Jak długo należy przechowywać dokumentację konkursów poprzedzających udzielenie zamówienia na świadczenia zdrowotne?

Ponieważ brak przepisów określających wprost termin przechowywania dokumentacji postępowań konkursowych według eksperta zasadne wydaje się przyjęcie w odniesieniu do tych dokumentów okresu 5 lat.

O konkursach ofert poprzedzających zawarcie umowy na udzielanie świadczeń zdrowotnych możemy mówić w dwóch przypadkach: w przypadku postępowania prowadzonego przez oddział wojewódzki NFZ na podstawie przepisów działu VI ustawy z 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - dalej u.ś.o.z., oraz postępowania prowadzonego przez podmiot leczniczy na podstawie art. 26 i nast. ustawy z 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej - dalej u.dz.l.

W obu przypadkach wyłączone zostało w sposób wyraźny stosowanie ustawy z 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych - dalej u.p.z.p., (art. 138 u.ś.o.z. oraz art. 26 ust. 5 u.dz.l.), zatem przewidziany w art. 97 u.p.z.p. 4-letni termin przechowywania protokołów postępowania wraz z załącznikami nie ma w odniesieniu do tych postępowań bezpośredniego zastosowania.

 
 

Zarówno zaś ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych jak i ustawy o działalności leczniczej nie określają terminów przechowywania dokumentacji dotyczącej postępowań konkursowych prowadzanych na podstawie tej ustawy.

Warto jednak zwrócić uwagę na okoliczność celu, dla jakiego dokumenty dotyczące postępowania konkursowego mogą okazać się niezbędne, i celem tym jak się wydaje jest przede wszystkim ocena ewentualnej prawidłowości postępowania, skutkującego ważnością zawartej w jego wyniku umowy, z punktu widzenia dyscypliny finansów publicznych.

Natomiast jak wynika art. 38 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, karalność naruszenia dyscypliny finansów publicznych ustaje, jeżeli od czasu jego popełnienia upłynęły 3 lata. Jeżeli jednak w tym okresie wszczęto postępowanie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, karalność ustaje z upływem 2 lat od zakończenia tego okresu. W świetle powyższego oraz wobec braku przepisów określających wprost termin przechowywania dokumentacji postępowań konkursowych zasadnym wydaje się przyjęcie w odniesieniu do tych dokumentów okresu 5 lat.