W świetle art. 16 ust. 1 zdanie drugie ustawy o pracownikach samorządowych (dalej u.p.s.), jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika samorządowego w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca samorządowy może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony (umowy na zastępstwo), obejmujący czas tej nieobecności. Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby zawrzeć taką umowę również na niepełny okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy.Zgodnie z art. 12 ust. 2 u.p.s. nie wymaga przeprowadzenia naboru zatrudnienie osoby na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego. W odróżnieniu od regulacji obowiązujących w służbie cywilnej zawarcie umowy na zastępstwo w strukturach samorządu terytorialnego nie wymaga zatem przeprowadzenia otwartego i konkurencyjnego naboru. Oznacza to, że osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę na zastępstwo jest pracownikiem samorządowym, mimo że nie uczestniczyła w naborze powszechnym (zewnętrznym). Pracownicy zatrudnieni na czas zastępstwa nie podlegają również obowiązkowi odbycia służby przygotowawczej.
W świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego pracownikowi nie wolno zawrzeć z tym samym pracodawcą dodatkowej umowy na zastępstwo w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju. Pracownik może bowiem pozostawać z tym samym pracodawcą tylko w jednym stosunku w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju. Umowę na zastępstwo można zatem zawrzeć z własnym pracownikiem jako dodatkowe zatrudnienie, pod warunkiem że będzie to praca innego rodzaju..
W świetle ogólnej reguły zawarcie umowy o pracę na czas zastępstwa nieobecnego pracownika może zostać również poprzedzone zawarciem umowy o pracę na okres próbny nieprzekraczający trzech miesięcy. W świetle art. 16 u.p.s. niedopuszczalne jest natomiast zawieranie z osobami podejmującymi zatrudnienie w jednostce samorządowej umowy na okres próbny. Pogląd ten zachował również aktualność pod rządami aktualnie obowiązujących ustaw o służbie cywilnej oraz o pracownikach samorządowych. W literaturze prawa pracy podnosi się, że właśnie funkcję umowy na okres próbny spełnia na gruncie tych ustaw umowa o pracę na czas określony. W samorządowych jednostkach organizacyjnych stosuje się więc dwa rodzaje umów o pracę: umowę o pracę na czas określony oraz umowę o pracę na czas nieokreślony. Jest to zamknięty katalog rodzajów umów o pracę stosowanych w samorządzie terytorialnym. W związku z tym niedopuszczalne jest zawieranie z pracownikiem samorządowym umów o pracę na okres próbny oraz umów o pracę na czas wykonania określonej pracy.
