Pismo zawiadamiające
Jeżeli organ ustali wszystkie pozytywne przesłanki do dokonania zawiadomienia, powinien takiego zawiadomienia dokonać. Zawiadomienie jest pismem organu, w którym informuje on organizację społeczną o wszczętym postępowaniu. Treść zawiadomienia nie jest regulowana przepisami prawa, przyjąć jednak należy, iż z treści pisma powinno wynikać: przedmiot postępowania, jego strony, sposób wszczęcia, data wszczęcia oraz inne dane, które mogą być istotne dla danej organizacji społecznej i które mogą mieć znaczenie do zrealizowania przez nią dalszych uprawnień procesowych. W treści zawiadomienia warto również wskazać na te uprawnienia, tj. możliwość żądania dopuszczenia do udziału w postępowaniu lub przedstawienia poglądu w sprawie. Doręczenia pisma należy dokonać zgodnie z przepisami regulującymi tryby doręczeń (z wyłączeniem doręczenia w formie elektronicznej, gdyż to dopuszczalne jest po wyrażeniu zgody lub na wniosek, oraz przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty sposób, jeżeli przepis szczególny na to nie zezwala). Zgodnie z przepisem art. 66a § 2 kpa informację o zawiadomieniu należy odnotować w metryce prowadzonej sprawy (jeżeli została założona).
Jeżeli którykolwiek z warunków zawiadomienia organizacji społecznej nie został spełniony, organ nie ma obowiązku dokonania zawiadomienia. Nie ma potrzeby wydawania w odniesieniu do tego faktu np. postanowienia czy odnotowania tego w innej formie w aktach sprawy. W niektórych przypadkach może być jednak zasadne umieszczenie w aktach wzmianki o przeprowadzonej analizie pod kątem zawiadomienia organizacji społecznych, aby nie było wątpliwości co do wywiązania się przez organ ze swojego obowiązku.
Odebranie zawiadomienia
Organizacja społeczna, która zostanie zawiadomiona o wszczętym postępowaniu, może wykorzystać te informacje w różnych celach. Najdalej idącym uprawnieniem procesowym, z którego może skorzystać, to żądanie dopuszczenia do udziału w postępowaniu (art. 31 § 1 pkt 1 kpa ). Wówczas będzie w tym postępowaniu uczestnikiem na prawach strony. Drugim uprawnieniem jest możliwość przedstawienia - za zgodą organu prowadzącego postępowanie - swojego poglądu w toczącej się sprawie (art. 31 § 5 kpa ). W tej sytuacji organizacja nie będzie ani stroną, ani uczestnikiem postępowania, ale jej opinia - choć niewiążąca - będzie musiała być przez organ rozpatrzona. W obu przypadkach organizacja musi złożyć stosowny wniosek. Odebranie zawiadomienia nie nakłada na organizację społeczną żadnego obowiązku, zatem może ona także nie podejmować żadnych czynności związanych z toczącym się postępowaniem.
Konsekwencje braku zawiadomienia
Brak zawiadomienia organizacji społecznych, czyli niedopełnienie przez organ obowiązków wynikających z art. 31 § 4 kpa , nie jest jasny w skutkach. Przede wszystkim należy ustalić, że organ naruszył wskazany przepis, tj. miał obowiązek zawiadomienia i nie wywiązał się z niego (nie zweryfikował w ogóle czy są organizacje społeczne zainteresowane danym postępowaniem, dokonał tego, ale w sposób nieprawidłowy np. nie zweryfikował celów statutowych lub błędnie ocenił interes społeczny, albo też wykonał wszystkie czynności, ale zaniechał zawiadomienia). W tej sytuacji organizacja społeczna, która nie została zawiadomiona o wszczętym postępowaniu, może skorzystać ze zwyczajnego środka zaskarżenia decyzji, tj. wnieść odwołanie od wydanej decyzji (podobnie jak organizacja społeczna, która w postępowaniu była uczestnikiem na prawach strony). Odwołanie będzie wówczas dopuszczalne (zob. komentarz A. Wróbla).
@page_break@
Przeczytaj pierwszą cześć artykułu pt. Zawiadomienie organizacji społecznej o wszczęciu postępowania administracyjnego to obowiązek organu
Kontrowersyjna jest możliwość złożenia wniosku o wznowienie postępowania na podstawie art. 145 § 1 pkt 4 kpa (w sprawie zakończonej decyzją ostateczną wznawia się postępowanie, jeżeli strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu). W tej sytuacji bowiem organizacja społeczna nie tylko nie była stroną postępowania, nie przysługiwał jej status podmiotu na prawach strony, ani nawet o taki status się nie ubiegała. Zastosowanie tej instytucji byłoby wówczas bardzo daleko idącym zastosowaniem przez analogię, a wręcz naruszeniem zasady dyspozycyjności (zob. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 3 sierpnia 2011 r., sygn. VII SA/Wa 1259/11, LEX nr 1088733). W piśmiennictwie (zob. komentarz A. Wróbla: organizacja społeczna "może natomiast żądać wznowienia postępowania na tej podstawie, że nie brała w nim udziału bez własnej winy") i orzecznictwie (zob. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 17 czerwca 2008 r., sygn. II OSK 641/07, ONSAiWSA 2009 r. nr 4 poz. 76 lub ) rozważane są jednak kwestie możliwości zastosowania art. 145 § 1 pkt 4 kpa w sytuacjach, gdy organizacja społeczna powołuje się na nieuczestniczenie w postępowaniu, a nie na brak zawiadomienia. Zatem niewykonanie obowiązku zawiadomienia przez organ nie może uzasadniać wznowienia postępowania na podstawie art. 145 § 1 pkt 4 kpa , co najwyżej może być wskazywane jako uzasadnienie przesłanki braku winy.
Niedopuszczalne jest jednak powoływanie się na przepis art. 145 § 1 pkt 4 kpa przez inne podmioty (np. stronę), iż nie wszystkie podmioty, które powinny brać udział w postępowaniu, zostały do udziału dopuszczone (zob. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 26 stycznia 2009 r., sygn. II OSK 51/08, LEX nr 509705 z glosą: J. Jamiołkowski, Glosa do wyroku NSA z dnia 26 stycznia 2009 r., II OSK 51/08, CASUS.2009.2.36). Zatem inne podmioty, które występują z żądaniem wznowienia postępowania, nie mogą powoływać się na art. 145 § 1 pkt 4 kpa i wskazywać na brak uczestnictwa w postępowaniu zakończonym ostateczną decyzją organizacji społecznej.
Podsumowanie
Podsumowując, udział organizacji społecznych w postępowaniu może mieć istotny wpływ na przebieg i wynik tego postępowania. Dzięki udziałowi organizacji społecznych wiele zasad ogólnych postępowania administracyjnego może zostać pełniej zrealizowana (zasada prawdy obiektywnej, zasada uwzględniania interesu społecznego i słusznego interesu obywateli w postępowaniu administracyjnym, zasada przekonywania czy zasada szybkości). Zatem udział tych organizacji nie powinien być postrzegany jako utrudniający prowadzenie postępowania. Aby móc zrealizować swoje procesowe uprawnienia, organizacja społeczna musi wiedzieć o toczącym się postępowaniu. Informacje te może czerpać z różnych źródeł (strony postępowania, różnego rodzaju ogłoszenia związane z toczącym się postępowaniem czy informacje w mediach lub internecie). Jednak najpewniejszym źródłem informacji będzie oczywiście sam organ administracji, który ma nie tylko możliwość, ale i w pewnych granicach także obowiązek powiadomienia o wszczętym postępowaniu. Stąd wolą ustawodawcy na organ został nałożony obowiązek aktywności w tym zakresie. Mimo braku jednoznacznych konsekwencji niewykonania obowiązku zawiadomienia, organ musi się z niego wywiązać.
Przydatne materiały:
1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2013 r., poz. 267)
2. A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do art. 31 Kodeksu postępowania administracyjnego [w:] M. Jaśkowska, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.00.98.1071), LEX/el. 2013
3. A. Gronkiewicz, Organizacja społeczna w ogólnym postępowaniu administracyjnym, LEX 2012
4. Procedura: Zawiadomienie organizacji społecznej o postępowaniu, T. Lewandowski, A. Wróbel (red. nauk.), R. Kędziora (red. meryt.), LEX Navigator Postępowanie Administracyjne