PYTANIE użytkownika Lex Administracja

Urząd Gminy pobiera opłaty skarbowe. Czy osoba wpłacająca opłatę skarbową winna podać imię i nazwisko przy dokonaniu wpłaty? Odmawia, powołując się na RODO. Czy kasowy dowód wpłaty opłaty skarbowej może wyłącznie uwzględniać tytuł wpłaty oraz kwotę wpłaty?

 

ODPOWIEDŹ

Dowód kasowy musi spełniać warunki określone w ustawie o rachunkowości, tym samym wskazanie jedynie tytułu wpłaty i kwoty jest niewystarczające.

Uzasadnienie

Wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe są obowiązane do stosowania powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych na każdym etapie wykonywania na tych danych jakichkolwiek operacji. Należy jednak zwrócić uwagę, że legalność przetwarzania (w tym również udostępniania) danych osobowych musi być uzależniona od spełnienia przez administratora danych jednej z następujących przesłanek, które są wymienione w art. 23 ust. 1 pkt 1-5 ustawy z 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych.

 Zgodnie z ustawą przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

  1.  osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
  2.  jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
  3.  jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
  4.  jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
  5.  jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.


 Ważne!
 Od 25 maja 2018 r. obowiązuje nowa ustawa z 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych. Ustawa ta nie uchyliła jednakże przepisu art. 23 ustawy z 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, a zatem przesłanki legalizujące przetwarzanie danych osobowych nadal obowiązują.

 Opłata skarbowa (inaczej opłata stemplowa) stanowi formę ekwiwalentu za czynności organów administracji publicznej, podejmowane w indywidualnych sprawach, takie jak wydanie zezwoleń, zaświadczeń i niektórych dokumentów. Zapłaty opłaty skarbowej dokonuje się w kasie właściwego organu podatkowego lub na jego rachunek, a także u inkasenta, o ile został ustanowiony.

 Składający wniosek lub pełnomocnictwo albo dokonujący zgłoszenia zobowiązany jest dołączyć dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej, albo uwierzytelnioną kopię dowodu zapłaty, nie później niż w ciągu 3 dni od chwili powstania obowiązku jej zapłaty. Dowód zapłaty może mieć formę wydruku potwierdzającego dokonanie operacji bankowej.

To co istotne wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi. Te zaś muszą spełniać warunki określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.


Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
  5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.


 W mojej ocenie urząd spełnia przesłankę legalizującą przetwarzanie danych osobowych w zakresie, w jakim dotyczy to imienia i nazwiska osoby wpłacającej opłatę skarbową. Dowód kasowy musi spełniać warunki określone w ustawie o rachunkowości, tym samym wskazanie jedynie tytułu wpłaty i kwoty jest niewystarczające.