Pieczęć imienna nie zastąpi podpisu

Samo przystawienie pieczęci imiennej w formularzu ofertowym nie oznacza zachowania formy pisemnej. Pieczęć nie jest bowiem desygnatem pojęcia własnoręcznego podpisu - orzekła Krajowa Izba Odwoławcza.

Przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907) w odniesieniu do oferty wprowadzają bezwzględny wymóg zachowania formy pisemnej. Konsekwencją niezachowania formy pisemnej jest bezwzględna nieważność dokonanej czynności prawnej. Kolejnym rygorystycznym skutkiem niezachowania formy pisemnej jest fakt, iż jej brak nie może być w żaden sposób konwalidowany. P.z.p. nie przewiduje takiej możliwości. Zatem nawet jeśli wolą wykonawcy było złożenie prawidłowej oferty, to i tak brak podpisu stanowi o niezgodności z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

Jak podkreśla KIO w wyroku z dnia 3 stycznia 2014 r. (KIO 2831/13), brak podpisu wykonawcy na formularzu ofertowym nie stanowi nieistotnej omyłki polegającej na niezgodności oferty z SIWZ. Samo przystawienie pieczęci imiennej na formularzu ofertowym nie jest równoznaczne z zachowaniem formy pisemnej. Pieczęć imienna nie jest desygnatem pojęcia „własnoręcznego podpisu.”

Ponadto formularz ofertowy nie ma tylko za zadanie zebrania i podsumowania parametrów oferty, gdyż zawiera w sobie oświadczenie o złożeniu oferty, a zatem konkretne oświadczenie woli wykonawcy. W formularzu znajdują się też oświadczenia wykonawcy dotyczące terminu realizacji zamówienia, okresów rękojmi i gwarancji, oświadczenie wykonawcy, iż zapoznał się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia i nie składa co do niej zastrzeżeń, a nadto oświadczenie wykonawcy co do związania ofertą na czas wskazany w specyfikacji czy przykładowo zobowiązanie do podpisania oferty w przypadku przyznania zamówienia. Te fragmenty formularza ofertowego są oświadczeniami, które mają bardzo ważne znaczenie dla zamawiającego, bo są gwarancją zawarcia i realizacji kontraktu we wskazanym terminie i na warunkach określonych w SIWZ. Oświadczeń nie można zastąpić pozostałymi dokumentami oferty, tj. przedłożonymi kosztorysami. Wykonawca nie składając pod nimi podpisu, tym samym nie dochowuje formy pisemnej, wobec czego nie złożył oferty. 

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 3 stycznia 2014 r. (KIO 2831/13).