Prowadzenie postępowania wyjaśniającego to wynik sztuki i wiedzy. Pracownicy organizacji nie są szkoleni ani przygotowywani do prowadzenia postępowań wyjaśniających. Nawet jeśli potrafią prowadzić trudne rozmowy dyscyplinujące z innymi pracownikami, czy też negocjować skomplikowane transakcje, mogą nie wiedzieć jak prowadzić przesłuchanie. Techniki i cele są inne. Dobra informacja jest taka, że prowadzenia postępowań wewnętrznych można się nauczyć.

 

 

Kompetencje prowadzącego postępowanie

Kiedy wpływa zgłoszenie naruszenia lub organizacja w inny sposób pozyskuje informację o nieprawidłowości (zasłyszaną, złożony pozew, informacja medialna) konieczne będzie przeprowadzenie postępowania, którego celem będzie ocena zasadności takiej nieprawidłowości.  Jedną z pierwszych decyzji, przed którymi stanie organizacja, będzie ustalenie kto powinien prowadzić to postępowanie.

Czytaj też: Jaka jest procedura zatrudnienia sygnalisty w starostwie? >

Zaangażowanie zewnętrznego eksperta może być dobrym rozwiązaniem w sytuacji, w której zgłoszenie jest zawiłe, wymaga szczególnych umiejętności lub kwalifikacji, na przykład prawnych. Ekspert może także pomóc w zapewnieniu bezstronnego i niezależnego procesu wyjaśniania nieprawidłowości. Jego osoba może dodać wiarygodności i obiektywizmu postępowaniu wyjaśniającemu.

Zaangażowanie do prowadzenia postępowania osoby z wewnątrz organizacji jest często mniej kosztowną, i równie wydajną opcją. Może być również lepszą opcją w sytuacji, w której sprawa jest relatywnie prosta i nieskomplikowana. Wiąże się to jednak z ryzykiem bycia postrzeganym jako osoba mniej bezstronna lub obiektywna.

Coraz częściej organizacje wybierają tzw. model mieszany, tworząc zespół prowadzący postępowanie wyjaśniające  osób z wewnątrz organizacji oraz zewnętrznych ekspertów.

Czytaj też: Ochrona sygnalistów w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej >

Przeczytaj także: Sygnaliści w służbach mundurowych - idea słuszna, ale ma mielizny>>
 

Cel i plan postępowania wyjaśniającego

Celem postępowania wyjaśniającego jest zebranie dowodów, informacji i faktów, a nie wyrobienie sobie opinii na dany temat czy przekonanie siebie lub innych do takich lub innych wydarzeń. Na etapie postępowania - po przyjęciu zgłoszenia, należy zebrać maksymalną ilość informacji, aby ocenić czy wszczęcie postępowania wyjaśniającego jest uzasadnione.

Postępowanie wyjaśniające bez planu będzie nieefektywne. Źle zaplanowane może okazać się nawet gorsze niż jego brak. Plan postępowania są jak mapa i kierunkowskazy – niezwykle pomocne, szczególnie przy większych i złożonych postępowaniach. Warto zatem ustalić kolejność rozmów - najpierw ze zgłaszającym, potem ze świadkami. Na koniec z osobą wskazaną w zgłoszeniu jako sprawca. W międzyczasie należy gromadzić dokumenty, informacje i fakty.

Czytaj też: Królikowski Kacper, Żyłka Piotr, Sygnalista czy donosiciel? >

 

Prowadzenie rozmów wyjaśniających

Jeśli rozmowę prowadzi osoba z wewnątrz organizacji, na czas prowadzenia postępowania powinna mentalnie wyłączyć się z roli funkcjonalnej, jaką pełni w organizacji, i skupić się na roli prowadzącego przesłuchanie. Zewnętrzny prowadzący ma w tym zakresie zazwyczaj ułatwione zadanie.

Każda interakcja między ludźmi ma swoją dynamikę, nie inaczej jest z rozmowami wyjaśniającymi. W trakcie przesłuchań należy nieustannie kontrolować i dokumentować ich tok i kierunek. Brak kontroli nad rozmową spowoduje zmianę kierunku w sposób, który jest wygodny dla świadka czy innej osoby, z którą rozmawiamy. Co gorsza może się zdarzyć że brak kontroli spowoduje odwrócenie ról, szczególnie gdy świadek - wyjaśniając dane okoliczności, bezpośrednio lub pośrednio oskarża również prowadzącego lub kierowany przez niego dział.

Czytaj też: System ochrony sygnalistów >

Przesłuchanie to również nie czas i miejsce do wzajemnego przekonywanie się do racji lub bezzasadności danych twierdzeń. Kluczowe jest aby świadek lub zgłaszający odpowiadał na pytania w sposób jaki oczekuje prowadzący. Rozmówca zawsze jakoś odpowie, nam zależy żeby odpowiedział w takim kierunku, w jakim chcemy poprowadzić rozmowę.

Istotne jest, aby osób z którymi rozmawiamy nie wprowadzać w błąd. To podważa wiarygodność całego postępowania. Wiarygodność procesu i osób prowadzących przesłuchanie jest absolutnie kluczowe. Każdy, kto profesjonalnie prowadzi postępowania wyjaśniające, przypuszczalnie potwierdzi, że najlepszym prowadzącym zdarza się sytuacja, kiedy jedynym powodem, dla którego świadek chce z nami rozmawiać, ujawnić dowody jest właśnie wiarygodność prowadzącego postępowanie.

Czytaj też: Procedura dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów w szpitalu >

Raport końcowy

Celem raportu końcowego jest stworzenie narzędzia dla kierownictwa lub osób decyzyjnych w organizacji do wyciągnięcia odpowiednich wniosków i podjęcia działań naprawczych. Jakość raportu jest uzależniona tylko od wysiłków piszącego. Powinien zawierać podsumowanie faktów, informacji i dokumentów zebranych w trakcie postępowania wyjaśniającego i ocenę zasadności lub bezzasadności zgłoszenia. Rekomendacje powinny towarzyszyć raportowi jako odrębny dokument.

Każde przeprowadzone wewnętrznie postępowanie wyjaśniające to bezcenny, choć często niedoceniany swoisty prezent dla organizacji. Pomimo wyzwań z tym związanych, czaso- i pracochłonności, pozyskanie informacji o nieprawidłowości wewnętrznie oraz możliwość kontroli nad informacją i tokiem dalszego procedowania jest bezcenne.

Eliza Iwaniszyn,  radca prawny. Specjalizuje się min. w opracowywaniu i wdrażaniu programów compliance, prowadzeniu postępowań wyjaśniających w skali lokalnej i globalnej. Approved Compliance Officer. Członek Międzynarodowego Stowarzyszenia - International Compliance Association (FICA). Założycielka Kancelarii Prawnej FAIRLEGAL, współzałożycielka Akademii Prawnika Biznesu oraz współzałożycielka spółki COMASS, udostępniającej narzędzia IT do zgłaszania nieprawidłowości w organizacjach.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.