Do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach zobowiązany jest co do zasady każdy zamawiający, który udzielił w danym roku zamówienia publicznego, w tym również zamawiający, który udzielił zamówień z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych. Zamawiający sektorowi powinni również wykazać zamówienia, które nie przekroczyły progów unijnych.

Sprawozdania nie muszą składać zamawiający, którzy nie udzielili żadnego zamówienia albo udzielili zamówienia wyłącznie w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa na dostawy lub usługi, których wartość nie przekracza progów unijnych.

Nowe rozporządzenie w sprawie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych

Zasadniczą różnicą w stosunku do dotychczasowej regulacji jest rozszerzenie zakresu informacji zawartych w sprawozdaniu o obowiązek zamieszczania przez zamawiających w rocznym sprawozdaniu informacji o zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem obowiązku stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych. Zakres danych dotyczących przekazywania tych informacji będzie jednakże ograniczony wyłącznie do łącznej wartości i liczby zamówień, a w przypadku zamówień poniżej progu, od którego uzależnione jest stosowanie przepisów p.z.p., tylko do łącznej ich wartości.

Nowym rozwiązaniem jest określenie wzoru jednego uniwersalnego załącznika, który będzie wykorzystywany przez wszystkich zamawiających, stosownie do zakresu informacji przekazywanych w sprawozdaniu za dany rok.

Zmiana warunków zamówienia a obowiązek sprawozdawczy

Jak podkreśla Urząd Zamówień Publicznych, zmiana pierwotnie ustalonego wynagrodzenia, a tym samym zapłata wykonawcy wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamówienia w kwocie innej niż początkowo ustalona (także wówczas, gdy zawarcie i wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego ma miejsce w tym samym roku, za który zamawiający sporządza sprawozdanie), nie ma wpływu na podaną w sprawozdaniu wartość zamówienia.

Zamówienie, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno zamówienie i na potrzeby określenia wartości umowy należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach częściowych.

Jeżeli w związku z realizacją zamówienia podstawowego udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, przy wypełnianiu formularza sprawozdania należy je traktować jako odrębne zamówienia i uwzględnić w sprawozdaniu - analogicznie, jak pozostałe zamówienia.@page_break@

Zamówienia w szczególnych przypadkach

Zamawiający o złożonej strukturze wewnętrznej (na którą składają się wyodrębnione organizacyjnie jednostki, dysponujące samodzielnością finansową i udzielające samodzielnie zamówień na swoje potrzeby, ale nie będące zamawiającymi w rozumieniu art. 3 ust. 1 p.z.p.), składają roczne sprawozdanie, które obejmuje również informacje o zamówieniach udzielonych przez ich jednostki organizacyjne.

Zamawiający, na rzecz których zamówienia są udzielane przez centralnego zamawiającego, nie ujmują ich w swoich sprawozdaniach rocznych. Podobnie, nie są w tych sprawozdaniach ujmowane zamówienia udzielane przez poszczególnych zamawiających na podstawie umów ramowych zawieranych na ich rzecz przez centralnego zamawiającego, ponieważ informację o wartości umów ramowych stanowiących podstawę udzielania zamówień przekazuje Prezesowi Urzędu zamawiający centralny.

Jeżeli zamawiający decydują się na wspólne przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia, to obowiązek informowania o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu spoczywa wyłącznie na zamawiającym upoważnionym do przeprowadzenia postępowania i udzielenia wspólnego zamówienia.

Zasadniczo w przypadku grup kapitałowych skupiających samodzielnych zamawiających, każdy z nich sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. W sytuacji więc, gdy spółki córki udzielają zamówień jako samodzielni zamawiający, fakt pozostawania przez nich w grupie kapitałowej i podlegania spółce matce pozostaje bez znaczenia przy składaniu sprawozdań rocznych.

Jeżeli zamawiającym wyznaczonym do przeprowadzenia postępowania i zawarcia umowy w imieniu i na rzecz innych zamawiających z grupy kapitałowej jest spółka matka, tylko ten podmiot składa w sprawozdaniu rocznym informację o udzielonym zamówieniu. Jeżeli jednak spółka-matka jest upoważniona wyłącznie do wspólnego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz spółek-córek, a przedmiotem zamówienia są świadczenia podzielne, oraz w następstwie przeprowadzonego postępowania, umowy są zawierane indywidualnie przez poszczególnych zamawiających, obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w ten sposób zamówień spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę.

Sprawozdanie powinno obejmować rok kalendarzowy, tzn. dane zawarte w sprawozdaniu powinny dotyczyć zamówień udzielonych od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku sprawozdawczego.

Opinia UZP w sprawie zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych.

Źródło: www.uzp.gov.pl