Zakłada się, że korzystając z ogólnego wzoru elektronicznego będzie można skutecznie doręczać ujednoliconą strukturalnie korespondencję elektroniczną do podmiotów publicznych (zamiast dotąd masowo stosowanej korespondencji na nośniku papierowym). W przypadkach gdy okaże się, że podmiot publiczny otrzymuje elektronicznie duże ilości korespondencji w tych samych sprawach będzie mógł utworzyć usługę automatyzującą obsługę danego typu wniosku i utworzyć własny wzór.

Projekt oddziałuje bezpośrednio na podmioty określone w art. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) , które będą musiały w taki sposób projektować wzory pism, aby pisma powstałe na ich podstawie były możliwe do wizualizacji bez łączenia z centralnym repozytorium (czyli zawierały informacje o sposobie wyświetlania) oraz zawierały niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych oznaczone w określony sposób.

Na podstawie projektowanego rozporządzenia klienci administracji publicznej otrzymają narzędzie do komunikacji z podmiotami publicznymi – możliwość użycia formularza pisma ogólnego w celu stworzenia pisma wszędzie tam gdzie nie określono szczegółowych wzorów wnoszenia podań.

Zakłada się także, że dzięki udostępnieniu do wykorzystania (pod pewnymi warunkami) poczty elektronicznej będzie można tym sposobem komunikacji zastąpić w części dotychczasowe pisma w postaci papierowej, dziś praktycznie w całości stanowiące oficjalną komunikację pomiędzy podmiotami publicznymi.

Projektowane rozporządzenie obejmuje w swej treści zagadnienia, które dotychczas były uregulowane w trzech rozporządzeniach tj.:
1. rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227, poz. 1664) - na podstawie art. 39¹ § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego ; 2. rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. Nr 200, poz. 1651) – na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ; 3. rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz. U. Nr 151, poz. 1078) na podstawie art. 58 ust. 3 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm) .

Część zapisów dotyczących wymagań z rozporządzeń wymienionych w pkt 1 i 2 została jednak wpisana bezpośrednio do ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (w art. 46), a część wymagań z rozporządzenia wymienionego w pkt 3 do ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (w art. 19b).

W projekcie ustalono wprost, że wzory dokumentów elektronicznych będą przekazywać do centralnego repozytorium organy, które zostały wskazane w przepisach prawa do wydania wzorów (niekoniecznie wskazanych jako elektroniczne).

Projektowane rozporządzenie ma umożliwiać doręczanie dokumentów elektronicznych bezpośrednio na elektroniczną skrzynkę podawczą bez konieczności korzystania ze wskazanego formularza powiązanego tylko i wyłącznie z tą skrzynką. Rozwiązanie to wychodzi naprzeciw potrzebie umożliwienia wysyłania pism na elektroniczne skrzynki podawcze kilku podmiotów naraz jeżeli tylko pisma te są zgodne ze wzorem i odpowiednio podpisane. Dodatkowo stwarza warunki do tworzenia formularzy elektronicznych przez różnych dostawców, co może spowodować pojawienie się różnych formularzy przeznaczonych do realizacji tych samych celów, a tym samym przełożyć się na poprawę ergonomii ich użytkowania.

Rozporządzenie przewiduje także pocztę elektroniczną jako możliwy sposób przesyłania pism, jednak bez możliwości żądania potwierdzenia doręczenia (analogicznie jak przesyłki zwykłe przesyłane pocztą tradycyjną).

Nowym rozwiązaniem w stosunku do poprzednio obowiązujących przepisów jest konieczność zapewnienia wizualizacji pism przeznaczonych do przeczytania przez człowieka (w znaczeniu: nie przez maszynę) na komputerze niepodłączonym do Internetu. Dotyczy to sytuacji, w której w przypadku awarii łącza z centralnym repozytorium albo celowego niepodłączenia do Internetu, istnieje pewność, że dany dokument należy w taki a nie inny sposób rozumieć.

Ważna dla projektu rozporządzenia jest definicja ,,wzoru nieelektronicznego”. Odnosi się ona do formularzy, druków itp. wzorów stworzonych na papierze „do wypełnienia pismem odręcznym lub maszynowym” lub też do wzorów wymagających wydruku na papierze identycznego w całości z takim wzorem – tylko że wypełnionego danymi. Aby nie wymieniać wszystkich tych form „wzorów papierowych” zastosowano definicję przez zaprzeczenie tak jak w art. 46 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego , gdzie mówi się o „formie innej niż forma dokumentu elektronicznego”.

Projektowane rozporządzeni stwarza możliwość automatycznego sprawdzenia przez elektroniczną skrzynkę podawczą czy przesyłany wniosek jest zgodny z formalnymi wymaganiami określonymi w przepisach prawa. Celem takiej regulacji jest umożliwienie natychmiastowego poinformowania wnioskującego, że wniosek wymaga uzupełnienia.

Proponuje się, aby z mocy prawa doręczenia dokonywane za pomocą ePUAP były traktowane jako realizowane przez podmioty, które założyły elektroniczne skrzynki podawcze. Urzędowe poświadczenia odbioru, o których mowa w ustawie o informatyzacji są bowiem z przyczyn technicznych wystawiane automatycznie i podpisywane przez ePUAP, a nie przez upoważnionego przedstawiciela podmiotu, który założył skrzynkę na platformie. To samo dotyczy obsługi doręczeń, o których mowa w art. 46 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego , realizowanych przez te podmioty za pomocą ePUAP.

Projekt rozporządzenia został już poddany konsultacjom społecznym.

Na podstawie: www.mswia.gov.pl, stan z dnia 29 marca 2011 r.

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.)
Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227, poz. 1664)
Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. Nr 200, poz. 1651)
Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz. U. Nr 151, poz. 1078)
Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm)
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)