Chodzi tu przede wszystkim o takie dokumenty jak: weksle in blanco wraz z deklaracjami wekslowymi oraz notarialne oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Wątpliwości dotyczą tego, czy wymienione dokumenty należy zniszczyć czy przechować oraz jaką procedurę zastosować do tego procesu.
Rozważając powyższą wątpliwość należy zauważyć, że jeżeli weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową jak również notarialne oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji zabezpieczały pewną pozawekslową umowę, to po ustaniu potrzeby takiego zabezpieczenia weksel jak również inne dokumenty stanowiące zabezpieczenie umowy winny być zwrócone wystawcy. Dokumenty te z prawnego punktu widzenia są bowiem bezużyteczne.
Z uwagi na brak stosownej procedury dotyczącej omawianej problematyki w ocenie autora dopuszczalny jest następujący tryb postępowania:
1. Zwrot oryginału weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową możliwy jest wyłącznie w przypadku osobistego kodbioru weksla przez wystawcę lub osobę do tego upoważnioną. Przy zwrocie weksla należy:
a. wykonać kserokopię weksla, na której wystawca, powinien złożyć oświadczenie informujące o odbiorze weksla stanowiącego zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy. Oświadczenie powinno zawierać: numer umowy, datę i podpis wystawcy,
b. wykonać kserokopię deklaracji wekslowej, na której wystawca, powinien złożyć oświadczenie informujące o odbiorze deklaracji wekslowej. Oświadczenie powinno zawierać: numer umowy, datę i podpis wystawcy.
2. Z czynności przekazania oryginałów weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową należy sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy w którym wyszczególnione zostaną wszystkie oryginalne dokumenty przekazane wystawcy. Protokół winien być sporządzony w dwóch egzemplarzach.
3. Jeżeli wystawca weksla lub osoba do tego upoważniona nie odbierze osobiście oryginału weksla wraz z deklaracją wekslową lub wyrazi wolę fizycznej utylizacji wspomnianych dokumentów, należy dla bezpieczeństwa prawnego dokumenty te komisyjnie i protokolarnie zniszczyć. Przypomnieć bowiem należy, że w przypadku weksla in blanco (co jest podobne do podpisania czystej kartki papieru) jako remitent może być wpisana dowolna osoba. W takim przypadku udowodnienie jej działania w złej wierze oraz faktu, że weksel ten był kiedyś wekslem in blanco, może być niemożliwe.
4. W przypadku komisyjnego zniszczenia weksla wraz z deklaracją wekslową wystawca winien otrzymać protokół z dokonanej czynności. Należy podkreślić, że komisyjne zniszczenie weksla może być bezpieczne dla wystawcy tylko wówczas, jeśli sam wystawca był przy nim obecny i widział unieważnienie wystawionego przez siebie dokumentu. W każdym innym przypadku wystawca nie może czuć się swobodnie. W tym celu uprawniony podmiot winien powołać kilkuosobową Komisję której członkami powinny być również osoby które były wystawcami wspomnianych weksli.
W ocenie autora analogiczny tryb postępowania należy zastosować w stosunku do innych oryginalnych dokumentów stanowiących zabezpieczenie prawidłowej realizacji umów zawartych w ramach ZPORR 2004-2006.
Tryb postępowania z prawnymi zabezpieczeniami umów o dofinansowanie projektów po zakończeniu ich realizacji
W praktyce stosowania prawa przez samorządowców w ostatnim czasie pojawił się problem związany z ustaleniem trybu postępowania z odebranymi z Urzędów Wojewódzkich zabezpieczeniami umów realizowanych w poprzednim okresie programowania w ramach ZPORR przez Województwa jak i inne jednostki organizacyjne j.s.t.