Projekt zatytułowany „System Zarządzania Indywidualnymi Planami Opieki (SZIPO) – system informatyczny wspierający organizację pracy w ośrodkach MEDIsystem” był oceniany w kategorii zarządzanie kapitałem ludzkim, ale w centrum uwagi tego programu jest pacjent i jego potrzeby.

System oparty jest na filozofii zindywidualizowanej opieki nad pacjentami, polegającej na tworzeniu i zarządzaniu planami opieki tworzonymi indywidualnie dla każdego z nich. Czynności, które się składają na te plany, przypisywane są do pracowników ośrodków w sposób automatyczny.

Pracownik ośrodka po zalogowaniu widzi jasno sprecyzowany Dzienny Plan Pracy a menedżer zarządzający pracą ma pewność, że wszystkie zdefiniowane w IPO czynności zostały przypisane do pracowników w sposób maksymalizujący wykorzystanie dostępnego czasu pracowników i  zapewniający kompleksową opiekę nad pacjentami.

System został wprowadzony we wszystkich ośrodkach MEDIsystem, obejmuje on około 250 czynności związanych z opieką nad pacjentami, jak i funkcjonowaniem ośrodków. Codziennie korzysta z niego blisko 300 pracowników, a każdy z blisko 600 pacjentów ma opracowany i zapisany  w Systemie swój IPO (Indywidualny Plan Opieki), obejmujący średnio 14 czynności (pielęgnacyjnych, leczniczych, rehabilitacyjnych).

Wdrożenie projektu przyniosło wymierne korzyści ekonomiczne.
-  Wprowadziliśmy zmiany w grafiku pracowników, nastąpiło przesunięcie godzin rozpoczynania pracy przez niektóre osoby, okazało się, że część czynności przy pacjentach nie musi być wykonywanych przez wykwalifikowane pielęgniarki, których kompetencje mogły dzięki temu być lepiej wykorzystane. Można było zmniejszyć zatrudnienie na przykład w godzinach nocnych, a zwiększyć w niektórych porach dnia. Koszt projektu wyniósł ponad 500 tysięcy złotych, ale zwróci się  on w ciągu około dwóch lat. Korzyści projakościowe oraz związane z bezpieczeństwem pacjenta są także nie do przecenienia– mówi Marcin Zawadzki.

- Świadczone przez MEDIsystem usługi mają charakter nisko marżowy, stąd efektywna organizacja pracy jest jednym z kluczowych zadań menedżerów ośrodków. SZIPO jest narzędziem, dzięki któremu strategia rozwoju firmy może być realizowana w sposób precyzyjny, skuteczny i z jednoczesnym spełnieniem obowiązujących wymogów bezpieczeństwa i standardów medycznych. Dodatkowo, co bardzo istotne dla firmy, pozwala on na indywidualne podejście do każdego pacjenta i zaproponowanie mu spersonalizowanej terapii i opieki – wyjaśnia Marcin Zawadzki.

Koncepcja systemu i praca nad wymaganiami funkcjonalnymi rozpoczęła się w czerwcu 2011 roku. W maju 2012 system został pilotażowo wdrożony w pierwszym ośrodku. Po fazie adaptacji i dostosowaniu wybranych funkcjonalności, system był stopniowo implementowany w kolejnych ośrodkach. W maju 2013 została zakończona faza dopasowywania funkcji systemu. Od tego momentu SZIPO skutecznie funkcjonuje we wszystkich ośrodkach MEDIsystem.

MEDIsystem  działa od 2001 roku. Obecnie posiada blisko 600 łóżek w sześciu ośrodkach, jest jednym z największych w skali kraju podmiotem świadczącym usługi z zakresu opieki długoterminowej i rehabilitacji stacjonarnej. W najbliższych dniach zostanie otwarty nowy 150-łóżkowy ośrodek w podwarszawkim Majdanie.
Zakres usług świadczonych przez ośrodki jest zróżnicowany: od opieki nad osobami starszymi, wymagających prostych czynności pielęgnacyjnych, poprzez opiekę nad osobami we wczesnej fazie po udarze mózgu wymagającymi wysokospecjalistycznej, intensywnej rehabilitacji i opiekę nad osobami w śpiączce aż po opiekę nad osobami, zarówno dorosłymi jak i dziećmi, wymagającymi na stałe stosowania wentylacji mechanicznej z użyciem respiratora, dla których jedyną alternatywą jest pobyt na oddziale intensywnej opieki medycznej.

- Przy tak zdywersyfikowanym zakresie usług oraz działaniu w wielu lokalizacjach naszym codziennym wyzwaniem było i jest dostarczenie powtarzalnej, odpowiednio wystandaryzowanej usługi, przy czym przez usługę można zrozumieć każdą najdrobniejszą nawet czynność pielęgniarską, opiekuńczą czy rehabilitacyjną, zapewnienie niezmiennie wysokiej jakości usług oraz stałej kontroli ich realizacji przy jednoczesnym sprawnym funkcjonowaniu algorytmów reagowania na zmienne schematy zdarzeń, w tym także zdarzeń medycznych. A wszystko powyższe z zachowaniem efektywności ekonomicznej i stałego benchmarku pomiędzy placówkami MEDIsystem – wyjaśnia prezes Zawadzki.

Celem głównym powstania SZIPO było więc zaprojektowanie unikalnego narzędzia, które pozwoliłoby na zarządzanie kilkuset zindywidualizowanymi planami opieki pacjentów w wielu ośrodkach oraz umożliwiającego zastosowanie wewnętrznego porównania.

Proces zarządzania personelem, komunikacja oraz efektywność pracy zostały usprawnione poprzez zastosowanie zaawansowanego systemu jednoznacznie i maksymalnie efektywnie przyporządkowującego zadania pracownikom, pozwalając na skuteczną kontrolę i nadzór nad realizacją zadań. Jednocześnie taka forma planowania i zarządzania pracą ośrodka w znacznej mierze wpływa na bezpieczeństwo i maksymalnie wysoką jakość usług dla pacjenta – eliminuje bowiem możliwość niewykonania danej czynności czy procedury ze względu na błąd ludzki (np. zapomnienie, przeoczenie).

Wdrożenie SZIPO w Ośrodkach MEDIsystem zrewolucjonizowało proces zarządzania personelem. Obecnie średnio 85 procent zadań wykonywanych przez personel jest automatycznie planowanych i przypisywanych przez System. Dzięki temu menedżer ośrodka może koncentrować się na podnoszeniu jakości opieki, poprzez doskonalenie IPO, efektywności pracy, planowaniu  potrzeb szkoleniowych itp. – a nie na ciągłym planowaniu pracy bieżącej.

Organizacja pracy w oparciu o SZIPO przyczynia się do wzrostu efektywności pracy. Dzięki analizie danych dotyczących wykorzystania czasu pracy personelu (na przestrzeni czasu oraz w porównaniu z innymi ośrodkami), menedżerowie podejmują decyzje przyczyniające się do ograniczania kosztów i  podnoszenia jakości.  Czynności opiekuńcze w pierwszej kolejności przypisywane są przez system do personelu o niższych kompetencjach. Dzięki dopasowaniu zadań do kompetencji i minimalizacji wykorzystania droższego personelu do wykonywania prostych czynności, ograniczane są koszty pracy, bez negatywnego wpływu na jakość. Analizy porównawcze efektywności pracowników (liczba zrealizowanych zadań, zajętość itp.) pozytywnie motywują pracowników do pracy i przyczyniają się do podniesienia ich wydajności. Sprawiedliwy i jednoznaczny podział obowiązków wpływa na polepszenie relacji między pracownikami, wzrost poczucia odpowiedzialności za zrealizowane zadania oraz wyeliminowanie możliwości wybierania zadań łatwiejszych przez niektórych pracowników kosztem innych.

Dzięki systemowi tabletów komunikacja między pracownikami a menadżerami jest skuteczna, bezpośrednia i natychmiastowa, a codzienna praca usystematyzowana. Większe bezpieczeństwo pracownika wiąże się z faktem, iż każdy pracownik jest odpowiedzialny i rozliczany indywidualnie z czynności, które wykonał  lub zaniedbał – a nie w jakikolwiek zbiorowy sposób.

Celem konkursu Liderzy Zmian w Ochronie Zdrowia jest promowanie najwyższych standardów zarządzania podmiotami leczniczymi, w tym upowszechnianie najlepszych praktyk i rozwiązań w zakresie zarządzania bezpieczeństwem pacjentów, finansami, infrastrukturą i kapitałem ludzkim,a także informatyzacji.

Konkurs skierowany jest do podmiotów leczniczych prowadzących działalność szpitalną. W tegorocznej II edycji konkursu oceniano projekty z zakresu zarządzania placówką medyczną, których wdrożenie przyniosło pozytywne efekty oraz wymierne zmiany i które realizowane były po 1 stycznia 2008 roku, a zakończone do 30 czerwca 2013 roku.

Szczegółowe informacje na temat konkursu znajdują się na stronie
www.konferencje.abc.com.pl