Przygotowywany przez Zamawiającego opis przedmiotu zamówienia powinien spełniać jego uzasadnione potrzeby. Ograniczeniem w tym zakresie stanowią tylko przepisy tj. art. 29 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907) dalej p.z.p. Jak wynika z orzecznictwa, uprawnieniem, ale i obowiązkiem Zamawiającego jest określenie i opisanie przedmiotu zamówienia w sposób spełniający jego uzasadnione potrzeby.
Obiektywny opis przedmiotu zamówienia to obowiązek zamawiającego >>>
Swoboda Zamawiającego w określeniu parametrów przedmiotu zamówienia ulega ograniczeniom zawartym w przepisie art. 29 p.z.p. (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 17 marca 2009 r. (KIO/UZP 253/09)). Z kolei w innym wyroku stwierdzono, że określenie przedmiotu zamówienia jest jego suwerenną decyzją i to w gestii Zamawiającego leży ustalenie niezbędnych cech i funkcjonalności, które ten przedmiot zamówienia ma spełniać. Swoboda Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia nie może jednak prowadzić do nieuzasadnionego ograniczenia kręgu potencjalnych wykonawców.
W sytuacji określenia wymagań odnoszących się do potrzeb Zamawiającego, mogących ograniczać krąg potencjalnych wykonawców, Zamawiający winien wykazać, że wyłącznie produkt o parametrach przez niego określonych umożliwia mu realizację celu założonego w postępowaniu o zamówienie publiczne. (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 stycznia 2009 r. (KIO/UZP 2/09)). Z drugiej zaś strony, niedopuszczalne jest takie opisanie przedmiotu zamówienia, które umożliwiłoby wykonawcy zbyt duży margines swobody na etapie realizacji umowy w stosunku do wymagań zamawiającego wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 20 października 2010 r. (KIO/2173/10)).
Przy zamówieniu poniżej 30 tys. euro można użyć znaku towarowego w opisie >>>
Dlatego Zamawiający kupując aparaturę z gwarancją - jeśli wynika to z jego uzasadnionych potrzeb - może stawiać wymogi, co do przedstawienia w ofercie uprawień Wykonawcy do świadczenia usług serwisowych wystawionych przez producenta. Oczywiście w tym zakresie należy sprawdzić przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, czy wymóg taki nie powoduje jednak nieuzasadnionego ograniczenia kręgu potencjalnych wykonawców mogących ubiegać się o zamówienie np. w sytuacji, kiedy tylko jeden podmiot na rynku mógłby przedstawić taki dokument lub kiedy dostawcy aparatur nie świadczą bezpośrednio usług gwarancyjnych, w zastępstwie zaś ich te usługi świadczy bądź producent bądź inne podmioty działające na rynku.
W pierwszym przypadku, kiedy jest tylko jeden wykonawca na rynku, który świadczy usługi gwarancyjne (np. tylko producent, który jako jedyny dostarcza urządzenia i świadczy usługi gwarancyjne) należałoby rozważyć zastosowanie zamówienia z wolnej ręki pod warunkiem, że spełnione są przesłanki art. 67 ust. 1 pkt 1 p.z.p. i Zamawiający wykaże, że wyłącznie dany produkt o parametrach przez niego określonych umożliwia mu realizację celu założonego w postępowaniu o zamówienie publiczne. W drugim zaś wypadku w ramach opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający powinien wskazać, że dostarczona aparatura ma być objęta gwarancją i obowiązkiem wykonawcy jest zapewnić, aby ta gwarancja była wykonywana np. z sankcją kar umownych zapisanych w umowie w sprawie zamówienia gdyby podmiot wykonujący usługi gwarancyjne z tych usług nie wywiązywałby się lub nie wywiązywałby się należycie.
Właściwy opis przedmiotu zamówienia i kryteriów oceny ofert receptą na sukces >>>
Jakich dokumentów może żądać Zamawiający od wykonawców ubiegających się o zamówienie określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. poz. 231) dalej rozporządzenie. Dokumenty dotyczące uprawień gwarancyjnych można zakwalifikować do oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez Zamawiającego, o których jest mowa w § 6 rozporządzenia.
Należy zauważyć, że określony katalog tych dokumentów lub oświadczeń jest katalogiem otwartym i Zamawiający może również żądać innych oświadczeń lub dokumentów niż wskazane w rozporządzeniu np. w tym przypadku dokumentów dotyczących uprawień gwarancyjnych.
