Wgląd do teczek akt osobowych pracowników szkoły jedynie gdy zachodzą ustawowe przesłanki

Czy dyrektor miejsko-gminnego zespołu oświaty może żądać od dyrektora szkoły teczek akt osobowych pracowników do wglądu?

Pytanie pochodzi z programu Prawo Oświatowe.


Odpowiedź

Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne (legalne) tylko wówczas, jeśli zachodzi jedna z przesłanek wyszczególnionych w art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – dalej u.o.d.o.

Wskazać należy, iż przetwarzaniem danych osobowych jest wykonywanie jakichkolwiek operacji na danych osobowych, np. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie (art. 7 pkt 2 u.o.d.o.).
 

Wskazane w art. 23 ust. 1 u.o.d.o. przesłanki dopuszczalności przetwarzania danych osobowych są od siebie niezależne, co oznacza, że wystąpienie tylko jednej z nich przesądza o dopuszczalności przetwarzania danych osobowych, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 18 października 2012 r. (wyrok WSA z dnia 18 października 2012 r. II SA/Wa 697/12, Lex Nr 1241598).

Uwzględniając treść pytania, należy zwrócić uwagę na art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o., który dopuszcza możliwość przetwarzania danych osobowych wówczas, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Jeśli zatem miejsko-gminny zespół oświaty wykonuje na podstawie przepisów prawa pewne zadania, których realizacja wymaga dostępu do określonych danych osobowych, to dane te powinny zostać mu przekazane w celu realizacji zadań nałożonych na ten zespół.

Wśród zadań nałożonych na organ prowadzący szkołę znajduje się m.in. obowiązek zapewnienia prowadzonym szkołom obsługi administracyjnej, finansowej oraz organizacyjnej. Stanowi o tym art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty – dalej u.s.o. Wobec tego, jeśli realizacja zadań zespołu oświaty wymaga posiadania określonych danych osobowych – dane te powinny zostać przekazane. W przeciwnym razie – udostępnienie przedmiotowych danych będzie niedopuszczalne.

Udostępnieniu podlegać wiec mogą określone dane osobowe nauczycieli – dane, które są niezbędne do realizacji zadań nałożonych na zespół oświaty. Nie wydaje się, by na podstawie przepisów u.o.d.o. (a w szczególności na podstawie wskazanego powyżej art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o.), mogły być udostępniane zespołowi oświaty całe teczki akt osobowych pracowników szkoły. Udostępnianie teczek akt pracowników zespołowi oświaty nie znajduje także uzasadnienia w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Kompetencje w zakresie prowadzenia i przechowywania teczek akt osobowych pracowników posiada bowiem tylko pracodawca.

Pytanie pochodzi z programu Prawo Oświatowe.