Obliczenie kosztu realizacji zamówienia jest podstawą do zaplanowania jego budżetu

Szacowanie wartości zamówienia publicznego jest jedną z pierwszych czynności jakie na etapie przygotowania procedury przeprowadzają służby zamawiającego. Szacunek wywołuje szereg istotnych następstw - pisze Bartłomiej Kardas w LEXZamówienia Publiczne.

Przede wszystkim oszacowanie skali przyszłych wydatków będzie:

a) decydować o tym czy w ogóle zastosować przepisy ustawy, bądź będzie decydować o prowadzeniu postępowania w procedurze uproszczonej, pełnej lub zaostrzonej,
b) wpływać na wybór trybu postępowania,
c) decydować o stopniu sformalizowania postępowania w tym liczbie dokumentów wymaganych od wykonawców,
d) kształtować sferę uprawnień przedsiębiorców ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Obliczenie kwoty stanowiącej zakładany koszt realizacji zamówienia jest też najczęściej podstawą do zaplanowania budżetu danego zamówienia. Innymi słowy, szacunkowa wartość zamówienia jest punktem wyjściowym do obliczenia kwoty podawanej podczas sesji otwarcia ofert. Zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy p.z.p. przed otwarciem ofert podaje się kwotę jaką zamierza się przeznaczyć na realizację zamówienia, a kwota ta jest najczęściej sumą szacunkowej wartości zamówienia i podatku VAT. Takie postępowanie jest najczęściej spotykanym w praktyce, co jednak nie oznacza, iż przepisy p.z.p. nie przewidują sytuacji, w których kwota jaką zamierza się przeznaczyć na realizację zadania może być znacząco niższa niż szacunkowa wartość zamówienia.

W rocznym sprawozdaniu nie umieszcza się wartości szacunkowej zamówienia >>>

Ustawa wyróżnia dwie sytuacje, w których zamawiający jest uprawniony do ogłoszenia procedury wyboru prywatnego kontrahenta, pomimo tego, że kwota o jakiej mowa w art. 86 ust. 3 jest niższa niż wartość wynikająca z czynności szacowania. Pierwsza sytuacja dotyczy postępowań, w których przewiduje się udzielanie zamówień uzupełniających. Zgodnie z art. 32 ust. 3 p.z.p. przewidzenie zamówień uzupełniających obliguje do uwzględnienia ich wartości w globalnej wartości zamówienia publicznego. Taki sposób szacowania wartości zamówienia ma na celu zapobieżenie sytuacjom, w których dochodziłoby do sztucznego zaniżania wartości publicznego zlecenia. Realizacja opisanego powyżej obowiązku nie oznacza jednak konieczności uwzględnienia wartości zamówień uzupełniających w budżecie przedsięwzięcia, a więc nie musi też znajdować odzwierciedlenia w kwocie podawanej przed otwarciem ofert. Wartość zamówień uzupełniających może wynosić nawet 50 % szacunkowej wartości zamówienia podstawowego (art. 67 ust. 1 pkt 6 p.z.p.).

Nakazywanie zamawiającym zabezpieczania tak znacznych środków już na etapie składania ofert na wydatki, co do których nie wiadomo czy będą poniesione, nie tylko nie znajduje oparcia w przepisach, ale byłoby wysoce nieracjonalne i niegospodarne.
Drugą sytuacją, w jakiej kwota planowana na realizację zamówienia może być niższa niż szacunkowa wartość zamówienia jest postępowanie, w którym przewiduje się zastosowanie prawa opcji. Zgodnie z art. 34 ust. 5 p.z.p. przewidzenie prawa opcji obliguje do ustalenia wartości zamówienia przy największym możliwym zakresie zlecenia z uwzględnieniem prawa opcji. W praktyce, organizator postępowania obejmującego prawo opcji jest zobowiązany do wskazania w opisie przedmiotu zamówienia zakresu zamówienia, obejmującego część podlegającą obligatoryjnej realizacji, jak i obejmującego część opcjonalną, której wykonanie jest uzależnione od złożenia stosownego oświadczenia przez zamawiającego już na etapie realizacji umowy.

Wartość robót budowlanych w ramach jednego obiektu należy szacować łącznie >>>

Także w tym przypadku kwota o jakiej stanowi art. 86 ust. 3 nie musi odpowiadać szacunkowej wartości zamówienia. Szacunkowa wartość zamówienia obejmującego prawo opcji składa się bowiem z części, co do której wykonawcy są pewni, iż będzie realizowana oraz części opcjonalnej, która wcale nie musi być zlecona. W takim postępowaniu zamawiający jest zobligowany do posiadania budżetu w wysokości zabezpieczającej wykonanie podstawowego (obligatoryjnego) zakresu zamówienia, ale nie musi na etapie składania ofert zabezpieczać środków na poczet zamówienia opcjonalnego.

Odrębne stanowisko w podobnym do ostatniego z omawianych przypadków zajęła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 18 listopada 2011 r. (Sygn. akt KIO 2398/11). KIO uznało za prawidłowe unieważnienie postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 p.z.p., ponieważ kwota którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację zamówienia nie pozwalała na sfinansowanie zamówienia w największym, tj. całym zakresie zamówienia uwzgledniającym wszystkie opcje. W ocenie autora stanowisko zaprezentowane w przywołanym wyroku nie znajduje odzwierciedlenia w przepisach p.z.p., a jego przyjęcie obligowałoby zamawiających do zabezpieczania środków finansowych na poziomie przewyższającym rzeczywiste potrzeby związane z realizacją danego zamówienia.

Brak środków na wykonanie umowy zmusza do udzielenia nowego zamówienia >>>

Budżet zaplanowany na realizację zamówienia nie zawsze jest prostą pochodną szacunkowej wartości zamówienia. W procedurach, w których przewiduje się skorzystanie z zamówień uzupełniających bądź w procedurach uwzględniających prawo opcji, kwota jaka będzie przeznaczana na realizację kontraktu może być niższa niż szacunkowa wartość zamówienia.