Wraz z wejściem w życie nowelizacji z 22.06.2016 r. w obszarze zamówień publicznych pojawił się nowy ich rodzaj – zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi. Został mu poświęcony Rozdział 6 Działu III p.z.p.
Charakteryzuje go znaczna ilość przepisów odsyłających do stosowania regulacji zawartych w innych częściach tego aktu normatywnego, albo wprost albo odpowiednio. Jednym z nich jest art. 138l p.z.p. przewidujący, że postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi społeczne jest prowadzone z zastosowaniem m.in. przepisów Rozdziału 5 Działu II p.z.p., dotyczących dokumentowania postępowań.
Składa się on z trzech artykułów: 96 p.z.p. – precyzującego kwestie związane ze sporządzeniem protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia, art. 97 p.z.p. – regulującego kwestię przechowywania protokołu oraz 98 p.z.p. – normującego zagadnienia związane z obowiązkiem sporządzenia corocznego sprawozdania. Zgodnie z art. 138l p.z.p. wymienione regulacje należy stosować wprost, a więc mają one w pełni zastosowanie w przypadku zamówień na usługi społeczne, bez konieczności dostosowywania ich do specyfiki tego rodzaju zamówień.
Zamówienia społeczne a wzór protokołu
Znacznym uproszczeniem w sporządzaniu protokołów z postępowania o udzielenie zamówienia jest unifikacja ich wzorów. Stanowią one załącznik do rozporządzenia Ministra Rozwoju z 26.07.2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. poz. 1128). Wzory protokołów zostały opracowania w oparciu o poszczególne, znane Rozdziałowi 3 Działu II, tryby postępowania. W rezultacie opracowane zostało 9 wzorów protokołów.
W przypadku udzielania zamówień na usługi społeczne zamawiający samodzielnie określa sposób przeprowadzenia postępowania (art. 138k p.z.p.) przy czym zgodnie z art. 138n p.z.p. może go oprzeć na modelu proceduralnym, w którym:
1. w odpowiedzi na ogłoszenie wszyscy zainteresowani wykonawcy składają oferty wraz z informacjami potwierdzającymi, że nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu albo
2. w odpowiedzi na ogłoszenie wszyscy zainteresowani wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z informacjami potwierdzającymi, że nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu, albo
3. przeprowadza negocjacje z wykonawcami dopuszczonymi do udziału w postępowaniu.
W rezultacie, pomimo że na podstawie ww. modeli proceduralnych przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może być zbliżony do przebiegu postępowania na podstawie „typowych” trybów przewidzianych w p.z.p., to jednak być tak nie musi, a ponadto działanie takie będzie jedynie dobrowolnym odwzorowaniem postępowania na wzorcach normatywnych.
O wskazanej specyfice zamówień na usługi społeczne pamiętano przy kreowaniu wzoru o udzielonych zamówieniach stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 15.12.2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. poz. 2038).
W tabeli VII sprawozdania, w rubryce „zastosowana procedura udzielenia zamówienia” umożliwiono wybór pomiędzy mechanizmem określonym w art. 138n pkt 1, art. 138n pkt 2 albo art. 138n pkt 3 p.z.p.
W świetle powyższego należy uznać, że obecnie brakuje ujednoliconego dedykowanego postępowaniom o udzielenie zamówienia na usługi społeczne wzoru protokołu. Ze względu jednak na obowiązek udokumentowania postępowania w formie protokołu, powyższe nie może uzasadniać odstąpienia od jego sporządzenia.
Zakres informacji zawartych w protokole
Zamawiający zmuszony do samodzielnego opracowania wzoru protokołu może powziąć wątpliwość jaki zakres informacji jest obowiązany udokumentować. W sposób ogólny treść protokołu wynika z definicji tego pojęcia zawartej w art. 2 pkt 7b p.z.p., zgodnie z którą jest to dokument sporządzany przez zamawiającego w formie pisemnej, który potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wątpliwości będą jednak wynikać z powodu istnienia dwóch źródeł normatywnych w sposób szczegółowy określających elementy składowe protokołu.
Oprócz art. 96 p.z.p., również rozporządzenie ws. protokołu wskazuje jakie informacje powinny zostać w nim zawarte. Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia, protokół w zależności od zastosowanego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawiera informacje, o których mowa w art. 96 ust. 1 p.z.p. oraz informacje enumeratywnie wyliczone w rozporządzeniu.
Należy jednak zauważyć, że sam prawodawca uznał, że są to elementy dodatkowe, których zawarcie w protokole uzasadnia zastosowany tryb. Ze względu na niestosowanie w przypadku zamówień na usługi społeczne wymienionych w rozporządzeniu trybów nie sposób uznać, że zamawiający obowiązany jest zawrzeć w protokole informacje im przypisane.
Zamawiający w przypadku zamówień na usługi społeczne są obowiązani zawrzeć stosowne, obowiązkowe informacje o których mowa w art. 96 ust. 1 p.z.p.. Nie ma jednak przeszkód by zawrzeć w protokole szerszy zakres informacji niż wskazane w przytoczonym przepisie, a także by przygotować protokół w oparciu o najdogodniejszy ze względu na zastosowany mechanizm udzielenia zamówienia wzór formularzu załączonego do rozporządzenia.
Konrad Różowicz - doktorant w Zakładzie Prawa Administracyjnego i Nauk o Administracji Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu.
