Administracja publiczna realizuje zakres zadań mających szczególny wpływ na jakość życia społeczno-gospodarczego, pełni służebną rolę wobec społeczeństwa i musi reagować na nowe potrzeby i oczekiwania obywateli, co oznacza konieczność wdrażania zmian.
Z badań wynika, że dynamika zmian w urzędach administracji samorządowej jest stosunkowo wysoka, dotyczy bowiem stanowisk pracy prawie 63% badanych osób. Zmiany te najczęściej generuje system prawny, co ma bezpośredni wpływ na zakres realizowanych zadań. Na drugim miejscu znalazły się zmiany dotyczące organizacji pracy i wykorzystania nowych technologii. Zmiany prawa - w opinii respondentów - sprawiają najwięcej trudności i wymagają szczególnego wysiłku ze strony pracowników.
Czynniki wywołujące zmiany w administracji publicznej
Kluczową cechą współczesnego otoczenia każdej jednostki administracji publicznej są coraz szybciej zachodzące zmiany, które dotyczą postępu technicznego, społeczeństwa, roli klienta usług publicznych, prawa itp. Czynniki wywołujące zmiany organizacyjne zlokalizowane są w otoczeniu zewnętrznym organizacji lub w jej wnętrzu.
Zmiany w administracji publicznej, wywoływane poprzez czynniki zewnętrzne, to przede wszystkim:
• zmiany w otoczeniu prawnym i politycznym;
• potrzeby i konflikty społeczne;
• konieczność wykorzystywania w zarządzaniu publicznym coraz to nowych narzędzi;
• presja na wzrost jakości i efektywności działań administracji;
• konieczność sprawnego zarządzania informacją i dynamiczny rozwój systemów informatycznych;
• zwiększenie poziomu uwrażliwienia na potrzeby obywateli;
• konieczność starannego tworzenia wizerunku urzędu jako instytucji godnej zaufania;
• aktywne poszukiwanie oszczędności w funkcjonowaniu administracji publicznej;
• potrzeba dostosowania form i standardów świadczenia usług do wymagań klientów;
• potrzeba zwiększania transparentności i upraszczania procedur administracyjnych;
• konieczność podnoszenia jakości usług publicznych i postrzeganie tej doskonalonej jakości jako stanu, do którego organizacje powinny stale dążyć;
• wzrost oczekiwań mieszkańców w zakresie bardziej skutecznych działań stymulujących rozwój społeczno-gospodarczy i podnoszących jakość życia danej zbiorowości;
• wzrost konkurencji między urzędami, czemu sprzyjają np. rankingi umożliwiające porównywanie sprawności i skuteczności działania;
• organizowanie świadczenia usług publicznych z wykorzystaniem mechanizmów rynkowych.
Natomiast do czynników wewnętrznych wywołujących zmiany w urzędach można zaliczyć:
• wzrost oczekiwań pracowników dotyczących ich rozwoju;
• wzrost oczekiwań pracowników w zakresie uznania ich podmiotowości i autonomii;
• presja na zmiany związane z organizacją pracy;
• stosunkowo częste zmiany kadr kierowniczych, warunkujące szereg innych zmian w urzędzie.
Cel badań i charakterystyka grupy badawczej
Celem badania było określenie częstotliwości zmian w urzędach objętych badaniem, ich zakresu i celu. Ankietowani mieli także wskazać, jakich zmian przede wszystkim oczekują w urzędzie. W badaniu posłużoną się metodą sondażu diagnostycznego. Narzędziem badawczym był kwestionariusz zawierający 11 pytań zamkniętych. Były to pytania: z odpowiedzią jednoznaczną, z zestawem możliwych odpowiedzi do wyboru. Niektóre pytania dawały możliwość zredagowania własnej odpowiedzi.
Badanie ankietowe przeprowadzono na przełomie 2016/2017 roku. Grupa badawcza liczyła 1351 pracowników samorządowych. Respondenci zatrudnieni byli w 32 urzędach administracji samorządowej zlokalizowanych w 7 województwach: warmińsko-mazurskim, pomorskim, kujawsko-pomorskim, śląskim, lubelskim, świętokrzyskim i mazowieckim.
W grupie badawczej 492 osoby (36,42%) zatrudnione były w urzędach gminy, 451 (33,38%) w urzędach miasta, 198 (14,66%) w urzędach miasta i gminy, 112 (8,29%) w starostwach powiatowych, a 98 (7,25%) w urzędach marszałkowskich. W grupie badawczej 1016 osób to były kobiety, co stanowi 75,20%. Dyplom wyższej uczelni posiadało 1054 respondentów (78,01%). Najbardziej liczna grupa respondentów, bo 430 osób, pracowała w administracji od 4 do 10 lat, co stanowi 31,83%,. Charakterystykę grupy badawczej zawiera tabela 1.
Tabela 1. Charakterystyka grupy badawczej
@page_break@
Częstotliwość i treść zmian
Kwestionariusz badawczy zawierał prośbę o ocenę częstotliwości zmian, dotyczących stanowiska pracy badanych. Zdaniem 505 respondentów (37,38% grupy) zmiany zachodzą rzadko, 389 badanych (28,79%) stwierdziło, że raz na pół roku, 246 osób (18,21%) uznało, że zmiany zachodzą ciągle, a 211 (15,62%), że bardzo często, bo w każdym miesiącu. Dane te prezentuje wykres 1. Na podstawie uzyskanych danych można stwierdzić, iż dynamika zmian w urzędach administracji samorządowej jest stosunkowo wysoka, dotyczy bowiem stanowisk pracy 846 respondentów, co stanowi 62,62% grupy badawczej.
Wykres 1. Częstotliwość zmian w ocenie respondentów
Najwięcej zmian wywołanych jest zmianą prawa, co ma wpływ na realizowane przez respondentów zadania. Tak stwierdziło 809 osób (59,88%). Na drugim miejscu znalazły się zmiany dotyczące organizacji pracy i wykorzystania nowych technologii – 356 wskazań (25,57%), następnie struktury organizacyjnej urzędu – 292 wskazania (21,61%) oraz zmiany dotyczące współpracowników (ich kwalifikacji, postaw, motywacji oraz relacji interpersonalnych) – 258 wskazań, co stanowi 19,10%. Dane te prezentuje tabela 2.
Tabela 2. Treść zmian
Kwestionariusz zawierał także pytanie o cel ostatnio wdrażanej zmiany, 644 osób (47,67%) uznało, że celem była poprawa efektywności funkcjonowania urzędu. Na drugim miejscu wskazano konieczność dostosowania urzędu do otoczenia, w tym do zmiany prawa – 484 wskazania (35,83%), 269 osób (19,91%) podkreśliło lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich, a 174 (12,88%) – rozwój pracowników, wzmocnienie ich motywacji i kreatywności. Dane prezentuje tabela 3.
Tabela 3. Główny cel ostatnio wdrożonej zmiany
Za najbardziej trudne do wdrożenia respondenci uznali zmiany wywołane modyfikacją prawa – 536 wskazań (39,67%). Wynika to prawdopodobnie z tego, że zmiany te mają istotny wpływ na treść zadań realizowanych przez respondentów i że ich ciężar gatunkowy jest bardzo istotny, a każda nieprawidłowość wynikająca np. z niewłaściwej interpretacji nowego prawa ma niekorzystne skutki i dla badanych, i dla urzędu. Zmiany prawa wymagają też zwiększonego wysiłku związanego z uczeniem się organizacji i pracowników. Na drugim miejscu badani wskazali zmiany w ludziach – 372 odpowiedzi (27,54%), za stosunkowo najmniej trudne do wdrożenia uznano zmiany w strukturze urzędu – 186 wskazań, co stanowi 13,77%. Dane te zawiera tabela 4.
Tabela 4. Ocena trudności wdrożenia zmian
Zmiany oczekiwane przez pracowników
Najbardziej pożądane przez pracowników samorządowych zmiany to te, sprzyjające ich rozwojowi – 401 wskazań (29,68%) oraz związane z systemem motywacyjnym – 232 wskazania (17,17%). Przez 204 osoby (15,10%) za szczególnie pożądane zostały uznane zmiany związane z wykorzystaniem nowych technologii mających wpływ na usprawnienie pracy oraz zmiany zapewniające lepszą organizację pracy – 200 wskazań (14,80%). Stosunkowo mało wskazań dotyczyło zmian personalnych w urzędzie oraz struktury organizacyjnej. Zmiany uznane przez badanych za szczególnie pożądane potwierdzają ich aspiracje zawodowe, gotowość do rozwoju i potrzebę sprawnego, rzetelnego wykonywania zadań, jak również pozytywne nastawienie do innowacyjnych rozwiązań w organizacji pracy (wykorzystanie nowych technologii).
Podsumowanie
Z przeprowadzonych badań wynika, że dynamika zmian w urzędach administracji samorządowej, analizowana w kontekście stanowisk pracy respondentów, jest stosunkowo dużo. W ich ocenie zmiany zachodzą przynajmniej raz na pół roku i częściej. Najwięcej zmian wywołanych jest zmianą prawa, co ma wpływ na realizowane przez respondentów zadania. Tak stwierdziło prawie 60,00% badanych. Na drugim miejscu znalazły się zmiany dotyczące organizacji pracy i wykorzystania nowych technologii.
Także zmiany w prawie respondenci uznali za najbardziej trudne do wdrożenia. Wynika to prawdopodobnie z tego, iż system prawny stosunkowo często wywołuje te zmiany, ich częstotliwość może być więc utożsamiana ze zwiększonym wysiłkiem, poczuciem syzyfowej pracy i znużeniem. Za trudne do wdrożenia badani wskazali także zmiany w ludziach, ich kompetencjach, postawach, relacjach w systemie społecznym organizacji, co potwierdzają także inne wyniki badań.
Za najbardziej pożądane respondenci uznali zmiany sprzyjające ich rozwojowi, związane z systemem motywacyjnym i z wykorzystaniem nowych technologii, mających wpływ na usprawnienie pracy oraz zmiany zapewniające lepszą organizację pracy. Stosunkowo mało wskazań dotyczyło zmian personalnych w urzędzie oraz struktury organizacyjnej.
Badani pracownicy samorządowi mają świadomość, że zmiany te mają wpływ na poprawę efektywności funkcjonowania urzędu i wynikają z konieczności dostosowania urzędu do otoczenia, co nie znaczy, że spotykają się ze szczególnym entuzjazmem zatrudnionych w urzędach osób. Każda zmiana, zgodnie z teorią zachowań ludzi, wiąże się z dwoma przeciwstawnymi odczuciami: obawy i nadziei, zaś stosunek pracowników do zmian może wahać się od entuzjastycznego poparcia do jawnej wrogości [1], dlatego też liderzy zmian szczególnie starannie muszą je wdrażać, pozyskując już na etapie projektowania zmiany jak najwięcej jej zwolenników. Pracownik zawsze bowiem przesądza o powodzeniu zmiany.
| Dowiedz się więcej z książki | |
 |
Samorząd terytorialny
 |
Przydatne materiały
K. Grzesiuk , Zarządzanie zmianą w aspekcie funkcjonowania człowieka w biznesie. [w:] K. Machowicz (red.), Newralgiczne aspekty współczesnych relacji między człowiekiem a biznesem”, Wydawnictwo KUL, Lublin 2010, s. 132.