W stosunku do dokumentów, które mają na celu potwierdzenie, iż oferowana dostawa spełnia wymagania określone przez zamawiającego, zamawiający winien wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów w trybie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych z 29.01.2004 r. (Dz.U. z 2015 r., poz. 2164) dalej p.z.p.
Pomimo iż w treści wezwania nie było wskazane, w jakiej formie należy przedstawić dane dokumenty (tj. czy w oryginale czy też kopie poświadczone za zgodność z oryginałem), to prawdopodobnie w treści SIWZ zostało to określone.
Ponadto, forma składanych dokumentów uregulowana została w § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju z 26.07.2016 r., w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. poz. 1126) dalej rozporządzenie, zgodnie z którym dokumenty te winny być składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Przy czym, zgodnie z § 15 rozporządzenia, zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentów wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, w celu potwierdzenia wykazania, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, zamawiający może żądać w szczególności – próbek, opisów, fotografii, planów, projektów, rysunków, modeli, wzorów, programów komputerowych oraz innych podobnych materiałów, których autentyczność musi zostać poświadczona przez wykonawcę na żądanie zamawiającego (tak też M. Bieńko, Jakie wymogi powinna spełniać karta katalogowa przedstawiona przez wykonawcę?).
Zamawiający, który powziął wątpliwość, co do autentyczności dokumentów (brak podpisu, parafki na oryginale, bądź brak poświadczenia za zgodność na kopii) powinien wezwać wykonawcę do uzupełnienia braków w trybie art. 26 ust. 3 p.z.p.
Zgodnie z tym artykułem, jeżeli wykonawca nie złożył dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 p.z.p., lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
Powyższe znajduje potwierdzenie w wyroku KIO z 6.05.2008 r., KIO/UZP 377/08, w którym Izba uznała, iż „postawiony przez Odwołującego zarzut dotyczący formy uzupełnienia dokumentów [ówczesna zasada jednokrotnego wezwania do uzupełnienia, wszystkie dokumenty składane łącznie z ofertą – przypis autora] przez Konsorcjum TEMPO za zasadny. Zamawiający postawił w pkt 3.5 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wymóg sporządzenia oferty pod rygorem nieważności w języku polskim, w formie pisemnej, w pkt 3.6 wymagał, aby wszystkie strony oferty były podpisane lub parafowane przez wykonawcę, w pkt 3.7 Żądał natomiast, aby dokumenty zostały złożone w oryginale lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. (…) Protestujący stwierdził, że dokumenty uzupełnione przez Konsorcjum TEMPO w trybie art. 26 ust. 3 i 4 ustawy Pzp tj. karty katalogowe, deklaracje zgodności i obliczenia fotometryczne nie zostały parafowane i potwierdzone za zgodność z oryginałem”.
