Nowa Ustawa Prawo zamówień publicznych, która weszła w życie 1 stycznia 2021 roku, uelastyczniła proces zamówień publicznych dla zamówień klasycznych poniżej progu unijnego, m.in. poprzez wprowadzenie trybu podstawowego w trzech wariantach. W wariancie drugim, wg art. 275 pkt.2 PZP, w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający może prowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert (jeżeli przewidział taką możliwość).
Jeżeli zamawiający zdecyduje się na prowadzenie negocjacji, zaprasza jednocześnie wykonawców do negocjacji ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, jeżeli nie podlegały one odrzuceniu. Jeżeli zamawiający zdecyduje się na ograniczenie liczby wykonawców, których zaprosi do negocjacji (minimum 3), ustala kryteria oceny ofert, które zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców, a zaproszenie kieruje do tych wykonawców, których oferty spełniają te kryteria w najwyższym stopniu. Ofertę wykonawcy niezaproszonego do negocjacji uznaje się za odrzuconą.
Równe szanse w negocjacjach
Negocjacje nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ oraz dotyczą wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert. Jedną z najważniejszych zasad obowiązujących podczas negocjacji jest równe traktowanie wszystkich wykonawców, w tym nieudzielanie informacji, które mogłyby zapewnić niektórym wykonawcom przewagę nad innymi. Obie strony muszą pamiętać, że prowadzone negocjacje mają charakter poufny: żadna ze stron nie może, bez zgody drugiej, ujawniać informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. Po zakończeniu negocjacji zamawiający kieruje do wszystkich wykonawców, których oferty złożone w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu nie zostały odrzucone, zaproszenie do składania ofert dodatkowych.
Cena promocyjna: 124.5 zł
|Cena regularna: 249 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
W odpowiedzi wykonawca może, jednak nie musi, złożyć ofertę dodatkową, zawierającą nowe propozycje w zakresie treści oferty podlegającej ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, które zamawiający wskazał w zaproszeniu do negocjacji. Oferta taka nie może być mniej korzystna w żadnym we wskazanych kryteriów, od oferty złożonej przez tego wykonawcę w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Gdyby tak się jednak stało, a oferta dodatkowa, byłaby mniej korzystna w którymkolwiek kryterium określonym w zaproszeniu, podlega ona odrzuceniu. Jednocześnie oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu przestaje wiązać wykonawcę w zakresie, w jakim złoży on ofertę dodatkową zawierającą korzystniejsze propozycje w ramach każdego z kryteriów oceny ofert wskazanych przez zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji.
Negocjacje w zamówieniach publicznych – zjawisko nieznane
Zamawiający wychowani na poprzedniej Ustawie PZP z 2004 r., często realizujący zamówienia w ramach projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, w tym środków UE, za jeden z elementów zasady równego traktowania wykonawców uznawali niekontaktowanie się, na etapie poprzedzającym wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia, jak i po jego wszczęciu – za wyjątkiem oficjalnych narzędzi przewidzianych Ustawą. Mimo, iż stara Ustawa przewidywała tryby negocjacyjne (negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia, partnerstwo innowacyjne), a nawet tryby prowadzące do wypracowywania wspólnie – z wykonawcami – rozwiązania w największym stopniu zaspokajającego potrzeby zamawiającego (dialog konkurencyjny), postępowania prowadzone w tych trybach, według danych Prezesa UZP, stanowiły w ostatnich latach mniej niż 1 proc. wszystkich prowadzonych postępowań.
Negocjacje na gruncie zamówień publicznych są więc zjawiskiem nieznanym – zarówno wykonawcom, jak i zamawiającym. Kierownicy zamawiających nie dostrzegają na razie korzyści płynących z tych nowych trybów. Z kolei pracownikom zamawiających często brakuje przygotowania do przeprowadzenia postępowania w trybie dopuszczającym możliwość negocjacji i zrozumienia dokładnego przebiegu tego trybu, a wszelkie niejasności i niepewność, są czynnikiem przesądzającym o wyborze starego, dobrego i (już) znanego trybu podstawowego w wariancie pierwszym. Przez lata obowiązywania starej Ustawy w większości trybów wszelkie negocjacje z wykonawcą były przecież niedozwolone, a relację zamawiający – wykonawca postrzegano jako grę o sumie zerowej. Jest to jeden z powodów, dla których do nowych, elastycznych rozwiązań wprowadzonych Ustawą z 2019 roku zamawiający podchodzą z nieufnością i ostrożnością.
Zamówienia publiczne - wzrost cen materiałów nie zawsze wpłynie na wzrost wynagrodzenia>>
Tryb podstawowy z możliwością negocjacji to nie tylko niższa cena
Tryb podstawowy z możliwością negocjacji daje szansę na ulepszenie oferty. Dla większości zamawiających atrakcyjna powinna być możliwość negocjacji ceny, jednak ulepszenie może dotyczyć także innych, poza cenowych kryteriów oceny ofert, np.
- okresu udzielanej gwarancji,
- terminu realizacji inwestycji,
- kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia,
- okresu realizacji,
- serwisu posprzedażnego,
- aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej i innych.
Łukasz Dahms, dyrektor Działu Projektów Europejskich i Krajowych Wielkopolskiej Akademii Nauki i Rozwoju, zwraca uwagę, że większość zamawiających rozważających prowadzenie postępowań w trybie podstawowym z możliwością negocjacji oczekuje uzyskania niższej ceny. Jednocześnie według Dahmsa wykonawcy są gotowi obniżać ceny ofert, zwłaszcza, kiedy poznają możliwości finansowe zamawiającego. Jednak, poza ceną, ulepszenie oferty dotyczyć może również skrócenia okresu realizacji zamówienia, co przy robotach budowlanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków zewnętrznych pozwoli na szybsze rozliczenie projektu, szybsze uzyskanie płatności końcowej lub refundacji, lub chociaż bardziej komfortowe realizowanie zamówienia.
Część zamawiających zastanawia się, czy przewidzenie w dokumentach zamówienia wyboru oferty z możliwością negocjacji nie wpłynie na podniesienie cen przez wykonawców, zakładających konieczność późniejszego ulepszenia oferty na etapie składania ofert dodatkowych. Należy jednak pamiętać, że w wariancie drugim trybu podstawowego negocjacje zawsze są tylko możliwością, z której zamawiający może, ale nie musi skorzystać. Wykonawca składając pierwszą ofertę musi więc dochować staranności, by mogła ona zawalczyć o status najkorzystniejszej, bez nastawiania się na dogrywkę w postaci negocjacji i ofert dodatkowych, do których – po pierwsze – może nie dojść, a po drugie – wykonawca może nie zostać zaproszony (gdy zamawiający w SWZ przewidzi ograniczenie liczby wykonawców zaproszonych do negocjacji). Zamawiający z ostrożnością podchodzą do ograniczania liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji. Powodem tego może być m.in. niewielka konkurencyjność postępowań w Polsce. Według danych Prezesa UZP w 2020 r. w zamówieniach poniżej progów unijnych średnio składano 2,786 ofert, a w ramach trybów podstawowych tj. przetargu nieograniczonego i ograniczonego, liczba ta kształtowała się na poziomie 2,77.
Zamawiający nie obawiają się więc negocjacji z dużą liczbą wykonawców. Jednocześnie z praktyki zamawiających wynika, że różnice cenowe pomiędzy ofertami są często tak nieznaczne, że ograniczenie liczby wykonawców zaproszonych do negocjacji mogłoby skutkować uznaniem za odrzuconą z postępowania oferty tego wykonawcy, który ostatecznie mógłby złożyć ofertę najkorzystniejszą.
Negocjacje – zgodnie z zapisami ustawy – dotyczą wyłącznie kryteriów oceny ofert. Mogą być one procesem trudnym, zwłaszcza w przypadku małych zamawiających, w tym jednostek samorządu terytorialnego, gdzie rynek wykonawców w praktyce jest często ograniczony do lokalnych przedsiębiorstw, od lat współpracujących i wykonujących zamówienia dla jednostki. Rozwiązaniem może być korzystanie z oferty wyspecjalizowanych, zewnętrznych firm, prowadzących negocjacje w imieniu zamawiającego, bez angażowania jego pracowników. Odpowiednio umocowani negocjatorzy, zespoły składające się z praktyków rynku zamówień i specjalistów branżowych, dają gwarancję działania w interesie zamawiającego i pozwalają na oderwanie procesu udzielania zamówienia od lokalnych uwarunkowań.
W nadchodzących miesiącach rynek zamówień publicznych kształtowany będzie przez inwestycje dofinansowane z programu Polski Ład. Chcąc wyłonić wykonawcę w terminie określonym w programie oraz uzyskać ofertę odpowiadającą swoim możliwościom finansowym, zamawiający będą zmuszeni otworzyć się na nowe rozwiązania prawne. Może okazać się to szansą na popularyzację nowych elastycznych rozwiązań wprowadzonych Ustawą PZP z 2019 roku.
Cena promocyjna: 124.5 zł
|Cena regularna: 249 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
