Jeżeli chodzi o przepisy, uczelnie wkroczyły w 21. w. - resort nauki stworzył przepisy umożliwiające otwieranie e-dziekanatów i posługiwanie się e-indeksami. Gorzej jednak z praktyką, co widać zwłaszcza na początku roku akademickiego.

 

Przyznasz się do ściągania ... zostaniesz oficerem - RPO interweniuje w sprawie egzaminów>>
 

Prawo wyprzedza rzeczywistość

Zgodnie z art. 74 ust. 5 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. poz. 1668, z późn. zm.) uczelnia może wydać studentowi indeks. Ponadto, zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz. U. poz. 1861, z późn. zm.) przepisy rozporządzenia dotyczące indeksu – stosuje się, jeżeli regulamin studiów przewiduje wydawanie indeksu.

- Decyzja o wydawaniu indeksów studentom należy do wyłącznej kompetencji uczelni, dokument ten nie jest obligatoryjny – zapewnia biuro prasowe MNiSW. - Uczelnie są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów każdego studenta. Do dokumentacji tej, jako element teczki akt osobowych studenta, zalicza się m.in. kartę okresowych osiągnięć studenta, która może być prowadzona przez uczelnię w sposób elektroniczny. Alma Mater korzystają więc z tej możliwości prawnej i posługują się e indeksami. Tworzą także, zgodnie z prawem, e dziekanaty. Obecnie e- indeksy mają już wszystkie uczelnie w Polsce. Jako ostatnia wprowadziła je Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Oświęcimiu.

Kolejki jak na poczcie przed świętami

Jednak rzeczywistość e-dziekanatów ukazująca się na podstawie badań przeprowadzonych przez Niezależne Zrzeszenie Studentów nie porywa. Aż 46 proc. studiujących jest niezadowolonych z funkcjonowania wirtualnego dziekanatu na swojej uczelni; 77 proc. ankietowanych chciałoby otrzymywać przypomnienia o terminie egzaminu. Z kolei 50 proc. badanych studentów twierdzi, że nauczyciele akademiccy nie korzystają z możliwości kontaktu przez system informatyczny. 

Tymczasem według biura prasowego MNiSW: „zadaniem tzw. wirtualnych dziekanatów jest ułatwienie studentom uzyskania wszelkich informacji na temat swoich studiów, w tym zapisy na zajęcia, czy transakcje finansowe. Od kiedy tradycyjne indeksy zastąpione zostały „zapisami elektronicznymi”, skończyły się czasy godzinnego oczekiwania po wpis i kolejki do dziekanatów. Studenci są zadowoleni z nowoczesnych rozwiązań, bowiem jest to wygodny sposób rozliczania zajęć, a przede wszystkim oszczędność czasu”.

 

Patrycję Serafin, przewodniczącą Zarządu Krajowego Niezależnego Zrzeszenia Studentów najbardziej uderza to, że 46 procent respondentów wskazało, iż uczelniane systemy informatyczne nie spełniają ich oczekiwań.  - Dlatego chcemy zwiększać świadomość kadry akademickiej odnośnie możliwości, jakie dają uczelniane systemy informatyczne. Proponujemy, aby decydenci przeznaczyli specjalny fundusz na szkolenie kadry akademickiej naukowej i administracyjnej odnośnie cyfryzacji i nowych rozwiązań. Będziemy prowadzić w tej kwestii rozmowy – mówi. - Najważniejsze, aby ten proces był rozsądny. Systemy informatyczne powinny być dostosowane do potrzeb studentów. Na większych uniwersytetach jak UW czy UJ są one potrzebne. Natomiast w mniejszych jednostkach takich jak uczelnie artystyczne, ich rozwój może się nie sprawdzić. Tam studenci wręcz oczekują bezpośredniego kontaktu z prowadzącymi. Prosimy o dialog w tym względzie z samorządami i organizacjami studenckimi - dodaje Patrycja Serafin

 

Profesor Katarzyna Górak-Sosnowska, prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów, prodziekan Studium Magisterskiego SGH, uważa za wielki plus obecne rozwiązania prawne dające uczelniom możliwość prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w formie elektronicznej.

- Pozostaje jednak problem informatycznej infrastruktury uczelni oraz używanego oprogramowania. Niektóre systemy informatyczne są niewydolne same w sobie, inne nie stwarzają możliwości, by procedować przez internet sprawy studenta – np. aby student złożył podanie online i tą drogą otrzymał decyzję. Oczywiście, ścieżka takiego podania złożonego w formie papierowej trwa odpowiednio dłużej. Kolejnym problemem jest liczba studentów obsługiwanych przez jednego pracownika dziekanatu. Inaczej wygląda sytuacja w sierpniu, gdy studenci są na wakacjach, a inaczej na początku października, kiedy trzeba wydawać umowy, legitymacje, zaliczać semestry i rozpatrywać całą masę podań o przedłużenie sesji, wpis warunkowy, powtarzanie semestru, urlop dziekański itp. Właśnie teraz jest moment przedłużania legitymacji, bo tracą one ważność 30 października, więc znów są tłumy - wylicza profesor Katarzyna Górak- Sosnowska.

 

Po drugiej stronie lady

Jeśli przykładowo na pracownika dziekanatu przypada 300 studentów, daje sobie radę z ich obsługą. Gorzej, jeśli wypada 800 studentów – wówczas ma 13 minut miesięcznie na jednego studenta. Pracownicy dziekanatów otrzymują codziennie maile: czy moja sprawa została rozpatrzona. Ten sam pytający może wykonać telefon w tej samej sprawie do swojej opiekunki roku, a następnie na wszelki wypadek, upewnić się u kolejnego pracownika. Ta sama sprawa załatwiana jest więc potrójnie i robi się kocioł. Bywają również problemy techniczne: serwer  przeciąża się, kolejkomat wydający numerki zacina się. Zanim pracownicy dziekanatu porozumieją się z informatykami, aby naprawić problem, mija czas, a pod dziekanatem kłębi się tłum.

Liczba pracowników w dziekanatach zależy od wielkości wydziału – średnio to ok. 10 osób. Jeśli wydział jest mały, wszyscy się znają, sprawy idą szybko. Inaczej, gdy jest 6 tys. studentów. Poziom relacji z nimi jest nieporównywalnie gorszy. Obsługa dziekanatu trzy godziny dziennie przyjmuje podania, pięć godzin je obrabia. Produkuje też dokumenty, gdy student coś zalicza i nie ma pojęcia że i do tego dokumenty są potrzebne. Pracownik dziekanatu potrafi odpowiedzieć na kilkadziesiąt maili dziennie. Rekordzistka z jednego z dziekanatów warszawskich odpowiedziała na 1000!

 

Obecnie można zaobserwować trend do rezygnowania z dziekanatów wydziałowych na rzecz jednego uczelnianego molocha. Niewątpliwie studenci tracą na takim rozwiązaniu.
- Jako Stowarzyszenie Forum Dziekanatów opracowujemy z Komisją ds. USOS standard elektronicznej teczki studenta, aby usprawnić proces obsługi studentów i dać uczelniom podstawę do utworzenia e-dziekanatów z prawdziwego zdarzenia. To nie jest proste. Weźmy choćby samo zabezpieczenie danych, czy podpis recenzenta ma być kwalifikowany, czy wystarczy uwierzytelnienie w systemie, czy zawiadomienie o wszczęciu postępowania przed wydaniem decyzji administracyjnej może być wysłane mailem, a sama decyzja  zawisnąć na serwerze uczelnianym na zasadzie kliknij – odbierz – mówi profesor Katarzyna Górak-Sosnowska.

Dziekanat niewątpliwie powinien być wizytówką uczelni. SGH czy UMCS mają swoje fanpage. Akademia Leona Koźmińskiego udostępnia dziekanat studentom na okrągło. Nie wszędzie jest taki luksus. A powinien być.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.