Obowiązek sprawozdawczy dotyczy każdego zamawiającego niezależnie od skali realizowanych wydatków. W sprawozdaniu ujmuje się bowiem wszelkie wydatki, o ile tylko mogą być zdefiniowane jako zamówienie publiczne, czyli odpłatna umowa dotycząca świadczeń takich jak dostawy, usługi lub roboty budowlane. Sprawozdanie zawiera dane na temat wszystkich wydatków, tj. zarówno tych, których wartość przekracza 30.000 euro, jak i tych których jednostkowa wartość wynosi niekiedy kilkanaście złotych.
Rzetelne przygotowanie sprawozdania wymaga systematycznego zbierania danych nie tylko o umowach zawartych po przeprowadzaniu postępowania o udzielenie zamówienia, ale także systematycznego zbierania i analizowania danych na temat nawet najdrobniejszych wydatków.
Zasady przesyłania i sporządzania sprawozdania reguluje rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r. poz. 2038). Rozporządzenie zastąpiło obwiązujące dotychczas rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2013 r. poz. 1530).
Sprawozdanie przekazuje się tylko i wyłącznie w formie elektronicznej poprzez wypełnienie formularza umieszczonego na stronach internetowych Urzędu Zamówień Publicznych http://sr.uzp.gov.pl/adm/Default.aspx. Skorzystanie z serwisu wymaga posiadania loginu i hasła. Podmioty nie posiadające takich uprawnień muszą o nie wystąpić w formie pisemnej do Urzędu Zamówień Publicznych.
W rocznym sprawozdaniu nie umieszcza się wartości szacunkowej zamówienia >>>
Aktualna wersja wzoru sprawozdania jest znacznie bardziej rozbudowana niż dotychczas obowiązująca. W sprawozdaniu oprócz danych identyfikujących zamawiającego podaje się w formie tabelarycznej informacje dotyczące m.in.:
1) Zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami p.z.p. W tej części sprawozdania wymienia się więc zarówno zamówienia realizowane w oparciu o wyłączenie dotyczące wartości zamówienia (art. 4 pkt 8 p.z.p.), jak i większość pozostałych zamówień realizowanych w oparciu o art. 4 p.z.p. W przypadku zamówień dla których podstawą prawną był art. 4 pkt 8 p.z.p. podaje się jedynie łączną wartość takich wydatków bez informacji na temat liczby takich zamówień.
2) Zamówień klasycznych, sektorowych i zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 p.z.p. i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.
3) Zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.
4) Postępowań o udzielenie zamówienia, w których wystąpiła relacja określona w art. 17 ust. 1 p.z.p. albo w art. 24 ust. 5 pkt 3 p.z.p., lub w których wykonawcy zawarli porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 20 p.z.p.
Informacje dotyczące przedmiotowych postępowań obejmują m.in. liczbę przypadków wystąpienia przedmiotowych relacji, liczbę porozumień zmierzających do zakłócania konkurencji, liczbę wykluczonych z tego powodu wykonawców
5) Postępowań mających za przedmiot zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi.
Informacje dotyczące takich postępowań dotyczą m.in. opisu usługi, zastosowanej procedury wyboru wykonawcy, liczby ofert, zamówień udzielonych wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia.
6) Postępowań uwzględniających aspekty społeczne, aspekty środowiskowe lub innowacyjne.
W sprawozdaniu należy uwzględnić całkowitą wartość umów zawartych w danym roku >>>
Przy wypełnianiu sprawozdania należy pamiętać o kilku istotnych regułach, których przestrzeganie ustrzeże nas przed trudnościami w zbieraniu i podawaniu informacji. Poniżej wskazuje się kilka z nich:
1) W sprawozdaniu ujmujemy tylko te zamówienia, które zakończyły się w okresie objętym sprawozdaniem zawarciem umowy. Do sprawozdania kwalifikują się więc wszystkie umowy zawarte w 2016 r. niezależnie od tego , czy wszczęcie postępowania miało miejsce jeszcze w 2015 r. i np. niezależnie od tego, że sama realizacja umowy może przypadać już na 2017 r., a więc w 2016 r. nie zostaną poniesione żadne koszty z tego tytułu. W sprawozdaniu nie podaje się informacji na temat postępowań, które co prawda zostały wszczęte w roku sprawozdawczym, ale nie zostały w tym samym roku zakończone podpisaniem umowy.
2) W odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1020), sprawozdanie nie zawiera informacji dotyczących:
a) liczby ofert złożonych przez wykonawców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw,
b) zamówień udzielonych wykonawcy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw,
c) zamówień udzielonych wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia,
d) liczby podwykonawców, którym wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia,
e) postępowań, w których wystąpiła relacja określona w art. 17 ust. 1 p.z.p. albo w art. 24 ust. 5 pkt 3 p.z.p., lub w których wykonawcy zawarli porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 20 p.z.p.,
f) postępowań na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o wartości mniejszej, równej lub przekraczającej kwoty określone w art. 138g ust. 1 p.z.p. oraz w art. 138o p.z.p.,
g) postępowań uwzgledniających aspekty społeczne,
h) postępowań uwzględniających aspekty środowiskowe lub innowacyjne.
3) Umowy zawierane na okres dłuższy niż jeden rok powinny być wykazywane w sprawozdaniach tylko raz, tj. powinny być ujawnione w sprawozdaniu dotyczącym roku, w jakim zawarto umowę, a wartość takiej umowy winna być podawana jako maksymalna kwota jaka zostanie wydatkowana w całym okresie obowiązywania umowy.
4) Na obowiązek złożenia sprawozdania nie ma wpływu to, z jakich źródeł było finansowane zamówienia. Zgodnie z definicją zamówienia publicznego pojęcie to oznacza odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane (art. 2 pkt 13 p.z.p.). Dla stwierdzenia, iż w danym przypadku wydatek jest zamówieniem publicznym nie ma znaczenia pochodzenie środków, z jakich dane świadczenie było finansowane.
