Czynność wyboru najkorzystniejszej oferty, czy też unieważnienia postępowania zostaje uzewnętrzniona w momencie przekazania informacji o wynikach procedury. Dzień poinformowania uczestników postępowania o wynikach, czy to poprzez wybór najkorzystniejszej oferty, czy to poprzez unieważnienie jest dniem, od jakiego należy udostępnić załączniki inne niż oferty, wnioski kwalifikacyjne i oferty wstępne.
Jedną z podstawowych zasad prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest zasada jawności postępowania o jakiej stanowi art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. - Prawo zamówień publicznych – dalej p.z.p. Realizacja zasady jawności przejawia się w ustawowym zakazie utrudniania dostępu do informacji o organizacji i przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jawności dokumentów funkcjonujących w trakcie postępowania. Zasadą jawności objęte są także składane przez wykonawców wnioski kwalifikacyjne oraz oferty. Wnioski kwalifikacyjne są jawne od upływu terminu do ich składania, a oferty od momentu otwarcia. Wyrazem realizacji zasady jawności jest m.in. jawność dokumentacji postępowania.
Podczas każdego postępowania zamawiający jest zobligowany do prowadzenia pisemnego protokołu postępowania. Protokół powinien być prowadzony na bieżąco i co do zasady jest jawny przez cały okres postępowania, nawet przed jego formalnym wszczęciem. Załączniki do protokołu stają się jawne po rozstrzygnięciu postępowania, a więc po wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu procedury.
Jak zaznaczono powyżej zasada ta nie dotyczy wniosków kwalifikacyjnych i ofert, które są jawne od momentu ich złożenia. Jawność dokumentów powstałych podczas postępowania gwarantuje także rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26.07.2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z § 4 przywołanego rozporządzenia protokół lub załączniki udostępniane są na wniosek, a udostępnienie dokumentów wnioskodawcy winno nastąpić niezwłocznie. Treść art. 96 ust. 3 p.z.p. obliguje do udostępniania załączników do protokołu od dnia upublicznienia informacji na temat wyników postępowania.
Gdyby wolą ustawodawcy było nakazanie zamawiającym udostępniania dokumentów o jakich mowa w pytaniu dopiero po terminie na wniesienie środków ochrony prawnej, to treść art. 96 ust. 3 p.z.p. brzmiałaby inaczej niż obecnie. Przyjęcie za właściwą interpretacji zgodnie z którą udostępnienie części załączników do protokołu jest dopuszczalne, dopiero po uprawomocnieniu się wyniku postępowania mogłoby w praktyce uniemożliwiać korzystanie z instrumentów ochrony prawnej wykonawców.
Jako przykład takiej sytuacji można podać stan faktyczny, w którym decyzja zamawiającego odnośnie przyznania punktacji danej ofercie opiera się o opinię biegłego, jaki został powołany na potrzeby procedury zakupowej. Zgodnie z art. 96 ust. 2 i 3 p.z.p. opinia biegłego jest załącznikiem do protokołu z postępowania. Jeśli przyjmie się, że opinia biegłego miałaby być udostępniana wykonawcom dopiero po terminie na wniesienie odwołania, to de facto uniemożliwia się zweryfikowanie treści opinii przed podjęciem decyzji w sprawie zaskarżenia wyniku postępowania.
