Wprowadzenie budżetu zadaniowego przez jednostkę samorządu terytorialnego wpisuje się w podnoszenie efektywności wydatkowania środków publicznych. Budżet zadaniowy stanowi bowiem taki system zarządzania wydatkami danej jednostki, w którym zostają sprecyzowane i zhierarchizowane określone cele do osiągnięcia, a pomiar efektów wydatkowanych środków na poszczególne zadania mierzony jest przy wykorzystaniu przedstawionych wskaźników. Budżet zadaniowy sporządza się ujmując wydatki budżetowe w zadania bądź programy dla których określa się wymagane cele do osiągnięcia i mierniki (wskaźniki) ich oceny. Dodatkowo, dla zwiększenia przejrzystości takiego budżetu, grupuje się poszczególne zadania w określoną liczbę sfer (funkcji) działalności jst (np. gospodarka komunalna, edukacja, ochrona zdrowia, pomoc społeczna, finanse itp.). Co więcej w celu uszczegółowienia budżetu zadaniowego można dzielić zadania na podzadania, a te ostatnie na działania.
Wycena poszczególnych zadań powinna wynikać z kalkulacji ich kosztów, na które składają się koszty bezpośrednie i pośrednie. Do kosztów bezpośrednich zalicza się te koszty, które mogą być przydzielone do określonych, powstałych składników majątkowych bądź usług (np. wykorzystane materiały budowlane, płace bezpośrednie). Przypisane są więc one do poszczególnych zadań merytorycznych. Koszty pośrednie stanowią zaś te koszty, których nie da się bezpośrednio przypisać do wykonanych zadań. Przykładem takich kosztów są koszty ogólne (np. oświetlenie budynku urzędu, zużycie materiałów biurowych), których podział dokonywany jest przy pomocy kluczy rozliczeniowych. Przykładowo koszty zużycia materiałów można rozliczyć na zadania merytoryczne proporcjonalnie do liczby etatów bądź liczby wchodzących i wychodzących z wydziałów dokumentów (M. Kaczmarek, Koncepcja wyceny i ewidencji księgowej wydatków (kosztów) w budżetowaniu zadaniowym, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 547).
Cele poszczególnych zadań również powinny spełniać określone wymogi. Przede wszystkim powinny być one realne i mierzalne, aby móc je zweryfikować i ocenić. W rezultacie ważnym aspektem tworzenia budżetu zadaniowego jest określenie wskaźników (mierników) do oceny realizacji poszczególnych zadań. Można tu wyróżnić wskaźniki produktu, rezultatu i oddziaływania. Wskaźniki produktu dotyczą bezpośrednich, materialnych następstw wydatków budżetowych. Powyższe mierniki wyrażone są z reguły w łatwo kwantyfikowanych jednostkach fizycznych, np. długość wybudowanych dróg, liczba mieszkańców, która uzyskała pomoc socjalną, czy czas szkoleń przypadających na jednego pracownika urzędu. Wskaźniki rezultatu opisują natomiast efekty zrealizowanych zadań, które wystąpiły bezpośrednio po ich zakończeniu. Przybierają one formę wskaźników fizycznych (np. skrócenie czasu przejazdu odcinkiem drogi w wyniku jej modernizacji, wzrost liczby miejsc pracy w wyniku wprowadzenia określonych programów pomocowych) lub wskaźników finansowych (np. zmniejszenie kosztów transportu, obniżenie cen dostępu do danych usług). Z kolei wskaźniki oddziaływania określają przyszłe efekty zrealizowanych zadań. Pomiar tego typu rezultatów może być jednak dość skomplikowany i problematyczny ze względu na właściwe i jednoznaczne ustalenie związków przyczynowo-skutkowych. Wskaźniki oddziaływania mogą przykładowo określać wzrost produkcji przemysłowej na danym terenie w wyniku działań inwestycyjnych, spadek bezrobocia w wyniku przeprowadzonych szkoleń bądź zmniejszenie się liczby wypadków komunikacyjnych w następstwie modernizacji odcinka drogi. Jednocześnie wykorzystane wskaźniki do oceny zadań (bądź działań) w budżecie zadaniowym powinny spełniać wymogi: adekwatności – wskaźniki powinny być dostosowane do charakteru zadania, mierzalności – wskaźniki powinny być wyrażone liczbowo, wiarygodności – weryfikacja wskaźników nie powinna sprawiać trudności, dostępności – wskaźniki powinny być łatwe do uzyskania.
Jeżeli chodzi o kwestie rachunkowości to ewidencję wydatków (kosztów) na potrzeby budżetu zadaniowego można określić na kilka sposobów. Zalicza się tu: ewidencję pozabilansową, rozbudowę analityki, wykorzystanie zespołu 5 według miejsc powstawania kosztów (M. Kaczmarek, op. cit.).
Tak przygotowany budżet zadaniowy, jak wskazuje prof. Teresa Lubińska (była Minister Finansów) jest narzędziem wspierającym prace organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego, skarbnika, sekretarza, dyrektorów wydziałów i organów stanowiących w takich działaniach zarządczych, jak:
• integrowanie celów strategii (celów długookresowych) rozwoju jednostki samorządu terytorialnego z podejmowanymi działaniami operacyjnymi (krótkookresowymi) i taktycznymi (średniookresowymi);
• formułowanie podstaw i założeń polityki budżetowej;
• tworzenie projektu budżetu, wieloletniego programu inwestycyjnego i finansowego;
• podejmowanie decyzji przez radnych (w ramach funkcjonowania komisji merytorycznych) oraz organy wykonawcze w ciągu roku budżetowego;
• tworzenie i ocena sprawozdań z wykonania budżetów.
Jak wynika z badań (M. Będzieszak, Model budżetu zadaniowego samorządów w świetle badań, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 547) jednostki samorządu terytorialnego w Polsce wprowadzają budżet zadaniowy przede wszystkim w celu lepszego ukierunkowania wydatków budżetowych (28,3% odpowiedzi ankietowanych jednostek samorządu terytorialnego), a następnie zwiększenia przejrzystości budżetu (23,9%). Natomiast zwiększenie oszczędności wskazano w 10,9% odpowiedzi. Należy również zaznaczyć, że tak sporządzony budżet wymaga także w wielu przypadkach (50% odpowiedzi ankietowanych jst) wdrożenia nowego systemu finansowo-księgowego lub udoskonalenia już istniejącego. Ponadto funkcjonowanie budżetu zadaniowego w danym samorządzie terytorialnym powoduje konieczność ciągłej jego modyfikacji (70% odpowiedzi). Stąd można zauważyć, że budżet zadaniowy niejako wymusza od jednostki samorządu terytorialnego, która go zaimplementowała, częściowej reorganizacji jej działalności w sferze finansowej, w tym przede wszystkim w sferze wydatków.