Zamawiający, opisując przedmiot zamówienia, z jednej strony musi w jak najwyższym stopniu urzeczywistnić swoje potrzeby i oczekiwania dotyczące nabywanych dóbr, z drugiej zaś jest zobowiązany zapewnić wykonawcom ubiegającym się o udzielenie zamówienia uczciwą konkurencję.
By właściwie opisać przedmiot zamówienia, zamawiający w pierwszej kolejności kieruje się treścią art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
Zgodnie z tym przepisem, zarówno w brzmieniu obowiązującym do dnia 27 lipca 2016 r., jak również zachowującym aktualność po wejściu w życie nowelizacji z dnia 22 czerwca 2016 r., przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Jednocześnie zamawiający stosuje się do treści również zachowującego aktualność po wejściu w życie nowelizacji przepisu art. 29 ust. 2 ustawy Pzp, zgodnie z którym przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.
W dalszej kolejności zamawiający zobowiązany jest uwzględnić treść przepisu art. 29 ust. 3 ustawy Pzp, który w brzmieniu obowiązującym do dnia 27 lipca 2016 r. stanowił, że przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”.
Na płaszczyźnie określonej ramami ww. przepisów, na której równoważą się interesy zamawiającego i wykonawców, często dochodzi do naruszeń. Jak wskazano w Sprawozdaniu Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2015 r., najczęściej występujące naruszenia dotyczące opisu przedmiotu zamówienia polegały na opisaniu przedmiotu dostawy lub elementów wykonania robót budowlanych w sposób wskazujący na konkretny produkt.
Niektórzy zamawiający dopuszczali przy tym możliwość zaoferowania produktów równoważnych, co jednak przy bardzo szczegółowym opisie parametrów czyniło tę możliwość jedynie iluzoryczną. Opisanie przedmiotu zamówienia w sposób wskazujący na jeden produkt prowadziło zazwyczaj do złożenia w postępowaniu jednej oferty lub kilku ofert, ale każdej z tym samym produktem. W efekcie powodowało to utrudnienie uczciwej konkurencji, co jest sprzeczne z podstawową zasadą udzielania zamówień.
Źródło: Informator Nr 4/2016, www.uzp.gov.pl
