Oświadczenie wnioskodawcy o rezygnacji z uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego złożone po upływie terminu składania ofert jest nieskuteczne i to niezależnie od okoliczności, na które ów wykonawca powołuje się.
Prawo zamówień publicznych z 29.01.2004 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164), dalej p.z.p., w sposób precyzyjny reguluje kwestię dopuszczalności wycofania oferty przez wykonawcę. W myśl art. 84 ust. 1 p.z.p. wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Z powyższego przepisu wynika, iż uprawnienie wykonawcy do wycofania oferty jest ograniczone czasowo.
Przepis wyraźnie wskazuje, że wykonawca ma prawo decydować o losie złożonej przez siebie oferty aż do upływu terminu składania ofert (por. wyrok KIO z 12.04.2013 r., KIO 721/13; KIO 745/13). Po tym czasie uprawnienie owo wygasa.
To zaś oznacza, że nie jest możliwe wycofanie oferty po upływie terminu składania ofert. Wraz ze złożeniem oferty wykonawca staje się związany jej treścią. Zgodnie z art. 85 ust. 1 p.z.p. wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. „Związanie ofertą, zgodnie z istotą tej czynności i stanowiskiem przedstawianym w doktrynie i orzecznictwie, jest oświadczeniem wykonawcy potwierdzającym uczestniczenie w postępowaniu o udzielenie zamówienia i podporządkowanie się konsekwencjom wynikającym z tego faktu, a przede wszystkim wyrażającym gotowość zawarcia umowy na warunkach przedstawionych przez zamawiającego, w razie wybrania oferty tego wykonawcy. (…) Związanie ma charakter ciągły, a staranność wykonawcy polega na dbałości o aktualność związania ofertą” (wyrok KIO z 4.10.2012 r., KIO 2020/12).
Z kolei w wyroku KIO z 5.02.2013 r., KIO 124/13 Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że "Sama instytucja "związania ofertą" służy temu, aby wykonawca, który złoży ofertę, nie mógł się z niej wycofać. W innej sytuacji działania zamawiającego są obdarzone dużą dozą ryzyka, że wybrany wykonawca nie tylko uchyli się od zawarcia umowy, ale także z tego tytułu nie poniesie żadnych materialnych konsekwencji. Taka sytuacja może doprowadzić u zamawiającego do np. niewykonania zamówienia, możliwości utraty uzyskanych na realizację przedmiotu zamówienia środków finansowych, bądź potrzebę wyboru droższej oferty, a nie tej wybranej pierwotnie, jako najkorzystniejszej".
Z powyższego wynika zatem, że do upływu końcowego terminu związania ofertą, termin ten chroni zamawiającego i przyznaje mu prawo przyjęcia oferty oraz żądania zawarcia umowy. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówi podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami.
Odnosząc powyższe ustalenia do przedstawionego pytania jednoznacznie stwierdzić trzeba, iż oświadczenie wnioskodawcy o rezygnacji z uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego złożone po upływie terminu składania ofert jest nieskuteczne i to niezależnie od okoliczności, na które ów wykonawca powołuje się.
Pomimo takiego oświadczenia, złożona przez wykonawcę oferta podlega dalszej procedurze oceny ofert. To zaś oznacza, że zamawiający powinien ustalić, według przyjętych kryteriów oceny ofert, punktację dla tej oferty i zawiadomić wykonawcę o wyborze najkorzystniejszej oferty.
Podkreślić należy również, że na etapie procedury udzielenia zamówienia publicznego wskazanym w treści pytania nie ma jeszcze podstawy do zatrzymania wadium wykonawcy, który złożył oświadczenie o wycofaniu się z postępowania. Przesłanki zatrzymania wadium wymienione zostały enumeratywnie w art. 46 ust. 4a i 5 p.z.p.
Żadna ze wskazanych w przepisie okoliczności nie odpowiada przedstawionemu stanowi faktycznemu. Zamawiający będzie mógł zatrzymać wadium wykonawcy, który złożył oświadczenie o wycofaniu się z postępowania, dopiero wówczas, gdy oferta tego wykonawcy zostanie wybrana, a wykonawca:
- odmówi podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie; lub
- nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy; lub
- zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie tego wykonawcy.
