontów	B5
		305		Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych
			3050	Obsługa finansowa funduszy i środków	B5
			3051	Obsługa finansowa pożyczek i kredytów	B5
			3052	Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi	B5
			3053	Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej	B*)	*) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat
			3054	Gospodarka pozabudżetowa	B5
		306		Emitowanie obligacji
			3060	Emitowanie obligacji na terenie kraju	BE5
			3061	Emitowanie obligacji za granicą	BE5
	31			Dochody, podatki i opłaty
		310		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji	A
		311		Zobowiązania podatkowe
			3110	Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie	A
			3111	Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy w tym zakresie	B10
		312		Podatki i ich wymiary	B10
		313		Opłaty	B10
		314		Zaświadczenia
			3140	Zaświadczenia w sprawach podatkowych	B5
			3141	Zaświadczenia w sprawach opłat	B5
		315		Inne dochody powiatu
			3150	Dochody z majątku powiatu	B5
			3151	Odsetki	B5
			3152	Dochody z majątku Skarbu Państwa	B5
			3153	Dotacje	B5
			3154	Subwencje	B5
		316		Egzekucja i windykacja
			3160	Egzekucja należności pieniężnych	B5
			3161	Egzekucja administracyjna	B5
			3162	Windykacja należności	B5
			3163	Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli powiatu u podatników	BE10
	32			Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
		320		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej
			3200	Polityka rachunkowości i plany kont	A	w tym jej projekty, uzgodnienia
			3201	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej	A
		321		Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
			3210	Obrót gotówkowy	B5	plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych
			3211	Obrót bezgotówkowy	B5	wyciągi bankowe, przelewy
			3212	Depozyty kasowe, obsługa wadium	B5
		322		Księgowość
			3220	Dowody księgowe	B5
			3221	Dokumentacja księgowa	B5
			3222	Rozliczenia	B5	rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty
			3223	Ewidencja syntetyczna i analityczna	B5
			3224	Uzgadnianie sald	B5
			3225	Kontrole i rewizje kasy	B5
			3226	Zobowiązania, poręczenia	B5
			3227	Księgowość materiałowo-towarowa	B5
			3228	Obsługa księgowa w zakresie VAT	B10
		323		Rozliczenia płac i wynagrodzeń
			3230	Dokumentacja płac i potrąceń z płac	B5
			3231	Listy płac	B50
			3232	Kartoteki wynagrodzeń	B50
			3233	Wypłaty diet radnym	B10
			3234	Deklaracje podatkowe	B5
			3235	Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne	B50
			3236	Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac	B50
		324		Inwentaryzacja
			3240	Wycena i przecena	B10
			3241	Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne	B5
		325		Dyscyplina finansowa
			3250	Interwencje Głównego Księgowego	A
			3251	Inne sprawy nadzoru finansowego	BE5
4				KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
	40			Kultura
		400		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury	A
		401		Programy rozwoju kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego	A
		402		Rejestracja instytucji kultury i monitorowanie ich działalności	A
		403		Mecenat nad działalnością kulturalną	A
		404		Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów		w tym obchodów rocznic narodowych
			4040	Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych	A
			4041	Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych	A
	41			Zabytki
		410		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków	A
		411		Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie	A
		412		Ochrona zabytków
			4120	Znakowanie obiektów zabytkowych	A
			4121	Współdziałanie z wojewódzkim konserwatorem zabytków i otrzymywanie informacji z rejestrów zabytków	BE10
			4122	Przejmowanie w zarząd obiektu zabytkowego	A
			4123	Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku	A
			4124	Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą zabytków nieruchomych	A	klasa może być wybrana jedynie w systemie tradycyjnym
			4125	Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą zabytków ruchomych	A	klasa może być wybrana jedynie w systemie tradycyjnym
		413		Społeczni opiekunowie zabytków	BE10
		414		Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci	A
		415		Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach	A
	42			Kultura fizyczna
		420		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej	A
		421		Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym zakresie	A
		422		Prowadzenie ewidencji i rejestrów oraz dokumentacji jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną
			4220	Kluby sportowe, związki sportowe, stowarzyszenia kultury fizycznej	A
			4221	Uczniowskie kluby sportowe	A
			4222	Stowarzyszenia kultury fizycznej nieprowadzące działalności gospodarczej	A
			4223	Obiekty sportowe i rekreacyjne	A
		423		Opieka nad sportowcami oraz działalnością sportową	BE10	w tym stypendia
		424		Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej	BE10
		425		Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych	BE10
	43			System oświaty
		430		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty	A
		431		Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie	A
		432		System oświaty publicznej
			4320	Ustalanie sieci publicznych szkół ponadgimnazjalnych i szkół specjalnych oraz granic ich obwodów	A
			4321	Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej	A
			4322	Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych	A
			4323	Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych	A	w tym arkusze organizacyjne szkół
		433		Szkoły niepubliczne
			4330	Prowadzenie ewidencji szkół niepublicznych	A	w tym procedura dokonywania wpisu, wykreślenia
			4331	Wspieranie szkół niepublicznych	BE10	między innymi przekazywanie dotacji
		434		System informacji oświatowej	A
		435		Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania
			4350	Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkół	BE10
			4351	Kierowanie dzieci do szkół specjalnych lub ośrodków poza granicami powiatu	B5
			4352	Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna	B10
			4353	Dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych	B10
			4354	Pomoc psychologiczno-pedagogiczna i klasy integracyjne	BE10
			4355	Olimpiady i konkursy edukacyjne	BE10
		436		Wspieranie uczniów
			4360	Programy pomocy materialnej dla uczniów	A
			4361	Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom	B5
			4362	Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom	B5
			4363	Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym	BE5
		437		Rozwój zawodowy nauczycieli
			4370	Awans zawodowy nauczycieli	BE50
			4371	Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli	BE5
			4372	Nagradzanie i wyróżnianie nauczycieli	BE10
		438		Sprawy nauczycieli
			4380	Realizacja i wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych nauczycieli	BE5
			4381	Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli	A
5				WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
	50			Wybory i referenda
		500		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów	A
		501		Obsługa organizacyjna wyborów	BE5*)	*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
		502		Obsługa organizacyjna referendów	BE5*)	*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
	51			Stowarzyszenia i fundacje
		510		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru nad stowarzyszeniami i fundacjami	A
		511		Monitorowanie działalności stowarzyszeń	A
		512		Monitorowanie działalności stowarzyszeń zwykłych	A
		513		Monitorowanie działalności fundacji	A	w tym dokumentacja przekazywana z sądu lub fundacji
		514		Udostępnianie jednostkom zewnętrznym i osobom fizycznym informacji dotyczących działalności stowarzyszeń i fundacji	BE5
	52			Działalność organizacji pożytku publicznego
		520		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego	A
		521		Powiatowa Rada Działalności Pożytku Publicznego	A
		522		Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze powiatu i organizacji pożytku publicznego	A
		523		Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy powiatem i tymi organizacjami	A
		524		Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego	BE5
		525		Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności	BE5
		526		Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego	BE10
	53			Sprawy społeczne i obywatelskie
		530		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich	A
		531		Sprawy społeczne
			5310	Zgromadzenia i imprezy masowe	BE5
			5311	Zbiórki publiczne	BE5
			5312	Mniejszości narodowe	A
			5313	Repatrianci	A
			5314	Obsługa rzeczy znalezionych	BE5
		532		Nabywanie, wybór i utrata obywatelstwa polskiego	A
	54			Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami
		540		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące rejestracji pojazdów i wydawania uprawnień do kierowania pojazdami	A
		541		Rejestracja pojazdów
			5410	Dokumentacja rejestracji pojazdów	BE10
			5411	Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie rejestracji pojazdów	B5
		542		Stacje kontroli pojazdów, diagności
			5420	Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów	BE10
			5421	Nadzór nad działalnością stacji kontroli pojazdów	BE10
			5422	Wydawanie i cofanie uprawnień dla diagnostów	BE10
		543		Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami
			5430	Ewidencjonowanie kierowców	BE10
			5431	Ewidencjonowanie osób bez uprawnień do kierowania pojazdami	BE10
			5432	Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie uprawnień do kierowania pojazdami	B5
		544		Ośrodki szkolenia kierowców, instruktorzy nauki jazdy
			5440	Rejestrowanie działalności przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców	BE10
			5441	Wpisywanie i skreślanie z ewidencji instruktorów	BE10
	55			Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
		550		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa ludności, spraw wojskowych i obronnych	A
		551		Komisja bezpieczeństwa i porządku
			5510	Organizacja Komisji bezpieczeństwa i porządku	A	w tym powoływanie, odwoływanie, kierowanie do prac, regulaminy
			5511	Posiedzenia Komisji bezpieczeństwa i porządku	A
		552		Bezpieczeństwo ludności
			5520	Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom powiatu i osobom przebywającym czasowo na terenie powiatu	BE5
			5521	Współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku	BE5	między innymi WOPR, GOPR
		553		Zarządzanie kryzysowe
			5530	Prace Zespołu Zarządzania Kryzysowego	A
			5531	Monitorowanie działalności centrów zarządzania kryzysowego	A
			5532	Planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie	A
			5533	Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności	A
			5534	Organizacja łączności alarmowej	BE10
			5535	Zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych	A
		554		Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa
			5540	Ochrona przeciwpożarowa	BE10
			5541	Planowanie zabezpieczenia powiatu przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia	A
			5542	Akcje przeciwpowodziowe	BE10
		555		Obrona cywilna
			5550	Plany obrony cywilnej	A
			5551	Opracowywanie i uzgadnianie planów działania w zakresie obrony cywilnej	A
			5552	Organizacja formacji obronnych	A
			5553	Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej	A
			5554	Organizacja ewakuacji ludności	B10
			5555	Zaopatrzenie ludności i zakładów pracy w sprzęt obronny	B10
			5556	Baza służąca obronie cywilnej	B10
			5557	Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie	A
		556		Sprawy obronne
			5560	Planowanie w zakresie spraw obronnych	A
			5561	Organizowanie systemu kierowania obronnością	B10
			5562	Przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa	B10
			5563	Przygotowanie obiektów i dróg o znaczeniu obronnym na potrzeby obronne państwa	B10
			5564	Organizacja jednostek zmilitaryzowanych	B10
		557		Sprawy wojskowe oraz z zakresu kwalifikacji wojskowej
			5570	Organizacja kwalifikacji wojskowej	B10
			5571	Działalność komisji kwalifikacyjnej	B10
			5572	Orzekanie w sprawach wojskowych	B10
			5573	Reklamowanie osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i czasie wojny	B10
6				KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
	60			Kształtowanie i ochrona środowiska
		600		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska	A
		601		Ustalanie i opiniowanie polityki ekologicznej	A
		602		Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska	A
		603		Monitoring w zakresie ochrony środowiska	A
		604		Informacje o środowisku i jego ochronie	BE10
		605		Kształtowanie postaw proekologicznych	BE10
		606		Wnioskowanie o ściganie za wykroczenia określone w przepisach prawa dotyczących ochrony przyrody i środowiska	BE10
	61			Gospodarowanie zasobami przyrody
		610		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody	A
		611		Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania zasobami przyrody	A
		612		Ochrona przyrody, gruntów rolnych i leśnych
			6120	Ochrona gatunkowa roślin i zwierząt	BE5
			6121	Zwierzęta i rośliny podlegające ograniczeniom przewozowym	BE10	w tym rejestr i wydawanie zaświadczeń
			6122	Rekultywacja gruntów rolnych	BE10
			6123	Przeznaczanie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne	BE10
			6124	Wyłączanie gruntów rolnych z produkcji rolniczej	BE10
		613		Ochrona roślin, zieleni i zadrzewień	BE5
		614		Ochrona zwierząt i ochrona weterynaryjna
			6140	Zwalczanie zakaźnych chorób zwierzęcych	BE5
			6141	Profilaktyka weterynaryjna i upowszechnianie higieny pozyskiwania produktów zwierzęcych	BE5
			6142	Współdziałanie z inspekcją weterynaryjną w sprawach ochrony zwierząt	BE5
		615		Gospodarka łowiecka
			6150	Administrowanie łowiectwem	BE10	między innymi ustalanie obwodów łowieckich, dzierżawa obwodów łowieckich, odstrzał redukcyjny zwierząt, nadzór nad pogotowiami dla zwierząt dziko żyjących
			6151	Plany łowieckie	BE5	między innymi opiniowanie planów łowieckich
			6152	Zezwalanie na hodowlę chartów rasowych i ich mieszańców	BE5
		616		Ochrona lasów i gospodarka leśna w lasach niestanowiących własności Skarbu Państwa
			6160	Powierzanie realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej	A
			6161	Roczne limity zalesienia	A
			6162	Uproszczone plany urządzenia lasów oraz inwentaryzacja stanu lasów	A
			6163	Kontrola realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej	BE10
			6164	Realizacja zadań z zakresu gospodarki leśnej	BE10	między innymi przyznawanie dotacji
		617		Rybactwo śródlądowe
			6170	Śródlądowe obwody rybackie	A
			6171	Nadzór nad śródlądową gospodarką rybacką	BE5
			6172	Wydawanie kart wędkarskich i kart łowiectwa podwodnego	B5
			6173	Rejestracja sprzętu pływackiego służącego do połowu ryb	B5
			6174	Zezwalanie na przegradzanie sieciowymi rybackimi narzędziami połowowymi wód płynących	B5
			6175	Zezwalanie na ustawianie sieciowych rybackich narzędzi połowowych na wodach śródlądowych	B5
			6176	Społeczna Straż Rybacka	A
		618		Produkcja roślinna
			6180	Programowanie produkcji roślinnej	A
			6181	Ochrona roślin uprawnych przed chorobami i szkodnikami	BE5
			6182	Nakazy wykonania określonych czynności i zabiegów w zakresie ochron roślin	BE5
			6183	Zwalczanie skutków klęsk żywiołowych w rolnictwie	BE5
			6184	Zagospodarowywanie płodów rolnych i skup interwencyjny	BE5
	62			Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
		620		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem	A
		621		Programy, projekty, analizy z zakresu wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem	A
		622		Wprowadzanie substancji lub energii do środowiska
			6220	Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii	BE10	między innymi wydawanie, cofanie, ograniczanie, wygaszanie pozwoleń
			6221	Zgłaszanie eksploatacji instalacji, których użytkowanie nie wymaga pozwolenia	BE5
			6222	Pozwolenia zintegrowane w zakresie wprowadzania substancji lub energii do środowiska	BE10
			6223	Pomiary wielkości emisji zanieczyszczeń powietrza	BE5	między innymi informacje o pomiarach w skali województwa, informacje o pomiarach prowadzonych przez zobowiązane podmioty, monitorowanie pomiarów
			6224	Pozwolenia na wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza	BE10
			6225	Wydawanie opinii w zakresie ochrony powietrza	BE5
			6226	Uczestnictwo w systemie handlu uprawnieniami do emisji i monitorowanie wielkości emisji	BE10	między innymi zezwolenia, monitorowanie
			6227	Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza	A
		623		Gospodarka odpadami
			6230	Zatwierdzanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi	BE10	w tym także wstrzymywanie działalności w zakresie gospodarowania odpadami niebezpiecznymi
			6231	Informacje o poważnych awariach i gospodarowanie odpadami w wyniku wypadków i awarii	BE10
			6232	Informacje o wytwarzaniu odpadów oraz sposobach gospodarowania odpadami	BE5	między innymi zatwierdzanie informacji
			6233	Zezwalanie na prowadzenie odzyskiwania, unieszkodliwiania, zbierania lub transportu odpadów	B5
			6234	Opiniowanie wniosków o wydanie zezwoleń na prowadzenie odzyskiwania lub unieszkodliwiania odpadów	B5	opinie dla innych organów
			6235	Zgłaszanie posiadania oraz prowadzenia transportu odpadów	B5	wraz z rejestrem
			6236	Zezwolenia na międzynarodowe przemieszczanie odpadów oraz zezwolenia wstępne na prowadzenie instalacji, w której prowadzone są procesy odzysku	BE5	tj. zezwolenia otrzymywane do wiadomości
			6237	Użytkowanie składowisk odpadów	BE5
		624		Ochrona przed hałasem
			6240	Mapy akustyczne	A
			6241	Decydowanie o dopuszczalnym poziomie hałasu, w tym pozwolenia na emitowanie hałasu do środowiska	BE10	między innymi wydawane w odpowiedzi na interwencje mieszkańców
			6242	Zgłaszanie instalacji emitujących hałas, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia	BE5
			6243	Pomiary emisji hałasu	BE5
			6244	Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed hałasem	BE5
	63			Ochrona wód i gospodarowanie wodami
		630		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony wód i gospodarowania wodami	A
		631		Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony wód i gospodarowania wodami	A
		632		Ochrona wód oraz ochrona przed powodzią i suszą
			6320	Ustalanie stref ochronnych ujęć wody	BE10
			6321	Studium ochrony przeciwpowodziowej	A	w tym opinie
			6322	Odszkodowania w związku z zalaniem gruntów podczas powodzi	BE10
			6323	Nakazy usunięcia drzew i krzewów	BE10	między innymi z terenów wałów przeciwpowodziowych
			6324	Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom wód	B5
		633		Prawo własności wód
			6330	Ustalanie linii brzegu	BE10
			6331	Naruszenie stanu wody na gruncie	B5
			6332	Użytkowanie gruntów pokrytych wodami	BE10
		634		Zarządzanie zasobami wodnymi
			6340	Ustalanie stref ochronnych urządzeń pomiarowych państwowej sieci hydrologiczno-meteorologicznej	BE10
			6341	Pozwolenia wodnoprawne	BE10
			6342	Zgłaszanie instalacji wodnych, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia	BE5
			6343	Spółki wodne	BE10
	64			Ochrona powierzchni ziemi
		640		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony powierzchni ziemi	A
		641		Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony powierzchni ziemi	A
		642		Badanie jakości gleby i ziemi	BE10
		643		Obserwacje terenów zagrożonych ruchami masowymi ziemi oraz terenów, na których występują te ruchy	A
		644		Uzgodnienia w odniesieniu do terenów zagrożonych osuwaniem się mas ziemnych	BE10
	65			Gospodarowanie złożami i kopalinami
		650		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania złożami i kopalinami	A
		651		Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania złożami i kopalinami	A
		652		Geologia surowcowa
			6520	Ewidencja złóż kopalin	A
			6521	Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin	A
			6522	Przyznawanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych	BE10
			6523	Opiniowanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych	BE5
			6524	Opiniowanie planów ruchu zakładu górniczego	A
			6525	Analizy wykonawstwa prac w zakresie geologii surowcowej	BE5
			6526	Zatwierdzanie kryteriów bilansowości złóż	BE5
			6527	Zatwierdzanie projektu zagospodarowania złoża	BE5
			6528	Przyjmowanie dokumentacji ustalającej zasoby złóż kopalin pospolitych	BE5
		653		Hydrogeologia
			6530	Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych	BE5
			6531	Przyjmowanie dokumentacji hydrogeologicznych	BE5
		654		Geologia inżynierska
			6540	Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich	BE5
			6541	Przyjmowanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej	BE5
		655		Inne prace geologiczne	BE10
		656		Szkody górnicze
			6560	Analizy i informacje dotyczące występowania szkód górniczych	A
			6561	Programy, plany, sprawozdania w zakresie usuwania szkód górniczych	A
			6562	Koordynacja zamierzeń i współpraca z innymi instytucjami w zakresie zapobiegania i likwidacji szkód	BE10
			6563	Orzekanie w sprawie szkód górniczych	BE10
			6564	Ewidencja budynków mieszkalnych zakwalifikowanych do rozbiórki na skutek szkód górniczych	A
			6565	Przeglądy okresowe budynków przeznaczonych do rozbiórki na skutek szkód	BE5
		657		Nadzór nad robotami geologicznymi
			6570	Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań i sporządzaniem dokumentacji geologicznej	BE10
			6571	Orzecznictwo w sprawach szkód powstałych w związku z robotami geologicznymi	BE10
			6572	Zezwolenia na prowadzenie prac geologicznych	BE5
			6573	Kontrola realizacji planów prac geologicznych	BE10
		658		Informacja geologiczna i zawiadomienia
			6580	Informacja geologiczna	BE5
			6581	Zawiadomienia o odkryciu kopalnych roślin lub zwierząt	A
	66			Geodezja i kartografia		klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika z odrębnych przepisów
		660		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii	A
		661		Programy, projekty, analizy z zakresu geodezji i kartografii	A
		662		Ewidencjonowanie gruntów i budynków
			6620	Obsługa ewidencji gruntów i budynków	BE10
			6621	Informacje, wypisy oraz wyrysy z operatu ewidencyjnego	B5
			6622	Zmiana formy użytkowania gruntów	BE10
			6623	Aktualizacja użytków gruntowych	BE10
			6624	Numeracja porządkowa nieruchomości	A
		663		Sieć uzbrojenia terenu
			6630	Koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu	BE10
			6631	Nadzór nad prowadzeniem prac związanych z siecią uzbrojenia terenu	BE5
		664		Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny
			6640	Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego	BE10
			6641	Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych	B5
			6642	Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego	B5
			6643	Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych	B5
	67			Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
		670		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa	A
		671		Programy, projekty, analizy z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa	A
		672		Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne	A
		673		Lokalizacja inwestycji	BE5	opiniowanie
		674		Budownictwo
			6740	Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części	BE10	przy czym okres przechowywania liczony jest zgodnie z ustawą - Prawo budowlane; w tym zatwierdzanie projektu budowlanego, pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych, zmianę sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części, remonty obiektów budowlanych, przenoszenie pozwolenia na innego inwestora
			6741	Rozbiórka obiektów budowlanych	B10	w tym pozwolenia, decyzje
			6742	Zezwolenia na wejście w teren sąsiedniej nieruchomości w celu wykonania niezbędnych robót budowlanych	B5
			6743	Zgłaszanie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części	B5
	68			Gospodarowanie nieruchomościami
		680		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania nieruchomościami	A
		681		Wiedza o nieruchomościach i jej aktualizacja
			6810	Ewidencja nieruchomości	A
			6811	Inwentaryzowanie nieruchomości	A
			6812	Oszacowanie wartości i wycena nieruchomości	A
		682		Stan prawny nieruchomości
			6820	Przejmowanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa	A
			6821	Wykonywanie, ograniczanie, pozbawianie praw do nieruchomości oraz zwrot nieruchomości	A
			6822	Zakup nieruchomości	A
			6823	Zniesienie współwłasności nieruchomości	A
			6824	Komunalizacja mienia Skarbu Państwa	A
			6825	Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności	A
			6826	Służebności gruntowe	BE5
		683		Odszkodowania za zajęcie nieruchomości pod drogi publiczne	BE10
		684		Zarządzanie nieruchomościami
			6840	Sprzedaż nieruchomości	A
			6841	Oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste	BE5
			6842	Rozwiązywanie i wygaszanie umów użytkowania wieczystego	BE5
			6843	Opłaty za użytkowanie wieczyste	B5
			6844	Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd	BE10
			6845	Przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym w dzierżawę lub najem	BE10
			6846	Przekazywanie nieruchomości na cele szczególne	BE10
		685		Użyczenia nieruchomości
			6850	Użyczanie nieruchomości	BE5
			6851	Udostępnianie nieruchomości pod lokalizację nośników reklamowych	B5
			6852	Zezwolenia na czasowe zajęcie nieruchomości	B5
			6853	Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych	B10
7				GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ PRAW KONSUMENCKICH
	70			Gospodarka komunalna
		700		Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarki komunalnej
			7000	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki komunalnej	A
			7001	Analizowanie, prognozowanie i planowanie z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej	A
			7002	Przekazywanie zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej	A
			7003	Nadzorowanie i monitorowanie realizacji przekazanych zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej	A	w tym opiniowanie planów działalności jednostek, którym przekazano zadania
		701		Inwestycje
			7010	Planowanie inwestycji	A
			7011	Przygotowanie inwestycji	BE10
			7012	Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji	BE5
			7013	Realizacja i odbiór inwestycji	BE5
			7014	Ewidencja inwestycji	A
		702		Utrzymanie, eksploatacja i zarządzanie obiektami i urządzeniami komunalnymi
			7020	Ewidencja obiektów i urządzeń komunalnych	A
			7021	Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych	BE5	w tym utrzymanie, bieżące remonty i eksploatacja terenów zieleni miejskiej, komunikacyjnej, infrastruktury sportowej i rekreacyjnej, lokali, budynków, składowisk odpadów, ujęć wody etc; zgłoszenia awarii wraz z rejestrem
		703		Usługi komunalne
			7030	Ustalanie wysokości opłat za usługi komunalne oraz zatwierdzanie cenników opłat za usługi komunalne	A
			7031	Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych	B	w tym także samorządowym jednostkom organizacyjnym; między innymi umowy na realizację usług komunalnych
			7032	Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych	A
			7033	Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych	A
		704		Sprawy pochówków
			7040	Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania	B5*)	*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A
			7041	Przekazywanie zwłok do celów naukowych	A
		705		Samodzielność lokali mieszkalnych	A
	71			Drogownictwo i system komunikacyjny
		710		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu drogownictwa i systemu komunikacyjnego	A
		711		Zarządzanie drogami
			7110	Zaliczanie dróg do określonej kategorii	BE10
			7111	Opinie w sprawie przebiegu dróg	BE10
		712		Organizacja i bezpieczeństwo ruchu drogowego
			7120	Ewidencja zatwierdzonych projektów zmian organizacji ruchu drogowego	A
			7121	Projekty zmian organizacji ruchu drogowego	BE5
			7122	Pomiary ruchu drogowego	BE5
			7123	Znaki drogowe i sygnalizacja drogowa	BE5
			7124	Wypadki drogowe	BE5
			7125	Okresowe kontrole stanu dróg i obiektów mostowych	BE5
			7126	Współdziałanie w zakresie organizacji i bezpieczeństwa ruchu drogowego	BE5
		713		Nadzór nad wykorzystaniem dróg
			7130	Zezwolenia na korzystanie z dróg w sposób szczególny	B5
			7131	Ustalanie miejsc postoju i opłat za parkowanie	BE5
			7132	Ustalanie stref taryfowych taxi	BE5
			7133	Wydawanie kart parkingowych	B5
			7134	Przeciwdziałanie niszczeniu dróg	BE5
			7135	Usuwanie pojazdów	B5
		714		System komunikacyjny
			7140	Planowanie i organizowanie publicznego transportu zbiorowego	A
			7141	Studia, analizy, badania dotyczące komunikacji	A
			7142	Opiniowanie rozwiązań i projektów dotyczących komunikacji zbiorowej i przewozów taksówką	BE5
			7143	Nadzór nad realizacją usług gminnego transportu publicznego	BE5
			7144	Działalność marketingowa, reklamowa i promocyjna w zakresie transportu	BE5
	72			Wspieranie gospodarki i rynku pracy
		720		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu wspierania gospodarki i rynku pracy	A
		721		Polityka gospodarcza
			7210	Strategia rozwoju gospodarczego	A
			7211	Realizacja strategii rozwoju gospodarczego i planów operacyjnych	A
			7212	Analizy i oceny stanu oraz perspektyw rozwoju gospodarczego	A
			7213	Pozyskiwanie środków pozabudżetowych i pomocowych na rozwój powiatu	BE5
		722		Promocja gospodarcza
			7220	Konkursy i nagrody gospodarcze	A
			7221	Wspieranie aktywności gospodarczej mieszkańców	BE5
			7222	Pozyskiwanie inwestorów	BE5
			7223	Informacja gospodarcza	A
			7224	Specjalne strefy ekonomiczne	BE5
		723		Działalność gospodarcza
			7230	Wykonywanie zadań z zakresu obsługi ewidencji działalności gospodarczej	B10*)	*) przy czym całość dokumentacji w zakresie ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli nie wiąże się z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, należy zakwalifikować do kategorii A
			7231	Poświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z innych urzędów	B5
			7232	Poświadczanie danych ze zbioru ewidencji działalności gospodarczej	B5
		724		Działalność gospodarcza zagranicznych osób prawnych i fizycznych	BE10
		725		Zezwolenia, licencje i zgłoszenia
			7250	Udzielanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób i rzeczy	BE5
			7251	Zgłoszenia przewozów drogowych na potrzeby własne	B5
			7252	Nadzór nad prowadzeniem działalności zgodnie z zezwoleniem (licencją)	BE10
		726		Pomoc publiczna dla przedsiębiorców
			7260	Programy pomocy publicznej przedsiębiorcom	A
			7261	Udzielanie pomocy publicznej przedsiębiorcom	A
			7262	Sprawozdawczość w zakresie udzielonej przedsiębiorcom pomocy publicznej	A
		727		Rynek pracy
			7270	Powoływanie składu Powiatowej Rady Zatrudnienia	A
			7271	Powiatowa Rada Zatrudnienia	A	współdziałanie z Radą
			7272	Analizy, obserwacje i badanie rynku pracy	A	w tym materiały otrzymywane z powiatowego urzędu pracy
			7273	Monitorowanie działalności organów i urzędów odpowiedzialnych za działanie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy	A
			7274	Wyznaczanie podmiotów, w których odbywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna	BE10
	73			Ochrona praw konsumenckich
		730		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony praw konsumenckich	A
		731		Poradnictwo w zakresie ochrony praw konsumenckich	A
		732		Postępowania w zakresie praw konsumenckich	BE10
		733		Edukacja konsumencka	A
8				OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
	80			Ochrona zdrowia
		800		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zdrowia	A
		801		Programowanie działań oraz monitorowanie sytuacji w ochronie zdrowia
			8010	Programy w zakresie ochrony zdrowia	A
			8011	Udział w programach i projektach zewnętrznych w zakresie ochrony zdrowia	A
			8012	Analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców	A
			8013	Analizy i oceny efektów realizowanych programów zdrowotnych	A
			8014	Przygotowywanie danych do Wojewódzkiego Planu Zdrowotnego	BE5
			8015	Plan zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych	A
		802		Organizacja opieki zdrowotnej
			8020	Stan prawny i własnościowy zakładów opieki zdrowotnej	A
			8021	Rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej	A	w tym powoływanie, materiały z prac rad
			8022	Rozpatrywanie odwołań od uchwał rad społecznych	A
			8023	Nadzór nad zakładami opieki zdrowotnej	BE10
			8024	Analizowanie i ocenianie działalności zakładów opieki zdrowotnej	A
		803		Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna
			8030	Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej	BE10
			8031	Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną	BE5
		804		Ubezpieczanie zdrowotne osób nieubezpieczonych	B5	w tym ich zgłaszanie do ubezpieczenia
		805		Sprawy sanitarne i przeciwepidemiczne
			8050	Ochrona zdrowia publicznego przed zakażeniami i chorobami zakaźnymi	BE10
			8051	Plany działań na wypadek wystąpienia epidemii	A
	81			Pomoc społeczna
		810		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pomocy społecznej	A
		811		Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej
			8110	Programy w zakresie pomocy społecznej	A
			8111	Udział w programach i projektach zewnętrznych	A
			8112	Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej	A
		812		Realizacja zadań w zakresie pomocy społecznej
			8120	Współdziałanie z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej	BE10
			8121	Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej	A
			8122	Otwarte konkursy ofert na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej	B5
			8123	Oferty z własnej inicjatywy podmiotów zewnętrznych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej	B5
			8124	Realizacja przez podmioty zewnętrzne zadań z zakresu pomocy społecznej	BE10
			8125	Wnioskowanie w sprawach niezdolności do pracy i niepełnosprawności	BE10
		813		Praca socjalna
			8130	Poradnictwo specjalistyczne	BE10
			8131	Interwencja kryzysowa	BE10
			8132	Pomoc kombatantom	BE5
			8133	Pomoc cudzoziemcom, uchodźcom i repatriantom	BE5
			8134	Pomoc osobom bezdomnym	BE5
			8135	Zapobieganie patologiom społecznym	BE5
			8136	Szkolenia i poradnictwo rodzinne	BE10
		814		Kierowanie dziecka do placówki opiekuńczo-wychowawczej oraz monitorowanie jego pobytu	BE10
		815		Udzielanie pomocy wychowankom i podopiecznym placówek opiekuńczo-wychowawczych	BE10
		816		Rodziny zastępcze
			8160	Dobór rodzin zastępczych	BE10
			8161	Opiniowanie rodzin zastępczych	BE10
			8162	Monitorowanie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej	BE10
			8163	Rozliczenia finansowe w zakresie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej	B10
	82			Nadzór nad powiatowym centrum pomocy rodzinie	A
	83			Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych
		830		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej	A
		831		Zagadnienia ogólne w zakresie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych
			8310	Programy działania na rzecz osób niepełnosprawnych	A
			8311	Realizacja i monitorowanie programów na rzecz osób niepełnosprawnych	A
			8312	Zadania finansowane ze środków PFRON	BE10
		832		Zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności
			8320	Powoływanie i odwoływanie członków zespołu do spraw orzekania niepełnosprawności	A
			8321	Orzekanie o stopniu niepełnosprawności	B10
		833		Społeczna rada do spraw osób niepełnosprawnych	A
		834		Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla instytucji
			8340	Zwrot kosztów wynagrodzeń osób niepełnosprawnych i składek na ubezpieczenie społeczne	B10
			8341	Zwrot kosztów przystosowania stanowisk pracy, adaptacji pomieszczeń i urządzeń do potrzeb osób niepełnosprawnych oraz kosztów zatrudnienia pracownika pomagającego pracownikowi niepełnosprawnemu	BE10
		835		Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla osób fizycznych	BE10
		836		Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla instytucji
			8360	Dofinansowanie kosztów tworzenia i działania warsztatów terapii zajęciowej	BE10
			8361	Dofinansowanie sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych	BE10
			8362	Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego	B10
		837		Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla osób fizycznych
			8370	Dofinansowanie uczestnictwa dorosłych osób niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych	B10
			8371	Dofinansowanie uczestnictwa dzieci niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych	B10
			8372	Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego	B10
			8373	Dofinansowanie przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych	B10
			8374	Dofinansowanie likwidacji barier architektonicznych	BE10
			8375	Dofinansowanie likwidacji barier w komunikowaniu się	BE10
			8376	Dofinansowanie likwidacji barier technicznych	BE10

ZAŁĄCZNIK Nr  4

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA I URZĘDÓW MARSZAŁKOWSKICH

SPIS

KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0	ZARZĄDZANIE WOJEWÓDZTWEM I JEGO REPREZENTACJA
00	Organy kolegialne i jednoosobowe województwa
01	Strategia rozwoju województwa i priorytety współpracy zagranicznej
02	Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
03	Nadzór właścicielski województwa
04	Współdziałanie województwa z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
05	Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej, których beneficjentem jest samorząd województwa
06	Reprezentacja i promowanie województwa
07	Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności województwa oraz jego jednostek organizacyjnych
08	Legislacja oraz obsługa prawna województwa
1	ZARZĄDZANIE URZĘDEM MARSZAŁKOWSKIM
10	Udział w posiedzeniach organów kolegialnych województwa
11	Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach
12	Zbiory aktów normatywnych
13	Informatyzacja
14	Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
15	Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli
16	Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
17	Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
2	SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ WOJEWÓDZTWO I URZĄD MARSZAŁKOWSKI
20	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
21	Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów województwa i kierowników podmiotów
22	Ewidencja osobowa
23	Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
24	Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
25	Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych województwa
26	Gospodarka materiałowa
27	Zamówienia publiczne
3	FINANSE WOJEWÓDZTWA ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH WOJEWÓDZTWU
30	Planowanie i realizacja budżetu
31	Dochody, podatki i opłaty
32	Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
4	POLITYKA REGIONALNA (POLITYKA ROZWOJU)
40	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu polityki rozwoju
41	Regionalne programy operacyjne
42	Komitet Monitorujący
43	Realizacja regionalnych programów operacyjnych
44	Kontrole w ramach regionalnych programów operacyjnych
45	Projekty partnerskie
5	KULTURA, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
50	Kultura
51	Kultura fizyczna
52	Turystyka i wypoczynek
53	Szkolnictwo wyższe
54	System oświaty
6	WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
60	Wybory i referenda
61	Działalność organizacji pożytku publicznego
62	Sprawy społeczne i obywatelskie
63	Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
7	KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMII, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
70	Kształtowanie i ochrona środowiska
71	Gospodarowanie zasobami przyrody i gospodarka rolna
72	Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
73	Ochrona wód i gospodarowanie wodami
74	Gospodarowanie złożami i kopalinami
75	Geodezja i kartografia
76	Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
77	Gospodarowanie nieruchomościami
78	Inwestycje
8	DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI ORAZ RYNKU PRACY
80	Drogownictwo i system komunikacyjny
81	Polityka gospodarcza
82	Nadzór nad działalnością gospodarczą
83	Pomoc publiczna dla przedsiębiorców
84	Rynek pracy
9	OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
90	Ochrona zdrowia
91	Pomoc społeczna i polityka prorodzinna
92	Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

Symbole klasyfikacyjne				Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii	Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
I	II	III	IV		archiwalnej
1	2	3	4	5	6	7
0				ZARZĄDZANIE WOJEWÓDZTWEM I JEGO REPREZENTACJA
	00			Organy kolegialne i jednoosobowe województwa
		000		Sejmik Województwa
			0000	Organizacja pracy Sejmiku Województwa	A	między innymi regulaminy
			0001	Planowanie i sprawozdawczość z prac Sejmiku Województwa	A	w tym korespondencja
			0002	Sesje Sejmiku Województwa	A	między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
			0003	Wnioski i interpelacje radnych	A	w tym rejestr i odpowiedzi
			0004	Przewodniczący i wiceprzewodniczący Sejmiku Województwa	A	między innymi korespondencja kierowana do i od przewodniczącego
			0005	Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do Sejmiku Województwa oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami	A	w tym rejestr i odpowiedzi
			0006	Projekty uchwał Sejmiku Województwa	A	proces ich przygotowania i uzgadniania
			0007	Uchwały Sejmiku Województwa	A	w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0811
			0008	Realizacja uchwał Sejmiku Województwa i jej monitorowanie	A
		001		Komisje, zespoły i inne organy kolegialne Sejmiku Województwa
			0010	Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa	A
			0011	Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa	A
			0012	Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa	A	między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
			0013	Projekty uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa	A
			0014	Uchwały komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa	A	w tym ich rejestr
			0015	Realizacja uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa	A
		002		Zarząd Województwa
			0020	Powoływanie i organizacja pracy Zarządu Województwa	A	między innymi regulaminy
			0021	Planowanie i sprawozdawczość z prac Zarządu Województwa	A	w tym korespondencja
			0022	Posiedzenia Zarządu Województwa	A	między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
			0023	Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do Zarządu Województwa oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami	A	w tym rejestr i odpowiedzi
			0024	Projekty aktów normatywnych Zarządu Województwa	A	proces ich przygotowania i uzgadniania
			0025	Akty normatywne Zarządu Województwa	A	w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0811
			0026	Realizacja aktów normatywnych Zarządu Województwa i jej monitorowanie	A
			0027	Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu Zarządu Województwa	A	pozostałe upoważnienia przy klasie 087
		003		Obsługa radnych województwa
			0030	Wygaśnięcie mandatu radnego	A
			0031	Kluby radnych województwa	A
			0032	Sprawy osobowe radnych województwa	BE5
			0033	Oświadczenia majątkowe radnych województwa lub o członkach ich rodzin	B6
			0034	Inne oświadczenia radnych województwa lub o członkach ich rodzin	B*)	*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
			0035	Podnoszenie kompetencji radnych Sejmiku Województwa	BE5	między innymi szkolenia, seminaria
		004		Patronat organów samorządu województwa lub marszałka	A
		005		Zawieszenie organów samorządu województwa (zarząd komisaryczny)	A
		006		Działania interwencyjne organów administracji rządowej w ramach nadzoru nad organami samorządu województwa	A
	01			Strategia rozwoju województwa i priorytety współpracy zagranicznej
		010		Strategia rozwoju województwa
			0100	Przygotowanie zasad, trybu i harmonogramu opracowania strategii województwa	A
			0101	Prowadzenie uzgodnień i zbieranie stanowisk oraz postulatów w sprawie strategii rozwoju województwa	A
			0102	Opracowanie strategii rozwoju województwa	A
			0103	Rozpowszechnianie strategii rozwoju województwa	BE5
		011		Priorytety współpracy zagranicznej		pozostałe sprawy współpracy zagranicznej przy klasie 044
			0110	Przygotowanie priorytetów współpracy zagranicznej	A
			0111	Uzgadnianie priorytetów współpracy zagranicznej	A
	02			Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
		020		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli	A
		021		Podział terytorialny
			0210	Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic	A	między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie
			0211	Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych	A
		022		Organizacja województwa
			0220	Statut województwa i jego zmiany	A
			0221	Organizacja urzędu marszałkowskiego	A	dotyczy między innymi statutu, regulaminu organizacyjnego, jego zmiany, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowe regulacje wewnętrzne w sferze organizacyjnej, nadawanie numeru NIP, REGON
			0222	Tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja samorządowych jednostek organizacyjnych oraz ich organizacja	A	innych niż wymieniony przy klasie 0221
			0223	Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od województwa	BE5	dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania samorządowi województwa
		023		Herby, flagi, emblematy, insygnia, odznaczenia, medale lub inne symbole województwa i jego jednostek	A	ustalanie, zmiany, korespondencja uzgodnieniowa itp.
		024		Systemy zarządzania jakością
			0240	Wdrażanie systemu zarządzania jakością	A
			0241	Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany	A
			0242	Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany	A
			0243	Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany	A
			0244	Audyty jakości zewnętrzne	A
			0245	Audyty jakości wewnętrzne	A
			0246	Doskonalenie systemu zarządzania jakością	BE5
			0247	Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością	B5	między innymi korespondencja porządkowa
		025		Usprawnianie organizacji urzędu marszałkowskiego, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania	A
	03			Nadzór właścicielski województwa
		030		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące nadzoru właścicielskiego województwa	A
		031		Tworzenie przez województwo spółek i fundacji oraz ich likwidowanie	A
		032		Przystępowanie do spółek i fundacji	A
		033		Realizacja nadzoru właścicielskiego	A
	04			Współdziałanie województwa z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
		040		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania województwa z innymi jednostkami organizacyjnymi	A
		041		Zawieranie i realizacja porozumień województwa z organami administracji państwowej lub samorządowej	A
		042		Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań województwa i monitorowanie ich wykonania	A
		043		Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania województwa i jego jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym	A
		044		Działalność województwa w sprawach zagranicznych
			0440	Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi	A	przy czym priorytety współpracy zagranicznej są przy klasie 011
			0441	Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy województwa w sprawach zagranicznych	A
			0442	Zawieranie umów i ich realizacja w sprawach zagranicznej współpracy regionalnej	A
			0443	Przystępowanie do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych oraz prowadzenie działalności w tym zakresie	A
			0444	Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli województwa	BE10	w tym programy, sprawozdania
			0445	Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy	BE10
		045		Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora
			0450	Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora	A
			0451	Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach	BE5
	05			Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej, których beneficjentem jest samorząd województwa
		050		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych	A
		051		Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych	A
		052		Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych	A	w tym ich audyt i kontrola
	06			Reprezentacja i promowanie województwa
		060		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania województwa	A
		061		Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez województwo	A
		062		Kontakty ze środkami publicznego przekazu
			0620	Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne	A
			0621	Konferencje prasowe i wywiady	A
			0622	Monitoring środków publicznego przekazu	A	w tym wycinki prasowe
		063		Promocja województwa w kraju i za granicą
			0630	Strategie, programy i plany promocji województwa	A
			0631	Własne akcje promocyjne i reklamowe województwa	A
			0632	Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych	A	np. targi, festiwale
			0633	Materiały promocyjne województwa i jej jednostek	A	między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie
			0634	Materiały do serwisu internetowego	A
		064		Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach	A	na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)
		065		Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie	B5
		066		Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez	A	układ według tematów i wydarzeń
	07			Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności województwa oraz jego jednostek organizacyjnych		z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu
		070		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności województwa oraz jego jednostek organizacyjnych	A
		071		Strategie	A	projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień
		072		Programy	A	projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień
		073		Planowanie
			0730	Planowanie na poziomie całego województwa	A	w tym korespondencja
			0731	Planowanie na poziomie urzędu marszałkowskiego	A	w tym korespondencja
			0732	Planowanie na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych w województwie	A
			0733	Planowanie w komórkach organizacyjnych urzędu marszałkowskiego	BE5
		074		Sprawozdawczość
			0740	Sprawozdawczość na poziomie całego województwa	A	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			0741	Sprawozdawczość na poziomie urzędu marszałkowskiego	A	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			0742	Sprawozdawczość na poziomie każdej jednostki organizacyjnej województwa	A	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			0743	Sprawozdawczość statystyczna	A	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			0744	Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych urzędu marszałkowskiego	BE5	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			0745	Meldunki i raporty sytuacyjne	BE5
		075		Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja	A
		076		Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych	A	inne niż w klasie 065; np. dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp.
	08			Legislacja oraz obsługa prawna województwa
		080		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej	A
		081		Akty prawa miejscowego
			0810	Zbiór aktów prawa miejscowego	A
			0811	Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego	A	w tym korespondencja
		082		Legislacja
			0820	Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących samorządu terytorialnego	A
			0821	Opiniowanie przez województwo projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego	A
			0822	Opiniowanie przez jednostki organizacyjne województwa projektów aktów prawa miejscowego	A
			0823	Opiniowanie przez jednostki organizacyjne województwa innych projektów aktów prawa	BE10
			0824	Opiniowanie przez jednostki organizacyjne województwa projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego	BE10
		083		Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej	BE10
		084		Opinie prawne na potrzeby województwa i jego jednostek organizacyjnych	BE10
		085		Prowadzenie spraw sądowych
			0850	Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi	BE10	w tym repertoria
			0851	Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi	BE10	w tym repertoria
		086		Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności	BE10
		087		Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne	BE10	w tym ich rejestry; inne upoważnienia przy klasie 0027
1				ZARZĄDZANIE URZĘDEM MARSZAŁKOWSKIM
	10			Udział w posiedzeniach organów kolegialnych województwa	A
	11			Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach
		110		Posiedzenia kierownictwa urzędu	A
		111		Komisje, zespoły, grupy robocze w urzędzie	A	powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.
		112		Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych	BE10
		113		Narady (zebrania) pracowników	A
	12			Zbiory aktów normatywnych
		120		Zbiory aktów normatywnych własnego kierownictwa urzędu	A	akty normatywne organów województwa przy klasach 0007 i 0025; komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu
		121		Zbiory aktów normatywnych obcych	BE10
	13			Informatyzacja
		130		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji	A
		131		Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych	BE10
		132		Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne	B10
		133		Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania
			1330	Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania	BE5
			1331	Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych	A
			1332	Ewidencja stosowanych systemów i programów	A
			1333	Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów	BE5
			1334	Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów	B10
		134		Projektowanie i eksploatacja wojewódzkich stron i portali internetowych	BE10
		135		Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych	BE10	dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)
	14			Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
		140		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej	A
		141		Informacje niejawne
			1410	Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul	A	obsługa kancelaryjna przy klasach 1620-1623, akta postępowań sprawdzających przy klasie 218
			1411	Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych	BE10
			1412	Udostępnianie informacji niejawnych	BE10
		142		Ochrona danych osobowych	BE10
		143		Informacja publiczna
			1430	Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej	A
			1431	Udostępnianie informacji publicznej	BE5
		144		Obsługa merytoryczna systemów powiadamiania mieszkańców województwa	A
	15			Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli
		150		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg i wniosków oraz postulatów i inicjatyw obywateli	A
		151		Skargi i wnioski
			1510	Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)	A	w tym ich rejestr
			1511	Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości	BE5
		152		Postulaty i inicjatywy obywateli	A
	16			Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
		160		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej	A	w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej
		161		Obsługa kancelaryjna
			1610	Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism	B5
			1611	Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy	A
			1612	Ewidencja druków ścisłego zarachowania	B10	przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601
			1613	Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków	A	przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601
			1614	Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi	A
		162		Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne
			1620	Rejestr teczek (rejestr klas końcowych)	A
			1621	Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności	BE50
			1622	Dziennik wykonanej dokumentacji	B10
			1623	Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi	A
		163		Archiwum zakładowe
			1630	Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym	A	przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego
			1631	Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych	A
			1632	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	A
			1633	Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym	B5
			1634	Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym	BE5	w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii
			1635	Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym	A
			1636	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym	BE10
		164		Zbiory biblioteczne w podmiotach
			1640	Ewidencja zbiorów bibliotecznych	A
			1641	Gromadzenie zbiorów bibliotecznych	BE5	między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana
			1642	Udostępnianie zbiorów bibliotecznych	B5
	17			Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
		170		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań	A
		171		Kontrole
			1710	Kontrole zewnętrzne w podmiotach	A
			1711	Kontrole przeprowadzane przez podmioty w jednostkach im podległych	A
			1712	Kontrole wewnętrzne w podmiocie	A
			1713	Udział podmiotów w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne	BE10
			1714	Książka kontroli	BE5
		172		Audyt
			1720	Bieżące akta audytu	A
			1721	Stałe akta audytu	A
		173		Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań	A
2				SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ WOJEWÓDZTWO I URZĄD MARSZAŁKOWSKI
	20			Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
		200		Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
			2000	Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych	A	między innymi regulaminy pracy
			2001	Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych	BE10
			2002	Wykazy etatów	A
			2003	Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań	A
			2004	Umowy zbiorowe i ich negocjowanie	A
		201		Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
			2010	Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych	A
			2011	Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych	BE10
	21			Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów województwa i kierowników podmiotów
		210		Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy	B5	przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
		211		Konkursy na stanowiska
			2110	Konkursy na stanowiska w urzędach	B5	akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111
			2111	Konkursy na stanowiska w jednostkach podległych	B5	akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111
		212		Obsługa zatrudnienia
			2120	Obsługa zatrudnienia kierownictwa urzędu marszałkowskiego oraz kierownictw jednostek podległych	BE5	w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2121	Obsługa zatrudnienia pracowników urzędu marszałkowskiego	B5	w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2122	Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników urzędu marszałkowskiego	B5	między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2123	Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictw jednostek podległych	B5	między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2124	Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin	B*)	*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
		213		Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych
			2130	Opiniowanie i ocenianie pracowników urzędu marszałkowskiego	BE5	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
			2131	Opiniowanie i ocenianie kierownictw jednostek podległych	BE5	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
		214		Staże, wolontariat, praktyki
			2140	Staże zawodowe	BE10
			2141	Wolontariat	BE10
			2142	Praktyki	BE10
		215		Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)
			2150	Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne	B50
			2151	Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne	B10
		216		Nagradzanie, odznaczanie i karanie
			2160	Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne	BE10	akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2161	Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne	BE10	akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			2162	Karanie	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
			2163	Postępowanie dyscyplinarne	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111
		217		Sprawy wojskowe osób zatrudnionych	BE10
		218		Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa	BE20	między innymi akta postępowań sprawdzających
	22			Ewidencja osobowa
		220		Akta osobowe osób zatrudnionych	BE50
		221		Pomoce ewidencyjne do akt osobowych	BE50	w tym programy i systemy teleinformatyczne
		222		Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych	B5
		223		Legitymacje służbowe	B5
		224		Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu	B5
	23			Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
		230		Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy	A
		231		Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy	A
		232		Wypadki
			2320	Wypadki przy pracy	BE10	przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
			2321	Wypadki w drodze do pracy i z pracy	BE10	przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
		233		Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
			2330	Warunki szkodliwe	BE10
			2331	Rejestr warunków szkodliwych	B40
			2332	Choroby zawodowe	BE10
		234		Czas pracy
			2340	Dowody obecności w pracy	B3
			2341	Absencje w pracy	B3
			2342	Rozliczenia czasu pracy	B5
			2343	Delegacje służbowe	B3	w tym ich ewidencja
			2344	Ustalanie i zmiany czasu pracy	B3
		235		Urlopy osób zatrudnionych
			2350	Urlopy wypoczynkowe	B5
			2351	Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp.	B5	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
			2352	Urlopy bezpłatne	B5	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
		236		Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji	B5
	24			Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
		240		Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
			2400	Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych	BE10
			2401	Służba przygotowawcza	BE10
			2402	Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach	BE10	w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych
			2403	Dokształcanie pracowników	B5	studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych
		241		Sprawy socjalno-bytowe
			2410	Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych	B5
			2411	Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych	B5
			2412	Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi	BE5
			2413	Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych	BE5
			2414	Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy	B5
		242		Ubezpieczenia społeczne
			2420	Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego	B10
			2421	Obsługa ubezpieczenia społecznego	B10	w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS
			2422	Legitymacje ubezpieczeniowe	B5
			2423	Dowody uprawnień do zasiłków	B5
			2424	Emerytury i renty	B10
			2425	Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.	B10
		243		Opieka zdrowotna
			2430	Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej	BE10
			2431	Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy	B10
	25			Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych województwa
		250		Administracja obiektami
			2500	Przejmowanie obiektów na potrzeby urzędu marszałkowskiego lub jednostek podległych województwu	A
			2501	Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom	B5
			2502	Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne	B5
		251		Eksploatacja budynków i lokali przez urząd marszałkowski lub jednostki podległe województwu
			2510	Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń	B5
			2511	Dokumentacja techniczna prac remontowych	B5
			2512	Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń	B5	korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.
		252		Podatki i opłaty publiczne	B10
		253		Ubezpieczenia majątkowe	B10	między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, ubezpieczenia nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
		254		Ochrona mienia własnej jednostki	BE10	plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia
		255		Ochrona przeciwpożarowa	BE10	instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.
	26			Gospodarka materiałowa
		260		Zaopatrzenie
			2600	Źródła zaopatrzenia	B5	zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa
			2601	Zaopatrzenie materiałowe	B5
		261		Obsługa materiałowa środków rzeczowych
			2610	Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych	B10	dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe
			2611	Ewidencja środków trwałych i nietrwałych	B10
			2612	Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników	B10
			2613	Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych	B10
			2614	Konserwacja i remonty środków trwałych	B5
			2615	Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych	B5
		262		Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)	B5
		263		Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
			2630	Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich	B5
			2631	Ewidencja środków transportu	B10
			2632	Eksploatacja własnych środków transportowych	B5	karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni
			2633	Użytkowanie obcych środków transportowych	B5	zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów
			2634	Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych)	B10	w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności
			2635	Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej	BE10
	27			Zamówienia publiczne
		270		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych	A
		271		Sprawy zezwoleń na odstąpienie od stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych	BE5
		272		Dokumentacja zamówień publicznych	B5
		273		Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych	B10
3				FINANSE WOJEWÓDZTWA ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH WOJEWÓDZTWU
	30			Planowanie i realizacja budżetu
		300		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu	A
		301		Wieloletnia prognoza finansowa	A
		302		Planowanie budżetu województwa
			3020	Przygotowanie projektu budżetu województwa	BE5	między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia
			3021	Budżet województwa i jego zmiany	A
			3022	Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową	A
			3023	Informacje o stanie mienia województwa	A
			3024	Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu	BE5
			3025	Propozycje jednostek podległych województwu dotyczące rozdysponowania środków budżetowych	A
			3026	Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany	BE10
		303		Realizacja budżetu
			3030	Układ wykonawczy budżetu województwa	A
			3031	Przekazywanie środków finansowych dla urzędu, jego komórek i jednostek organizacyjnych województwa oraz innym jednostkom samorządu terytorialnego	BE5
			3032	Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji, dotacji i pomocy finansowej jednostkom samorządu terytorialnego	B5	w tym z urzędami skarbowymi
			3033	Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji	B5
			3034	Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu	BE5	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
			3035	Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu	A
			3036	Rewizja budżetu i jego bilansu	A
			3037	Realizacja budżetów komórek organizacyjnych	BE10
		304		Finansowanie
			3040	Finansowanie działalności urzędu i jednostek podległych województwu	B5
			3041	Finansowanie inwestycji	BE5
			3042	Finansowanie remontów	B5
		305		Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych
			3050	Obsługa finansowa funduszy i środków dodatkowych	B5
			3051	Obsługa finansowa pożyczek i kredytów	B5
			3052	Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi	B5
			3053	Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej	B*)	*) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat
			3054	Gospodarka pozabudżetowa	B5
		306		Emitowanie obligacji
			3060	Emitowanie obligacji na terenie kraju	BE5
			3061	Emitowanie obligacji za granicą	BE5
	31			Dochody, podatki i opłaty
		310		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji	A
		311		Zobowiązania podatkowe
			3110	Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie	A
			3111	Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy w tym zakresie	B10
		312		Podatki i ich wymiary	B10
		313		Opłaty	B10
		314		Zaświadczenia
			3140	Zaświadczenia w sprawach podatkowych	B5
			3141	Zaświadczenia w sprawach opłat	B5
		315		Inne dochody województwa
			3150	Dochody z majątku województwa	B5
			3151	Odsetki	B5
			3152	Dotacje	B5
			3153	Subwencje	B5
			3154	Spadki, zapisy i darowizny na rzecz województwa	BE5
		316		Egzekucja i windykacja
			3160	Egzekucja należności pieniężnych	B5
			3161	Egzekucja administracyjna	B5
			3162	Windykacja należności	B5
			3163	Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli województwa u podatników	BE10
	32			Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
		320		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej
			3200	Polityka rachunkowości i plany kont	A	w tym jej projekty, uzgodnienia
			3201	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej	A
		321		Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
			3210	Obrót gotówkowy	B5	plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych
			3211	Obrót bezgotówkowy	B5	wyciągi bankowe, przelewy
			3212	Depozyty kasowe, obsługa wadium	B5
		322		Księgowość
			3220	Dowody księgowe	B5
			3221	Dokumentacja księgowa	B5
			3222	Rozliczenia	B5	rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty
			3223	Ewidencja syntetyczna i analityczna	B5
			3224	Uzgadnianie sald	B5
			3225	Kontrole i rewizje kasy	B5
			3226	Zobowiązania, poręczenia	B5
			3227	Księgowość materiałowo-towarowa	B5
			3228	Obsługa księgowa w zakresie VAT	B10
		323		Rozliczenia płac i wynagrodzeń
			3230	Dokumentacja płac i potrąceń z płac	B5
			3231	Listy płac	B50
			3232	Kartoteki wynagrodzeń	B50
			3233	Wypłaty diet radnym	B10
			3234	Deklaracje podatkowe	B5
			3235	Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne	B50
			3236	Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac	B50
		324		Inwentaryzacja
			3240	Wycena i przecena	B10
			3241	Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne	B5
		325		Dyscyplina finansowa
			3250	Interwencje Głównego Księgowego	A
			3251	Inne sprawy nadzoru finansowego	BE5
4				POLITYKA REGIONALNA (POLITYKA ROZWOJU)
	40			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu polityki rozwoju	A
	41			Regionalne programy operacyjne
		410		Przygotowanie regionalnych programów operacyjnych	BE10
		411		Uzgadnianie regionalnych programów operacyjnych	A
		412		Kontrakt wojewódzki	A
	42			Komitet Monitorujący
		420		Organizacja pracy Komitetu Monitorującego	A
		421		Posiedzenia Komitetu Monitorującego	A
	43			Realizacja regionalnych programów operacyjnych
		430		Ustalanie priorytetów regionalnych programów operacyjnych oraz kryteriów wyboru projektów	A
		431		Powierzanie zadań związanych z realizacją regionalnych programów operacyjnych	A
		432		Konkursy wyborów projektów w ramach regionalnych programów operacyjnych	BE10
		433		Realizacja dofinansowanych projektów w ramach regionalnych programów operacyjnych	BE10	w tym audyty
		434		Działania informacyjne i promocyjne związane z projektami finansowanymi w ramach regionalnych programów operacyjnych	BE10
	44			Kontrole w ramach regionalnych programów operacyjnych	A
	45			Projekty partnerskie	BE10
5				KULTURA, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
	50			Kultura
		500		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury	A
		501		Programy rozwoju kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego	A
		502		Rejestracja instytucji kultury i monitorowanie ich działalności	A
		503		Mecenat nad działalnością kulturalną	A	w tym stypendia, nagrody
		504		Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów		w tym obchodów rocznic narodowych
			5040	Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych	A
			5041	Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych	A
	51			Kultura fizyczna
		510		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej	A
		511		Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym zakresie	A
		512		Rozbudowa bazy sportowej w województwie	BE5	nie dotyczy własnych obiektów
		513		Opieka nad sportowcami oraz działalnością sportową	BE10	w tym stypendia
		514		Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej	BE10
		515		Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych	BE10
	52			Turystyka i wypoczynek
		520		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu turystyki i wypoczynku	A
		521		Programy rozwoju turystyki i wypoczynku oraz sprawozdawczość w tym zakresie	A
		522		Realizacja zadań w dziedzinie turystyki i wypoczynku
			5220	Promocja turystyczna regionu	A
			5221	Upowszechnianie krajoznawstwa	A
			5222	Organizatorzy turystyki i pośrednicy turystyki	A	w tym rejestr
			5223	Kontrole organizatorów turystyki i pośredników turystyki	BE10
			5224	Uprawnienia pilotów i przewodników turystycznych	A
	53			Szkolnictwo wyższe
		530		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu szkolnictwa wyższego	A
		531		Tworzenie, przekształcanie i likwidowanie publicznych uczelni zawodowych	A
		532		Monitorowanie działalności publicznych uczelni zawodowych	A
		533		Wspieranie materialne i finansowe studentów	BE5
	54			System oświaty
		540		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty	A
		541		Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie	A
		542		System oświaty publicznej
			5420	Ustalanie sieci szkół publicznych oraz granic ich obwodów	A
			5421	Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej	A
			5422	Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych	A
			5423	Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych	A	w tym arkusze organizacyjne szkół
		543		Szkoły niepubliczne
			5430	Prowadzenie ewidencji szkół niepublicznych	A	w tym procedura dokonywania wpisu, wykreślenia
			5431	Wspieranie szkół niepublicznych	BE10	między innymi przekazywanie dotacji
		544		System informacji oświatowej	A
		545		Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania
			5450	Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkół	BE10
			5451	Kierowanie dzieci do ośrodków szkolno-wychowawczych	B10
			5452	Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna	B10
			5453	Pomoc psychologiczno-pedagogiczna i klasy integracyjne	BE10
			5454	Olimpiady i konkursy edukacyjne	BE10
		546		Wspieranie uczniów
			5460	Programy pomocy materialnej dla uczniów	A
			5461	Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom	B5
			5462	Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom	BE5
			5463	Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym	BE5
		547		Rozwój zawodowy nauczycieli
			5470	Publiczne placówki doskonalenia nauczycieli	A
			5471	Niepubliczne placówki doskonalenia nauczycieli	A
			5472	Awans zawodowy nauczycieli	BE50
			5473	Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli	BE5
			5474	Nagradzanie i wyróżnianie nauczycieli	BE10
		548		Sprawy nauczycieli
			5480	Realizacja i wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych nauczycieli	BE5
			5481	Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli	A
6				WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
	60			Wybory i referenda
		600		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów	A
		601		Rejestry i spisy wyborców	B5*)	*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
		602		Obsługa organizacyjna wyborów	BE5*)	*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
		603		Obsługa organizacyjna referendów	BE5*)	*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
	61			Działalność organizacji pożytku publicznego
		610		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego	A
		611		Wojewódzka Rada Działalności Pożytku Publicznego	A
		612		Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze województwa i organizacji pożytku publicznego	A
		613		Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy województwem i tymi organizacjami	A
		614		Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego	BE5
		615		Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności	BE5
		616		Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego	BE10
	62			Sprawy społeczne i obywatelskie
		620		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich	A
		621		Zgromadzenia i imprezy masowe	BE5
		622		Zbiórki publiczne	BE5
		623		Mniejszości narodowe	A
		624		Repatrianci	A
		625		Cudzoziemcy	BE10
	63			Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
		630		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa ludności, spraw wojskowych i obronnych	A
		631		Bezpieczeństwo ludności	BE10
		632		Zarządzanie kryzysowe	BE10
		633		Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa	BE10
		634		Obrona cywilna	BE10
		635		Sprawy obronne
			6350	Planowanie w zakresie spraw obronnych	A
			6351	Organizowanie systemu kierowania obronnością	B10
			6352	Przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa	B10
			6353	Przygotowanie obiektów i dróg o znaczeniu obronnym na potrzeby obronne państwa	B10
			6354	Organizacja jednostek zmilitaryzowanych	B10
			6355	Przeznaczanie nieruchomości i rzeczy ruchomych na cele świadczeń na rzecz obronności oraz wykonywanie tych świadczeń	B10
			6356	Odszkodowania za utratę lub uszkodzenie oraz za szkody wynikłe z utrzymania przedmiotów świadczeń rzeczowych	B10
		636		Sprawy wojskowe oraz z zakresu kwalifikacji wojskowej	BE10
7				KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
	70			Kształtowanie i ochrona środowiska
		700		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska	A
		701		Zagadnienia ogólne w zakresie kształtowania i ochrony środowiska
			7010	Ustalanie i opiniowanie polityki ekologicznej	A
			7011	Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska	A
			7012	Monitoring w zakresie ochrony środowiska	A
			7013	Informacje o środowisku i jego ochronie	BE10
			7014	Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej	A	m. in. sprawy z zakresu powoływania członków rad nadzorczych, zarządów
		702		Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom środowiska
			7020	Nowoczesna technika i technologia ograniczająca zanieczyszczenie środowiska	BE10
			7021	Tworzenie obszarów ograniczonego użytkowania	BE10
			7022	Bilans źródeł zanieczyszczenia środowiska	A
			7023	Ewidencja potencjalnych źródeł zanieczyszczenia środowiska	A
			7024	Ewidencja obiektów inżynierskich służących ochronie środowiska	BE5
			7025	Gospodarowanie opakowaniami	BE5
		703		Oddziaływanie na środowisko
			7030	Oceny oddziaływania na środowisko	BE5
			7031	Zobowiązania do przedstawienia oceny oddziaływania na środowisko	B5
			7032	Przeglądy ekologiczne	BE10
			7033	Usuwanie przyczyn szkodliwego oddziaływania lub zagrożeń stanu środowiska	BE5
			7034	Nadzór administracyjny nad podmiotami korzystającymi ze środowiska	BE5
		704		Kształtowanie postaw proekologicznych i promowanie ochrony środowiska	BE10
		705		Wnioskowanie o ściganie za wykroczenia określone w przepisach prawa dotyczących ochrony przyrody i środowiska	BE10
		706		Udostępnianie informacji o środowisku	BE10
	71			Gospodarowanie zasobami przyrody i gospodarka rolna
		710		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody i gospodarki rolnej	A
		711		Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania zasobami przyrody	A
		712		Przyroda
			7120	Ochrona przyrody	BE10
			7121	Parki krajobrazowe	A
			7122	Obszary chronionego krajobrazu	A
		713		Gospodarka łowiecka
			7130	Plany łowieckie	A	między innymi opiniowanie planów łowieckich
			7131	Administrowanie łowiectwem	A	między innymi ustalanie obwodów łowieckich i zmiana ich granic
			7132	Egzaminowanie w zakresie uprawnień do polowań	BE10
			7133	Okresy polowań, w tym ich skracanie	A	w tym rejestr
			7134	Ustalanie zasad w zakresie odszkodowań za szkody na gruntach leśnych i rolnych	A
			7135	Odszkodowania łowieckie	BE10
		714		Rybactwo śródlądowe
			7140	Obręby hodowlane i ochronne	A
			7141	Oceny realizacji obowiązku prowadzenia racjonalnej gospodarki rybackiej	BE5
			7142	Zwolnienia z prowadzenia racjonalnej gospodarki rybackiej	BE5
			7143	Regulowanie spraw połowów i przepływu ryb	BE5
			7144	Uprawnienia do rybactwa	B5
		715		Ochrona gruntów rolnych i leśnych
			7150	Rekultywacja gruntów rolnych	BE10
			7151	Przeznaczanie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne	BE10
			7152	Modernizacja dróg dojazdowych do gruntów rolnych	B5
			7153	Fundusz Ochrony Gruntów Rolnych	A
		716		Produkcja rolna
			7160	Programy pomocowe dla rolników	BE10
			7161	Lokalne grupy działania	A
			7162	Systemy jakości żywienia	A
			7163	Promowanie działań w zakresie ochrony nazw i oznaczeń produktów rolnych, w tym tradycyjnych	BE10
			7164	Porejestrowe doświadczalnictwo odmian	BE5
			7165	Grupy producentów rolnych	A
			7166	Grupy producentów owoców i warzyw	A
			7167	Kontrolowanie działalności grup producentów	BE10
	72			Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
		720		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem	A
		721		Programy, projekty, analizy z zakresu wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem	A
		722		Wprowadzanie substancji lub energii do środowiska
			7220	Ustalanie wpływu realizacji inwestycji na środowisko	BE10	między innymi decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji, opiniowanie przedsięwzięć w zakresie wpływu na środowisko
			7221	Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii	BE10	między innymi wydanie, cofanie, ograniczanie, wygasanie pozwoleń
			7222	Pozwolenia zintegrowane w zakresie wprowadzania substancji lub energii do środowiska	BE10
			7223	Uzgodnienia wielkości i rodzaju emisji zanieczyszczeń powietrza	BE10
			7224	Ochrona przed promieniowaniem niejonizującym	BE10
			7225	Uczestnictwo w systemie handlu uprawnieniami do emisji i monitorowanie wielkości emisji	BE10
			7226	Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza	A
		723		Gospodarka energetyczna
			7230	Gospodarowanie zasobami paliw i źródeł energii o zasięgu lokalnym	A
			7231	Planowanie zaopatrzenia w paliwa i energię	BE10
			7232	Odnawialne źródła energii	BE10
			7233	Wdrażanie techniki i technologii energooszczędnych	BE10
			7234	Promocja poszanowania (oszczędności) energii	A
		724		Gospodarka odpadami
			7240	Programy gospodarki odpadami niebezpiecznymi	BE10	w tym także wstrzymywanie działalności w zakresie gospodarowania odpadami niebezpiecznymi
			7241	Składowiska odpadów	A	w tym instrukcje eksploatacji, sprawy zamykania składowisk
			7242	Substancje stwarzające szczególne zagrożenie dla środowiska	A	w tym rejestr
			7243	Zezwalanie na wytwarzanie odpadów	BE5
			7244	Zezwolenia na prowadzenie działalności z zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów	BE5
			7245	Informowanie o wytworzonych odpadach oraz sposobach gospodarowania nimi	BE5
			7246	Gospodarcze wykorzystanie odpadów przemysłowych zawierających substancje promieniotwórcze	B5
		725		Opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska
			7250	Opłaty produktowe	B10
			7251	Opłaty za substancje kontrolowane	B10
			7252	Opłaty za emisję zanieczyszczeń do powietrza	B10
			7253	Opłaty za składowanie odpadów	B10
			7254	Opłaty za pobór wody i odprowadzanie ścieków	B10
		726		Uzgadnianie dopuszczalnego poziomu hałasu	B10
	73			Ochrona wód i gospodarowanie wodami
		730		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony wód i gospodarowania wodami	A
		731		Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony wód i gospodarowania wodami	A
		732		Ochrona wód oraz ochrona przed powodzią i suszą
			7320	Realizacja krajowego programu oczyszczania ścieków komunalnych w województwie	A
			7321	Ustalanie linii brzegu	BE10
			7322	Pozwolenia wodno-prawne	BE10
			7323	Ewidencja wód, urządzeń melioracji wodnych oraz zmeliorowanych gruntów	A
			7324	Programowanie, planowanie, nadzorowanie wykonywania urządzeń melioracji wodnych	A
			7325	Rozstrzyganie w sprawie współfinansowania wykonywania urządzeń melioracji wodnych podstawowych z publicznych środków wspólnotowych	BE10
			7326	Opłaty melioracyjne i inwestycyjne	B10
			7327	Związki spółek wodnych	BE10
	74			Gospodarowanie złożami i kopalinami
		740		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania złożami i kopalinami	A
		741		Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania złożami i kopalinami	A
		742		Geologia surowcowa
			7420	Ewidencja złóż kopalin	A
			7421	Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin	A
			7422	Przyznawanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych	BE10
			7423	Opiniowanie koncesji wydanych przez inne organy administracji w zakresie prac geologicznych	B5
			7424	Kryteria bilansowości złóż kopalin	A
			7425	Obszary i tereny górnicze	A
			7426	Projekty zagospodarowania złoża	BE5
			7427	Przyjmowanie dokumentacji ustalającej zasoby złóż i kopalin	BE5
		743		Hydrogeologia
			7430	Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych	BE5
			7431	Przyjmowanie i decyzje żądające uzupełnienia lub poprawy dokumentacji hydrogeologicznej	BE5	w tym jej uzupełnianie i korekty
			7432	Bilans zasobów wód podziemnych	A
			7433	Rejestracja i ewidencja ujęć wód podziemnych	A
			7434	Opinie, wnioski dotyczące warunków hydrogeologicznych	B5
			7435	Ochrona wód podziemnych, w tym opinie hydrogeologiczne	B10
		744		Geologia inżynierska
			7440	Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich	BE5
			7441	Przyjmowanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej	BE5
		745		Inne prace geologiczne	BE10
		746		Nadzór nad robotami geologicznymi
			7460	Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań, prac i sporządzaniem dokumentacji geologicznej	BE10
			7461	Nadzór i kontrola nad wykonywaniem uprawnień z tytułu koncesji geologicznych	BE10
			7462	Kontrole zakładów górniczych	BE10
			7463	Egzekwowanie przepisów prawa geologicznego i górniczego	BE5
		747		Uprawnienia do kontroli geologicznej
			7470	Okręgowa geologiczna komisja egzaminacyjna	A
			7471	Postępowanie egzaminacyjne w zakresie geologii i górnictwa	B50
			7472	Uprawnienia do sprawowania dozoru geologicznego nad pracami geologicznymi	B50
		748		Informacja geologiczna i zawiadomienia
			7480	Informacja geologiczna	BE5
			7481	Zawiadomienia o odkryciu kopalnych roślin lub zwierząt	A
	75			Geodezja i kartografia		klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika z odrębnych przepisów
		750		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii	A
		751		Programy, projekty, analizy z zakresu geodezji i kartografii	A
		752		Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny
			7520	Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego	BE10
			7521	Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych	B5
			7522	Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego	B5
	76			Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
		760		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa	A
		761		Programy, projekty, analizy z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa	A
		762		Wojewódzka Komisja Urbanistyczno-Architektoniczna	A
		763		Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne
			7630	Plany zagospodarowania przestrzennego i studia uwarunkowań zagospodarowania przestrzennego	A
			7631	Ewidencja i rejestracja planów zagospodarowania przestrzennego	A
			7632	Analizy, studia, koncepcje i programy z zakresu zagospodarowania przestrzennego obszaru województwa	A
			7633	Analizy i studia z zakresu zagospodarowania przestrzennego o znaczeniu ponadlokalnym	A
			7634	Uzgadnianie i opiniowanie planów zagospodarowania przestrzennego	BE5
			7635	Inspirowanie i wdrażanie nowych rozwiązań w zakresie zagospodarowania przestrzennego	A
			7636	Zlecanie opracowań na potrzeby planowania przestrzennego	B5
			7637	Wnioski i opinie dotyczące innych opracowań planistycznych	BE5
		764		Budownictwo mieszkaniowe	BE5
	77			Gospodarowanie nieruchomościami
		770		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania nieruchomościami	A
		771		Najem lokali mieszkaniowych	B5
		772		Eksploatacja i ochrona budynków i lokali	B5
		773		Współdziałanie ze wspólnotami mieszkaniowymi	BE10
		774		Stan prawny nieruchomości
			7740	Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości	A
			7741	Regulowanie stanu prawnego nieruchomości	A
			7742	Postępowania w zakresie roszczeń byłych właścicieli nieruchomości województwa	A
			7743	Odszkodowania za nieruchomości województwa	BE10
	78			Inwestycje
		780		Planowanie inwestycji	A
		781		Przygotowanie inwestycji	BE10
		782		Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji	BE5
		783		Realizacja i odbiór inwestycji	BE5
		784		Ewidencja inwestycji	A
8				DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI ORAZ RYNKU PRACY
	80			Drogownictwo i system komunikacyjny
		800		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu drogownictwa i systemu komunikacyjnego	A
		801		Zarządzanie drogami
			8010	Planowanie, budowa i modernizacja dróg wojewódzkich	BE10
			8011	Zaliczanie dróg do określonej kategorii	BE10
			8012	Opinie w sprawie przebiegu dróg	BE10
			8013	Utrzymanie dróg wojewódzkich i mostów	B5
			8014	Nadzór nad wojewódzkim zarządem dróg	BE10
		802		Organizacja i bezpieczeństwo ruchu drogowego
			8020	Kontrole oznakowania dróg wojewódzkich	BE5
			8021	Ewidencja zatwierdzonych projektów zmian organizacji ruchu drogowego	A
			8022	Projekty zmian organizacji ruchu drogowego	BE5
			8023	Pomiary ruchu drogowego	BE5
			8024	Wypadki drogowe	BE5
			8025	Okresowe kontrole stanu dróg i obiektów mostowych	BE5
			8026	Współdziałanie w zakresie organizacji i bezpieczeństwa ruchu drogowego	BE5
		803		Nadzór nad wykorzystaniem dróg
			8030	Zezwolenia na korzystanie z dróg w sposób szczególny	B5
			8031	Przeciwdziałanie niszczeniu dróg	BE5
		804		Szkolenie kierowców
			8040	Ewidencja egzaminatorów sprawdzających kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami	A
			8041	Nadzór nad przeprowadzaniem egzaminów państwowych na prawo jazdy	BE10
			8042	Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących pracownie psychologiczne badające kierowców	A
			8043	Rejestrowanie psychologów uprawnionych do wykonywania badań psychologicznych w zakresie psychologii transportu	A
			8044	Kontrola i nadzór nad wykonywaniem badań psychologicznych i wydawanie orzeczeń	BE10
			8045	Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących kursy dokształcające	A
			8046	Kursy dokształcające dla kierowców przewożących towary niebezpieczne	BE5
			8047	Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami przedstawicielom korpusu dyplomatycznego	BE10
		805		System komunikacji
			8050	Planowanie i organizowanie publicznego transportu zbiorowego	A
			8051	Studia, analizy, badania dotyczące komunikacji	A
		806		Transport kolejowy
			8060	Organizacja regionalnych kolejowych przewozów pasażerskich	BE10
			8061	Uzgadnianie rozkładu jazdy pociągów	A
			8062	Uzgodnienia w zakresie linii kolejowych	A
			8063	Tabor kolejowy	BE5
			8064	Infrastruktura kolejowa	BE5
			8065	Kontrola realizacji przewozów kolejowych	A
		807		Przewozy drogowe
			8070	Zezwalanie na przewozy drogowe	B5
			8071	Dopłaty do autobusowych przewozów pasażerskich	BE5
			8072	Nadzór i kontrola realizacji przewozów drogowych	BE10
	81			Polityka gospodarcza
		810		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu polityki gospodarczej	A
		811		Założenia polityki gospodarczej	A
		812		Analizy i oceny przedsięwzięć gospodarczych	A
		813		Promocja gospodarcza	BE5
	82			Nadzór nad działalnością gospodarczą
		820		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru nad działalnością gospodarczą	A
		821		Ewidencjonowanie przedsiębiorców prowadzących działalność regulowaną	A*)	*) przy czym całość dokumentacji w zakresie ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli nie wiąże się z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej należy zakwalifikować do kategorii A
		822		Działalność gospodarcza w zakresie hotelarstwa
			8220	Ewidencja obiektów hotelarskich	A
			8221	Zaszeregowanie obiektów hotelarskich	BE10
			8222	Kontrola obiektów hotelarskich	A
		823		Działalność gospodarcza w zakresie łowiectwa	BE10
		824		Działalność gospodarcza w zakresie energetyki	BE10
		825		Działalność gospodarcza w zakresie produkcji tablic rejestracyjnych	BE10
		826		Działalność gospodarcza w zakresie przechowalnictwa dokumentacji
			8260	Rejestrowanie i wykreślanie przechowawców akt osobowych i płacowych	A
			8261	Kontrola działalności gospodarczej w zakresie przechowalnictwa dokumentacji	A
			8262	Potwierdzanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych	B5
		827		Zezwolenia, licencje i zgłoszenia
			8270	Zezwolenia na prowadzenie w kraju obrotu hurtowego napojami alkoholowymi	B10
			8271	Opiniowanie wniosków w sprawie udzielenia, zmiany lub cofnięcia koncesji na wytwarzanie, przesyłanie, dystrybucję ciepła, energii elektrycznej, wytwarzanie, magazynowanie paliw ciekłych	B10
	83			Pomoc publiczna dla przedsiębiorców
		830		Programy pomocy publicznej przedsiębiorcom	A
		831		Udzielanie pomocy publicznej przedsiębiorcom	A
		832		Sprawozdawczość w zakresie udzielonej przedsiębiorcom pomocy publicznej	A
	84			Rynek pracy
		840		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rynku pracy	A
		841		Powoływanie składu Wojewódzkiej Rady Zatrudnienia	A
		842		Wojewódzka Rada Zatrudnienia	A	współdziałanie z Radą
		843		Analizy, obserwacje i badanie rynku pracy	A	w tym materiały otrzymywane z wojewódzkiego urzędu pracy
		844		Monitorowanie i współdziałanie działalności organów i urzędów odpowiedzialnych za działanie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy	A
9				OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
	90			Ochrona zdrowia
		900		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zdrowia	A
		901		Programowanie działań oraz monitorowanie sytuacji w ochronie zdrowia
			9010	Wojewódzki Plan Zdrowotny	A
			9011	Programy w zakresie ochrony zdrowia	A
			9012	Udział w programach i projektach zewnętrznych w zakresie ochrony zdrowia	A
			9013	Analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców	A
			9014	Analizy i oceny efektów realizowanych programów zdrowotnych	A
			9015	Plan zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych	A
		902		Organizacja opieki zdrowotnej
			9020	Rada oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia	A
			9021	Stan prawny i własnościowy zakładów opieki zdrowotnej	A
			9022	Rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej	A	w tym powoływanie, materiały z prac rad
			9023	Rozpatrywanie odwołań od uchwał rad społecznych	A
			9024	Nadzór nad placówkami opieki zdrowotnej	BE10
			9025	Analizowanie i ocenianie działalności zakładów opieki zdrowotnej	A
			9026	Zakłady opiekuńczo-lecznicze i pielęgnacyjno-opiekuńcze	A
			9027	Prywatna praktyka psychologiczna	A
			9028	Monitorowanie sytuacji sanitarno-epidemiologicznej	A
		903		Monitorowanie działalności w zakresie medycyny pracy	A
		904		Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna
			9040	Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej	BE10
			9041	Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną	BE5
		905		Doskonalenie zawodowe kadry służby zdrowia
			9050	Kształcenie podyplomowe kadry służby zdrowia	BE10
			9051	Nadzór nad podmiotami uprawnionymi do prowadzenia staży podyplomowych	BE10
			9052	Finansowanie staży podyplomowych kadry służby zdrowia	B10
		906		Kierowanie pacjentów do placówek
			9060	Kierowanie do zakładów opiekuńczo-leczniczych i pielęgnacyjno-opiekuńczych	B5
			9061	Kierowanie do placówek opieki psychiatrycznej	BE5
		907		Ochrona zdrowia
			9070	Monitorowanie realizacji zadań w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień i zakażeń	A	między innymi alkoholizm, narkomania, HIV/AIDS
			9071	Badania w zakresie narkomanii	BE10
			9072	Współdziałanie z innymi podmiotami w zakresie zwalczania uzależnień	BE5
	91			Pomoc społeczna i polityka prorodzinna
		910		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pomocy społecznej i polityki prorodzinnej	A
		911		Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej
			9110	Programy w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej	A
			9111	Programy w zakresie przemocy w rodzinie	A
			9112	Udział w programach i projektach zewnętrznych	A
			9113	Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej	A
		912		Inspirowanie, wspieranie i prowadzenie działań na rzecz wyrównywania poziomu życia mieszkańców województwa
		913		Koordynowanie świadczeń rodzinnych	BE5
		914		Kształcenie kadr w zakresie pomocy społecznej
			9140	Organizacja kształcenia i szkolenia kadr	BE5
			9141	Posiedzenia Regionalnej Komisji Egzaminacyjnej	A
			9142	Przeprowadzanie egzaminów na specjalizację pierwszego stopnia	BE50
			9143	Rejestr dyplomów specjalizacji I stopnia	BE50
		915		Nadzór nad regionalnym ośrodkiem polityki społecznej	A
		916		Realizowanie zadań w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej
			9160	Bank danych o wolnych miejscach w placówkach opiekuńczo-wychowawczych	BE5
			9161	Placówki opiekuńczo-wychowawcze i ośrodki adopcyjno-opiekuńcze	A	w tym rejestr
			9162	Zezwalanie na prowadzenie działalności w zakresie placówek zapewniających całodobową opiekę osobom niepełnosprawnym, przewlekle chorym lub w podeszłym wieku	BE10	w tym cofanie zezwoleń
			9163	Dotowanie działalności centrów integracji społecznej	BE10
			9164	Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego	BE10
			9165	Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego	BE5
	92			Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych
		920		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych	A
		921		Zagadnienia ogólne w zakresie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych
			9210	Programy i plany działania na rzecz osób niepełnosprawnych	A
			9211	Realizacja i monitorowanie programów na rzecz osób niepełnosprawnych	A
		922		Wojewódzka rada do spraw osób niepełnosprawnych	A
		923		Ośrodki prowadzące turnusy rehabilitacyjne dla osób niepełnosprawnych	BE10	w tym rejestr
		924		Dofinansowanie robót budowlanych w obiektach służących rehabilitacji niepełnosprawnych	B10
		925		Dofinansowanie zakładów pracy chronionej i aktywności zawodowej	B10
		926		Udzielanie pomocy zakładom pracy chronionej	BE10

ZAŁĄCZNIK Nr  5

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE I URZĘDÓW OBSŁUGUJĄCYCH TE ORGANY

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  6

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

SPIS TREŚCI:

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Organizacja i zadania archiwum zakładowego

Rozdział 3 Lokal archiwum zakładowego

Rozdział 4 Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział 5 Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

Rozdział 6 Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

Rozdział 7 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

Rozdział 8 Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

Rozdział 9 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Rozdział 10 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

Rozdział 11 Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Załącznik do instrukcji

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

§  2. 

1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

§  3. 

1. W systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum;

6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

2. Narzędzia informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:

1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;

2) są zabezpieczone przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.

3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby podmiot stale dysponował co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

4. Wymagania określone w ust. 2 uważa się za spełnione, jeśli dla podmiotu została opracowana i wdrożona polityka zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodne z Polską Normą PN-ISO/IEC 27001:2007 lub nowszą.

Rozdział  2

Organizacja i zadania archiwum zakładowego

§  4. 

1. W podmiocie działa jedno archiwum zakładowe.

2. W urzędach obsługujących organy zespolonej administracji rządowej w województwie działają odrębne archiwa zakładowe, jeżeli nie są te organy obsługiwane przez urząd wojewódzki lub nie mają wspólnego z urzędem wojewódzkim systemu EZD.

3. Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy.

4. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

5. W systemie tradycyjnym archiwum zakładowe może posiadać filie.

6. Filie archiwum zakładowego tworzy odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący zarządu związku międzygminnego, sekretarz powiatu, sekretarz województwa, dyrektor generalny urzędu lub, w przypadku, o którym mowa w ust. 2, właściwy organ zespolonej administracji rządowej w województwie, określając zakres ich działania, przy uwzględnieniu że:

1) w filiach materiały archiwalne przechowuje się nie dłużej niż dziesięć lat, a po tym okresie przekazuje się je do archiwum zakładowego;

2) filie archiwum zakładowego stosują przepisy instrukcji odpowiednio.

7. Nadzór merytoryczny nad działalnością filii archiwum zakładowego sprawuje wyznaczony archiwista archiwum zakładowego.

8. Filie archiwum zakładowego przekazują do archiwum zakładowego kopie swoich środków ewidencyjnych dokumentacji, chyba że narzędzia informatyczne, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, umożliwiają wgląd do tych środków.

§ 5. Do zadań archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,

c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,

d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD,

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udziat w jej komisyjnym brakowaniu,

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udziat w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

11) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych,

niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.

Rozdział  3

Lokal archiwum zakładowego

§ 6. W lokalu archiwum zakładowego do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnia się warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą; w szczególności lokal ten powinien:

1) być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów;

2) być suchy, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;

3) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

4) być zabezpieczony przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;

5) być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;

6) być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;

7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

8) posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

§  7. 

1. Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsc do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych, przy czym stałe miejsce do pracy dla archiwisty oraz miejsca do korzystania z dokumentacji nie mogą znajdować się w pomieszczeniach magazynowych.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w drodze porozumienia z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, dopuszcza się zorganizowanie miejsc, o których mowa w ust. 1, w pomieszczeniach magazynowych, jeśli posiadają one okna.

§  8. 

1. Pomieszczenia magazynowe wyposaża się w:

1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.

2. Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. 1, polega na nadaniu unikatowego oznaczenia poszczególnym regałom i poszczególnym półkom w obrębie regału.

3. W pomieszczeniach magazynowych:

1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen;

3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;

5) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do instrukcji archiwalnej;

6) należy rejestrować codziennie warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować przynajmniej raz w tygodniu;

7) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 9. Wstęp do pomieszczeń archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty.

Rozdział  4

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  10. 

1. Przejęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację archiwum zakładowego.

2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza.

§  11. 

1. W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:

1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;

2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

4) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.

2. Przekazanie uprawnień, o którym mowa w ust. 1, może następować automatycznie po upływie okresu przewidzianego w § 37 instrukcji kancelaryjnej.

3. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 1, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.

4. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 1.

§  12. 

1. Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.

2. Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1, powinien zawierać:

1) dla całego spisu:

a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej nośniki,

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład informatycznych nośników danych,

d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego nośniki,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie nośnika, o którym mowa w ust. 1,

c) określenie typu nośnika,

d) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik,

e) numer seryjny nośnika, jeśli występuje.

§ 13. Przejmowanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na jej przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) informację, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo,

c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,

e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

f) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek, o których mowa w § 13 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej,

c) rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce.

§  14. 

1. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej, dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) rok założenia teczki aktowej,

e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej,

f) rok najpóźniejszego pisma w teczce,

g) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,

h) oznaczenie kategorii archiwalnej.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.

3. W ramach podziału, o którym mowa w ust. 2, sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb podmiotu lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego, jeśli dane wymienione w ust. 1 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.

4. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.

5. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

6. Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:

1) w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo

2) na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.

7. Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2:

1) w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;

2) w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.

8. Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 7, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa w § 3 ust. 2.

§  15. 

1. Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.

2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD polega na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

5) sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.

3. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na:

1) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;

2) umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach;

3) opisaniu pudeł lub paczek:

a) pełną nazwą podmiotu oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny - na środku u góry,

b) oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD przesyłek znajdujących się w pudle lub paczce - pod nazwą podmiotu,

c) informacją, czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo - pod oznaczeniem roku,

d) informacją, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego pism wpływających czy wychodzących - pod informacją, o której mowa w lit. c,

e) skrajnymi identyfikatorami, o których mowa w § 13 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej - pod informacją, o której mowa w lit. d;

4) w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, usunięciu części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek).

4. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:

1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 63 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami,

b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,

c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),

e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

f) ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: "Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych, [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]",

g) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,

h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt;

2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

c) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,

d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§  16. 

1. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 15;

2) spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w § 12-14, zawierają braki lub błędy;

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

2. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista może powiadomić odpowiednio sekretarza gminy, przewodniczącego zarządu związku międzygminnego, sekretarza powiatu, sekretarza województwa lub dyrektora generalnego urzędu albo osobę upoważnioną do wykonywania ich zadań.

Rozdział  5

Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

§ 17. Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno:

1) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;

2) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy:

a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,

b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,

c) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

d) nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, albo nazwę jednostki organizacyjnej, o której mowa w § 5 pkt 1 lit. b,

e) liczbę pozycji w spisie,

f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;

3) nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo-odbiorczy numer tego spisu wynikający z wykazu spisów;

4) nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 18.

§  18. 

1. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

2. W porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego ustala się postępowanie z czwartym egzemplarzem spisu materiałów archiwalnych.

3. Przepisów ust. 1 pkt 2 i ust. 2 nie stosuje się, jeżeli archiwum zakładowe posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

§  19. 

1. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych, o których mowa w § 38 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

2. Kopie powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.

4. Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;

3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

5. W przypadku gdy uszkodzenie uniemożliwiające wykonanie kopii bezpieczeństwa dotyczy nośnika, o którym mowa w § 20 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej, informacje, o których mowa w ust. 4, odnotowuje się w systemie EZD w metadanych opisujących właściwą przesyłkę, w ramach elementu, o którym mowa w pkt 13 części A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 20. Dokumentację elektroniczną w systemie EZD chroni się przed zniszczeniem lub utratą, stosując się do:

1) polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych używanych przez ten podmiot do realizacji zadań publicznych;

2) przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

§ 21. Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w tym archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne w teczkach aktowych;

2) dokumentację ze składu chronologicznego;

3) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.

§  22. 

1. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.

2. Podmiot poddaje konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

§ 23. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób kierownik podmiotu powiadamia także właściwe archiwum państwowe.

Rozdział  6

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 24. Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§  25. 

1. Skontrum przeprowadza, na polecenie kierownika podmiotu lub na wniosek dyrektora właściwego archiwum państwowego, komisja skontrowa składająca się z co najmniej dwóch członków.

2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala kierownik podmiotu.

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;

3) podpisy członków komisji.

§ 26. Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD.

§ 27. Do porządkowania przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym stosuje się odpowiednio przepisy § 14 i 15, przy czym sposób porządkowania uzgadnia się z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, jeżeli dokumentacja nie narastała i nie była tworzona w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.

Rozdział  7

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§ 28. Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych.

§  29. 

1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.

2. Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

§ 30. Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

§  31. 

1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:

1) datę;

2) nazwę wnioskującego;

3) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

b) dat skrajnych dokumentacji;

4) informację o sposobie udostępnienia;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

6) w przypadku osób spoza podmiotu:

a) cel udostępnienia,

b) uzasadnienie.

2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom podmiotu jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący związku, sekretarz powiatu, sekretarz województwa lub dyrektor generalny urzędu albo osoba upoważniona do wykonywania ich zadań.

3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza podmiotu jest wymagane zezwolenie kierownika podmiotu lub osoby przez niego upoważnionej.

§  32. 

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.

2. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.

§  33. 

1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia wypożyczonej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

1) datę sporządzenia;

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;

3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

3. Na podstawie protokołu kierownik podmiotu zarządza postępowanie wyjaśniające.

§ 34. Archiwista w przyjęty w danym podmiocie sposób odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza archiwum zakładowe - także daty zwrotu do archiwum.

Rozdział  8

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§ 35. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki.

§  36. 

1. Wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego polega na:

1) przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której jest ujęta wycofywana dokumentacja, o dacie i numerze protokołu wycofania;

2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego, zawierającego co najmniej:

a) datę wycofania,

b) numer protokołu,

c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano,

d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,

e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego do komórki organizacyjnej protokół podpisują archiwista i kierownik komórki organizacyjnej.

§  37. 

1. W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komórki lub pracownikowi tej komórki wskazanemu we wniosku.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wniosek składa się w postaci elektronicznej.

3. W systemie EZD prowadzi się rejestr wniosków, o których mowa w ust. 2.

Rozdział  9

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§  38. 

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis tej dokumentacji.

3. Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący związku, sekretarz powiatu, sekretarz województwa lub dyrektor generalny urzędu albo osoba upoważniona do wykonywania ich zadań.

4. W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, kierownicy komórek organizacyjnych mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu odpowiednio przez sekretarza gminy, przewodniczącego związku, sekretarza powiatu, sekretarza województwa lub dyrektora generalnego urzędu albo osobę upoważnioną do wykonywania ich zadań.

§ 39. Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy.

§ 40. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany:

1) w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD - do dokonania zmian w kwalifikacji archiwalnej;

2) w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej:

a) do jej uporządkowania,

b) do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.

§ 41. W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

§  42. 

1. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  10

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§ 43. Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego następuje na podstawie przepisów art. 5 ustawy oraz przepisów wydanych na ich podstawie.

§ 44. W systemie EZD, przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych i sporządza się ich spisy.

§  45. 

1. Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  11

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§  46. 

1. Archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.

2. Sprawozdanie jest przekazywane kierownikowi podmiotu oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego.

3. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:

1) imię, nazwisko, stanowisko służbowe archiwisty;

2) opis lokalu archiwum zakładowego;

3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;

4) ilość dokumentacji przejętej ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych;

5) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających;

6) ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego;

7) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

4. Ilość, o której mowa w ust. 3 pkt 3 - 7, oznacza odpowiednio:

1) dla dokumentacji w postaci elektronicznej tworzącej akta spraw w systemie EZD - liczbę spraw;

2) dla dokumentacji w postaci elektronicznej nietworzącej akt spraw w systemie EZD - liczbę klas z wykazu akt dla danego roku kalendarzowego;

3) dla dokumentacji elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych - liczbę nośników i liczbę przesyłek zapisanych na tych nośnikach;

4) dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej - liczbę teczek aktowych (pudeł, paczek) oraz, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 3 pkt 5, liczbę metrów bieżących.

5. Archiwiści filii archiwum zakładowego sporządzają odpowiednio dla zakresu swego działania sprawozdanie zgodnie z wymaganiami określonymi w ust. 3, a następnie przekazują w terminie do dnia 15 lutego roku następnego po roku sprawozdawczym archiwiście, który sprawuje nad nimi nadzór merytoryczny, w celu uwzględnienia danych tam zawartych w sprawozdaniu, o którym mowa w ust. 1.

Załącznik

WARUNKI WILGOTNOŚCI I TEMPERATURY W POMIESZCZENIACH MAGAZYNOWYCH ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Rodzaj dokumentacji	Właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza)		Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza)	Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH)		Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)
	min.	maks.		min.	maks.
1. Papier	14	18	1	30	50	3
2. Dokumentacja audiowizualna:
2.a. Fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy)	3	18	2	20	50	5
2.b. Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy), taśma filmowa	3	18	2	20	50	5
2.c. Taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku	8	18	2	20	50	5
3. Informatyczne nośniki danych	12	18	2	30	40	5

1 zmieniony przez Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone: rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073, z 1999 r. Nr 103, poz. 1192 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1244), rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102, poz. 1187 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1243) i rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885), które utraciły moc z dniem 1 stycznia 2011 r. na podstawie art. 15 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230), oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109 oraz z 1999 r. Nr 112, poz. 1320), które utraciło moc z dniem 2 kwietnia 2010 r. na podstawie art. 81 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230).

2 Załącznik nr 3 zmieniony przez obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 lutego 2011 r. o sprostowaniu błędu (Dz.U.11.27.140).

• Identyfikator: Dz.U.2011.14.67
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Instrukcja kancelaryjna, jednolite rzeczowe wykazy akt oraz instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
• Data aktu: 18/01/2011
• Data ogłoszenia: 20/01/2011
• Data wejścia w życie: 01/01/2011, 20/01/2011