Moduł LEX Navigator Postępowanie Administracyjne prowadzi przez zawiłości postępowania administracyjnego. Prześledźmy procedurę doręczenia pisma osobie fizycznej.


Organ prowadzący postępowanie dokonuje doręczeń pism z urzędu. Doręczenia osobom fizycznym w formie pisemnej odbywają się na podstawie art. 39, 40, 42, 43, 44, 46 i 47 Kodeksu postępowania administracyjnego. Jak stanowi art. 39 k.p.a.: „Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy".


Nadanie pisma przygotowanego przez organ prowadzący postępowanie nie musi odbywać się za pośrednictwem wyspecjalizowanego podmiotu, np. Poczty Polskiej, funkcję doręczyciela może wykonać pracownik organu, który np. wyda pismo adresatowi za pokwitowaniem w siedzibie organu.

Istotne jest, by doręczenie było przeprowadzone prawidłowo, bowiem ewentualna wadliwość doręczenia lub w ogóle jego brak obciąża organ. Zatem w jego interesie leży egzekwowanie od podmiotu doręczającego staranności w wykonaniu obowiązku doręczenia, zwłaszcza w tych przypadkach, gdzie prawna skuteczność doręczenia ma się opierać na fikcji prawnej.


Do rąk własnych
Zadaniem doręczyciela jest podjęcie próby dokonania doręczenia w sposób bezpośredni, a więc do rąk adresata (art. 42 k.p.a.). Pismo doręcza się osobie fizycznej w miejscu zamieszkania lub miejscu pracy (art. 42 § 1 k.p.a.). Dopuszczalne jest również doręczenie w siedzibie organu lub po prostu tam, gdzie się adresata zastanie (42 § 2 i 3 k.p.a.).

Adresat może przyjąć pismo od doręczyciela (data doręczenia umieszcza na potwierdzeniu odbioru) lub nie. W zależności od tego czy przyjmie pismo, czy odmówi jego przyjęcia, prawna skuteczność doręczenia może opierać się na fakcie (art. 42 w zw. z art. 46 § 1 i 2 k.p.a.) lub też na fikcji prawnej (art. 47 k.p.a.). W obu przypadkach pismo traktuje się jak doręczone, a więc odmowa przyjęcia pisma nie chroni adresata od skutków prawnych doręczenia. W myśl art. 47 § 1 k.p.a., doręczyciel dokonuje na przesyłce adnotacji o odmowie jej przyjęcia ze wskazaniem daty odmowy i zwraca pismo nadawcy. Wtedy za datę doręczenia uznaje się, dzień odmowy jego przyjęcia przez adresata (art. 47 § 2 k.p.a.).

Przez sąsiada lub dozorcę
Chociaż adresat jest zobowiązany pokwitować odbiór pisma własnoręcznym podpisem z podaniem daty odbioru (pokwitowanie właściwe), w dwóch przypadkach odbiór pisma może pokwitować doręczyciel (pokwitowanie zastępcze). Pierwszy przypadek to uchylenie się od potwierdzenia odbioru pisma, drugi – to obiektywna niemożność potwierdzenia (art. 46 § 2 k.p.a.). Potwierdzenie w takim przypadku przez doręczyciela daty doręczenia ze wskazaniem osoby, która odebrała pismo i przyczyny braku podpisu, pozwala uznać doręczenie za skuteczne.


Wobec nieobecności adresata, doręczyciel powinien podjąć próbę doręczenia w sposób zastępczy, o którym mowa w art. 43 k.p.a., tj. do rąk dorosłego domownika, sąsiada lub dozorcy domu. Podjęcie się przez domownika, sąsiada lub dozorcę domu oddania pisma adresatowi nie musi mieć formuły oświadczenia o przyjęciu pisma i zobowiązaniu do osobistego oddania go adresatowi. Wystarczy, aby na podpisywanym przez tę osobę potwierdzeniu odbioru pisma znajdowała się informacja, że doręczenie następuje, ponieważ osoba ta podjęła się oddania pisma adresatowi oraz data odbioru przez nią pisma. W przypadku doręczenia zastępczego do rąk sąsiada lub dozorcy domu, skuteczność doręczenia jest dodatkowo warunkowana obowiązkiem pozostawienia przez doręczyciela zawiadomienia o pozostawieniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu. Zawiadomienie takie umieszcza się w skrzynce pocztowej adresata lub w drzwiach mieszkania (art. 43 k.p.a.).

Takie potwierdzenie zastępcze, z datą doręczenia i wskazaniem osoby, która odebrała pismo pozwala uznać doręczenie za skuteczne.

Terminowość dostarczenia
Wobec braku możliwości doręczenia pisma w sposób bezpośredni lub w sposób zastępczy, doręczyciel ma umożliwić adresatowi odbiór pisma w terminie kolejnych 14 dni. W tym celu pozostawia się awizo informujące o miejscu złożenia pisma oraz możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia.


Po upływie siedmiu dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, jeżeli pismo nie zostało odebrane – placówka pocztowa lub urząd gminy musi ponownie awizować dostępność przesyłki i przechowuje ją przez kolejne siedem dni. Wymóg pozostawienia pisma w placówce pocztowej (urzędzie gminy) ma charakter bezwzględny i jego spełnienie dla skuteczności doręczenia jest bezwarunkowe.@page_break@


Odbiór przesyłki musi nastąpić w określonym czasie, o którym mowa w art. 44 § 2 k.p.a., czyli w ciągu 14 dni od daty powiadomienia adresata przez doręczyciela o możliwości odebrania. Bezskuteczny upływ czternastodniowego terminu awizowania przesyłki oznacza, że doręczyciel zobowiązany jest do zwrotu przesyłki nadawcy, a pismo zostaje w aktach sprawy (art. 44 § 4 k.p.a.).


Oczywiście przesyłka lub zwrotne potwierdzenie odbioru, musi być opisane w sposób pozwalający ponad wszelką wątpliwość stwierdzić realizację przez doręczyciela wynikających z art. 44 k.p.a. obowiązków związanych z przechowywaniem przesyłki w odpowiednim miejscu i terminie oraz z zawiadomieniami adresata. Tylko pod takim warunkiem możliwe będzie przyjęcie fikcji prawnej doręczenia z art. 44 § 4 k.p.a.


Fikcja prawna doręczenia
Doręczenie pisma w sposób określony w art. 43 k.p.a., czyli niebezpośrednio, albo nieodebranie przez adresata pisma w warunkach określonych w art. 44 k.p.a., czyli w czasie czternastu dni od awizowania przesyłki, lub odmowa przyjęcia pisma przez adresata, o której mowa w art. 47 k.p.a., rodzi fikcję prawną doręczenia. Datą doręczenia pisma w trybie art. 43 k.p.a. jest dzień oddania pisma do rąk domownika, sąsiada lub dozorcy domu. Nie zmienia daty doręczenia i nie wpływa na jego skuteczność fakt, że osoba ta nie przekazała przyjętego pisma do rąk adresata lub zrobiła to po upływie czternastu dni. W przypadku nieodebrania pisma awizowanego, doręczenie uważa się za dokonane z upływem czternastego dnia okresu przechowywania przesyłki w urzędzie właściwej gminy lub w placówce pocztowej (art. 44 § 4 k.p.a.). Wobec odmowy przyjęcia pisma przez adresata, uznaje się, że pismo doręczono w dniu odmowy jego przyjęcia (art. 47 § 2 k.p.a.).


Procedura doręczenia pisma osobie fizycznej, krok po kroku
Krok: nadanie pisma
Krok: przyjęcie pisma w celu doręczenia
Krok: próba doręczenia do rąk własnych adresata
Krok: czy adresat przyjmuje pismo?
Krok: zwrot pisma z adnotacją o odmowie przyjęcia
Krok: pokwitowanie właściwe lub zastępcze
Krok: próba doręczenia dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu
Krok: pokwitowanie właściwe lub zastępcze
Krok: czy pismo zostało podjęte w terminie?
Krok: zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w placówce pocztowej lub urzędzie właściwej gminy
Krok: upływ 7 dni
Krok: powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w placówce pocztowej lub urzędzie właściwej gminy
Krok: upływ kolejnych 7 dni
Krok: czy pismo zostało podjęte w terminie?
Krok: zwrot pisma
Krok: zawiadomienie adresata
Krok: fikcja prawna doręczenia


Czy adresat przyjmuje pismo?

Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, z dnia 13 lipca 2012 r. (II SA/Łd 415/12):
„Tylko i wyłącznie odmowa przesyłki przez adresata wywołuje skutek w postaci uznania doręczenia pisma w dniu jego odmowy. W żadnym wypadku nie jest do tego uprawniona osoba, o której mowa w art. 43 k.p.a.”.


Konsekwencje odebrania korespondencji przez osobę niepełnoletnią
Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, z dnia 12 kwietnia 2013 r. (II SA/Kr 183/13):
„Doręczenia pisma osobie może się podjąć wyłącznie osoba pełnoletnia, czyli taka, która nabyła pełnię praw publicznych, a tym samym ponosi całkowitą odpowiedzialność za swoje czyny. W przypadku odebrania korespondencji przez osobę niepełnoletnią strona postępowania administracyjnego może w celu obrony własnych interesów skutecznie podnieść zarzut wadliwego doręczenia korespondencji w trybie art. 43 k.p.a. i obalić domniemanie doręczenia zastępczego.”,

 


Zasady prawidłowego doręczenia

Z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie
z dnia 17 lipca 2013 r. (II FSK 2028/12)
1. W sytuacji, kiedy nastąpił prawny skutek procesowy doręczenia, późniejsze ponowne doręczenie pisma stronie nie może być uznane jako ponowne doręczenie. Doręczenie pisma w toku postępowania administracyjnego może nastąpić tylko raz.
2. Skutki procesowe k.p.a łączy z doręczeniem w formie prawem przewidzianej, a nie z zapoznaniem się z treścią pisma przez stronę jak i z faktycznym otrzymaniem tego pisma przez stronę.
3. Nawet gdy powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki pozostawione zostało o jeden dzień wcześniej, to jednak wobec tego, że od daty pierwszego awiza do dnia zwrotu do nadawcy upłynęło pełne 14 dni, to bez znaczenia jest fakt, że drugie awizowanie zostało dokonane przedwcześnie. […]

Ryc. Diagram



Procedura doręczenia pisma osobie fizycznej.

 

Programy z linii LEX Navigator stanowią nową generację produktów zawierających informacje prawne. Powstały po to, by praca uczestników postępowań była szybsza, przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka popełnienia błędów proceduralnych. Oprócz schematów procedur opatrzonych praktycznymi wskazówkami, programy zawierają powiązane dokumenty wykładni i praktyki, takie jak orzeczenia, komentarze, monografie czy wzory. LEX Navigator dostępny jest wyłącznie w wersji on-line, co umożliwia codzienną aktualizację programów.

 


LEX Navigator Postępowanie Administracyjne



Podobnie jak inne programy z linii LEX Navigator, LEX Navigator Postępowanie Administracyjne zawiera interaktywne diagramy. Wybranie dowolnego kroku procedury na diagramie przesuwa tekst praktycznych wskazówek na odpowiedni fragment wraz z powiązaną podstawą prawną oraz dokumentami wykładni.


Diagram pokazuje postępowanie krok po kroku ze wskazaniem na procedury poprzedzające, następujące i podprocedury.


Menu paska narzędzi zawiera ikony: Bazy wiedzy (zapewnia dostęp do procedur, aktów prawnych, orzeczeń sądów i administracji, pism urzędowych, komentarzy, monografii, glos, tez z piśmiennictwa, wzorów dokumentów i kalkulatorów), Mojej strefy (z aktówką gdzie można odkładać dokumenty do dalszej pracy), Navigatora (umożliwia wybieranie dostępnych produktów LEX Navigator) oraz wyszukiwarki (pozwala przeszukiwać wszystkie dokumenty dostępne w programie).
 

Procedury prowadzą krok po kroku przez postępowanie administracyjne, ułatwiając prowadzenie tego postępowania organom administracji publicznej.