Zbliżające się wybory do Parlamentu Europejskiego wiążą się z daleko idącym zaangażowaniem organów samorządowych zarówno w procedurę ich przygotowania, jak i przebieg tych wyborów oraz ustalenie ich wyników. Zakres koniecznych do podjęcia czynności z tym związanych jest przez prawo regulowany w sposób precyzyjny, powodując niezbędność realizacji poszczególnych zadań w ściśle określonych prawem terminach oraz formach.


Pierwszym krokiem, który powinien zostać podjęty przez organy gminne, są sprawy związane z koniecznością utworzenia tzw. specjalnych obwodów do głosowania, a więc obwodów w szpitalach, zakładach pomocy społecznej, zakładach karnych oraz aresztach śledczych. Zasady tworzenia takich obwodów są określone w stosowanych odpowiednio przepisach ordynacji wyborczej do Sejmu RP i Senatu RP. Zgodnie z jej art. 30 obwody głosowania w szpitalach i w zakładach pomocy społeczne muszą zostać utworzone, jeżeli w dniu wyborów będzie w nich przebywać co najmniej 50 wyborców. Natomiast jeżeli liczba wyborców w tym dniu będzie mniejsza, wówczas można utworzyć obwód głosowania po zasięgnięciu opinii kierownika szpitala lub zakładu pomocy społecznej. Nieco inaczej wygląda konieczność utworzenia obwodów do głosowania dla wyborców przebywających w zakładach karnych i aresztach śledczych oraz w oddziałach zewnętrznych tych zakładów i aresztów. Zasadą jest bowiem obowiązek ich utworzenia, aczkolwiek nieutworzenie takiego obwodu jest możliwe wyłącznie w uzasadnionych wypadkach na wniosek dyrektora zakładu karnego lub aresztu (takim przypadkiem może być np. brak w zakładzie karnym więźniów posiadających prawa wyborcze). Utworzenia powyższych specjalnych obwodów głosowania należy do kompetencji rady gminy (miasta), która jednak może być realizowana wyłącznie na wniosek zgłoszony przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta). Niezwykle ważnym jest jednak, że uchwała rady gminy (miasta) w tej sprawie musi zostać podjęta w terminie najpóźniej 45 dni przed wyborami, co oznacza, że terminem jest tutaj dzień 23 kwietnia 2009 r.

Również do dnia 23 kwietnia 2009 r., czyli na 45 dni przed wyborami, konieczne staje się podjęcie przez radę gminy uchwały w sprawie zmian w podziale na stałe obwody głosowania, jeżeli konieczność taka wynika ze zmian granic gminy lub zmiany liczby mieszkańców na obszarze danego obwodu w gminie. Ma to szczególnie istotne znaczenie, gdyż jest wymagane, aby stały obwód głosowania obejmował od 500 do 3.000 mieszkańców. Tym samym, jeśli liczba mieszkańców w obwodzie przekroczyła ustawowe maksimum, względnie spadła poniżej minimum, dokonanie zmiany podziału na stałe obwody staje się koniecznością. Wyjątkowo, w przypadkach uzasadnionych miejscowymi warunkami (np. ich zwartością), obwód może obejmować mniejszą liczbę mieszkańców. Trzeba dodać, że niewykonanie powyższych obowiązków w terminie skutkuje tym, że właściwa rejonowa komisja wyborcza wezwie właściwe organy gminy, czyli radę gminy bądź wójta (burmistrza, prezydenta miasta), do wykonania zadań w sposób zgodny z prawem w wyznaczonym terminie, a w razie bezskutecznego upływu terminu to rejonowa komisja wyborcza niezwłocznie wykona te zadania i powiadomi o tym właściwą okręgową komisję wyborczą.

Innym obowiązkiem nałożonym ustawowo na wójta (burmistrza, prezydenta miasta) staje się konieczność ogłoszenia w ustawowym terminie – najpóźniej 30 dni przed dniem wyborów (czyli najpóźniej w dniu 8 maja 2009 r.) – informacji o numerach i granicach obwodów głosowania oraz siedzibach obwodowych komisji wyborczych. Informacja taka powinna zostać podana do publicznej wiadomości w formie obwieszczenia, przy czym publikacja ta następuje w sposób zwyczajowo przyjęty. Zgodnie z zaleceniami Państwowej Komisji Wyborczej lokale takie w miarę możliwości winny być usytuowane w sposób optymalny dla wyborców, a więc dotyczy to bliskości miejsca zamieszkania wyborców w obwodzie, a także dostępności takich lokali dla osób niepełnosprawnych. Trzeba dodać, że zmiana adresu lokalu wyborczego bez naruszenia granic obwodu nie powoduje konieczności podjęcia uchwały przez radę gminy (powiatu), a może być ona dokonana samodzielnie przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako czynność o charakterze materialno-technicznym.