W dniu 7 marca 2012 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r., poz. 250) .
Zgodnie z treścią rozporządzenia metryka sprawy (prowadzona w formie pisemnej lub elektronicznej) wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i powinna być na bieżąco aktualizowana. Sposób prowadzenia danej metryki uzależniony jest od metody prowadzenia dokumentacji w sprawie.
Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiającym wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, to metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie. Natomiast jeżeli dokumentacja ta powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do realizacji określonych wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych i system ten pozwala na wyszukanie i prezentację wskazanych danych, to za metrykę sprawy uważa się te dane.
W sytuacji, gdy dokumentacja w sprawie nie powstaje w systemie teleinformatycznym, metrykę sporządza się poprzez odnotowanie poszczególne czynności w sprawie w tabeli, której wzór określono w załączniku do rozporządzenia . Tabelę można wypełniać odręcznie lub w formie elektronicznej, dołączając jej wydruk do akt sprawy po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub w razie zaistnienia takiej potrzeby.
Prowadzenie metryki sprawy, w sposób określony w rozporządzeniu , jest obowiązkiem nie tylko organów administracji publicznej, lecz również innych podmiotów, które z mocy prawa lub na podstawie porozumień załatwiają sprawy administracyjne w drodze decyzji.
Obowiązek prowadzenia metryki sprawy administracyjnej wynika z treści art. 66a k.p.a. , wprowadzonego ustawą z dnia 15 lipca 2011r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 186, poz. 1100) .
Pisaliśmy o tym również:
MAC: za wcześnie na zmiany w obowiązku prowadzania metryk
Prowadzenie metryki sprawy administracyjnej nie powinno być powierzone jednej osobie
Określono kiedy organ podatkowy nie musi prowadzić metryki sprawy
Prowadzenie metryk spraw administracyjnych i podatkowych to obowiązek
Metryki spraw administracyjnych – wzór i sposób prowadzenia
Przydatne materiały:
Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r., poz. 250)
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)
Ustawa z dnia 15 lipca 2011r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 186, poz. 1100)