Hanna Hendrysiak: Jakie korzyści wynikają z przeprowadzania audytu kontroli zarządczej w urzędzie?

Katarzyna Lenczyk-Woroniecka: Odpowiedź na to pytanie wynika z samej definicji audytu wewnętrznego wskazanej w ustawie o finansach publicznych: „Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie ministra kierującego działem lub kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze”. Biorąc pod uwagę odpowiedzialność kierownika jednostki za funkcjonowanie kontroli zarządczej, praca audytu wewnętrznego może być dla niego kluczowym i pełnym wsparciem dla oceny osiągania zakładanych celów systemu zarządzania organizacją. 

W mojej ocenie kluczowe jest tu słowo systematyczną. Systematyczność kojarzy się wszystkim z pewną powtarzalnością czynności, zasadami ich wykonywania oraz pewnością, że nie będą one wykonywane jednorazowo. Oznacza to, że niezależnie od przyjętego rozwiązania w tym zakresie, kierownik jednostki dostaje do ręki narzędzie w postaci audytu, które z samej definicji dostarcza informacji o aktualnym stanie kontroli zarządczej, a więc zgodności de facto systemu zarządzania z wymaganiami organizacyjno-prawnymi oraz o zmianach w tym systemie.

 

Oczywiście systematyczność może być uzyskiwana w różny sposób. Większe komórki audytu mogą w trakcie realizacji bieżących audytów dokonywać ocen cząstkowych kontroli zarządczej, uwzględniając tematykę badania, tworząc roczne podsumowanie dla badanych obszarów. Mniejsze lub jednoosobowe - mogą planować roczny przegląd systemu w ramach zadania zapewniającego czy czynności doradczych. Dokonując oceny audytorzy wewnętrzni mogą, a wręcz powinni korzystać z wyników innych usług zapewniających organizacji bezpieczeństwo działania, jak choćby samoocena kontroli zarządczej, wyniki audytów ISO, kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, wyników sprawozdawczości budżetowej, finansowej, raportów, meldunków, rożnych oświadczeń czy ewaluacji. 

 

 

Dlaczego samoocena działalności audytu wewnętrznego jest ważna i jak powinna być przeprowadzana w praktyce? 

Oprócz oczywiście obowiązku prawnego, przeprowadzenie samooceny jest ważne z dwóch głównych powodów.  Po pierwsze, jeśli audyt wewnętrzny ma wspierać kierownika jednostki w ocenie funkcjonowania kontroli zarządczej, to musi być wiarygodny. Bez budowania właściwych relacji opartych na zaufaniu i profesjonalizmie, cała praca audytora wewnętrznego może być po prostu bezużyteczna i traktowana jako wypełnienie obowiązku prawnego. Wiarygodność jest niezbędnym elementem tworzenia zaufania do wyników pracy audytu. Rola audytu i wskazana w międzynarodowych standardach praktyki zawodowej audytu wewnętrznego jego niezależność i obiektywizm są wzmocnieniem działań komórki poprzez zakładany „brak nacisków” z zewnątrz. Z drugiej jednak strony może to powodować nadmierną samodzielność komórek audytu oraz brak nadzoru merytorycznego nad ich działalnością tzn. kierownictwo może odczuwać dyskomfort w ocenie jakości otrzymywanych sprawozdań, również z powodu braku znajomości metodologii i obowiązujących audytorów standardów pracy. Samoocena wraz z obowiązkiem jej przekazania kierownikowi jednostki ma za zadanie zmniejszenie tego dyskomfortu.

Przeczytaj także: Plan działania pomaga efektywnie zarządzać jednostką>>
POBIERZ WZÓR DOKUMENTU: Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej >

A ten drugi powód?

Po drugie audytor wykonujący zdania jest po prostu częścią organizacji, która sama ulega ciągłym zmianom. Samoocena pozwala audytorowi wewnętrznemu dokonać refleksji nad prawidłowością własnej działalności, doskonaleniem warsztatu i dopasowywania go, zarówno do zmian organizacyjnych, jak i prawnych. Stanowi więc ważny filar budowania jakości pracy audytora wewnętrznego, a tym samym wspiera jego rozwój.

Czytaj także: System ochrony sygnalistów to też element kontroli zarządczej >

KOMENTARZ PRAKTYCZNY: Audyt wewnętrzny i jego rola w zarządzaniu jednostką sektora finansów publicznych >

Czy mogłaby pani przekazać praktyczne wskazówki dotyczące praktycznego przeprowadzania audytu?

Jeśli chodzi o dostępność materiałów, które mogą wspierać praktyczne przeprowadzanie audytu - jego praca jest realizowana w oparciu o Międzynarodowe standardy praktyki zawodowej audytu wewnętrznego. We w prowadzeniu do standardów wskazano, że audyt wewnętrzny jest prowadzony w różnorodnym otoczeniu prawnym i kulturowym, na rzecz organizacji różniących się między sobą celami, wielkością, złożonością oraz strukturą. Audyt wewnętrzny wykonują zarówno osoby z organizacji, jak i spoza niej. Chociaż wyżej wymienione różnice mogą wpływać na praktykę audytu w różnych środowiskach, stosowanie Międzynarodowych standardów praktyki zawodowej audytu wewnętrznego (zwanych dalej Standardami) jest zasadniczym warunkiem wypełniania obowiązków przez audytora wewnętrznego i audyt wewnętrzny.

Celem Standardów jest:

  1. Dostarczenie wskazówek, jak przestrzegać obowiązkowych elementów Międzynarodowych ramowych zasad praktyki zawodowej.
  2. Wyznaczenie ramowych zasad wykonywania i upowszechniania szerokiego zakresu usług audytu wewnętrznego, przysparzających organizacji wartości dodanej.
  3. Stworzenie podstaw oceny działalności audytu wewnętrznego.
  4. Przyczynienie się do usprawniania procesów i działalności operacyjnej organizacji.

Pamiętać należy, że wskazówki mają charakter uniwersalny, nie znajdziemy więc tutaj informacji o realizacji zadania audytowego z konkretnej dziedziny. 

Z fantastyczną wręcz inicjatywą - biorąc pod uwagę brak takiego rozwiązania we wcześniejszych latach - wystąpiło Ministerstwo Finansów, tworząc Progr@m Wiedza i umiejętności = kompetencje. Ma on rozwijać kompetencje uczestników, a także integrować środowiska i osoby prowadzące audyt wewnętrzny oraz osoby zajmujące się zarządzaniem w sektorze publicznym. Członkowie Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska mogą również korzystać z różnego rodzaju publikacji, częściowo dostępnych w języku polskim. Warto też sięgać po materiały innych organizacji zawodowych.

 

Natomiast jeśli chodzi o moją praktykę w przeprowadzaniu audytu, to dotychczasowe doświadczenie potwierdza, że sukces realizacji zadań audytowych zależy w dużej mierze od wysłuchania audytowanego, a nie metodyki realizacji samego zadania. Jest ona oczywiście bardzo ważna, zwłaszcza w kontekście dokumentowania wyników i zachowania obiektywizmu. Jednak bardzo często audytowani wiedzą, co należy zmienić, nie zawsze jednak potrafią to uzasadnić bądź zaproponować jakieś rozwiązanie. Audytor mając perspektywę całej organizacji jest tą stroną, która może to zaoferować. Budowanie warsztatu w komunikacji jest więc ważne zarówno w kontaktach z kierownikiem jednostki i budowaniu wiarygodności, jak i audytowanym. 

Efektywna samoocena w kontroli zarządczej >

Jak skutecznie wdrażać zalecenia audytowe po samoocenie? I kto powinien to robić?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Zależy to od wyników samooceny i metody jej przeprowadzenia oraz tego, czy mówimy o samoocenie pracy komórki audytu wewnętrznego, czy walidacji przez audytora wewnętrznego samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej w jednostce sektora finansów publicznych. 

Jeśli chodzi o samoocenę audytu wewnętrznego, to jednak w dużej mierze wyniki będą dotyczyły zmian, na które wpływ ma sam audytor wewnętrzny planując zmiany. Niektóre wioski mogą jednak obejmować działania, które należą do kierownika jednostki. Zgodnie ze standardami audytor jest zobowiązany ujawnić te informacje, natomiast ich wdrożenie praktycznie zależy od woli kierownika jednostki, oczywiście z uwzględnieniem przez niego wymogów prawnych.

W przypadku, gdy zalecenia wynikają z walidacji, przeglądu czy analizy samooceny kontroli zarządczej w trakcie realizacji zadania audytowego, powinna je wdrażać osoba umocowana na takim szczeblu organizacji, że może je wykonać i ma na nie wpływ.  Czasami będzie to kierownik jednostki, czasami inna osoba z organizacji odpowiadająca za dany proces. Jeśli wnioski i zalecenia będą właściwie sformułowane i realne do wykonania oraz uwzględnią zasadę współmierności kosztów i osiągniętych wyników związanych z ich wykonaniem, to ich wdrożenie będzie skuteczne, co jest niezmiernie ważne w procesie wspierania kierownika jednostki w realizacji celów i zadań.

Trwa cykl eksperckich webinarów „Audyt w samorządzie pod lupą”, którego organizatorem jest Wolters Kluwer Polska. Uczestnicy mają możliwość zapoznania się z dobrymi praktykami w audycie wewnętrznym prezentowanymi przez praktyków oraz zyskują dostęp do kompendium wiedzy (nagrań i materiałów z webinarów, jakie się już odbyły). 
Najbliższe szkolenie dotyczy „Samooceny audytu wewnętrznego - jak sprawnie realizować programy jakości” (15 lutego). Zapraszamy.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.