Sporządzenie testamentu w urzędzie gminy

Kodeks cywilny pozwala na sporządzenie testamentu przed niektrymi funkcjonariuszami samorządowymi gminy, powiatu i wojewdztwa. Jest to tzw. testament allograficzny.

Kodeks cywilny w art. 951 dopuszcza sporządzenie testamentu przed niektórymi funkcjonariuszami samorządowymi gminy, tj. przed wójtem (burmistrzem, prezydentem miasta), sekretarzem gminy i kierownikiem urzędu stanu cywilnego. Ponadto przepis ten dopuszcza sporządzenie testamentu także przed starostą, marszałkiem województwa, sekretarzem powiatu. Sekretarz województwa już tej kompetencji nie ma. Wynika to zapewne z tego, że funkcja sekretarza województwa została ustanowiona dopiero od 1 stycznia 2009 r. i przy tej okazji nie zmieniono kodeksu cywilnego. Jest to tzw. testament allograficzny.

Osoby uprawnione

Do przyjęcia oświadczenia testatora uprawnione są wyłącznie osoby wymienione wyraźnie w przepisie. Żaden z wymienionych urzędników nie jest uprawniony do przekazania swojej kompetencji (upoważnienia innej osoby). Wobec tego nie ma możliwości sporządzenia testamentu przed zastępcą wójta, wicestarostą, wicemarszałkiem, czy zastępcą kierownika urzędu stanu cywilnego, ani przed innym pracownikiem samorządowym, który nie jest wskazany w przepisie (por. uzasadnienie postanowienia SN z 8.06.2000 r., V CKN 53/00, Lex nr 52453; uzasadnienie uchwały SN z 2.12.1994 r., II CZP 152/94, OSNC 1995/3/50; uzasadnienie uchwały 7 sędziów SN z 27.09.1991 r., III CZP 61/91, OSNC 1992/4/49).

Ustawa o samorządzie gminnym daje wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) uprawnienie do powierzenia prowadzenia określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy (art. 33 ust. 4) oraz do upoważnienia zastępcy lub innego pracownika urzędu gminy do wydawania decyzji administracyjnych. Jednak przyjęcie oświadczenia o sporządzeniu testamentu nie jest ani sprawą gminy, ani decyzją administracyjną. Analogicznie ma się to w przypadku starosty i marszałka województwa.

Również zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego nie ma prawa przyjąć oświadczenia o sporządzeniu testamentu. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.) czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego lub jego zastępca (zastępcy). Sporządzenie testamentu nie jest czynnością z zakresu rejestracji stanu cywilnego, więc to ustawowe zrównanie kierownika USC i jego zastępcy nie przenosi się na kompetencję do przyjęci oświadczenia ostatniej woli.

Wskazani w przepisie pracownicy samorządowi mają prawo przyjąć oświadczenie ostatniej woli tylko na obszarze jednostki samorządu terytorialnego, w której pełnią swoją funkcję. Natomiast nie ma konieczności, aby testator był mieszkańcem tej jednostki. Jeżeli urząd stanu cywilnego został utworzony dla więcej niż jednej gminy, to kierownik urzędu stanu cywilnego ma prawo przyjąć oświadczenie ostatniej woli na obszarze wszystkich gmin objętych jego działaniem. W przypadku gmin, które mają siedzibę poza swoim obszarem (gminy wiejskie z siedzibą w mieście będącym odrębną gminą) dopuszczalne jest przyjęcie oświadczenia ostatniej woli także w urzędzie gminy.


Tryb sporządzenia testamentu

Do sporządzenia testamentu przed pracownikiem samorządowym nie jest wymagane wystąpienie żadnych szczególnych okoliczności, tak jak ma to miejsce w przypadku testamentu ustnego, który można sporządzić tylko w określonych okolicznościach. Testator wprawdzie składa oświadczenie ustnie, ale testament allograficzny nie jest testamentem ustnym w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Spadkodawca oświadcza swoją ostatnią wolę jednemu ze wskazanych powyżej urzędników samorządowych i w obecności dwóch świadków. Oświadczenie spadkodawcy spisuje się w protokole z podaniem daty jego sporządzenia. Protokół odczytuje się spadkodawcy w obecności świadków. Protokół powinien być podpisany przez spadkodawcę, przez osobę, wobec której wola została oświadczona, oraz przez świadków. Jeżeli spadkodawca nie może podpisać protokołu, to należy zaznaczyć w protokole ze wskazaniem przyczyny braku podpisu.

Protokół może sporządzić każda osoba uczestnicząca w czynności testowania, jak też osoba w tym celu specjalnie wyznaczona. Może być sporządzony pismem ręcznym, maszynowym lub w formie wydruku komputerowego. W treści protokołu należy określić osoby uczestniczące w czynności (urzędnika, testatora, świadków), treść oświadczenia spadkodawcy wraz z podaniem daty sporządzenia protokołu.

Nie może być świadkiem przy sporządzaniu testamentu (art. 956 kodeksu cywilnego):
1) kto nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych;
2) niewidomy, głuchy lub niemy;
3) kto nie może czytać i pisać;
4) kto nie włada językiem, w którym spadkodawca sporządza testament;
5) skazany prawomocnie wyrokiem sądowym za fałszywe zeznania.

Świadkiem przy sporządzaniu testamentu nie może też być osoba, dla której w testamencie została przewidziana jakakolwiek korzyść. Nie mogą być również świadkami: małżonek tej osoby, jej krewni lub powinowaci pierwszego i drugiego stopnia oraz osoby pozostające z nią w stosunku przysposobienia (art. 957 kodeksu cywilnego).


Opłata skarbowa

Załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej w części I w pkt 5 przewiduje opłatę 22 zł za protokół zawierający ostatnią wolę spadkodawcy, sporządzony przez osoby wymienione w art. 951 § 1 Kodeksu cywilnego (wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starostę, marszałka województwa, sekretarza powiatu albo gminy lub kierownika urzędu stanu cywilnego). Przyjmowanie oświadczenia ostatniej woli w trybie art. 951 § 1 kc oraz sporządzanie protokołu z takiej czynności nie jest sprawą z zakresu administracji publicznej. Nie jest to sprawa rozstrzygana w drodze stosowania norm prawa administracyjnego materialnego, zastosowania nie mają też przepisy procedury administracyjnej. Sporządzenie testamentu jest czynnością cywilnoprawną testatora, a funkcjonariusz gminny przyjmuje jedynie oświadczenie woli testatora i potwierdza jego treść w protokole. Jego rola jest zbliżona do roli notariusza przy sporządzaniu testamentu w formie aktu notarialnego. Sporządzenie protokołu testamentu w trybie art. 951 kc nie jest czynnością urzędową w sprawie indywidualnej z zakresu administracji publicznej, chociaż przyjęcie oświadczenia przez wskazanych w tym przepisie funkcjonariuszy publicznych jest dla nich niewątpliwie czynnością urzędową. Taka czynność nie podlega opłacie skarbowej (zgodnie z art. 1 ustawy o opłacie skarbowej), a wyszczególnienie jej w załączniku do ustawy o opłacie skarbowej jest pomyłką.

Opłatą skarbową objęto sporządzenie protokołu zawierającego ostatnią wolę spadkodawcy przez osoby wymienione w art. 951 § 1 kc. Tymczasem protokół taki jako czynność techniczna może być sporządzony przez kogokolwiek, nawet przez osobę, która nie była świadkiem składanego oświadczenia woli. Rola funkcjonariusza samorządowego przy sporządzaniu testamentu polega na odebraniu oświadczenia woli od spadkodawcy i potwierdzenia jego treści spisanej w protokole. Treść załącznika do ustawy nie obejmuje więc sytuacji, gdy sam protokół zostanie spisany przez inną osobę niż wymienieni w art. 951 kc urzędnicy.

Dopóki istnieje ten zapis w załączniku należy pobierać opłatę skarbową, żeby nie narazić się na zarzut zaniechania pobrania należności publicznoprawnej.