Zgodnie z § 1 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. 2013 r. poz. 231) zamawiający może żądać opłaconej polisy, a w przypadku jej braku, innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

Cel żądania dokumentu

Polisa ubezpieczeniowa jest dokumentem składanym na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy. Co ważne, zgodnie z art. 26 ust. 2a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2013 r. poz. 907, dalej p.z.p.) wykonawca obowiązany jest wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub składania ofert.

Wykonawca składa więc polisę aby wykazać, iż najpóźniej na dzień składania ofert jest objęty ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Jest to więc dowód na ubezpieczalność wykonawcy, a co za tym idzie środek weryfikacji jego wiarygodności. Jeżeli bowiem podmiot jest ubezpieczalny, czyli zakład ubezpieczeń podejmie ryzyko objęcia go ubezpieczeniem, od którego jest on w stanie opłacić składkę to winno to rodzić domniemanie, iż jego funkcjonowanie w obrocie gospodarczym nie jest obarczone zbyt wysokim ryzykiem. Można zatem stwierdzić, że przedłożenie polisy weryfikuje dwa elementy – zdolność podmiotu do bycia objętym ubezpieczeniem, a więc chęć zakładu ubezpieczeń do poniesienia ryzyka związanego z działalnością ubezpieczonego oraz zdolność ubezpieczonego do opłacenia składki. Oczywistym jest bowiem, iż składka jest tym wyższa czym wyższe ryzyko ubezpieczeniowe.

Częstym błędem popełnianym przez zamawiających jest twierdzenie, iż żądanie wykazania przez wykonawcę, że jest on objęty ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej na etapie weryfikacji spełniania warunków udziału w postępowaniu jest równoznaczne z faktem, iż wykonawca ten będzie posiadał takie ubezpieczenie także w toku realizacji umowy. Nic bardziej mylnego. Z faktu, iż wykonawca był objęty ubezpieczeniem na dzień składania ofert nie można wnioskować, iż jest on obowiązany do otrzymywania tego ubezpieczenia już w trakcie realizacji umowy. Co więcej nieprawidłowością byłoby także sformułowanie w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wymogu posiadania już na dzień składania ofert ubezpieczenia na okres realizacji umowy.

Jeżeli zatem zamawiający chciałby aby wybrany wykonawca utrzymywał przez cały okres wykonywania zamówienia ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej to winien taki wymóg sformułować w umowie w sprawie zamówienia publicznego a może także uczynić z tego jeden z obowiązków wykonawcy poprzedzających zawarcie umowy. Ważne jednakże aby precyzyjnie wskazać zakres takiego ubezpieczenia, jego kwotę a także okres przez jaki ma być ono utrzymywane.

„Opłacona polisa”

Zgodnie z art. 814 § 1 k.c. zasadą jest, iż odpowiedzialność ubezpieczyciela powstaje od dnia następującego po zawarciu umowy ubezpieczenia, ale nie wcześniej niż dzień po zapłaceniu składki lub jej pierwszej raty. Stąd też postawienie przez prawodawcę obowiązku przestawienia „opłaconej polisy”. Tylko taka bowiem będzie dawała efekt faktycznego objęcie ubezpieczeniem. W art. 814 § 1 k.c. określono jednak, iż zasada powyższa obowiązuje „jeżeli nie umówiono się inaczej”. Jest zatem możliwa sytuacja, w której odpowiedzialność ubezpieczyciela rozpocznie się pomimo nieuiszczenia składki ubezpieczeniowej (zob. Wyrok KIO z dnia 27 sierpnia 2013 r. KIO 1940/13. czy Wyrok SO w Katowicach z dnia 16 lipca 2009 r. XIX Ga 274/2009).

@page_break@

Ubezpieczyciel, zgodnie z art. 809 § 1 k.c. obowiązany jest na potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia wydać dokument potwierdzający ten fakt (dokument ubezpieczenia). Stosownie do art. 141 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz.U. 2013 r., poz. 950 ze zm.) dokumentem takim jest polisa albo „inny dokument”. Przepis ten określa także obligatoryjną minimalną treść polisy lub „innego dokumentu” i brak tam informacji o opłaceniu składki. To, że nie jest ona obligatoryjnym elementem dokumentu nie oznacza, że nie może się ona tam znaleźć. Wręcz przeciwnie, często ubezpieczyciel właśnie na dokumencie potwierdzającym zawarcie umowy ubezpieczenia odnotowuje fakt przyjęcia składki albo jej raty. Jeżeli jednak takiej informacji nie zamieści to wówczas koniecznym jest przedstawienie przez wykonawcę dodatkowego dokumentu potwierdzającego opłacenie składki. Może to być np. potwierdzenie wykonania przelewu czy pokwitowanie wystawione przez ubezpieczyciela (zob. Uchwała KIO z dnia 18 września 2013 r. KIO/KU 85/13).

Pojęcie „opłaconej polisy” należy zatem rozumieć w ten sposób, iż musi ona być opłacona w zakresie wymaganym umową ubezpieczenia do dnia składania ofert, a więc albo w całości albo w części obejmującej raty wymagalne na dzień składania ofert (Wyrok KIO z dnia 3 lipca 2014 r. KIO 1248/14 czy Informacja o wyniku kontroli uprzedniej Prezesa UZP z dnia 13 sierpnia 2013 r. UZP/DKUE/KU/142/2013).

„Inny dokument” potwierdzający, iż wykonawca jest ubezpieczony

Przepis § 1 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia dopuszcza złożenie przez wykonawcę w miejsce polisy także „innego dokumentu” potwierdzającego zawarcie umowy ubezpieczenia. Jest to zatem konstrukcja spójna z omawianym wcześniej art. art. 141 ustawy o działalności ubezpieczeniowej. W tym miejscu należy także zwrócić uwagę na zbieżność tego rozwiązania z przepisem art. 26 ust 2c, zgodnie z którym jeżeli wykonawca nie może przedstawić dokumentów dotyczących sytuacji ekonomicznej i finansowej wymaganych przez zamawiającego, to może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnianie warunku. Dokumentem, o którym mowa w tym przepisie może być każdy dokument, z którego będzie wynikało objęcie ubezpieczeniem, niekoniecznie dokument, o jakim mowa w art. 141 ustawy o działalności ubezpieczeniowej.

Należy jednocześnie zauważyć, iż § 1 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia nie ustanawia hierarchii dokumentów (zob. wyrok SO w Kielcach z dnia 17 października 2014 r. sygn. VIIVII Ga 179/14).

Jak wspominane zostało wcześniej możliwa sytuacja, w której odpowiedzialność ubezpieczyciela rozpocznie się pomimo nieuiszczenia składki ubezpieczeniowej. Wówczas bez wątpienia wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu, objęty będzie bowiem na dzień składania ofert ochroną ubezpieczeniową. Nie będzie jednak wstanie przedstawić opłaconej polisy, ponieważ nie opłacił jeszcze składki. Wówczas właśnie przedstawiany przez niego dokument ubezpieczenia należałoby potraktować jako „inny dokument”.

Zakres ubezpieczenia związany z przedmiotem zamówienia

Przedmiot działalności wykonawcy objęty ubezpieczeniem musi być „związany” z przedmiotem zamówienia. Nie oznacza to zatem, iż musi być on tożsamy, gdyż jak trafnie zauważyła KIO w wyroku z dnia 8 lutego 2013 r. sygn. KIO 165/13, nie mamy do czynienia z ubezpieczeniem danego przedmiotu zamówienia a jedynie z dokumentem potwierdzającym spełnianie warunku udziału w postępowaniu. Związek ten powinien być na tyle wyraźny, aby zakres ubezpieczenia był zbieżny z zakresem zamówienia, działaniami wykonywanymi przy jego realizacji przez wykonawcę (zob. np. Wyrok KIO z dnia 20 czerwca 2011 r. KIO 1205/11 czy Wyrok KIO z dnia 8 lutego 2013 r. KIO 165/13). Zagadnienie to powinno być za każdym razem przedmiotem indywidualnej oceny zamawiającego.

Analiza składanego dokumentu, niezależnie czy będzie nim polisa czy inny dokument winna zawsze być prowadzona z uwzględnieniem celu dla jakiego został on złożony. Celem tym jest ocena ekonomicznej i finansowej wiarygodności wykonawcy poprzez zbadanie czy jest on w stanie ubezpieczyć i ponieść ciężar finansowy tego ubezpieczenia, prowadzoną przez siebie działalność gospodarczą. Ubezpieczenie realizowanego kontraktu to już jednak zupełnie inna „opłacona polisa”.