Odpowiedź

W sytuacji, gdy nie zachodzą okoliczności, o których stanowi art. 74 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej nie ma podstaw prawnych do wyłączenia jawności dokumentów przedłożonych do akt sprawy przez strony postępowania i tym samym uwzględnienia wniosku jednej ze stron postępowania, aby złożonego przez nią pisma nie okazywać innym stronom tego postępowania.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 51 ust. 3 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 1997 r. Nr 78, poz. 483 z późn. zm.), każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Ograniczenie tego prawa może określić jedynie ustawa. Ustawą, która precyzuje zasadę dostępu strony do akt administracyjnych jest Kodeks postępowania administracyjnego . Zgodnie z art. 73 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Oznacza to, że w trybie wynikającym z art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego udostępnienia akt może żądać tylko strona i tylko w odniesieniu do postępowania administracyjnego prowadzonego w konkretnej sprawie. Legalna definicja strony postępowania administracyjnego zawarta została w art. 28 Kodeksu postępowania administracyjnego , który stanowi, że stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. W doktrynie ugruntowane jest stanowisko, zgodnie z którym uprawnienia wymienione w art. 73 k.p.a. przysługują stronie i uczestnikom postępowania na prawach strony (J. Borkowski (w:) Komentarz, 1989, s. 157). W tym sensie kodeks realizuje zasadę względnej jawności akt postępowania.

Przywołany powyżej przepis zapewnia stronie w każdym stadium postępowania prowadzonego przed organem administracji (w trybie zwykłym lub trybach nadzwyczajnych), możliwość przeglądania akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów. Prawo to dotyczy akt, a więc nie tylko dotyczących postępowania w danej instancji, lecz wszystkich stadiów postępowania, a także po zakończeniu postępowania, gdy akta są już w archiwum. Powyższy przepis nie zawiera żadnych ograniczeń w uprawnieniach strony do przeglądania akt w celu zapoznania się z ich treścią, a w szczególności nie każe wniosku w tym zakresie uzasadniać ważnym interesem strony, jak to ma miejsce przy uwierzytelnianiu sporządzonych przez stronę odpisów, czy też wydawaniu z akt uwierzytelnionych odpisów. Ograniczenia w tym zakresie wynikają natomiast z art. 74 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego , który stanowi, iż przepisu art. 73 nie stosuje się do akt sprawy, objętych ochroną tajemnicy państwowej, a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy.

Pojęcie tajemnicy państwowej określa art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.) - dalej u.o.i.n. Jest nią informacja określona w wykazie rodzajów informacji, której nieuprawnione ujawnienie może spowodować istotne zagrożenie dla podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej dotyczących porządku publicznego, obronności, bezpieczeństwa, stosunków międzynarodowych lub gospodarczych państwa. Informacje niejawne objęte tą kategorią oznacza się klauzulą "ściśle tajne" i "tajne" (art. 23 ust. 1 u.o.i.n.).

W odniesieniu do analizowanego pytania należy wskazać, że w sytuacji gdyby strona złożyła pismo zawierające informacje niejawne w rozumieniu przywołanej powyżej ustawy, które stanowiłby tajemnicę państwową, wówczas istniałaby podstawa do ograniczenia zasady czynnego udziału stron w postępowaniu poprzez wyłączenie dokumentu zawierającego informacje niejawne, tak aby strony nie mogły zapoznać się z jego treścią.

Niemniej jednak należy założyć, że w analizowanym pytaniu sytuacja taka nie zachodzi. Strona postępowania powinna mieć świadomość, że składane przez nią pismo procesowe będzie włączone do akt sprawy i dostępne do wglądu innym stronom postępowania. Strona składając oświadczenia i inne dokumenty do akt sprawy świadomie godzi się na ich wykorzystanie w toczącym się postępowaniu, a tym samym na możliwość zapoznania się z ich treścią przez pozostałe strony. Skoro organ administracji publicznej orzeka w sprawie na podstawie całości zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, a przed wydaniem przez organ decyzji strony mają możliwość wypowiedzenia się co do zgromadzonych w sprawie materiałów, strony winny mieć zagwarantowaną możliwość zapoznania się z ich treścią oraz złożenia ewentualnych własnych uwag i zastrzeżeń, chyba że zachodzi przesłanka z art. 74 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego .


Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)