Z nowej instrukcji kancelaryjnej całkowicie „wyrzucono” m.in. przepisy określające formę dokumentu, pisma. Przypomnijmy, że stara instrukcja dla urzędów gmin w § 27 normatywnie ustalała, m.in.: dopuszczalny format pisma, A4 lub A5 oraz określała, co powinno pismo zawierać:

  1. nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, a jeżeli pismo podpisywał kierownik urzędu w lewym górnym rogu nad tekstem herb gminy;
  2. znak sprawy;
  3. powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy;
  4. datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną;
  5. określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem;
  6. treść pisma;
  7. podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe);
  8. listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.


Uchylone instrukcje zawierały także wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci.

Aktualnie obowiązująca instrukcja kancelaryjna materii tej w ogóle nie dotyka pozostawiając urzędom całkowitą swobodę. Co najciekawsze, rezygnuje z instytucji pieczęci, dotychczas nieodłącznego elementu dokumentu wytworzonego przez administrację.

Pracownikom starszej generacji już pod rządami poprzednich (uchylonych) instrukcji kancelaryjnych trudno było się pogodzić ze sposobem traktowania przez te akty prawne kwestii pieczęci urzędowych, potocznie nazywanych pieczątkami. Przed rokiem 1990 pieczęć była czymś niezwykle ważnym, decydującym o legalności dokumentu. Przechowywanie i używanie ich niezgodnie z precyzyjnymi instrukcjami wewnętrznymi było traktowane jako jedno z najpoważniejszych przewinień zagrożonych odpowiedzialnością dyscyplinarną a nawet karną. Nawet produkcja pieczątek była obwarowana licznymi warunkami i ściśle nadzorowana. Zakład usługowy nie mógł wykonać jakiejkolwiek pieczątki bez formalnego zlecenia uprawnionej instytucji. Obecnie wykonanie pieczątki jest możliwe nawet we własnym zakresie po zakupieniu odpowiedniego zestawu dostępnego praktycznie w każdym sklepie z artykułami biurowymi.

Praktyczne walory oraz brak prawnych przeciwwskazań w stosowaniu pieczątek prawdopodobnie nie wyeliminują ich z użytkowania jeszcze przez wiele lat, jednakże należy się spodziewać coraz większej swobody w tym zakresie.

Wydaje się, że także interesantom przyzwyczajonym do formy pisma urzędowego ostemplowanego przynajmniej dwoma pieczątkami, nagłówkową i imienną, trudno będzie zaakceptować brak pieczątek. Pismo bez żadnego stempla z reguły wzbudza nieufność i zdziwienie.

Nowa instrukcja w podobny sposób traktuje i praktycznie czyni bezużytecznymi znajdujące się w każdym urzędzie j.s.t. metalowe pieczęcie urzędowe z godłem Rzeczypospolitej Polskiej albo herbem gminy, powiatu lub województwa. Po uchyleniu dotychczasowych instrukcji kancelaryjnych brak jest przepisów ogólnych regulujących używanie tych pieczęci. Sporadycznie kwestię tę regulują przepisy o charakterze szczególnym, np. art. 15 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 17, poz. 95), stanowi, że podstawą ogłoszenia w dzienniku urzędowym aktu normatywnego jest jego oryginał podpisany przez upoważniony do wydania tego aktu organ, z umieszczoną obok podpisu pieczęcią urzędową.


Na marginesie należy wspomnieć, że pieczęć urzędowa przez wiele dziesięcioleci istnienia państwa polskiego była traktowana na równi z symbolami państwa. Jednakże przez ostanie 20 lat legislatorzy nie poświęcili tej sprawie zbyt dużo uwagi. Państwo polskie zasługuje, aby stan prawny regulujący kwestie godła, barw i hymnu Rzeczypospolitej oraz pieczęci odpowiadał odpowiednim standardom. Prymitywnie zredagowana, wielokrotnie zmieniana ustawa z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (tj. Dz.U. z 2005 r. Nr 235, poz. 2000 z późn. zm.) , w sposób bardzo nieczytelny utrzymuje w mocy część dekretu z dnia 7 grudnia 1955 r. o godle i barwach Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. Nr 47, poz. 314 z późn. zm.) właśnie w części dotyczącej pieczęci.

Ireneusz Krześnicki

Przydatne materiały:
Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67)
Ustawa z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (tj. Dz.U. z 2005 r. Nr 235, poz. 2000 z późn. zm.)

Pisaliśmy o tym również:
Jest instrukcja kancelaryjna
Niektóre skutki pozbawienia dużej części administracji publicznej instrukcji kancelaryjnych