UODO: Sposób postępowania z korespondencją do radnych najlepiej określić w statucie gminy

Dobrym rozwiązaniem byłoby określenie sposobu postępowania z korespondencją do radnych w statucie gminy, tak aby osoby, które ją kierują, mogły wcześniej zapoznać się z informacją, czy aby na pewno ich pismo trafi bezpośrednio do wskazanego radnego. Wójt może też określić zakaz otwierania przesyłek kierowanych do radnych czy klubów radnych - wyjaśnia prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

To odpowiedź na liczne wystąpienia kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich. Radni zwracają uwagę, że kierowana do nich korespondencja jest uprzednio otwierana i rejestrowana w urzędzie. Choć procedura obiegu korespondencji pozostaje kwestią techniczną i organizacyjną działania danego urzędu, to jednak istnieje niebezpieczeństwo możliwego zapoznania się pracowników urzędu gminy z danymi osobowymi nadawców, którzy mogą zgłaszać radnemu nieprawidłowości dotyczące działania samego urzędu. To także kwestia tajemnicy korespondencji. 

Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym radny utrzymuje stałą więź z mieszkańcami oraz ich organizacjami, a w szczególności przyjmuje zgłaszane przez mieszkańców gminy postulaty i przedstawia je organom gminy do rozpatrzenia.

Prawniku, a może ten artykuł zainteresuje Twoich klientów? Postaw na program Legal Alert – dzięki niemu otrzymasz gotowe newsy, które wyślesz klientom swojej kancelarii >>

Zasady rejestracji korespondencji

Jan Nowak, prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w odpowiedzi wskazuje, że radni wchodzący w skład organu stanowiącego i kontrolnego gminy pełnią szczególną rolę, dlatego też kierowana do nich korespondencja powinna być przekazywana na określonych zasadach, tak aby nie naruszać istoty sprawowanego przez nich mandatu.

Dlatego ważną kwestią jest sposób postępowania z dokumentacją wpływającą do urzędu gminy, która jest w taki sposób adresowana. Korespondencja ta może wskazywać jako adresatów konkretnych radnych w rozumieniu pełnionych przez nich funkcji, a nie osoby prywatne. Jeżeli korespondencja ta zawiera adresy właściwych urzędów gmin, to jej pracownicy zobowiązani są do jej rejestracji.

Sprawdź w EX: Na jakiej podstawie radni mogą mieć dostęp do korespondencji wpływającej do rady gminy? >>

Powyższe wynika wprost z instrukcji kancelaryjnej, która stanowi załącznik do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Rozporządzenie to ma zastosowanie m.in. do organów gminy, co wynika wprost z ustawowego upoważnienia z art. 6 ust. 2b ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym oraz z par. 1 ust. 1 rozporządzenia. Załącznik nr 2 do rozporządzenia stanowi wykaz akt dla organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki. W wykazie tym ustawodawca przewidział kategorię pism dotyczących „Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do rady gminy oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami”. Dodatkowo wykaz akt obejmuje również kategorię pn. „Obsługa radnych gminy”.

Przepisy rozporządzenia wskazują na sposób rejestrowania określonych przesyłek, np. tych, które mają formę papierową. Instrukcja daje uprawnienie kierownikowi urzędu do wskazywania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone, co ma związek z organizacją pracy urzędu.

Kierownik może określić zakaz otwierania przesyłek do radnych

PUODO zauważa, że listę rodzajów przesyłek, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny, określa również kierownik urzędu. Może on określić zakaz otwierania przesyłek kierowanych do radnych czy klubów radnych. Wówczas korespondencja taka powinna być rejestrowana jedynie na podstawie danych zawartych na kopercie (par. 16 ust. 1 pkt 2 i par. 42 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).

Również ustawa o samorządzie gminnym w art. 21a wskazuje, że „Przewodniczący rady gminy w związku z realizacją swoich obowiązków może wydawać polecenia służbowe pracownikom urzędu gminy wykonującym zadania organizacyjne, prawne oraz inne zadania związane z funkcjonowaniem rady gminy, komisji i radnych”. Natomiast organizację wewnętrzną oraz tryb pracy organów gminy określa statut gminy, który podlega ogłoszeniu w wojewódzkim dzienniku urzędowym.

Czytaj w LEX: Polecenia służbowe wydawane przez przewodniczącego organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego >>

Unormowania warto zawrzeć w statucie gminy

Prezes PUODO wskazuje, że art. 33 ustawy reguluje kwestię dotyczącą organizacji i zasad funkcjonowania urzędu gminy. Wskazuje on wprost m.in., że „organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy określa regulamin organizacyjny, nadany przez wójta w drodze zarządzenia” (ust. 2). Wobec powyższego przyjąć należy, że to urząd gminy ma obowiązek zapewnienia obsługi organizacyjnej, prawnej i wykonywania innych zadań związanych z funkcjonowaniem rady gminy, a zatem i samego radnego w zakresie wykonywania przez niego mandatu. Powinno to znaleźć stosowne odzwierciedlenie w zapisach statutu gminy.

Nie ulega zatem wątpliwości, że to organ władzy wykonawczej w gminie ustala sposób podstępowania z korespondencją, procedury archiwizacji i jest również odpowiedzialny za przechowywanie tej dokumentacji, a także przekazywanie jej do archiwum państwowego. Tak więc administrator, który jest odpowiedzialny za ukształtowanie systemu rejestracji korespondencji w danej jednostce opracowując sposób postępowania z nią i dokonując analizy ryzyka w tym zakresie musi wziąć pod rozwagę obowiązujące przepisy. Oznacza to, że muszą być stworzone odpowiednie procedury dotyczące obiegu korespondencji tak, aby działać z poszanowaniem przepisów prawa i jednocześnie nie naruszać kompetencji innych autonomicznie działających organów, np. rady gminy.

Biorąc jednak pod uwagę zasady przetwarzania danych osobowych, w szczególności zasadę przejrzystości (art. 5 ust. 1 lit. a rozporządzenia 2016/679) dobrym rozwiązaniem byłoby określenie sposobu postępowania z korespondencją kierowaną do radnych w statucie gminy, tak aby osoby które kierują taką korespondencję mogły wcześniej zapoznać się z informacją, czy aby na pewno ich pismo trafi bezpośrednio do wskazanego radnego. Jednocześnie stanowiłoby to ułatwienie dla pracowników gmin, którzy zajmują się obiegiem korespondencji.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.