W zarządzeniu danej jednostki samorządu terytorialnego jest zapis, który mówi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W ciągu roku obrotowego zapisu zdarzeń dokonuje się do dnia 8 następnego miesiąca. Określono także, że podstawą zapisu w księgach są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji.

Czy fakturę, która jest wystawiona np. z datą 30 września 2009 r., data sprzedaży to 30 września 2009 r., faktura wpłynęła do urzędu w dniu 8 października 2009 r. i została zatwierdzona pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i do wypłaty 12 października 2009 r., czyli po sporządzeniu sprawozdania RB-28S za wrzesień, należy ująć w koszty października?

Czy fakturę, która jest wystawiona np. z datą 2 października 2009 r., data sprzedaży to 30 października 2009 r., faktura wpłynęła do urzędu w dniu 6 października 2009 r., została zatwierdzona pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i jest przeznaczona do wypłaty 9 października 2009 r., należy zaliczyć do kosztów września, czy października?

Czy decydującą jest wówczas data wystawienia dokumentu, czy raczej data sprzedaży, a także jak to się odnosi do daty wpływu dokumentu oraz jego zatwierdzenia do wypłaty?

Jak biorąc po uwagę zapis ww. zarządzenia należy ująć fakturę, która jest wystawiona z datą 7 stycznia 2010 r., data sprzedaży to 31 grudnia 2009 r., faktura wpłynęła do urzędu w 11 stycznia 2010 r. i została zatwierdzona pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i do wypłaty pod datą 13 stycznia 2010 r.? Czy należy ująć ją jako zobowiązanie 2009 r., czy powinna ona już być kosztem 2010 r.?

Odpowiedź

Faktury powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z zasadą memoriału.

Uzasadnienie

Zasada memoriału, w myśl art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) - dalej u.o.r., mówi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie przychody i koszty z nimi związane, które dotyczą danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Tak więc faktury należy ujmować zgodnie z zasadą memoriału. Natomiast biorąc pod uwagę z art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych , dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. Oznacza to, że jednostka powinna stosować zasadę kasową, jednak dotyczy ona tylko wykonania budżetu.

Proszę zwrócić uwagę, że do czasu otrzymania faktury zaciągnięte zobowiązanie stanowi zaangażowanie środków i wykazuje się je w sprawozdaniu Rb-28S, ale jako zaangażowanie z uwzględnieniem miesiąca/roku, którego dotyczy, a nie jako zobowiązanie.

W pytaniu wskazano, że dowody księgowe ujmuje się do dnia 8 następnego miesiąca, stąd wynika, że jeśli faktura wpłynęła 8 dnia miesiąca, to w tym dniu powinna zostać zaksięgowana. Jeśli została zadekretowana po tym dniu, należy ją wprowadzić z datą wpływu i skorygować sprawozdanie Rb-28S. Tak więc fakturę, która wpłynęła 8 października należy ująć w kosztach miesiąca września, a zobowiązanie w październiku.

W przypadku opisanym jako druga wątpliwość, faktura wystawiona została w terminie zgodnym z art. 19 ust. 4 ustawy z 1 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Wszystkie dowody księgowe, dokumentujące operacje gospodarcze, powinny być wprowadzane do ksiąg rachunkowych w miesiącu, w którym dokonana była operacja gospodarcza, z zastrzeżeniem, że dowody te zostaną dostarczone, zgodnie z rozporządzeniem jednostki, w terminie do dnia 8 następnego miesiąca, czyli w terminie umożliwiającym sporządzenie sprawozdania z wykonania budżetu. Tak więc w tym przypadku należy postąpić jak w sytuacji przedstawionej dla pierwszego zagadnienia.

Nieco inaczej jest na przełomie lat, bowiem tutaj powinna być respektowana polityka rachunkowości jednostki. W pytaniu nic nie zostało powiedziane, czy jest ona tożsama z ujęciem, jak w ciągu roku. Jeśli w polityce rachunkowości jednostka postanowiła, że faktury, lub inne dokumenty stanowiące dowód księgowy, zostaną przedłożone do księgowości po 8 dniu miesiąca następującego po miesiącu, w którym je wystawiono, to nie ujmuje się ich w ewidencji kosztów i zobowiązań danego miesiąca. Dowody te ujmowane są w księgach rachunkowych w miesiącu ich dostarczenia. Ważne, aby zachować zasadę istotności, co oznacza, że zapis nie będzie miał znaczącego wpływu na wynik finansowy.

Reasumując, jeśli jednostka przyjęła rozwiązanie, w którym faktura z datą wystawienia w styczniu 2010 r., wpłynęła po terminie określonym przez zarządzenie, powinna zostać zaliczona do kosztów stycznia 2010 r. to zgodnie z polityką rachunkowości nie spowoduje to konieczności korygowania sprawozdań Rb-28S. Natomiast jako koszt należy je ująć w księgach za 2009 r.

Proszę zwrócić uwagę, że określając datę powstania zobowiązania dla jednostki budżetowej, nie ma znaczenia data wystawienia faktury, lecz data jej otrzymania. Jednostka, która otrzymuje fakturę, jest zobowiązana do jej uregulowania w zakreślonym terminie, wynikającym z faktury bądź umowy.


Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240)