Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą jako radca prawny. Rozliczam się na podstawie PKPiR. Rozpocząłem działalność gospodarczą w 2015 r. Już po rozpoczęciu działalności gospodarczej w 2015 r. chodziłem na płatne szkolenia dla aplikantów na radcę prawnego organizowane przez okręgową izbę radców prawnych. Obecnie stwierdziłem, że chciałbym do kosztów działalności gospodarczej z 2015 r. zaliczyć wydatki na szkolenia, bo ściśle wiążą się one z osiąganym przeze mnie dochodem. Niestety, nie mam faktur ani rachunków za te szkolenia. Izba radców prawnych zgodziła się jedynie na wystawienie zaświadczenia, że w roku 2015 ukończyłem takie kursy i zapłaciłem za nie.
Czy takie zaświadczenie wraz z dowodem zapłaty może być dokumentem stanowiącym podstawę do uwzględnienia kosztu w PKPiR?
Czy izba radców ma prawo odmówić mi wystawienia rachunków za takie szkolenia?
 

Odpowiedź
Odpowiednie zaświadczenie pozwoli na ujęcie kosztów aplikacji.

Koszty aplikacji poniesione w czasie prowadzonej prawniczej działalności gospodarczej, jako zmierzające do uzyskiwania w przyszłości dalszych przychodów z tego źródła, maja związek przyczynowo-skutkowy z przychodami z działalności gospodarczej, mogą być więc kosztem podatkowym - art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f. Ukończenie aplikacji będzie miało odzwierciedlenie w powstaniu lub wzroście przychodu, ewentualnie wpłynie na zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodu, nie ma zatem przeszkód prawnych aby wydatki poniesione po rozpoczęciu działalności gospodarczej, tytułem odbywania aplikacji, mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, pod warunkiem należytego ich udokumentowania. Podobne stanowisko wyrażono m.in. w interpretacji Ministra Finansów z 11 marca 2016 r., IBPB-1-1/4511-24/16/WRz.
Podstawą ujęcia w PKPiR tych wydatków powinna być wystawiona przez Okręgową Izbę Radców Prawnych (OIRP) faktura lub rachunek (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - dalej r.p.k.p.r.).
Biorąc pod uwagę zwolnienie szkolenia aplikanta z VAT OIRP powinna wystawić fakturę na żądanie aplikanta jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wydaje się, że obecnie termin ten, w odniesieniu do płatności za 2015 r., minął.

Niemniej jednak możliwe będzie ujęcie opłat w PKPiR na podstawie zaświadczenia, jako innego dowodu księgowego (§ 12 ust. 3 pkt 2 r.p.k.p.r.). Zaświadczenie to musi zawierać:
a) wiarygodne określenie wystawcy (OIRP) lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy,
b) datę wystawienia oraz datę lub okres szkolenia,
c) przedmiot operacji gospodarczej (szkolenie) i jego wartość (opłatę),
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
Wydaje się, że przywołane w pytaniu zaświadczenie spełniało będzie wymogi dla dowodu księgowego.

Niższy podatek dla kancelarii, która zapłaci za aplikację pracownika>>