Liczą się elementy, które powinna zawierać faktura, a nie nazwa dokumentu

Każdy dokument zawierający elementy jakie powinna zawierać faktura niezależnie od nazwy stanowi w istocie fakturę i nie ma przeszkód aby takie dokumenty przyjmować jako prawidłowe.

Pytanie pochodzi z  publikacji Vademecum Głównego Księgowego Administracja .

Czy zakład budżetowy ze 100% udziałem gminy powinien od stycznia 2014 r. przyjmować rachunki?

Jesteśmy zakładem budżetowym ze 100% udziałem gminy.
Czy od stycznia tego roku powinniśmy przyjmować rachunki czy też nie?

Odpowiedź

Należałoby moim zdaniem uznać, iż każdy dokument zawierający elementy jakie powinna zawierać faktura niezależnie od nazwy stanowi w istocie fakturę i nie ma przeszkód aby takie dokumenty przyjmować jako prawidłowe.
Jedynie w sytuacji gdyby dany dokument nie zawierał wskazanych wyżej elementów, wtedy faktycznie należałoby zażądać od kontrahenta dokumentu zawierającego wskazane wyżej dane.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) - dalej u.p.t.u. podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Z kolei zgodnie z art. 106b ust. 2 u.p.t.u. podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

Stosownie jednak do art. 106b ust. 3 u.p.t.u. na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118
- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Od 1 stycznia 2014 r. faktury wystawiają więc nie tylko podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, ale również podatnicy niezarejestrowani jako podatnicy VAT. Dotyczy to również podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u.

Należy jednak zwrócić uwagę, iż obowiązkowym elementem faktury nie jest już słowo "faktura".

Faktura to po prostu dokument zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Faktury wystawiane przez podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 u.p.t.u., nie muszą jednak zawierać pełnej treści.

Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) – dalej r.f., przewiduje bowiem w§ 3 pkt 3, iż faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 u.p.t.u. mogą zawierać jedynie:
- datę wystawienia,
- numer kolejny,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem.

A zatem jak wynika z powyższych przepisów każdy dokument zawierający wymagane dla faktury dane stanowi fakturę. Dotyczy to również dokumentów, które nie zawierają słowa faktura, które jak wskazano wyżej od dnia od 1 stycznia 2013 r. nie jest obligatoryjnym elementem faktury.

O tym czy dany dokument może być uznany za fakturę w rozumieniu powyższych przepisów decyduje jego treść a nie nazwa.

W związku z czym należałoby moim zdaniem uznać, iż każdy dokument zawierający elementy jakie powinna zawierać faktura niezależnie od nazwy stanowi w istocie fakturę i nie ma przeszkód aby takie dokumenty przyjmować jako prawidłowe.

Jedynie w sytuacji gdyby dany dokument nie zawierał wskazanych wyżej elementów, wtedy faktycznie należałoby zażądać od kontrahenta dokumentu zawierającego wskazane wyżej dane.

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego Administracja .